Instrukcja aplikowania

Transkrypt

1 Instrukcja aplikowania dla Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego w ramach MF EOG udział w Seminarium z zakresu rozwoju partnerstw oraz wymiany wiedzy, doświadczeń i najlepszych praktyk pomiędzy liderami projektów z Polski i partnerami z Państw-Darczyńców 1

2 O Funduszu Współpracy Dwustronnej część b Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego jako Operator Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego udostępnia w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b środki w wysokości EUR (tj PLN, liczone według kursu 1 EUR = 4,1755 PLN) [średni kurs Europejskiego Banku Centralnego z 6 miesięcy poprzedzających miesiąc opublikowania ogłoszenia]. Dostępne środki mają na celu dofinansowanie udziału polskich beneficjentów i partnerów projektów z Państw-Darczyńców (tj.: Islandii, Liechtensteinu i Norwegii) w ramach dwóch naborów wniosków do Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego w seminarium z zakresu partnerstw oraz wymiany wiedzy, doświadczeń i najlepszych praktyk pomiędzy liderami projektów z Polski i partnerami z Państw-Darczyńców, które odbędzie się w Norwegii (Oslo) w dn. 14 października 2014 r. Seminarium będzie prowadzone w języku angielskim, dlatego wymagane jest, aby zgłaszane osoby dysponowały komunikatywną znajomością tego języka. Warunki ubiegania się o dofinansowanie w ramach FWD - część "b": - podpisanie umowy finansowej z Operatorem Programu w sprawie realizacji projektu ze środków Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego w ramach I lub II naboru wniosków. W ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b wnioskodawcy mogą ubiegać się o dofinansowanie 90% kwalifikowanych kosztów 1 związanych z udziałem w seminarium jednego przedstawiciela swojej instytucji oraz po jednym przedstawicielu instytucji partnerskich. Pozostała kwota będzie musiała zostać zapewniona przez wnioskodawcę lub partnerów. Wnioskodawca/Partner musi wykazać posiadanie środków na zapewnienie wkładu własnego finansowego dołączając do formularza aplikacyjnego Pisemne oświadczenie dyrektorów/kierowników instytucji gwarantujące wniesienie wkładu własnego do projektu (odrębnie dla Lidera i Partnerów projektu proporcjonalnie w części wnoszonej przez stronę). Dofinansowanie w ramach FWD część b wypłacane jest w formie refundacji rzeczywiście poniesionych wydatków związanych z udziałem w seminarium. Wysokość dofinansowania dla poszczególnych wnioskodawców w ramach FWD część b będzie uzależniona od liczby i wnioskowanej kwoty złożonych wniosków oraz dostępności środków w ramach części b FWD. Maksymalna wysokość wnioskowanego dofinansowania przypadająca na jednego wnioskodawcę (uwzględniająca koszty udziału w seminarium dla 1 W przypadku jeśli wnioskodawca jest instytucją prowadzoną i finansowaną przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wnioskowana kwota może wynosić 100%. 2

3 Polskiego Lidera i Partnera/ów, w tym opłatę konferencyjną na jednego uczestnika wynoszącą 1200 PLN) wynosić będzie EUR, tj PLN. Kwalifikowalność kosztów w ramach FWD: Następujące kategorie wydatków są kwalifikowane w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b : 1. opłata konferencyjna dla jednego przedstawiciela instytucji wnioskodawcy oraz po jednym przedstawicielu instytucji partnerskich (w wysokości 1200 PLN/ 1 uczestnika, która obejmuje udział w 1-dniowym seminarium w dn. 14 października 2014 r., w tym kolację w dniu poprzedzającym (13 października 2014 r.), lunch w dniu seminarium, materiały oraz oprowadzanie po Oslo po zakończeniu seminarium w dn. 14 października 2014 r. 2. koszty podróży i przejazdów lokalnych; 3. koszty zakwaterowania i wyżywienia - maksymalnie 3 dni na jednego uczestnika (*koszty te uwzględniają także diety w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Wysokość diet wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej ws. należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej); 4. opłaty bankowe, w tym koszty przelewów Wydatki ponoszone w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b powinny mieścić się w okresie od daty decyzji ws. przyznania środków w ramach FWD do dnia 20 października 2014 r. Termin i sposób składania wniosków II nabór wniosków odbywa się w terminie od 4 do 22 sierpnia br. Wniosek musi zostać złożony do Operatora Programu w wersji papierowej wraz z załącznikami (wszystkie dokumenty muszą być podpisane i parafowane na każdej stronie oraz poświadczone za zgodności z oryginałem jeśli dot.) drogą pocztową, przesyłką kurierską (w tych przypadku decyduje data stempla pocztowego) lub osobiście na adres: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego Departament Funduszy Europejskich ul. Krakowskie Przedmieście 15/ Warszawa Koperta lub paczka zawierająca kompletną dokumentację aplikacyjną musi być opatrzona następującymi sformułowaniami: 3

4 wniosek o dofinansowanie w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego MF EOG ; pełna nazwa i adres wnioskodawcy. Wnioskodawca składa do Operatora: 1 komplet dokumentów (wniosek i załączniki) w wersji papierowej, tj.: 1 oryginalnie podpisany i parafowany egzemplarz wniosku Osoby uprawnione do reprezentowania danej instytucji parafują wniosek na każdej stronie, a na ostatniej stronie składają podpisy oraz pieczęć. 1 komplet załączników (komplet może stanowić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do takiego potwierdzania), tj.: oświadczenia wnioskodawcy/partnerów potwierdzające posiadanie środków na zapewnienie wkładu własnego; pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). 1 płyta CD/DVD z kompletem skanów podpisanych dokumentów aplikacyjnych (dopuszczalne formaty dokumentów: RTF, DOC, PDF, JPG). Komplet dokumentów zawierający oryginalny egzemplarz wniosku wraz z załącznikami i płytą CD/DVD powinien być spięty w odrębny, kompletny zestaw. Zasady wyboru wniosków Po wpłynięciu do Operatora Programu wniosku do Funduszu Współpracy Dwustronnej część b zostanie on poddany weryfikacji przez Operatora Programu zgodnie z kryteriami zawartymi w karcie sprawdzającej FWD część b. Weryfikacja będzie trwała do 10 dni roboczych. W razie nieścisłości lub wątpliwości dotyczących złożonej dokumentacji wnioskodawca zostanie poproszony o dokonanie uzupełnień lub wyjaśnień w ciągu 3 dni roboczych (czas na uzupełnienia i wyjaśnienia wstrzymuje czas weryfikacji wniosku). Kryteria administracyjne niepodlegające uzupełnieniom: 1. Niezłożenie wniosku do Operatora we właściwym terminie. 2. Przygotowanie wniosku na nieodpowiednim formularzu lub niezgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku. 3. Niezłożenie oryginału wniosku. 4. Wypełnienie wniosku w innym języku niż język polski. 5. Niekompletność formularza wniosku. Kryteria administracyjne podlegające uzupełnieniom: 1. Brak pieczęci, paraf i podpisów osób uprawnionych pod wnioskiem i załącznikami. 4

5 2. Niespójność informacji w złożonych dokumentach, w tym niespójność wersji elektronicznej z wersją papierową. 3. Niezłożenie wymaganej wersji elektronicznej dokumentacji (na płycie CD/DVD). 4. Brak poświadczenia za zgodność z oryginałem wymaganych stron dokumentów. 5. Brak wymaganych załączników w wersji papierowej, w tym oświadczenia potwierdzającego posiadanie środków na pokrycie wkładu własnego. Kryteria kwalifikacji niepodlegające uzupełnieniom: 1. Niekwalifikowany wnioskodawca. 2. Niekwalifikowany/i Partner/-zy. 3. Niekwalifikowany typ działania dwustronnego. Kryteria kwalifikacji podlegające uzupełnieniom: 1. Kwota dofinansowania niezgodna z wytycznymi Funduszu Współpracy Dwustronnej część b. 2. Niespełnienie kryterium wysokości wkładu własnego. 3. Niepoprawne sklasyfikowanie kosztów na kwalifikowane i niekwalifikowane w ramach działań refundowanych z Funduszu Współpracy Dwustronnej - część b. 4. Zgłoszenie nieodpowiedniej liczby uczestników, tj. powyżej jednego przedstawiciela/instytucję. Uwaga!: Błędy niepodlegające korekcie/poprawie podczas procedury uzupełnień powodują odrzucenie wniosku o refundację ze środków Funduszu Współpracy Dwustronnej część b : Weryfikację wniosku o dofinansowanie w ramach FWD część b dokonują pracownicy Operatora Programu MKiDN. O wyniku procedury weryfikacji wniosku o dofinansowanie w ramach FWD część b Wnioskodawca zostanie poinformowany na piśmie. Operator Programu biorąc pod uwagę dostępność środków w ramach FWD proponuje wysokość przyznanego dofinansowania. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego zatwierdza propozycję przedłożoną przez Operatora Programu. Operator niezwłocznie informuje Wnioskodawcę o wysokości otrzymanego dofinansowania w ramach FWD część b. Nie ma procedury odwołań od decyzji ws. przyznanego dofinansowania w ramach FWD część b. Zawarcie umowy finansowej Operator Programu zawiera umowę finansową dla każdego zatwierdzonego wniosku w terminie 2 miesięcy od ostatecznej decyzji ws. dofinansowania w ramach FWD część b. Umowa finansowa określa warunki i zasady wsparcia oraz role i zakres odpowiedzialności stron. 5

6 Przed podpisaniem umowy finansowej Wnioskodawca jest zobowiązany do dostarczenia do Operatora Umowy Partnerskiej/Partnership Agreement (opracowanej wg wzoru Operatora) podpisanej z wszystkimi partnerami, w imieniu których występuje o środki w ramach FWD część b. Do dnia 3 listopada 2014 r. Beneficjenci zobowiązani są do przedłożenia do Operatora Programu Zestawienia poniesionych wydatków w ramach Funduszu Współpracy dwustronnej część b, na podstawie którego Operator Programu wypłaci, w terminie 20 dni kalendarzowych od daty zaakceptowania, refundację wydatków w ramach FWD część b, zgodnie z umową finansową. Do wydatków ponoszonych w ramach FWD część b mają zastosowanie zasady dotyczące dokumentowania przedstawione w pkt. 7 II części Podręcznika Beneficjenta Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego, pt. Jak rozliczać środki? 6

7 FUNDUSZ WSPÓŁPRACY DWUSTRONNEJ NA POZIOMIE PROGRAMU część b REFUNDACJA KOSZTÓW PONIESIONYCH W ZWIĄZKU Z UDZIAŁEM W SEMINARIUM Z ZAKRESU PARTNERSTW ORAZ WYMIANY WIEDZY, DOŚWIADCZEŃ I NAJLEPSZYCH PRAKTYK POMIĘDZY LIDERAMI PROJEKTÓW Z POLSKI I PARTNERAMI Z PAŃSTW-DARCZYŃCÓW Jak wypełnić wniosek UWAGA: Fundusz Współpracy Dwustronnej część b dotyczy wyłącznie refundacji wydatków związanych z udziałem w Seminarium z zakresu partnerstw oraz wymiany wiedzy, doświadczeń i najlepszych praktyk pomiędzy liderami projektów z Polski i partnerami z Państw-Darczyńców. Środki z Funduszu są dostępne zarówno dla liderów projektu z Polski i ich partnerów z Państw-Darczyńców (po jednym przedstawicielu na instytucję). Wnioskodawcami w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b mogą być wyłącznie beneficjenci Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego, którzy otrzymali dofinansowanie na rzecz realizacji projektów w ramach I lub II naboru wniosków. 1. Nazwa przedsięwzięcia 1.1. Nazwa działania dwustronnego Działanie wpisane w formularz wniosku aplikacyjnego: Udział w seminarium z zakresu rozwoju partnerstw oraz wymiany wiedzy, doświadczeń i najlepszych praktyk pomiędzy liderami projektów z Polski i partnerami z Państw-Darczyńców 1.2. Tytuł projektu w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego Należy podać kompletny tytuł projektu realizowanego w ramach I lub II naboru wniosków do Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego, zgodny z aktualną dokumentacją. 2. Pełna nazwa Wnioskodawcy Należy podać pełną nazwę Wnioskodawcy w języku polskim, zgodną z dokumentacją aplikacyjną w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego Przedstawiciel Wnioskodawcy Należy podać imię i nazwisko oraz funkcję/stanowisko przedstawiciela Wnioskodawcy wydelegowanego do wzięcia udziału w seminarium partnerskim. UWAGA: Kwalifikowany w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b jest wyłącznie udział jednego przedstawiciela Wnioskodawcy. 7

8 3. Partnerzy z Państw-Darczyńców 3.1 Liczba partnerów z Państw-Darczyńców biorąca udział w projekcie w ramach I lub II naboru wniosków do Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego Należy określić liczbę partnerów z Państw-Darczyńców, z którymi wnioskodawca miał/ma podpisane umowy partnerskie dla projektu realizowanego w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego, zgodnie z dokumentacją projektową. Liczbę należy wpisać w prostokątne pole. 3.2 Liczba partnerów z Państw-Darczyńców, w imieniu których Wnioskodawca występuje o środki w ramach FWD część b Należy określić liczbę partnerów z Państw-Darczyńców, z którymi wnioskodawca miał/ma podpisane umowy partnerskie dla projektu realizowanego w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego i w imieniu których występuje o środki w ramach FWD. Liczbę należy wpisać w prostokątne pole. UWAGA: Liczba partnerów biorąca udział w seminarium partnerskim w ramach FWD część b nie musi być tożsama z liczbą wykazaną w pkt W przypadku jeśli wnioskodawca występuje w imieniu mniejszej liczby partnerów niż zakłada projekt w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego bądź wyłącznie w swoim własnym, zobowiązany jest do podania przyczyn nieuwzględnienia wszystkich partnerów w pkt Opis partnerów Należy podać nazwy wszystkich instytucji partnerskich z Państw-Darczyńców, które wnioskodawca zgłasza do wzięcia udziału w seminarium z zakresu rozwoju partnerstw oraz wymiany wiedzy, doświadczeń i najlepszych praktyk pomiędzy liderami projektów z Polski i partnerami z Państw-Darczyńców. W przypadku jeśli wnioskodawca występuje w imieniu mniejszej liczby partnerów niż zakłada projekt w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego bądź wyłącznie w swoim własnym, zobowiązany jest do podania przyczyn nieuwzględnienia wszystkich podmiotów. Należy opisać dotychczasową współpracę z partnerem/-ami oraz sposób kontaktowania się Wnioskodawcy z partnerem/-ami przed/ w trakcie/ po zakończeniu realizacji projektu. Dodatkowo należy wskazać, czy partnerzy mieli dotychczas możliwość spotkania się w trakcie realizacji projektu (jeśli tak proszę opisać). Proszę określić plany na współpracę w przyszłości (np. typy wspólnych projektów). Limit znaków:

9 3.4 Przedstawiciele partnerów Należy podać nazwy reprezentowanych instytucji partnerskich oraz imiona, nazwiska i funkcje/stanowiska ich przedstawicieli, wykazanych w pkt. 3.2, wydelegowanych do wzięcia udziału w seminarium partnerskim. UWAGA: Kwalifikowany w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b jest wyłącznie udział jednego przedstawiciela w ramach jednej instytucji partnerskiej Oczekiwania związane z udziałem w seminarium Należy określić (max znaków) oczekiwania Wnioskodawcy i partnera/ów związane z udziałem w seminarium, w tym m.in. zakres zagadnień, które mogą zostać uwzględnione w programie. 4. Opis wydatków w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b i uzasadnienie potrzeby ich realizacji Wnioskodawca, który ubiega się o środki z Funduszu, zobowiązany jest opisać (max znaków) planowane wydatki, o dofinansowanie których występuje. Data poniesienia stosownego wydatku w ramach FWD część b powinna mieścić się w okresie między datą decyzji ws. dofinansowania w ramach FWD część b a 20 października 2014 r. Dodatkowo, w zwięzłym opisie należy uzasadnić potrzebę udziału w seminarium z zakresu rozwoju partnerstw oraz wymiany wiedzy, doświadczeń i najlepszych praktyk pomiędzy liderami projektów z Polski i partnerami z Państw-Darczyńców. 5. Koszty planowanych działań w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej część b w ramach Opłat i kosztów podróży za udział w seminarium partnerskim Należy uzupełnić tabele wpisując koszty planowanych działań w PLN, przyporządkowując je do odpowiedniej kategorii: a) Opłata konferencyjna w wysokości 1200 PLN/uczestnika pomnożona przez liczbę zgłaszanych osób*; b) Koszty podróży i przejazdów lokalnych c) Koszty zakwaterowania i wyżywienia*; d) Opłaty bankowe, w tym koszty przelewów. *Opłata konferencyjna musi zostać wpłacona przez Wnioskodawcę/Partnera/ów bezpośrednio na konto Norweskiej Rady Sztuki w koronach norweskich w wysokości określonej przez Operatora po zakończeniu naboru wniosków do FWD działanie b, jednak nie większej niż równowartość 1200 PLN/uczestnika. Zastosowany do wymiany waluty przez Wnioskodawcę kurs NOK powinien zostać określony według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia dokonania płatności. Po zrealizowaniu płatności, Norweska Rada Sztuki 9

10 opracuje listę uczestników, która będzie uznana za dokument potwierdzający dokonanie płatności na opłatę konferencyjną. *W pozycji Koszty zakwaterowania i wyżywienia mieszczą się koszty diet. Należy pamiętać, że diety dla polskich instytucji przysługują wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Wysokość diet wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej ws. należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. *Partnerzy projektu z Państw-Darczyńców rozliczają wydatki na zakwaterowanie, wyżywienie i podróże zgodnie z legislacją krajową, np. w przypadku Norwegii aktualne dane dot. wysokości obowiązujących stawek są publikowane na stronach Ministerstwa Samorządu Terytorialnego i Modernizacji - States sater. W przypadku liczby pozycji większej niż uwzględniona w formularzu należy dodać kolejne wiersze. W wierszu SUMA należy podać zsumowane wydatki w PLN. * UWAGA: 1. opłata konferencyjna dla jednej osoby obejmuje udział w 1-dniowym seminarium w dn. 14 października 2014 r., w tym kolację w dniu poprzedzającym (13 października 2014 r.), lunch w dniu seminarium, materiały oraz oprowadzanie po Oslo po zakończeniu seminarium w dn. 14 października 2014 r. 2. można zgłosić wyłącznie jednego uczestnika dla danej instytucji. UWAGA: we wniosku do Funduszu wykazać należy tylko wydatki kwalifikowane do dofinansowania. VAT jest kosztem kwalifikowany wyłącznie jeśli nie podlega możliwości odzyskania. 6. Budżet Należy wypełnić tabelę wykazując: wnioskowaną kwotę dofinansowania ze środków FWD w PLN; wartość wkładu własnego finansowego w PLN; całkowite koszty kwalifikowane w PLN (wykazana w tym wierszu wartość musi być zgodna z sumą wydatków wykazaną w pkt. 5). Ponadto należy określić udział procentowy wnioskowanej kwoty dofinansowania ze środków Funduszu oraz wkładu własnego finansowego w stosunku do całkowitych kosztów kwalifikowanych w ramach FWD część b. UWAGA: W ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej wnioskodawcy mogą ubiegać się o dofinansowanie do 90 % kwalifikowanych kosztów. Pozostała kwota będzie musiała zostać zapewniona przez Beneficjenta/Partnera/-ów. W przypadku jeśli Beneficjent jest instytucją prowadzoną i finansowaną przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wnioskowana kwota może wynosić 100%. 10

11 UWAGA: Maksymalna wysokość dotacji w ramach Funduszu wyrażona kwotowo nie może przekroczyć limitu określonego przez Operatora Programu. OŚWIADCZENIA WNIOSKODAWCY i PODPISY Wniosek aplikacyjny wymaga formalnego podpisu, przez osobę(-y) uprawnioną do reprezentowania Wnioskodawcy. W uzasadnionych przypadkach wniosek może zostać podpisany przez osobę do tego upoważnioną, co wymaga załączenia do wniosku stosownego upoważnienia w wersji pisemnej. W przypadku liczby przedstawicieli prawnych/osób upoważnionych do podpisania wniosku większej niż przewidziana w formularzu, należy do tabeli dodać kolejne wiersze. Po wydrukowaniu wniosku należy dane te uzupełnić o podpis i pieczątkę właściwej/ych osoby/ób. Należy pamiętać o tym, że podpis pod całością wniosku jest jednocześnie podpisem pod Oświadczeniami i oznacza ich akceptację. Podpis powinien być własnoręczny (pieczątki z podpisem, osoby podpisujące wniosek z upoważnienia bez ważnego pełnomocnictwa lub fotokopie podpisu są nie do przyjęcia). Po wydrukowaniu wniosku należy także przybić pieczęć Wnioskodawcy na ostatniej stronie wniosku w oznaczonym polu. Nie należy wypełniać pól w tabeli na pierwszej stronie wniosku, przeznaczonych do wypełnienia przez Operatora Programu dot. nazwy wnioskodawcy, daty wpływu wniosku oraz daty decyzji, a także wysokości dofinansowania. 11