Październik Autor: Grzegorz Makowski. Współpraca/konsultacje: Krzysztof Jaszczołt Tomasz Potkański Łukasz Waszak

Transkrypt

1 Październik 2011 Autr: Grzegrz Makwski Współpraca/knsultacje: Krzysztf Jaszczłt Tmasz Ptkański Łukasz Waszak

2 Niniejsza prpzycja Niezbędnika d (sam)ceny Współpracy Organizacji i Administracji Samrządwej jest wynikiem prjektu Mdel współpracy administracji publicznej i rganizacji pzarządwych wypracwanie i upwszechnienie standardów współpracy, realizwaneg w ramach Prirytetu V Dbre rządzenie, Działanie 5.4 Rzwój ptencjału trzecieg sektra, Pddziałanie Wsparcie systemwe dla trzecieg sektra Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki, współfinanswaneg ze śrdków Unii Eurpejskiej w ramach Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg. Autrem Niezbędnika jest dr Grzegrz Makwski z Instytutu Spraw Publicznych, ale wszyscy pzstali partnerzy prjektu Cllegium Civitas, Sieć Wspierania Organizacji Pzarządwych SPLOT, Związek Miast Plskich, Frum Aktywizacji Obszarów Wiejskich raz lider całeg przedsięwzięcia Departament Pżytku Publiczneg w Ministerstwie Pracy i Plityki Spłecznej mają tu swój mniej lub bardziej bezpśredni wkład. DWA SŁOWA O IDEI NIEZBĘDNIKA Niezbędnik ma jeden pdstawwy cel pmóc przedstawicielm rganizacji pzarządwych i administracji samrządwej (każdeg szczebla) w dknaniu wspólnej ceny wzajemnych relacji i jakści współpracy raz sfrmułwaniu pmysłów, jak te relacje pprawić i spwdwać, żeby współpraca przyczyniała się d pdniesienia jakści życia mieszkańców wspólnty samrządwej. Prpnwana frmuła krespnduje z wynikami badań przeprwadznych w ramach prjektu Mdel Współpracy, które wykazały między innymi, że w relacjach między śrdwiskiem pzarządwym i administracją publiczną mamy d czynienia z deficytem kultury współpracy rzumianej nie jak litera prawa, ale jak zespół dbrych zwyczajów, praktyk, tradycji, wzajemnych kntaktów. Tak zdefiniwanej kultury współpracy brakuje, pnieważ częst nie ma p prstu kazji d rzmwy. Niezbędnik ma takie kazje d dyskusji krewać, skłnić bie strny d zatrzymania się na chwilę i zastanwienia się nad wzajemnymi relacjami. Dlateg nasza prpzycja nie jest p prstu zwykłą ankietą. Rezultatem ceny wyknywanej przy pmcy Niezbędnika nie ma być bwiem ranking dbrych i złych samrządów. Jest t pewna instrukcja, która pkazuje, jak, w grnie przedstawicieli rganizacji i samrządu (w gminie, pwiecie, czy wjewództwie) przynajmniej raz w rku w systematyczny spsób cenić stan współpracy. P c t rbić? P t, żeby móc stwierdzić, czy współpracuje się nam się lepiej czy grzej, c pwinniśmy pprawić, a w jakim bszarze jest już wystarczając dbrze. Niezbędnik, będąc prpzycją stałej frmuły ceny, ma również pmóc w diagnzwaniu słabści relacji samrządu i rganizacji pzarządwych raz frmułwaniu prpzycji rzwiązań. Jest jeszcze jeden ważny element leżący u pdstaw Niezbędnika. Jeg kncepcja nawiązuje ściśle d Mdelu współpracy samrządu terytrialneg z rganizacjami pzarządwymi 1 dkumentu pisująceg pewien wzrzec, według któreg zdaniem autrów pwinna być ceniana jakść współpracy 1 Mdel współpracy dnajdziemy na strnach partnerów prjektu: Mdel współpracy administracji publicznej i rganizacji pzarządwych wypracwanie i upwszechnienie standardów współpracy. 2

3 międzysektrwej. Mdel miał duży wpływ na kształt Niezbędnika i sugerujemy, aby każdy, kt zechce z nieg skrzystać, zapznał się także z Mdelem współpracy. SZCZEGÓLNIE WAŻNE PRZY LEKTURZE I UŻYWANIU NIEZBĘDNIKA Niezbędnik jest elastyczny zawiera prpzycje, rekmendacje, sugestie dnśnie teg, jak przeprwadzić samcenę współpracy. Chć z pełnym przeknaniem rekmendujemy, aby przejść wszystkie krki ceny, nie ma takieg bwiązku. Niezbędnik mże być mdyfikwany, uzupełniany, dstswywany d lkalnych ptrzeb. Nie trzeba czytać Niezbędnika d deski d deski, wystarczy przeczytać t, c jest niezbędne. Dlateg właśnie Niezbędnik ma pstać plików WORD i EXCEL, żeby każdy zaintereswany mógł g używać i mdyfikwać wg własnych ptrzeb. Przeprwadzając samcenę, wart jednak zachwać c najmniej trzy elementy: cena pwinna być wspólna angażująca sby z samrządu i rganizacji; zasadniczym elementem ceny jest mderwana dyskusja; knkluzje z dyskusji pwinny zstać spisane; ntatka z przeprwadznej ceny pwinna zstać upublicznina c najmniej na strnach samrządu. Krzystając z Niezbędnika wart zadbać, żeby cena była systematyczna. Pmgą w tym prpnwane przez nas narzędzia: ankieta d zbierania pinii współpracy (wraz z prpzycją arkusza kalkulacyjneg d bliczania i prezentacji wyników); scenariusz dyskusji; lista kntrlna rzwiązań sprzyjających współpracy; tabela ułatwiająca pdsumwanie i cenę współpracy; schematy ntatek i pdsumwań. Wszystkie te narzędzia Użytkwnicy znajdą w Niezbędniku. Przeprwadzenie ceny wg ścisłych zaleceń zawartych w Niezbędniku nie zajmie duż czasu. Raz na rk mżna sbie pzwlić na przeprwadzenie tej prcedury. Najbardziej czaschłnne czynnści t: Przygtwanie wstępnych diagnz współpracy (krótkie ntatki): nie więcej niż 1 dzień pracy; Dyskusja: nie więcej niż 4 gdz; Opracwanie pdsumwania dyskusji (krótka ntatka): nie więcej niż 1 dzień pracy. Oczywiście ptrzebne są pewne gólne przygtwania, uzgdnienia, zaprszenia itp., które łącznie nie pwinny zająć zaintereswanym więcej niż 2 tyg. Sama rganizacja ceny wg Niezbędnika nie wymaga zaangażwania wielu sób. W minimalnym wariancie wystarczy: kilku przedstawicieli rganizacji i samrządu (chćby 2-3 z każdej strny), którzy zdecydują, że cena jest im ptrzebna; jedna sba, która pdejmie się spraw rganizacyjnych; jedna sba, która pprwadzi zasadniczy element ceny, czyli dyskusję współpracy; jedna sba, która będzie bserwwać dyskusję i sprządzi z niej ntatkę. Wyknanie ceny wg zaleceń Niezbędnika nie jest ksztwne. Największy wydatek t czas, herbata, kawa i ciasteczka, które przydadzą się w trakcie dyskusji wzajemnych relacjach. Najlepszą kazją d skrzystania z Niezbędnika jest mment pracwywania rczneg prgramu współpracy między samrządem i rganizacjami. Ustawa działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie zbwiązuje wszystkie samrządy d uchwalenia tych prgramów w przumieniu z miejscwymi rganizacjami. Elementem knsultacji mże być prcedura ceny prpnwana w Niezbędniku. 3

4 (SAMO)OCENA SCHEMAT KROK PO KROKU (na wybranym kienku naciśnij klawisz CTRL i lewy przycisk myszy, przejdziesz d wybraneg elementu ceny) PIERWSZY ETAP OCENY KROK 3 Dwiedzmy się zanim się cenimy KROK 1 Umówmy się, że wspólnie chcemy cenić nasze relacje. Stwórzmy GRUPĘ ROBOCZĄ KROK 2 Zaprśmy innych d udziału w cenie. Skrzystajmy z istniejących grup, frów, rad, zespłów etc. Przygtujmy krótkie pracwanie na temat relacji sektrwych. Skrzystajmy ze LISTY ŹRÓDEŁ Zbierzmy pinie przy pmcy ANKIETY DRUGI ETAP OCENY KROK 1 KROK 2 KROK 3 KROK 4 KROK 5 KROK 6 Jaka grupa, jacy uczestnicy? Zaprśmy najlepiej 6 d 12 sób, mających dświadczenie we współpracy Zaprśmy uczestników, zadbajmy ich kmfrt Zaprszeniem i rganizacją pwinien zająć się jeden KOORDYNATOR Ktś musi prwadzić dyskusję i spisać z niej wniski Wybierzmy MODERATORA i SPRAWOZDAWCĘ Dyskusja Odwłajmy się d MODELU WSPÓŁPRACY, Skrzystajmy ze SCENARIUSZA Ocena Użyjmy punktów, spróbujmy siągnąć KONSENSUS Skrzystajmy z TABELI DO OCENY T już kniec Pkażmy innym jak się ceniamy Pdsumujmy dyskusję, pracujmy ntatkę, zbierzmy wszystkie materiały publikujmy je w Internecie sprawdźmy, mże ktś jeszcze się cenił. Skrzystajmy z LISTY KONTROLNEJ 4

5 ORGANIZACJO, SAMORZĄDZIE SAMI OCEŃCIE KROK PO KROKU, JAK WAM SIĘ WSPÓŁPRACUJE! Warunkiem wyknania ceny przy pmcy Niezbędnika w danej jednstce samrządu jest przynajmniej pdstawwy pzim współpracy. W praktyce znacza t, że bie strny muszą d czasu d czasu kntaktwać się ze sbą (chciażby przy kazji zlecania zadań). W duchu zasady pmcniczści, zakładamy, że pierwszy krk w kierunku zainicjwania ceny wzajemnych relacji będzie leżał p strnie administracji samrządwej. O ile bwiem w myśl tej zasady t bywatele (głównie ci zrzeszeni w rganizacjach) pwinni wykazywać się inicjatywą w rzwiązywaniu bliskich im prblemów, t władza samrządwa pwinna ich w tych wysiłkach wspmagać. Samrząd pwinien aktywnie zachęcać bywateli d brania spraw w swje ręce. Wyknanie wszystkich krków, z których składa się Niezbędnik, ma być między innymi frmą takiej zachęty. Pierwszy ruch należy zatem d strny samrządwej, przy czym pwdzenie całej prcedury ceny statecznie zależy czywiście d zaangażwania bu strn. Z czeg zatem składa się Niezbędnik? Z dwóch zasadniczych etapów: przygtwania d ceny i samej ceny, a te mżemy pdzielić na kilka krków. Dbrym pretekstem d ceny jakści współpracy mże być na przykład kniecznść przygtwania rczneg prgramu współpracy między samrządem i rganizacjami. Taki dkument musi mieć każdy samrząd w kraju. Wykrzystajmy Niezbędnik i dknajmy ceny, która stanie się wstępnym etapem przygtwania prgramu współpracy. NIEZBĘDNIK ETAP PIERWSZY PRZYGOTOWANIE DO OCENY Etap I: Krk pierwszy przumienie c d ptrzeby przeprwadzenia ceny Wspólne uzgdnienie działań zmierzających d ceny współpracy t pierwszy krk prpnwanej metdlgii. Z taką prpzycją pwinien wyjść samrząd. Uzgdnienie knkretnych działań pwinn nastąpić w grnie przedstawicieli bu strn nazwijmy je GRUPĄ ROBOCZĄ. Grupa, która zapczątkuje prcedurę ceny, mże (a nawet pwinna) pwstać w parciu istniejące już struktury, np. lkalną radę działalnści pżytku publiczneg, zespły knsultacyjne, grupy rbcze itp. Grupa rbcza pwinna wyłnić spśród siebie sbę/sby, które będą dpwiedzialne za krdynację klejnych działań w ramach ceny. Etap I: Krk drugi ustalenie, kt będzie dknywał ceny Ustalenie, kt z przedstawicieli bu sektrów (spza grupy rbczej) w danej wspólncie samrządwej zstanie zaprszny d współpracy przy cenie, t klejny krk. Zaprszenia (pisemne, telefniczne, czy we) d knkretnych sób reprezentujących różne rganizacje lub części lkalnej administracji, zgdnie z wcześniejszym załżeniem pwinn wyjść d samrządu. Kt jednak persnalnie zstanie zaprszny d udziału w prcedurze (zwłaszcza ze strny rganizacji), pwinn być rezultatem wspólnych uzgdnień w ramach grupy rbczej. 5

6 W grnie birących udział w prcedurze (ceniających relacje) pwinny się znaleźć sby spza najbliższeg grna sób, które ją zainicjwały (c jest szczególnie isttne w przypadku większych samrządów). Dbrze by był, gdyby zaprszeni reprezentwali różne branże, przykładw, żeby w grupie nie znaleźli się tylk urzędnicy/przedstawiciele rganizacji zajmujących się sprtem, chtnicze straże pżarne, ale także (w miarę mżliwści) sby zajmujące się innymi zagadnieniami edukacją, kulturą, czy pmcą spłeczną, stwarzyszenia mieszkańców itp. Etap I: Krk trzeci dwiedzmy się, zanim się cenimy Klejny etap prpnwanej przez nas prcedury t zgrmadzenie i pracwanie pdstawwych danych pzwalających na uzyskanie wyjściweg pglądu stanie relacji między rganizacjami i administracją w danej wspólncie samrządwej. Dbrze jest bwiem, gdy uczestnicy przygtują się d ceny. W ramach grupy rbczej uczestnicy pwinni wyznaczyć sbę (lub sby), które zgrmadzą najważniejsze infrmacje i dane pisujące współprace międzysektrwą w danej wspólncie samrządwej i przygtują na ten temat krótkie, maks. 2-3 strnicwe, punktwe OPRACOWANIA ( prpzycja schematu pracwania pniżej). UWAGA!!! Prpnwane przez nas pracwania t nie analizy naukwe, chdzi zgrmadzenie naprawdę pdstawwych danych nt. współpracy, wypunktwanie ich i przekazanie pzstałym uczestnikm ceny. Ich przygtwanie nie pwinn zająć więcej niż 1 dzień pracy. Jeśli kazuje się, że są bardziej czaschłnne, zastanówmy się, czy nie wchdzimy zbytni w szczegóły. Pwinn pwstać jedn pracwanie - przygtwane przez strnę publiczną lub pzarządwą. Niech uczestnicy prcesu ceny uzgdnią między sbą, kt przygtwuje diagnzę. Ewentualne zastrzeżenia będzie mżna później wyrazić w trakcie dyskusji. Głównym celem tej wstępnej diagnzy będzie przedstawienie gólneg brazu relacji międzysektrwych w danej wspólncie samrządwej z bu perspektyw. Opracwania będą pełnić również funkcję zagajenia d dyskusji na etapie właściwej ceny ( patrz dalej). Niezależnie d teg, jakich źródeł statecznie zdecydują się użyć autrzy wstępnych diagnz, rekmendujemy, aby jednym z nich była krótka, prsta ankieta kierwana d miejscwych rganizacji. Samrząd mże ją rzesłać d rganizacji z prśbą wstępną cenę jakści współpracy. Mgą t również czywiście zrbić same rganizacje. ( patrz aneks) (UWAGA!!! Wzór ankiety wraz z instrukcją w załączniku) Jeśli pracwanie uda się przygtwać, pwinn n zstać rzesłane d pzstałych uczestników klejneg etapu prcedury, tak aby mgli się z nimi zapznać i w dniesieniu d nich sfrmułwać własne pinie i argumenty. 6

7 Prpzycja schematu pracwania infrmacji jakści współpracy w knkretnym samrządzie UWAGA!!! Opracwania mgą (ale nie muszą) zawierać następujące elementy, takie jak: 1. Przedstawienie pdstawwych danych brazujących wzajemne relacje między rganizacjami pzarządwymi i administracją samrządwą w danej JST. W tym na przykład infrmacji (maks. 1 strna) : liczbie rganizacji pzarządwych liczbie knkursów zrganizwanych raz wielkści śrdków przekazywanych rganizacjm w ten spsób wielkści śrdków przekazanych rganizacjm w innym trybie niż knkursy kwtach przekazanych gólnie rganizacjm przez daną JST (na pdstawie sprawzdawczści finanswej), infrmacje te mżna również przedstawić w rzbiciu na działy budżetów dzierżawinych/użyczanych rganizacjm nieruchmściach liczbie zawartych umów (w tym w szczególnści umów wielletnich) liczbie i aktywnści ciał knsultacyjnych, rad, zespłów itp. prgramie współpracy i przebiegu prac nad tym dkumentem (w tym w szczególnści przebiegu knsultacji i terminie jeg przyjęcia) liczbie przypadków w których rganizacje włączają się w prace nad prjektami prawa lkalneg, dkumentami strategicznymi (planami, prgramami, strategiami itp.), knkretnymi decyzjami, czy zasiadają w zespłach, radach, kmitetach, ciałach knsultacyjnych itp. 2. Interpretację pwyższych infrmacji na temat stanu relacji w ramach danej wspólnty samrządwej w kntekście danych brazujących stan współpracy międzysektrwej w skali kraju (maks. 1 strna). Autrzy ntatki mgą dknać próby ceny, na ile relacje w ich samrządzie (pisane wg schematu pwyżej) zbliżają się d przeciętnej sytuacji w kraju, której zdanie mżna sbie wyrbić na pdstawie gólndstępnych danych. D przygtwania tej części analizy bie strny mgą wykrzystać takie źródła jak: Wyniki badania Indeks Jakści Współpracy dstępne np. na strnach: Serwis internetwy czyli interaktywny system mnitringu partnerstwa lkalneg i rzwju aktywnych spłecznści lkalnych System Analiz Samrządwych, zestawienie danych nt. współpracy dla wszystkich jednstek samrządu w kraju, c daje mżliwść prównania się z innymi Dane z Mnitringu Ustawy działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie prwadzneg przez Departament Pżytku Publiczneg MPiPS, dstępne na strnach: Vademecum Samrządwca serwis prwadzny przez Główny Urząd Statystyczny, dstępne pd adresem: Wyniki badań Stwarzyszenia KLON/JAWOR nt. kndycji rganizacji pzarządwych w Plsce, dstępne na strnach: 3. Wstępna cena współpracy na pdstawie zebranych infrmacji (maks. 0,5 strny). Oceniając wstępnie jakść współpracy mżna dwłać się d wspminaneg już na pczątku dkumentu Mdel współpracy. W tej części mżna również zawrzeć takie elementy jak: gólne rekmendacje, sugestie zmian, kierunków, w jakich pwinny ewluwać relacje rganizacjami pzarządwymi i administracją w ramach danej wspólnty samrządwej. Byłby idealnie, gdyby pracwanie zawierał wszystkie sugerwane przez nas dane. Jednakże prsimy ptraktwanie pwyższeg schematu wyłącznie jak sugestii. Zawarliśmy w nim tyle punktów, chcąc zaprezentwać mżliwie duż elementów, z których mże n się składać raz źródeł, z których mżna skrzystać, przygtwując je. T jak bgate i rzbudwane będą ewentualne pracwania, zależy wyłącznie d użytkwników Niezbędnika. NIEZBĘDNIK ETAP DRUGI OCENA Zasadnicza cena plegać ma na zrganizwaniu dyskusji z udziałem przedstawicieli bu strn, w trakcie której spróbują ni wspólnie dknać ceny jakści współpracy międzysektrwej. 7

8 UWAGA!!! Nasza prpzycja, chć przypmina badanie scjlgiczne, t jednak nim nie jest. Jej celem nie jest zebranie twardych danych, czy dknanie precyzyjnych pmiarów. Chdzi chwilę refleksji, zastanwienia się w grnie przedstawicieli rganizacji i samrządu nad charakterem i ceną wzajemnych relacji, nad tym czy wymagają ne zmian, w jakim kierunku we zmiany pwinny iść, kt pwinien je zainicjwać i przeprwadzać itp. Niezbędnik jest prpzycją taniej, nie wymagającej nadmierneg wysiłku i nakładów, autewaluacji ceny jakści współpracy międzysektrwej w gminie, pwiecie, czy wjewództwie. Niemniej, jeśli uczestnicy ceny zgdzą się już c d frmuły, scenariusza dyskusji, spsbu punktwej ceny itp., pwinni zachwać ten schemat i nie zmieniać g zbytni. Jeśli zechcą się cenić pnwnie, np. za rk, łatw będzie im prównać ceny, stsując ten sam schemat. Mając w pamięci te zastrzeżenia, przejdźmy zatem d bardziej szczegółweg mówienia, jakie krki pwinny zstać zrealizwane, aby dknać ceny. Etap II: Krk pierwszy ustalenie wielkści i składu grupy dyskusyjnej Dyskusji stanie wzajemnych relacji zwykle nie będzie mżna przeprwadzić w grnie wszystkich zaintereswanych (zwłaszcza na pzimie pwiatu, wjewództwa czy w większych miastach). Jedncześnie dyskusja w grnie większym niż kilka sób staje się trudna, a sfrmułwanie wnisków, cen, czy siągnięcie knsensusu wręcz niemżliwe. Stąd też rekmendujemy przeprwadzenie dyskusji w grupie 6 d 12 sób (nie wliczając w t 2 ddatkwych sób, które będą pełnić rlę mderatra i sprawzdawcy, czym za chwilę). Jeśli byłaby taka ptrzeba, nic nie sti na przeszkdzie, aby zrganizwać kilka dyskusji z udziałem różnych uczestników, z których później sprządzi się jedną ntatkę i ujednlici cenę. Autrzy Niezbędnika uważają jednak, że jedn dbrze zrganizwane i bsadzne dpwiednimi sbami sptkanie wystarczy, żeby uzyskać infrmacje, które nam chdzi, zarówn na pzimie gminy, jak i w pwiecie, samrządzie wjewódzkim. Uczestników dyskusji pwinna wskazać grupa inicjująca całą prcedurę ceny. Wskazane jest, aby wśród dyskutantów znalazły się sby znające dbrze realia danej wspólnty samrządwej, mające dświadczenie w pracy w swich urzędach/rganizacjach raz w kntaktach między rganizacjami pzarządwymi i administracją samrządwą, reprezentujące różne branże. Uwaga!!! Zwłaszcza w małych gminach (chć nie tylk) starajmy się także zapraszać d dyskusji wójtów, burmistrzów, prezydentów, radnych, jeśli tylk są zaintereswani rzwijaniem współpracy lkalnej administracji z rganizacjami pzarządwymi. Jeśli grupa rbcza pwstała w ramach szerszeg ciała (np. stałeg zespłu knsultacyjneg, lkalnej rady działalnści pżytku publiczneg itp.) na frum, któreg rganizacje i samrządy już utrzymują kntakty, d dyskusji ewaluacyjnej mgą (a nawet pwinni zstać) zaprszeni człnkwie tegż ciała, jak i samej grupy rbczej. 8

9 Pdsumwując, w grupie dyskusyjnej mgą znaleźć się ci, którzy całą prcedurę ceny zainicjwali, człnkwie lkalnych rad, zespłów, ciał knsultacyjnych itp., a pza tymi sbami d dyskusji pwinn się też zaprsić sby spza tych ciał i grna inicjujących cenę. Jedncześnie zdecydwanie rekmendujemy, aby d dyskusji zstali zaprszeni kmpetentni uczestnicy, którzy nie są człnkami lkalnych rad pżytku publiczneg, ciał knsultacyjnych i samej grupy inicjującej cenę. Jeśli na przykład w cenie uczestniczyć ma 6 sób, niech przynajmniej 2 z nich będą spza wąskieg grna rganizatrów i najbardziej zaintereswanych. Uczestnicy spza najbliższeg kręgu rganizatrów dyskusji mgą wprwadzić d niej zdrwy ferment. Tylk wtedy mżna też liczyć na uzyskanie zbalanswanej ceny. Oczywiście, jeśli gmina jest mała i trudn jest zebrać nawet 6 sób, nic na t nie pradzimy. Traktujmy niniejsze wytyczne elastycznie. Spróbujmy p prstu zebrać jak największe grn sób zdlnych i chętnych d wypwiadania się na temat współpracy, mżliwie zróżnicwanych dświadczeniach i specjalizacji. Etap II: Krk drugi zaprszenie uczestników i rganizacja dyskusji Jeśli cenę współpracy przeprwadzamy w małej gminie, nie ma sensu przesadnie frmalizwać całej prcedury zapraszania uczestników. Niech wszyscy zaintereswani zstaną zaprszeni sbiście (telefnicznie, alb w) przez krdynatra grupy rbczej, p uzgdnieniu terminu i miejsca sptkania. Ważne jednak, aby wszyscy zstali zaprszeni z dpwiednim wyprzedzeniem (np. dwóch tygdni), żeby mgli się przygtwać i zaplanwać czas. W przypadku większych samrządów rekmendujemy dchwanie pewnych frmalnści, w tym zwłaszcza: Przygtwanie ficjalneg zaprszenia, które będzie przedstawiał cel i prgram dyskusji raz jej rganizatrów. Ważne jest także, aby uczestnicy, zgadzając się na udział w sptkaniu, mieli rientację ile n ptrwa, raz wewnętrzne przeknanie, że pwinni zstać d kńca. Ptwierdzenie uczestnictwa, przynajmniej na dwa dni przed sptkaniem. Zrganizwanie dyskusji najlepiej w siedzibie samrządu, gdyż jest t miejsce znane raczej wszystkim i wszyscy pwinni d nieg bez prblemu trafić (chć, czywiście, nie jest zupełnie neutralne). Organizacją dyskusji pwinna zająć się jedna, knkretna sba (z ewentualną pmcą innych z grupy rbczej), która będzie dpwiedzialna za rekrutację uczestników, kntakty z nimi, z grupą inicjującą cenę, zapewnienie miejsca i wszystkie pzstałe kwestie lgistyczne. Osba taka pwinna zstać wyznaczna spśród człnków grupy rbczej lub reprezentwanych przez nich instytucji/rganizacji. Uczestnicy zaprszeni d udziału w dyskusji pwinni trzymać (np. na 2 dni przed sptkaniem) diagnzy współpracy przygtwane wcześniej przez człnków grupy rbczej. Ogólny scenariusz sptkania zakłada prezentację tych diagnz uczestnikm, niemniej dyskusja z pewnścią każe się bardziej kreatywna, jeśli uczestnicy będą mgli zapznać się z tymi pracwaniami niec wcześniej. Mając na względzie niec bardziej skmplikwaną sytuację w większych samrządach, wspmnijmy jeszcze paru praktycznych kwestiach, które mgą kazać się przydatne w rganizacji dyskusji. 9

10 Dbrą praktyką jest psiadanie rezerwwych list ptencjalnych uczestników. Gdy na dwa, trzy dni przed dyskusją ptwierdzeń uczestnictwa mamy mniej niż czekiwaliśmy, skrzystajmy z listy rezerwwej. Jedncześnie unikajmy przychdzenia na zastępstw. Lepiej zrezygnwać z uczestnika niż dyskutwać z sbą, która w statniej chwili jest delegwana na sptkanie. Listy rezerwwe będą czywiście rzwiązaniem dla większych samrządów. Zadbajmy t, żeby sptkanie dbył się w sali sprzyjającej rzmwie. Najlepiej niech będzie wypsażna w krągły stół, przy którym będzie mżna usiąść, a uczestnicy będą się wzajemnie widzieć. Zadbajmy t, żeby warunki dyskusji były przyjazne dla uczestników. Drbny pczęstunek, kawa, ciasteczka, herbata nie będą dużym ksztem, a umilą sptkanie i ułatwią rzmwę. Zadbajmy pdstawwy sprzęt, który mże pmóc w przebiegu dyskusji, przydać się mże zwłaszcza kmputer z rzutnikiem multimedialnym alb przynajmniej tablica lub arkusz papieru, na którym mżna byłby zapisać na przykład główne myśli czy wątki dyskusji. Dyskusję dbrze jest nagrać, jeśli zgdę na t wyrażą uczestnicy. Mżna później sprządzić z niej transkrypcję i dłączyć d sprawzdania z ceny, ale nagranie pmże przede wszystkim sbie, która na kniec ceny sprządzi z niej ntatkę. Etap II: Krk trzeci wybór prwadzących dyskusję mderatra i sprawzdawcy Dyskusją pwinien kierwać MODERATOR. W badaniach spłecznych zwykle jest t prfesjnalista, któreg praca plega na prwadzeniu teg rdzaju sptkań. W naszym przypadku również mżna wynająć prfesjnalneg mderatra (z firmy szkleniwej lub badawczej), nie jest t jednak warunek knieczny, a w mniejszych samrządach wręcz nie d spełnienia, chciażby ze względu na kszty. Wystarczy zatem, że grupa rbcza wybierze spśród swjeg grna (lub spza nieg) teg, kt będzie prwadził dyskusję. Pwinna t być sba przede wszystkim: akceptwana przez bie strny (przedstawicieli rganizacji i administracji samrządwej); kmunikatywna; kncyliacyjna, czyli zdlna d łagdzenia ewentualnych sprów. Mderatr nie mże brać udziału w cenie. Musi być skupiny na kierwaniu dyskusją, udzielaniu głsu, pilnwaniu czasu i klejnści mawianych zagadnień. Jeśli człnkwie grupy rbczej z różnych względów nie mgą lub nie chcą wybierać spśród siebie mderatra, a nie chcą też płacać prfesjnalnej usługi, mgą uzgdnić, że będzie t ktś inny. Dbrym miejscem, gdzie mżna znaleźć mderatrów (częst nawet prfesjnalnych), którzy pprwadzą dyskusję, niekniecznie pbierając za t wynagrdzenie, są na przykład federacje rganizacji pzarządwych, rganizacje sieciwe i paraslwe zrzeszające rganizacje pzarządwe lub samrządy (np. Sieć SPLOT lub Związek Miast Plskich). Ich misją jest działanie na rzecz rzwju współpracy międzysektrwej, stąd też mżna liczyć, że wesprą realizację inicjatywy, jaką jest cena współpracy między rganizacjami pzarządwymi i lkalną administracją (t mże jednak generwać pewne kszty związane np. z kniecznścią djazdu). 10

11 W przypadku wybru mderatra zewnętrzneg musi n być czywiście zaznajminy z ideą ceny, jej celami, zagadnieniami, które będą dyskutwane. T klejne zadanie dla sby wybranej d rli rganizatra tej prcedury. Oprócz mderatra d sprawnej ceny ptrzeba jest jeszcze jedna sba, którą kreślamy mianem SPRAWOZDAWCY. Pdbnie jak mderatr nie pwinna na brać czynneg udziału w prcedurze ceny. Również pdbnie jak mderatr, sprawzdawcy mże być wybrany spśród człnków grupy inicjującej całe przedsięwzięcie, lub też mże t być sba zaprszna z zewnątrz. Ważne, żeby sba pełniąca funkcję sprawzdawcy była akceptwana przez bie strny, miała predyspzycje d tej rli (przede wszystkim zdlnść d kncentracji, łatwść w pisaniu i syntetyzwaniu infrmacji). Rlą sprawzdawcy będzie bserwwanie sptkania, wsłuchiwanie się w wypwiedzi uczestników i ntwanie ich najważniejszych knkluzji, wnisków spstrzeżeń, argumentów (dalej prpnujemy pewien wzór ntatki, według któreg łatwiej będzie grmadzić dane). Na kńcu sptkania sprawzdawca będzie miał za zadanie krótk pdsumwać dyskusję, c jest tyle isttne, że takie pdsumwanie będzie wstępem d statniej części sptkania, w której uczestnicy pwinni wspólnie uzgdnić cenę (lub ustalić gdzie występują rzbieżnści w piniach). Ostatnim zadaniem sprawzdawcy będzie sprządzenie krótkiej ntatki (np. według prpnwaneg przez nas schematu patrz niżej), pdliczenie punktów według, których uczestnicy będą ceniać współpracę i przekazanie całej tej dkumentacji rganizatrwi Etap II: Krk czwarty dyskusja Gdy udał nam się zrekrutwać kmpetentnych uczestników, ustalić termin i miejsce sptkania, wybrać lub znaleźć mderatrów i sprawzdawców, i w kńcu sptkać się w umówinym miejscu i gdzinie, mżemy przystąpić d dyskusji. Nie pwinna na trwać dłużej niż trzy, cztery gdziny, a zachwanie teg limitu czasweg pwinien zadbać mderatr. Pniżej prpnujemy zarys prgramu sptkania, który czywiście mżna mdyfikwać w zależnści d ptrzeb. 1. Pwitanie uczestników i wyjaśnienie celu sptkania przedstawiciel grupy rbczej lub mderatr. (k. 10 min.) 2. Przedstawienie uczestników, mderatra i sprawzdawcy, przedstawienie spsbu prwadzenia sptkania i wykrzystania jeg wyników. (k. 10 min.) W tym ustalenie prstych zasad dyskusji (np. wyłączamy telefny, mówimy pjedyncz, nie przerywamy sbie, staramy się unikać kłótni, emcji, wycieczek persnalnych, uznajemy bezstrnnść mderatra i jeg rlę jak prwadząceg dyskusję, nie wychdzimy ze sptkania wcześniej itp.). 3. Prezentacja diagnz przygtwanych jak wstęp d zasadniczej dyskusji. Najlepiej gdyby z ddzielnymi prezentacjami wystąpili przedstawiciel rganizacji i administracji. (łącznie k. 10 min.) 4. Zasadnicza dyskusja nt. ceny współpracy wg scenariusza ( patrz niżej), cena każdeg z mawianych aspektów współpracy (ustalenie knsensusu lub różnic w cenach, w sumie k. 2 gdzin). 5. Pdsumwanie dyskusji przez sprawzdawcę i stateczne ustalenie punktwanej ceny pszczególnych aspektów współpracy (na przykład według zaprpnwaneg wzru, patrz niżej) sprawzdawca / mderatr (k. 30 min.). 11

12 Prwadząc dyskusję, prpnujemy skrzystanie ze scenariusza, który c d idei dwłuje się d wspmnianeg już wcześniej Mdelu współpracy ( patrz wstęp d Niezbędnika). Rekmendujemy zatem, aby ceny jakści współpracy dknywać w dniesieniu właśnie d Mdelu współpracy, pnieważ t nie tylk ułatwi zidentyfikwanie prblemów we wzajemnych relacjach i kreślenie kierunków działań w celu pprawy sytuacji, ale także umżliwi ewentualne prównania z innymi. Zalecamy zapznanie się z całścią Mdelu (np. przesłanie g, czy wydrukwanie dla uczestników ceny) natmiast na ptrzeby prcedury zstał n niec skmpreswany tak, aby cena wzajemnych relacji była mżliwa w dniesieniu d teg wzrca, a zarazem nie stała się zbyt skmplikwana. W ślad za Mdelem współpracy prpnujemy, aby dyskusja, a c za tym idzie cena współpracy w danej jednstce samrządwej, była dknywana w kntekście jej trzech najważniejszych aspektów (płaszczyzn) i właściwych dla nich bszarów: 1. Współpracy rganizacji jednstek samrządu terytrialneg i rganizacji pzarządwych w zakresie twrzenia plityk publicznych, w tym: a. Wzajemneg infrmwania się b. Współtwrzenia strategii i prgramów plityk publicznych c. Knsultwania prjektów aktów prawa lkalneg d. Współpracy przy wdrażaniu plityk publicznych e. Uczestnictwa rganizacji w cenie wyknania strategii i prgramów plityk publicznych 2. Współpracy samrządu z rganizacjami pzarządwymi w zakresie realizacji zadań publicznych, w tym: a. Finanswania działań rganizacji związanych z wyknywaniem zadań publicznych b. Wykrzystania niefinanswych frm wsparcia działań rganizacji związanych z wyknywaniem zadań publicznych c. Twrzenia partnerstw między rganizacjami i administracją samrządwą 3. Infrastruktury współpracy, twrzenia warunków d rzwju aktywnści spłecznej, a w tym: a. Twrzenie przez samrządy systemów wspierania rganizacji pzarządwych b. Wspierania przez samrządy integracji śrdwisk pzarządwych Kierując się pwyższym schematem mżna pprwadzić dyskusję, której celem będzie cena współpracy. Pniżej prpnujemy scenariusz według któreg mgłaby przebiegać dyskusja. 12

13 REKOMENDOWANY SCENARIUSZ DYSKUSJI (W ZAŁOŻENIU UNIWERSALNY, DLA WSZYSTKICH SZCZEBLI SAMORZĄDU), CD. Ogólne wprwadzenie d dyskusji i pdanie gólnych zasad ( patrz wyżej): Teraz przechdzimy d zasadniczej części naszeg sptkania. Dyskutując, spróbujmy wspólnie cenić stan naszych relacji i jakść współpracy. Dla ułatwienia prpnuję skupić się na trzech kwestiach współpracy przy twrzeniu plityk publicznych, ich wdrażaniu raz na plu krewania warunków d współpracy. Przygtwałem/am dla Państwa dwanaście pytań, spróbujmy sbie na nie dpwiedzieć, pdyskutwać i na tej pdstawie wspólnie ustalić cenę. Prszę mówienie p klei, nie przerywanie sbie i pwściągnięcie emcji. UWAGA!!! DESENIAMI OZNACZONO POSZCZEGÓLNE BLOKI PYTAŃ ODPOWIADAJĄCE OCENIANYM ASPEKTOM WSPÓŁPRACY. Temat: współpraca rganizacji i administracji samrządwej przy twrzeniu lkalnych plityk publicznych (minimalny czas ptrzebny na mówienie wątku: k. 30 min). Wprwadzenie: Lkalne plityki publiczne działania pdejmwane przez samrząd w celu zaspakajania ptrzeb jeg mieszkańców (np. bezpieczeństwa, pieki spłecznej, śrdwiska, zatrudnienia), t pdstawwe ple współdziałania rganizacji i lkalnej administracji. Zacznijmy nasze sptkanie d rzmwy tym na ile i w jaki spsób w naszym samrządzie (gminie/pwiecie/wjewództwie) administracja samrządwa i rganizacje współpracują ze sbą w mmencie twrzenia plityk, przygtwywania strategii, planów, prgramów, innych dkumentów. Jak cenimy nasze relacje w tym wymiarze? Pytania d uczestników (pgrubine pytania, które pwinny zstać zadane grupie; kursywą pytania pmcnicze, które mderatr mże, ale nie musi zadać): 1. Czy rganizacje uczestniczą w diagnzwaniu lkalnych prblemów/ptrzeb spłecznych? W jaki spsób się włączają? Czy są włączane w ten prces przez władze samrządwe? 2. Czy rganizacje i samrząd infrmują się wzajemnie planach, kierunkach swich działań? Jak t rbią? Czy jesteśmy z teg zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy rbią t na tyle sprawnie, że mżliwa jest szybka reakcja na ptrzeby / prblemy mieszkańców? Czy rganizacje i administracja wymieniają się infrmacjami swich działaniach? W jaki spsób? Czy na strnie internetwej urzędu / BIP jest miejsce pświęcne współpracy z rganizacjami? Czy w jakiś inny spsób samrząd grmadzi dane działalnści rganizacji (np. przez ankiety, inne)? 3. Czy rganizacje i samrząd współpracują ze sbą przy twrzeniu strategii i prgramów pisujących lkalne plityki publiczne (w tym w szczególnści prgramów współpracy)? Jak t rbią? Czy jesteśmy z teg zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Jakieg typu dkumenty są twrzne wspólnie? Czy wypracwan jakąś trwałą metdę współtwrzenia tych dkumentów? Czy strategie/prgramy są ceniane w trakcie i pd kniec ich realizacji? Czy taka cena jest prwadzna wspólnie? 4. Czy rganizacje są zapraszane d knsultacji prjektów uchwał? Czy bie strny są zadwlne z knsultacji? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy rganizacje są przygtwane d udziału w knsultacjach? Czy zgłaszają knstruktywne prpzycje? W jaki spsób dbywają się te knsultacje? Czy samrząd pracwuje i publikuje wyniki knsultacji? Czy samrząd uzasadnia drzucenie uwag/prpzycji zgłaszanych przez rganizacje? 5. Jak wygląda współpraca między samrządem a miejscwymi rganizacjami pzarządwymi przy wdrażaniu plityk publicznych? Czy jesteśmy z teg zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy prgram współpracy jest w jakiklwiek spsób pwiązany z innymi dkumentami, strategiami, planami itp.? Czy na klicznść realizacji lkalnych plityk publicznych twrzne są wspólne zespły knsultacyjne/dradcze? Czy pwływane są stałe partnerstwa na klicznść realizacji knkretnych zadań w ramach kreślnych plityk? 13

14 REKOMENDOWANY SCENARIUSZ DYSKUSJI (W ZAŁOŻENIU UNIWERSALNY, DLA WSZYSTKICH SZCZEBLI SAMORZĄDU), CD. Temat: współpraca rganizacji i administracji samrządwej przy realizacji lkalnych plityk publicznych (minimalny czas ptrzebny na mówienie wątku: k. 40 min). Wprwadzenie: Współpraca przy twrzeniu plityk publicznych pwinna przekładać się na współpracę przy ich realizacji. Ta plega na wyknywaniu różneg rdzaju zadań publicznych w celu zaspkajania ptrzeb i rzwiązywania lkalnych prblemów lkalnych spłecznści. Czy w naszym samrządzie rganizacje birą udział w wyknywaniu zadań publicznych? Czy samrząd zleca im wyknywanie takich zadań? Na ile współpraca przy wdrażaniu plityk publicznych wykracza pza finanswanie zadań? Jak cenimy nasze relacje w tym wymiarze? Pytania d uczestników (pgrubine pytania, które pwinny zstać zadane grupie; kursywą pytania pmcnicze, które mderatr mże, ale nie musi zadać): 6. Czy rganizacjm samrząd zleca realizację zadań publicznych? W jakich dziedzinach? Jak zlecanie wygląda w praktyce? Czy jesteśmy z teg zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy prgram współpracy kreśla ramwe zasady przeprwadzani knkursów? Czy zachwywane są zasady knkurencyjnści? Czy w ramach prcedur knkurswych w pełni przestrzegana jest zasada jawnści na wszystkich etapach wybru fert (głszenia knkursu, ceny fert, głszenia wyników)? W szczególnści, czy infrmacje na temat knkursów są publikwane na strnach samrządu / strnach BIP? Czy bwiązują stałe, jasne standardy realizacji usług publicznych przez rganizacje? Czy w jednstce samrządwej stswany jest regranting (tzn. czy na przykład pewna pula śrdków jest przekazywana jednej rganizacji, która ciesząc się autrytetem i znając lkalne ptrzeby, dalej ją redystrybuuje wśród innych rganizacji i inicjatyw)? Czy samrząd z góry planuje (np. w mmencie przygtwywania prgramu współpracy), jakie zadania publiczne będą przekazywane rganizacjm w trybie knkursu, a które w inny spsób? Czy jest t wyrażne w prgramie współpracy? Czy samrząd wspólnie z rganizacjami mnitruje jakść wyknania umów na realizację zadań publicznych? Czy samrząd wybierając w ramach knkursu fertę, uzasadnia swją decyzję i pdaje uzasadnienie d wiadmści? 7. Czy rganizacje i samrząd współpracują ze sbą w inny spsób niż tylk na zasadzie zlecania zadań/udzielania wsparcia finansweg? W jaki spsób? Czy jesteśmy zadwleni z tej współpracy? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy rganizacjm udstępniane jest mienie samrządu (np. lkalne, sprzęt) i vice versa? Czy rganizacje/samrząd udzielają sbie wsparcia persnalneg (delegują/wymieniają się pracwnikami, wlntariuszami, stażystami itp.)? Czy rganizacje/samrząd udstępniają sbie swje strny internetwe (np. d prmcji działań drugiej strny)? Czy przedstawiciele rganizacji uczestniczą w pracach ciał mających wpływ na wzajemne relacje, kmisji knkurswych, zespłów rbczych, kmitetów sterujących itp.? Czy twrzne są wspólne zespły, fra, rady (np. lkalne rady działalnści pżytku publiczneg w ramach, których współpracują bie strny)? 8. Czy rganizacje i administracja samrządwa zawierają trwalsze, stałe stsunki na klicznść realizacji lkalnych plityk i zadań publicznych? Jaki ma t związek z inicjatywą lkalną? W jaki spsób? Czy jesteśmy zadwleni z tej współpracy? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy taka frmuła istnieje i jest uregulwana (np. uchwałą lub w inny spsób)? Czy rganizacje, samrząd i mieszkańcy wspólnie pracują wykrzystując frmułę tzw. inicjatywy lkalnej? 9. Czy realizacja lkalnych plityk publicznych jest wspólnie ceniana? Jeśli tak, t czy rganizacje uczestniczą w tej cenie? Czy jesteśmy z teg zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy dkumenty pisujące kreślne plityki przewidują udział rganizacji w ich cenie? Czy ceniany jest prgram współpracy? Czy wyniki cen strategii, planów, prgramów są dstępne w internecie na strnach/ w BIP samrządu? 14

15 REKOMENDOWANY SCENARIUSZ DYSKUSJI (W ZAŁOŻENIU UNIWERSALNY, DLA WSZYSTKICH SZCZEBLI SAMORZĄDU), CD. Temat: Twrzenie warunków d współpracy i aktywnści rganizacji (minimalny czas ptrzebny na mówienie wątku: k. 20 min). Wprwadzenie: P t, aby współpraca przy twrzeniu i wdrażaniu plityk publicznych była w góle mżliwa, muszą istnieć ku temu warunki. Na tym plu dpwiedzialnść spczywa głównie na samrządzie, który pwinien te warunki krewać, sprzyjając samrganizacji bywateli, wspierając współdziałanie i integrację śrdwisk pzarządwych. Jak cenimy współpracę między rganizacjami i samrządem na tym plu? Pytania d uczestników (pgrubine pytania, które pwinny zstać zadane grupie; kursywą pytania pmcnicze, które mderatr mże, ale nie musi zadać): 10. Czy samrząd wspiera rganizacje pzarządwe w systematyczny spsób twrząc dla nich różneg rdzaju stałe, stabilne rzwiązania? Czy te rzwiązania rzeczywiście funkcjnują? Czy jesteśmy z nich zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy istnieją jawne i stałe prcedury w zakresie udstępniania majątku samrządweg rganizacjm (zapisane np. w prgramie współpracy)? Czy samrząd udziela rganizacjm wsparcia merytryczneg (np. w zakresie realizwanych przez nie zadań publicznych, chdzi knsultacje prawne, szklenia itp.)? Czy w samrządzie istnieją specjalne instrumenty wspierania rganizacji pzarządwych, np. fundusze pżyczkwe, fundusze wkładów własnych itp.)? Czy samrząd wspiera działania miejscwych rganizacji wykraczające pza jeg granice (np. zaangażwanie w aktywnści międzysamrządwe, reginalne, pnadreginalne, krajwe czy międzynardwe)? Czy w samrządzie istnieje centrum wspierania rganizacji pzarządwych? Jeśli tak, jakie funkcje n wypełnia (szkleniwe, animacyjne, dradcze, knsultacyjne, finanswe itp.)? 11. Czy samrząd wspiera integrację śrdwisk pzarządwych na swim terenie? Czy jesteśmy z nich zadwleni? Jeśli mamy zastrzeżenia, jak mżemy pprawić sytuację w tym zakresie (spróbujmy sfrmułwać knkretne rekmendacje)? Czy samrząd wspiera sptkania, seminaria, fra, knferencje itp. miejscwych rganizacji (w szczególnści rganizacji branżwych)? Czy sam w nich uczestniczy? Czy w samrządzie istnieje lkalna rada działalnści pżytku publiczneg lub inne frum regularnych (c najmniej drcznych) sptkań rganizacji i administracji samrządwej? Jeśli tak, w jaki spsób wyłaniani są człnkwie teg ciała? Na ile jest n twarte na udział zaintereswanych? 12. Kńcząc nasze sptkanie, spróbujmy dpwiedzieć sbie na jeszcze jedn pytanie: na ile w naszym samrządzie przestrzegane są zasady kreślne w ustawie działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie pmcniczści, suwerennści, partnerstwa, efektywnści, uczciwej knferencji, jawnści? Swbdna dyskusja, maks. 20 min. Elementem wspmagającym i systematyzującym dyskusję mże być krótkie ćwiczenie. W Mdelu współpracy kreśln kilkadziesiąt minimalnych rzwiązań, które pwinny funkcjnwać w każdym samrządzie, aby móc uznać, że współpraca między miejscwą administracją i rganizacjami przebiega prawidłw. W tym celu prpnujemy, aby wstępem d mawiania każdeg tematu był wspólne wypełnienie krótkiej listy kntrlnej najważniejszych rzwiązań sprzyjających współpracy na danej płaszczyźnie (LISTY KONTROLNE dpwiadają deseniami tematm w scenariuszu dyskusji). W ten spsób uczestnicy dpwiedzą sbie na pytanie, czy w danej gminie, pwiecie czy wjewództwie faktycznie dyspnują tymi pdstawwymi rzwiązaniami. Jedncześnie nie ma przeciwwskazań, aby wypełniając listę kntrlną, d razu dyskutwać wkół innych kwestii pruszanych w scenariuszu. Ważne jest, aby zamykając dyskusję, np. na temat współpracy przy twrzeniu plityk publicznych, mieć już dhaczne, że t lub inne rzwiązanie jest d dyspzycji w naszym samrządzie lub nie. 15

16 UWAGA!!! Listę mżna wypełnić wspólnie w trakcie dyskusji, ale też mżna rzesłać ją uczestnikm zapraszając ich na dyskusję. Mgą ją wypełnić według własnej wiedzy i przynieść na sptkanie, w trakcie któreg mżna pdjąć próbę ustalenia jednej wspólnej wersji. Płaszczyzna współpracy Twrzenie plityk publicznych Czy w NASZYM samrządzie istnieje teg typu rzwiązanie? 1. Samrząd dyspnuje wskaźnikami diagnzy spłecznści (np. danymi nt. bezrbcia, warunków mieszkaniwych, aktywnści bywatelskiej). 2. Istnieje wspólny samrządw/pzarządwy zespół ds. diagnzwania prblemów lkalnych. 3. Samrząd dyspnuje aktualną bazę teleadreswą rganizacji działających na swim terenie. 4. Na strnach internetwych samrządu istnieje miejsce, w którym rganizacje mgą zamieszczać infrmacje. 5. Samrząd i rganizacje wspólnie, w ramach regularnych sptkań ustalają najważniejsze kierunki plityki lkalnej, mawiając przy tym również kwestie finanswe. 6. Istnieje jawny, spisany spsób pstępwania / prcedura twrzenia strategii, prgramów, planów, pzwalający rganizacjm na zgłaszanie własnych prjektów uchwał, a tym samym na wpływanie na kształt plityk publicznych 7. Większść rganizacji aktywnie uczestniczy w knsultacjach planów, strategii, prgramów pisujących miejscwe plityki publiczne. 8. Większść planów, strategii i prgramów jest knsultwana z rganizacjami pzarządwymi. 9. Kształt dkumentów, uchwał pisujących lkalne plityki pdlega knsultacjm c najmniej dwjakieg rdzaju (np. knsultacjm pisemnym i wysłuchaniu). 10. Wyniki tych knsultacji są publikwane wraz z uzasadnieniem przyjętych/drzucnych prpzycji i uwag. 11. Istnieje rczny prgram współpracy z rganizacjami, w którym ujęte są również zasady współpracy przy realizacji lkalnych plityk publicznych. 12. Twrząc plityki publiczne, rganizacje współpracują z samrządem w ramach zespłów prblemwych, rad, frów, kmisji knkurswych, kmitetów sterujących itp. 13. Plany, strategie, prgramy są pracwywane tak, żeby była mżliwa ich ewaluacja według wcześniej przyjętych wskaźników. Organizacje uczestniczą w ewaluacji planów, strategii i prgramów. 14. Organizacje i samrząd mnitrują realizację planów, strategii, prgramów. 15. Samrząd upwszechnia wyniki ewaluacji realizwanych przez siebie lkalnych plityk publicznych. Jeśli dane rzwiązanie występuje wpisz X Realizacja zadań publicznych 1. Organizacje pzarządwe wyknują pwierzane im zadania publiczne według ustalnych standardów. 2. Pdpisywane są wielletnie umwy na realizację zadań publicznych przez rganizacje. 3. Prgram współpracy kreśla, które zadania publiczne są zlecane rganizacjm w trybie ustawy działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie, a które w innych trybach (np. zamówień publicznych). 4. Istnieją jawne, spisane zasady rganizacji knkursów, precyzujące m.in. zasady wybru kmisji knkurswych, warunki składania wspólnych fert przez rganizacje, czy kryteria wybru fert. 5. Samrząd umżliwia rganizacjm krzystanie z majątku kmunalneg, publicznej infrastruktury, pmcy jednstek rganizacyjnych samrządu. Obwiązują w tym zakresie przejrzyste prcedury. 6. Samrząd udziela rganizacjm wsparcia merytryczneg (udziela infrmacji, szkli, dradza) w zakresie realizacji zadań publicznych (np. ich rzliczania). 7. Organizacje pzarządwe realizując zadania publiczne prmują ich rezultaty we współpracy z samrządem (np. strna www, patrnaty). 8. Realizując zadania publiczne, rganizacje współpracują z samrządem w ramach zespłów prblemwych, rad, frów, kmisji knkurswych, kmitetów sterujących itp. 9. W samrządzie istnieje prcedura zawierania partnerstw w celu realizacji zadań publicznych i jest zawarta w prgramie współpracy. 10. Istnieją gólndstępne reguły realizacji zadań w trybie inicjatywy lkalnej 16

17 Rzwijanie infrastruktury współpracy 1. W prgramie współpracy z rganizacjami jest zadanie przewidujące działania na rzecz rzwju rganizacji i inicjatyw bywatelskich pprzez szklenia, dradztw i animacje. 2. Istnieje c najmniej jedn z rzwiązań stanwiących instytucjnalne wsparcie rganizacji mżliwść udzielania pżyczek / gwarancji rganizacjm lub fundusz wkładu własneg, centrum rganizacji pzarządwych. 3. W samrządzie jest sba dpwiedzialna za współpracę z rganizacjami pzarządwymi np. pełnmcnik ds. rganizacji współpracy z rganizacjami. 4. Samrząd wspiera rzwój wlntariatu i inicjatyw bywatelskich pdejmwanych przez mieszkańców. 5. Samrząd wspiera i uczestniczy przynajmniej raz w rku w plenarnym sptkaniu miejscwych rganizacji. 6. Istnieje lkalna federacja, sieć, związek lkalnych rganizacji pzarządwych. 7. Samrząd i rganizacje wspólnie prmują swje działania w ramach lkalnych wydarzeń (np. festynów). 8. Istnieje dkument kreślający plitykę samrządu w zakresie twrzenia i działania partnerstw lkalnych z udziałem rganizacji pzarządwych 9. Między rganizacjami i samrządem istnieje frmalnie zawiązane partnerstw. W trakcie dyskusji wkół kreślneg tematu mderatr mże p prstu wyświetlać listę przy pmcy rzutnika multimedialneg (lub mgą ne zstać wypisane wcześniej na dużych kartach papieru, czy na tablicy), tak aby wszyscy ją widzieli i mgli wspólnie ustalić, które rzwiązania istnieją, a których brak. UWAGA!!! Sprawzdawca pwinien zreferwać ustalenia grupy i umieścić je w ntatce/pracwaniu kńczącym cenę. Najlepiej, gdyby p prstu przepisał w swim sprawzdaniu wypełnine listy kntrlne. Prpzycja scenariusza mże wydawać się niec zbyt rzbudwana, jednak mderatr i uczestnicy, jeśli zdecydują się g użyć, pwinni skupić się na 12 zasadniczych kwestiach, które są pgrubine, reszta pytań (zaznaczna kursywą) t pytania pmcnicze mgą paść, ale nie muszą. Dbrze jest też użyć prpnwanych list kntrlnych, ich wypełnienie przez uczestników nie pwinn zabrać duż czasu, a pmże usystematyzwać dyskusję i przeć ją na faktach Ważne jest również, aby kńcząc mawianie daneg tematu/pytania mderatr namawiał uczestników d frmułwania rekmendacji, zaleceń jak pprawić współpracę w danym wymiarze jeśli czywiście uczestnicy uznają, że w tym czy innym punkcie ich na nie zadwala. Zaznaczmy pnadt, że pwyższy scenariusz jest rekmendwany, jednak rganizatrzy dyskusji mgą g czywiście mdyfikwać, uzupełniać lub przycinać wedle własnych ptrzeb. Etap II: Krk piąty pdsumwanie dyskusji, cen, sfrmułwanie rekmendacji Ostatni etap dyskusji mże kazać się najtrudniejszy, bwiem jeg głównym celem jest uzgdnienie ceny jakści współpracy. Zanim d teg djdzie głs pwinien trzymać sprawzdawca, który w ciągu maks. 10 min. pdsumuje najważniejsze wątki pjawiające się w dyskusji. Jeśli przyjmiemy prpnwany scenariusz, pdsumwanie mże mieć następujący schemat: 17

18 W zakresie współpracy w twrzeniu lkalnych, że najważniejsze różnice dtyczyły teg i teg W trakcie dyskusji wskazywaliśmy na t i na t. Współpracę w zakresie realizacji plityk publicznych pisujemy następując O współpracy w zakresie twrzenia warunków d plepszania wzajemnych relacji natmiast mamy zdanie Zachwywanie pdstawwych zasad współpracy pisanych w ustawie działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie wygląda tak i tak. Itd. Pdsumwanie pwinn być prste, krótkie i w miarę mżnści nie pwinn prwadzić d pnwneg twierania dyskusji. W kńcu mżemy przejść d statnieg etapu ceny. Aby jakści współpracy myślał się niec łatwiej i aby łatwiej mżna był prównać zmiany w wej jakści dbrze uprścić cenę i przedstawić ją w pstaci liczby. Gdyby zaakceptwać schemat prpnwany w Niezbędniku, nawiązujący d Mdelu współpracy, wystawienie ceny mgłby zstać dknane według następująceg schematu: Płaszczyzna współpracy Twrzenie plityk publicznych Ocena 1 nie współpracuje się nam dbrze Opis ułatwiający ustalenie ceny Nie diagnzujemy wspólnie prblemów i ptrzeb mieszkańców, nie wymieniamy się infrmacjami, nie współtwrzymy/knsultujemy isttnych dkumentów, aktów prawa lkalneg, prgram współpracy t fasada. 2- cena pśrednia Wystawiamy jeśli trudn zgdzić się c d 1-ki lub 3-ki 3 współpracuje się średni Czasem współpracujemy ze sbą, ale nieregularnie. Nie wszystkie plityki, (w tym dkumenty, praw lkalne itp.) pdlegają knsultacjm. Prgramy współpracy chć istnieją, t nie satysfakcjnują jednej ze strn, są sztampwe nie d kńca dzwierciedlają lkalne ptrzeby, nie zawsze przekładają się na realia 4 cena pśrednia Wystawiamy jeśli trudn zgdzić się c d 3-ki lub 5-ki 5 współpracuje Wspólnie twrzymy wszystkie ważne plityki i dkumenty, knsultujemy się nam bardz je, wymieniamy się infrmacjami. Prgramy współpracy dzwierciedlają dbrze prawdzie relacje między nami i gwarantują ich pprawnść. (Przykładwe ceny) 3 Realizacja zadań publicznych 1 nie współpracuje się nam dbrze Samrząd prawie nie rganizuje knkursów, ani nie zleca rganizacjm prawie żadnych zadań. Administracja nie wspiera też rganizacji w żaden inny spsób, czy t pprzez udstępnianie lkali, czy inneg rdzaju pmcy pzafinanswej. Organizacje nie uczestniczą też w cenie realizacji zadań. Zupełnie nie są zawierane frmalne partnerstwa dla rzwiązywania wspólnych prblemów. 2- cena pśrednia Wystawiamy jeśli trudn zgdzić się c d 1-ki lub 3-ki 3 współpracuje się średni Organizwane są nieliczne knkursy dla rganizacji pzarządwych, zadania publiczne są też zlecane w innych trybach. Samrząd współpracuje tylk w niektórych dziedzinach, chć mógłby angażwać rganizacje w większym zakresie. Spradycznie udzielane jest wsparcie majątkwe (np. udstępnianie pmieszczeń itp.). Samrząd unika angażwania rganizacji w cenę zadań, spradycznie zdarza się zawiązywanie partnerstw dla rzwiązania wspólnych prblemów 4 cena pśrednia Wystawiamy jeśli trudn zgdzić się c d 3-ki lub 5-ki 5 współpracuje się nam bardz dbrze Samrząd regularnie prwadzi knkursy dla rganizacji pzarządwych, zleca też zadania publiczne w inny spsób. C więcej, rganizacje realizują zadania w bardz różnych bszarach. W c najmniej kilku z nich istnieje stabilna współpraca, zawiązywane frmalne są partnerstwa w różnych sprawach. Organizacje współuczestniczą w cenie realizacji zadań publicznych 4 18

19 Rzwijanie infrastruktury współpracy 1 nie współpracuje się nam dbrze Organizacje w zasadzie nie mają szans uzyskać pmcy d samrządu lkalu, prad, knsultacji. Nie istnieją żadne instrumenty wspierania pzarządwej infrastruktury (np. fundusz pżyczkwy, czy centrum wspierania rganizacji itp.). Nie istnieje baza lkalnych rganizacji. 2- cena pśrednia Wystawiamy jeśli trudn zgdzić się c d 1-ki lub 3-ki 3 współpracuje się średni Samrząd udziela pewneg wsparcia miejscwym rganizacjm. Urzędnicy d czasu d czasu rganizują szklenia i udzielają rganizacjm prady. Istnieje gremium/zespół, który mżna kreślić jak lkalna rada działalnści pżytku publiczneg, nie pracuje n(a) jednak zbyt intensywnie. Tylk niektóre rganizacje mają realną szanse skrzystać z innych frm wsparcia lkali, sal knferencyjnych, prmcji swich działań pprzez media samrządwe itp. 4 cena pśrednia Wystawiamy jeśli trudn zgdzić się c d 3-ki lub 5-ki 5 współpracuje się nam bardz dbrze Samrząd inwestuje w rzwój rganizacji na swim terenie. Organizuje dla nich szklenia, udziela wsparcia merytryczneg (np. prad prawnych), pmaga w rganizacji knferencji, przedstawiciele administracji uczestniczą sptkaniach śrdwisk pzarządwych. Organizacje mgą liczyć na pmc, gdy chcą rzszerzyć swją działalnść, współpracwać z innymi samrządami. Intensywnie działa lkalna rada pżytku publiczneg/zespły/fra knsultacyjne itp. 3 Zalecamy użycie pwyższej TABELI (lub jej zmdyfikwanej wersji, jeśli wcześniej używan inneg scenariusza dyskusji, skupian się na innych zagadnieniach) w celu uzgdnienia punktwej ceny. Tabelę mżna wyświetlić przy pmcy rzutnika lub rzryswać na tablicy. Isttne, aby uczestnicy sptkania mgli ją widzieć. Łatwiej będzie wówczas uzgdnić cenę. W idealnej sytuacji uczestnicy pwinni siągnąć knsensus c d cen punktwych i d teg pwinien zachęcać mderatr. Jeśli jednak uzyskanie knsensusu kazałby się niemżliwe, nie ma sensu przedłużać dyskusji. P kilku nieudanych próbach wystawienia jednej ceny zalecamy, aby mderatr zakńczył dyskusję współpracy w danym aspekcie. Różnica zdań pwinna zstać dntwana w ntatce kńcwej. W ntatce kńczącej sptkanie sprawzdawca pwinien zapisać ceny wszystkich strn (najlepiej przeryswać tabelę) i krótk pisać, skąd wzięły się rzbieżnści. Być mże w klejnej edycji ceny uda się siągnąć knsensus. Oceniając każdy z bszarów współpracy, wart pkusić się sfrmułwanie 1-2 rekmendacji dla teg bszaru. Odpwiedzieć sbie na pytanie, c zrbić, żebyśmy w klejnej cenie wypadli lepiej. W tym celu mżna cfnąć się jeden krk pprsić uczestników t, żeby jeszcze raz spjrzeli na listę kntrlną ( patrz wyżej), mże najlepszą rekmendacją będzie wskazanie, które z brakujących w naszym samrządzie rzwiązań wprwadzić. 19

20 Etap II: Krk szósty upwszechnienie ceny P dyskusji zadaniem sprawzdawcy będzie spisanie krótkieg sprawzdania (ntatki) z przeprwadznej ceny. Nie chdzi sprządzenie wyczerpująceg raprtu z transkrypcją i mówieniem każdeg wątku, który pjawił się w dyskusji. Sprawzdanie pwinn być krótkie, prste i uzupełnine załącznikami. Mże wyglądać p prstu tak: 1. Część frmalna maks. 1 akapit pdstawwe infrmacje tym, kiedy i gdzie przeprwadzn dyskusję, ile trwała, jaki był skład grupy inicjującej cenę, kt był krdynatrem ceny, kt mderatrem, kt sprawzdawcą, kt przygtwał pracwania będące wstępem d dyskusji, kt w kńcu uczestniczył w samej dyskusji. Wszystkie sby pwinny zstać wymienine z imienia, nazwiska i afiliacji. 2. Część narracyjna maks. 2 strny, na których zwięźle zstanie zreferwany przebieg dyskusji, najważniejsze argumenty, punkty zapalne, rzbieżnści (najlepiej w punktach) itp. 3. Najważniejsze rekmendacje, prpzycje zmian na przyszłść maks. 6 krótkich punktów. 4. Listy kntrlne ( patrz wyżej), które uzgdnili uczestnicy. 5. Tabelka z cenami punktwymi ( patrz wyżej), które uzgdnili uczestnicy plus ewentualnie dntwanie różnic w punktacji, jeśli nie udał się uzgdnić knsensusu). 6. Załączniki: Wstępne pracwania twierające dyskusję Scenariusz dyskusji użyty przez rganizatrów Transkrypcja dyskusji, jeśli zstała wyknana Taki pakiet dkumentów zalecamy przekształcić w frmat PDF i umieścić na strnach internetwych samrządu, zaintereswanych upwszechnieniem ceny rganizacji raz w Biuletynie Infrmacji Publicznej. O tym, że cena zstała dknana, jakie są jej wyniki, gdzie je mżna znaleźć, wart pinfrmwać inne rganizacje, radnych i innych urzędników, którzy być mże nie wiedzieli, że zstała przeprwadzna. 20