ZAPYTANIE OFERTOWE. DOTYCZY: Numer CPV: Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZY: Numer CPV: Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na realizację usług doradczych w ramach realizacji innowacyjnego projektu Wyzwalanie przedsiębiorczości i zaangażowania techników współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - konkurs PARP Rozwiązania jutra w HR (poddziałanie 2...). Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 200r. Nr 3, poz. 759 z późniejszymi zmianami). Celem projektu Wyzwalanie zaangażowania i przedsiębiorczości techników jest opracowanie innowacyjnego mechanizmu motywacyjnego dla techników serwisu (pracowników świadczących usługi techniczne na rzecz Klientów), którego zastosowanie doprowadzi do poprawy doświadczeń Klientów oraz zwiększy ich satysfakcję z poziomu dostarczanych usług. Mechanizm ten ma zostać opracowany i przetestowany u Zamawiającego, a następnie upowszechniany i udostępniany bezpłatnie przez PARP innym podmiotom. Projekt będzie realizowany w siedmiu Zadaniach (etapach) (zgodnie z przyjętymi przez PARP zasadami realizacji projektów innowacyjnych), tj.:. Diagnoza i analiza problemu 2. Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu innowacyjnego 3. Testowanie opracowanego produktu 4. Analiza rzeczywistych efektów testowanego produktu 5. Opracowanie produktu finalnego 6. Upowszechnianie i włączanie do głównego nurtu polityki 7. Audyt projektu Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy wykonania usług w realizacji wybranych działań w ramach Zadania nr. 2 Zadaniem Wykonawcy będzie zidentyfikowanie luk kompetencyjnych w grupie techników (pracowników technicznej obsługi Klienta), które wpływają na zaangażowanie i przedsiębiorczość. Wstępnie, obszary te zostały nakreślone jako głównie: niskie umiejętności w zakres zarządzania czasem pracy oraz budowania relacji z Klientami. W tym celu Wykonawca ma wykonać badanie testowe (za pomocą psychometrycznych testów kompetencyjnych) na grupie około 30 techników oraz badanie metodą Assessment Centre na grupie około 20 techników). Badanie AC powinno zakończyć się indywidualną sesją informacji zwrotnej (min. h / osobę). Badanie testowe powinno zakończyć się raportem z omówieniem wyników do indywidualnej analizy badanych. Oba badania powinny zostać podsumowane raportem końcowym wskazującym luki kompetencyjne wpływające na zaangażowanie i przedsiębiorczość techników. W kolejnym kroku przeprowadzone mają zostać sesje warsztatowe (4 dni x 8h, łącznie ok. 5 uczestników), w trakcie których na podstawie zidentyfikowanych luk kompetencyjnych oraz pracy z grupą opracowany ma zostać materiał do auto-szkolenia. Auto-szkolenie jest rozumiane jako indywidualna praca z podręcznikiem (w formie książki lub multimediów), dzięki której technicy będą mogli zwiększyć swoje umiejętności w zakresie zidentyfikowanych luk (min. organizacja czasu pracy oraz budowanie relacji z Klientami). Następnie, zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie (na podstawie zebranych w trakcie badań i warsztatów danych oraz wiedzy własnej) podręcznika (w uzgodnionej wcześniej formie np. książki lub multimediów; w tej Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 chwili szacunkowo powinno to być około stron z przykładami lub odpowiednik dla formy multimedialnej) do auto-szkolenia (po przekazaniu produktu, wszystkie majątkowe prawa autorskie do produktów prac przechodzą na Zamawiającego). Podane liczby osób uczestniczących w badaniu i sesjach warsztatowych są szacunkowe i mogą ulec zmianie, w szczególności zwiększeniu. W związku z innowacyjnym charakterem projektu Zamawiający oczekuje od Wykonawcy niestandardowego podejścia, inicjatywy i kreatywności w tworzeniu nieszablonowych rozwiązań. I. ZAMAWIAJĄCY Konica Minolta Business Solutions Sp. z o.o. ul. Muszkieterów 5, Warszawa NIP: , REGON: KRS: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadań określonych w tabeli. Miejsce realizacji zamówienia Miasto Stołeczne Warszawa. Działanie. Przygotowanie oraz przeprowadzenie badania luk kompetencyjnych metodą Assessment Centre (z uwzględnieniem kompetencyjnych testów psychometrycznych) łącznie z sesją informacji zwrotnej i raportami 2. Przygotowanie i przeprowadzenie sesji warsztatowej oraz podsumowanie wyników sesji mających na celu opracowanie podręcznika do auto-szkolenia dla pracowników obsługi technicznej z zakresu min. organizacji czasu pracy i obsługi Klienta (budowania relacji z Klientami) Planowany termin III IV 203 IV V 203 Minimalna lista produktów prac Scenariusz Assessment Centre Harmonogram Assessment Centre Komunikacja do pracowników dotycząca Assessment Centre / prowadzonych testów (min. przed badaniem oraz z wynikami) Prezentacja narzędzi badawczych wykorzystywanych w trakcie AC, w tym materiały na Assessment Centre (ćwiczenia, testy etc.) Format raportu indywidualnego z sesji AC / badań testowych Raporty indywidualne z AC Raport podsumowujący z AC Raporty indywidualne z badań testowych Wyniki i prezentacja podsumowująca wyniki testów psychometrycznych Prezentacja wyników badania przed Zespołem Projektowym i / lub kadrą zarządzającą (-2 prezentacje) Podejście do przeprowadzenia sesji mającej na celu przygotowanie materiału szkoleniowego (metodyka prac nad materiałem, w tym narzędzia i produkty prac) Szczegółowy scenariusz sesji warsztatowej Materiały niezbędne do przeprowadzenia sesji (prezentacja, ćwiczenia, pomoce etc.) Materiał podsumowujący sesje warsztatowe (wkład do podręcznika auto-szkoleniowego ) 2 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach

3 Działanie 3. Opracowanie podręcznika do auto-szkolenia dla pracowników obsługi technicznej z zakresu min. organizacji czasu pracy i obsługi Klienta (budowania relacji z Klientami) Planowany termin IV VI 203 Minimalna lista produktów prac Opracowanie spisu treści i zarysu treści podręcznika (wersja wstępna) Przygotowanie podręcznika (w formie książki lub w formie multimedialnej forma do ustalenia) dla pracowników obsługi technicznej z zakresu min. organizacji czasu pracy i obsługi Klienta (budowania relacji z Klientami) wraz ze streszczeniem menedżerskim (podsumowaniem) Dodatkowo, Wykonawca powinien uwzględnić w swojej ofercie czas na zapoznanie się z materiałami projektowymi, wynikami prac Zespołu Projektowego po stronie Zamawiającego oraz poszukiwanie danych, analizę dokumentów i raportów koniecznych do należytego przeprowadzenia zadań wskazanych w tabeli. Wszystkie koszty dodatkowe związane z realizacją prac doradczych (w tym m.in. dojazdy, diety, noclegi) będą kosztem Wykonawcy i nie obciążą dodatkowo Zamawiającego. Oferta powinna zawierać propozycję psychometrycznych testów kompetencyjnych (preferowana forma: online; dopuszczalna forma: typu papier-ołówek) we wszystkich następujących obszarach (kryterium kompleksowości):. Umiejętności i predyspozycje społeczne, budowania i nawiązywania relacji (z klientem oraz wewnątrz organizacji) 2. Umiejętności analityczne, logicznego myślenia, sprawnej kalkulacji opartej na danych liczbowych, wyciągania logicznych wniosków za pomocą syntezy zebranych informacji 3. Umiejętności prezentacyjne, efektywnej oraz perswazyjnej komunikacji, negocjacji i prowadzenia rozmów handlowych 4. Kreatywność, innowacyjność w myśleniu i działaniu, otwartość na nowe rozwiązania i podejścia 5. Pewność siebie, odwaga, zdolności przywódcze 6. Styl przetwarzania informacji wraz z informacją dla proponowanego narzędzia w każdym z powyższych obszarów na temat następujących kryteriów dobroci psychometrycznej: rzetelności (informacja o metodzie badania oraz osiągniętych wskaźnikach rzetelności np. wskaźnik alfa Crombacha - z informacją o terminie badania oraz grupie badawczej), trafności (kryterialnej) (informacja o wskaźnikach osiągniętych korelacji z innymi uznanymi narzędziami badającymi wskazane obszary z informacją o terminie badania oraz grupie badawczej) normalizacji (informacja o cechach populacji oraz jej liczbie, terminie badania próby normalizacyjnej oraz rozkładach cechy w badanej populacji, w tym w podziale na grupy jeśli istnieje) W przypadku, gdy nie istnieją badania dotyczące wskazanych wyżej wskaźników dobroci wykonanych w Polsce można posłużyć się danymi dotyczącymi innych krajów. Dopuszczalna jest prezentacja jednego kompleksowego testu lub kilku testów, które łącznie badają wskazane obszary. 2. W celu realizacji zamówienia Zamawiający udostępni Wykonawcy: a. materiały merytoryczne dotyczące projektu, które Zamawiający uzna za konieczne do realizacji Zamówienia b. lokal i warunki do przeprowadzenia Assessment Centre oraz sesji warsztatowych (rzutnik, flipchart) 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych (tj. na działanie, 2, 3). 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 3 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach

4 III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od podpisania umowy do r. z uwzględnieniem terminów planowanych dla realizacji poszczególnych działań, jak wskazano w punkcie II. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów realizacji Zadań w zależności od przebiegu i postępów całego projektu. IV. KRYTERIA DOSTĘPU DLA POTENCJALNYCH WYKONAWCÓW Do udziału w postępowaniu zapraszamy Wykonawców spełniających łącznie następujące kryteria (w zależności od zakresu na który składana jest oferta): Dla wszystkich działań Dodatkowo dla działania Dodatkowo dla działania 2 Minimum 5 projektów doradczych w obszarze HR zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat dla podmiotów zarejestrowanych na terytorium Polski, poparte pisemnymi referencjami od Klientów wskazującymi na należyte wykonanie usług (za projekt doradczy nie uważa się świadczenia wyłącznie usług szkoleniowych) Dysponowanie i dedykowanie do realizacji projektu min. jednej osoby posiadającej min. 5-letnie doświadczenie w realizacji projektów doradczych w obszarze HR Minimum 5 projektów Assessment Centre zrealizowanych każdy dla min. 0 osób w ciągu ostatnich 5 lat dla podmiotów zarejestrowanych na terytorium Polski, poparte pisemnymi referencjami od Klientów wskazującymi na należyte wykonanie usług Dysponowanie i dedykowanie do realizacji projektu min. jednej osoby posiadającej min. 5-letnie doświadczenie w realizacji projektów Assessment Centre Dysponowanie i dedykowanie do realizacji projektu min. jednej osoby posiadającej min. 5-letnie doświadczenie w realizacji sesji warsztatowych lub szkoleń z zakresu min. organizacji czasu pracy i obsługi Klienta (budowania relacji z Klientami) V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Aby oferta została uznana za ważną, powinna zawierać:. prezentację firmy opis działalności, prezentację osiągnięć i doświadczeń itp., 2. dane adresowo rejestracyjne Wykonawcy, tj.: adres lub siedzibę Wykonawcy, osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy, numer telefonu, numer NIP, osobę do kontaktu w sprawie oferty, 3. informację, które z działań wskazanych w II. zostały uwzględnione w ofercie 4. podejście do realizacji prac, w tym, jeśli oferta obejmuje działanie nr: a. podejście do realizacji prac oraz propozycję psychometrycznych testów kompetencyjnych (zgodnie z zakresem opisanym w p. II.) b. 2 podejście do realizacji sesji warsztatowych c. 3 podejście do opracowania podręcznika do auto-szkolenia 5. opis doświadczenia osób dedykowanych do realizacji projektu ze wskazaniem (dla każdej z osób) zadań adekwatnych do przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego, tj.: a. Doświadczenie w obszarze Assessment Centre i/lub badania luk kompetencyjnych innymi metodami (proszę wskazać) b. doradczych dotyczących pracowników obsługi technicznej c. doradczych dla firm z sektora technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) 4 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach

5 d. Doświadczenie w obszarze realizacji projektów doradczych dotyczących innowacyjnych rozwiązań (np. opracowywanie nowych produktów lub usług) e. Publikacje z zakresu budowania relacji z Klientami / zarządzania czasem pracy Doświadczenie to proszę przedłożyć zgodnie z załączonym wzorem (Załącznik nr ). 6. ofertę cenową tj. łączną cenę za realizację zamówienia (osobno dla działania,2,3), w tym kosztorys projektu obejmujący liczbę roboczogodzin, które Wykonawca planuje przeznaczyć na realizację każdego z wymienionych działań, wskazanie z imienia i nazwiska oraz podanie stawki godzinowej osoby dedykowanej do realizacji każdego z działań / aktywności Ofertę cenową proszę przedłożyć zgodnie z załączonym wzorem (Załącznik nr 2). 7. oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym zgodnie z załączonym wzorem (Załącznik nr 3) 8. kopię dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu dla Wykonawców, w przypadku doświadczenia osób dedykowanych do realizacji zamówienia może to być CV lub imienne referencje od Klientów 9. pieczęć firmową oraz czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy. O ile uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych firmy, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do podpisania oferty oraz podejmowania w imieniu Wykonawcy wiążących decyzji. VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: barbara.kwinta@konicaminolta.pl oraz dostarczona w wersji papierowej na adres Zamawiającego (ofertę należy skierować do p. Barbary Kwinta) do dnia 28 lutego 203 r. g Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Termin związania ofertą wynosi 60 dni. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VII. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Ważne oferty będą oceniane niezależnie w zakresie trzech działań (oddzielna punktacja dla każdego z działań, dopuszczalny jest wybór zarówno jednego Wykonawcy do wszystkich trzech działań lub trzech różnych wykonawców oddzielnie do każdego działania). Punkty będą przyznawane na podstawie oceny obszarów: o Cena o Doświadczenie osób dedykowanych do realizacji działania o Podejście do realizacji prac w danym działaniu Kryteria i punkty dla poszczególnych działań (dopuszczalne jest przyznawanie punktów cząstkowych np. 0,5 p.): Działanie Obszar Kryterium Maksymalna liczba punktów Cena Łączna cena za Działanie 0 Doświadczenie w obszarze Assessment Doświadczenie Centre i/lub badania luk kompetencyjnych innymi metodami (proszę wskazać) 5 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach

6 Działanie Obszar Kryterium Maksymalna liczba punktów doradczych dotyczących pracowników obsługi technicznej doradczych dla firm z sektora technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) Doświadczenie w obszarze realizacji projektów doradczych dotyczących innowacyjnych rozwiązań (np. opracowywanie nowych produktów lub usług) Propozycja testów: Kompleksowość (tj. wskazanie testów obejmujących wszystkie 7 obszarów do badania) Podejście do Propozycja testów: Rzetelność (p. II.) realizacji prac Propozycja testów: Trafność (p. II.) Propozycja testów: Normalizacja (p. II.) Podejście do badania luk kompetencyjnych (AC + testy) 2 SUMA 20 punktów Cena Łączna cena za Działanie 2 5 doradczych dotyczących pracowników obsługi technicznej doradczych dla firm z sektora technologii 2 Doświadczenie informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) Doświadczenie w obszarze realizacji projektów doradczych dotyczących innowacyjnych rozwiązań (np. opracowywanie nowych produktów lub usług) Podejście do 2 Podejście do realizacji sesji warsztatowych realizacji prac SUMA 0 punktów Cena Łączna cena za Działanie 5 doradczych dotyczących pracowników obsługi technicznej doradczych dla firm z sektora technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) 3 Doświadczenie Doświadczenie w obszarze realizacji projektów doradczych dotyczących innowacyjnych rozwiązań (np. opracowywanie nowych produktów lub usług) Publikacje z zakresu budowania relacji z Klientami / zarządzania czasem pracy Podejście do Podejście do stworzenia podręcznika do realizacji prac auto-szkolenia SUMA 0 punktów 6 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach

7 W przypadku równej liczby punktów otrzymanych przez dwie firmy decyzja zostanie podjęta na podstawie spotkań negocjacyjnych. W przypadku przyznawania liczby punktów za cenę zostanie zastosowany algorytm: [najniższa cena za dane Działanie / cena Działania ocenianej oferty) x maksymalna liczba punktów dla danego Działania] Punkty za doświadczenie oraz podejście do realizacji prac będą przyznawane przez Zespół Projektowy na podstawie informacji przekazanych w ofercie przez Wykonawcę i oceny eksperckiej Zespołu. VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem poczty . IX. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Kierownik Projektu - Barbara Kwinta, pod adresem barbara.kwinta@konicaminolta.pl. W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Wyłoniony Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia: kopii odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu złożenia oferty, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z odpowiednim rejestrem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zaproszenie wybranych Wykonawców na osobistą prezentację oferty w celu weryfikacji przyznanej punktacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z dwoma Wykonawcami, którzy uzyskają najwyższą punktację w procesie oceny ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnego Wykonawcy. Wykonawca składając ofertę na realizację wszystkich trzech działań wskazanych w p. II. deklaruje jednocześnie, że jest gotowy do podjęcia prac w tym zakresie, w którym jego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. np. złożono ofertę na działania - 3, a Zamawiający na podstawie oceny ofert decyduje się zawrzeć z Wykonawcą umowę dotyczącą wyłącznie działania nr 2). X. ZAŁĄCZNIKI. Wzór prezentacji doświadczenia zespołu projektowego 2. Formularz cenowy 3. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 7 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach