Instrukcja. Panel administratora SkyCash dla Firm

Transkrypt

1 Instrukcja Panel administratora SkyCash dla Firm

2 Spis treści I. Opis zakładek SkyCash dla Firm Pulpit Lista numerów Lista pojazdów/powiązania Aktywne parkowania Historia parkowań Wygenerowane dokumenty Ustawienia Twój Welcome Pack II. Konfiguracja konta SkyCash dla Firm Zasilenie konta firmowego SkyCash dla Firm Tworzenie powiązania numeru telefonu z numerem rejestracyjnym pojazdu Dodawanie nowego pojazdu III. Uwagi... 16

3 I. Opis zakładek SkyCash dla Firm 1. Pulpit Zakładka Pulpit pojawia się zaraz po zalogowaniu do konta SkyCash dla Firm, to ekran powitalny na którym szybko możemy sprawdzić numer rachunku do zasileń, stan aktualnych środków na koncie firmowym oraz ilość aktywnych parkowań. Nazwa firmy nazwa firmy określona podczas rejestracji konta SkyCash dla Firm (nazwę firmy można edytować w zakładce Ustawienia ); Aktualne środki informacja o stanie salda konta firmowego (jeśli na koncie są aktywne parkowania saldo może ulec zmianie na plus lub minus w zależności od tego jaka została wybrana forma parkowania i czy parkowania zostaną wcześniej zakończone); Numer konta do zasileń subkonto do zasileń konta firmowego, z którego będą pobierane środki na parkowanie (konto zasilamy zwykłym przelewem, nie ma możliwości podłączenia karty płatniczej do konta firmowego); Aktywne parkowania liczba przedstawiająca ilość parkowań w toku (szczegóły aktywnych parkowań możemy sprawdzić w zakładce Aktywne parkowania )

4 2. Lista numerów Zakładka Lista numerów udostępnia administratorowi konta możliwość dodania nowego numeru telefonu, który od razu możemy powiązać z nowym numerem rejestracyjnym pojazdu. Ponadto mamy możliwość sprawdzenia aktualnej listy numerów telefonów z przypisanymi do nich numerami rejestracyjnymi pojazdów. ZARZĄDZANIE NUMERAMI Dodaj numer przycisk służy do wprowadzania numeru telefonu użytkownika i możliwości sparowania go z numerem rejestracyjnym pojazdu. (9 cyfr, bez prefixu +48, bez spacji, numery nie mogą się powtarzać); Import numerów z pliku przycisk służy to importu większej ilości numerów telefonów powiązanych z numerami rejestracyjnymi pojazdów. Dane importujemy jako plik tekstowy (*.txt) zakodowany w formacie UTF-8 Poniżej przykład. Numer telefonu;opis(opcjonalnie);numer rejestracyjny(opcjonalnie) np.: ;Opis;WAM1234 lub ;Opis lub Każdy kolejny numer umieszczamy w nowym wierszu; Eksport numerów do pliku przycisk służy do wyeksportowania wszystkich numerów do pliku z rozszerzeniem.csv lub.xls; Usuń wszystkie numery przycisk służy do usunięcia wszystkich pozycji z dodanymi numerami, przed usunięciem wyświetla się zapytanie o usunięcie; LISTA NUMERÓW Wszystkie numery okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas numeru telefonu z listy dostępnych z listy dostępnych na koncie firmowym; Lista pojazdów okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas numeru rejestracyjnego pojazdu z listy dostępnych na koncie firmowym;

5 3. Lista pojazdów/powiązania Zakładka Lista pojazdów/powiązania udostępnia administratorowi konta możliwość dodania nowego numeru rejestracyjnego pojazdu. Ponadto administrator ma możliwość powiązania numeru rejestracyjnego pojazdu z wybranym numerem telefonu jak i opcję sprawdzenia aktualnej listy numerów rejestracyjnych z aktualnie przypisanymi do nich numerami telefonów poszczególnych użytkowników. ZARZĄDZANIE POJAZDAMI Dodaj pojazd przycisk aktywuje formularz dodawania nowego numeru rejestracyjnego do konta firmowego; Import pojazdów z pliku - przycisk służy do importu większej ilości numerów rejestracyjnych z zewnętrznego pliku (format pliku jak i ; Eksport pojazdów do pliku - przycisk służy do wyeksportowania wszystkich numerów do pliku z rozszerzeniem.csv i.xls; Usuń wszystkie pojazdy przycisk służy do usuwania wszystkich pozycji z dodanymi numerami rejestracyjnymi, przed usunięciem wyświetla się zapytanie o usunięcie; LISTA POJAZDÓW Lista pojazdów - okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas numeru rejestracyjnego pojazdu z listy dostępnych na koncie firmowym; Wszystkie numery - okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas numeru telefonu z listy dostępnych z listy dostępnych na koncie firmowym;

6 4. Aktywne parkowania Zakładka Aktywne parkowania umożliwia administratorowi konta, wgląd do listy z uruchomionymi parkowaniami. Ponadto administrator posiada również dostęp do zdalnego uruchomienia usługi parkowania na wybranym pojeździe w dowolnej strefie oraz parkowanie takie może również zakończyć. Startuj parkowanie przycisk uaktywnia możliwość zaparkowania wybranego pojazdu. Po jego naciśnięciu mamy dodatkową możliwość wyszukania numeru telefonu, numeru rejestracyjnego pojazdu i strefy w której chcemy rozpocząć parkowanie. AKTYWNE PARKOWANIA Wszystkie pojazdy okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas pojazdu na liście zaparkowanych samochodów Wszystkie numery okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas numeru na liście zaparkowanych samochodów Wybierz strefę okienko/filtr służy do wyszukania zaparkowanych pojazdów pod kątem strefy w której parkują samochody

7 5. Historia parkowań Zakładka Historia parkowań udostępnia administratorowi możliwość weryfikacji wszystkich parkowań za wybrany okres czasu. Historię parkowań możemy uzyskać dla wszystkich pojazdów firmowych biorących udział w usłudze parkowania jak i przedstawić dane odnośnie wybranego numeru telefonu lub numeru rejestracyjnego po wybraniu odpowiedniego filtra. Dane przedstawione w formie listy możemy w prosty sposób wyeksportować do formatu XLS lub CSV co może pomóc administratorowi w szczegółowym rozliczeniu poszczególnych kierowców z opłat poniesionych na parkowanie. HISTORIA PARKOWAŃ Eksport historii do pliku przycisk pozwala nam pobrać historię parkowań w proponowanym formacie CSV, Excel lub PDF. Data od wybór daty odpowiadającej za początek zakresu przedziału czasu Data do wybór daty odpowiadającej za koniec zakresu przedziału czasu Przedział czasowy przycisk umożliwiający wybranie zdefiniowanego przedziału czasu, wybór obejmuje: dzisiaj, wczoraj, ostatnie 7 dni, ostatnie 30 dni, ten miesiąc, ostatni miesiąc. Lista pojazdów okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas pojazdu na liście historii parkowań Wszystkie numery okienko/filtr służy do wyszukania interesującego nas numeru na liście historii parkowań Wybierz strefę okienko/filtr służy do wyszukania pozycji na liście historii parkowań pod kątem strefy w której samochody parkowały;

8 6. Wygenerowane dokumenty Zakładka Wygenerowane dokumenty pozwala administratorowi na pobranie dokumentów księgowych wystawianych przez SkyCash po pełnym okresie rozliczeniowym (miesiąc kalendarzowy). Dokumenty są do pobrania w formacie PDF. DOKUMENTY Data od wybór daty odpowiadającej za początek zakresu przedziału czasu Data do wybór daty odpowiadającej za koniec zakresu przedziału czasu Przedział czasowy przycisk umożliwiający wybranie zdefiniowanego przedziału czasu, wybór obejmuje: dzisiaj, wczoraj, ostatnie 7 dni, ostatnie 30 dni, ten miesiąc, ostatni miesiąc Typ okienko/filtr pozwala na wyszukanie interesującego nas rodzaju dokumentu księgowego.

9 7. Ustawienia Zakładka Ustawienia pozwala administratorowi na edycję danych dotyczących firmy, administratorów, powiadomień o saldzie oraz limitów związanych z parkowaniem dla wybranego użytkownika. Dane konta USTAWIENIA KONTA Nazwa okienko do edycji nazwy firmy; Ulica okienko do edycji nazwy ulicy; Kod pocztowy i miejscowość okienko do edycji kodu pocztowego i miasta; NIP okienko do edycji numeru identyfikacji podatkowej; Aktualizuj dane przycisk służący do zatwierdzania wprowadzonych zmian w polach ustawienia konta. Administratorzy DODAWANIE NOWEGO ADMINISTRATORA Dodaj administratora przycisk aktywujący formularz dodawania nowego administratora konta SkyCash dla Firm; ZARZĄDZANIE ADMINISTRATORAMI Edytuj/Usuń opcje pozwalające na edycję danych wybranego administratora lub usunięcie administratora;

10 Powiadomienia POWIADOMIENIA Dodaj próg przycisk umożliwiający dodanie dowolnego progu stanu salda, po przekroczeniu którego będzie generowane powiadomienia dla administratora systemu. Limity Zarządzanie limitami pojazdów Lista pojazdów okienko/filtr służy do wyszukania pojazdu, któremu chcemy ustawić kwotę limitu na parkowania;

11 8. Twój Welcome Pack Zakładka Twój Welcome Pack umożliwia administratorowi nieodpłatne zamówienie identyfikatorów MobiParking w formie naklejek na szybę auta. Domyślnie adresem do wysyłki są dane wprowadzone podczas rejestracji konta, jako opcja istnieje również możliwość wybrania innego adresu. Naklejki są wysyłane przez firmę In Post, raz na dwa tygodnie. Ponadto Welcome Pack udostępnia Państwu możliwość pobrania instrukcji opisującej konto MobiParking i jego konfigurację.

12 II. Konfiguracja konta SkyCash dla Firm 1. Zasilenie konta firmowego SkyCash dla Firm Parkowanie w ciężar konta firmowego jest opłacane z środków przedpłaconych. Numer konta do zasileń znajduje się na pierwszej stronie po zalogowaniu do SkyCash dla Firm w zakładce Pulpit. Jako tytuł przelewu można wpisać dowolną treść np. Zasilenie konta SkyCash. Środki na koncie są księgowane maksymalnie w ciągu dwóch dni roboczych, zazwyczaj jest to jeden dzień. 2. Tworzenie powiązania numeru telefonu z numerem rejestracyjnym pojazdu Do prawidłowego działania parkowań, realizowanych w ciężar konta firmowego, niezbędne jest utworzenie powiązania numeru telefonu użytkownika/kierowcy z numerem rejestracyjnym pojazdu. W tym celu należy przejść do zakładki Lista numerów i kliknąć przycisk Dodaj numer zaznaczony na poniższym obrazku. Uwagi! Jeśli korzystaliśmy wcześniej z parkowania na koncie prywatnym i dodawany przez nas obecnie pojazd do konta firmowego był dodany w aplikacji na telefonie, w pierwszej kolejności bezwzględnie należy usunąć ten pojazd z poziomu aplikacji.

13 Na poniższym ekranie wpisujemy po kolei, numer telefonu użytkownika/kierowcy następnie opcjonalnie opis (np. nazwisko kierowcy), w dalszej części numer rejestracyjny pojazdu i na końcu klikamy przycisk Dodaj aby utworzyć powiązanie. Przykład poniżej. Po utworzeniu powiązania, pozycja na liście numerów powinna wyglądać podobnie jak na poniższym obrazku. Dodatkowo w przedmiotowym powiązaniu, pojawiają nam się dodatkowe operacje do wykonania jak Usuń, Powiąż pojazd i Startuj parkowanie. - opcja Usuń powoduje usunięcie przedmiotowego powiązania oraz numeru telefonu na koncie firmowym; - opcja Powiąż pojazd daje możliwość przypisania innego lub kolejnego numeru rejestracyjnego do numeru telefonu z powiązania. Dodawany numer rejestracyjny musi być obecny w innym powiązaniu lub jako obiekt nie powiązany z żadnym numerem a dodany wcześniej w zakładce Lista pojazdów/powiązania - opcja Startuj parkowanie umożliwia administratorowi wystartowanie parkowania pojazdu przypisanego do przedmiotowego numeru telefonu kierowcy.

14 3. Dodawanie nowego pojazdu W sytuacji gdy musimy dodać kolejny numer rejestracyjny pojazdu i nie łączymy go od razu z nowym numerem telefonu, wykonujemy poniższe działania. Przechodzimy do zakładki Lista pojazdów/powiązania i klikamy przycisk Dodaj pojazd aby aktywować formularz wprowadzania nowego numeru rejestracyjnego. Następnie w puste okienko (2) wpisujemy numer rejestracyjny pojazdu i klikamy Dodaj Po dodaniu numeru rejestracyjnego otrzymujemy komunikat informujący o prawidłowym wykonaniu działania a nowy numer rejestracyjny pojawia się na liście pojazdów. Jeśli pojazd ma być od razu powiązany z numerem telefonu pracownika, klikamy Przypisz numer w kolumnie Zarządzaj.

15 Na naszym ekranie pojawi się tabela z dostępnymi do przypisania numerami telefonów. Klikamy zatem lewym przyciskiem myszki w interesujący nas numer telefonu z okna Dostępne aby przenieść go do okna Przypisane i wybieramy przycisk Przypisz numery aby zakończyć działanie powiązania. Finalnie otrzymujemy komunikat o prawidłowo wykonanym działaniu i na liście pojazdów widzimy, że do nowego numeru został przypisany interesujący nas numer telefonu.

16 III. Uwagi 1. Administrator konta firmowego może sprawdzić stan salda jedynie przez wysłanie SMSa o treści SALDO na numer , wybranie numeru *159# na swoim telefonie z klawiatury i dalej określenie pozycji z saldem lub na stronie www po zalogowaniu się do konta firmowego. 2. Jeśli kierowca parkujący w ciężar konta firmowego zmienia pojazd, rekonfiguracji należy dokonać z poziomu konta firmowego w zakładce Lista numerów, gdzie odszukujemy numer kierowcy i klikamy obok Powiąż pojazd. Pojawi się tabelka dzięki, której będziemy mogli dodać pojazd do numeru telefonu kierowcy. Jeśli pojazdu nie będzie na liście, należy go wcześniej dodać przez wejście do zakładki Lista pojazdów/powiązania i kliknąć przycisk Dodaj pojazd a potem powiązać go z numerem telefonu kierowcy. 3. Do logowania w aplikacji SkyCash nie używamy danych dostępowych konta firmowego. 4. Zasilanie konta firmowego szybkimi przelewami nie skutkuje szybszym zasileniem przedmiotowego konta, księgowanie środków odbywa się w ciągu jednego dnia roboczego, w sporadycznych przypadkach są to 2 dni. 5. Dokumenty księgowe jakie są dla Państwa przygotowane za opłaty związane z parkowaniem w ciężar konta firmowego to noty księgowe, które będą widoczne w zakładce Wygenerowane dokumenty po pełnym okresie rozliczeniowym (na początku następnego miesiąca). Opłaty za parkowanie nie są objęte podatkiem VAT dlatego nie ma za nie faktury VAT. W razie pytań prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta SkyCash pod nr telefonów: