Podręcznik użytkownika. Kompleksowy program dla marketu medycznego, sklepu ortopedycznego i sklepu zielarskomedycznego

Transkrypt

1 Kompleksowy program dla marketu medycznego, sklepu ortopedycznego i sklepu zielarskomedycznego Podręcznik użytkownika 1

2 Podręcznik użytkownika programu Infofarm dla marketu medycznego Wersja sierpień 2015 roku (v.1.0) Zespół redakcyjny: Bogdan Sypień Ryszard Skotarski Łukasz Dyb Copyright Infofarm Tarnów Ul. Ochronek 5 Tel. (0-14)

3 1 Rozdział I...7 I 1.1 Wstęp Program Infofarm dla marketu medycznego Rozdział II Podstawowe zasady obsługi programu...10 programu 2.1 Uruchamianie modułów Obsługa tabel Projektowanie wyglądu tabeli Kolejność kolumn Szerokość kolumny Rozmiar czcionki Ilość miejsca na sekcję z filtrami Sortowanie Filtry Wydruki Rodzaje filtrów...12 Definiowanie własnych filtrów...12 Definiowanie wydruków Rozdział III Pierwsze kroki z programem Użytkownicy programu Twój market Podpowiadany oddział NFZ przy rozliczaniu wniosku/zlecenia Konfiguracja stanowisk sprzedaży Definiowane wyglądu okna sprzedaży...18 Dostawcy, magazyny i inni kontrahenci Kontrahenci...18 Dostawcy Rozdział IV Sprzedaż Podstawy Aby sprzedać artykuł...26 Sprzedaż wyrobu medycznego refundowanego...26 Podsumowanie klienta Sprzedaż refundowanego wyrobu medycznego Wybór produktu Poruszanie się po polach w oknie zlecenia...28 Karta/Wniosek na środki pomocnicze...28 Edycja produktu wydawanego na zlecenie...28 Usuwanie pozycji/zlecenia...28 Poprawa zapisu...29 Podsumowanie klienta Kalkulator walutowy...30 Wystawianie faktury Zwroty, oczywiste pomyłki i korekty błędów w realizacji wniosków na wyrób medyczny Korekta do transakcji...33 Korekta niefiskalna dokonana przed złożeniem raportu XML

4 4.5.3 Korekta niefiskalna dokonana po złożeniu komunikatu XML oraz korekta wpływająca na finanse niezależnie od terminu jej wykonania Korekta retaksacyjna fiskalna (zmiana produktu, ilości i ceny) Korekta sposobu zapłaty Defektariusz Uzupełnianie danych ze zlecenia Stały klient Drukarka fiskalna Sprzedaż z identyfikacją klienta...37 Założenie nowej Karty klienta Szybka zmiana ceny lub ilości Pozostałe operacje i funkcjonalności w sprzedaży Pozostałe operacje Pozostałe funkcjonalności Komunikaty związane z produktem Wysokość marży widoczna w ekspedycji Rozdział V Towary Karta towaru Zakładanie nowej karty Zakładka Dane podstawowe Zakładka Klasyfikacje Klasyfikacje specjalne Klasyfikacje użytkownika Zakładka Jednostki Zakładka Vat Zakładka Dostawy Zakładka Sprzedaż Zakładka Ceny Zakładka Liczenie ceny Zakładka Listy Zakładka Kartoteki P-R Zakładka Parametry zamawiania Zakładanie nowej karty w oparciu o CBT...47 Zakładanie nowej karty ręcznie Wyszukiwanie karty towaru Filtrowanie Rozdział VI Zaopatrzenie Zamówienia Przygotowanie i składanie zamówień Przygotowanie zapotrzebowania Ręczna obróbka zapotrzebowania Defektariusz Podział zapotrzebowania na zamówienia Zamawianie Wysyłanie zamówień Normy magazynowe i inne parametry regulacyjne Zanim zaczniesz zamawiać ustawienia Lista i parametry dostawców Konfigurowanie parametrów do automatycznych zamówień Kalendarz

5 Parametry prognozy Dostawy Kody kreskowe Rodzaj dokumentu dostawy Wprowadzanie dostawy Dane podstawowe Pozycje asortymentowe dostawy Wyliczanie ceny detalicznej Koniec wprowadzania dostawy Zakładanie karty dla nowego towaru Wczytanie dostawy z pliku Komunikaty graficzne Różnej wielkości opakowania Kontrola cen zakupu Korekta błędów Dokumenty korygujące Pozycje asortymentowe faktury korygującej Rozdział VII Magazyn Stan aktualny Dokumenty magazynowe Przychody...67 Rozchody Status dokumentu, a stan (i wartość) magazynu Wartość magazynu Kartoteki przychodowo - rozchodowe Historia wartości magazynu Wartościowe rozliczenie magazynu Analiza magazynu Remanent Przygotowanie arkuszy spisowych...70 Zliczenie i wpisanie ilości towarów z natury do arkuszy spisowych...71 Wprowadzenie ilości z natury do komputera...71 Wydruki...72 Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych...72 Remanent "w biegu"...72 Spis z natury wstecz Rozdział VIII Umowy z NFZ...73 NFZ 8.1 Wprowadzenie Wczytanie umowy Pasowanie z własną bazą towarów...74 Karty towarów i usług Rozdział IX Rozliczenia z NFZ...75 NFZ 9.1 Przygotowanie komunikatu XML dla NFZ Pobranie z portalu NFZ raportu zwrotnego fazy II Przygotowanie rachunku/noty

6 9.4 Błędy i ich korekta Przed wczytaniem pliku XML na portal NFZ...77 Po wczytaniu pliku XML na portal NFZ...77 Po złożeniu Żądania rozliczenia świadczeń...77 Realizacja zaopatrzenia jako punkt świadczeniodawcy...77 Rozdział X Zarządzanie zapasami...78 zapasami 10.1 Psy i Pudła Nadwyżki Rozdział XI Finanse i księgowość Utarg dzienny Codzienne rozliczanie wpływów finansowych Rozliczenie osób ekspediujących Rozliczenie sprzedaży dla potrzeb księgowo - podatkowych Raporty szczegółowe dotyczące rozliczenia sprzedaży Zestawienie fiskalnych korekt sprzedaży Zestawienie udzielonych rabatów gotówkowych Szczegółowa analiza sprzedaży - uzgodnienia Szczegółowa analiza transakcji sprzedaży Analiza transakcji, dla których wystąpiły problemy z drukarką fiskalną Płatności Kasy-Rachunki bankowe Wymiana danych z zewnętrznymi programami księgowymi Przygotowanie programu do eksportu danych księgowych...88 Przygotowanie pliku z danymi księgowymi...88 Prowadzenie rejestrów VAT a export danych księgowych Rejestry vat Rozdział XII Administracja programem Kopie rezerwowe Personel Zmiana hasła systemowego...92 Zakładanie kont użytkowników...92 Rozdział XIII Instalacja i pierwsze uruchomienie programu...94 programu 13.1 Konfiguracja sprzętowa bazy danych Używanie bazy Infofarm dla marketu medycznego DEMO Używanie bazy Infofarm dla marketu medycznego Uruchomienie programu w sieci

7 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika 1 Rozdział I 1.1 Wstęp Infofarm tworzy specjalistyczne oprogramowanie dla aptek od przeszło 20 lat. W tym czasie z programu przeznaczonego dla aptek skorzystało wiele podmiotów prowadzących markety medyczne, co dowodzi, że z dostępnej na rynku oferty najlepiej odpowiadają im programy apteczne. Tak było 20 lat temu i tak jest obecnie. Jednak nie jest to rozwiązanie idealne, jednak potrzeby aptek i marketów medycznych są inne. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, podjęliśmy pracę nad opracowaniem specjalistycznego i dedykowanego oprogramowania dla sklepów medycznych i innych podmiotów realizujących zaopatrzenie w refundowane wyroby medyczne. W drodze ewolucyjnej i stopniowej modyfikacji oprogramowania dla aptek. Mamy ambicję stworzyć specjalistyczne i najlepiej odpowiadające potrzebom tej grupy przedsiębiorców oprogramowanie przeznaczone zarówno dla pojedynczych placówek, sieci marketów i grup zakupowych. Oddajemy w Państwa ręce pierwszą jego odsłonę. Autorzy programu 7

8 1.2 Program Infofarm dla marketu medycznego Informacje techniczne Program Infofarm dla marketu medycznego został napisany w języku programowania Delphi firmy Borland. Jako baza danych SQL, została wykorzystana baza Firebird. Program działa w sieci, umożliwiając równoczesną pracę wielu użytkownikom. Architektura klient/serwer gwarantuje integralność, spójność i bezpieczeństwo danych. Program jest aplikacją 32-bitową. W modułach komunikacyjnych zastosowano technologię Midas firmy Borland. W modułach generujących raporty, wbudowano funkcje umożliwiające zmianę formatu na obsługiwane przez inne aplikacje: xls, html. Wymagania sprzętowe: Serwer: Komputer klasy 3.0 GHz 4 GB RAM Windows XP/Vista/7 Klient: Komputer klasy Pentium Windows XP/Vista/7 Drukarka fiskalna: Elzab FP 600B, FP 600 BT, OMEGA F, Mera Posnet - DF-301A, Thermal-A Optimus Vento, Vito Innova Profit - A Drukarka zapleczowa: Dowolna laserowa lub atramentowa pracująca w systemie Windows Czytnik kodów kreskowych (opcjonalne): Dowolny (PS, USB) Drukarka do metek: (opcjonalnie): Dowolna pracująca w systemie Windows 8

9 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Opis Program Infofarm dla marketu medycznego przeznaczony jest dla sklepów medycznych, zielarskich i ortopedycznych, które realizują sprzedaż wyrobów medycznych, refundowaną przez NFZ: Dużych i małych, Pojedynczych i sieciowych, Na księgach handlowych i na księdze przychodów i rozchodów, Z własną księgowością i zewnętrzną (biuro rachunkowe, centrala firmy), O dowolnym statusie prawnym. Podstawowe funkcjonalności programu Infofarm dla marketu medycznego: Sprzedaż: Pełnopłatna i refundowana, Paragonowa i fakturowana, Praca z czytnikami lub ręczny wybór towarów, Obsługa kodów kreskowych fabrycznych lub własnych, Obsługa karty klienta, Obsługa punktowych programów lojalnościowych, Obsługa promocji, Obsługa różnych form płatności gotówka, karta płatnicza, kupon. Zaopatrzenie: Faktury zakupu i inne dokumenty dostaw, Wprowadzanie ręczne i z pliku, Automatyczne generowanie zamówień, Elektroniczne (Internet) składanie zamówień, Analiza ofert dostawców. Magazyn: Wszystkie rodzaje dokumentów magazynowych, Kompletna obsługa remanentu, Kartoteki ilościowo wartościowe, Kategoryzowanie asortymentu. Sprawozdawczość: Rozliczenie refundacji, Ewidencja produktów utylizowanych. Finanse i księgowość: Rozliczenie utargu, Zarządzanie wierzytelnościami (płatności), Raporty kasowe, Rejestry VAT, Rejestry dokumentów magazynowych, Eksport danych do zewnętrznych programów księgowych Rozliczenie spisu z natury Kartoteka towarowa: Różne techniki kalkulacji cen sprzedaży cena decyzyjna, marża decyzyjna Otwarty mechanizm definiowania kategorii. Analizy: Definiowane raporty, Prezentacja w formie tabel lub wykresów, Eksport tabel do MS Excel. Administrator: Definiowanie uprawnień użytkowników, Archiwizacja danych, Parametryzacja programu. 9

10 2 Rozdział II Podstawowe zasady obsługi programu Zasady obsługi programu - za wyjątkiem części sprzedażowej - są wszędzie takie same. Poznanie ich na samym początku ułatwia opanowanie obsługi poszczególnych części programu. 2.1 Uruchamianie modułów Podstawowe moduły programu możesz uruchamiać, wciskając odpowiednią ikonę z umieszczonych w górnej części ekranu (Np. ). Wszystkie moduły i funkcje programu są dostępne z poziomu rozwijalnego menu, dostępnego na górnym pasku. Rysunek 2-1 Rozwinięte, wybrane menu. Niektóre operacje możesz uruchamiać, wciskając odpowiednie "guziki" dostępne na ekranie, w dolnej części (Np. ). Wiele operacji możesz realizować również, wciskając odpowiednią kombinację klawiszy. Są one wypisane albo na odpowiedniej pozycji menu, albo na "guzikach". 2.2 Obsługa tabel Dane są zorganizowane w formie tabel, których wygląd i obsługa jest taka sama we wszystkich częściach programu. Po lewej stronie ekranu dostępne są filtry (Rys.3-2). Rysunek 2-2 Filtry w tabeli Towary Główny obszar zajmują kolumny z wybranymi polami. W "Szczegółach" ( w nich pogrupowane tematycznie pola. ) dostępne są zakładki, a W prawym górnym rogu znajdują się przyciski obsługujące tabelę - kolejno: pierwszy wiersz, poprzedni wiersz, następny wiersz, ostatni wiersz, dopisz, usuń, edytuj, zapisz, anuluj ( ). W dolnej części ekranu znajdują się przyciski służące do obsługi tabeli oraz przyciski uruchamiające wybrane funkcje, adekwatne do otwartej tabeli i miejsca w programie. Klawisze funkcyjne: Ins - dopisz wiersz, 10

11 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika F2 - zapisz do bazy danych, F5 - odśwież (uaktualnij) informację na ekranie, F3 - przejdź do zakładek ze szczegółami, F4 - edytuj dane. Zawartość tabeli jest ułożona w porządku rosnącym lub malejącym, według wybranego pola (kolumny). Nazwa wybranej do porządku kolumny jest niebieska i wytłuszczona, a kierunek wskazuje żółty trójkącik po prawej stronie, obok nazwy. Wpisując znaki z klawiatur możesz ograniczyć widok do pozycji dla których wartość pola sortującego pokrywa się z wpisanym ciągiem znaków. Po tabeli możesz poruszać się również wykorzystując klawisze: PgUp, PgDn Projektowanie wyglądu tabeli Kolejność kolumn Możesz ją zmienić adekwatnie do swoich potrzeb. Wskaż nazwę kolumny myszką, przytrzymaj lewy przycisk myszki i wstaw w odpowiednie miejsce Szerokość kolumny Szerokość kolumny możesz regulować. Wskaż krawędź kolumny na wysokości nazw kolumn, wciśnij lewy przycisk myszki i przesuń w prawo/lewo Rozmiar czcionki Dla każdego okna można ustawić rozmiar czcionki. W tym celu uruchom Widok Rozmiar czcionki. Producent zaleca, by nie stosować jednak większej czcionki niż Ilość miejsca na sekcję z filtrami Ilość miejsca na sekcję z filtrami jest regulowana, przez przesuwanie lewej krawędzi tabeli. Sekcję możesz również "zwinąć/rozwinąć", klikając obszar wykropkowany na lewej krawędzi, przy górnym rogu ( ) Sortowanie Tabele mogą być uporządkowane, według wskazanego pola (nie według każdego), rosnąco lub malejąco. Dla takiego pola, nazwa kolumny ma kolor niebieski i jest wytłuszczona ( ). Aby posortować po wybranej wartości, kliknij dwa razy w nagłówek kolumny. Powtórz, jeśli chcesz odwrócić porządek. Według wskazanej kolumny możesz również przewijać tabelę, wpisując wartość z klawiatury. Bardzo wygodne jest używanie przy wyszukiwaniu znaku %, który zastępuje dowolny ciąg znaków. Przykładowo, by znaleźć COSMOPOR E 25 SZT., wystarczy wpisać COSM%25 (Rys.3-3). Rysunek 2-3 Używanie znaku %, do szybkiego wyszukania pozycji w tablicy Aby zapamiętać wybrane ustawienia, wykonaj Widok Zapamiętaj układ zakładek. 11

12 2.3 Filtry Rodzaje filtrów Filtry zdefiniowane dla danej tabeli widoczne są w formie drzewa w lewej części ekranu. Panel filtra można schować używając Menu Widok Panel filtra lub klikając pasek z kropkami na prawo od panelu filtra. Z uwgi na sposób obsługi filtry można podzielić na: Jednoznaczne warunek filtra jest określony. Klikamy 2 razy w nazwę filtra by go uruchomić, Rozwijane rozwijamy listę możliwych wartości, z której wybieramy pożądaną. Takie filtry mają plusik z lewej strony. Klikamy raz w plusik, następnie dwa razy w pożądaną wartość, Z wpisywanym warunkiem po dwukrotnym kliknięciu w nazwę filtra na ekranie pojawia się okno z polami do wypełnienia. Wypełniamy je i klikamy w Dalej Pod prawym przyciskiem myszki mamy dodatkowo: Filtr Edytuj Użyj Nowy F7 Skasuj - otwiera okno edycji filtra dla aktualnie podświetlonego filtra; - uaktywnia aktualnie podświetlony filtr - założenie nowego filtra, patrz edycja filtra - kasuje aktualnie podświetlony filtr. Filtrowanie wyłączamy, dwukrotnie klikając na "Filtr wyłączony". Filtry mogą być pamiętane po zamknięciu okna (powtórne otwarcie tabeli powoduje automatyczne użycie ostatnio używanego filtra) - menu Filtr Stały filtr Definiowanie własnych filtrów Zaletą programu jest możliwość samodzielnego definiowania filtrów.. Rysunek 2-4 Okno definicji filtra. Kliknij na pasku z filtrami prawym przyciskiem myszki i wybierz "Nowy", albo z menu wybierz Filtry Nowy (F7). Pojawi się okno, jak na rysunku 2-4. Okno to służy do definiowania nowych i edycji istniejących filtrów. W polu Nazwa filtra wpisujemy dowolną nazwę, pod jaką zapamiętany będzie filtr. Pole Klikając na rozwijamy dostępny dla danej tabeli wybór pól. Lista pól. 12

13 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Operator Operator odnoszący się do pola powyżej (>,>=,=,<=,<, puste, nie puste). Dodatkowo, dla pól znakowych (np. nazwa towaru, nr faktury etc.), występują operatory - zawiera (nie zawiera) i podobne (nie podobne).w przypadku "zawiera" filtr uwzględnia wszystkie pola, które w dowolnym miejscu zawierają ciąg znaków podany w wierszu Wartość. Wartość Wpisujemy odpowiednią wartość w zależności od typu wybranego pola. Przy konstruowaniu wzorców z ustawionym warunkiem na "podobne" ("nie podobne") możemy używać znaków specjalnych : % - zastępuje dowolny ciąg znaków, np. wybranie wzorca "A%" spowoduje wybranie wszystkich wartości zaczynających się na "A" (mają znaczenie duże i małe litery). Znaku % nie należy używać na początku wzorca ponieważ, taki warunek będzie spełniony przez każdy ciąg znaków. _ - zastępuje jeden dowolny znak np. _A% wybierze wszystkie ciągi które na drugim miejscu maja literę "A". Pole Wartość można zostawić niewypełnione, wtedy każdorazowo przy użyciu filtra program zapyta o potrzebne dane (Rys. 3-5). Rysunek 2-5 Filtr z zapytaniem Pole ( w czwartym wierszu od góry) może być wykorzystywane zamiennie z polem Wartość. Używane, jeśli chcemy stworzyć filtr porównujący dwa różne pola, np. Stan min = Stan. Rozwijanie Jeśli pole Wartość jest niewypełnione, wtedy: - Nie rozwijaj - przy każdorazowym użyciu filtra, program zapyta o brakujący warunek, - Rozwijaj - uruchomienie filtra spowoduje rozwinięcie listy dopuszczalnych wartości. Rozwijanie filtra - na oknie wyboru z filtrem w panelu filtra będzie znak +, który po kliknięciu rozwinie wszystkie wartości z bazy danych, które znajdują się w danym polu, umożliwiając wybieranie danej wartości bez edycji filtra. Ma to sens gdy lista dopuszczalnych wartości nie jest zbyt długa. Warunek Ustawienie "Niespełniony" - zaprzeczenie logiczne formuły, na której jest oparty filtr, może przydać się przy konstruowaniu bardziej złożonych filtrów. Łącznik W wierszu łącznik, wpisujemy operator logiczny, łączący kilka warunków (i, lub). 13

14 Zakres filtra Lista - filtrowana jest tylko główna lista, Zawartość - filtrowane są zakładki w szczegółach, Lista+Zawartość filtrowana jest i główna lista i zawartość. 2.4 Wydruki Program zawiera standardową bazę wydruków - odpowiednich dla każdej tabeli. Okno wydruków otwieramy wciskając ikonę, lub naciskając klawisz F9, bądź wybierając z menu Operacje Wydruki Drukuj. Po otwarciu okna, w zakładce Wydruki, widoczne są wszystkie wydruki zdefiniowane dla danej tabeli. Rysunek 2-6 Okno wydruków. Wskazujemy właściwy wydruk i wciskamy F9 - aby wydrukować lub Shift+F9 - aby podglądnąć wydruk na ekranie Definiowanie wydruków Insert lub, aby zdefiniować nowy wydruk. Parametry wydruku są dostępne w zakładkach. Parametry ogólne Nazwa wydruku - dowolna nazwa identyfikująca wydruk, Tylko suma - na wydruku pojawi się tylko podsumowanie kolumn, Numery wierszy - na wydruku pojawi się kolumna z numerami wierszy, Drukuj tytuł formy - na wydruku pojawi się nazwa formy (tabeli), na bazie, której jest sporządzany wydruk, Drukuj Datę wykonania - drukowania jest data sporządzenia wydruku, Zakładka szczegóły - tu możesz wskazać, z której zakładki (zakładki tabeli) będziesz drukował informację, konkretne pola wskażesz w zakładce wydruku Zawartość, Filtr - możesz wskazać filtr, jaki będzie użyty do wydruku, jeśli nie jest wskazany, zostanie użyty aktywny filtr w tablicy, Orientacja - orientacja arkuszy w drukarce, Opis wydruku - miejsce na szczegółowy opis wydruku - opis jest widoczny w trakcie przewijania listy wydruków, Nagłówek - Informacja tekstowa, drukowana na początku wydruku -nazwa, opis, itp. 14

15 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Pola drukowane Pola, które mają być drukowane, należy przenieść do prawego okna. Jeśli zostaną jeszcze zaznaczone, będą sumowane na wydruku. Zawartość Tu określasz dodatkowo drukowane pola, z zakładki określonej w Parametry ogólne w polu Zakładka szczegóły. Grupowanie wg pola Pozwala uzyskać na wydruku informację zsumowaną według wskazanego pola. Na przykład wartość dostaw w poszczególnych dniach. Nowa strona po każdej pozycji zaznacz, jeśli chcesz mieć na jednej stronie tylko jedną pozycję. 15

16 3 Rozdział III Pierwsze kroki z programem 3.1 Użytkownicy programu W System Administrator Personel należy określić wszystkie osoby uprawnione do korzystania z programu i ich uprawnienia. Więcej informacji na ten temat szukaj w rozdziale Administrowanie programem Uprawnienia użytkowników 3.2 Twój market Wpisz dane o Twoim markecie w następujących miejscach programu: System Parametry programu Parametry ogólne, zakładka Parametry ogólne Rysunek 3-3 Pieczątka i nazwa skrócona marketu Wypełnij pola Pieczątka punktu sprzedaży i Nazwa skrócona. System Podstawowe słowniki Kontrahenci W kontrahencie o nazwie Tutaj wpisz swoje dane, wpisz dane marketu. Wypełnij następujące pola: - w zakładce Dane podstawowe: Nazwa, NIP, PESEL, Tel., Adres , Nazwa pełna (pozostałe pola pozostaw puste). Parametry Magazyn i Nie uwzględniać faktur w analizie sprzedaży nie zaznaczaj, - w zakładce Adresy, adres sklepu, - w zakładce Konta bankowe, bank i numer rachunku bankowego, - zakładki Karty i Klasyfikacje pozostaw niewypełnione. 3.3 Podpowiadany wniosku/zlecenia oddział NFZ przy rozliczaniu System Parametry programu Szablony recept/zleceń 16

17 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 3-2 Okno szablonu zlecenia/recepty. Domyślnie w programie ustawiony jest oddział małopolski NFZ. Należy zmienić odpowiednio Podpowiadane atrybuty. Przykładowo dla oddziału mazowieckiego NFZ na: GW U 07X. 3.4 Konfiguracja stanowisk sprzedaży Uruchom i rozwiń okno na pełny ekran. Następnie uruchom F10 Ustawienia Rysunek 3-3 Okno ustawień parametrów stanowiska sprzedaży. Sekcja Drukarka fiskalna Typ drukarki wskaż(wybierz z listy) używany na tym stanowisku model drukarki fiskalnej, Nr portu COM numer portu szeregowego, do której podpięta jest drukarka fiskalna, Drukuj nr pacjenta na paragonie czy ma być na paragonie drukowany numer kolejny w dniu pacjenta Sekcja Recepta - pozostaw Wydruk recepty ustawiony na out.txt Sekcja Czytnik kodów kreskowych W nowo zakupionym czytniku kodów kreskowych należy zaprogramować prefiks zgodnie z jego instrukcją. Przykład programowania prefiksu w czytnikach Metrologic: Z instrukcji czytnika wczytać kolejno następujące kody: - Enter/Exit Configuration Mode - Recall Defaults - Enable STX Prefix - Enter/Exit Configuration Mode 17

18 Zaprogramowanym czytnikiem wczytaj dowolny kod kreskowy - umieszczając uprzednio kursor w polu Prefiks sekcji "Czytnik kodów kreskowych" Definiowane wyglądu okna sprzedaży F10 Ustawienia, wybrać zakładkę Wygląd. Rysunek 3-4 Okno definicji kolorystyki stanowiska sprzedaży. W zakładce można wybrać jeden ze Standardowych szablonów kolorów, bądź zdefiniować własny kolor, klikając na poszczególnych ramkach, wybierając kolory i wielkość czcionki. Przy ustawieniach rozdzielczości ekranu na 1600x1200 zalecamy wybranie czcionki dużej. Przy ustawieniach na 800x600 można wybrać czcionkę średnią. 3.5 Dostawcy, magazyny i inni kontrahenci Kontrahenci Kontrahent jest pojęciem szerokim i obejmuje: dostawców, odbiorców instytucjonalnych i indywidualnych, klientów oraz w podmiotach mających wiele sklepów, lub różne rodzaje działalności gospodarczej - inne jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa (sklepy, apteki, hurtownia, centrala). Kartoteka kontrahentów dostępna jest po uruchomieniu System Podstawowe słowniki Kontrahenci. Rysunek 3-5 Okno kartoteki kontrahentów. Pełna informacja o konkretnym kontrahencie dostępna jest w Szczegółach. Jednak nie wszystkie pola muszą być wypełnione w każdym przypadku. 18

19 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Zakładka Dane podstawowe Rysunek 3-6 Podstawowe dane o kontrahencie. Nazwa nazwa lub nazwa skrócona, która jest widoczna na liście kontrahentów i w innych częściach programu, NIP numer identyfikacji podatkowej, konieczny dla kontrahentów, którym wystawiane są faktury, PESEL numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, wypełniany dla klientów i innych osób fizycznych, Upust wyrażony w procentach upust przy sprzedaży, jaki zostanie udzielony klientowi po użyciu w sprzedaży funkcji Stały klient, Magazyn jeśli w ramach jednego podmiotu prawnego funkcjonuje więcej, niż jeden punkt sprzedaży, to zakładając karty dla innych punktów, zaznaczamy pole Magazyn, dzięki czemu operacje magazynowe z tymi sklepami będą traktowane, jako przesunięcia międzymagazynowe, a nie jako sprzedaż/zakup, Tel. numer telefonu pole informacyjne, adres poczty pole informacyjne, Nazwa pełna pełna nazwa kontrahenta, która będzie widoczna na dokumentach, np. fakturach, Numer karty zaopatrzenia medycznego oraz Okres ważności karty od. i do numer ten będzie automatycznie wpisywany w parametry zlecenia (wniosku), Wnioski podpowiadany kod środka jak wyżej, Wnioski podpowiadane umiejscowienie jak wyżej. Sprzedaż w cenach tu określamy rodzaj cennika, po jakim będzie realizowana sprzedaż dla danego klienta, 19

20 Płatność odroczona dni - określa termin płatności, jaki zostanie podpowiedziany podczas wystawiania faktury dla kontrahenta, Nie uwzględniać faktur w analizie sprzedaży określa, czy sprzedaż dla tego kontrahenta ma być brana pod uwagę przy obliczaniu norm magazynowych (zamówienia), a służy do eliminowania przesunięć do własnych sklepów w sieciach, oraz nietypowych lub incydentalnych transakcji, jak choćby sprzedaż na rzecz domów pomocy społecznej; parametr jest przepisywany do dokumentu w trakcie jego wystawiania i ten właśnie parametr ostatecznie decyduje, czy algorytm uwzględnia, czy pomija daną fakturę z obliczeń. Zakładka Adresy Można wpisać jeden lub więcej adresów dla kontrahenta. Rysunek 3-7 Adresy kontrahenta. Zakładka Konta bankowe Można wpisać jeden lub więcej rachunków bankowych. Rysunek 3-8 Rachunki bankowe kontrahenta. Zakładka Karty Tu rejestrujemy numery kart stałego klienta (w tym kart programów lojalnościowych). Klient może mieć dowolną ilość kart. 20

21 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 3-9 Numery kart pacjenta. Zakładka Klasyfikacje Każdy kontrahent może być opisany dowolną ilością atrybutów, które mogą posłużyć jako podstawa analiz lub innych funkcji z zakresu zarządzania relacjami z klientami. Rysunek 3-10 Atrybuty kontrahenta. Zakładka Historia modyfikacji Tutaj program rejestruje operacje na kartotece kontrahenta. Ma to związek ze spełnieniem wymogów ustawy o ochronie danych osobowych Dostawcy Szczególną kategorią kontrahentów są dostawcy. Z nimi może mieć miejsce elektroniczna wymiana dokumentów, związanych z procesem zamawiania towaru i przyjmowania dostaw. Obejmuje ona następujące dokumenty: zamówienia, listy braków (odpowiedź na zamówienie), oferty i faktury. Aby ta elektroniczna komunikacja mogła funkcjonować, należy ją opisać. Nadto, dla każdego dostawcy należy określić kilka innych parametrów, istotnych w procesie zamawiania i przyjmowania dostaw. Informacja o dostawcach dostępna jest po uruchomieniu System Podstawowe słowniki Dostawcy Rysunek 3-11 Okno słownika dostawców. 21

22 Wciśnij Ins lub. Zakładka Dane podstawowe Rysunek 3-12 Podstawowe parametry dostawcy. Kontrahent - wskaż właściwego kontrahenta (załóż mu kartę, jeśli jeszcze nie ma). Klasyfikacja - wskaż klasyfikację towarów, w której są zapisane kody towarów, stosowane przez dostawcę. Powinieneś znaleźć klasyfikację o nazwie takiej, jak nazwa hurtowni. Dla nowego dostawcy, dla którego nie znajdujesz klasyfikacji, załóż ją sam. Nazwa, jak nazwa dostawcy, rodzaj związku: wiele do wiele, widoczna wszędzie. Podstawiaj ceny sugerowane - określa czy ceny detaliczne sugerowane, zapisane przez hurtownię w pliku mają być wczytywane do programu, Podpowiadaj przy zamawianiu - określa, czy dostawca ma być obsługiwany przez moduł Zamówienia ( ), Importuj kody kreskowe - określa, czy umieszczony w pliku z dostawą kod kreskowy towaru ma być wczytywany, Upust - otrzymywany w hurtowni upust na produkty nierefundowane, nie ujęty w ofercie. Jest uwzględniany w module zamówień przy typowaniu najtańszego dostawcy (widoczna cena z oferty jest skorygowana o upust), Separator daty na fakturach / lub -. Priorytet oferty - jeśli dwóch lub więcej dostawców ma tę samą cenę w ofercie, to wybrany zostanie dostawca o wyższym priorytecie (wyższa liczba, wyższy priorytet - brak priorytetu=0). Rejestr VAT ustaw, jeżeli faktury dla wskazanego kontrahenta, mają być księgowane do innego rejestru VAT, niż Zakup towarów. 22

23 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Zakładka Parametry zamawiania Program umożliwia elektroniczną komunikację z działającymi na polskim rynku hurtowniami farmaceutycznymi, oraz z dowolnymi podmiotami za pomocą poczty . Zestaw parametrów, koniecznych do prawidłowego działania, może się różnić pomiędzy hurtowniami, a nawet oddziałami. Rysunek 3-13 Parametry zamawiania dostawcy. Rodzaj zamawiania jest pięć możliwości: FTP, Serwer ZSZ, , plik, telefonicznie. FTP to najbardziej obecnie popularna technika obsługi zamówień, dostępna we wszystkich hurtowniach farmaceutycznych. Serwer ZSZ - to technika, oparta na autorskim rozwiązaniu przedsiębiorstwa INFOFARM Sp. z o.o., dająca najwyższy komfort pracy. Może być stosowana, jeśli hurtownia posiada program InfofarmSerwerZSZ (serwer Zintegrowanego Systemu Zamówień). zamówienia są wysyłane na wskazany adres , Plik zamówienia są zapisywane we wskazanej lokalizacji, na lokalnym dysku komputera, skąd, jako załącznik, mogą być wysłane do hurtowni w dowolny sposób, Telefonicznie- tradycyjnie, w formie telefonicznej rozmowy. Kod konta w hurtowni unikalny numer, po którym sklep jest rozpoznawana przez hurtownię (parametr fakultatywny). Zależnie od wybranego Rodzaju zamawiania, należy wypełnić odpowiednią sekcję parametrów komunikacji. Serwer ZSZ Rysunek 3-15 Parametry komunikacji dla techniki ZSZ. 23

24 Wciśnij Ustaw parametry automatycznie, wybierz listę lokalną, następnie wybierz hurtownię. Parametry serwera zostaną wpisane automatycznie. Wpisz Hasło, które otrzymasz z hurtowni i Sposób nawiązywania komunikacji z serwerem. Rysunek 3-16 Parametry komunikacji dla techniki . Wpisz adres , na który ma być wysyłane zamówienie i określ, czy w treści wiadomości ma się znaleźć tylko Tekst standardowy czy również Pozycje zamówienia. W obu przypadkach załączony zostanie plik z zamówieniem. FTP Rysunek 3-17 Parametry komunikacji opartej na FTP. Serwer publiczny dane dotyczące lokalizacji ogólnej oferty, kolejno: adres serwera FTP, Konto apteki i Hasło dostępu, Serwer prywatny dane dotyczące indywidualnego katalogu FTP apteki. Jest to miejsce, do którego wysyłane jest zamówienie, a pobierana lista braków i faktura. Katalog oferty katalog, gdzie zapisana jest oferta. Kod hurtowni nadawany przez niektóre hurtownie i staje się częścią nazwy pliku z zamówieniem. Katalog down katalog, gdzie ma być zapisane zamówienie. Katalog out katalog, z którego ma być pobrana odpowiedź (lista braków). Plik Zamówienie zostanie zapisane na lokalnym dysku w katalogu c:\apteka (należy wcześniej taki katalog utworzyć). Telefonicznie Ta "klasyczna" technika nie wymaga żadnych ustawień w programie. Dla każdej z technik zamawiania należy wskazać kody towarów (Kody używane w zamówieniach), jakie będą używane przy wymianie danych. Program obsługuje praktycznie wszystkie funkcjonujące na polskim rynku farmaceutycznym, a wybór zależy od hurtowni: 24

25 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Wewnętrzne kod własny hurtowni, Nazwa na zamówieniu zostanie umieszczona pozycja, mimo, że nie jest dla niej znany kod obsługiwany przez daną hurtownię; takie ustawienie ma sens, jeśli hurtownia takie pozycje obsługuje w praktyce dzieje się tak, że pozycje nierozpoznane, trafiają do telemarketingu hurtowni i tam są pasowane ręcznie, Pozostałe kody nie wymagają omówienia. Sprawdź czy obsłużone po określa czas, po jakim program sprawdzi, czy jest już dostępna odpowiedź na zamówienie, Format plików do wyboru datafarm, kamsoft txt, kamsoft XML. Maska oferty rozszerzenie pliku oferty (np. *.ofe), przydatne, jeśli w katalogu FTP w hurtowni, mogą znaleźć się również inne pliki, niż plik z ofertą. Zamawiaj leki wyłącznie z aktualnej oferty podział zapotrzebowania na zamówienia działa w ten sposób, że jeśli danego towaru nie ma w aktualnej ofercie hurtowni, to nie zostanie on przypisany do niej, Maska faktury jak maska oferty Zestaw parametrów komunikacji jest inny dla każdej hurtowni i zmienia się w czasie. Zalecamy, by w tym zakresie skorzystać z pomocy serwisu Infofarm. Magazyny W przedsiębiorstwach, które posiadają dwa i więcej sklepów, występuje potrzeba przesuwania towaru pomiędzy nimi. Aby było możliwe przyjmowanie dostawy w oparciu o dowody MM, należy w programie zdefiniować sklepy-magazyny, z których może być towar przesuwany do naszego sklepu. W tym celu należy założyć karty dla tych sklepów, w bazie kontrahentów i dostawców, przy czym w bazie kontrahentów należy w zakładce Dane podstawowe zaznaczyć pole Magazyn. 25

26 4 Rozdział IV Sprzedaż W programie Infofarm dla marketu medycznego część sprzedażowa została opracowana w szczególny sposób. W formie oddzielnego programu. Aby zapewnić szybką i łatwą obsługę, oraz odpowiedni i szybki dostęp do informacji. 4.1 Podstawy Podstawowe operacje wykonywane w sprzedaży są bardzo łatwe do opanowania Aby sprzedać artykuł Wpisz z klawiatury pierwsze litery nazwy i wciśnij klawisz Enter na wybranej pozycji. Rysunek 4-4 Okno wyboru towaru. Wpisz ilość i wciśnij Enter. Jeżeli na stanie są dwie (lub więcej) partie towaru, które różnią się ceną lub datą ważności, po wybraniu towaru, musisz wybrać partię. Rysunek 4-5 Okno wyboru partii towaru. Powtórz czynności dla kolejnych artykułów Sprzedaż wyrobu medycznego refundowanego Rozpatrzmy najprostszy przypadek pacjent jest ubezpieczony, nie ma żadnych szczególnych uprawnień. Wciśnij F7 by wywołać okno zlecenia. 26

27 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 4-6 Okno recepty dla Wniosku/Karty na środki pomocnicze. Teraz należy wypełnić odpowiednie pola w oknie zlecenia/recepty, jednak na tym etapie szkolenia pominiemy tę czynność. Wciśnij Ctrl+Enter, by zamknąć okno zlecenia. I przejdź do wypisania sprzedawanego wyrobu medycznego. Robisz to w taki sam sposób, jak przy sprzedaży pełnopłatnej. Uwaga! Gdy osoba realizująca Wniosek nie wpisze Kodu środka w oknie zlecenia/recepty, to po wybraniu towaru na ekranie pojawi się komunikat Nie wybrano kodu środka, a sprzedaż zostanie rozliczona, jako pełnopłatna (Rysunek 12-6). Rysunek 4-7 Komunikat o cenie z umowy ZPO Kończymy sprzedaż na wniosek klawiszem F Podsumowanie klienta Wciśnij Insert - transakcja zostanie podsumowana. Rysunek 4-8 Podsumowanie klienta. Ostatecznie zatwierdzamy transakcję klawiszem Enter (następuje wydruk paragonu). 4.2 Sprzedaż refundowanego wyrobu medycznego Zaczynasz od wywołania okna zlecenia/recepty. W tym celu wciśnij klawisz F7. 27

28 4.2.1 Poruszanie się po polach w oknie zlecenia Po wywołaniu okna zlecenia/recepty (Rysunek 4-3), kursor ustawia się na pierwszym od góry polu Data wystawienia. Naturalnym kierunkiem poruszania się po oknie, jest z góry na dół. Aby przejść do kolejnych pól w tym właśnie kierunku, wciskaj Enter. Przy tym sposobie pracy pomijane są trzy rzadko edytowane pola Tryb, Można realizować od (zlecenia z odroczonym terminem realizacji), Typ (dla numeru pacjenta). Innym sposobem edycji konkretnych pól jest przyciśnięcie lewego Alt + "podkreślona litera/cyfra w nazwie pola". Na przykład, aby przejść do pola Tryb, wciśnij lewy Alt+t, do pola Można realizować od lewy Alt+a, a do pola Typ lewy Alt+y. Trzeci sposób poruszania opiera się na używaniu klawisza Tab (w dół) i Shift+Tab (w górę) Karta/Wniosek na środki pomocnicze Wciśnij F7, na ekranie pojawi się okno zlecenia/recepty (Rysunek 4-3). Wpisz Nr wniosku/karty i przejdź do dolnego pola Pacjent (w tym celu wciśnij kilka razy klawisz Enter lub raz kombinację lewy Alt+c). Następnie wybierz pacjenta z listy (dopisz nowego pacjenta). Program automatycznie przestawi Typ na K-Karta-Środki pomocnicze i wypełni PESEL pacjenta (jeśli jest on wpisany w Karcie pacjenta). Następnie wpisz Kod środka (grupa i numer w grupie, do jakiej należy wyrób medyczny, według rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie wykazu wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie) i inne informacje ze zlecenia ( pomiń pole Nr korekty, które służy do składania korekt XML do NFZ). Możesz również, przy okazji pierwszej wizyty pacjenta z Kartą Zaopatrzenia, wpisać informacje do Karty pacjenta (rysunek 4-6). Przy kolejnych wizytach tego pacjenta, po wybraniu go z listy, dane zostaną uzupełnione automatycznie, co przyspieszy obsługę takiego pacjenta. Rysunek 4-9 Dane z Karty Zaopatrzenia 4.3 Wybór produktu Po wypełnieniu wymaganych pól w oknie zlecenia/recepty, zamykamy je wciskając Ctrl+Enter. Program przechodzi w tryb edycji towarów. Dostępne do wyboru są tylko te, które są dostępne na wybrany Kod środka Edycja produktu wydawanego na zlecenie Obsługa jest bardzo prosta. W sposób opisany w Podstawach (4.1) Usuwanie pozycji/zlecenia Wciśnij klawisz Del. Jeśli podświetlenie znajduje się na produkcie, to kasowana jest tylko ta pozycja. Jeśli podświetlenie znajduje się na wierszu zlecenia/recepty, kasowane jest całe zlecenie, wraz z zawartością. 28

29 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Poprawa zapisu Wciśnij Enter na wierszu z produktem, by zmienić nazwę lub ilość, a na wierszu zlecenia/recepty, by poprawić/uzupełnić dane o zleceniu. Modyfikowanie danych o sprzedaży na zlecenie (informacje o zleceniu lub produkcie) jest możliwe, gdy program jest w trybie edycji konkretnego zlecenia (zlecenie "podświetlone"). Aby zaznaczyć konkretne zlecenie jako aktywne do edycji, wciśnij Enter na wierszu zlecenia. 4.4 Podsumowanie klienta Wciśnij Insert - transakcja zostanie podsumowana. Rysunek 4-10 Podsumowanie klienta Ostatecznie zatwierdzamy transakcję klawiszem Enter (następuje wydruk paragonu). Formy płatności Na odpłatność pacjenta możne składać się jedna lub więcej kwot sklasyfikowanych według form płatności. Dostępne są następujące formy płatności: Gotówka, Karta płatnicza/kredytowa, Płatność odroczona, Kredyt dla klienta, Rabat kwotowy, Kupon. Dzienne rozliczenie danego stanowiska sprzedaży uwzględnia różne formy płatności i pozwala na prawidłowe rozliczenie gotówki. Pole Wpłata w połączeniu z wciśnięciem odpowiedniej litery (skrótu) służy dwóm celom określaniu sposobu zapłaty i do udzielania upustów: G - Liczba wpisana w polu traktowana jest jako gotówka, a program wyświetla resztę do wydania, R - Liczba wpisana w pole traktowana jest jako procent rabatu, który chcemy zastosować dla całej transakcji, U - Liczba wpisana w pole traktowana jest jako kwota rabatu udzielana klientowi, K - Liczba wpisana w pole traktowana jest jako kwota, którą program ma zarejestrować jako płatność kartą płatniczą, O - Liczba wpisana w pole traktowana jest jako zapłata odroczona (pomniejszona jest wtedy gotówka wykazywana na danej kasie). P - Liczba wpisana w pole traktowana jest jako zapłata kuponem (pomniejszona jest wtedy gotówka wykazywana na danej kasie). Z poziomu menu (F10) dostępna jest jeszcze opcja Sprzedaż na kredyt. Wybranie jej powoduje, że liczba wpisana w pole traktowana jest jako kwota kredytu udzielonego klientowi (pomniejszana jest gotówka z kasy). 29

30 To wszystko - z punktu widzenia programu - są to różne formy płatności, wykazywane odrębnie na raporcie kasowym. Forma płatności - Odroczone - jest ustawiana przez program samoczynnie, dla sprzedaży fakturowanej z odroczonym terminem płatności. Fakt rozbicia zapłaty na różne sposoby zapłaty jest wykazywany na specjalnej tabelce (rys. niżej). Rysunek 4-11 Okno wyboru formy płatności. Mamy możliwość korygowania tego rozbicia, poprzez kasowanie wskazanych wierszy ponumerowanych 1,2... wciskając odpowiednio Ctrl+F1, Ctrl+F2,... Przed ostatecznym zakończeniem transakcji i wydrukiem paragonu, możemy jeszcze zdecydować się na zafakturowanie danej sprzedaży (F4) lub wskazać kartę stałego klienta (CtrlK). Dla transakcji zamkniętych (wystawiony paragon) - formę płatności można skorygować za pomocą F10 Funkcje specjalne Korekta rozliczenia transakcji Kalkulator walutowy Po podsumowaniu klienta (klawisz Ins) wciśnij F11 by wywołać kalkulator walutowy (rysunek 49). Rysunek 4-12 Kalkulator walutowy Wpisz wielkość wpłaty w walucie (zwykle w Euro), a program wyliczy resztę w złotych. Jeśli chcesz wyliczyć resztę w walucie, przejdź do pola Reszta po lewej stronie (reszta w złotych) i wpisz 0. By korzystać z kalkulatora, musisz wcześniej określić kursy walut. W tym celu przejdź do System Parametry programu Księgowość Jednostki księgowe. W zakładce Kurs wpisz obowiązujący kurs kupna i sprzedaży. Kurs średni możesz pobrać z internetowej strony NBP za pomocą Operacje Pobierz z NBP. 30

31 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Wystawianie faktury Po zarejestrowaniu wszystkich artykułów dla danego klienta, lub po podsumowaniu (Ins) wciśnij F4. Rysunek 4-13 Okno wydruku faktury. Uzupełnij dane o nabywcy (wyszukiwanie jest możliwe po wpisaniu pierwszych liter nazwiska/nazwy lub wywołaj bazę kontrahentów - F4). Wciśnij F9 by wydrukować fakturę. F4 - wywołanie bazy klientów/kontrahentów i...: F5 - znajdź po nazwie, F6 - znajdź po NIP'ie F7 - znajdź po nazwie miejscowości Ins - dopisz nowego klienta Del - usuń istniejącego klienta F4 - edytuj karty podświetlonego klienta F10 menu Jeżeli kto inny jest nabywcą, a kto inny odbiorcą (firmy wielodziałowe lub Dom Pomocy Społecznej), wskaż również odbiorcę. Możesz także umieścić na fakturze krótki komentarz, który zostanie wydrukowany poniżej danych o nabywcy. Wciśnij F8 i wybierz z listy możliwości, by podejrzeć fakturę bez wydruku. 4.5 Zwroty, oczywiste pomyłki i korekty błędów w realizacji wniosków na wyrób medyczny Ustawodawca przewidział dwie sytuacje, w których sprzedaż rejestrowana w urządzeniu fiskalnym podlega korekcie: Zwrot towaru, w tym reklamacja. W świetle obowiązujących przepisów taki zwrot powinien być udokumentowany: dowodem sprzedaży (paragon, faktura, potwierdzenie zapłaty lub inne dowody dopuszczone w prawie konsumenckim) oraz protokołem zwrotu, podpisanym przez sprzedającego i kupującego. Korekta oczywistej pomyłki to jest pomyłki wykrytej w trakcie sprzedaży, ale już po wydrukowaniu paragonu. Taka korekta musi być udokumentowana oryginałem paragonu. Obsługa takich sytuacji jest stosunkowo prosta. Należy zastosować mechanizm Korekty do transakcji, opisany w podrozdziale Zupełnie odrębną kategoria są korekty sprzedaży związane z poprawą błędów w danych odnoszących się do sprzedaży refundowanej przez NFZ. Tu możemy mieć do czynienia z następującymi sytuacjami: 31

32 W trakcie kontroli prawidłowości realizacji wniosków/kart zaopatrzenia lub też podczas przygotowywania dokumentacji refundacyjnej do NFZ zostanie wykryty błąd. Jednak ma to miejsce jeszcze przed wczytaniem komunikatu XML na portal NFZ, więc korekta sprzedaży nie będzie skutkować koniecznością złożenia korekty do rozliczenia refundacji. Błąd zostanie refundacyjnego XML. wykryty już po wczytaniu na portal NFZ komunikatu Każdorazowo osoba rejestrująca korektę refundacyjną musi zdecydować czy ma do czynienia raczej ze zwrotem czy też z oczywistą pomyłką. Korekty rozliczenia wniosku/karty zaopatrzenia mogą, ale, nie muszą wpływać na zobowiązanie z tytułu podatku VAT. Z tego punktu widzenia dokonajmy podziału na korekty: Neutralne fiskalnie nie mają wpływu na zobowiązania z tytułu podatku Vat. Fiskalne - wpływające na zobowiązania podatkowe. Należy jeszcze wyodrębnić korekty neutralne fiskalnie, ale wpływające na rozliczenia finansowe (zmiana limitu i/lub odpłatności). Korektę refundacyjną można rozliczyć na kilka sposobów, ale każdy z nich jest stosowany w innej sytuacji. Zależnie od tego, jaki zakres informacji podlega korekcie i kiedy jest dokonywana korekta. Występujące przypadki i sposób postępowania pokazano w poniższej tabeli. Lp. Przyczyna i termin rejestracji korekty? Jaką funkcję zastosować? 1. Poprawa numeru wniosku/karty zaopatrzenia, świadczeniodawcy i pacjenta dokonana przed złożeniem komunikatu XML do NFZ. Najwygodniej skorzystać z dostępnej w sprzedaży funkcji, pod Ctrl+Q. Opis podrozdział 4.7 Uzupełnianie danych ze zlecenia. Można również wykorzystać dostępny w sprzedaży klawisz F12 3. Poprawa atrybutów wniosku/karty zaopatrzenia, obojętnych fiskalnie, których nie da się skorygować za pomocą funkcji pod Ctrl+Q (np. oddział NFZ), a dokonanych przed złożeniem komunikatu XML do NFZ. Skorzystaj w ekspedycji z klawisza F12, wyedytuj zlecenie i popraw atrybuty, lub użyj zapleczowej opcji Recepty. 4. Korekta atrybutów wniosku/karty wpływających na odpłatność (kod środka) Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta do recepty niefiskalna. 5. Korekta retaksacyjna fiskalna: korekta wyrobu medycznego lub ilości, lub ceny, Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta do recepty fiskalna. 32

33 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Jeżeli korekta rozliczenia wniosku/karty zaopatrzenia jest dokonywana już po złożeniu komunikatu XML w NFZ, to w zależności od oprogramowania po stronie NFZ postępujemy następująco: Portal Świadczeniodawcy usunąć wgrany plik na portalu, dokonać niezbędnych poprawek, przesłać plik ponownie. SZOI brak możliwości usuwania przesłanych plików xml, wgrywanie poprawek jest możliwe tylko w trybie korekty - należy wypełnić w oknie wniosku pole Nr korekty (korekty komunikatu XML). Wpisujemy kolejny numer. Ten numer następnie podajemy podczas generowania zestawienia XML. Wpisujemy go w pole Wnioski nr korekty, zakładka Zakres, opcja Refundacja Wnioski. Uwaga! jeżeli na Portalu Świadczeniodawcy wygenerowano już rachunki, przesyłanie poprawek możliwe jest tylko w trybie korekty (jw. na SZOI) Korekta do transakcji (Ctrl+F9 funkcja Korekta do Transakcji) Aby zarejestrować tego typu korektę, wciśnij Ctrl+F9 (F10 Korekta sprzedaży). Rysunek 4-14 Okno wyboru zapisu korygowanego. W oknie Korekta w polu Numer klienta wpisz numer klienta z paragonu i zatwierdź (Ctrl+Enter). Rysunek 4-15 Zarejestrowana korekta paragonu. W efekcie powstaje transakcja, która obejmuje cały korygowany paragon, zapisany na minus (kolor czerwony) i cały na plus. Pozycje zapisane na plus możesz korygować, po wciśnięciu klawisza Enter. Możesz zmienić nazwę produktu lub ilość. Pozycję możesz usunąć (obsługa zwrotów towaru i oczywistych pomyłek), wciskając klawisz Del. Po naniesieniu wszystkich korekt, podlicz operację (Ins) rysunek

34 Rysunek 4-16 Podsumowanie korekty fiskalnej Określ rodzaj korekty zwrot czy oczywista pomyłka, oraz zaznacz, czy masz oryginał paragonu. Kombinacją Shift+F11, możesz wydrukować protokół. W polu Opis możesz opisać przyczynę zwrotu/korekty. Pojawi się on na protokole i w ewidencji. Zakończ operację, wciskając Enter. Uwaga!!! Jeżeli omyłkowo zrobiłeś zwrot do niewłaściwego paragonu, to póki nie zatwierdzisz tej operacji ( Ins i Enter), możesz łatwo ją usunąć wciskając Ctrl+Del Korekta niefiskalna dokonana przed złożeniem raportu XML W tym zakresie mieszczą się wszystkie zmiany danych o wniosku/karcie zaopatrzenia i pacjencie, za wyjątkiem zmiany uprawnień, lub kodu środka, które wpłynęłyby na kwoty odpłatności i refundacji Aby korygować tego typu dane, wciśnij klawisz F12. Rysunek 4-17 Zarejestrowane operacje sprzedaży. Wyszukaj, wybierz i wyedytuj wniosek/kartę zaopatrzenia (3xEnter). Wprowadź zmiany. Zapisz (Ctrl+Enter) Korekta niefiskalna dokonana po złożeniu komunikatu XML oraz korekta wpływająca na finanse niezależnie od terminu jej wykonania Taka korekta wymusza złożenie do NFZ raportu XML korygującego. Korzystamy z dostępnej w sprzedaży Korekty do recepty niefiskalna. Aby zarejestrować tego typu korektę, wciśnij Ctrl+F9 (F10 Korekta sprzedaży). Rysunek 4-18 Okno wyboru zapisu korygowanego. 34

35 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Wciśnij " ", by przejść do. W polu Numer recepty wpisz numer korygowanego wniosku w dniu i zatwierdź - Ctrl+Enter. Rysunek 4-19 Korekta niefiskalna wniosku Następnie otwórz okno z danymi zlecenia/recepty (Enter na wierszu recepty), by skorygować atrybuty wniosku/karty zaopatrzenia (najczęściej kod środka). Po naniesieniu korekt zamknij transakcję (Ins i Enter) Korekta retaksacyjna fiskalna (zmiana produktu, ilości i ceny) Aby zarejestrować tego typu korektę, wciśnij Ctrl+F9 (F10 Korekta sprzedaży). Rysunek 4-20 Okno wyboru zapisu korygowanego. Wciśnij " ", by przejść do. W polu Numer recepty wpisz numer korygowanego wniosku w dniu i zatwierdź - Ctrl+Enter. Rysunek 4-21 Zarejestrowana fiskalna korekta wniosku. Następnie otwórz okno z danymi wniosku (Enter na wierszu recepty), by poprawić atrybuty wniosku, a wejdź w konkretną pozycję by zmienić wyrób lub ilość. W odpowiednich sytuacjach wpisz Nr korekty. Po skorygowaniu wniosku/karty zaopatrzenia, zatwierdź zmiany (F9) i podlicz transakcję (Ins). Na ekranie pojawi się okno podsumowania korekty fiskalnej. Postąp analogicznie, jak w przypadku korekty do transakcji. Po zatwierdzeniu transakcji (Enter) zostanie wydrukowany paragon, obejmujący pozycje wniosku po skorygowaniu. 35

36 4.5.5 Korekta sposobu zapłaty Aby zmienić dla zamkniętego paragonu sposób zapłaty, należy na stanowisku kasowym (z drukarką fiskalną) odszukać pozycję przy pomocy F12, następnie z menu F10 wybrać opcję Funkcje specjalne Korekta rozliczenia transakcji 1. Zmiana gotówki na kartę przycisnąć klawisz K (przed naciśnięciem można zmienić kwotę) 2. Zmiana karty na gotówkę usunąć wiersz dotyczący płatności kartą (np. 2,3..) wciskając odpowiednio Ctrl+F2, Ctrl+F3 etc. 3. Zmiana kwoty płatnej kartą wykonać pkt 2 a następnie pkt Defektariusz Pozwala na ręczne dopisanie pozycji do zamówienia, przez osobę sprzedającą. Wpisanie asortymentu do defektariusza Aby wywołać defektariusz, wciśnij Ctrl+D lub F10 i wybierz z menu. W efekcie: - jeśli będziesz na kontrolce sprzedaży, wywołasz defektariusz i... Rysunek 4-22 Defektariusz. wciśnij F2 aby dopisać pozycję z Twojego katalogu towarów, lub... wciśnij F3 aby dopisać pozycję z CBT. W tym przypadku dla wybranego towaru zostanie automatycznie założona karta. W obu przypadkach możesz dopisać komentarz do zamawianej pozycji. Na przykład dla kogo jest zamawiana. Jeśli będziesz na liście towarów, będziesz mógł szybko dopisać do defektariusza pozycję podświetloną. Rysunek 4-23 Szybki wpis do defektariusza. 36

37 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Zawartość defektariusza jest przepisywana do zapotrzebowania w momencie wygenerowania nowego zapotrzebowania. I jest ona widoczna w kolumnie "Defektariusz". Ilości z defektariusza są dodawane do ilości wygenerowanych przez algorytm optymalizacyjny. Więcej w rozdziale o zamawianiu. 4.7 Uzupełnianie danych ze zlecenia Program pozwala na realizację zlecenia, bez wpisania wszystkich informacji z nim związanych lekarz, pacjent, itd. Te informacje można uzupełnić później. W tym celu wciśnij Ctrl+Q. Rysunek 4-24 Kontrola poprawności danych zlecenia. Kolorem czerwonym oznaczone są pola z błędnie wpisanymi danymi, a kolorem żółtym informacje które nie zostały wpisane, a są wymagane (przez NFZ w komunikacie XML). 4.8 Stały klient Sprzedaż z identyfikacją klienta Przed, w trakcie, lub po rozliczeniu sprzedaży dla danego klienta, odczytaj czytnikiem numer karty lub wybierz stałego klienta ręcznie. W tym celu wciśnij Ctrl+K. Możesz wyszukać klienta po numerze karty (F6), po nazwie (F5), po miejscowości (F7), lub po fragmencie nazwy (Ctrl+F). By wybrać wskazanego, wciśnij Enter. Nowych klientów zapisujesz do bazy danych, według dalej opisanych reguł. W ekspedycji dla wskazanego klienta można: Ctrl+I - zobaczyć, wyedytować notatkę, Ctrl+L - przejrzeć kupowane dotychczas produkty, Ctrl+O - historia operacji związanych z promocjami - naliczenie i wydanie Założenie nowej Karty klienta Aby dopisać nowego klienta z poziomu ekspedycji, wciśnij Ctrl+K, następnie Ins. Wypełnij pola z danymi. Jeśli wydajesz karty klienta, aby wpisać jej numer, wciśnij F2 i odczytaj numer czytnikiem lub wpisz ręcznie. I zatwierdź - Ctrl+Enter. Aby dopisać klienta na zapleczu, otwórz System Podstawowe słowniki Kontrahenci. Następnie wciśnij Ins (lub ), wpisz dane w odpowiednie zakładki i wciśnij F2 (lub ). 4.9 Drukarka fiskalna Aby wydrukować raport fiskalny, uruchom F10 Drukarka fiskalna. 37

38 Rysunek 4-25 Okno obsługi drukarki fiskalnej. Zaznacz właściwy i wciśnij F9. Operację musisz oczywiście wykonać na stanowisku sprzedaży, przy włączonej drukarce fiskalnej. W tym miejscu ustawiasz również datę i godzinę, oraz stawki vat Szybka zmiana ceny lub ilości Można szybko zmienić dane dotyczące rozliczanej pozycji: F2 - zmiana ilości F3 - zmiana ceny Skorzystanie z funkcji dostępnej pod F3 jest zastrzeżone dla użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami Pozostałe operacje i funkcjonalności w sprzedaży Pozostałe operacje Aby anulować (skasować) całą sprzedaż aktualnie rozliczanego klienta wciśnij Ctrl+Del. Aby podejrzeć ostatnią transakcję (po wydrukowaniu paragonu), wciśnij klawisz Spacji. Aby przeglądać transakcje w bieżącym dniu wciśnij Ctrl-F12. Aby sprawdzić utarg F10 g Pozostałe funkcjonalności Komunikaty związane z produktem W karcie towaru w zakładce Dane podstawowe możesz wpisać tekst, który będzie pokazywał się w sprzedaży, za każdym razem, gdy dany towar będzie wybierany. Rysunek 4-26 Komunikaty związane z towarem. 38

39 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Wysokość marży widoczna w ekspedycji Marża w stu na produkcie może być widoczna w ekspedycji. Jest ona widoczna w zakładce z partiami towaru (Rysunek 4-38), jeśli osoba ekspediująca ma ustawione uprawnienie: Ekspedycja: widoczna marża. Rysunek 4-27 Marża widoczna w ekspedycji. Listę wszystkich funkcji dostępnych w programie Sprzedaż wywołasz klawiszem 39.

40 5 Rozdział V Towary Karty towarów dostępne są po wciśnięciu. 5.1 Karta towaru Karta towaru zawiera pełną informację o jednym, konkretnym produkcie. Z uwagi na obszerność tej informacji, jest ona tematycznie pogrupowana w zakładkach: Dane podstawowe Klasyfikacje Jednostki Dostawy Vat Sprzedaż Ceny Liczenie ceny Listy Kartoteki P-R Parametry zamawiania Zakładka Dane podstawowe Zakładka dzieli się na dwie części. W części górnej (Rys.5-1) zebrane są podstawowe informacje o produkcie lub usłudze. Rysunek 5-28 Podstawowe informacje o produkcie Omówienia wymagają: Rodzaj: Towar pozycje, dla których kontrolowany jest stan magazynowy, Usługa - pozycje bez kontroli stanu magazynowego. W części dolnej zakładki znajdują się Aktualne parametry sprzedaży. 40

41 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownikay Rysunek 5-2 Aktualne parametry sprzedaży Skąd słowo aktualne? Stąd, że w programie trzymana jest cała historia parametrów sprzedaży - w jakim okresie obowiązywała, jaka wartość danego parametru. W programie mogą być nawet zapisane wartości parametrów sprzedaży, które będą obowiązywać w przyszłości (np. ceny promocyjne, które będą obowiązywać w przyszłym tygodniu). Natomiast w zakładce Dane podstawowe widoczne są właśnie aktualne parametry sprzedaży, czyli wartości parametrów sprzedaży aktualnie obowiązujących. Z tego miejsca programu możesz zmienić wartość parametrów sprzedaży. W tym celu wciśnij zmiany, wciśnij Po dokonaniu. Zakładka Klasyfikacje Klasyfikacje w programie pełnią podwójną rolę. Niektóre z nich mają ściśle określone zadania w programie. Inne służą użytkownikom programu do swobodnego cechowania (nadawania atrybutów, klasyfikowania) towarów. Informacje te mogą być podstawą do przekrojowej analizy danych, jak i być użyte jako element logicznego warunku w filtrach i raportach. Klasyfikacje można podzielić na trzy rodzaje: Specjalne klasyfikacje o ściśle określonych zadaniach w programie. Inne fabryczne inne, niż specjalne klasyfikacje, przygotowane przez autorów programu. Użytkownika klasyfikacje stworzone przez użytkownika Klasyfikacje specjalne BAZYL kod towaru według FBD BAZYL firmy IMS Health. BLOZ7 kod towaru według bazy BLOZ firmy KAMSOFT. SWW symbol Klasyfikacji Wyrobów i Usług. Kod EAN kod kreskowy, używany do identyfikacji produktu czytnikiem kodów kreskowych Klasyfikacje użytkownika Klasyfikacje użytkownika mają dwa podstawowe zastosowania: Używane są jako element logicznej definicji filtra w Towarach. Stanowią podstawę agregowania informacji w Analizach Zakładka Jednostki Możesz i w sprzedaży i w zakupie stosować dowolną ilość jednostek miary towarów. Każdy produkt ma swoją jednostkę miary podstawową. Jest to jednostka miary, w której prowadzona jest ewidencja ilościowa - przychody, rozchody, stany magazynowe. Każdy produkt może mieć kilka jednostek pomocniczych, "pochodnych". Jednostki miary mają znaczenie w dwóch obszarach: 41

42 sprzedaży, zakupach. Rysunek 5-5 Jednostka miary. Nr - kolejny numer jednostki dla danego produktu (musi być unikalny), Nazwa jednostki - należy używać powszechnie stosowanych skrótów ( kg, ml, op., itd.), z zastrzeżeniem, że nazwa musi być jednoznaczna. Podstawowa - jest/nie jest podstawowa. W jednostce podstawowej ewidencjonowany jest obrót i jest ona podpowiadana w sprzedaży. Jeśli nie jest podstawową, jest pochodną i musi mieć wypełnioną sekcję Pochodzi od jednostki. Każda jednostka może być używana w Dostawach i/lub w Sprzedaży. Tylko jedna jednostka może być używana do zamawiania (Zamawiać). Dla jednostek pochodnych (Pochodzi od jednostki): Nazwa jednostki - nazwa jednostki podstawowej. Jednostka pochodna jest albo: Mnożnik krotnie mniejsza, albo Dzielnik krotnie większa od jednostki podstawowej. Poniżej przykład jednostek zdefiniowanych dla Igły 0,6, gdzie jednostką podstawową są sztuki. Igły te są dostępne w hurtowni w paczkach po 100 sztuk lub po 200 sztuk. Rysunek 5-6 Przykład zdefiniowanych jednostek. Jeśli produkt ma więcej, niż jedną jednostkę, w której może być rozliczona dostawa, w trakcie ewidencjonowania dostawy, na ekranie pojawi się żądanie wyboru jednostki. 42

43 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownikay Rysunek 5-7 Wybór jednostki w dostawach. Zamówienia są składane albo w jednostce, która ma ustawienie Zamawiać, albo w jednostce podstawowej. Jeśli jednostka podstawowa nie jest Używana w dostawach, to ilość zamawiana jest wyrażona w jednostce podstawowej, ale zaokrąglona do pierwszej jednostki Używanej w dostawach. Przy zakładaniu nowych jednostek najprościej posługiwać się wbudowanym narzędziem dodawania nowych jednostek w tym celu przyciśnij guzik "Dodaj jednostkę". Rysunek 5-8 Kreator jednostek Zakładka Vat Zawiera kod stawki Vat obowiązującej dla danego produktu. Według danych na rok 2015 kodom przypisane są następujące stawki: A 23%, B- 8%, C 0%, D- 5%. Powiązanie kod stawki poziom stawki znajdziesz w System Parametry programu Księgowość Stawki Vat Zakładka Dostawy Zakładka zawiera informację o dostawach wybranego towaru. Po wejściu w zakładkę, widoczne są tylko dostawy nierozchodowane do końca. By zobaczyć wszystkie dostawy, zaznacz. Rysunek 5-9 Zakładka Dostawy. 43

44 W kolumnie Sztuk podana jest ilość przyjęta w dostawie, a w kolumnie Stan aktualny ilość jaka jest na stanie z konkretnej dostawy. W kolumnie Obl widoczny jest literowy skrót, określający jak obliczono cenę detaliczną: S - wpisana przy przyjmowaniu dostawy, T - poprawiona w zakładce dostawy w towarach, C - cena umowna z zakładki ceny, U - cena urzędowa z zakładki ceny, M, O - obliczone wg marży O = marża w 100, D - obliczone wg marzy degresywnej, P - jeżeli sposób liczenia jest inny niż cena urzędowa lub cena umowna ale w zakładce ceny wpisano cenę i daty obowiązywania od do (promocja) to wtedy brana jest ta cena niezależnie od innych ustawień. Z poziomu zakładki Dostawy możesz: Skorygować stan, cenę detaliczną i numer serii, po wciśnięciu stanów odnotowywane są w automatycznie tworzonych dokumentach RW). Skorygować datę ważności w polu widocznym na dolnym pasku. Zablokować kartotekę do sprzedaży ( Wydrukować metkę ( (korekty ). ). Zakładka Sprzedaż Zakładka zawiera informację o sprzedaży ilościowej w poszczególnych dniach oraz okno z wykresem słupkowym Zakładka Ceny W tej zakładce dostępna jest "historia" cen sprzedaży. Pole Obowiązuje od określa datę, od kiedy dana wartość obowiązuje. Równocześnie określa datę, kiedy poprzednia wartość przestała obowiązywać. Dla towarów, o typie ceny: Cena umowna, informację o cenie najlepiej wprowadzać poprzez zakładkę Dane podstawowe. Dla towarów o typie ceny marża umowna w tej zakładce wpisywana jest marża przy ustawieniu Nadpisuj ceny z dostaw. Rysunek 6-10 Zakładka Ceny. Ceny detaliczne wpisane w tej zakładce są stosowane przez program, po włączeniu parametru Nadpisuj ceny z dostaw. 44

45 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownikay Dla refundowanych wyrobów medycznych cena jest wpisywana w momencie parowania towarów z pozycjami z umowy z NFZ. Razem z kodem środka i poziomem refundacji (Wnioski % refundacji). Rodzaj ceny: Urzędowa cena z umowy z NFZ. Decyzyjna określana w Dane podstawowe. Jeżeli dany wyrób medyczny jest sprzedawany z różnymi kodami środka, to dla każdego kodu pojawi się odrębny wiersz z parametrami sprzedaży. Tyle wierszy, ile kodów Zakładka Liczenie ceny W tej zakładce znajduje się historia sposobu kalkulacji ceny detalicznej. Informacja jest uzupełniana poprzez zakładkę Dane podstawowe. Parametr Nadpisuj ceny z dostaw umożliwia wyłączenie cen detalicznych wpisanych w dostawie. Po włączeniu parametru, w wierszu z aktualnie obowiązującym typem ceny, program będzie stosował ceny wpisane w zakładce Ceny. Cena urzędowa Jest to typ ceny zastrzeżony dla produktów, które w świetle obowiązujących przepisów mają określoną cenę urzędową. Marża umowna Jeżeli parametr Nadpisuj ceny z dostaw jest włączony, to cena detaliczna jest każdorazowo wyliczana w trakcie sprzedaży, w oparciu o cenę zakupu rozchodowywanej partii towaru i marży określonej w zakładce Ceny (pole Marża podpowiadana). Jeśli marża w tym miejscu nie jest określona, pod uwagę brana jest marża zapisana w System Sprzedaż Grupy cenowe grupa Marża umowna, cena Detaliczna, pola Sposób liczenia i Podpowiadana marża (fabrycznie ustawiona na 25%, metodą "w 100"). Jeśli parametr Nadpisuj ceny z dostaw jest wyłączony, to program stosuje ceny wpisane w dostawie, a typ ceny marża umowna ma funkcję czysto informacyjną. Cena umowna Ten typ ceny zastrzeżony jest dla produktów, dla których cena ma charakter decyzyjny. Przy takim ustawieniu program kontroluje poziom marży i podaje marżę średnią w karcie towaru, w zakładce Dane podstawowe. Cena detaliczna podlega edycji, marża nie podlega edycji. Uwaga! Cena detaliczna dla typu ceny: cena umowna nie podlega edycji w dostawie! Zakładka Listy W tej zakładce znajdziesz informację o tym, na jakich listach odpłatnościowych znajduje się i znajdował dany wyrób medyczny. Wszystkie produkty wystąpią na liście pełnopłatnej (Odręczne). Tylko sparowane z umową z NFZ na liście refundacyjnej (Wnioski). 45

46 Zakładka Kartoteki P-R Kartoteki przychodowo-rozchodowe. Zakładka zawiera informację o zdarzeniach (zakupy, sprzedaż, przesunięciach międzymagazynowych, itp.), mających wpływ na stan magazynowy danego produktu. W dolnej części możesz zmienić zakres prezentowanych informacji, zmieniając przedział czasowy lub ograniczając rodzaje dokumentów, branych pod uwagę gdzie: BO bilans otwarcia PZ przyjęcia zewnętrzne dostawy PW przyjęcia wewnętrzne MMP międzymagazynowe przyjęcia PA sprzedaż na paragony RW rozchody wewnętrzne FA Sprzedaż fakturowana dla pacjentów MMR międzymagazynowe rozchody Aby wydrukować informacje z tabeli łącznie z podsumowaniem rozchodów/przychodów kliknij "F9-Wydruki" i wybierz wydruk "Kartoteki" Zakładka Parametry zamawiania W tej zakładce znajdziesz parametry zamawiania dla wybranej pozycji, wykorzystywane przez funkcję "Zamówienia". Program umożliwia stosowanie następujących technik zamawiania: Automatyczny - produkt jest zamawiany na ogólnych zasadach, według obliczeń algorytmu optymalizacyjnego, Ręczny - algorytm optymalizacyjny jest wyłączony, w efekcie normy ilościowe są ustawiane ręcznie, Brak w hurtowni - to ustawienie należy wybrać, jeśli dany preparat jest niedostępny na rynku. Ponieważ w takiej sytuacji sprzedaż preparatu może spaść do zera, algorytm optymalizacyjny "dojdzie do wniosku", że jest to towar niechodliwy. Efekt, jak przy ręcznym ustawieniu, ale istnieje możliwość łatwego odnalezienia braków w hurtowni, Ręczny wytypowany nie dotyczy, Nowość - produkt, jeśli nie ma dwóch lub więcej dni ze sprzedażą jest traktowany, jako nowość, a norma obliczana jest jako średnia arytmetyczna, Wstrzymaj zamawianie - to ustawienie pozwala na czasowe wyłączenie danej pozycji z zamawiania. Dni minimum/maksimum - zmienna decyzyjna określająca normatyw zapasu dniowy. Jeżeli normy dniowe wynoszą 0 i 0 odpowiednio, to faktyczna norma dniowa jest obliczana według wzoru: N=(d2-d1)+1; gdzie: N - norma dniowa d1- data najbliższej dostawy d2- data kolejnej następnej dostawy 46

47 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownikay Przykładowo: zamówienie jest przygotowywane w czwartek. Dostawa będzie w piątek, a następna w poniedziałek. W takiej sytuacji norma dniowa wyniesie (3-1)+1=3. Czyli dostawa ma wystarczyć na piątek i sobotę, plus jeden dzień jako zapas bezpieczeństwa. Program "wie, kiedy są dostawy z kalendarza (rozdział Zaopatrzenie Zamówienia Kalendarz ). Ilość minimum/maksimum - normy ilościowe szacowane automatycznie w oparciu o analizę dotychczasowej sprzedaży i norm dniowych lub ustawiane ręcznie. Zapas nie mniejszy niż - program utrzymuje zapas (norma minimum ilościowa) na poziomie nie niższym. Ale jeśli wyliczona norma jest większa od tego parametru, to jest nadrzędna. Dodawaj do normy - dodawane do normy. Ma zastosowanie, gdy zapotrzebowanie wynika z innych czynników, niż rotacja. Głównie, gdy istnieją potrzeby wynikające z ekspozycji towarów (merchandising). Dostawca: Preferowany - jeśli dwóch dostawców będzie miało tę samą cenę, zostanie wybrany preferowany, Wyłączny - towar będzie zamawiany tylko u takiego dostawcy. 5.2 Zakładanie nowej karty Zakładanie nowej karty w oparciu o CBT Aby założyć nową kartę towaru w oparciu o CBT: - wciśnij Ins (lub - wciśnij Ctrl+C, by wywołać Centralną Bazę Towarów, - wyszukaj właściwą pozycję; dodatkowo możesz przeszukiwać CBT, podając fragment nazwy (Ctrl+F), lub po kodzie kreskowym (Ctrl+E), który możesz odczytać czytnikiem, z opakowania towaru, - wciśnij F6 - karta zostanie założona. ), Zakładanie nowej karty ręcznie Nową kartę możesz założyć ręcznie. Wciśnij Ins (lub ), wpisz nazwę towaru i zapisz (F2). Jeśli tak postąpisz, program automatycznie wypełni minimum wymaganych danych dla produktów sprzedawanych pełnopłatnie: - kalkulacja ceny: marża umowna, - kod stawki VAT: B(8%) - jednostki: opakowanie - listy: odręczne Podpowiadane przez program wartości, możesz zmienić. Pozostałe informacje (np. klasyfikacje), musisz samodzielnie uzupełnić, jeśli taka potrzeba występuje. 47

48 5.3 Wyszukiwanie karty towaru Kartę można wyszukać: - po nazwie: gdy towary są posortowane po nazwie, wpisz pierwsze litery nazwy, - po fragmencie nazwy - wciśnij Ctrl+F i wpisz ciąg znaków, - po kodzie EAN - wciśnij Ctrl+E i wpisz kod lub odczytaj czytnikiem, - używając odpowiedni filtr. 5.4 Filtrowanie Baza towarów ma fabrycznie zdefiniowanych wiele użytecznych filtrów. Filtry fabryczne Rodzaj zamawiania: A - automatyczny R - algorytm wyłączony, normy ręcznie ustawiane H - brak w hurtowni N - nowość P - wstrzymaj zamawianie W - ręczny wytypowany Filtr pozwala na szybkie "odnalezienie" pozycji danej kategorii, co jest przydatne szczególnie do zarządzania: nowościami, ręcznymi i brakami w hurtowni. Sprzedane w dniu - pozwala na uzyskanie listy produktów, które sprzedały się w zadanym dniu Psy do dnia - umożliwia uzyskanie listy produktów, które nie rotowały od zadanej daty, a zalegają na półkach. Podajemy dwie dane, wybierając z listy - pierwsza to data sprzedaży. Ustawiamy ją na interesujący nas okres (3, 6, 9, 12 miesięcy zwykle). Druga dotyczy zakupów. Tę drugą ustawiamy na 30 lub 90 dni wstecz. Psy do dnia (dostawy -30) Działanie jak powyżej. Datę sprzedaży należy wpisać (zamiast wybierać z listy), druga data ustawiona sztywno na 30 dni wstecz. Niedobory - pozycje ze stanem aktualnym poniżej normy bieżącej minimalnej; wszystkie wykazane pozycje są niedoborami, jednak nie są to wszystkie niedobory, Nadwyżki - pozycje ze stanie aktualnym większym od bieżącej normy maksymalnej, Optymalny zapas - pozycje ze stanem mieszczącym się w granicach normy bieżącej minimalnej i maksymalnej, Przeterminowane - produkty dla których minął termin przydatności do spożycia/użycia, Typ ceny - towary dla wybranej metody kalkulacji ceny 48

49 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownikay Do spisu - umożliwia ograniczenie listy do pozycji według liter alfabetu. 49

50 6 Rozdział VI Zaopatrzenie W rozdziale zostały omówione następujące tematy:: przyjmowanie dostaw towarów, własne kody kreskowe, zamawianie towaru. 6.1 Zamówienia W programie dostępnych jest kilka metod obsługi zamówień, użytecznych w różnych rodzajach działalności: 1. Defektariusz osoba realizująca sprzedaż, gdy zauważy, że dany asortyment się skończył lub kończy, wpisuje/zaznacza jako do zamówienia. 2. Zamówienie równe sprzedaży polega na obliczeniu zapotrzebowania w ilości, w jakiej towary zostały sprzedane w podanym okresie. 3. Uzupełnianie zapasu do poziomu norm ręcznych użytkownik ustala dla każdego towaru minimalną i maksymalną normę ilościową. Program generuje zapotrzebowanie w wysokości równej norma maksymalna minus stan aktualny, dla pozycji dla których stan jest niższy, niż minimalny. 4. Algorytm optymalizacyjny program automatycznie oblicza zapotrzebowanie Przygotowanie i składanie zamówień Uruchom, by otworzyć listę wcześniej wygenerowanych zapotrzebowań (Rysunek 6-4). Rysunek 6-4 Lista zapotrzebowań. Konkretne zapotrzebowanie jest identyfikowane poprzez datę i czas wygenerowania oraz kolejny numer Przygotowanie zapotrzebowania Nowe zapotrzebowanie przygotujesz wciskając. Na ekranie pojawi się okno wyboru dostawców, dla których będziesz przygotowywać zamówienia (Rysunek 6-5). Możesz tę listę każdorazowo zawęzić lub poszerzyć ( "Zaznacz/Odznacz" oraz "Pokazuj wszystkich dostawców"). Wybranie opcji Tylko dla preferowanych spowoduje, że program przygotuje zapotrzebowanie tylko dla tych towarów, które mają preferowanego lub wyłącznego dostawcę (Towary zakładka Parametry Zamawiania) i oczywiście dla których zapas wymaga uzupełnienia. Następnie określ metodę obliczenia zapotrzebowania i wciśnij 50, aby

51 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika kontynuować lub, aby anulować operację przygotowania listy braków. Po wykonaniu stosownych obliczeń, na ekranie pojawi się okno edycji zapotrzebowania (Rysunek 6-6). Rysunek 6-5 Adresaci zamówień i sposób liczenia zapotrzebowania. Metody obliczania zapotrzebowania Jak wspomniano na wstępie rozdziału, mamy kilka możliwości: Defektariusz pozycje wpisane do defektariusza są każdorazowo dopisywane do zapotrzebowania. Gdy mają to być wyłącznie te towary, zaznacz Utwórz puste zamówienie. Zamów to co się sprzedało zaznacz Zamów towary sprzedane od. Podaj datę i godzinę. Normy ręczne zaznacz skorzystaj z norm obliczonych poprzednio W oparciu o prognozowane zapotrzebowanie zaznacz Przed obliczeniem braków policz normy zamawiania Ręczna obróbka zapotrzebowania Wygenerowane przez program zapotrzebowanie można ręcznie modyfikować, zmieniając ilość do zamówienia (by usunąć pozycję z listy braków, wpisz 0). W tym celu, na wybranej pozycji, wciśnij Enter, następnie w oknie Do zamówienia zmień ilość i ponownie wciśnij Enter. By dopisać pozycję do zapotrzebowania, otwórz pełną listę towarów (Ctrl+F8) i dla pozycji, którą chcesz dodać do zapotrzebowania określ ilość. Rysunek 6-6 Okno edycji zapotrzebowania. Zwróć uwagę na dół ekranu. Znajdziesz tam przydatne, podręczne filtry: Ctrl+F8 pokaż tylko zamawiane/wszystkie towary, Ctrl+F7 - pokazuj/nie pokazuj pozycje już zamówione, Ctrl+F11 - pokaż/nie tylko pozycje dla wybranego dostawcy (Rysunek 8-7). 51

52 Rysunek 6-7 Strzałka pokazuje wybranego dostawcę. By doprecyzować ilość zamawianą, możesz przejrzeć dotychczasową sprzedaż danego towaru, wywołując (Rysunek 8-8). Rysunek 6-8 Informacja o sprzedaży dla pozycji w zapotrzebowaniu. Aby przeglądać sprzedaż w przekroju miesięcy, lat, dni tygodnia zaznacz odpowiedni sposób "grupowania". Uwaga! By uzyskać informację o sprzedaży w poszczególnych miesiącach, grupuj po Rok,miesiąc. Kliknij na, by uzyskać informację o ilości pozycji do zamówienia i szacunkowej wartości całego zapotrzebowania Defektariusz Zapoznaj się koniecznie z informacjami na temat defektariusza. Znajdziesz je w dziale 5.5. Tutaj dwie uwagi: - towar, który został dopisany do defektariusza jest oznaczony literką D ( - ilości wpisane w defektariusz są widoczne w kolumnie ), Podział zapotrzebowania na zamówienia Gdy już wiadomo, co zamówić i w jakich ilościach, trzeba podjąć decyzję gdzie zamówić! Zwykle będzie to konkrety dostawca. By wskazać dostawcę, kliknij prawy przycisk myszki i z menu wybierz: Resztę zamów w. 52

53 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 6-10 Podręczne menu obsługi zapotrzebowania Zamawianie Przejdź do zakładki Zamówienia (Rysunek 8-11). Rysunek 6-11 Zamówienia Wysyłanie zamówień Aby wysłać zamówienie, wciśnij. Jeśli chcesz złożyć zamówienie telefonicznie, po prostu - w trakcie rozmowy z telemarketerem dostawcy - wpisuj ilości w kolumnie "Potwierdzenie". Dla braków wpisz 0. Status zamówienia Zamówienie przechodzi kolejno przez następujące stany: Nowe - zamówienie przygotowane do wysłania, Wysłane - zamówienie wysłane, Zrealizowane - obsłużone w hurtowni, zawiera wtedy odpowiedź. Dla technik zamawiania: " " i "plik" nie ma mechanizmu potwierdzającego odbiór zamówienia po stronie dostawcy. Status "Wysłane" w tym przypadku oznacza, że został wysłany/plik został zapisany na dysku komputera. Program nie wie, czy zamówienie zostało odebrane. Dopiero wczytanie pliku z odpowiedzią zmienia status na "Zrealizowane" (Wciśnij Wyślij/Sprawdź i wskaż lokalizację pliku z odpowiedzią). System FTP W hurcie farmaceutycznym standardem jest elektroniczna obsługa zamówień. Ta metoda może być również dostępna u innych podmiotów obsługujących sklepy zielarskie, czy medyczne. 53

54 Odpowiedź na wysłane zamówienie powinieneś otrzymać w ciągu kilkunastu - kilkudziesięciu sekund. Do dostawcy zostaje wysłany z załącznikiem zawierającym plik z zamówieniem, w formacie datafarm lub kamsoft Normy magazynowe i inne parametry regulacyjne Wyczerpującą informację na temat parametrów regulacyjnych znajdziesz w rozdziale 6 Towary, dokładnie, w opisie zakładki Parametry zamawiania ( ). Parametry zamawiania możesz ustawiać indywidualnie dla każdego towaru. Czasami istnieje jednak potrzeba ustawienia danego parametru dla całego asortymentu lub grupy towarów. Aby to zrobić, wejdź w i wciśnij Ctrl+P (Rysunek 8-12). Rysunek 6-12 Zbiorcza zmiana parametrów zamawiania. Aby zmienić parametry wybranej grupy towarów, zastosuj odpowiedni filtr Zanim zaczniesz zamawiać ustawienia Lista i parametry dostawców Niezależnie, jaką metodę przygotowywania zamówień wybierzesz, w pierwszej kolejności musisz zdefiniować listę dostawców, oraz dla każdego z nich parametry zamawiania. Informacji, jak to zrobić, szukaj w rozdziale 4.6 Dostawcy, magazyny i inni kontrahenci. Jeśli chcesz skorzystać z zamówień automatycznych, musisz ustawić szereg zmiennych i parametrów, które scharakteryzują Twój sklep i Twoich dostawców: Ustaw kalendarz pracy Twojego sklepu i parametry prognozy. 54

55 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Zdefiniuj listę i parametry dostawców. Ewentualnie ustaw parametry techniczne zamawiania Konfigurowanie parametrów do automatycznych zamówień Kalendarz Uruchom System Parametry programu Słowniki Kalendarz, a na ekranie pojawią się dane opisujące harmonogram pracy Twojego sklepu. Następnie uruchom Operacje Ustawienie kalendarza. Rysunek 6-29 Okno definicji zwykłego tygodnia pracy apteki. Zaznacz dni tygodnia, w jakich otwarty jest Twój sklep i dni, w których przyjmujesz dostawy towaru. I wciśnij guzik Dalej Parametry prognozy Uruchom Parametry programu Parametry ogólne. Otwórz zakładkę Zarządzanie zapasem. Rysunek 6-30 Parametry ogólne do zarządzania zapasem. 55

56 Interesują nas następujące parametry: Typ zamawiania ten parametr definiuje funkcję celu dla algorytmu. Mamy dwie możliwości: Optimum ekonomiczne celem jest maksymalizacja zysku, definiowanego jako różnica pomiędzy prawdopodobną marżą, a kosztem utrzymania zapasu, Minimalne braki celem jest minimalizowanie ryzyka wystąpienia niedoboru. Producent zaleca stosowanie pierwszej strategii. Data rozpoczęcia pracy z Kreatorem - powinna być ustawiona w momencie faktycznego rozpoczęcia pracy z modułem Zamówienia. Należy ją ustawić na 3-4 dni wstecz, w stosunku do dnia, kiedy będzie przygotowywane pierwsze, faktyczne zapotrzebowanie / zamówienie. Zapas nie większy niż każdorazowo, gdy uruchamiana jest funkcja Towary, obliczane są nadwyżki magazynowe ( kolumny Nadwyżka i Wart Nadw) oraz sprzedaż (kolumna Sprzedaż) Wartości te odnoszą się do podanego tu okresu. Kontrola dostaw w drodze dodaje ilości ze złożonych zamówień, do których nie przyjęto jeszcze dostawy, do stanów magazynowych. Przydatne, gdy zdarza się, iż nowe zapotrzebowanie jest generowane, zanim przyjdą dostawy do poprzednio wygenerowanego. Uwzględniać warunki handlowe podczas porównywania cen z ofert dostawców określa, czy upusty uzyskane w hurtowniach na produkty nierefundowane (System Podstawowe słowniki Dostawcy Dane podstawowe parametry Upust) mają być brane pod uwagę przy wyborze najtańszego dostawcy. 6.2 Dostawy Wciśnij, by otworzyć listę dokumentów przychodowych (Rysunek 8-13). Rysunek 6-13 Faktury zakupu i inne dokumenty przychodowe W poszczególnych kolumnach kolejno: Data data dostawy (wprowadzenia dokumentu zakupu), Nr fakt. numer faktury zakupu lub innego dokumentu przychodowego, nadany przez wystawcę dokumentu, Dostawca nazwa dostawcy, a w szczególności nazwa magazynu wydającego dla dokumentu MM lub nazwa Twojego sklepu dla dokumentu PW, Ok kontrola zmiany cen zakupu w odniesieniu do ceny poprzedniej: T ceny mieszczą się w określonym przedziale, N cena zakupu, chociaż jednego towaru, wykracza poza zdefiniowany przedział. 56

57 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Z (zaksięgowana): pole jest puste, jeśli dokument nie jest jeszcze zaksięgowany - taki dokument jest widoczny tylko w tym rejestrze i nie wpływa na inne miejsca programu; taki dokument można modyfikować w dowolnym zakresie, z usunięciem włącznie, - T dokument jest zaksięgowany pozycje z takiego dokumentu zwiększą stan magazynu, dokument jest zapisany w rejestrze VAT zakupu, rozrachunkach i ewentualnie w księdze przychodów i rozchodów, Numer kolejny numer dokumentu magazynowego, nadawany przez programu, w trakcie jego księgowania, Netto, Brutto łączna wartość netto i brutto w cenach zakupu, Komentarz opcjonalny komentarz do dokumentu Rodzaj dokumentu dostawy Dostawa towarów może być dokumentowana, zależnie od źródła dostawy, za pomocą różnych dokumentów: faktur zakupu, dokumentów MMP (przesunięcie międzymagazynowe - przychód), dokumentów PW (przyjęcie wewnętrzne). Rodzaj dokumentu dostawy jest rozpoznawany przez program, na podstawie źródła dostawy, a konkretniej - na podstawie statusu dostawcy (pole Dostawca). I tak: 1. Jeśli dostawcą jest Twój sklep ( rozdział Ustawienia początkowe Twój sklep ), to program rozpoznaje dokument, jako PW. 2. Jeśli dostawcą jest magazyn (rozdział Ustawienia początkowe Dostawcy, magazyny i inni kontrahenci ), to program rozpoznaje dokument, jako MMP. 3. Dla pozostałych dostawców dokument jest rozpoznawany, jako PZ/faktura zakupu. Jeśli chcesz widok ograniczyć tylko do dokumentów danego rodzaju, zastosuj filtr Wprowadzanie dostawy Będąc na Ewidencji Dostaw (rys.8-13), wciśnij Ins lub, by dopisać nowy dokument zakupu. Na ekranie pojawi się zakładka Dane podstawowe z oknem wyboru dostawcy (rys.814). Wpisz pierwsze litery nazwy dostawcy lub otwórz listę dostawców klikając. Wskaż na liście odpowiedniego i wciśnij Enter lub F6. Adekwatnie do rodzaju dostawcy, okno zostanie rozszerzone o pozostałe wymagane informacje ogólne (rys.8-15). Rysunek 6-14 Okno wyboru dostawcy Rysunek 6-15 Dane ogólne dokumentu 57

58 Dane podstawowe W zakładce Dane podstawowe wprowadzasz kolejno: dostawcę, datę dostawy, numer faktury, datę wystawienia, datę płatności, upust (ewentualnie). Dwa okienka Vat w dolnej części ekranu: Wartości wyliczone wyliczone przez program, na podstawie wprowadzonych pozycji dostawy, Wartości z faktury - dane zgodnie z fakturą (i zwykle zgodne z wartością wyliczoną), które są podstawą zapisów w rejestrach VAT (Księgowość Rejestry Vat) i rozrachunkach. Wprowadzanie dostawy bez użycia myszki komputerowej: wciśnij Ins program dopisze nowy dokument dostawy, a kursor ustawi się w polu Dostawca, wciśnij dowolną literę (pierwszą w nazwie), by wywołać listę dostawców, wyszukaj dostawcę, wykorzystując następujące klawisze: - ciąg znaków zawęża listę do dostawców, o nazwie zaczynającej się wprowadzonym ciągiem znaków, -, - przewijanie listy dostawców, - Pg Up, Pg Dn szybkie przewijanie listy dostawców, - Backspace kasuje ostatnią literę wprowadzonego ciągu znaków i rozszerza widoczną listę dostawców, - Enter lub F6 wybór wskazanego dostawcy lista dostawców zostaje zamknięta, Enter powoduje, że kursor przechodzi do kolejnego pola, w ramach okna danych ogólnych, F3 program przechodzi do zakładki Zawartość (pozycje asortymentowe dostawy), Ctrl+F3 program przechodzi do zakładki Dane podstawowe, F8 kasowanie dostawy. Inne klawisze, przydatne przy edycji danych ogólnych dostawy: - Tab - taka sama funkcja, jak Enter, - Shift+Tab kursor przechodzi do poprzedniego pola, - Ctrl+Del kasowanie dostawy niezaksięgowanej (kursor na ewidencji dostaw lub w zakładce Dane podstawowe Pozycje asortymentowe dostawy W zakładce Zawartość wprowadzasz pozycje asortymentowe dostawy (rys. 8-16). 58

59 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 6-16 Asortyment dostawy Komentarz do wybranych informacji, umieszczonych w dolnej części ekranu: w wierszu "Poprzednio" znajdują się wartości z ostatniej dostawy danego produktu, kolejno: cena zakupu netto, cena detaliczna, marża realna (marża realna uwzględnia upusty wykazane na fakturze), w wierszu "Odchylenie" - kwotowa i procentowa różnica pomiędzy wartościami z aktualnie wprowadzanej dostawy i ostatniej dostawy. Wprowadzanie pozycji asortymentowych dostawy bez użycia myszki komputerowej wciśnij Ins program dopisze nowy (pusty) wiersz w górnym oknie, a kursor ustawi się w dolnym oknie, w polu Towar, wciśnij dowolną literę (pierwszą w nazwie), by wywołać listę towarów, wyszukaj towar, wykorzystując następujące klawisze: - ciąg znaków zawęża listę do towarów o nazwie zaczynającej się wprowadzonym ciągiem znaków, -, - przewijanie listy towarów, - Pg Up, Pg Dn szybkie przewijanie listy towarów, - Backspace kasuje ostatnią literę wprowadzonego ciągu znaków i rozszerza widoczną listę towarów, - Enter lub F6 wybór wskazanego towaru lista towarów zostaje zamknięta, a kursor przechodzi do pola Ilość, Enter powoduje, że kursor przechodzi do kolejnego pola, w ramach dolnego okna, a dwukrotne wciśnięcie tego klawisza na polu Cena brutto przenosi kursor do górnej tabeli. Po pozycjach w górnym oknie poruszasz się, wykorzystując klawisze:,. Inne klawisze, przydatne przy edycji pozycji dostawy: Tab - taka sama funkcja, jak Enter, Shift+Tab kursor przechodzi do poprzedniego pola, Ctrl+N kursor przechodzi do następnej pozycji, ale nie zmienia aktywnego pola (wykorzystywane głównie do szybkiego zmieniania cen detalicznych), Ctrl+P kursor przechodzi do poprzedniej pozycji asortymentowej, ale nie zmienia aktywnego pola, Ctrl+Del kasowanie całego wiersza (kursor ustawiony na górnej tabeli). 59

60 Wyliczanie ceny detalicznej Program podpowie cenę zakupu netto, cenę detaliczną i marżę realną, w oparciu o dane z poprzedniej dostawy. Pola są wypełniane w momencie ustawienia kursora na polu Cena netto. Jeżeli mamy do czynienia z pierwszą dostawą danego asortymentu, program automatycznie wylicza Cenę detaliczną w oparciu o wprowadzoną Cenę netto (zakupu) i marżę 20%. Możesz wprowadzić dowolną inną cenę detaliczną z klawiatury. Program przeliczy marżę realną. Możesz również wyliczyć cenę detaliczną, wpisując z klawiatury marżę realną Koniec wprowadzania dostawy Po wprowadzeniu wszystkich pozycji asortymentowych i upewnieniu się, że dane zostały wprowadzone poprawnie, zatwierdź dokument, wciskając F11 - zaksięguj. Pozycje zostaną dopisane do stanów magazynowych, a faktura do rejestru VAT i rozrachunków. Jeżeli po wprowadzeniu pozycji dostawy wartości sumaryczne (razem brutto, razem netto), wyliczone przez program są inne, niż na fakturze, wróć do zakładki Dane podstawowe, wciśnij i w tabeli z prawej strony, przed zaksięgowaniem, wpisz dane z faktury Zakładanie karty dla nowego towaru Gdy dostawa zawiera nową pozycję asortymentową, istnieje potrzeba założenia dla niej karty towaru. Nową kartę możesz założyć, gdy edytujesz listę towarów. Postępuj w sposób opisany w rozdziale Wczytanie dostawy z pliku Na rynku hurtowni farmaceutycznych standardem jest udostępnianie pliku z fakturą, zwykle na koncie FTP. To pozwala wczytać fakturę dostawy automatycznie. W tym celu na Ewidencji dostaw (rys.8-13), wciśnij F10 - Import. Program pamięta lokalizację ostatnio wczytanej faktury. Na ekranie powinna pojawić się lista faktur do wczytania w domyślnej lokalizacji (rys.817). Rysunek 6-17 Pliki z fakturami Jeżeli lista faktur do wczytania (rys.8-17) będzie pusta, wskaż właściwą lokalizację (folder), gdzie znajdują się pliki z dokumentami dostaw. W tym celu użyj wskaż właściwy plik ( kolumna Nr faktury) i wciśnij. Następnie. Program rozpocznie wczytywanie pliku (rys.8-18). By pobrać fakturę z serwera FTP, wciśnij i z menu wybierz Serwer FTP ( do działania tej funkcjonalności konieczne jest prawidłowe wypełnienie parametrów zamawiania dostawcy). 60

61 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 6-18 Wczytywanie pliku faktury Po chwili proces wczytywania dokumentu dostawy dobiegnie końca, a na ekranie pojawi się Statystyka dostawy (rys.8-19). Rysunek 6-19 Statystyka dla dostawy wczytanej z pliku Ogólnie rzecz biorąc, należy postępować według takich samych zasad, jak przy wprowadzaniu ręcznym. Są jednak i różnice. Pojawiają się dodatkowe informacje: Nazwa z dyskietki widoczna w górnym oknie w kolumnie o tej samej nazwie, a w dolnym oknie, poniżej pola z nazwą towaru nazwa nadana przez hurtownię, Cena sugerowana cena detaliczna sugerowana przez hurtownię. Cena sugerowana jest polem informacyjnym. Jeśli jest ona inna, niż cena detaliczna, to jest ona wyróżniona żółtym tłem. Istnieje możliwość taka, by program wczytywał cenę sugerowaną, jako cenę detaliczną. By tak było, należy w System Podstawowe słowniki Dostawcy dla wybranego dostawcy zaznaczyć Podstawiaj ceny sugerowane. Specyficzne dla wprowadzania faktury z pliku są pozycje nierozpoznane ("Towar nierozpoznany"), dla których program nie znalazł odpowiednika w kartach towarów. Dla nich musisz wskazać właściwą kartę. Program zapamięta skojarzenie i wykorzysta przy następnej dostawie. Dla nowego asortymentu musisz założyć kartę towaru. Zaznacz dostępny na dole ekranu filtr Pokaż tylko nie rozpoznane i z dużym odchyleniem ceny, by szybko znaleźć pozycje nierozpoznane Komunikaty graficzne Program informuje w formie znaków graficznych i za pomocą kolorów o kilku sprawach:,,, - cena zakupu: wzrosła, spadła, dużo wzrosła, dużo spadła odpowiednio, - data ważności upływa przed 'dzień dzisiejszy + 30 dni', - w karcie towaru jest inny kod EAN, niż w pliku dostawy należy sprawdzić, czy została wybrana/przypisana karta właściwego towaru, 61

62 - pojawia się gdy w dostawie jest co najmniej jedna pozycja z dużym odchyleniem ceny, Nazwa towaru towary, dla których termin ważności upływa po liczbie dni, określonej w System Parametry programu Parametry ogólne, zakładka Dostawy/XML, parametr Minimalny termin ważności Różnej wielkości opakowania Może się zdarzyć, że wygodnie będzie kupować w innych jednostkach, a sprzedawać w innych (np. pieluchomajtki w paczkach i sztukach). Aby można było przyjmować dostawy w innych jednostkach, a sprzedawać w innych, należy wcześniej zdefiniować dodatkowe jednostki miary dla tego typu asortymentu (Więcej o jednostkach znajdziesz w rozdziale Towary Karta towaru Jednostki ). W takich sytuacjach, funkcja obsługująca przyjmowanie dostaw, automatycznie przeliczy ilość jednostek, w których wyrażona jest dostawa na ilość jednostek podstawowych, oraz przeliczy odpowiednio ceny. Rysunek 6-20 Przeliczanie jednostek w dostawach. Zdarzyć się może asortyment, który jest dostępny w dwóch lub więcej wielkościach opakowań. Na przykład igły 0,5 są dostępne w opakowaniach po 100 sztuk i po 200 sztuk. Obsługa takiego przypadku także jest możliwa. Należy zdefiniować dwie jednostki obsługiwane w dostawach. W takich przypadkach, w trakcie przyjmowania dostawy, na ekranie pojawi się okno, jak niżej. Rysunek 6-21 Wybór jednostki w dostawach. Należy wybrać właściwą dla danej dostawy Kontrola cen zakupu Po wciśnięciu otrzymasz poniższy raport dla dostawy (rys.8-22). 62

63 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rysunek 6-22 Raport kontrolny o dostawie. Przez ceny w górę/ w dół należy rozumieć jakikolwiek wzrost/spadek ceny. Natomiast zakres dopuszczalnego odchylenia dla "dużego" wzrostu/spadku, definiujesz samodzielnie w System Parametry programu Sprzedaż Grupy cenowe (rys.8-23). Rysunek 6-23 Okno definicji grupy cenowej. Fabrycznie odchylenia ustawione są na +/- 3% Korekta błędów Mimo dużej uwagi i staranności, niestety, nie da się uniknąć pomyłek przy wprowadzaniu dostaw. Dokument dostawy nie zaksięgowany można modyfikować w pełnym zakresie. Sprawa ma się inaczej, gdy błąd zostanie przeoczony, a dokument zaksięgowany. Sposób postępowania zależy od kategorii pomyłki. Błąd w danych ogólnych (dostawca, numer faktury, data płatności, data wystawienia, oraz w "Wartości z faktury") poprawiamy łatwo. Wskaż dostawę w Ewidencji dostaw i uruchom Operacje Poprawa danych nagłówkowych. Przejdź do zakładki Dane podstawowe i popraw błąd, tak jak w niezaksięgowanym dokumencie dostawy. I ponownie zaksięguj dostawę (F11). Zła cena detaliczna wciśnij Ctrl+B, wprowadź prawidłową cenę i wciśnij Enter, 63

64 Inne błędy w pozycjach (towar, data ważności, numer serii, jednostka dostawy) poprawiasz za pomocą funkcji dostępnej po kliknięciu na (rys. 6-24). Rysunek 6-24 Korekta błędów w pozycji dostawy. Skoryguj błąd i wciśnij Podstaw. Niestety nie możesz skorzystać z tej funkcji, gdy z danej partii towaru był już rozchód. Jak wtedy postąpić? W pierwszej kolejności musisz wyprowadzić karty dostaw za pomocą funkcji Korekta danych Korekta stanu dostępnej w zakładce Dostawy w Towarach. Odpowiednio zwiększając w jednej partii (karta korygowana) i zmniejszając w innej, tak by przywrócić w karcie korygowanej ilość z dostawy i zachowując ilość łączną. To pozwoli na wykonanie korekty przy użyciu opisanej w rozdziale funkcji. Z tą różnicą, że na koniec, przed zaksięgowaniem dokumentu, zmień dostawcę na swój market powstanie PW korygujące Dokumenty korygujące Błędy popełnione już na etapie przygotowywania dokumentu dostawy, koryguje się za pomocą dokumentu korygującego, zwykle za pomocą faktury VAT korygującej. By zarejestrować taki dokument wykonaj następujące czynności: 1. Otwórz nowy dokument dostawy - wciśnij Ins lub. 2. Wybierz dostawcę (wpisz pierwsze litery nazwy lub rozwiń listę, klikając na ). 3. Wprowadź pozostałe dane ogólne z faktury VAT korygującej: data dostawy, numer faktury korygującej, data wystawienia i płatności, ew. upust. 4. Podaj numer faktury korygowanej ( ). Od tego momentu program rozpoznaje dokument, jako dokument korygujący i zmienia się sposób obsługi w zakresie pozycji dokumentu zakładka nowe pole, gdzie wskazujesz pozycyję korygowaną (rys.6-25).. W dolnym oknie pojawia się Rysunek 6-25 Pozycja korygowana Pozycje asortymentowe faktury korygującej W zakładce Zawartość wprowadzasz pozycje asortymentowe Najwygodniejszy sposób pracy przedstawia się następująco: faktury korygującej. wciśnij Ins by dopisać nowy wiersz, 64

65 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika wciśnij Enter by przejść do pola Korekta do (rys.6-25), wciśnij lub kliknij w 26),, by otworzyć listę pozycji faktury korygowanej (rys.6- Rysunek 6-26 Lista pozycji faktury korygowanej. użyj, by odnaleźć odpowiednią pozycję i wciśnij Enter, by wybrać. W efekcie pozycja korygowana pojawi się dwa razy. Z zapisaną ilością na minus i z ilością na plus (rys.6-27). Rysunek 6-27 Zapisana podwójnie pozycja korygowana. Nanieś korektę w wierszu z ilością na plus(towar, ilość, cena). Wiersz ten możesz również skasować w sytuacji zwrotu towaru. Możesz także zmienić ilość w wierszu z ilością na minus. Ewentualnie powtórz czynności dla kolejnych korygowanych pozycji. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji korygowanych, wróć do zakładki Dane podstawowe. Jeśli wartości są zgodne z dokumentem, zatwierdź go, wciskając F11 - zaksięguj. Pozycje na plus wygenerują nowe karty dostaw, na minus - zmniejszą ilość w kartach korygowanych. Faktura korygująca zostanie zarejestrowana w rejestrze VAT i rozrachunkach. 6.3 Kody kreskowe Program pozwala na drukowanie metek dla towarów przyjmowanych na magazyn sklepu. Metki zawierają informację o danym towarze i unikalny kod kreskowy, identyfikujący konkretną partię. Po naklejeniu metek na opakowania, możliwe jest automatyczne sprzedawanie przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Przy czym istnieje różnica podczas korzystania z kodów kreskowych drukowanych na opakowaniu przez producenta i kodów drukowanych na metkach przez sklep. W pierwszym przypadku identyfikowany jest towar i sprzedawana jest automatycznie partia z najstarszej dostawy (fifo). W drugim sprzedawana jest partia z konkretnej dostawy. Zastosowanie metek drukowanych dla poszczególnych dostaw pozwala na wprowadzenie w sklepie większej dyscypliny w obsłudze magazynu. Stany magazynowe w komputerze będą odpowiadały tym na półkach z dokładnością do konkretnych dostaw danego towaru (seria, data ważności, cena). Aby skorzystać z możliwości drukowania metek konieczne jest posiadanie specjalnej drukarki. Drukarka ta musi być zainstalowana w systemie Windows naszego komputera. Program Infofarm dla marketu medycznego pozwala na drukowanie metek przy użyciu dowolnej drukarki kodów kreskowych, pracującej pod systemem Windows. 65

66 Aby wydrukować metki dla towarów z konkretnej dostawy wybieramy funkcję Wydruk., zakładka Przed drukowaniem metek możesz określić, które pozycje będą drukowane i z jaką zawartością. Decyzja ogranicza się do wskazania, czy na drukowanych metkach ma się pojawić sam kod kreskowy, czy kod i cena. Domyślne zaznaczenie jest zawsze dokonywane w oparciu o szablon z zakładki Ustawienia. Aby zmienić zaznaczenie dla danego produktu należy kliknąć myszką odpowiedni wiersz w kolumnie Drukuj. Jeśli obok produktu nie ma ani symbolu kodu, ani symbolu dolara to ten produkt jest pomijany (metka nie zostanie dla niego wydrukowana). Możesz również zmienić ilości metek do wydrukowania. Wystarczy wpisać odpowiednią liczbę w kolumnie Kopii. Program proponuje ilości wynikające z zawartości dostawy. Rysunek 6-35 Okno listy pozycji dostawy do wydruku metek. Zakładka Ustawienia. Wygląd metki możesz samodzielnie zaprojektować korzystając z techniki WYSIWYG (na ekranie od razu widzisz efekt jaki uzyskasz z drukarki). Klikając na poszczególne elementy metki możesz określić ich wielkość, położenie, czcionkę (odpowiednie opcje dostępne są po kliknięciu prawym przyciskiem myszki). Decyzja o drukowaniu na metce ceny i kodu kreskowego może być podjęta jednostkowo dla każdego towaru z dostawy. Domyślnie jest stosowany szablon określony w sekcji "Domyślne zaznaczenie". Aby metka prawidłowo wydrukowała się na drukarce konieczne jest prawidłowe jej skonfigurowanie. W szczególności ważne jest odpowiednie wybranie rozmiaru metki. Rysunek 6-36 Okno edycji metki. 66

67 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika 7 Rozdział VII Magazyn Funkcjonalności programu w zakresie ewidencji magazynowej zostały tak opracowane, aby spełniały rygory księgi pomocniczej ksiąg rachunkowych, co jest ważne dla większych podmiotów, na przykład sieci sklepów, będących na księgach handlowych. 7.1 Stan aktualny Informacja o aktualnym zapasie jest dostępna w wielu miejscach w programie, między innymi z poziomu kartoteki towarów ( ). W kolumnie Stan oraz w polu Stan aktualny, w zakładce Dane podstawowe widzimy aktualny stan łączny danego produktu. Natomiast w zakładce Dostawy możemy zobaczyć stan poszczególnych partii (dostaw) towaru ( Rysunek 9-1). Rysunek 7-31 Zakładka Dostawy Dla operacji magazynowych, o charakterze przychodu towaru, program tworzy "kartę dostawy", w której zawarta jest informacja o konkretnej partii towaru. Dla każdej operacji magazynowej o charakterze rozchodu, program zmniejsza odpowiednio i stan w odpowiedniej karcie dostawy (rozchód konkretnej partii) i stan łączny (kolumna Stan). Wyjątkiem od tej zasady są operacje o charakterze korekt (i do przychodu i do rozchodu), które są zapisywane w ilości na minus. Zapisy na minus zawsze odnoszą się do już istniejących kart dostaw. W kolumnie Sztuk mamy informację, ile towaru przyszło w partii, a w kolumnie Stan aktualny ile jeszcze z danej partii zostało. 7.2 Dokumenty magazynowe Program obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów magazynowych: PZ, WZ, PW, RW, MMP, MMR. Dokumenty magazynowe mogą być wystawiane przez użytkownika, a w niektórych przypadkach są generowane przez program, przy okazji wykonywania innych czynności. Na przykład przy korekcie stanu, księgowaniu remanentu, przyjmowaniu dostawy, czy sporządzaniu faktury Przychody Dokumenty magazynowe, przychodowe są ewidencjonowane w opcji Dostawy. Taki dokument powstaje "przy okazji" wprowadzania dokumentu źródłowego. Przy rejestrowaniu faktury zakupu powstaje dokument PZ, a przy rejestracji MMR, powstaje dokument MMP. Opis, jak wprowadzać dokumenty przychodowe znajdziesz w dziale "Dostawy". Jak wydrukować dokument magazynowy? Ustaw się na odpowiednim dokumencie, wciśnij F9 - wydruki, wybierz nazwa wydruku - Dostawa i F9 lub ShF9. Z poziomu opcji Dostawy możesz również przygotować zestawienia (rejestry) PZ i MMP. Wciśnij F9 i wybierz odpowiedni wydruk. 67

68 7.2.2 Rozchody Dokumenty magazynowe, rozchodowe dostępne są w opcji Magazyn WZ/RW/MMR. Rodzaj rozchodowego dokumentu jest rozpoznawany przez program, na podstawie rodzaju odbiorcy (pole Odbiorca). I tak: Jeśli odbiorcą jest nasz sklep (rozdział Ustawienia początkowe Twój sklep ), to program rozpoznaje dokument, jako RW. Jeśli odbiorcą jest magazyn (rozdział Ustawienia początkowe Dostawcy i magazyny ), to program rozpoznaje dokument, jako MMR. Dla pozostałych odbiorców, dokument jest rozpoznawany, jako faktura sprzedaży/wz. W takim przypadku w ramach jednej czynności przygotujesz i fakturę sprzedaży i dokument magazynowy WZ. Jest to tak zwana faktura zapleczowa, czyli faktura bez paragonu, wystawiana zazwyczaj na komputerze zlokalizowanym na zapleczu. Taką fakturę nie można wystawiać osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Dla niej musi to być faktura do paragonu wystawiona na stanowisku sprzedaży. Jeśli chcesz, aby na ekranie pokazały się tylko dokumenty danego rodzaju, zastosuj filtr. Aby sporządzić rozchodowy dokument magazynowy i/lub fakturę zapleczową, wykonaj następujące czynności: 1. Otwórz nowy dokument - wciśnij Ins lub. 2. Wybierz odbiorcę (wpisz pierwsze litery nazwy lub rozwiń listę, klikając na ). Podpowiadana jest nasza apteka (i dokument RW). Po wybraniu odbiorcy program nada numer kolejny dokumentowi magazynowemu. 3. Wprowadź pozostałe dane ogólne dokumentu: data wystawienia i płatności, ew. kategorię. Pole Odbiorca pozwala wystawić fakturę dla podmiotu posiadającego kilka lokalizacji (np. sieć sklepów). Wtedy w polu Kontrahent wskazujemy firmę, a w polu Odbiorca lokalizację oddziału (konkretny sklep). 4. Przejdź do listy pozycji dokumentu - zakładka Zawartość, aby wprowadzić listę rozchodowywanych towarów. Aby wprowadzić pozycję dokumentu: 1. Wciśnij Ins lub. 2. Wybierz towar, wpisując pierwsze litery nazwy. Po znalezieniu właściwej pozycji - wciśnij Enter. 3. Wpisz ilość, ewentualnie wybierz partię i Enter. Wprowadzanie dokumentu możesz przerwać w każdej chwili, by powrócić do tej czynności później. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji asortymentowych, zatwierdź go, wciskając. Aby wydrukować dokument, wciśnij F9 - drukuj, wybierz wydruk o nazwie "Wydruk dokumentu" i wciśnij F9 lub ShF9. W tym miejscu masz również możliwość wydrukowania dokumentu specjalnego - Protokół utylizacji. Z poziomu opcji Magazyn WZ/RW/MMR widoczne są dokumenty tu wystawione, oraz: faktury i faktury korygujące, wystawione w sprzedaży detalicznej, 68

69 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika RW wygenerowane przez funkcję Korekta danych Korekta stanu w bazie Towary, zakładka Dostawy, RW wygenerowane przez funkcję Operacje Utylizacja przeterminowanych leków na Magazyn WZ/RW/MMR, RW wygenerowane przez funkcję księgowania spisu z natury. Z poziomu omawianej opcji możemy wydrukować rejestry poszczególnych dokumentów. Wciśnij F9 i wybierz odpowiedni wydruk. 7.3 Status dokumentu, a stan (i wartość) magazynu Każdy dokument magazynowy może mieć jeden z dwóch statusów Zaksięgowany lub Nie zaksięgowany. Dokumenty przychodowe póki nie są zaksięgowane, nie wpływają na stan magazynu. Natomiast dokumenty rozchodowe, nawet nie zaksięgowane zmieniają stan magazynowy. 7.4 Wartość magazynu Informacja o wartości magazynu jest dostępna w programie w kilku miejscach: Opcja Towary (F9 Stany graniczne). Jest to bieżący, ewidencyjny stan magazynowy, to jest stan na moment sporządzenia wydruku. W pracującym sklepie (realizowana sprzedaż, przyjmowane dostawy) każdorazowe sporządzenie wydruku może dać inny wynik. Czy stan ten powinien być zgodny ze stanem z natury? Tak. Opcja Magazyn Spis z natury stan ewidencyjny Bieżący. Jest odpowiednikiem stanu z opcji Towary. Każdorazowo, przy wchodzeniu w taki arkusz spisu, stany towarów w nim są aktualizowane do stanu bieżącego. Opcja Magazyn Spis z natury stan ewidencyjny Na podany dzień. Jest to stan ewidencyjny magazynu wyliczony przez program. Obliczenia oparte są na stanie bieżącym oraz na wszystkich operacjach magazynowych, jakie miały miejsce w okresie pomiędzy datą na jaką wyliczany jest stan magazynowy, a dniem bieżącym. Zaletą tak przygotowanego arkusza spisu jest fakt, że po obliczeniu jest on zapamiętywany i można się do niego odwołać w przyszłości. Czy jeśli po zamknięciu sklepu przygotujemy stan bieżący i stan na podany dzień, ale na dzień dzisiejszy, to czy oba wyniki będą takie same? Tak! Czy stan ewidencyjny wyliczony na podany, a miniony dzień za każdym razem da taki sam wynik? Teoretycznie tak, ale, pod warunkiem, że w międzyczasie : nie dopisano nowej, ani nie skorygowano żadnej zaksięgowanej dostawy poprzedzającą dzień na który obliczono magazyn, nie dopisano, ani nie skorygowano żadnego dokumentu rozchodowego z datą poprzedzającą dzień na który obliczono magazyn. z datą 7.5 Kartoteki przychodowo - rozchodowe Czytaj podrozdział Zakładka Kartoteki P-R. 69

70 7.6 Historia wartości magazynu W opcji Zarządzanie Historia sprzedaży znajdziesz informację o wartości magazynu na koniec każdego dnia. Funkcja ta jest powiązana z raportem Zarządzanie Raport menedżerski. Mianowicie dane dotyczące dnia są zapisywane w Historii sprzedaży, właśnie w momencie sporządzenia Raportu menedżerskiego. Dlatego też, jeśli raport ten zostanie sporządzony przed zakończeniem dnia, dane te mogą się zdezaktualizować. Dlatego dobrą praktyką jest, by po wejściu w Historię sprzedaży, wcisnąć każdorazowo F11 Aktualizuj. Ta funkcja uaktualnia dane za ostatnie 5 dni. 7.7 Wartościowe rozliczenie magazynu Wartościowe rozliczenie operacji magazynowych ujęte jest na raporcie księgowym. Więcej informacji w rozdziale 14.1 Utarg dzienny. 7.8 Analiza magazynu Korzystając z dwóch narzędzi: filtrów i definiowanych wydruków w opcji Towary, możesz swobodnie analizować swój magazyn. Informacja może obejmować cały asortyment, wybraną grupę lub też towary spełniające określony warunek. Zakres informacji z kolei może dotyczyć wszystkich danych zarejestrowanych lub obliczonych przez program stan, cena, data ważności, rotacja, dostawca, producent, data dostawy, itd.. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale VI Towary. Użytecznym narzędziem w analizie zapasu magazynowego jest również moduł Analizy. Więcej informacji na temat analiz należy szukać w rozdziale XV Analizy. 7.9 Remanent Praktyka w zakresie sposobu przeprowadzania remanentu jest różna. Zależy ona od celu spisu z natury (na koniec roku, kontrolne), typu sklepu (rodzinny sieciowy) oraz formy prawnej (księgi handlowe czy księga przychodów i rozchodów). Program daje możliwość przeprowadzenia remanentu zarówno w bardzo swobodnej formie, właściwej dla niewielkiego sklepu rodzinnego, jak i mocno sformalizowanego, opartego na działaniu powołanej do tego celu komisji inwentaryzacyjnej. Niezależnie od sposobu podejścia, przeprowadzenie i rozliczenie remanentu towarów polega na zliczeniu towarów w naturze, wpisaniu tych ilości do komputera oraz sporządzeniu potrzebnych wydruków. Możemy wyróżnić następujące etapy: Przygotowanie arkuszy spisowych Zależnie od potrzeb możemy wydrukować arkusze: Na których pojawi się wyłącznie nazwa towaru, Na których pojawi się nazwa i ilość łączna towaru, Na których pojawi się nazwa towaru i ilość dla poszczególnych partii towaru, 70

71 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Na których pojawi się nazwa towaru oraz trzy pary kolumn z ewentualnymi cenami detalicznymi dla różnych partii towaru. Należy wybrać jeden z dostępnych wydruków w opcji Towary. Arkusz może być wydrukowany dla całego asortymentu, lub dla towarów o nazwie zaczynającej się na podaną literę. Przy remanentach niesformalizowanych ten etap może być pominięty Zliczenie i wpisanie ilości towarów z natury do arkuszy spisowych. To zadanie nie wymaga komentarza Wprowadzenie ilości z natury do komputera. Operację wykonujemy w ramach opcji Magazyn Spis z natury, na zamkniętym sklepie (nie jest realizowana ani sprzedaż, ani przyjmowanie dostaw na innym stanowisku komputerowym). Po uruchomieniu opcji, wciśnij Ins lub "Na podany dzień" i wciśnij, by przygotować arkusz do spisu (Rys. 9-2). Wybierz. Rysunek 7-32 Przygotowanie arkusza do spisu Pozostaw podpowiadaną przez program datę "na podany dzień". W efekcie dopisany zostanie kolejny arkusz spisowy. Taki arkusz zostanie zapamiętany przez program i będzie dostępny w przyszłości. Teraz wchodzimy w zakładkę Zawartość po chwili na ekranie pojawi się lista towarów, z informacją o stanie ewidencyjnym, z wyszczególnieniem konkretnych partii (dostaw) towaru (Rys. 9-3). Rysunek 7-33 Arkusz do spisu Po wejściu w Zawartość widzimy pozycje ze stanem ewidencyjnym większym od zera i niesprawdzone. W kolumnie St. spis (stan według spisu) program podpowiada ilości z ewidencji komputerowej. Tu wpisujemy ilość z natury, lub zatwierdzamy ilość podpowiadaną (Enter i Enter. Na arkuszu spisu (zakładka Zawartość): 71

72 Enter - na wybranej pozycji, by wpisać ilość z natury, ponownie Enter - program znaczy pozycję jako sprawdzoną. Pozycja sprawdzona - przy standardowym widoku - po przejściu na następną pozycję, zniknie z listy (filtr).wciśnij: Sprawdzone - by program pokazał również pozycje sprawdzone F11-zerowe ( wskaż również datę w polu Zerowe kartoteki nie starsze, niż - by program pokazał również towary/partie z zerowym stanem ewidencyjnym Wydruki Zwykle jest to wydruk spisu z natury, który jest wykonywany w większości sklepów na koniec roku. By taki wydruk sporządzić, uruchom Magazyn Spis z natury, wskaż właściwy spis, wciśnij F9 i wydrukuj Spis z natury. W razie potrzeby, możesz z tego miejsca również sporządzić wydruk protokołu różnic inwentaryzacyjnych, z podziałem na nadwyżki i niedobory Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych Uruchom Operacje Księgowanie spisu, by zaksięgować różnice inwentaryzacyjne. W wyniku tej operacji program wygeneruje dokument RW. Nadwyżki są zapisane na minus. Należy następnie wejść w Magazyn WZ/RW/MMR i zaksięgować to RW Remanent "w biegu" Polega na tym, że w dłuższym okresie czasu, każdego dnia sprawdzasz po kilka - kilkadziesiąt, czy kilkaset pozycji. Na przykład - dziś pozycje o nazwie zaczynającej się na literę 'A', jutro na literę 'B', itd. W ten sposób na bieżąco wprowadzasz ewentualne różnice remanentowe. Nie musisz ani zamykać sklepu, ani pracować po godzinach. By tak przeprowadzić remanent, w pierwszym dniu uruchom Magazyn Spis z natury. Następnie wciśnij Ins lub, by przygotować arkusz do spisu. Ale wybierz Stan ewidencyjny: bieżący. W arkuszu bieżącym, każdorazowo będzie widoczna informacja o aktualnym stanie magazynowym. Będziesz korzystał z tego arkusza wielokrotnie, aż sprawdzisz cały magazyn. Dzisiaj wprowadzasz ilości z natury dla pierwszej grupy towarów. Jutro i w kolejnych dniach już nie generujesz nowego arkusza, lecz ponownie wchodzisz do tego, który dzisiaj wygenerowałeś (wybór według daty) i wpisujesz kolejne ilości z natury. Tak postępujesz, aż sprawdzisz i rozliczysz (wprowadzisz ilości z natury) cały magazyn. Na koniec drukujesz spis z natury, księgujesz spis i księgujesz RW wygenerowane dla spisu. Taki wariant pracy jest możliwy, bo program zapamiętuje różnicę pomiędzy stanem ewidencyjnym, a faktycznym i w ostatnim dniu remanentu "odnosi" je do bieżącego stanu ewidencyjnego. Uwagi: 1. Korekty niezerowe (stan faktyczny różny od komputerowego) są widoczne w innych częściach programu - na przykład w zamówieniach, już po wprowadzeniu do arkusza spisu. Dzięki temu od razu będziesz pracować na stanach poprawionych. 2. Arkusz spisu w wariancie bieżący jest aktualny na moment wygenerowania/uaktualnienia. Dlatego jeśli w ciągu dnia równocześnie sprzedajesz i przeprowadzasz remanent w biegu, otwórz zakładkę Zawartość tuż przed wprowadzaniem różnic do komputera, lub odśwież informację, wciskając F5 (lub opuść zakładkę Zawartość i wróć). 3. Możesz księgować cząstkowe spisy. Program zawsze generuje RW dla pozycji już sprawdzonych i jeszcze nie zaksięgowanych. 72

73 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Spis z natury wstecz Może zdarzyć się, że istnieje potrzeba wydrukowania spisu z natury wstecz - na przykład w styczniu na dzień 31 grudnia. Jest to możliwe w programie Infofarm dla marketu medycznego. Różnice remanentowe wprowadzasz w dowolnym terminie, w wybrany przez Ciebie sposób (wariant podstawowy lub w biegu) i księgujesz spis z datą bieżącą. Następnie generujesz arkusz spisowy na potrzebny dzień wstecz (w przykładzie na 31 grudnia). Program - wychodząc ze stanu bieżącego, w oparciu o zarejestrowane transakcje (przychody, rozchody) wyliczy stan na wskazany dzień. Na koniec drukujesz Spis z natury. 8 Rozdział VIII Umowy z NFZ 8.1 Wprowadzenie W efekcie podpisania umowy z NFZ na realizację zaopatrzenia w środki pomocnicze i przedmioty ortopedyczne, otrzymujemy umowę w formie elektronicznej. Ma ona postać pliku XML, z rozszerzeniem *.umx. Taką umowę należy wczytać do programu, a następnie spasować poszczególne towary z umowy z odpowiednimi kartami towarów w programie. Dopiero po wykonaniu tych czynności można przystąpić do realizacji zleceń na refundowane wyroby medyczne. 8.2 Wczytanie umowy Uruchom Zarządzanie Wnioski-import umowy (Rysunek 12-1). Rysunek 8-34 Import umowy na ZPO Wciśnij, wskaż lokalizację pliku umowy z NFZ, wskaż podmiot, a następnie wciśnij. Po chwili na ekranie pojawi się lista produktów z umowy (Rys. 12-2). Rysunek 8-35 Lista produktów z umowy na ZPO Kolejno w kolumnach mamy: Id.prod.handl. identyfikator produktu nadany przez NFZ, Kod środka kod środka pomocniczego lub przedmiotu ortopedycznego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia, 73

74 Nazwa handlowa, Producent, Model jednoznacznie identyfikują towar, Nazwa w sklepie nazwa towaru w sklepie (po przypisaniu), Limit za sztukę limit za jedną sztukę produktu, Cena brutto za szt. cena brutto jednej sztuki produktu, Zakres zakres świadczeń, którego dotyczy umowa, Wyróżnik numer miejsca (punktu) realizacji wniosku nadany przez NFZ, % ref. wysokość refundacji dla danego produktu i kodu środka Pasowanie z własną bazą towarów Po wczytaniu umowy przystępujemy do pasowania pozycji z umowy z asortymentem w kartotece towarowej. W tym celu ustawiamy się na odpowiednim wierszu, schodzimy na dół ustawiając się na pole Nazwa własna i wciskamy by wywołać listę towarów. Wybieramy odpowiedni i zatwierdzamy wciskając Enter lub F6. Jeżeli taka potrzeba zaistnieje, można z tego poziomu założyć kartę na nowy towar na ogólnych zasadach. W celu ułatwienia wyszukania produktów z umowy można wpisać w górnej części okna fragment nazwy (z umowy) i kod środka. Po wciśnięciu guzika Filtruj lista zostanie zawężona zgodnie z wpisanymi warunkami. Jeżeli dany produkt (np. pieluchomajtki) mamy w kilku różnych opakowaniach, możemy każdą z tych kart spasować. W tym celu ustawiamy się na odpowiednim wierszu umowy i rozmnażamy go wciskając zawsze możemy. Nie jest konieczne by od razu spasować wszystkie pozycje. Do umowy powrócić by spasować kolejne pozycje. W tym celu wciśnij i odczekaj chwilę. Po spasowaniu pozycji wciskamy guzik skutkuje przeniesieniem danych z pliku umowy do kart towarowych., co 8.3 Karty towarów i usług Po spasowaniu kart towarowych z pozycjami z umowy odpowiednie dane są przenoszone do kart towarów. Parametry z umowy widoczne są w zakładce Ceny (Rys. 12-3) w Towarach. Rysunek 8-36 Zakładka Ceny Cena i limit są przeliczane na opakowanie ewidencyjne. Obowiązuje od to data spasowania i zapisania pozycji z pliku umowy. Obowiązuje do to data końcowa okresu, na jaki zawarto umowę z NFZ. W zakładce zapisany jest Kod środka (Grupa i numer w grupie wg wykazy wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie), z którym związane są parametry sprzedaży. To pozwala przypisać jeden towar do wielu rodzajów świadczeń (kodów środka), z różnymi poziomami odpłatności. W takiej sytuacji w zakładce Ceny pojawi się kilka wierszy, z różnymi cenami i limitami oraz z różnym Kodem środka. Realizując wniosek, wskażemy w sprzedaży Kod środka, a program zrealizuje sprzedaż po właściwej cenie i limicie. Aneksy do umów wczytujemy tak samo jak umowy, z tym że należy wskazać właściwą datę, od kiedy aneks obowiązuje. 74

75 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika 9 Rozdział IX Rozliczenia z NFZ Zadanie to realizujemy za pomocą funkcji dostępnych po wciśnięciu działanie składa się z następujących czynności:. Rutynowe Przygotowanie pliku z komunikatem XML i wczytanie go na portalu NFZ Pobranie z portalu NFZ raportu zwrotnego fazy I celem potwierdzenia prawidłowości przesłanych danych. Pobranie z portalu NFZ raportu zwrotnego fazy II i wczytanie go do programu, Przygotowanie rachunku/noty (w niektórych oddziałach również w formie XML) i przesłanie go do NFZ. Jeżeli na etapie przygotowania pliku XML program wykazuje błędy (Zakładka Błędy XML), poprawiasz je, zanim ostatecznie wygenerujesz plik XML i wczytasz go na portalu NFZ. Jeżeli raport zwrotny fazy I wykazuje błędy, to poprawiasz je i ponownie generujesz plik XML. Zasady postępowania różnią się zależnie od tego, czy twój oddział NFZ opiera się na Portalu Świadczeniodawcy czy na SZOI, o czym dalej. Jeżeli okaże się, że raport XML zawiera błędy już po tym jak wysłałeś rachunek do NFZ, poprawiasz błędy i sporządzasz korekty do pliku XML i do rachunku/noty. 9.1 Przygotowanie komunikatu XML dla NFZ W tym celu wciśnij, ustaw się na wierszu z nazwą Wnioski i przejdź do zakładki Zakres. W polach Od dnia i Do dnia określ przedział czasu dla którego chcesz przygotować komunikat (program podpowiada ostatni miesiąc) i wciśnij. Program przygotuje dane, a na ekranie pojawi się zestawienie wydanych z refundacją wyrobów medycznych (Rys. 9-1). Rysunek 9-1 Zestawienie wydanych wyrobów medycznych Zestawienie pozwala na wzrokowe porównanie fizycznych wniosków z danymi zarejestrowanymi w programie. Po wykonaniu tej czynności, zamknij raport ( ). Następnie wciśnij. Plik XML zostanie zapisany na dysku komputera. Równocześnie program skontroluje kompletność i poprawność danych. Otwórz zakładkę Błędy XML. Jeśli program nie wykrył błędów, zakładka będzie pusta. W innym przypadku popraw/uzupełnij informację zgodnie z wykazem i ponownie nagraj plik XML. Plik zostanie zapisany w lokalizacji określonej w definicji zestawienia refundacyjnego (Nagrywaj do katalogu w opcji Operacje Definicja zestawienia). 75

76 W zakładce Błędy XML znajduje się również bardzo istotna informacja wartość zrealizowanych wniosków i kwota refundacji przekazywana w pliku XML dla NFZ, które będą pomocne na dalszym etapie, przy weryfikacji propozycji szablonu rachunku. Następnie wejdź na portal swojego oddziału NFZ i wczytaj plik XML. Wczytany na portal plik podlega wstępnej kontroli. W efekcie otrzymamy albo komunikat, że plik jest poprawny, albo że ma błędy. W pierwszym przypadku przechodzisz do Żądania rozliczenia świadczeń (SZOI) lub Generacja szablonów (Portal Świad.). W drugim, pobierasz plik XML z błędami (raport zwrotny fazy I), by wczytać go do programu. 9.2 Pobranie z portalu NFZ raportu zwrotnego fazy II Raport ten możesz pobrać z portalu po wygenerowaniu żądania rozliczenia świadczeń. Raport zapisujesz na dysku, a następnie wczytujesz do programu. W tym celu oblicz ponownie refundację (w raporcie zwrotnym nie ma kwoty dopłat) i uruchom Operacje Wczytaj XML wnioski etap II. Po wczytaniu pliku na ekranie pojawi się zakładka Wnioski etap II (Rys.9-2). Rysunek 9-2 Wnioski etap drugi 9.3 Przygotowanie rachunku/noty Wciśnij by podejrzeć notę, a by ją wydrukować. Jeśli twój oddział NFZ tego wymaga, możesz nagrać notę/fakturę w formacie XML ( Wydrukowaną notę należy przesłać pocztą do właściwego oddziału NFZ. ). 9.4 Błędy i ich korekta Błędy mogą się ujawnić na wszystkich etapach rozliczania refundacji: Przed wczytaniem pliku XML na portal NFZ Po wczytaniu pliku XML na portal NFZ, ale przed złożeniem Żądania rozliczenia świadczeń. Po złożeniu Żądania rozliczenia świadczeń. 76

77 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Sposób postępowania jest inny dla świadczeniodawców rozliczających się w oddziałach NFZ stosujących Portal Świadczeniodawcy, a inny w oddziałach stosujących SZOI Przed wczytaniem pliku XML na portal NFZ Najbardziej komfortowo jest, gdy błąd zostanie wykryty przed wczytaniem pliku na portal NFZ (Zakładka Błędy XML). Wtedy błąd korygujemy i ponownie nagrywamy plik Po wczytaniu pliku XML na portal NFZ Gdy błąd zostanie wykryty po wczytaniu komunikatu XML na portal NFZ, skutkuje to tym, że na portalu pojawi się stosowny komunikat, a raport zwrotny fazy I będzie zawierał informację o błędach. W takim przypadku raport zwrotny fazy I wczytaj do programu. W tym celu ponownie oblicz refundację i uruchom Operacje Wczytaj XML z błędami. i zajrzyj do zakładki Błędy XML, gdzie znajdziesz wskazanie błędnych pozycji. Przystąp do korekty błędów, postępując w sposób opisany w rozdziale 4.5. Zwroty, oczywiste pomyłki i korekty błędów w realizacji wniosków na wyrób medyczny. Następnie wygeneruj nowy pełny plik XML (Portal świadczeniodawcy), albo plik korekta XML (SZOI). By wygenerować korektę pliku XML, podaj numer korekty ( zakładka Zakres, pole Dalej postępujesz tak, jak przy pierwotnym pliku XML ). Numerujesz korekty od 1. Po złożeniu Żądania rozliczenia świadczeń Postępujesz w analogiczny sposób, jak przed złożeniem żądania, lecz i dla Portalu Świadczeniodawcy i dla SZOI sporządzasz Korektę XML w sposób opisany wyżej. Dodatkowo musisz przygotować rachunek/notę korygującą i przesłać do NFZ. W tym celu, po wczytaniu korekty pliku XML na portalu NFZ, pobierasz raport zwrotny fazy II, wczytujesz go do programu wg następujących punktów: 1. W zakładce Zakres' ustawić koniecznie w polach od dnia i do dnia prawidłowy miesiąc (z tego jest budowany nr dokumentu) oraz nr korekty wnioski na 1 (lub kolejny). 2. Jeśli szablon składa się z korekty i rachunku na '+' zaczynamy od korekty. 3. W górnej tabeli z wczytanymi danymi z raportu nie zmieniamy kwot i drukujemy notę 4. W dolnej ref_pocz i dopl_pocz wpisujemy kwoty z pierwotnej refundacji, 'refundacja', 'dopłata' pomniejszamy pierwotną kwotę o wartość korekty (kwoty widoczne na portalu) 5. Jeśli w szablonie jest drugi dokument na plus wówczas przepisujemy kwotę refundacji z górnej tabelki a dopłatę wyliczamy (z korygowanych wniosków) i wpisujemy. Kolejne korekty wymagają pamiętania ostatniego nr korekty - na Portalu Świadczeniodawcy można sprawdzić w przesłanych wysyłkach numery i kwoty dokumentów. 9.5 Realizacja zaopatrzenia jako punkt świadczeniodawcy Szczególną formą realizacji zaopatrzenia jest realizacja przy współpracy z innym podmiotem, którym jest zwykle producent wyrobów. W takim przypadku umowę z NFZ podpisuje ten właśnie podmiot, natomiast sklep pełni rolę punktu realizacji świadczenia i rozlicza się tylko z tym podmiotem. W takim przypadku zamiast przygotować plik XML dla NFZ, przygotowujesz plik XML dla podmiotu. W tym celu, w ramach funkcji Refundacja stosujesz odpowiedni dla 77

78 podmiotu komunikat XML. Aktualnie program obsługuje następujące podmioty: SCA Hygiene, TZMO, ROKO, INES, HARTMANN, FARMPOL, CITO. 10 Rozdział X Zarządzanie zapasami Najczęściej realizowane w tym zakresie zadanie, to codzienne zamawianie towaru. Czynność ta została opisana w rozdziale VIII Zaopatrzenie. Tutaj pozostałe zagadnienia Psy i Pudła Psy to termin zaczerpnięty z marketingu, oznaczający towar nierotujący. Uruchom Towary, wyszukaj filtr Psy do dnia. Rozwiń go, wskazując w pierwszej kolejności datę, od której nie było sprzedaży, a w drugiej datę, przed którą co najmniej była pierwsza dostawa (Rysunek 1513). Druga data pozwoli wyeliminować z raportu nowości, które nie miały jeszcze okazji się sprzedać. Należy ją ustawić na około minus 30 dni w stosunku do dnia bieżącego. Po kliknięciu w drugą datę odczekaj chwilę, a na ekranie pojawi się lista produktów nierotujących (nie sprzedało się ani jedno opakowanie) w okresie od pierwszej daty. Kliknij w Count ( ), by dowiedzieć się ile asortymentu nie rotuje od tego czasu. Wciśnij F9 i sporządź wydruk Stany graniczne, by dowiedzieć się, jaka jest wartość tego nierotującego towaru. Z kolei filtr Pudła zakupowe pozwala wychwycić towary, które były kupowane, mimo, że się nie sprzedawały. Filtr pomaga nadzorować osoby zajmujące się codziennym zamawianiem towaru. Konkretnie, należy podać datę, po której dostawa miała miejsce i datę, od której nie było sprzedaży (Rys. 10-1). Rysunek Psy Rysunek Pudła 10.2 Nadwyżki Przy każdorazowym wchodzeniu w opcję Towary program wylicza trzy wielkości związane z zarządzaniem zapasami: sprzedaż, nadwyżka, wartość nadwyżki (odpowiednie kolumny). Obliczenia te odnoszą się do okresu czasu określonego w System Parametry programu Parametry ogólne, zakładka Zarządzanie zapasem, pole Zapas nie większy niż. Obliczenia oparte są na średniej sprzedaży, więc im dłuższy okres, tym 78

79 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika trafniejsze wyniki. Zadowalające rezultaty daje okres nie krótszy, niż 30 dni. Za pomocą Filtr Nadwyżki można zawęzić widok tylko do pozycji, dla których istnieje nadwyżka. Z kolei za pomocą filtrów dostępnych w panelu po lewej stronie można wyfiltrować bieżące nadwyżki i niedobory. Bieżące, czyli oparte na normach wyliczonych przez moduł zamówień, zwykle odnoszących się do 2-3 dniowego zużycia. 11 Rozdział XI Finanse i księgowość Program Infofarm Infofarm dla marketu medycznego gwarantuje prawidłowe rozliczenie sklepu w ujęciu finansowym, a w zakresie księgowości umożliwia prowadzenie rejestrów VAT. Program dostarcza odpowiednio zorganizowaną informację, stanowiącą podstawę zapisów w księdze przychodów i rozchodów lub w księgach handlowych. Program umożliwia również przygotowanie danych księgowych w formie pliku, do wczytania do zewnętrznych programów księgowych Utarg dzienny Pod tym dość lapidarnym określeniem kryje się złożone zadanie, obejmujące szeroko pojęte rozliczenie sprzedaży i wpływów finansowych. Takie rozliczenie jest realizowane za każdy dzień osobno i dla kilku celów: rozliczenie wpływów finansowych, obliczenie i udokumentowanie podatku VAT należnego, obliczenie i udokumentowanie przychodu/ zrealizowanej marży dla celów obliczenia podatku dochodowego Codzienne rozliczanie wpływów finansowych Dzisiaj jest to zadanie dość złożone, a złożoność ta spowodowana jest tym, że: mamy do czynienia z różnymi środkami płatniczymi : gotówka, karta płatnicza/kredytowa, odroczona płatność, kupon, rabat gotówkowy (bonifikaty), refundacja, dotacja i inne formy dofinansowania, rozliczenie wykonane przez system komputerowy musi współgrać z raportami z drukarek fiskalnych, terminali płatniczych i raportami podmiotów świadczących dofinansowanie Rozliczenie osób ekspediujących Masz dwa raporty do wyboru: Zarządzanie Zestawienie utargów Pracownicy Zarządzanie Zestawienie utargów Kasy Prezentują one zestawienie wpływów finansowych z podziałem na stanowiska kasowe lub na sprzedawców (rys.11-1). 79

80 Rysunek 11-1 Fragment raportu: Zestawienie utargów Kasy. Raporty prezentują informację o zarejestrowanych - w podanym okresie czasu - wpływach finansowych, podzielonych na poszczególne stanowiska kasowe, plus podsumowanie dla całego sklepu. W pierwszej kolumnie znajduje się informacja o formach płatności (opłacone gotówką, opłacone kartą płatniczą lub kredytową, pokryte rabatem gotówkowym, bonami lub innymi formami) i tytułach. W kolumnie Ilość podana jest ilość transakcji, dla których miało miejsce dane zdarzenie. W ramach jednej transakcji mogą wystąpić dwa i więcej zdarzeń, więc suma liczb z tej kolumny może przekroczyć ilość łączną transakcji. Taką samą informację, jak zawarta w raporcie Zestawienie utargów Kasy, możesz również uzyskać w części sprzedażowej programu (program niebieski). W tym celu uruchom F10 Utarg (Rys.11-2). Rysunek 11-2 Rozliczenie utargu na stanowisku kasowym Dane dotyczą zalogowanego użytkownika i tylko stanowiska kasowego, na którym funkcja została uruchomiona Rozliczenie sprzedaży dla potrzeb księgowo - podatkowych Raport służący do dziennego (lub za inny okres) rozliczenia sprzedaży w ujęciu księgowym, jest dostępny po kliknięciu w. Podaj przedział czasu i wciśnij Dalej. Raport jest podzielony na 4 sekcje: Zrealizowana marża (rys.11-3) Rysunek 11-3 Rozliczenie zrealizowanej marży Zawiera kolejno: wartość sprzedaży w cenach netto, wartość sprzedaży w cenach zakupu netto, zrealizowaną marżę wyliczoną jako różnicę dwóch pierwszych wartości oraz zrealizowaną marżę procentową. 80

81 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Rozliczenie sprzedaży fiskalnej (rys.11-4) Rysunek 11-4 Rozliczenie sprzedaży fiskalnej Sekcja zawiera informacje o sprzedaży w podziale na stawki vat i stanowiska kasowe. Ta część raportu, w części zawierającej informację dla poszczególnych kas, powinna być zgodna z raportami dobowymi z drukarek fiskalnych. W tej sekcji może również pojawić się informacja o zdarzeniach, które realnie i podatkowo wpływają na wartość sprzedaży, a nie są rejestrowane w drukarce fiskalnej, Są to tak zwane faktury zapleczowe, czyli faktury dla podmiotów wystawiane na zapleczu, zwroty i faktury korygujące (rys.11-5). Rysunek 11-5 Faktury zapleczowe, faktury korygujące i zwroty Ta sekcja wraz z załączonymi i uzgodnionymi raportami fiskalnymi i raportami szczegółowymi, stanowi podstawę księgowania przychodu (sprzedaż netto) i zapisu w rejestrze vat sprzedaży. Rozliczenie środków finansowych (rys.11-6) Rysunek 11-6 Rozliczenie wpływów finansowych Ta sekcja zawiera rozliczenie pozyskanych środków pieniężnych i innych środków płatniczych i/lub form płatności: gotówka, płatność kartą płatniczą/kredytową, wartość udzielonych i spłaconych kredytów, wartość innych środków płatniczych (czek, kupon), wartość udzielonych upustów kwotowych (zmniejszona odpłatność). Omawiana sekcja jest bardzo podobna do wcześniej omówionych raportów rozliczających utarg. 81

82 Sumaryczne operacje magazynu (rys. 11-7) Rysunek 11-7 Sumaryczne operacje magazynowe Zawiera informację o wartości poszczególnych rodzajów operacji magazynowych. Zwiększające stan dostawy, przesunięcia międzymagazynowe, przychody wewnętrzne i zmniejszające stan sprzedaż w cenie zakupu, przesunięcia międzymagazynowe i rozchód wewnętrzny. Wartościowo, w cenach zakupu netto. Dokumenty PW i RW mogą dotyczyć zdarzeń gospodarczych o różnym charakterze. Dlatego w marketach na pełnej księgowości prawdopodobnie każdy z tych dokumentów będzie odrębnie dekretowany w księgach handlowych. Omawiany raport może posłużyć jako suma kontrolna zgodność sumy z rejestru dokumentów (czytaj Rozdział IX Magazyn). Analogicznie jest z dokumentami MMP i MMR. Występują one wyłącznie w podmiotach, które prowadzą minimum dwa punkty sprzedaży. Dekretacja musi uwzględnić informację o magazynie wydającym/przyjmującym. W tym celu należy albo oprzeć się bezpośrednio na dokumentach lub skorzystać z rejestru dokumentów ( czytaj Rozdział IX Magazyn) Raporty szczegółowe dotyczące rozliczenia sprzedaży Zestawienie fiskalnych korekt sprzedaży Uruchom opcję Zarządzanie Zestawienie korekt sprzedaży. Na ekranie pojawi się tabela zawierająca informacje o zarejestrowanych przez sprzedawców korektach fiskalnych, to jest takich korekt, które wpływają zmniejszająco na wysokość podatku VAT należnego. Z poziomu zakładki Dane podstawowe możesz uzupełnić lub zmienić informację o korekcie w następującym zakresie: jest/nie ma oryginału paragonu, rodzaj korekty:zwrot(reklamacja)/oczywista pomyłka, opis przyczyny dokonania korekty. W zakładce Zawartość dostępna jest informacja o produktach objętych korektą. Z poziomu Rejestru korekt dostępne są dwa wydruki: Wydruk protokołu zwrotu F9 Protokół zwrotu lub reklamacji, Rejestr zwrotów F9 Rejestr zwrotów. Przed wydrukowaniem Rejestru zwrotów należy określić kilka parametrów ( Rysunek 11-8). Rysunek 11-8 Zakres rejestru korekt sprzedaży 82

83 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Zależnie od potrzeb, można sporządzić wymagane formalnie dwa rejestry rejestr zwrotów i reklamacji, oraz rejestr oczywistych pomyłek. Można również oddzielnie wydrukować zestawienie korekt bez oryginału paragonu i z oryginałem. Sam tytuł rejestru podlega również edycji. Od strony finansowej dwie wartości uwidocznione na rejestrze korekt są ważne wartość brutto i podatek Vat należny. Sumy z rejestru korekt są zgodne z tabelką Zwroty na raporcie Utarg Zestawienie udzielonych rabatów gotówkowych Raport zawiera szczegółowy wykaz udzielonych klientom rabatów gotówkowych, czyli obniżek w odpłatności. Suma kolumny Rabat jest zgodna z >Razem-Upust na raporcie Utarg. Rysunek 11-9 Wykaz rabatów gotówkowych Szczegółowa analiza sprzedaży - uzgodnienia Szczegółowa analiza transakcji sprzedaży Pełna informacja o zrealizowanych transakcjach sprzedaży jest dostępna w opcji Zarządzanie Przeglądanie sprzedaży. Tu można między innymi znaleźć błędy w zarejestrowanych formach płatności: karta płatnicza gotówka. Informacja dostępna jest w Szczegóły Wpłaty. Listę transakcji opłaconych w różnej formie uzyskasz za pomocą filtra Forma płatności Analiza transakcji, dla których wystąpiły problemy z drukarką fiskalną Na linii komputer drukarka fiskalna mogą sporadycznie wystąpić problemy. W takich sytuacjach program podaje stosowny komunikat. Nieprawidłowa reakcja użytkownika na taką sytuację, może skutkować rozbieżnością pomiędzy komputerem, a drukarką fiskalną (Rozliczenie sprzedaży fiskalnej (rys.10-4) jest niezgodne z raportem dobowym drukarki fiskalnej). Typowy błąd, to albo dwukrotne wydrukowanie tego samego paragonu, albo nie wydrukowanie paragonu wcale. Transakcje sprzedaży, dla których wystąpiły problemy z drukarką fiskalną, możesz przejrzeć w opcji Zarządzanie Problemy z drukarką fiskalną. Jak postępujemy? 1. Paragon nie został wydrukowany. Zmień status takiej transakcji na Niefiskalny. Następnie przejdź do właściwego stanowiska sprzedaży, wyszukaj pod F12 tę transakcję i rozlicz paragon zostanie wydrukowany. Tę operację musisz koniecznie wykonać w tym samym dniu! 2. Paragon został wydrukowany dwa razy. Możesz po prostu pogodzić się ze stratą finansową wynikająca z zawyżonego obrotu! Jeśli takie rozwiązanie Cię nie satysfakcjonuje, musisz: - wykonać pełny zwrot poprzez Korektę transakcji. Następnie ponownie sprzedaj zwrócone 83

84 pozycje, z tym, że przed podsumowaniem transakcji (Ins), wyłącz drukarkę fiskalną. Komunikaty zgłaszane przez program, ignoruj wciskając klawisz Enter. Koniecznie zachowaj oryginał postępowaniu podatkowym. podwójnego paragonu, jako dowód w ewentualnym To dość niestandardowe zadanie, więc najlepiej skorzystaj z pomocy serwisu Płatności Informacja Moduł Płatności pozwala na uzyskanie informacji o należnościach i zobowiązaniach, o fakturach do zapłaty i terminach ich wymagalności. Moduł umożliwia sporządzenie wszystkich dokumentów z tym związanych poleceń przelewów, uzgodnień sald, wezwań do zapłaty, not odsetkowych. W module Płatności faktury sprzedaży (należności) i zakupu (zobowiązania) z odroczonym terminem płatności są rejestrowane automatycznie. W szczególności: Faktury dostawy w momencie wciśnięcia guzika F11-Zaksięguj. Faktury sprzedaży zapleczowe tak jak faktury dostawy. Faktury sprzedaży ekspedycyjne w momencie rozliczenia pacjenta/kontrahenta. Jeśli będziesz sporządzał rejestry VAT za pomocą programu, możesz mieć jeszcze do czynienia z przenoszeniem faktur zakupu kosztowych z rejestru VAT do rozrachunków. Więcej na ten temat w opisie do rejestrów VAT. Natomiast informację o płatnościach wpisuje osoba prowadząca rozrachunki. Do dyspozycji są dwie metody: Uproszczona polega na tym, że w momencie regulowania zapłaty (lub odnotowywania, że należność została uregulowana), zaznaczamy faktury jako zapłacone, Pełna polega na prowadzeniu ewidencji dla operacji kasowych i bankowych. W praktyce polega to na rejestrowaniu wyciągów bankowych i sporządzaniu dokumentów kasowych KW kasa wyda lub KP kasa przyjmie, oraz dziennych raportów kasowych. Aby uruchomić moduł, wciśnij, na ekrani pojawi się okno, jak na rysunku Rysunek Rozrachunki - Kontrahenci W tablicy Kontrahenci kolumny zawierają następującą informację: Zobowiązania - łączna kwota zobowiązań wobec kontrahenta; 84

85 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Należności Saldo wartość ujemna); - łączna kwota należności od kontrahenta; - saldo należności i zobowiązań wobec kontrahenta (zobowiązania - Zobowiązania na dzień - jeżeli użyto filtr z terminem płatności, w tej kolumnie znajdzie się informacja o zobowiązaniach wymagalnych na podany dzień; Należności na dzień i Saldo na dzień - analogicznie. W dolnej części ekranu znajduje się informacja łączna, dotycząca wszystkich kontrahentów. W pierwszym wierszu zgodnie z aktywnym filtrem (na przykład zobowiązania z zadanym terminem płatności), w drugim łącznie dla wszystkich wyfiltrowanych kontrahentów (wymagalne i nie wymagalne). Szczegółowa informacja, dotycząca konkretnego kontrahenta znajduje się w zakładce Faktury Rozrachunki (Rysunek 11-11). Rysunek Rejestr faktur i zapłat dla kontrahenta W kolumnach: Wartość sprzedaż/wartość zakup - wartość brutto faktury. Należność/Zobowiązanie - pozostała do spłaty kwota do danej faktury (mniejsza od wartości faktury, jeśli były płatności częściowe). Odsetki - program, w momencie zarejestrowania zapłaty nalicza odsetki, jeśli termin zapłaty jest późniejszy od terminu płatności. Według stóp procentowych, określonych w System Parametry programu Księgowość Jednostki księgowe. Odsetki są naliczane i wpisywane do kolumny w każdym przypadku. Dla należności stanowią podstawę do wystawienia noty odsetkowej, dla zobowiązań - informują o ewentualnym długu, ciążącym na sklepie, z tytułu odsetek od przeterminowanych zobowiązań. Widok w pionie jest uzależniony od użytego filtra (wszystkie faktuy lub tylko nie zapłacone, itp.) Operacje Aby wykonać operację na fakturach rozrachunkowych: 1. Zaznacz faktury, których operacja dotyczy. W tym celu albo: Wskaż fakturę i kliknij - faktura zostanie zaznaczona; Użyj klawisza Ctrl i kliknij na kilka faktur - zostaną zaznaczone; Użyj klawiszy Shift+ " " by zaznaczyć kilka faktur znajdujących się obok siebie. Faktura zaznaczona, ma po lewej stronie oznaczenie wyświetli informację: lub. Pod listą faktur program. 85

86 2. Wciśnij F11-Operacje i Przelew lub Ctrl+P by wydrukować przelew dla zaznaczonych faktur (metoda uproszczona). 3. Wciśnij F11-Operacje i Zaznacz jako zapłacona lub Ctrl+Z by zaznaczyć faktury jako zapłacone (metoda uproszczona). 4. Aby skompensować faktury wybierz F11-Operacje i Kompensata zaznaczonych (metoda uproszczona). Przydatne, gdy występują faktury korygujące i przy kontrahentach, którzy są równocześnie dostawcami i odbiorcami. Przy kompensacie możesz wydrukować stosowny dokument. Dla opcji Kompensata automatyczna program sam skompensuje (bez zaznaczania), jeśli taka możliwość istnieje. Noty odsetkowe, Wezwania do zapłaty i Uzgodnienia sald możesz sporządzać dla jednego lub dla wszystkich kontrahentów równocześnie (F11-Operacje i Wydruki dla aktualnego kontrahenta lub Wydruki dla wszystkich odpowiednio). Treść stopki i nagłówka dla not, wezwań i uzgodnień sald określisz w System Parametry programu Parametry ogólne zakładka Księgowość. Prowadzenie rozrachunków metodą pełną Skorzystaj z modułu Księgowość Kasy-Rachunki bankowe, w którym zarejestrujesz każdą płatność - gotówkową i przelewową oraz będziesz sporządzał raporty kasowe i ewidencjonował wyciągi bankowe, o czym w następnym podrozdziale Kasy-Rachunki bankowe Moduł Kasy - Rachunki bankowe służy do ewidencjonowania obrotu pieniężnego, zarówno kasowego, jak i obrotów na rachunkach bankowych. Umożliwia: sporządzanie dokumentów kasowych KP, KW; sporządzanie raportów kasowych; drukowanie przelewów; ewidencjonowanie wyciągów bankowych. Operacje kasowe i bankowe dotyczące należności lub zobowiązań są rejestrowane w pozwiązaniu z rozrachunkami (moduł Płatności metoda pełna). Moduł pozwala prowadzić ewidencję dla dowolnej ilości kas i rachunków bankowych. Uruchom Księgowość KasyRachunki bankowe (Rys.11-12). Rysunek Kasy/Rachunki bankowe 86

87 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Wskaż właściwą kasę/rachunek bankowy i wejdź w zakładkę Raporty kasowe/wyciągi bankowe (Rys ). Rysunek Rejestr dziennych raportów kasowych/wyciągów bankowych Wskaż Datę raportu/wyciągu i wciśnij 11-14)., by otworzyć raport/wyciąg z wskazanego dnia (Rys. Rysunek Dzienny raport kasowy Wciśnij Ins lub, aby zarejestrować operację kasową/bankową. Rodzaj dokumentu: KP - przychody kasowe/bankowe KW - rozchody kasowe/bankowe Jeżeli rejestrowana operacja dotyczy płatności za fakturę (lub kilka faktur): wskaż kontrahenta, przejdź do zakładki Płacone faktury, wskaż płacone faktury - Ins i wybierz z listy, powtórz dla kolejnych, płaconych faktur (Rys ) Rysunek Płacone faktury F11 - wydruk dokumentu kasowego (KP, KW odpowiednio); F12 - wydruk przelewu/zapisanie danych do pliku. F9 Raport kasowy - wydruk raportu kasowego Definiowanie kas/rachunków bankowych Aby zdefiniować nową kasę/rachunek bankowy, ustaw się na zakładce Lista i wciśnij Ins lub. Następnie, w zakładce Opis podaj nazwę (np. PEKAO Rachunek bankowy) i jednostkę (wybierz PLN). Dalej wciśnij F2 lub. W pole numer konta wpisz dowolny ciąg znaków. 87

88 11.4 Wymiana danych z zewnętrznymi programami księgowymi Istnieje możliwość przenoszenia dokumentów księgowych drogą elektroniczną do zewnętrznych programów księgowych. Na chwilę obecną program obsługuje cztery formaty: Comma (CDN-Comarch) Edi (Subiekt) PK (Streamsoft) XML ERP Optima (Comarch) Eksportem informacji do zewnętrznego programu księgowego mogą być objęte zapisy w rejestrach VAT, czyli zwykle faktury zakupu towarów oraz dobowo księgowana informacja o sprzedaży ( raporty dobowe drukarek fiskalnych, korekty sprzedaży, itd.). Informację, jak prowadzić rejestry VAT znajdziesz w podrozdziale 10.5 Rejestry VAT. Tutaj skoncentrujemy się wyłącznie na kwestiach związanych z eksportem danych do zewnętrznych programów księgowych Przygotowanie programu do eksportu danych księgowych Uruchom Księgowość->Rejestry Vat, ustaw się na VAT zakup towarów, wejdź w zakładkę Szczegóły i w polu Kod eksport danych wpisz dowolne słowo lub kategorię uzgodnioną z biurem rachunkowym/księgowym. Analogicznie czynności wykonujemy dla rejestru VAT sprzedaż towarów. Przed pierwszą wysyłką danych warto sprawdzić i ewentualnie uzupełnić dane dla wszystkich kontrahentów, którzy są dostawcami. Dla celów prowadzenia rejestru Vat muszą być oczywiście wszystkie dane: nazwa, nazwa pełna, NIP i adres Przygotowanie pliku z danymi księgowymi Uruchamiamy Księgowość->Rejestry Vat i wciskamy guzik Eksport (Rysunek 11-16). Rysunek Eksport danych księgowych 88

89 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Wskazujemy okres czasu, katalog, do którego zostanie zapisany plik, oraz właściwy format. Program podpowiada dysk c:\, ale można tu wskazać dowolny. Następnie wciskamy OK, po chwili na ekranie pojawi się komunikat o nagranym pliku. Stosując format XML ERP Optima należy dodatkowo w polu Kod nadawcy wpisać uzgodnioną z biurem rachunkowym nazwę kategorii Prowadzenie rejestrów VAT a eksport danych księgowych Dostawy Faktury zakupu rejestrowane są w rejestrze VAT o nazwie VAT zakup towarów. Dokumenty zakupu są księgowane do rejestru w momencie, gdy w opcji Dostawy wciśniemy guzik F11zaksięguj. Do rejestru VAT księgowane są wartości widoczne w tabelce Wartości z faktury (Zakładka Dane podstawowe w Dostawach). Należy pilnować by te wartości były zgodne z fakturą zakupu (odchylenia). Uwaga! W wyniku użycia w Dostawach funkcji Operacje-->Poprawa danych nagłówkowych dokument jest usuwany z rejestru Vat. Dlatego koniecznie należy ponownie zaksięgować taki dokument. Sprzedaż Dane o sprzedaży są rejestrowane w rejestrze vat o nazwie VAT Sprzedaż towarów. Zasady są następujące: 1. W momencie sporządzania raportu księgowego ( guzik Utarg), należy zaznaczyć pole Zaksięguj dzień ( ). Wtedy w rejestrze vat zostaną zapisane dane o sprzedaży detalicznej, z podziałem na: Sprzedaż fiskalna dla każdej drukarki fiskalnej osobno (zgodne z raportem dobowym drukarek fiskalnych), Suma korekt sprzedaży dla całego sklepu, Faktury korygujące do faktury do paragonów każda osobno. 2. Faktury wystawiane na zapleczu dla podmiotów ( Opcja Magazyn-->WZ/RW/MMR) zostaną zaksięgowane w rejestrze Vat po wciśnięciu F11-Księguj Rejestry vat Księgowość Rejestry Vat Funkcja umożliwia prowadzenie rejestrów Vat. Fabrycznie program udostępnia cztery rejestry Vat: Vat sprzedaż towarów przeznaczony do ewidencji dokumentów sprzedaży, w szczególności: raportów dobowych drukarek fiskalnych, zwrotów i korekt, faktur sprzedaży i faktur korygujących. 89

90 Vat zakup towarów przeznaczony do rejestrowania faktur zakupu towarów i faktur korygujacych do faktur zakupu towarów, Vat zakup koszty przeznaczony do ewidencjonowania faktur kosztowych oraz faktur korygujących do kosztów, Dostawa dla której podatnikiem jest nabywca przeznaczony do ewidencjonowania faktur zakupu towarów w ramach importu wewnątrzwspólnotowego ( AstraZeneca UK Ltd). Definiowanie dodatkowych rejestrów VAT Użytkownik może jednak, zależnie od potrzeb, dodefiniować dowolną ilość rejestrów VAT. W tym celu należy się posłużyć funkcją Księgowość Konta. By założyć rejestr VAT, dopisujemy nowe konto. W polu Nazwa konta wpisujemy nazwę rejestru VAT, w polu Numer konta unikalny identyfikator rejestru. Taki identyfikator musi mieć następującą składnię: Dla rejestrów VAT zakupu: VAT-ZK- dowolny skrót i na końcu -. Przykładowo: VATZK-ZKN- Dla rejestrów VAT sprzedaży: VAT-SP-- dowolny skrót i na końcu -. Przykładowo: VAT-SP-ZKN- Po założeniu konta, należy przejść do Księgowość Rejestry vat i określić rodzaj dla każdego nowego rejestru VAT. Wskazanie rodzaju rejestru jest niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7 i VAT-7K (Opcja Księgowość Wydruk formularzy). Wprowadzanie dokumentów do rejestru Vat Dokumenty do rejestrów są wprowadzane w dwojaki sposób: 1. Automatycznie dzięki integracji z częścią operacyjną programu aptecznego. W ten sposób rejestrowane w rejestrach VAT są następujące dokumenty: Faktury i faktury korygujące, dotyczące zakupu towarów w momencie księgowania dostawy. Faktury sprzedaży wystawione na zapleczu ( opcja Magazyn WZ/RW/MMR). Według jednej z dwóch metod wybranej parametrem Faktury zapleczowe wpisywane do VAT ( Zakładka Księgowość w System Parametry programu Parametry ogólne). 90

91 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Sprzedaż fiskalna ( raporty dobowe drukarek fiskalnych plus zwroty paragonów/korekty) - funkcja Księgowość Raport księgowy (należy zaznaczyć ). 2. Ręcznie - dokumenty można wprowadzać ręcznie do rejestru VAT lub je poprawiać z poziomu edycji rejestru. Edycja rejestru VAT Księgowość Rejestry VAT Aby obejrzeć zawartość rejestru, wskaż go i wciśnij (Rysunek 11-17). Rysunek Rejestr VAT Tu możesz poprawiać istniejące lub dopisywać nowe dokumenty. Wydruk rejestru Aby wydrukować rejestr, otwórz go i wciśnij, wybierz "wydruk rejestru", podaj przedział czasowy i wybierz "podgląd" lub "drukuj". Przenoszenie dokumentów z rejestrów Vat do księgi podatkowej lub rozrachunków By nie wykonywać tej samej pracy dwa razy, dokumenty wpisane do rejestru Vat, można przenieść do księgi podatkowej. Będąc w rejestrze VAT, wciśnij F7 lub wybierz Operacje Dekretacja dokumentu, a wskazany dokument zostanie przeniesiony do książki i/lub rozrachunków zgodnie z wybranym dla dokumentu Szablonem dekretacji. Jeżeli chcesz sporządzać deklarację VAT za pomocą programu musisz ewidencjonować informację o zapłatach faktur. W tym celu zawsze dekretujesz fakturę jako do książki i rozrachunków, nawet, gdy została opłacona gotówką. Następnie, albo wejdź w Płatności i oznacz ją jako zapłaconą (zostanie przyjęta data bieżąca, jako data zapłaty), lub zarejestruj zapłatą przez moduł Kasy Rachunki bankowe. 91

92 12 Rozdział XII Administracja programem 12.1 Kopie rezerwowe Niezależnie od funkcjonujących w programie kopii automatycznych, wykonuj codziennie kopie rezerwowe na napęd przenośny np. typu Flash Drive, płyta CD, etc Personel Poprawne użytkowanie programu wymaga, by każda osoba korzystająca z niego miała indywidualny identyfikator i hasło dostępu. To pozwala: Identyfikować osobę, która wykonała taką, czy inną operację. Reglamentować dostęp do poszczególnych funkcji programu. Uzależnić prawo do wykonywania operacji, zależnie od posiadanych kwalifikacji. Spełnić wymagania Prawa Farmaceutycznego i Ustawy o ochronie danych osobowych. Rysunek Personel apteki. Wersja instalacyjna programu zawiera: 1. Użytkownika systemowego: sysdba z hasłem: masterkey. 2. Dwa zestawy uprawnień standardowych: grupa Administratorzy i grupa Sprzedaż (Typ konta: Grupa) Zmiana hasła systemowego Uwaga!!! Zmień koniecznie, ale i dobrze zapamiętaj nowe hasło! Użytkownik: sysdba z hasłem:masterkey ma uprawnienia do wykonywania wszystkich operacji w programie/na bazie danych. Jest to użytkownik standardowy nadawany przy instalacji bazy danych. Jest on powszechnie znany!!! Bezwzględnie zmień to hasło przed przystąpieniem do właściwej eksploatacji programu, ale i dobrze zapamiętaj nowe hasło Zakładanie kont użytkowników Wejdź do programu jako sysdba lub inny użytkownik z uprawnieniami Administrator. Wciśnij Ins lub i wypełnij informacje w poszczególnych zakładkach: 92

93 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika Zakładka Dane podstawowe (Rysunek 12-2) Rysunek Dane podstawowe użytkownika Użytkownik i Hasło - są podawane każdorazowo, przy wchodzeniu do programu. Użytkownik aktywny raz założone konto nie jest usuwane, dlatego, jeśli ktoś traci uprawnienie do dostępu do programu, na przykład w wyniku odejścia z pracy należy odznaczyć. Zakładka Należy do grup Najwygodniejszy sposób nadania nowemu pracownikowi uprawnień, to skorzystanie z gotowego zestawu uprawnień ( Grupa). W programie zdefiniowano standardowo dwie grupy: Administratorzy i Sprzedaż. Dopisz odpowiednią grupę uprawnień, Opuść konto i wejdź ponownie, następnie przejdź do zakładki Uprawnienia (Rysunek 12-3), by ewentualnie zmodyfikować standardowy zestaw. Rysunek Uprawnienia użytkownika W dolnej części ekranu znajdziesz opis uprawnienia. Ustawienia: Brak dostępu użytkownik nie ma uprawnień do funkcji Podgląd użytkownik może jedynie przeglądać dane w ramach funkcji Edycja użytkownik ma pełny dostęp do funkcji Odbierz indywidualne przywraca uprawnienie zgodnie z Grupą, do której należy użytkownik. W zakładce Kalendarz pracy można wpisać tygodniowy kalendarz pracy dla pracownika. 93

94 13 Rozdział XIII Instalacja i pierwsze uruchomienie programu Instalacja programu musi odbywać się na komputerze, na którym będzie znajdował się serwer bazy danych. Po włożeniu płyty do napędu CD, automatycznie zostanie uruchomiony program instalacyjny. Jeśli instalacja nie uruchomi się automatycznie, uruchom z płyty program InfofarmApteka+.exe. Podczas instalacji mamy do wyboru trzy możliwości: Wbudowany serwer Firebird - wybierz tę opcję w przypadku, gdy na komputerze zainstalowane są inne programy używające Firebird/Interbase i nie jesteś pewien czy Apteka+ nie zakłóci ich pracy. W przypadku takiej instalacji nie można używać programu do robienia kopii rezerwowych ani sprawdzić działania programu w sieci (przeznaczone do pracy demo lub szkoleniowej), Instalacja serwera Firebird - program instaluje serwer Firebird 2.5. Można wtedy korzystać z wszystkich opcji. Instalacja bez Firebird - jeżeli masz zainstalowany serwer Firebird w wersji 2.5 lub wyższej, wybierz tę opcję Konfiguracja sprzętowa bazy danych Aby przyspieszyć działanie programu, można zmienić parametry serwera, Firebird, wpływające na używaną przez niego pamięć operacyjną. 1. W przypadku wybrania instalacji z serwerem wbudowanym: Menu Start Programy Infofarm dla marketu medycznego Konfiguracja wbudowanego serwera Firebird Odszukaj linię "DefaultDBCachePages =" i w zależności od ilości pamięci na swoim komputerze wpisz dla komputera: z pamięcią większą niż 2GB powyżej 1GB powyżej 512MB 0 do 512MB Uwaga! Windows XP 32 bit obsługuje tylko 2GB, zatem maksymalnie można wpisać Dla komputerów z mniejszą ilością pamięci pozostaw plik bez zmian. 2.Jeśli przy instalacji wybrałeś opcję pełnego serwera Firebird: Uruchom w menu programu System Administrator Parametry Bazy Danych i postępuj dalej zgodnie z instrukcją na ekranie. 94

95 Infofarm dla marketu medycznego podręcznik użytkownika 13.2 Używanie bazy Infofarm dla marketu medycznego DEMO Program automatycznie utworzy na pulpicie skróty oraz, uruchamiające odpowiednio program zapleczowy oraz sprzedażowy, które domyślnie pracują na bazie danych Infofarm dla marketu medycznego DEMO. Jak sama nazwa bazy wskazuje, jest ona przeznaczona do zapoznania się z możliwościami programu lub do ćwiczeń Używanie bazy Infofarm dla marketu medycznego By pracować na własnej bazie danych, uruchom z menu programu Windows: Start Programy Infofarm dla marketu medycznego "Infofarm dla marketu medycznego z wyborem bazy" (Rysunek 13-42) i w polu Baza danych wybierz "Infofarm dla marketu medycznego". W pole Użytkownik wpisz "sysdba", a w pole Hasło "masterkey", a następnie naciśnij. Rysunek 13-1 Okno logowania do bazy danych. Przy pierwszym uruchomieniu, program zapyta Cię o identyfikator sklepu. Przy zakupie programu, identyfikator otrzymasz wraz z płytą instalacyjną. Natomiast, jeśli pracujesz na wersji demonstracyjnej, wpisz 999. Po wpisaniu i zatwierdzeniu identyfikatora, należy zamknąć i ponownie uruchomić program Uruchomienie programu w sieci Działanie programów wymaga wcześniejszego skonfigurowania lokalnej sieci TCP. W celu użycia programu na innym stanowisku należy skonfigurować skróty i podłączenia do bazy. Do tego celu służy program Econf.exe, instalowany razem z programem Infofarm dla marketu medycznego. Ze stanowiska, które chcesz skonfigurować do używania programu Infofarm dla marketu medycznego wyszukaj w sieci serwer z zainstalowanym Infofarm dla marketu medycznego i uruchom program Econf (Z katalogu z programem Infofarm dla marketu medycznego). 95

96 Rysunek 13-2 Okno programu konfiguracji stanowisk W polu Wybierz połączenie do bazy danych wybierz "Infofarm dla marketu medycznegodemo" i wciśnij Dopisz połączenie na tym komputerze. Następnie wybierz bazę danych Infofarm dla marketu medycznego i ponownie dopisz połączenie. W polu Nr stanowiska kasowego wpisz unikalny numer kasy (1, 2, itd.). Pola użytkownik i hasło pozostaw niewypełnione dzięki temu przy uruchamianiu ikony z pulpitu będziesz miał możliwość wybrania bazy, do której się chcesz zalogować (Infofarm dla marketu medycznego, Infofarm dla marketu medycznego DEMO). Jeśli będziesz korzystał tylko z wersji DEMO i wcześniej wybierzesz ją jako domyślna do pracy - w "użytkownik" wpisz "sysdba", a w "hasło" "masterkey" i naciśnij "Zapisz ustawienia". Program dokona odpowiednich wpisów do rejestrów i utworzy na pulpicie ikony. UWAGA na wszystkich stanowiskach, na których pracuje programu musi być ustawiony format daty systemowej typu dd-mm-rrrr 96