SPECYFIKACJA TECHNICZNA WDROŻENIA I DOSTAWY CZĘŚĆ I

Transkrypt

1 Załącznik nr 2A POVIIG230/11/2013 SPECYFIKACJA TECHNICZNA WDROŻENIA I DOSTAWY CZĘŚĆ I Zamówienie obejmuje dostawę wraz z wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz wyposażenie multimedialne i teleinformatyczne dla Prokuratury Apelacyjnej, Prokuratury Okręgowej i Prokuratury Rejonowej w Rzeszowie. UWAGA: Dopuszcza się zastosowanie rozwiązania równoważnego, pod warunkiem, że spełniają opisane poniżej wymagania. POZYCJA 1. System elektronicznego obiegu dokumentów ilość 1 sztuka POZYCJA L.p. A Nazwa elementu składowego przedmiotu zamówienia NAZWA: System elektronicznego obiegu dokumentów ILOŚĆ: 1 sztuka Podzespoły: B Wymagania Ogólne 1. System musi umożliwiać odwzorowanie procesów funkcjonujących w jednostce, wspomagać zarządzanie poprzez wyznaczanie optymalnych ścieżek załatwiania spraw. 2. Pozwala przechowywać dowolne pliki binarne 3. Posiada wybudowany moduł OCR 4. Pozwala opisywać przechowywane dane dowolną ilością metadanych. 5. Automatyczna oznaczanie dokumentów kodem kreskowym, zarówno przez naklejenie wydrukowanej etykiety na dokumenty skanowane oraz przez generowanie kodu kreskowego w dokument edytowany w systemie. 6. Niezbędnym elementem systemu jest obsługa zastępstw w przepływach pracy (zadania powinny być wówczas automatycznie przesłane do zastępcy). Zastępstwa w systemie powinny być widoczne w postaci kalendarza bezpośrednio w systemie. 7. System musi umożliwiać uprawnionym użytkownikom prowadzenie następujących ewidencji: dokumentów przychodzących oraz wychodzących szablonów dokumentów wspólnych, wzorów pism i dokumentów prowadzonych spraw kontrahentów oraz osób fizycznych struktury jednostki i stanowisk pracy rejestrów określonych w jednostce np. na podstawie Active Directory lub źródła SQL 8. System musi umożliwiać definiowanie i prowadzenie własnych rejestrów 9. Zamawiający wymaga przekazania kodów źródłowych wraz ze zgodą na samodzielną modyfikację i rozbudowę systemu w zakresie opisanych funkcjonalności. Architektura 1. Rozwiązanie powinno być oparte na platformie istniejącej u Zamawiającego. 2. Rozwiązanie powinno być stworzone w technologii.net. 3. Zamawiający wymaga architektury trójwarstwowej bez instalacji komponentów na stacji roboczej użytkowników. 1

2 4. Rozwiązanie powinno posiadać własny silnik workflow. Rozwiązanie nie powinno wykorzystywać silnika workflow systemów użytkowanych przez zamawiającego. 5. Rozwiązanie nie powinno wykorzystywać struktur bazodanowych MS Sharepoint dla danych formularzowych ani załączników do workflow. 6. Metadane opisujące obiegi i konfigurację procesów, oraz dane zbierane w formularzach uzupełnianych przez użytkowników (np. dane opisujące wnioski, dokumenty) muszą być składowane w dedykowanych bazach danych systemu działających na silniku Microsoft SQL Server 7. Załączniki (np. skany dokumentów, ale także zdjęcia, nagrania notatek głosowych, etc.) mogą być składowane w podstawowej bazie systemu opisanej powyżej, lub w niezależnych bazach danych załączników (przy czym dla każdego procesu możliwe jest stworzenie niezależnej bazy danych załączników). 8. Aplikacja SharePoint (rozwiązanie dla SharePointa udostępniane na serwerze aplikacyjnym IIS) powinna być odpowiedzialna za realizowanie funkcji takich jak: przydzielanie zadań workflow, renderowanie interfejsu użytkownika, funkcje integracyjne (dwustronnie; na poziomie bazodanowym i aplikacyjnym - webserwisy), zintegrowane logowanie i zarządzanie uprawnieniami, ewentualna komunikacja z Microsoft Exchange, Microsoft Lync (OCS). 9. Deweloperska część (moduł) aplikacji powinna działać w modelu klient serwer służąca do definiowania formularzy, obiegów, procesów, źródeł danych oraz do zarządzania środowiskiem workflow. 10. Aplikacja powinna posiadać wbudowany moduł OCR. 11. Aplikacja powinna posiadać wbudowany moduł generowania kodów kreskowych. 12. Aplikacja powinna posiadać wbudowany moduł dla deweloperów (dodatek typu SDK). 13. Wymagana autoryzacja użytkowników w oparciu o login domenowy Active Directory (tzw. single-sign-on). 14. Wymagana możliwość wykorzystania w systemie grup domenowych na potrzeby przypisywania zadań i zarządzania dostępami. 15. Wymagana obsługa wielu domen Active Directory. Interfejs 1. Aplikacja musi posiadać graficzny interfejs do projektowania i edycji obiegów i procesów (metoda przeciągnij i upuść). 2. Podstawowy interfejs użytkownika powinien stanowić zestaw stron i webpartów dostępny przez przeglądarkę internetową i udostępniany przez aplikację SharePoint. Zestaw ten stanowią formularze edycyjne oraz webparty do zbiorczej prezentacji danych (raporty operacyjne w formie list dokumentów, zadań i spraw; KPI procesów oraz wykresy). Zamawiający wymaga 2 oddzielnych interfejsów startowych: 1) Prokuratury Okręgowej i Prokuratury Rejonowej 2) Prokuratury Apelacyjnej. 3. Aplikacja powinna obsługiwać interfejs mobilny dla urządzeń opartych o ios (iphone, ipad), Android oraz Windows Phone. 4. Aplikacja powinna posiadać następujące wbudowane interfejsy: Microsoft Exchange Server 2007 / 2010: wpisy w kalendarzu, zadania, autoodpowiedzi: poza biurem, monitorowanie skrzynek pocztowych. Microsoft OCS / Lync: przesyłanie wiadomości IM, prezentacja dostępności użytkowników (balonik informacyjny Lync). Active Directory: możliwość definiowania zapytań LDAP, zakładania i blokowania kont domenowych, przydzielania kont do grup 2

3 domenowych. Microsoft SQL Server: możliwość definiowania źródeł danych typu SQL Server (zapytania bazodanowe), możliwość wywoływania procedur składowanych. Oracle DB: możliwość definiowania źródeł danych typu Oracle (zapytania bazodanowe). Webserwisy: możliwość wywoływania webserwisów (.NET). Interfejs dostępu mobilnego dla urządzeń mobilnych typu smartphone. 5. System musi być przejrzysty, posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz administratora, zapewniający intuicyjną obsługę. 6. Na życzenie administrator może uruchomić dowolną wersje językową formularzy elektronicznych. Wersja angielska powinna być wbudowana w system przez producenta. 7. System jest wyposażony w dokumentację użytkownika końcowego, techniczną i administratora. 8. System musi być wyposażony we wbudowaną pomoc kontekstową. 9. System umożliwia opisanie na każdym kroku obiegu szczegółowej instrukcji stanowiskowej dla użytkownika. 10. Główny (startowy) interfejs użytkownika końcowego musi zawierać następujące funkcjonalności i zakres informacji: a. pisma, wnioski, zadania, sprawy podzielone ze względu na ich status: bieżące, przedawnione, zakończone, anulowane, ich priorytet, a także źródło powstania (zewnętrzne, wewnętrzne), b. obsługa poczty elektronicznej (możliwość wysyłania bezpośrednio z systemu z załączonym dokumentem) Skalowalność 1. Aplikacja powinna sprawnie obsługiwać min użytkowników jednocześnie. 2. Rozwiązanie powinno umożliwiać różne konfiguracje instalacji, zachowując spójność jednego, niepowielanego systemu, np. aplikacja workflow, MS Sharepoint i baza danych na jednym serwerze, aplikacja workflow i MS Sharepoint na osobnych serwerze, bazy danych na osobnych serwerach, wiele serwerów dostępowych (fronton) i wiele baz danych. Funkcjonalność 1. Użytkownicy systemu są autoryzowani za pomocą mechanizmów autoryzacyjnych SharePoint Server nie jest wymagane dodatkowe logowanie do systemu obiegu dokumentów. 2. Uprawnienia dostępu do witryn procesów (oraz ich stron i pod-witryn) są nadawane z wykorzystaniem mechanizmów SharePoint. 3. Uprawnienia użytkownika w zakresie obiegów dokumentów (szerzej: procesów) są nadawane na poziomie: a. Dokumentu (sprawy, zadania): w momencie przypisania do użytkownika zadania (oraz zadania DW) użytkownik otrzymuje uprawnienie związane z danym elementem workflow (dokumentem, sprawą). Uprawnienie takie zezwala na edycję elementu w zakresie edycji określonym dla danego kroku. Po zakończeniu zadania i przesłania dokumentu dalej (przekazania do kolejnej osoby lub kroku) dokument pozostaje dostępny dla osoby w trybie tylko do odczytu. b. Globalnym: dla każdego procesu oraz kombinacji typu dokumentu z obiegiem możliwe jest określenie uprawnień: administracyjnych, modyfikacji bez usuwania, odczytu, odczytu bez załączników, rozpoczynania nowego obiegu. 4. System umożliwia audyt historii operacji każdego dokumentu (sprawy, elementu workflow) m.in. w zakresie: 3

4 edycji formularza, wyboru ścieżek przejścia (decyzji), wywołania akcji (w tym notyfikacji i akcji integracyjnych), przydzielonych zadań, załączników, pozwalając określić autora oraz daty realizacji wpisów (zmian). 5. System posiada mechanizm wersjonowania dokumentów i formularzy. 6. W przypadku skasowania dokumentu powinna być możliwość łatwego jego odzyskania. Powinna też być możliwość późniejszego odzyskania dokumentu także przez administratora systemu. W bibliotekach dokumentów powinna być możliwość zapisywania wersji dokumentów i wycofywania zmian. 7. System posiada wizualizacje historii zmian formularzy elektronicznych z dokładnością do pola (atrybutu) tego formularza. Dane prezentowane są w tabeli tak aby użytkownik łatwo mógł porównać zmiany w poszczególnych częściach formularza na poszczególnych krokach procesu/obiegu. Dodatkowo system zamieszcza informację o wszystkich użytkownikach dokonujących zmiany. 8. Posiada rozbudowane mechanizmy kontroli dostępu umożliwiające nadawanie dostępu do bibliotek, ale także w wybranych sytuacjach także do pojedynczych dokumentów. Dodatkowym atutem będzie możliwość kontroli nadanych uprawnień bezpośrednio z poziomu konkretnego użytkownika. 9. System ma mechanizm OCR pozwalający na automatyczną rejestrację dokumentów w systemie. Mechanizm nie może być oparty o szablony OCR bazujące na rozmieszczeniu wyszukiwanych elementów we wskazanych w szablonie obszarach dokumentów, innymi słowy wykorzystane szablony muszą być uniwersalne dla danego typu dokumentu (np. dla faktury system musi w oparciu o dostarczony szablon rozpoznawać faktury wystawiane na różnych formularzach). 10. Interfejs weryfikacji jakości rozpoznania dokumentów za pomocą mechanizmu OCR musi być dostępny w ramach podstawowego interfejsu wykorzystywanego w obiegu dokumentów niedopuszczalne jest np. wykorzystanie zewnętrznych aplikacji wymagających opuszczenia interfejsu, na którym realizowane są czynności związane z rejestracją dokumentów i ich procesowaniem przez pracownika) 11. System posiada obsługę zastępstw, z możliwością definiowania zastępstw niezależnie do każdego z obsługiwanych przez system procesów i możliwością oparcia zastępstwa o dane z zewnętrznego systemu HR. 12. Wymagana jest możliwość zdefiniowania struktury organizacyjnej firmy niezależnie dla każdego z procesów. 13. Wymagana jest obsługa podglądu zadań pracowników podległych (wg. aktualnej na moment podglądu struktury organizacyjnej firmy wykorzystywanej w procesie). Komunikacja 1. System musi umożliwiać komunikację z pocztą elektroniczną aktualnie użytkowany serwer oparty na serwerze MS Exchange. System umożliwia wysyłkę maili, zakładanie zadań, tworzenie wpisów w kalendarzach oraz autoodpowiedzi poza biurem. Startowanie procesów na podstawie wiadomości przychodzących (hot mailbox). Archiwizacja i przechowywanie dokumentów 1. System musi umożliwiać archiwizację dokumentów docelowo jako 4

5 Centralne Archiwa Elektroniczne będące elektroniczną formą archiwum w jednostce. Oddzielnie dla: Prokuratury Okręgowej i Prokuratury Rejonowej Prokuratury Apelacyjnej 2. System musi zapewniać stały dostęp do dokumentów, w tym również do takich, które zostały już zarchiwizowane 3. System musi wspomagać proces archiwizowania papierowych wersji dokumentu z uwzględnieniem dwóch rodzajów dokumentów: - dokumenty, których oryginał nie jest potrzebny w trakcie bieżącej pracy użytkowników Systemu i może być zarchiwizowany - dokumenty, których oryginał musi krążyć wraz z wersją elektroniczną. Oba rodzaje dokumentów mogą być obsługiwane w ten sam sposób (np. te same definicje procedur obiegu dokumentów). 4. System musi umożliwić sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych spraw przekazywanych do archiwum. 5. System musi umożliwiać przechowywanie i edytowanie informacji (z dokładnością do stanowiska pracy) gdzie znajduje się papierowa wersja dokumentu. 6. System musi wspierać proces udostępniania dokumentów wcześniej zarchiwizowanych w wersji papierowej (skanowanie i udostępnianie wersji elektronicznych dokumentów). 7. System musi mieć możliwość tworzenia archiwum elektronicznego z dokumentów już zarchiwizowanych w wersji papierowej, jako elementu Centralnego Archiwum Elektronicznego. 8. System musi dawać możliwość określenia czasu, po którym dokumenty/sprawy zostaną przeniesione do archiwum od momentu ich zakończenia 9. System musi posiadać funkcje organizacji archiwum: a) dowolna ilość archiwów, b) otwieranie i zapisywanie załączników z archiwum, c) obsługa wniosków o wypożyczenie/udostępnienie akt 10. System musi umożliwiać import dokumentów z lokalnego systemu plików jako załączników do spraw/zadań/dokumentów. 11. System musi umożliwiać uruchomienie skanowania dokumentu z wykorzystaniem sterownika TWAIN skanera podłączonego do stacji roboczej użytkownika. System pozwala zapisać domyślne ustawienia w zakresie rozdzielczości skanowania, trybu (kolor, odcienie szarości, czarnobiały), itp. 12. System musi umożliwiać pobieranie obrazów znajdujących się w schowku systemowym bez potrzeby ich uprzedniego zapisania na dysku w postaci pliku. 13. System musi umożliwiać ograniczenie praw dostępu do określonych rodzajów dokumentów na podstawie nadanych użytkownikowi/grupie uprawnień. 14. System powinien mieć zaimplementowany mechanizm ochrony przed całkowitym usunięciem dokumentów przez osoby inne niż Administrator Systemu. Usunięte przez użytkownika dokumenty powinny pozostać w buforze dokumentów do usunięcia 15. Jednym z elementów systemu musi być OCR (rozpoznający język polski pismo drukowane). 16. OCR musi umożliwiać rozpoznawanie tekstu wg dowolnie określanych przez użytkownika systemu harmonogramów (np. w tle, ad hoc) (określenie dni i godzin uruchamiania i zakończenia przetwarzania OCR dla wybranego zakresu dokumentów) dla całości lub wskazanych przetwarzanych przez system dokumentów. 5

6 17. System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie pełno-tekstowe wśród dokumentów wcześniej przetworzonych przez OCR. 18. System musi umożliwiać analizę OCR dokumentów graficznych zapis dokumentów w postaci formatu umożliwiającego edycje w pakiecie biurowym używanym przez Zamawiającego. 19. System musi umożliwiać konfigurację serwera OCR na niezależnej maszynie od serwera aplikacyjnego i bazodanowego systemu. 20. Umożliwia stworzenie bazy używanych w jednostce formularzy dla pracowników wraz z obsługą procesów. 21. Pozwala zakładać archiwa dotyczące prowadzonych projektów, kursów, wydarzeń w postaci predefiniowanej witryny intranetowej, do obsługi której nie jest wymagana specjalistyczna wiedza inf. 22. Umożliwia pobieranie dokumentów bezpośrednio z urządzeń skanujących 23. Skanowanie dokumentów powinny trafić automatycznie do wybranej biblioteki dokumentów. Praca grupowa 1. System powinien umożliwić jednoczesne edytowanie dokumentu - za pomocą pakietu biurowego używanego przez Zamawiającego - przez wielu użytkowników, przy czym rozpoczęcie edytowania dokumentu przez jednego z użytkowników nie powinno blokować jego edycji dla pozostałych użytkowników blokowane powinny być jedynie aktualnie edytowane części wewnątrz dokumentu (np. na poziomie akapitu). 2. System musi zapewnić możliwość współdzielonego dostępu do dokumentów zapewniając ich spójność. 3. System musi umożliwiać wersjonowanie dokumentów z opisem historii zmian. Wersjonowanie dotyczy formularzy opisujących dokument jak i załączniki. Możliwość wywołania podglądu zmian między wersjami załącznika wewnątrz za pomocą pakietu biurowego używanego przez Zamawiającego. 4. System musi umożliwiać zablokowanie użycia nieaktualnej wersji dokumentu przez uprawnionego użytkownika. 5. System musi umożliwiać podgląd dowolnej wersji historycznej dokumentu 6. System musi posiadać mechanizm umożliwiający przesłanie dokumentu/sprawy/zadania do akceptacji, weryfikacji i opiniowania przez innych użytkowników Systemu. 7. System musi być wyposażony w funkcje akceptacji, które umożliwiać będą co najmniej: a) Akceptację dokumentu przesłanego do jednego użytkownika dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane tylko przez ww. użytkownika. b) Przesłanie dokumentu do wielu i akceptację przez jednego z nich dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona jeden z grupy użytkowników (np.: jeden z trzech) c) Przesłanie i akceptację przez wielu użytkowników dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona większość użytkowników (np.: dwóch z trzech) d) Przesłanie i akceptację przez wszystkich dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykonają wszyscy użytkownicy (np.: trzech z trzech). 8. System musi umożliwiać łatwą modyfikację obiegu akceptacji dokumentów z użyciem interfejsu graficznego (projektowanie procesów workflow z użyciem schematu blokowego). 9. Modyfikacja definicji obiegu dokumentu (np. dodanie kolejnego kroku akceptacji) nie może powodować konieczności ponownego uruchomienia 6

7 obiegu dokumentów element będący w kroku poprzedzającym kroki dodane powinien być procesowany godnie z nową definicją procesu. 10. Przepływy w obiegach umożliwiały eliminować powtarzające się osoby tak, aby zadanie na danej ścieżce było akceptowane tylko raz. Przepływ pracy powinien zapisywać ścieżkę akceptacji i mierzyć czasy podejmowania decyzji i umożliwiać późniejsze raportowanie. W przypadku dokumentu wychodzącego powinna być możliwość kontroli uprawnień do dokumentu: w szczególności automatyczne nadawanie i odbieranie prawa edycji dokumentu w zależności od statusu. 11. Mechanizmy przepływu pracy powinny być wyposażone w system raportowania: ilości dokumentów w poszczególnych fazach; ilości zaakceptowanych dokumentów z podziałem na typy dokumentów i osoby; ilości odrzuconych dokumentów z podziałem na typy dokumentów i osoby; czasy odpowiedzi na dokument dla poszczególnych użytkowników Tworzenie/edycja dokumentów 1. System musi współpracować z eksploatowanym przez Zamawiającego pakietem MS Office na poziomie przygotowania i edycji dokumentów. (eksport i import do/z formatów obsługiwanych przez pakiet). System ma umożliwiać otwarcie dokumentu w MS Office z poziomu Systemu. 2. System musi umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów pism obecnie funkcjonujących w jednostce. 3. System musi umożliwiać tworzenie, przeglądanie, edycję, usuwanie i drukowanie utworzonych dokumentów przez uprawnione do tego osoby. 4. System musi zapewniać możliwość automatycznego nadawania sygnatury pism (numery kancelaryjne i wydziałowe). 5. System musi z poziomu administratora systemu umożliwiać definiowanie reguł nadawania sygnatury w odniesieniu do zdefiniowanej wcześniej struktury organizacyjnej z możliwością dodefiniowania jej do poziomu użytkownika końcowego (np. jego inicjałów). 6. System musi mieć wbudowane mechanizmy współpracy z edytorem tekstowym używanym przez Zamawiającego z dokładnością do śledzenia zmian w dokumencie, w taki sposób aby zmiany w pliku były rejestrowane przez system w bazie danych. Zarządzanie procesami 1. System musi umożliwiać definiowanie, zarządzanie i wykonywanie procesów automatycznie przetwarzających zadania (workflow). 2. System musi umożliwiać definiowanie procesów w oparciu o obieg dokumentów/spraw/zadań. 3. System w ramach zarządzania procesami musi umożliwiać wykorzystanie informacji o strukturze organizacyjnej, jednostkach organizacyjnych, pracownikach, ich rolach w systemie do wyznaczania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów procesu. 4. System musi umożliwiać automatyczne uruchamianie procesów realizacji zadań na podstawie wpływu pism od nadawców (dany rodzaj dokumentu wszczyna konkretną procedurę). 5. System musi umożliwiać ręczne wywoływanie procesów (ad hoc), poprzez przydział zadań pracownikom przez osoby do tego uprawnione (np. przez właścicieli biznesowych procesów). 6. System musi umożliwiać tworzenie i edycję procesów bez konieczności korzystania z pomocy dostawcy z poziomu uprawnionego użytkownika 7

8 systemu. Tworzenie procesów powinno odbywać się za pomocą graficznego, intuicyjnego interfejsu, który będzie umożliwiał modyfikowanie logiki zamodelowanych procesów. 7. Modyfikacja obiektów występujących w procesie powinna być propagowana na wszystkie elementy na których występuje obiekt celem minimalizacji pracy operatora systemu. Przykładem zastosowania może być przyjęcie nowego pracownika (obiektu), który przejmuje wszystkie uprawnienia i dokumenty/sprawy/zadania innego pracownika. 8. System musi udostępniać bazę procedur/procesów odpowiednim użytkownikom, zgodnie ze zdefiniowanymi uprawnieniami. Zarządzanie zadaniami 1. System musi mieć możliwość definiowania zadań przez uprawnione osoby oraz przekazywanie ich do wykonania podległym pracownikom. 2. System musi umożliwiać osobie tworzącej oraz dekretującej zadanie określanie stopnia ważności, czasu realizacji oraz uwag dotyczących sposobu realizacji zadania. 3. System musi umożliwiać wykonującemu zadanie określanie postępu realizacji zadania oraz dodanie uwag dotyczących toku wykonywania zadania. 4. System musi umożliwiać przypisywanie jednej, kilku osób bądź grup do wykonywania określonych zadań. 5. Użytkownik musi mieć możliwość dodania do zadania dokumentów oraz innych plików z wewnętrznego systemu plików. 6. W przypadku zadań generowanych przez predefiniowane procesy system musi informować użytkownika o kolejnych czynnościach, jakie musi wykonać, aby prawidłowo zakończyć realizację zadania. 7. System musi automatycznie powiadamiać osoby wyznaczone do realizacji danego zadania o konieczności podjęcia odpowiednich czynności. 8. System musi umożliwiać przekierowanie zadania do innego wykonawcy (np. w związku z absencją osoby dotychczas realizującej dany etap zadania). 9. System musi sygnalizować o przekroczeniu terminu realizacji zadań. 10. System musi zapewniać automatyczne generowanie przypomnień i ponagleń dla zadań, w których minął lub zbliża się termin realizacji, kierowanych do zaangażowanych w proces użytkowników oraz osób, które przydzieliły zadanie. 11. System musi informować bądź prezentować osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania oraz przydzielającego to zadanie o zakończeniu realizacji danego zadania. 12. System musi umożliwiać śledzenie procesów, sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się realizacja danego zadania. 13. System musi umożliwiać sprawdzenie listy zadań do wykonania, przydzielonych do określonemu pracownikowi (informacja dotycząca ilości wykonywanych zadań itp.) Współpraca z innymi systemami i urządzeniami 1. System musi zapewniać pełną integrację z pakietem biurowym używanym przez Zamawiającego(eksport i import do/z formatów obsługiwanych przez pakiet) dane nagłówkowe, pozycje dokumentu, zawartość formularza. 2. System musi umożliwiać zastosowanie XML jako standardu wymiany danych oraz opisu konfiguracji systemu. 3. System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np. drukarka, skaner, czytnik itp.). 4. System musi pracować na bazie danych Microsoft SQL Server 2008 lub 8

9 nowszej. 5. System musi pracować na portalu Microsoft SharePoint w wersji Foundation lub WSS 3.0. System musi umożliwiać jednoczesną pracę użytkowników w ramach jednego procesu akceptacji także w sytuacji gdy część z użytkowników korzysta z portalu w wersji Foundation a część z portalu w wersji Server. 6. System musi zapewniać możliwość wydajnej współpracy ze skanerami przemysłowymi. 7. System musi współpracować z serwerem skanów (repozytorium zeskanowanych dokumentów). System musi umożliwiać opisywanie dokumentów, które zostały wcześniej, niezależnie zeskanowane 8. System musi umożliwiać definiowanie rozdzielczości skanowania. 9. System musi umożliwić automatyczne redukowanie rozdzielczości skanowanych plików po zakończeniu procesu OCR. 10. W przyszłości System musi umożliwić przenoszenie (eksportowanie) danych zawartych w bazie Systemu dla potrzeb Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) prowadzonego stosownie do wymagań ustawowych (nie będzie to przedmiotem aktualnego postępowania przetargowego) 11. System musi spełniać rolę systemu komunikacyjnego umożliwiającego przesłanie korespondencji wewnętrznej w formie elektronicznej pomiędzy wszystkimi wydziałami, działami, sekcjami, grupami pracowników i pracownikami. Użytkownicy systemowi/uprawnienia 1. System musi mieć możliwość pobrania struktury organizacyjnej, haseł oraz listy użytkowników z Active Directory (logowanie do systemu powiązane z logowaniem do domeny). 2. Minimalny poziom autoryzacji użytkowników systemu musi korzystać z usług katalogowych Active Directory (w zakresie kont użytkowników i autoryzacji dostępu). 3. System musi zapewniać łatwe zarządzanie strukturą organizacyjną i użytkownikami (wraz z odzwierciedleniem zależnościami pomiędzy pracownikami np. relacji przełożony/podwładny) oraz ich uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji, elementów systemu oraz praw do wykonywania określonych zadań. 4. System musi umożliwiać centralne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami za pomocą graficznego interfejsu użytkownika. 5. System musi mieć możliwość tworzenia dowolnych grup roboczych użytkowników (wynikających ze struktury organizacyjnej oraz niezależnie od struktury organizacyjnej - np. grupa użytkowników należących do komisji przetargowej, która korzysta z tych samych dokumentów). 6. System musi umożliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw/zadań dla danego użytkownika lub grupy użytkowników. 7. System musi umożliwiać upoważnienie innego pracownika do obsługi dokumentów/spraw/zadań podczas sprawowanego przez niego zastępstwa. 8. System musi umożliwiać definiowanie uprawnień nadawanych poszczególnym użytkownikom w zależności od rodzaju wykonywanych przez nich funkcji zgodnie z wcześniej zdefiniowanym obiegiem dokumentów. 9. System musi mieć możliwość dostosowania interfejsu indywidualnie dla każdego użytkownika. Interfejs użytkownika musi być dostosowany do zakresu uprawnień przyznanych do wykorzystywanych funkcjonalności. 10. System nie może przechowywać haseł użytkowników (logowanie zintegrowane single sign on). 9

10 11. System umożliwia zarządzanie uprawnieniami z wykorzystaniem grup domenowych (Active Directory), możliwe jest także zakładanie użytkowników AD i przypisywanie ich do grup AD bezpośrednio w systemie. Podpis elektroniczny 1. System musi umożliwiać wykorzystanie podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów. 2. System musi umożliwiać składanie i weryfikację podpisów elektronicznych, zgodnie z wymogami ustawy o podpisie elektronicznym. 3. System powinien umożliwiać wymianę informacji z zakresu obsługi spraw interesanta pomiędzy nim samym, a serwisem informacyjnym epuap. 4. System musi umożliwiać wybranym użytkownikom eksport danych dotyczących interesanta oraz przekazanie zainteresowanemu w formie tylko do odczytu. Wymagania techniczne 1. System musi umożliwiać szybką i sprawną aktualizację systemu z zachowaniem środków bezpieczeństwa przed utratą danych 2. System nie wymaga instalacji na stanowiskach użytkownika końcowego (interfejs WEB). 3. System musi posiadać wygodny i funkcjonalny panel administracyjny, oddzielnie dla każdej z baz danych umożliwiający m.in.: a. zarządzanie użytkownikami i/lub grupami użytkowników, b. zarządzanie systemem uprawnień użytkowników i grup użytkowników, c. definiowanie ról systemowych dla użytkowników i grup użytkowników, d. modyfikację systemu przez administratora systemu (bez udziału dostawcy oprogramowania). Modyfikacje powinny obejmować zmianę wyglądu szablonów, tworzenie nowych klas dokumentów, modyfikowanie i budowanie procesów pracy (workflow) 4. System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w strukturze organizacyjnej jednostce. Wszelka konfiguracja musi być dokonywana przez Administratora Systemu. 5. System musi posiadać konstrukcję modułową, z możliwością niezależnego, stopniowego uruchamiania poszczególnych funkcjonalności. Jednocześnie system musi stanowić integralną całość i być obsługiwany za pomocą przeglądarki. 6. System umożliwia stosowanie polityki archiwizacji niezależnej dla każdego zbioru załączników (skanów) w procesach. W szczególności możliwe jest stosowanie innej polityki archiwizacyjnej dla załączników każdego z procesów. 7. System musi charakteryzować się otwartą architekturą, zapewniającą możliwość integracji z innymi bazami danych w jednostce (SQL, Oracle). 8. System musi zapewniać spójność poprzez wykorzystywanie odpowiednich mechanizmów gwarantujących spójność danych (danych konfiguracyjnych i danych użytkowników) w przypadku awarii systemu. 9. System musi być odporny na zawieszenie się stacji roboczych, tj. usterka stacji roboczej w trakcie pracy w systemie nie może spowodować niestabilności pracy systemu dla pozostałych użytkowników. 10. System u użytkownika końcowego musi pracować z rozdzielczością ekranu stacji roboczej. 11. System musi wizualnie oznaczać w interfejsie użytkownika pola, których uzupełnienie w Systemie jest obligatoryjne. 10

11 12. System musi umożliwiać jednoczesną pracę min. 250 użytkowników końcowych, przetwarzających średnio dziennie 500 dokumentów wchodzących (1-5 stron) i 500 dokumentów wychodzących (3-10 stron), z uwzględnieniem dni w których maksymalne się ruch dokumentów sięga 1500 dokumentów wchodzących (3-10 stron) i 1500 dokumentów wychodzących (3-10 stron) dziennie. 13. System musi posiadać możliwość jego przeskalowania w przyszłości na pracę większej ilości użytkowników (2000) - w przypadku wystąpienia takich okoliczności finansowane odbywać się będzie na odrębnie ustalonych zasadach. Dostęp do systemu i jego zasobów 1. System musi umożliwiać uwierzytelnianie i autoryzację użytkowników 2. System musi umożliwiać jednoczesny dostępu do danych przez wielu użytkowników, z ochroną tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem. 3. System musi umożliwiać personalizację warstwy prezentacji danych indywidualnie dla każdego z użytkowników lub dla grupy użytkowników. 4. System musi posiadać zabezpieczenia danych przed niepowołanym dostępem, dzięki możliwości przydzielania zakresu uprawnień poszczególnym użytkownikom i grupom użytkowników 5. System musi zapewniać prowadzenie dzienników zdarzeń i dostępu do obiektów danych, spraw i dokumentów 6. System musi uniemożliwiać wprowadzanie i modyfikację danych w sposób anonimowy Komunikacja z jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego 1. Architektura systemu powinna zakładać bazy danych które będą przetwarzane na odrębnych serwerach, oraz możliwość wydzielenia niezależnych baz załączników dla każdego z procesów. 2. System posiada interfejs mobilny dla platform ios, Android, Windows 8 w postaci dedykowanych aplikacji (transfer danych za pomocą lekkiego protokołu REST) umożliwiający co najmniej wywoływanie wybranych jako dostępnych z poziomu urządzenia mobilnego ścieżek akceptacji, delegację wykonania zadania do innych pracowników, podgląd załączników (skanów pism) oraz dołączanie notatek głosowych i zdjęć z aparatu urządzenia. Integracje pozostałe 1. System umożliwia zintegrowanie się z platformą epuap przy pomocy webservice. 2. Posiada możliwość integracji z systemem kadrowym, umożliwiającym sprawdzenie wykorzystanych urlopów przez pracowników. Kancelaria Obsługa korespondencji kancelaria 1. System musi zapewniać przyjmowanie, rejestrację i obsługę korespondencji przychodzącej 2. System musi pozwalać na rejestrację pism przychodzących oraz dokumentów wewnętrznych 3. System musi obsługiwać proces przyjmowania korespondencji. Na ewidencjonowanie poczty przychodzącej składa się: rejestracja daty wpływu, nadawcy, automatyczne nadawanie numerów przez System. System musi umożliwiać potwierdzenie odebrania fizycznych przesyłek - potwierdzenie dla kancelarii. 4. Dokumenty muszą być trzymane w systemie plików w taki sposób aby do 11

12 dokumentów nie było dostępu z poziomu systemu operacyjnego. Możliwa osobna lokalizacja bazy załączników z dokładnością do obiegu. 5. System musi umożliwiać elektroniczną rejestrację przychodzących dokumentów w postaci papierowej z jednoczesnym zapisem pisma w postaci elektronicznej (skanowanie) 6. System musi umożliwiać rejestrację dokumentów złożonych do jednostki w formie elektronicznej wykorzystując: pocztę elektroniczną, pliki MS Office, pliki w formacie PDF, JPG, XML oraz inne dowolne pliki. 7. System musi umożliwiać rejestrację pism składanych przez elektroniczną skrzynkę podawczą 8. System musi wykorzystać przy rejestracji pisma dane teleadresowe kontrahentów gromadzone w innych systemach 9. System musi umożliwić dodawanie nowych danych teleadresowych z poziomu formularza rejestracyjnego 10. System musi mieć możliwość tworzenia wspólnej książki adresowej niezależnej od systemu dziedzinowego, z której korzystać będą mogli wszyscy uprawnieni użytkownicy systemu 11. System musi umożliwiać dla zeskanowanego pisma, na podstawie zdefiniowanych stref odczytu automatyczne uzupełnianie pól w nagłówku rejestrowanego pisma/sprawy i automatyczne uruchamianie spraw (automatyczna dekretacja) 12. Po zeskanowaniu i przeprowadzeniu OCR dane uzyskane ze zdefiniowanych stref odczytu system winien automatycznie użyć w celu wypełnienia zdefiniowanych pól nagłówka sprawy/pisma oraz automatycznie uruchomić związany z nim proces 13. System musi umożliwiać wydruk potwierdzeń przyjęcia korespondencji w przypadku dostarczonej jej osobiście przez obywatela/firmę, po uprzednim skanowaniu dokumentu i zarejestrowaniu w systemie Klasyfikacja i dekretacja korespondencji 1. System musi umożliwiać przesłanie zadekretowanej korespondencji do wykonania z wyróżnieniem różnych statusów mających cel informacyjny, np. : Pilne, B Pilne, Do omówienia, Obiegiem (grupa pracowników 2. System musi posiadać funkcjonalność dołączania do zarejestrowanej już sprawy nowej korespondencji 3. System musi wspomagać proces łączenia dokumentów, np.: poprzez wyszukiwanie spraw/pism o identycznej sygnaturze oraz musi być wyposażony w funkcję generowania i wysłania powiadomień do wszystkich uczestników sprawy (referenta prowadzącego i referentów współpracujących) o nadejściu nowej korespondencji w zarejestrowanej już sprawie 4. Jeżeli korespondencja nie dotyczy istniejącej już sprawy, system musi umożliwiać sklasyfikowanie pisma i przesłanie pisma na podstawie zdefiniowanych procedur (procesów) korespondencji do odpowiedniej komórki 5. System musi umożliwiać odesłanie pisma do użytkownika, który dokonał dekretacji/przekierowania w celu wykonania ponownej dekretacji lub sklasyfikowania z możliwością dodania uzasadnienia odesłania 6. System musi wspierać proces wysyłania korespondencji, ewidencjonowanie poczty wychodzącej (rejestracja daty wysłania, adresata, automatyczne nadawanie numerów) 7. System musi mieć możliwość odnotowywania dla poczty wychodzącej trybu dostarczenia pisma (wybór trybu ze definiowanego słownika) 8. System musi mieć możliwość odnotowywania rezultatu doręczenia 9. System musi umożliwiać prowadzenie dzienników pism 12

13 wychodzących/spraw/zadań 10. System musi, na podstawie danych korespondencji wychodzącej, generować zestawienie/wydruk w formie pocztowej książki podawczej wg zdefiniowanych w systemie wzorów 11. System musi wspierać/monitorować proces zatwierdzania i sprawdzania przez odpowiednie osoby pism wychodzących. Fakt sprawdzenia, zatwierdzenia, odrzucenia, odesłania do poprawy musi być odnotowywany, a informacja o tym powinna być wysyłana do odpowiednich osób 12. System musi umożliwiać wielostopniowe, wieloetapowe zatwierdzanie korespondencji wychodzącej. Dla jednej przesyłki możliwość zdefiniowania wielu adresatów (z różną opcją dostawy) 13. System musi umożliwiać obsługę wysyłek masowych z bazy teleadresowej 14. System musi wspierać proces wysyłania korespondencji pocztą elektroniczną 15. System nie może pozwalać na edycję zatwierdzonego i zaznaczonego jako wysłany dokumentu (w tym załączonego pliku). Ewentualna funkcja edycji powinna być dostępna jedynie dla Administratora Systemu jako funkcja serwisowa 16. System musi pozwalać na ewidencję puli numerów nadawczych z dokładnością do operatora kancelarii, dla potrzeb obsługi korespondencji wychodzącej. 17. System musi umożliwiać odzwierciedlenie cenników operatorów pocztowych. Cennik usług pocztowych powinien być skonstruowany tak aby uwzględniał podział na: Dostawców usług pocztowych Rodzaj i kategorię przesyłki Wagi Opłaty dodatkowe 18. System musi umożliwiać generowanie raportów. Minimalne wymagania w obszarze raportów dotyczą: Wydruku kodów kreskowych na listy polecone (tak zwane erki) Wydruku naklejek z adresem do przyklejenia na kopertę Wydruk specyfikacji nadawczej (format ustalony przez pocztę polską) - z podziałem np. na użytkownika, dział, daty nadania Wydruk zestawień ilościowo-wartościowych kto (jaki dział) i za ile wysłał podział po rodzajach przesyłki (ile listów, ile paczek) podział po grupie adresatów (ile listów i za ile) 19. System musi umożliwić delegację uprawnień do innego użytkownika systemu (np. podczas nieobecności). 20. System musi umożliwić dodawanie komentarzy elektronicznych przez użytkowników systemu. 21. System musi umożliwić dodanie jednego lub wielu załączników do pojedynczej rejestracji. 22. System musi umożliwić nadanie uprawnień różnym grupom użytkowników: Do rejestracji poczty przychodzącej i wychodzącej Do akceptacji poczty przychodzącej i wychodzącej Do modyfikacji dokumentów Tylko do odczytu 23. System musi umożliwiać wielokrotną walidację przy akcjach usuwających dane z systemu np. zapytanie czy na pewno usunąć ten rekord? TAK/NIE 24. System musi umożliwić informowanie adresata o oczekującym zadaniu do wykonania np.. , komunikator, witryna. 25. System musi umożliwić elastyczne tworzenie formatu sygnatury 13

14 dokumentu w oparciu o wymagania klienta. 26. System musi umożliwić obsługę poczty do wielu odbiorców, bez konieczności wielokrotnego rejestrowania tego samego dokumentu. Obieg faktur Obsługa spraw 1. System musi umożliwiać grupowanie pełnej dokumentacji w ramach konkretnej sprawy (dodanie podstaw wydania decyzji, akty prawne) 2. System musi automatycznie nadawać nr sprawie wg numeracji Obowiązującej w jednostce 3. System musi umożliwiać dodawanie nowych dokumentów i kojarzenie istniejących już w systemie dokumentów (w tym korespondencji wewnętrznej i poczty elektronicznej) system musi umożliwiać spinanie dokumentów i spraw 4. System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie spraw/dokumentów wg zadanych przez użytkownika parametrów wyszukiwania (czas tworzenia/ modyfikacji, autor, temat, odbiorca, treść dokumentu) wyszukiwanie pełno tekstowe w zakresie zdefiniowanych w systemie atrybutów (z uwzględnieniem języka polskiego) z możliwością prezentowania ich wg wybranych parametrów sortowania 5. System musi umożliwiać przeglądanie, edycję i drukowanie prowadzonych spraw w ramach jednostki oraz zgromadzonej dokumentacji w sprawach 6. System musi mieć możliwość określenia domyślnego czasu realizacji danego typu spraw 7. System musi mieć możliwość określenia czasu realizacji dla danej sprawy niezależnie od domyślnego terminu w systemie 8. System musi mieć możliwość wstrzymania biegu sprawy w przypadkach kiedy sprawa została przekazana do konsultacji zewnętrznych 9. System musi wspierać pracę użytkowników poprzez automatyczne informowanie o zbliżającym się upływie terminu załatwienia sprawy lub pisma (alert mailowy i/lub za pomocą posiadanych przez zamawiającego systemów), oraz informowanie przełożonych o zagrożeniach przekroczenia terminu realizacji (alerty, zestawienia). 10. System musi umożliwiać przypisywanie i zmianę referenta lub referentów do sprawy przez uprawnione osoby 11. System musi posiadać mechanizm zapewniający możliwość załatwiania spraw w przypadku nieobecności osoby poprzez przydzielanie zastępstw dla referentów sprawy (załatwianie spraw nie może następować poprzez logowanie na konto i hasło nieobecnej osoby) 12. System musi tworzyć pełną historię toku załatwiania sprawy (kto?, co? i kiedy?) i umożliwiać jej przeglądanie uprawnionym użytkownikom 13. System musi zapewniać możliwość zatwierdzania dokumentu przez uprawnione do tego osoby wraz z zamknięciem sprawy przez osobę uprawnioną do podpisu dokumentu 14. System musi umożliwiać dekretowanie wybranej z poziomu użytkownika grupy dokumentów/spraw/zadań do wybranego odbiorcy 15. Podczas opisywania dokumentów powinna być możliwość jednoczesnego podgląd zeskanowanego dokumentu na tym samym ekranie lub podglądu w innym oknie w zależności od konfiguracji systemu. 16. Po opisaniu dokumentów system powinien umożliwiać uruchomienie przepływu pracy dla całej listy dokumentów jednocześnie. 17. Aby ułatwić pracę użytkownikom którzy mają wiele zadań do zaakceptowania system powinien wyświetlać podgląd dokumentu bez konieczności jego otwierania w oddzielnym oknie. Powinna być możliwość 14

15 akceptowania/odrzucania dokumentów jednym kliknięciem. 18. System musi umożliwić filtrowanie spraw wg różnych kryteriów zapytań 19. System musi umożliwić rejestrację spraw z poziomu formularza przez osoby bez dodatkowej znajomości obsługi dostarczanego systemu. Obsługa Faktury kosztowej 1. System musi umożliwić rejestrację nowej faktury kosztowej oraz posiada workflow obsługujący obieg faktur kosztowych (w tym inwestycyjnych) i materiałowych 2. Dokument rejestru faktur powinien być powiązany z danymi wypełnianymi przy pomocy formularza przez wyznaczone do tego zadania osoby z Kancelarii oraz innych wydziałów przedsiębiorstwa. 3. System musi umożliwić rejestrację minimum następujących informacji: 4. nr faktury, data rejestracji, wystawca faktury, opis faktury, kwota faktury, nr zamówienia dot. faktury 5. Widoczny otwarty rejestr zarejestrowanych faktur z listą następujących atrybutów: 6. nr faktury, data rejestracji, nazwa wystawcy faktury, opis faktury, kwota faktury, przypisane do 7. Zakres danych faktury powinien zostać podzielony na część nagłówkową, uzupełnianą przez osoby rejestrujące oraz część merytoryczną uzupełnianą przez użytkowników poszczególnych wydziałów w taki sposób, aby dane wprowadzone przez pierwszą grupę użytkowników nie mogły zostać poddane edycji przez drugą grupę i odwrotnie. 8. System musi umożliwić zapisanie sygnatury faktury zgodnie z formatem używanym w jednostce 9. System musi umożliwić określenie ścieżki akceptacji faktury kosztowej 10. System musi umożliwić powiązanie faktury kosztowej z istniejącym zamówieniem w systemie workflow (jeśli będą wdrożone) 11. System musi umożliwić dekretację kosztu na MPK-i 12. System musi umożliwić rozbicie kosztów faktury na kilka MPK-ów 13. System musi umożliwić poinformowanie akceptanta(ów) o oczekującym obiegu kosztów do akceptacji 14. System musi umożliwić akceptację lub odrzucenie faktury 15. System musi umożliwić dodanie załączników lub obrazu faktury do obiegu 16. System musi umożliwić zeskanowanie jednej lub wielu faktur jednocześnie do obiegu 17. System musi umożliwić dodanie komentarza na każdym kroku przepływu zadań 18. System musi umożliwić delegację uprawnień do innego użytkownika np. podczas nieobecności przełożonego 19. System musi umożliwić elastyczne modelowanie procesu 20. System musi umożliwić logikę biznesową, która umożliwia ominięcie kroku akceptacji faktury, jeżeli wartość faktury mniejsza niż np (parametr możliwy do zmiany przez Zamawiającego bez udziału i pomocy Dostawcy) 21. System musi umożliwić przesyłanie informacji (np. ) o fakturze do wiadomości innych osób z opcją tylko do odczytu 22. System musi umożliwić integrację z systemem księgowym jednostki w zakresie przesyłania i zapisywania kosztów na kontach 23. System musi umożliwić ustawienie niektórych atrybutów Widocznych/Niewidocznych, Tylko do odczytu i Wymaganych. 24. System musi umożliwić wydruk metryczki na fakturze kosztowej lub na innym druku 25. System musi umożliwić elastyczną zmianę akceptanta 15

16 26. System musi umożliwić przeglądanie załączników z poziomu formularza 27. System musi umożliwić wyszukiwanie otwartych i zamkniętych faktur wg określonych kryteriów 28. System musi mieć zaimplementowaną funkcjonalność wspierającą wypełnienie pól formularza elektronicznego danymi pozyskanymi przez wbudowany OCR. 29. System musi zapewniać kontrolę dublowania faktur i ostrzegać użytkownika o zaistniałym fakcie w celu podjęcia decyzji o dalszym postępowaniu z dokumentem. 30. System musi zapewniać podgląd aktualnego stanu procesu zatwierdzania dokumentu oraz informacji o czasie wyznaczenia i wykonania poszczególnych zadań w ramach obiegu. 31. W procesie zatwierdzania musi być zapewniony mechanizm zastępstw umożliwiający wyznaczenie zastępstwa przez użytkownika w przypadku planowanej nieobecności, przejąć zadania osoby nieobecnej w przypadku nieplanowanej obecności lub umożliwić stałe otrzymywanie zadań innego użytkownika. Obieg wniosków urlopowych Wymagania 1. System musi umożliwiać rejestrację dowolnego typu wniosku urlopowego, w szczególności wszystkich wymaganych przepisami prawa. Minimalna lista rodzajów wniosków: Wniosek o urlop pracowniczy Wniosek o urlop okolicznościowy Wniosek o urlop wypoczynkowy na żądanie Inna nieobecność płatna Wniosek o urlop bezpłatny Wniosek o dzień opieki nad dzieckiem Wniosek o urlop macierzyński Wniosek o dodatkowy urlop macierzyński Wniosek o urlop wychowawczy Wniosek o urlop ojcowski Wniosek o udzielenie dnia wolnego za nadgodziny 2. System musi umożliwiać ewidencję pracowników Zamawiającego w układzie podwładny - przełożony, w celu prawidłowego wyznaczenia osoby zatwierdzającej wniosek. 3. System musi umożliwiać wypełnienie minimum następujących informacji (pól): Imię i nazwisko wnioskującego, Stanowisko wnioskującego Komórka organizacyjna wnioskującego Imię i nazwisko wypełniając ego wniosek w imieniu wnioskującego, Stanowisko wypełniającego Data wypełnienia wniosku, Przełożony wnioskującego Data rozpoczęcia urlopu Data zakończenie urlopu Ilość dni wnioskowanego urlopu Typ urlopu (rodzaj) Uzasadnienie Komentarz przełożonego i/lub kierownika i/lub dyrektora Daty akceptacji przez poszczególne osoby Rok za który udzielany jest urlop 4. System mus umożliwiać skonfigurowanie wielopoziomowej akceptacji 16

17 wniosku np. pracownik - przełożony - kierownik - dyrektor - prezes. System nie powinien mieć ograniczeń w konfigurowaniu ilości poziomów akceptacji. 5. System musi umożliwiać: start obiegu wniosku w imieniu własnym pracownika, start obiegu wniosku w imieniu innego pracownika, odrzucenie wniosku przez przełożonych na dowolnym poziomie akceptacji, anulowanie wniosku przez wnioskodawcę, skierowanie do poprawy przez przełożonych na dowolnym kroku akceptacji, osobne archiwizowanie wniosków o pozytywnym przebiegu, osobne archiwizowanie wniosków o negatywnym przebiegu. 6. System musi zapewniać możliwość dołączenia do wniosku dowolnego pliku w postaci elektronicznej. 7. System mus zapewniać możliwość wydrukowania wniosku urlopowego na każdym kroku obiegu lub na wybranym kroku obiegu. Zawartość wydruku musi spełniać minimalne wymogi prawa. 8. System musi umożliwiać integrację z systemem kadrowym w celu pobrania z tego systemu: ilości dni urlopu przysługującego pracownikowi (wnioskodawcy) w danym roku kalendarzowym z dokładnością do typu (rodzaju) urlopu, ilości dni urlopu przysługującego pracownikowi (wnioskodawcy) na moment składania wniosku z dokładnością do typu (rodzaju) urlopu, danych kadrowych identyfikujących pracownika tj. numer karty pracowniczej, imię i nazwisko, data urodzenia, Informacji o przysługujących dodatkowych wymiarach urlopu w uwagi np. na opiekę nad dzieckiem Informacji o konfliktach w kartotece czasu pracy np. brak możliwości wnioskowania o urlop w czasie innej absencji. 9. System musi umożliwiać wygenerowania raportów o stanie absencji pracownika i/lub grupy i/lub grup pracowników. 10. System musi umożliwiać prezentację absencji i planowanej obecności pracowników, grup pracowników, zarówno w wersji tabelarycznej jak i graficznej w postaci harmonogramu Gantta. Harmonogram musi odzwierciedlać strukturę organizacyjną min. na 5 poziomach, widocznych z punktu widzenia akceptanta. 11. Systemu musi posiadać wbudowany kreator procesu wniosku urlopowego, który pozwala w łatwy sposób utworzyć gotowy proces wspierający składanie i ewidencję wniosków urlopowych w organizacji. Tworzony jest automatycznie obieg dokumentu wraz z odpowiednimi krokami i atrybutami, pozwalający na poprawną rejestrację wniosku urlopowego. W kolejnych krokach kreatora użytkownik może zdefiniować własne opcje konfiguracyjne procesu, takie jak niestandardowe źródła danych oraz integracja z systemem HR. 12. Systemu musi przy pomocy kreatora pozwolić na utworzenie minimum następujących kroków: 1. Rejestracja. Krok rejestracji wniosku, na którym podawane są informacje o urlopie. Wypełniony w niosek trafia do kroku akceptacji. Wybór osoby akceptującej wniosek jest konfigurowany w kroku Wybór akceptującego kreatora. 2. Akceptacja. W tym kroku akceptujący dokonuje decyzji o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku. 3. Odrzucony. Wniosek trafia do tego kroku w przypadku negatywnej decyzji akceptującego. 17

18 4. Wpis do systemu HR. Po akceptacji wniosku, może on zostać wpisany (w tym wypadku ręcznie) do systemu HR. Krok jest tworzony w przypadku braku automatycznej integracji HR. Integracja z systemem HR jest konfigurowana w kroku Integracja z systemem HR kreatora. 5. Archiwum. Po wpisie do systemu HR wniosek trafia do archiwum. Wniosek w archiwum może zostać anulowany. 6. Anulowanie. Na tym kroku wniosek jest usuwany z systemu HR. 7. Anulowany. Po usunięciu wniosku z systemu HR wniosek otrzymuje stan Anulowany. Obieg wniosków pracowniczych Wymagania - wniosek o odbiór nadgodzin 1. System musi umożliwiać rejestrację dowolnego typu wniosku o odbiór nadgodzin. 2. System musi umożliwiać ewidencję pracowników Zamawiającego w układzie podwładny - przełożony, w celu prawidłowego wyznaczenia osoby zatwierdzającej wniosek. 3. System musi umożliwiać skonfigurowanie wielopoziomowej akceptacji wniosku np. pracownik - przełożony - kierownik dyrektor - naczelnik - szef. System nie powinien mieć ograniczeń w konfigurowaniu ilości poziomów akceptacji. 4. System musi umożliwiać: start obiegu wniosku w imieniu własnym pracownika, start obiegu wniosku w imieniu innego pracownika, odrzucenie wniosku przez przełożonych na dowolnym poziomie akceptacji, anulowanie wniosku przez wnioskodawcę, skierowanie do poprawy przez przełożonych na dowolnym kroku akceptacji, osobne archiwizowanie wniosków o pozytywnym przebiegu, osobne archiwizowanie wniosków o negatywnym przebiegu. 5. System musi zapewniać możliwość dołączenia do wniosku dowolnego pliku w postaci elektronicznej. 6. System musi zapewniać możliwość wydrukowania wniosku na każdym kroku obiegu lub na wybranym kroku obiegu. Zawartość wydruku musi spełniać minimalne wymogi prawa. 7. System musi umożliwiać wypełnienie minimum następujących informacji (pól): Imię i nazwisko wnioskującego, Stanowisko wnioskującego Komórka organizacyjna wnioskującego Imię i nazwisko wypełniając ego wniosek w imieniu wnioskującego, Stanowisko wypełniającego Data wypełnienia wniosku, Przełożony wnioskującego Uzasadnienie Komentarz przełożonego i/lub kierownika i/lub dyrektora Daty akceptacji przez poszczególne osoby Ilość godzin do odebrania Data lub daty odbioru nadgodzin 8. System musi umożliwiać wygenerowania raportów o stanie absencji pracownika i/lub grupy i/lub grup pracowników. Wymagania - wniosek o pracę w nadgodzinach 1. System musi umożliwiać rejestrację wniosku o pracę w nadgodzinach 18

19 2. System musi umożliwiać ewidencję pracowników Zamawiającego w układzie podwładny - przełożony, w celu prawidłowego wyznaczenia osoby zatwierdzającej wniosek. 3. System musi umożliwiać skonfigurowanie wielopoziomowej akceptacji wniosku np. pracownik - przełożony - kierownik - dyrektor naczelnik - szef. System nie powinien mieć ograniczeń w konfigurowaniu ilości poziomów akceptacji. 4. System musi umożliwiać: start obiegu wniosku w imieniu własnym pracownika, start obiegu wniosku w imieniu innego pracownika, odrzucenie wniosku przez przełożonych na dowolnym poziomie akceptacji, anulowanie wniosku przez wnioskodawcę, skierowanie do poprawy przez przełożonych na dowolnym kroku akceptacji, osobne archiwizowanie wniosków o pozytywnym przebiegu, osobne archiwizowanie wniosków o negatywnym przebiegu. 5. System musi zapewniać możliwość dołączenia do wniosku dowolnego pliku w postaci elektronicznej. 6. System mus zapewniać możliwość wydrukowania wniosku na każdym kroku obiegu lub na wybranym kroku obiegu. Zawartość wydruku musi spełniać minimalne wymogi prawa. 7. System musi umożliwiać wypełnienie minimum następujących informacji (pól): Imię i nazwisko wnioskującego, Stanowisko wnioskującego Komórka organizacyjna wnioskującego Imię i nazwisko wypełniając ego wniosek w imieniu wnioskującego, Stanowisko wypełniającego Data wypełnienia wniosku, Przełożony wnioskującego Uzasadnienie Komentarz przełożonego i/lub kierownika i/lub dyrektora Daty akceptacji przez poszczególne osoby Ilość godzin Data lub daty odbioru nadgodzin (planowane) Wymagania - dokumenty oceny ryzyka zawodowego 1. System musi umożliwiać rejestrację i powiazanie następujących dokumentów: Lista kontrola do identyfikacji zagrożeń Wyniki identyfikacji Wyniki pomiarów czynników zagrożeń na stanowisku pracy Karta oceny ryzyka na stanowisku pracy 2. System musi umożliwiać ewidencję i zarządzanie listą stanowisk pracy. 3. System musi mieć możliwość przygotowania na bazie zebranych danych raportów zagregowanych na temat czynników ryzyka z podziałem na stanowiska. 4. System musi mieć możliwość obsługi procesu zatwierdzania w/w dokumentów. 5. System musi umożliwiać: start obiegu wniosku w imieniu własnym pracownika, start obiegu wniosku w imieniu innego pracownika, odrzucenie wniosku przez przełożonych na dowolnym poziomie akceptacji, anulowanie wniosku przez wnioskodawcę, 19

20 skierowanie do poprawy przez przełożonych na dowolnym kroku akceptacji, osobne archiwizowanie wniosków o pozytywnym przebiegu, osobne archiwizowanie wniosków o negatywnym przebiegu. 6. System musi posiadać funkcjonalność tworzenie, dodawania dowolnych pól na w/w dokumentach, bez zaangażowania Dostawcy. 7. Dokument - Lista kontrola do identyfikacji zagrożeń powinien zawierać minimum następujące pola: Liczba początkowa, Pytanie identyfikujące zagrożenia, Odpowiedź, Uwagi. 8. Dokument - Wynik identyfikacji powinien zawierać minimum następujące pola: Czynności, Lista zagrożeń. 9. Dokument - Wyniki pomiarów czynników zagrożeń na stanowisku pracy powinien zawierać minimum następujące pola: Czynnik, Wynik pomiaru, Hałas, Zapylenie, Mikroklimat, Drgania. 10. Dokument - Karta oceny ryzyka na stanowisku pracy powinien zawierać minimum następujące pola: Data, Numer karty, Stanowisko pracy, Charakterystyka stanowiska pracy, Liczba narażonych, Dokumenty odniesienia, Sporządził, Zatwierdził, Uwagi, Tabela: Lp. Zagrożenie Źródło zagrożenia/wyniki pomiarów Ciężkość Prawdopodobieństwo Oszacowanie ryzyka Działania profilaktyczne Wymagania - zapotrzebowanie na szkolenie 1. System musi umożliwiać rejestrację wniosku - zapotrzebowanie na szkolenie 2. Systemu musi odzwierciedlać proces i oceny akceptacji wniosku przez przełożonych i HR. 3. System mus umożliwiać skonfigurowanie wielopoziomowej akceptacji wniosku np. pracownik - przełożony - kierownik - dyrektor - prezes. System nie powinien mieć ograniczeń w konfigurowaniu ilości poziomów akceptacji. 4. System musi umożliwiać: start obiegu wniosku w imieniu własnym pracownika, start obiegu wniosku w imieniu innego pracownika, odrzucenie wniosku przez przełożonych na dowolnym poziomie akceptacji, anulowanie wniosku przez wnioskodawcę, skierowanie do poprawy przez przełożonych na dowolnym kroku akceptacji, osobne archiwizowanie wniosków o pozytywnym przebiegu, osobne archiwizowanie wniosków o negatywnym przebiegu. 5. System musi umożliwiać zarejestrowanie danych w minimum następujących polach: Wnioskujący, Data wniosku, Firma szkoleniowa, Nazwa szkolenia, Cel szkolenia, Szacowany koszt, Rodzaj szkolenia (online, korespondencyjne, wyjazdowe, w siedzibie), Spodziewane korzyści dla wnioskującego. 6. System musi umożliwiać zarejestrowanie ankiety oceny szkolenia w formie formularza elektronicznego. Dokumenty muszą być ze sobą powiązane automatycznie. 7. System musi umożliwiać tworzenie zestawień dotyczących szkoleń (ilość wniosków z podziałem na status, szacowane koszty szkoleń z podziałem na okres sprawozdawczy, rodzaje szkoleń, wyniki oceny ankiet 20