Optymalizacja zakupu usług eventowych Dialog Branżowy Reklamodawca-Agencja 1. Kosztorysy agencji w przetargach eventowych co powinny uwzględniać?

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Optymalizacja zakupu usług eventowych Dialog Branżowy Reklamodawca-Agencja 1. Kosztorysy agencji w przetargach eventowych co powinny uwzględniać?"

Kamil Kowalski
6 lat temu
Przeglądów:

1 1. Kosztorysy agencji w przetargach eventowych co powinny uwzględniać? Uczestnicy spotkania rozmawiali o tym, jakie elementy powinien zawierać kosztorys agencji biorącej udział w przetargu. Wszyscy zgodzili się co do tego, że stworzenie wzoru dokumentu i wprowadzenie standardowego kosztorysu pomogłoby w wyeliminowaniu ukrytych kosztów. Jednolity wzór byłby także pomocnym narzędziem na etapie porównywania agencji. Przedstawiciele Działu Zakupów chcieliby jasnych informacji o tym jakie koszty przetargowe ponosi agencja. Przedstawiciele agencji są gotowi na to, aby odpowiadać na pytania dotyczące kosztorysu i tłumaczyć skąd się biorą poszczególne jego elementy.

2 2. Postawa partnerska w przetargach eventowych przykłady złych praktyk. W poprzednich spotkaniach projektu Dialogu Branżowego Liderzy poszczególnych grup wybrali jedną, najistotniejszą w ich opinii wartość, stanowiącą klucz do porozumienia między Reklamodawcami a Agencjami, jaką jest partnerstwo. Agencje eventowe za przykład złych praktyk przetargowych podały częstą konieczność podpisywania umów/ OWZ (ogólnych warunków zamówienia, nazwa może się różnic w zależności od firmy) bez możliwości zgłoszenia uwag do poszczególnych zapisów. Nie każda ze spółek posiada w OWZ punkty podzielone na te, które są wymagane, aby przystąpić do procesu przetargowego oraz te, które wymagane nie są. Uczestnicy spotkania zgodnie uznali, że istotnym jest, aby agencje otrzymały czas na zapoznanie się z treścią wymaganych dokumentów i mogły zgłosić ewentualne uwagi.

3 3. Rozliczanie pracy agencji terminy płatności/zaliczki/modele rozliczeń/rejection fee. TERMINY PŁATNOŚCI Uczestnicy spotkania poruszyli kwestię terminów płatności, które często, z biznesowego punktu widzenia agencji, są za długie. Zdarzają się sytuacje, w których lepiej ocenianymi sąagencje proponujące dłuższe terminy płatności. Podczas spotkania zgodnie ustalono, że znajomość specyfiki pracy agencji eventowych (ponoszenia przez nich kosztów w trakcie wykonywanej pracy) jest niezbędna, aby terminy płatności były krótsze. Ustalono także, że dobrym rozwiązaniem jest podzielenie projektu na etapy tak, aby otrzymać wynagrodzenie za wykonaną część pracy (przedstawienie dokumentów świadczących o zakończonym etapie). W zapisach umów można wyznaczyć określony termin na zaakceptowanie sprawozdania po zakończeniu projektu po to, aby uniknąć sytuacji, w której mimo oddania projektu agencja nie otrzymuje wynagrodzenia.

4 3. Rozliczanie pracy agencji terminy płatności/zaliczki/modele rozliczeń/rejection fee. ZALICZKI Uczestnicy spotkania zgodzili się co do tego, że sytuacje, w których agencja otrzymuje zaliczkę na pokrycie kosztów związanych z projektem jest sytuacją prawie niespotykaną. W wyjątkowych okolicznościach Klient jest w stanie zgodzić się na przekazanie zaliczki, jeśli agencja przedstawi konkretne argumenty i stosowne dokumenty (np. umowa o współpracy z artystą). REJECTION FEE Zdanie uczestników dotyczące stosowania rejection fee jest podzielone. Rozwiązaniem problemu może być sprecyzowanie warunków otrzymania rejection fee (np. po wyłonieniu 2-3 agencji, które przechodzą do ostatniego etapu przetargu).

5 4. Czas na przygotowanie oferty model idealny. Częstym problemem agencji eventowych jest krótki czas na przygotowanie oferty. Im dłuższy czas na przygotowanie oferty, tym jest ona lepsza. Powodem krótkich terminów jest otrzymywanie przez Dział Zakupów zlecenia od Klienta Wewnętrznego spółki. Rozwiązaniem tej sytuacji mogłoby być stworzenie wzoru idealnego procesu przetargu eventów, który byłby podstawą do negocjowania z Klientem Wewnętrznym dłuższych terminów na złożenie oferty przez agencje.

Podobne dokumenty

Jak kupować usługi public relations? Dialog Branżowy Reklamodawca-Agencja 1. Modele rozliczania pracy agencji PR (usługa vs. efekt?

Jak kupować usługi public relations? Dialog Branżowy Reklamodawca-Agencja 1. Modele rozliczania pracy agencji PR (usługa vs. efekt? 1. Modele rozliczania pracy agencji PR (usługa vs. efekt?) Uczestnicy spotkania rozmawiali o tym, jaki model rozliczania pracy agencji byłby najlepszy w przypadku usług public relations. Poruszone zostały