1. Zakresy obowiązków członków zespołu związane są z realizacją poszczególnych działań projektu.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 466/2016 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 20 października 2016 r. w sprawie: realizacji zadania pn.: Starachowice bezpieczne w praktyce III, współfinansowanego ze środków rządowego programu ograniczania przestępczości i aspołecznych zachowań Razem Bezpieczniej im. Władysława Stasiaka na lata oraz prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Na podstawie art. 10 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz.1047), art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 446, poz. 1579), art. 8 ust 1. pkt 2 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego z dnia 13 listopada 2003 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 198, poz. 1609) oraz porozumienia zawartego w dniu 19 października 2016 roku pomiędzy Wojewodą Świętokrzyskim, a Gminą Starachowice, zarządzam co następuje: l. 1. Na podstawie porozumienia z Wojewodą Świętokrzyskim Gmina Starachowice otrzyma dofinansowanie na realizację zadania publicznego w formie dotacji celowej w wysokości ,00 zł. Gmina wnosi wkład własny w wysokości ,00 zł. Całkowita zakładana wartość projektu wynosi ,00 zł. 2. Jeżeli rzeczywiste całkowite koszty realizacji zadania ulegną zmniejszeniu w stosunku do kosztów planowanych, wysokość dotacji ulega odpowiednio proporcjonalnemu zmniejszeniu. 3. Wszelkie koszty związane z realizacją zadania, przekraczające wysokość dotacji Gmina Starachowice pokryje ze środków własnych. 4. Termin realizacji zadania ustala się na okres od 19 października do dnia 31 grudnia 2016 r Powołuje się Zespół do realizacji zadania pn.,,starachowice bezpieczne w praktyce III, zwany dalej Zespołem, w składzie: Koordynator : 1. Piotr Ambroszczyk Członkowie: 2. Waldemar Jakubowski 3. Wioletta Grosicka 4. Barbara Kenig 5. Wojciech Gawęcki 3 1. Zakresy obowiązków członków zespołu związane są z realizacją poszczególnych działań projektu. 1). Piotr Ambroszczyk - Koordynator Projektu odpowiada za prawidłową realizację zadania, koordynuje i nadzoruje wszystkie działania związane z realizacją projektu, zwołuje spotkania robocze i wyznacza terminy konferencji, współpracuje przy opracowaniu scenariuszy ćwiczeń, zatwierdza treści merytoryczne materiałów promocyjnych i edukacyjnych wytworzonych w projekcie, współpracuje z partnerami projektu i wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu

2 Miejskiego zaangażowanymi w realizację projektu, kontakty z mediami, podpisuje dokumentację finansowo-księgową pod względem merytorycznym. 2). Wioletta Grosicka odpowiada za opracowanie treści materiałów edukacyjno promocyjnych, kontakt i ustalenia z podmiotem wykonującym materiały, organizację i obsługę konferencji oraz spotkań grup roboczych, organizację szkolenia Senior-Patrolu, współdziałanie w zakresie obsługi dokumentacji finansowo księgowej, zastępowanie Koordynatora w przypadku jego nieobecności wraz z podpisywaniem dokumentów finansowo-księgowych pod względem merytorycznym. Do jej obowiązków należy również uczestniczenie w postępowaniach przetargowych oraz zebraniach zespołu realizującego projekt w terminach i miejscu określonym przez Koordynatora projektu. 3). Barbara Kenig odpowiada za opracowywanie oraz obsługę dokumentacji finansowoksięgowej, umów, zleceń, zapytań ofertowych, zakup i przekazanie przyczepy ratowniczej dla Harcerskiej Grupy Ratowniczej Starachowice. Do jej obowiązków należy również uczestniczenie w postępowaniach przetargowych oraz zebraniach zespołu realizującego projekt w terminach i miejscu określonym przez Koordynatora projektu. 4). Waldemar Jakubowski Komendant Straży Miejskiej odpowiada za przygotowanie scenariusza ćwiczeń służb ratowniczych i porządkowych Bezpieczne Starachowice 2016, wyszkolenie i wdrożenie do służby oraz stały nadzór nad funkcjonowaniem Senior Patrolu, współpracę z koordynatorem projektu oraz ze Stowarzyszeniem SALUTEM partnerem w projekcie, realizującym część zajęć w ramach kursu bezpieczeństwa ochrony osobistej dla mieszkańców oraz kursu samoobrony dla seniorów, prowadzenie zajęć edukcyjno-profilaktycznych w szkołach przy współdziałaniu z innymi instytucjami i organizacjami. Do jego obowiązków należy również uczestniczenie w postępowaniach przetargowych oraz zebraniach zespołu realizującego projekt w terminach i miejscu określonym przez Koordynatora projektu. 5). Wojciech Gawęcki Kierownik Referatu Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych odpowiada za pełną realizację działania w postaci zakupu i instalacji syreny alarmowej w ramach rozbudowy Dźwiękowego Systemu Powiadamiania (DSP), przeprowadzenie zintegrowanych ćwiczeń służb, instytucji i organizacji pn. Bezpieczne Starachowice Do jego obowiązków należy również uczestniczenie w postępowaniach przetargowych oraz zebraniach zespołu realizującego projekt w terminach i miejscu określonym przez Koordynatora projektu. 4 Przychody od środków ulokowanych na rachunku bankowym zadania pn.,,starachowice bezpieczne w praktyce (odsetki) nie stanowią dochodu Gminy i podlegają zwrotowi Wojewodzie Świętokrzyskiemu na rachunek Dokumentacja księgowa zadania potwierdza poniesione wydatki, stanowi podstawę sporządzenia sprawozdań częściowych i końcowego oraz jest głównym elementem poddawanym kontroli. 2. Dowody księgowe dokumentują przedmiot operacji, który musi pozostawać w zgodności z zatwierdzonym budżetem zadania publicznego. 3. Każda operacja i każdy wydatek muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi: fakturami, rachunkami, wyciągami bankowymi, poleceniami księgowania itd. 4. Podstawą zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego są dowody księgowe oryginały, które na odwrocie muszą zostać prawidłowo opisane.

3 6 1.Składniki opisu dowodu ze wskazaniem osób odpowiedzialnych: 1). wpływ faktur, rachunków wraz z wymaganą dokumentacją (np. protokołami zdawczo odbiorczymi) - potwierdza upoważniony pracownik Zespołu ds. Polityki Senioralnej, Straży Miejskiej, Referatu Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych lub pracownik Kancelarii Ogólnej, 2). informacja o tytule, numerze i dacie podpisania umowy dotacji - upoważniony pracownik Zespołu ds. Polityki Senioralnej, Referatu Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych, 3). informacja o rodzaju wydatku z zaznaczeniem z jakich środków (dotacji czy też wkładu własnego w ujęciu procentowym) wydatek został dokonany - upoważniony pracownik Zespołu ds. Polityki Senioralnej, 4). informacja o numerze zadania budżetowego, wyodrębnionym kodzie zadania publicznego oraz zaklasyfikowanie wydatku według podziałki klasyfikacji budżetowej celem zatwierdzenia do wypłaty - upoważniony pracownik Zespołu ds. Polityki Senioralnej, 5). sprawdzanie pod względem merytorycznym w zakresie gospodarności, legalności i celowości Koordynator Projektu, 6). odniesienie do ustawy Prawo zamówień publicznych upoważniony pracownik Zespołu ds. Polityki Senioralnej, Straży Miejskiej, Referatu Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych, 7). klasyfikacja wydatku strukturalnego upoważnieni pracownicy: członkowie zespołu realizującego zadanie pn.: Starachowice bezpieczne w praktyce III, Referatu Księgowości. 8). sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym upoważniony pracownik Referatu Księgowości, 9). dekretacja dokumentu Kierownik Referatu Księgowości, 10). nadanie numeru ewidencji księgowej upoważniony pracownik Referatu Księgowości. 2. Prawidłowo opisane i sprawdzone faktury, rachunki przekazuje się do zatwierdzenia wydania dyspozycji do wypłaty przez Prezydenta Miasta. 3. Skarbnik Miasta, podpisując dokumenty finansowe obok Prezydenta przyjmuje do wykonania wydaną dyspozycję o zapłacie. W przypadku nieobecności Skarbnika Miasta dokumenty w jego zastępstwie podpisuje upoważniony pracownik obok podpisu Prezydenta. 4. Za sporządzanie dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego odpowiada: 1). sporządzanie częściowych sprawozdań oraz sprawozdania końcowego, zgodnie z terminami określonymi w umowie dotacji Barbara Kenig, 2). nadzór nad całością - Koordynator Projektu. 5. Dokumenty finansowe oraz pozostałe dokumenty i opracowania merytoryczne dotyczące zadania publicznego przechowywane będą w odrębnych segregatorach przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego po zakończeniu realizacji zadania, w sposób zapewniający ich dostępność, poufność i bezpieczeństwo, w tym: 1). ewidencja księgowa, w zakresie: wydatków (dowody księgowe) w Referacie Księgowości za archiwizację odpowiedzialny wyznaczony pracownik Referatu Księgowości ; dochodów w jednostce budżetowej Urząd Miejski i Organie Gminy (dowody księgowe) za archiwizację odpowiedzialny Specjalista ds. sprawozdawczości budżetowej w Zespole ds Planowania i Sprawozdawczości. 2). dokumenty merytoryczne związane np. z zakupami, zatrudnieniem w ramach dotacji itp., dokumentacja przetargowa, ofertowa za archiwizację odpowiedzialni wyznaczeni pracownicy Zespołu ds. Polityki Senioralnej; 3). pozostałe dokumenty i opracowania merytoryczne dotyczące zadania publicznego (Oferta realizacji zadania publicznego, sprawozdania końcowe, sprawozdania częściowe, korespondencja, protokoły z kontroli) za archiwizację odpowiedzialny

4 wyznaczony pracownik Zespołu ds. Polityki Senioralnej. 6. Za informowanie Wojewody o miejscu archiwizacji w/w dokumentów odpowiedzialny jest Koordynator, a po zakończeniu realizacji projektu pracownik Urzędu Miejskiego odpowiedzialny za prowadzenie archiwum zakładowego. 7. Potwierdzenie poniesienia wydatku finansowanego z otrzymanej dotacji celowej w obrocie bezgotówkowym następuje wyłącznie przez wyciągi bankowe. 8. W Urzędzie Miejskim w Starachowicach prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową w zakresie realizacji zadania pn.,,starachowice bezpieczne w praktyce III w systemie księgowym Urzędu. 9. Ewidencję księgową zadania publicznego realizuje się zgodnie z wykazem i zasadami funkcjonowania kont przyjętymi w Urzędzie w zakresie koniecznym do prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzania sprawozdań budżetowych, wprowadzając wyodrębniony kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z zadaniem publicznym tj. skrót zadania z zakresu administracji rządowej MSW oraz liczba 25 - będąca numerem kolejnego projektu realizowanego w Gminie. 10. W celu wyodrębnienia środków własnych Gminy Starachowice wprowadza się w kodzie zadania (,,MSW 25 ) dodatkowy wyróżnik,,s. 11. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni numer - wyróżnik stosowany przy ewidencji analitycznej księgowanego dokumentu dotyczącego zadania pn.,,starachowice bezpieczne w praktyce III. 12. W celu przyjęcia, wydatkowania środków i rozliczenia dotacji prowadzi się wyodrębniony rachunek bankowy otwarty w Getin Noble Banku Nr Imienny wykaz osób uczestniczących w realizacji zadania zawiera Załącznik do niniejszego zarządzenia. 8 Wykonanie zarządzenia powierza się: Koordynatorowi Projektu wraz z zespołem do realizacji projektu, Skarbnikowi Miasta - Głównemu Księgowemu Budżetu oraz pracownikom merytorycznym wg. załącznika do zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 9 Prezydent Miasta Starachowice Marek Materek

5 Załącznik do Zarządzenia Nr 466 /2016 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia roku. Imienny wykaz osób uczestniczących w realizacji zadania publicznego pn. Starachowice bezpieczne w praktyce III lp Obowiązki służbowe przy realizacji zadania publicznego 1. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi dotacji celowej ; Dokonywanie wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; Imię i Nazwisko Stanowisko Wzór podpisu Halina Piwnik lub w zastępstwie Urszula Kowalska - Dziura Skarbnik Miasta Kierownik Referatu Podatków i Opłat lub w zastępstwie Bożena Drygulska Kierownik Referatu Księgowości 2. Nadzór nad wykorzystaniem środków zgodnie z przeznaczeniem określonym w ofercie realizacji zadania publicznego i porozumieniu oraz realizacja zadania zgodnie z obowiązującymi procedurami; Sprawdzanie, podpisywanie i akceptacja sprawozdań z realizacji zadania publicznego; Sporządzanie i prowadzenie dokumentacji zadania publicznego; Nadzór nad archiwizacją dokumentów; Prowadzenie monitoringu i ewaluacji zadania publicznego; Piotr Ambroszczyk Lub zastępstwie Koordynatora Wioletta Grosicka Koordynator Projektu Zespół ds. Polityki Senioralnej 3. Opisywanie dokumentów pod względem finansowym odpowiednio do zakresu merytorycznego (klasyfikacja budżetowa, zadanie budżetowe, kod zadania publicznego, wydatek strukturalny); Informacja o tytule, numerze i dacie podpisania porozumienia; Odniesienie do ustawy prawo zamówień publicznych; Sporządzanie i prowadzenie dokumentacji zadania publicznego; Waldemar Jakubowski Barbara Kenig Wojciech Gawęcki Komendant Straży Miejskiej w Starachowicach Kierownik Referatu Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych Wioletta Grosicka Zespół ds. Polityki Senioralnej 4. Przygotowywanie sprawozdań z wykorzystania dotacji; Sporządzanie i prowadzenie dokumentacji zadania publicznego; Barbara Kenig

6 5. Dekretacja dokumentów księgowych wydatków, Kontrola i nadzór nad ewidencją księgową wydatków, 6 Prowadzenie ewidencji księgowej dochodów ze środków dotacji celowej w Organie Gminy i jednostce budżetowej Urząd Miejski; 7 Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno rachunkowym; Dokonywanie płatności w systemie bankowości elektronicznej; 8 Zaangażowanie wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego; 9 Nadawanie numerów ewidencji księgowej; Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej zadania publicznego; Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych; 10 Ewidencjowanie w planie dochodów środków przeznaczonych na realizację zadania ; Ewidencjonowanie w planie wydatków środków na realizację zadania; Bożena Drygulska Anna Jagiełło Alicja Kaca Kierownik Referatu Księgowości Zespół ds Planowania i Sprawozdawczości Barbara Krzemińska Zespół ds Planowania i Sprawozdawczości Aneta Piasecka Elżbieta Misiura Edyta Kiepas (w zakresie wydatków bieżących) (w zakresie wydatków inwestycyjnych Zespół ds Planowania i Sprawozdawczości Prezydent Miasta Starachowice Marek Materek