Warunki sukcesu przy wdrażaniu systemów informatycznych dedykowanych dla Biuletynu Informacji Publicznych

Transkrypt

1 Warunki sukcesu przy wdrażaniu systemów informatycznych dedykowanych dla Biuletynu Informacji Publicznych Dobrze zaprojektowany i wykonany system BIP realizuje następujące funkcje: 1. prowadzi bazę danych dokumentów i informacji publicznych publikowanych w BIP zgodnie z Ustawą o Dostępie do Informacji Publicznej z dnia 6 września 2001 roku (Dz. U. Nr 112 z 2001 r poz. 1198) i innymi aktami prawnymi, 2. publikuje w Internecie odpowiednio sformatowane strony WWW, na których petenci mogą zapoznać się z informacjami zapisanymi w bazie, 3. umożliwia pracownikom urzędów modyfikowanie istniejących oraz wprowadzanie nowych informacji publicznych. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 67 z 2002 r. poz. 619) wskazuje na Internet jako medium publikacji BIP i określa standardy wykonania, wdrożenia i eksploatacji Biuletynu Informacji Publicznej. Definiuje też wymagania odnośnie infrastruktury oraz kontroli bezpieczeństwa i administracji systemem. Jak wynika z 2. Rozporządzenia - Biuletyn Informacji Publicznej: publikowany jest w Internecie pod wydzielonym adresem strony WWW, zorganizowany jest w postaci baz danych, a udostępnianie informacji odbywa się w oparciu o mechanizmy baz danych, a więc elementy oprogramowania serwera pozwalające na gromadzenie, porządkowanie, aktualizowanie i udostępnianie informacji publicznych w Biuletynie, zawiera moduł administracyjny - element oprogramowania serwera umożliwiający dostęp (po podaniu identyfikatora i hasła dostępu) do Biuletynu w celu dokonania niezbędnych zmian w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie. Dotyczy to zarówno strony głównej jak i stron podmiotowych. Wytyczne te określają podstawowe założenia do projektu informatycznego BIP. Kolejne informacje do sformułowania założeń wynikają z treści Ustawy: Ustawa o Dostępie do Informacji Publicznej z dnia 6 września 2001 roku (Dz. U. Nr 112 z 2001 r poz. 1198) nakłada na jednostki administracji publicznej obowiązek udostępnienia informacji i dokumentów zdefiniowanych jako publiczne. Ustawa określa przedmiot informacji publicznej, a także zakres przedmiotowy oraz tryb i terminy wdrożenia urzędowego informatora teleinformatycznego zwanego Biuletynem Informacji Publicznej. W kolejnych artykułach czytamy: Art Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy (...). Art Udostępnieniu podlega informacja publiczna (...) - i tu ustawodawca wymienia szczegółowo jakie informacje muszą być publikowane w BIP nie ograniczając podmiotów prowadzących BIP co do publikowania innych informacji publicznych). Art Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy. Strona 1 z 7

2 Z lektury Ustawy należy wyprowadzić wniosek, że system informatyczny BIP musi zapewnić możliwość publikacji ogromnej ilości dokumentów oraz informacji wynikającej z pracy urzędów administracji publicznej. Przykładowo: średniej wielkości urząd miejski tworzy pomiędzy dokumentów rocznie, załatwiając przy tym kilkanaście tysięcy spraw wszczynanych na wniosek bądź z urzędu. System Informatyczny BIP musi zapewnić możliwość organizacji hierarchicznych struktur katalogów i odnośników (menu przedmiotowe) oraz zróżnicowane tryby prezentacji dokumentów, aby gwałtownie rosnąca zawartość systemu zachowała spójność i łatwość dostępu. Musi też zapewnić możliwość dostosowania rozwiązania do indywidualnych potrzeb urzędu oraz pozwalać na poprawę pomyłek zarówno w tworzeniu struktur dostępu jak i w treści publikowanych dokumentów. Kolejnym aspektem niezbędnym przy projektowaniu systemu informatycznego BIP jest charakterystyka jego użytkowników. Rozdział pkt 1. Rozporządzenia mówi: Podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy, wyznaczają pracowników odpowiedzialnych za (...) dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na podmiotowej stronie Biuletynu. A więc interfejs modułu administracyjnego musi być tak zaprojektowany i wykonany, aby pracownik urzędu, np. gminnego, nie będący informatykiem był w stanie efektywnie i odpowiedzialnie wprowadzać treści na stronę WWW, jaką jest BIP. Od osób zajmujących się wprowadzaniem danych do BIP w urzędzie można wymagać znajomości obsługi komputera PC, umiejętności pracy z edytorem tekstu (np. Microsoft Word) oraz umiejętności poruszania się po Internecie za pomocą przeglądarki internetowej, a więc podstawowego obycia z typowym środowiskiem pracy na komputerze. Optymalnym rozwiązaniem jest wyposażenie modułu administracyjnego w edytor tekstu jak najbardziej zbliżony funkcjonalnie i wizualnie do edytora Word najbardziej popularnego narzędzia do edycji tekstów. Dodatkowo warto użytkownikowi umożliwić wklejanie do BIP gotowych tekstów przygotowanych uprzednio w programie Word. System BIP powinien umożliwić przydzielanie uprawnień do wprowadzania i modyfikacji dokumentów w BIP pracownikom w taki sposób, że mają oni dostęp jedynie do stron publikujących wybrane dane, zaś cała reszta jest chroniona przed nieautoryzowanym dostępem. W ten sposób ogranicza się ryzyko i zwiększą kontrolę odpowiedzialności za publikowane treści. Z drugiej strony, użytkownikiem stron BIP będzie obywatel RP, interesant poszukujący informacji, a dysponujący bardzo zróżnicowana infrastrukturą teleinformatyczną. Z punktu widzenia systemu informatycznego BIP publikacja musi działać na wielu zróżnicowanych przeglądarkach internetowych, takich jak Internet Explorer, Nescape, Opera, Mozilla i inne, poza tym w różnych wersjach. Niewielu będzie korzystać z łącz szerokopasmowych, raczej należy spodziewać się korzystania z numerów dostępowych i transmisji w granicach 30 kb/sek. Publikowane dokumenty muszą wiec być lekkie i nie mogą wymagać do ich otwarcia komercyjnie licencjonowanych programów. Pierwszy etap wdrażania BIP to głównie zaprojektowanie przez urząd struktury dostępu do informacji poprzez zdefiniowanie menu przedmiotowego, a następnie wprowadzenie wymaganych ustawą dokumentów. Wiele z nich istnieje w urzędach w postaci elektronicznej lub papierowej i system informatyczny powinien umożliwiać łatwą ich konwersję na język html (np. uchwały i zarządzenia) lub wprowadzanie do bazy danych zeskanowanych obrazów dokumentów (np. oświadczenia majątkowe). W dalszej eksploatacji systemu pojawi się kwestia kontroli wersji dokumentów pomiędzy aktami w urzędzie i w BIP. Trudno sobie wyobrazić sytuację, w której wszelkie dokumenty będą opracowywane dwukrotnie raz w normalnym trybie prac urzędu i ponownie na użytek BIP. Projektując system informatyczny trzeba założyć współistnienie czterech modułów (Rys. 1), których funkcje dostępne są przez przeglądarkę internetową i które komunikują się z bazą danych: Strona 2 z 7

3 moduł konfiguracji BIP odpowiedzialny za tworzenie struktur drzewiastych menu przedmiotowego oraz nadawanie uprawnień edycyjnych, moduł wprowadzania danych odpowiedzialny za umieszczanie w bazie danych dokumentów w postaci plików html oraz innych obiektów, np. plików graficznych, rtf lub pdf, moduł edycji dokumentów html odpowiedzialny za udostępnienie modyfikacji treści dokumentów html w bazie danych, moduł publikacji danych odpowiedzialny za tworzenie i publikowanie stron WWW na podstawie danych zawartych w systemie BIP. Rys. 1. Model funkcjonalny modułu administracyjnego treści publikowanych w BIP. Odpowiednio elastyczne zaprojektowanie modułów umożliwia rozwój systemu BIP w kierunku integracji z innymi aplikacjami. Na przykład w celu umożliwienia automatycznego wprowadzania niektórych danych do systemu BIP poprzez integrację z systemem obsługującym biuro zamówień publicznych (automatyczna publikacja ogłoszeń o przetargach), z systemem kancelaryjnym (automatyczna publikacja uchwał i zarządzeń), z systemem obiegu dokumentów (automatyczna aktualizacja informacji o stanie i kolejności załatwianych spraw) itd. Moduł Wprowadzania Danych powinien wykorzystywać tryb edytora do ręcznego wprowadzania dokumentów, z drugiej zaś strony obsługiwać (w przyszłości) konwersję dokumentów z innych systemów. Po wdrożeniu w urzędzie systemu zarządzania dokumentami, np. modułu kancelaryjnego i modułu obsługi spraw, zdecydowana większość dokumentów przechowywana będzie w elektronicznym repozytorium zorganizowanym zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt. Zasilanie bazy danych BIP powinno być zautomatyzowane, zaś Moduł Publikacji Danych powinien umożliwiać swobodne udostępnianie dokumentów w Internecie na stronach BIP. Moduł ten może zawierać opcje sterowania czasem publikacji dokumentów, co będzie szczególnie przydatne w ogłoszeniach przetargów lub w publikacji uchwał w datach ich obowiązywania. W zamierzeniu ustawodawcy BIP stanie się bardzo pomocnym serwisem dla interesantów i usprawni pracę urzędów. W przyszłości, gdy urzędy wdrożą internetowe biura obsługi interesanta, BIP stanie się platformą wymiany dokumentów pomiędzy urzędami i interesantami. Są to istotne kroki w kierunku tworzenia społeczeństwa informacyjnego. Strona 3 z 7

4 Główne funkcje i cechy dobrego systemu BIP: Swobodne definiowanie struktury kategorii i podkategorii (struktury całego serwisu), w tym swobodne dodawanie kategorii i podkategorii w menu serwisu Definiowalna struktura katalogów plików Definiowanie stylów wyświetlania dokumentów Edytor graficzny (z możliwościami swobodnego formatowania tekstów jak w Wordzie) Auto konwersja dokumentów z Worda z zachowaniem formatowania Wprowadzanie odnośników (linków) w dowolnym miejscu w dokumentach i kategoriach Wprowadzanie odnośników (linków) w dowolnym miejscu w dokumentach i kategoriach Możliwość załączania druków do pobrania Stwarza nieograniczone możliwości rozwoju serwisu zgodnie z wymaganiami I, II i III etapu wdrażania BIP wg ustawy, a także wg indywidualnych potrzeb Urzędu (np. obsługa publikacji informacji o zamówieniach publicznych) oraz stwarza możliwość konfiguracji wyglądu serwisu BIP w sposób najbardziej adekwatny do zawartości treściowej wprowadzanej przez Urząd i zgodnie z priorytetami publikowanych informacji (np. informacja o sprawach Unii Europejskiej może być czasowo na pierwszym miejscu w menu) Pozwala użytkownikom zachować porządek w dużych zbiorach dokumentów w BIP tak, aby użytkownicy nie zmieniali sobie wzajemnie wprowadzonych danych Pozwala na dobór najbardziej właściwego stylu wyświetlania informacji w zależności czy jest to krótki tekst czy rozbudowany dokument. Opcja ta pozwala na wprowadzanie nowych stylów, jakie będą niezbędne w II i III etapie wdrażania BIP Zaawansowany technologicznie edytor tekstów pozwala na pracę w trybie Worda lub innego znanego edytora tekstów. A więc tekst formatowany widziany jest w formie jak do druku, zaś system automatycznie konwertuje go na język HTML. Dokumenty wyglądają elegancko i czytelnie. Edytor oferuje również tryb pracy html, a więc osoba znająca html jest w stanie dowolnie zaprojektować i sformatować podstrony serwisu BIP. Niezwykle przydatna opcja pozwalająca wprowadzać do BIP dokumenty sformatowane w Wordzie za pomocą ikon KOPIUJ i WKLEJ. Formatowanie (wygląd) tekstu zostaje zachowane. Bardzo ważna możliwość wprowadzania odnośników w tekstach informacji publicznych. Jest to światowy standard dla właściwego publikowania tekstów w Internecie, ułatwia internautom czytanie i korzystanie z informacji. Bardzo ważna możliwość wprowadzania odnośników w tekstach informacji publicznych. Jest to światowy standard dla właściwego publikowania tekstów w Internecie, ułatwia internautom czytanie i korzystanie z informacji. Dla interesantów odwiedzających serwis BIP wizyta w Urzędzie w celu załatwienia sprawy ogranicza się do jednego razu. Interesant najpierw ściąga z serwisu BIP niezbędne Strona 4 z 7

5 Wyłączanie (z widoku w Internecie) wybranych elementów serwisu w trakcie prac nad dokumentami Swobodne formatowanie szaty graficznej dokumentów (kolory, czcionki, formatowanie tekstu) 2 tryby pracy interfejsu zarządzania treścią (CMS): pełny z opcjami konfiguracji całego serwisu i uproszczony do edycji pojedynczych dokumentów Nadawanie uprawnień do modyfikacji serwisu dla wielu użytkowników Wykorzystanie kilku szablonów wizualnych strony Na stronie BIP baner informacyjny i serwis wiadomości bieżących Wyszukiwarka Szyfrowanie sesji z CMS protokołem SSL wersja 3 i uwierzytelnianie serwera formularze, wypełnia je i składa gotowe wnioski w Urzędzie. Brak tej opcji powodowałby, że wersje robocze serwisu i dokumentów będą widoczne dla internautów. Jest to nie do przyjęcia, gdyż nie ma kontroli i możliwości zatwierdzania informacji publikowanych w BIP. Serwis BIP stanie się najważniejszym źródłem przekazywania informacji od Urzędu do obywateli za pośrednictwem Internetu. Wygląd dokumentów świadczy o Urzędzie i możliwość nadania im właściwej formy jest co najmniej pożądana. Pełny CMS umożliwia przeszkolonym osobom konfigurowanie całego serwisu. Wersja uproszczona dla użytkowników otwiera strony BIP tak jak je widać w Internecie i oferuje edycję konkretnych dokumentów wyświetlanych aktualnie na stronie. Bardzo przydatne w układzie przydzielenia uprawnień do edycji dla kilku użytkowników = pracowników Urzędu lub jednostek budżetowych. Funkcja o kapitalnym znaczeniu przy udostępnianiu BIP gminy lub powiatu dla jednostek budżetowych. Każdy użytkownik ma prawo edycji wyłącznie wydzielonych fragmentów BIP. Zapewnia to kontrolę dostępu i optymalny podział pracy. Pozwala to na dopasowanie wyglądu strony BIP do indywidualnych oczekiwań gmin i powiatów. Serwis BIP nie powinien być statycznym archiwum i powinien umożliwiać pracownikom Urzędu przekazywanie istotnych informacji publicznych z wykorzystaniem nowoczesnych i stosowanych jako standard w Internecie form przekazu. Pozwala na efektywne przeszukiwanie zasobów BIP i ułatwia poruszanie się po serwisie. Zastosowany protokół szyfrowania sesji pracy z CMS (podobnie jak transmisje w bankowości internetowej) oraz uwierzytelnianie serwera jest dodatkową gwarancją bezpieczeństwa transmisji danych. Szereg systemów dla BIP oferowanych na rynku zapewnia jedynie minimalną funkcjonalność niezbędną do uruchomienia publikacji informacji publicznych w podstawowym zakresie wymaganym Ustawą w I etapie wdrażania BIP. Nierzadko systemy te bazują na założeniach przyjętych przez informatyków działających w oderwaniu od realiów pracy urzędów i bez praktycznej weryfikacji pracy systemu z kompletnie załadowaną bazą danych. Klasycznym przykładem są oferty typowego hostingu z tzw. pakietem podstawowym, tj. sztywną ramą menu przedmiotowego, ustalonym trybem publikacji i bardzo elementarnym trybem edycji. Często pierwszy pozyskany klient (urząd) jest pierwszym wdrożeniem i królikiem doświadczalnym dla systemu. Strona 5 z 7

6 Prezentowana charakterystyka modelowego rozwiązania informatycznego dla wdrażania Biuletynu Informacji Publicznych opiera się na wynikach rocznej pracy kilkunastoosobowego zespołu programowo-projektowego, w skład którego wchodzili projektanci i programiści ZETO Koszalin i Maxus Net Communications, oraz przedstawiciele czterech urzędów reprezentujących jednostki administracji publicznej. Pierwotne założenia zmieniły się dwukrotnie i wersja systemu ostatecznie wprowadzona do wdrożeń okazała się być trzecią wersją, napisaną praktycznie od początku. Okazuje się bowiem, że Biuletyn Informacji Publicznej to nie tylko oprogramowanie umożliwiające prezentację informacji w sieci Internet i ich modyfikację przez użytkowników, lecz również jego zawartość merytoryczna, która implikuje działanie systemu informatycznego. Posiadając długoletnie doświadczenie wynikające ze współpracy z urzędami administracji publicznej podjęliśmy się zadania stworzenia wzorcowych dokumentów, które powinny być publikowane w BIP-ie. We współpracy z urzędami administracji różnych szczebli utworzyliśmy zestaw wzorcowych dokumentów dla: urzędów miejskich, miejsko-gminnych i gminnych (projekt zakończony) starostw powiatowych (projekt zakończony) urzędów wojewódzkich (projekt w końcowej fazie wdrożenia). System informatyczny został wykonany przez zespół specjalistów Maxus Net Communications z wykorzystaniem ich autorskiego systemu do tworzenia aplikacji internetowych Maxus NetLogic System. W celu maksymalnego ograniczenia kosztów wdrożenia i eksploatacji dla jednostek administracji, zdecydowano się na środowisko systemu operacyjnego Linux i bazę danych PostgreSQL. Tak więc użytkownik nie musi kupować żadnych dodatkowych licencji w celu użytkowania systemu BIP. Proces wdrożenia uwzględnia statystycznie słabe przygotowanie urzędów i ich pracowników do redagowania BIP. Dla każdego urzędu tworzone są dwa niezależne biuletyny, zawierające pełny zestaw dokumentów wzorcowych. Jeden z nich służy do nauki posługiwania się oprogramowaniem administracyjnym, drugi zaś to biuletyn docelowy. Wdrożenie w pierwszej fazie polega przede wszystkim na modyfikacji dokumentów wzorcowych, celem przystosowania ich do warunków lokalnych (np. wprowadzenie informacji o numerze telefonu, bądź nazwisku osoby pełniącej określone funkcje). Kiedy urząd przygotuje swój biuletyn do publikacji, zgłasza do nas ten fakt. Wdrożenie tak przygotowanego systemu może się zamknąć w okresie jednego miesiąca. Obok własnych wdrożeń ZETO Koszalin i Maxus Net Communications, do współpracy w zakresie dystrybucji, wdrażania i hostingu systemu BIP pozyskaliśmy następujące firmy: ZETO Sp. z o.o. w Olsztynie ZETO Sp z o.o. w Lublinie ZETO we Wrocławiu Sp z o.o. ZETO Świdnica Sp. z o.o. ZETO Rzeszów Sp z o.o. Ośrodek Informatyki Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Obecnie system BIP jest wdrażany w ponad 140 urzędach administracji publicznej różnych szczebli na terenie całej Polski. System BIP spełniający przedstawione wymagania i kryteria można zobaczyć na stronie Strona 6 z 7

7 Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej w Koszalinie działa na polskim rynku usług informatycznych od ponad 35 lat. W latach był Przedsiębiorstwem Państwowym, a od 1 kwietnia 1999 został sprywatyzowany i działa pod nazwą ZETO Koszalin Spółka z o.o. Oferujemy: Przeprowadzanie analiz informatyzacji urzędów administracji oraz przedsiębiorstw. Opracowywanie koncepcji systemów informatycznych. Projektowanie i programowanie systemów informatycznych. Doradztwo i wdrażanie systemów informatycznych. Prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego oraz użytkowania systemów informatycznych. Prowadzenie serwisu oprogramowania. Przetwarzanie danych oraz udostępnianie zasobów baz danych (mainframe). Usługi internetowe. Prowadzenie serwisu technicznego. Sprzedaż profesjonalnego sprzętu komputerowego. Autorskie systemy informatyczne: POWIAT rozwiązanie wspomagające zarządzanie Powiatem i jednostkami podległymi. SEZAM rozwiązanie wspomagające pracę większych urzędów miast we wszystkich podstawowych dziedzinach. BIP/G system do prowadzenia i aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej. GMINA rozwiązanie wspomagające pracę urzędów miast i gmin we wszystkich podstawowych działalnościach. OPIEKA system wspomagający pracę Ośrodków Pomocy Społecznej w pełnym zakresie. Kontakt: KOSZALIN, ul. 4 Marca 38, Prezes: (0-94) Centrala: (0-94) , , Faks: (0-94) , zeto@zeto.koszalin.pl Maxus Net Communications od 1998 roku tworzy rozwiązania i produkty informatyczne wykorzystując technologie internetowe i multimedialne. Strategicznym obszarem działalności firmy są autorskie rozwiązania internetowe wdrażane w jednostkach administracji publicznej. Firma prowadzi również obsługę internetową oraz świadczy usługi w zakresie outsourcingu dla klientów korporacyjnych. Oferujemy: Projektowanie i wykonanie serwisów internetowych, Instalacja systemów zarządzania zawartością serwisów internetowych, Usługi w zakresie zarządzania zawartością serwisów internetowych, Projektowanie i wykonanie prezentacji multimedialnych, Usługi hostingowe i ASP, Autorskie systemy informatyczne: MAXUS NetLogic System system do tworzenia aplikacji internetowych, CMS system do prowadzenia i aktualizacji serwisów WWW, BIP/G system do prowadzenia i aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej, MAXUS Meeting Manager otwarty system zarządzania spotkaniami dla dowolnych organizacji i grup roboczych Kontakt: Maxus Net Communications Sp. z o.o., ul. Wałbrzyska 11 Bud. A lok. 77, Warszawa tel: (0-22) /32, faks: (0-22) , e- mail: maxus@maxus.com.pl Strona 7 z 7