Nowe zasady szacowania wartości zamówienia i planowanie zamówień a zamówienia publiczne do progu 30 tys. euro po nowelizacji

Transkrypt

1 Nowe zasady szacowania wartości zamówienia i planowanie zamówień a zamówienia publiczne do progu 30 tys. euro po nowelizacji Prowadzący: Jacek Szmalenberg

2 Wstęp Art. 4 pkt 8 pzp Ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro

3 Wstęp euro zł U zamawiających może wystąpić wiele takich zamówień Ze względu na tą wartość ustawa zwalnia zamawiającego z obowiązku zawarcia umowy w trybie przepisów o zamówieniach publicznych

4 Wstęp Art. 4 pkt 8 pzp Nie stosuje się procedur określonych przepisami ustawy pzp UWAGA Zamawiający nie ma swobody zlecania realizacji takich zamówień

5 Kontrola zamówień Art. 3 pzp Kontrola zamówień Art. 44 ust. 3 ufp Ocena, czy zamawiający nie naruszył zasad wydatkowania środków publicznych

6 Art. 44 ust. 3 ufp Kontrola zamówień Ocena, czy zamawiający wydatkował środki publiczne W sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów W sposób umożliwiający terminową realizację zadań W wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań Czy cel i wysokość wydatków jest zgodny z ustawą (uchwałą) budżetową lub planem finansowym zamawiającego

7 Kontrola zamówień Czy zamówienie o wartości do euro jest zamówieniem publicznym jeżeli jest wyłączone spod reżimu pzp? Art. 2 pkt 13 pzp Zamówienie publiczne Każda odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane Umowa, czyli czynność prawna, która dochodzi do skutku poprzez złożenie przez strony zgodnych oświadczeń woli

8 Kontrola zamówień Jeśli podmiot nabywający przedmiot zamówienia (dostawę, usługę lub roboty budowlane) należy do kręgu zamawiających, z mocy art. 3 pzp zobowiązanych do przestrzegania pzp to wszelkie zamówienia (także te o wartości nieprzekraczającej euro) są zamówieniami publicznymi

9 Zasady ustalania wartości zamówienia Przedmiot zamówienia i wartość zamówienia należy znać przed wszczęciem i udzieleniem zamówienia niezależnie od trybu, w jakim będzie ono udzielane Ustalenie przedmiotu i wartości zamówienia jest podstawowym obowiązkiem każdego zamawiającego

10 Zasady ustalania wartości zamówienia Bez dokonania ustalenia przedmiotu zamówienia i wartości zamówienia zamawiający nie ma wiedzy, jakie zasady wynikające z pzp powinien zastosować Zastosowanie przewidzianego przepisami wyłączenia oraz uproszczonych zasad udzielania zamówienia Konieczność poprawnego ustalenia wartości zamówienia Art pzp Art. 35 pzp

11 Zasady ustalania wartości zamówienia Wartość zamówienia na podstawie przyszłego wynagrodzenia wykonawcy prognoza Zamawiający zapłaci wykonawcy kwotę określoną w najkorzystniejszej ofercie

12 Zasady ustalania wartości zamówienia Wartość zamówienia nie musi pokrywać się z kwotą, którą zamawiający zapłaci za realizację danego zamówienia Ustalenie wartości należy dokonać z należytą starannością Na podstawie wstępnej analizy rynku lub dostępnej dokumentacji

13 Zasady ustalania wartości zamówienia Istotne pytania dla zamawiającego Co zamawia? Za co jest gotów zapłacić? Jaka jest wartość zamówienia?

14 Zasady ustalania wartości zamówienia Szacowanie wartości zamówienia publicznego do euro Ustalenie prawdopodobnej ceny za dane świadczenie przez tzw. rozeznanie rynku lub zapytanie cenowe Z wykorzystaniem informacji pozyskanych od podmiotów posiadających specjalistyczną wiedzę i doświadczenie o danym przedmiocie zamówienia Konieczność sporządzenia notatki, która potwierdza, kto i kiedy oraz na podstawie jakich danych sporządził wycenę wartości zamówienia

15 Błędy w ustalaniu wartości zamówienia Niezasadne zastosowanie art. 4 pkt 8 pzp, jako podstawy wyłączenia spod reżimu pzp łamanie zakazu zawartego w art. 32 ust 2, czyli zaniżenie wartości zamówienia lub wybieranie sposobu jego obliczenia Niewłaściwy wybór podstawy ustalania wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo Niezgodne z art. 35 pzp oszacowanie wartości zamówienia w stosunku do terminu wszczęcia postepowania dostawy, usługi 3 miesiące roboty budowlane 6 miesięcy

16 Błędy w ustalaniu wartości zamówienia Brak uwzględnienia zmian przepisów i innych okoliczności mających wpływ na ustalenie wartości zamówienia Udzielenie zamówień dodatkowych i uzupełniających bez procedur wynikających z pzp szacowanie wartości zamówienia zgodnie z pzp = realizacja zgodnie z pzp szacowanie wartości z pominięciem pzp = realizacja zgodnie z pzp

17 Zasady ustalania wartości zamówienia Jeżeli zamawiający ma obowiązek należycie określić przedmiot zamówienia oraz jego wartość, a art. 32 ust 2 zakazuje zaniżania tej wartości lub wybierania sposobu jej obliczania w celu uniknięcia stosowania pzp to zasady te odnoszą się także do zamówień o małej wartości

18 Zasady ustalania wartości zamówienia Jako jedno zamówienie należy traktować zakupy, które stanowią te same świadczenia, w przypadku których przedmiot zamówienia dotyczy wykonania takich samych czynności przez wykonawcę wymagane jest zaangażowanie podobnego potencjału technicznego, kadrowego, finansowego Pprzewiduje się zastosowanie podobnej metody realizacji pealizacja zamówienia może nastąpić jednocześnie w danym czasie

19 Zasady ustalania wartości zamówienia Jako jedno zamówienie należy traktować zakupy, które stanowią te same świadczenia, w przypadku których możliwe jest ich wykonanie w danym obszarze oczekiwane rezultaty są takie same występują podobne zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie możliwe jest ich wykonanie przez tych samych wykonawców

20 Zasady ustalania wartości zamówienia A gdy zamawiający stosuje pzp do zamówień o wartości nieprzekraczającej euro? Ogłaszając postępowanie w BPZ Stosuje pzp? Ta wiedza musi być znana zamawiającemu i wykonawcy

21 Zasady ustalania wartości zamówienia Zakwalifikowanie zamówienia jako dodatkowego, nawet gdy jego wartość nie przekracza euro, powoduje obowiązek jego udzielenia z zastosowaniem pełnej procedury znamiennej dla trybu zamówienia z wolnej ręki z zastosowaniem art. 95 włącznie (informacja o udzieleniu zamówienia)

22 Zasady szacowania wartości zamówienia Preambuła dyrektywy 2014/24/UE (motyw 19): Należy sprecyzować, że do celów oszacowania wartości zamówienia trzeba uwzględnić wszystkie dochody, niezależnie od tego, czy zostały one otrzymane od (1) instytucji zamawiającej, czy od (2) osób trzecich. Należy również doprecyzować, że do celów szacowania progów pojęcie podobnych dostaw należy rozumieć jako produkty o identycznym lub podobnym przeznaczeniu jak np. dostawy różnych rodzajów żywności lub różnych mebli biurowych. Zazwyczaj wykonawca działający w danym sektorze byłby zainteresowany dostawą takich artykułów jako części swojego normalnego asortymentu.

23 Zasady szacowania wartości zamówienia Preambuła dyrektywy 2014/24/UE (motyw 20): Do celów oszacowania wartości danego zamówienia należy sprecyzować, że oparcie oszacowania wartości na podziale zamówienia powinno być dozwolone wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione ze względów obiektywnych. Na przykład uzasadnione powinno być szacowanie wartości zamówień na poziomie odrębnej jednostki operacyjnej instytucji zamawiającej, takiej jak np. szkoły lub przedszkola, pod warunkiem że dana jednostka jest samodzielnie odpowiedzialna za zamówienia.

24 Zasady szacowania wartości zamówienia Można przyjąć takie założenie, gdy odrębna jednostka operacyjna samodzielnie prowadzi postępowania i podejmuje decyzje o zakupie, dysponuje odrębną linią budżetową przeznaczoną na dane zamówienia, samodzielnie zawiera umowę i finansuje ją z budżetu, którym dysponuje. Podział nie jest uzasadniony, gdy instytucja zamawiająca jedynie organizuje zamówienie w sposób zdecentralizowany.

25 Zasady szacowania wartości zamówienia Wartością partnerstwa innowacyjnego jest maksymalna wartość wszystkich działań w procesie badawczo-rozwojowym, które mają zostać przeprowadzone w ramach każdego z etapów planowanego partnerstwa, oraz wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych, które mają być opracowane i zamówione na koniec partnerstwa. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw i usług oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy, o ile są one niezbędne do wykonania tych robót budowlanych.

26 Zasady szacowania wartości zamówienia Jeżeli zamówienie obejmuje: 1) usługi bankowe lub inne usługi finansowe wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia; 2) usługi ubezpieczeniowe wartością zamówienia jest należna składka oraz inne rodzaje wynagrodzenia; 3) usługi projektowania wartością zamówienia jest wynagrodzenie, opłaty, należne prowizje i inne podobne świadczenia.

27 Odpowiedzialność za ustalenie wartości zamówienia Za gospodarowanie środkami publicznymi, czyli za ich wydawanie odpowiada organ zarządzający jednostki (kierownik) Kierownik jest zobowiązany do efektywnej, skutecznej i adekwatnej kontroli zarządczej w jednostce zamawiającej Niektóre obowiązki może powierzyć na piśmie podległym pracownikom Wewnętrzne procedury

28 Odpowiedzialność za ustalenie wartości zamówienia Za naruszenie dyscypliny finansów publicznych przepisy przewidują Karę upomnienia Naganę Karę pieniężną lub Zakaz pełnienia funkcji związanych z gospodarowaniem środkami publicznymi

29 Odpowiedzialność za ustalenie wartości zamówienia W zakresie zamówień publicznych odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosić może osoba (nawet niebędąca pracownikiem sektora finansów publicznych), której na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych kierownik powierzył przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego działająca jako pełnomocnik zamawiającego Osoba taka podlega odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (jeżeli zamawiający jest jsf publicznych lub zamówienie jest finansowane ze środków publicznych)

30 Odpowiedzialność za ustalenie wartości zamówienia Zgodnie z art. 17 uondfp naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych opisanie przedmiotu zamówienia publicznego wadliwe ustalenie wartości zamówienia publicznego (lub jego części)

31 Odpowiedzialność za ustalenie wartości zamówienia Osobą odpowiedzialną za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest ten, kto wadliwie ustalił przedmiot zamówienia oraz jego szacunkową wartość kwalifikując je jako zamówienie niepodlegające procedurom pzp Niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych opisanie przedmiotu zamówienia publicznego Wadliwe ustalenie wartości zamówienia publicznego (lub jego części)

32 Dokumentowanie wydatków Zamówienia o wartości do euro są zawsze zamówieniami publicznymi Wydając środki (nie tylko o tej wartości), należy pamiętać o przestrzeganiu przepisów ustawy o finansach publicznych i zapewnić jawność, przejrzystość, celowość, efektywność i rzetelność wydatkowania

33 Dokumentowanie wydatków Kierownik jednostki powinien wprowadzić do użycia odpowiednie dokumenty Regulamin udzielania małych zamówień publicznych Plan wydatków na zamówienia publiczne Rejestr udzielanych zamówień

34 Dokumentowanie wydatków Plan wydatków Opracowany zgodnie z zasadami gospodarki finansowej, jakie obowiązują w jednostce Niezależnie od sprawozdania zamówień publicznych jednostka sporządza także sprawozdanie finansowe Rejestr udzielanych zamówień Pomocny do sporządzenia rocznego sprawozdania

35 Dokumentowanie wydatków Regulamin udzielania małych zamówień (do euro) Jako rozwiązanie kompleksowe zawierające także ustawowe przepisy ale z uwagi na wyłączenie tych zamówień spod reżimu pzp jego treść powinna być ograniczona do wewnętrznych ustaleń takich, które nie będą zbyt zbiurokratyzowane i nie będą sprzeczne z obowiązującymi przepisami Zgodny ze statutem jednostki, regulaminem obiegu dokumentów, zakresem obowiązków Reguluje sposób postępowania krok po kroku

36 Dokumentowanie wydatków Zawartość regulaminu udzielania małych zamówień (do euro) Określenie podstawy wnioskowania o udzielenie zamówienia Zasady opisu przedmiotu zamówienia Okoliczności wszczęcia postępowania Wskazanie istotnych elementów umowy Przypadki dopuszczalnego zastosowania trybu transakcji bezpośredniej

37 Dokumentowanie wydatków Zawartość regulaminu udzielania małych zamówień (do euro) Granice i wymogi dopuszczalnego udzielania zaliczek pracownikom na drobne zakupy (wraz z zasadami ich rozliczania) Określenie dopuszczalnych procedur udzielania małych zamówień (z opisem wykonywanych czynności) Zasady kontrasygnaty finansowej Okoliczności zawarcia i formy umowy (także ustnej przy użyciu rachunku) Sposób rejestracji zamówień

38 Dokumentowanie wydatków Zawartość regulaminu udzielania małych zamówień (do euro) Sposób odbioru przedmiotu umowy i dokumentowania Sposób sprawowania merytorycznego nadzoru nad realizacją zamówienia wraz z trybem kontroli podstaw zapłaty Osoby odpowiedzialne za dochodzenie roszczeń Inne wymagania (np. archiwizacja) Odniesienia do ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

39 Plan postępowań o udzielenie zamówień (art. 13a) Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

40 Plan postępowań o udzielenie zamówień Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące: 1) przedmiotu zamówienia; 2) rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na: roboty budowlane, dostawy lub usługi; 3) przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia; 4) orientacyjnej wartości zamówienia; 5) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym. Zamawiający, inni niż wymienieni w ust. 1, mogą zamieszczać na stronie internetowej plany postępowań o udzielenie zamówień. Zamawiający mogą nie zamieszczać na stronie internetowej informacji o postępowaniach o udzielenie zamówień, jeżeli wymaga tego ochrona informacji niejawnych.

41 Zamieszczanie planów zamówień publicznych Art. 14 Przepis art. 13a ustawy zmienianej w art. 1 w zakresie zamieszczania planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych na stronie internetowej ma zastosowanie po raz pierwszy do planów sporządzanych na 2017 r.

42 Dziękuję za uwagę