Projekt nr: WND-POIG /13

Transkrypt

1 Projekt nr: WND-POIG /13 realizowany w ramach działania 8.2 Wspierania wdrażania elektronicznego biznesu B2B 8 osi priorytetowej Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Wdrożenie w działalności Wnioskodawcy platformy B2B do automatyzacji procesów biznesowych zachodzących pomiędzy THB a kontrahentami.. SPECYFIKACJA PRAC Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Materiał stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa i THB Systemy Informatyczne Sp. z o.o. zastrzega jego poufność. Materiał może być wykorzystany wyłącznie na potrzeby sporządzenia oferty i wykonywania prac. Strona 1 z 34

2 Spis treści 1. INFORMACJE OGÓLNE 3 2. ETAPY PRAC Etap 1 Przygotowanie Etap 2 Zakup licencji na wersję alfa platformy B2B Etap 3 Dostosowanie platformy do specyficznych potrzeb THB i jej partnerów Etap 4 Wdrożenie systemu informatycznego w THB 13 3 TECHNOLOGIA Technologia podpisu elektronicznego Technologia elektronicznej wymiany danych Technologia podpisu elektronicznego E-usługa 19 4 SKUTKI I CELE REALIZACJI PROJEKTU Liczba wdrożonych systemów B2B Procesy biznesowe objęte systemem B2B Procesy biznesowe objęte systemem B2B, w których wdrożono technologie podpisu elektronicznego Procesy biznesowe objęte systemem B2B, w których wdrożono technologie elektronicznej wymiany 21 danych 4.5 Liczba przedsiębiorców współpracujących z Wnioskodawcą w oparciu o wdrożony system B2B Liczba wdrożonych i świadczonych usług elektronicznych automatycznego przetwarzania danych 22 lub w formule SaaS 4.7 Procesy biznesowe objęte systemem B2B, w których, poprzez wdrożenie technologii podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych, wyeliminowany został papierowy obieg 23 dokumentów 5 OPIS OBECNYCH RELACJI BIZNESOWYCH I ZACHODZĄCYCH PROCESÓW Zgłaszanie błędów i awarii w posiadanym programie Składanie zamówień, ofertowanie -sprzedaż Realizacja zleceń i kontrola pakietów suportowych Wymiana dokumentów finansowych (Fakturowanie) 31 6 ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POTRZEBAMI PRZEDSIĘBIORCÓW, DO KTÓRYCH KIEROWANE JEST ROZWIĄZANIE Potrzeby partnerów w kontekście współpracy pomiędzy firmami: Korzyści dla Partnerów: 33 Strona 2 z 34

3 1. INFORMACJE OGÓLNE W ramach projektu powstanie platforma B2B, za pośrednictwem której Wnioskodawca będzie świadczył usługi dla partnerów. Cała komunikacja pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami będzie odbywała się za pośrednictwem powstałej platformy. Platforma B2B dostępna będzie dla użytkowników z poziomu publicznej sieci Internetu. Dzięki zaawansowanej technologicznie i innowacyjnej platformie B2B możliwe będzie świadczenie automatycznych usług na rzecz Partnera, które będą oparte o zaawansowane przetwarzanie danych, znacznie usprawniające poszerzające zakres obecnej współpracy. Planowana w projekcie inwestycja doprowadzi do wdrożenia innowacyjnego rozwiązania informatycznego, względem obecnie stosowanych rozwiązań na poziomie przedsiębiorstwa Wnioskodawcy, w postaci platformy B2B. Będzie to dalece zautomatyzowana platforma do kompleksowej obsługi procesów biznesowych zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami. Planowane rozwiązanie umożliwi obsługę świadczenia usług na rzecz partnerów w sposób zautomatyzowany, poprzez platformę internetową przetwarzającą kluczowe dane, a dodatkowo przeprowadzona zostanie integracja posiadanych systemów księgowych z platformą. W ramach platformy generowane oraz przesyłane będą, w sposób automatyczny, wiążące dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym. Obecna forma współpracy nie jest w pełni efektywna, gdyż znaczny udział czynnika ludzkiego wpływa negatywnie na przebieg procesów powoduje pojawianie się częstych błędów, oraz ich dodatkową czasochłonność i pracochłonność. W tym kontekście wprowadzenie platformy B2B zapewniającej wspomaganie świadczenia usług w sposób automatyczny za pomocą sieci publicznych, z jednoczesnym w pełni automatycznym generowaniem dokumentacji opatrzonej podpisami osób reprezentacyjnych. OGÓLNY OPIS TWORZONEGO SYSTEMU Powstały system informatyczny powinien być niezależny technologicznie, tak, aby umożliwić jak najszerszemu gronu użytkowników korzystanie z usługi. Planowane jest zatem wykorzystanie tworzenia aplikacji internetowych w architekturze klient serwer, gdy klientem będzie przeglądarka internetowa. Dzięki temu nie będzie potrzeby ponoszenia wysokich kosztów Strona 3 z 34

4 dopasowania aplikacji do wielu systemów operacyjnych, a system będzie niezależny od konfiguracji urządzeń końcowych. Dodatkowo, w przypadku wprowadzania aktualizacji, zostanie ona wprowadzona tylko na serwerze, dzięki czemu wszyscy partnerzy Wnioskodawcy korzystający z usługi, będą mogli korzystać z uaktualnionej wersji platformy. Komunikacja pomiędzy przedsiębiorcami korzystającymi z tworzonego rozwiązania B2B będzie odbywała się z wykorzystaniem technologii Web Services za pośrednictwem protokołu komunikacyjnego SOAP. W zakresie obsługi procesu wymiany dokumentów finansowych (faktur) nastąpi integracja posiadanego przez Wnioskodawcę systemu księgowego z systemami księgowymi Partnerów (moduły księgowe) w zakresie automatycznej wymiany danych (wg określonego przez wykonawców systemu standardu), pozwalający na wymianę kluczowych danych i dokumentów. System księgowy Wnioskodawcy i partnerów będzie łączył się z platformą dzięki API umożliwiające integrację z platformą i skoordynowanie przesyłu danych oraz posiadanie dostępu do właściwych i obiektywnych informacji w czasie rzeczywistym zarówno z systemów partnerów, jak i z konta danego partnera na platformie. W przypadku partnerów nieposiadających własnych systemów księgowych, faktura generowana będzie tylko i wyłącznie w platformie (plik pdf opatrzony podpisem elektronicznym Wnioskodawcy, możliwy do pobrania i zapisania na komputerze partnera) i za jej pośrednictwem partner będzie miał do niej dostęp. Planuje się, iż do stworzenia platformy B2B zastosowane zostaną najpopularniejsze, wystandaryzowane, adekwatne do charakteru projektu technologie, takie jak Java, ASP.NET, pyton, PHP itp., gdyż istotnym jest aby projektowany system został stworzony w szeroko dostępnym języku programowania wraz z dobrą i obszerną dokumentacją, a także, by w danej technologii można było dotrzeć do partnerów ją stosującej w przypadku konieczności rozwiązania problemów o nietypowym charakterze. Wszystkie te technologie są adekwatne do wykonania planowanego systemu i prawidłowego funkcjonowania modułów odpowiedzialnych za automatyzację procesów biznesowych. Zastosowanie powszechnie stosowanych i wykorzystywanych technologii tworzenia tego typu platform jest bardzo istotne dla rozwoju serwisu. Jeśli Wnioskodawca zdecyduje się w przyszłości na rozwój platformy o dodatkowe moduły nie będzie konieczne znalezienie odpowiednich, wąsko wyspecjalizowanych ekspertów, którzy przeprowadzą niezbędne prace programistyczne, jakby to miało miejsce w przypadku zastosowania mało popularnej i drogiej technologii. Wybór jednej z technologii open source ma uzasadnienie ekonomiczne - koszty realizacji Strona 4 z 34

5 projektu są w ten sposób adekwatne do potrzeb Wnioskodawcy i nie występuje konieczność płacenia kilkukrotnie wyższych stawek za usługi specjalistów. System będzie wyposażony w API, który pozwoli na jego integrację z systemami księgowymi Wnioskodawcy i Partnerów oraz dalszych, przyszłych użytkowników systemu. Skalowalność systemu będzie uzależniona nie od samego rozwiązania technicznego, ale od środka trwałego, a dokładnie pamięci serwera, na którym gromadzone będą dane/dokumentacja elektroniczna. Wszelkie dokumenty (zapytanie ofertowe, oferta, umowa, protokół odbioru, faktura), które były dotychczas wymieniane pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami w sposób tradycyjny (faks, poczta), po realizacji projektu będą przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych. Komunikacja między systemami księgowymi Wnioskodawcy i Partnerów oraz platformą B2B będzie odbywać się również w ramach systemu elektronicznej wymiany. Wszelkie dokumenty będą tworzone w standardzie wybranych przez twórców systemu (np. xml, edifact itp.). Wszelkie dokumenty będą ewidencjonowane w platformie B2B i użytkownicy platformy, będą mieli do nich wgląd z poziomu platformy. Użytkownicy będą mieli także możliwość zapisania, powstałych w procesie współpracy, dokumentów w postaci plików pdf. System usprawni i zautomatyzuje następujące procesy biznesowe: a) Zgłaszanie błędów i awarii w posiadanym programie. b) Składanie zamówień, ofertowanie sprzedaż. c) Realizacja zleceń i kontrola pakietów suportowych. d) Wymiana dokumentów finansowych. (Fakturowanie) System wyposażony będzie w moduły: a) moduł ewidencji zgłoszeń b) moduł ofertowania c) moduł kontroli pakietów suportowych d) moduł śledzenia postępu i realizacji zleceń e) moduł klasyfikacji zgłoszeń i prognozy czasu naprawy f) moduł fakturowania g) moduł podpisu elektronicznego h) moduł raportowania Strona 5 z 34

6 2. ETAPY PRAC Projekt zostanie zrealizowany w okresie 24 miesięcy. Prace związane z jego realizacją zostaną wykonane w czterech 6 - miesięcznych etapach: Etap I ( ) Przygotowanie a. Identyfikacja i opis istniejących procesów biznesowych - zrealizowane b. Modelowanie zautomatyzowanych procesów biznesowych - zrealizowane c. Opracowanie specyfikacji funkcjonalnej platformy B2B d. Dokumentacja techniczna systemu B2B Etap II ( ) Zakup licencji a. Zakup licencji na wersję alfa platformy B2B Etap III ( ) Dostosowanie platformy do specyficznych potrzeb THB i jej partnerów. a. Zakup usługi zaprojektowania interfejsu użytkownika wraz z prototypem b. Zakup licencji na wersję ostateczną platformy B2B Etap IV ( ) Wdrożenie systemu informatycznego w THB. a. Zakup usługi Wdrożenie platformy B2B do działalności wraz z testami końcowymi b. Zakup usługi hostingu 6 miesięcy 2.1 Etap 1 Przygotowanie Pierwszy etap obejmie przeprowadzenie szeregu wymaganych analiz, służących starannemu zaplanowaniu prac programistycznych, dokładnej identyfikacji procesów biznesowych zachodzących z typem Partnerów opisanych w Biznes Planie dla dokładnego objęcia platformą B2B wszystkich aspektów współpracy. W ramach pierwszego etapu wykonane zostaną następujące usługi: a) Identyfikacja i opis istniejących procesów biznesowych - Opis ten sporządzony zostanie przez specjalistów, którzy dokonają stosownej analizy oraz badań. Forma oraz zakres dogłębności opisywanej identyfikacji umożliwi z kolei dokonanie zestawienia procesów Strona 6 z 34

7 biznesowych zachodzących między Wnioskodawcą a Partnerami. Wykonanie platformy automatyzującej (poprzez usługę elektroniczną z poziomu platformy i wymianę danych pomiędzy systemami księgowymi) przebieg procesów biznesowych we współpracy Wnioskodawcy z Partnerami oparte będzie o opracowanie obecnie wykorzystywanych i funkcjonujących procedur lub reguł postępowania. Analizie i opisowi poddany zostanie stan obecny współpracy w wybranych obszarach poprzez zebranie wszelkich istniejących regulacji dotyczących analizowanego procesu, a następnie ich weryfikację i ewentualny opis różnic działania procesu w teorii i praktyce (wskazanie opóźnień, odsetka błędów, niedokładności, korekt). Dodatkowo Wnioskodawca uzyska zwarty opis reguł postępowania i procedur obejmujących współpracę, niesformalizowanych dotychczas w żadnym dokumencie wykonanym przez obiektywną i wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną. Analiza stanu obecnego obejmie następujące składowe systemu: opis i cele procesów, mierniki ich efektywności, założenia funkcjonalne procesów, statystyki błędów, charakterystyka uczestników procesu, dane wejściowe procesów, dane wyjściowe procesów. b) Modelowanie zautomatyzowanych procesów biznesowych - Zgodnie z ogólną metodologią przeprowadzenia analizy, po rozpoznaniu obecnego stanu procesów biznesowych należy zbudować mapę każdego z procesu i łączną mapę całej współpracy opartej o mapy poszczególnych procesów, określające podział każdego z procesów na etapy i działania określające kluczowe przepływy informacyjne. W skład tej usługi wejdzie: określenie działań rozpoczynających proces w wersji zautomatyzowanej, podział każdego procesu na etapy, odwzorowanie przepływów informacji i działań. Każdy ze wstępnie zidentyfikowanych etapów procesu będzie wydzielonym elementem systemu, udostępniającym uczestnikom/systemom procesu odpowiednie narzędzia i informacje służące do podjęcia właściwych decyzji lub wykonania założonych czynności. Z tego powodu, każdy z Etapów wymaga dogłębnej analizy obejmującej charakterystyczny przebieg etapu procesu, możliwych zdarzeń losowych, role poszczególnych uczestników, zakres automatyzacji, czas wykonania, płaszczyzna dostępu (platforma, własny system informatyczny, wymagane i przekazywane informacje, określenie formularzy, zasady walidacji formularzy, listy zadań, listy sygnałów do podjęcia działania). Rezultatem usługi Strona 7 z 34

8 będzie następująca dokumentacja: mapa procesów biznesowych, diagram modelu biznesowego i mapa przepływu pracy. c) Analiza wymagań funkcjonalnych systemu B2B - Usługa pozwoli na określenie oraz precyzyjne opisanie pożądanego zachowania systemu w odniesieniu do poszczególnych składowych opracowanego ówcześnie modelu procesów biznesowych. Wymagania funkcjonalne opracowane w ramach usługi w sposób klarowny określą jakie usługi ma oferować system, jak ma reagować na określone dane wejściowe oraz jak ma się zachowywać w określonych sytuacjach, zidentyfikowanych w ramach obecnych i planowanych modelach procesów biznesowych realizowanych w ramach współpracy. Szczegółowe wymagania funkcjonalne opisywać będą możliwości systemu w zakresie zachowania oraz dostępnych operacji, ograniczonych z założenia posługiwaniem się formularzami (czynności wykonywane przez system, odpowiedzi na dane parametry określane przez użytkownika) oraz sposób monitorowania procesów biznesowych. Wymagania funkcjonalne obejmą również pewne elementy dotyczące wyglądu projektowanej aplikacji (interfejsy dla Wnioskodawcy i Partnerów na platformie, CMSy, formularze, sposób prezentacji danych z monitorowania kampanii reklamowych). Wymagania funkcjonalne opisywać będą w jaki sposób system jak najefektywniej zrealizuje założone cele, jakie warunki muszą być spełnione, aby tak się stało oraz w jaki sposób użytkownik będzie mógł korzystać z systemu, a w jaki sposób zastosowana zostanie automatyzacja. Wymagania funkcjonalne będą uwzględniać określone sposoby realizacji pewnych funkcji w systemach informatycznych Wnioskodawcy i Partnerów, zwłaszcza w kontekście elektronicznej wymiany danych - funkcjonalność występująca w którymś z systemów działających u partnerów powinna działać analogicznie w planowanym systemie. W ten sposób zwiększona zostanie reużywalność i spójność aplikacji, co znacznie ułatwi pracę programistom, testerom, wdrożeniowcom i samym partnerom. Szacunkowa czasochłonność Łączna czasochłonność usługi: 285 godzin. Strona 8 z 34

9 d) Dokumentacja techniczna systemu B2B - Dokument techniczny opisujący pracę planowanego systemu informatycznego musi wskazywać na konkretne rozwiązania technologiczne integracji różnych środowisk programowych (partnerów) w wydajnie współpracującą całość (systemem B2B), uwzględniającą zarówno elektroniczną wymianę danych, jak i realizowanie docelowych usług z płaszczyzny samej platformy (interfejsów online). Dokumentacja bazując na wcześniejszych zamodelowanych procesach i wymaganiach funkcjonalnych systemu określi konkretne możliwości zastosowania różnych technologii programistycznych oraz zidentyfikowane zależności, a także skutki poszczególnych wyborów. Zawierać będzie opis decyzji w zakresie stosowanych algorytmów, informacje o strukturach baz danych oraz określone parametry standaryzacji wymienianego modelu danych i zasady tłumaczenia parametrów. Ważnym elementem projektu technicznego jest kompleksowy harmonogram realizacji prac programistycznych, testowych i wdrożeniowych (warunkuje on terminową realizację wszystkich komponentów systemu, zwłaszcza tych, które mają charakter deterministyczny w stosunku do innych czynności projektowych a co za tym idzie terminową realizacje całego projektu) oraz określenie technologii wykonania usług realizowanych bezpośrednio z poziomu platformy (dotyczących monitorowania współpracy ale także czynności operacyjnych związanych z procesami ustalania szczegółów emisji, negocjacji, sprawdzaniu możliwości przeprowadzenia kampanii, terminarzy, itp.) oraz w warstwie komunikacyjnej stanowiącej niewidzialny trzon systemu. Zadanie będzie wykonywane w oparciu o pozostałe analizy i usługi eksperckie przewidziane w projekcie, co warunkuje prawidłowe wykonanie systemu informatycznego w późniejszym czasie. Szacunkowa czasochłonność Sporządzenie dokumentacji będzie wymagać ok. 178 godzin pracy ekspertów. Strona 9 z 34

10 2.2 Etap 2 Zakup licencji na wersję alfa platformy B2B W tym etapie wyłoniona firma programistyczna rozpocznie prace nad platformą B2B w wersji alfa. Przeprowadzone zostaną prace programistyczne nad podstawowymi modułami warunkującymi prawidłowe funkcjonowanie systemu informatycznego: a) Moduł ewidencji zgłoszeń- będzie to moduł dostępny z poziomu platformy, automatyzujący ewidencję zgłoszeń od partnerów. Moduł udostępni partnerowi dostęp do formularzy i zakładek ułatwiających kategoryzację rodzaju problemu i umożliwi określenie parametrów niezbędnych do prawidłowego i kompletnego zgłoszenia. b) Moduł ofertowania i wyceny - zastosowanie algorytmów kwalifikujących oraz przypisanie dla poszczególnych parametrów odpowiadających im wartości wpływających na wycenę (wieloetapowe algorytmy wyceny uwzględniające hierarchiczne ujęcie poszczególnych parametrów w kontekście ich wagi) będą stanowić podstawę dla automatycznej oraz natychmiastowej wyceny danego zapytania ofertowego z jej automatycznym przedstawieniem Partnerowi z poziomu platformy. Moduł będzie zawarty na platformie, obejmie jednak również wymianę danych z systemem Wnioskodawcy, który będzie ustalał poziom cen dla poszczególnych parametrów we własnym systemie (w przypadku wyceny przez dewelopera). c) Moduł kontroli pakietów suportowych- zapewni dostęp do bieżących danych i informacji dotyczących wykorzystanych pakietów suportowych. Moduł będzie sprzężony z modułem ofertowania i wyceny, raportowania oraz modułem fakturowania. Na bieżąco będzie przetwarzał informacje o wykorzystanych usługach, godzinach, aktywnych promocjach itp. d) Moduł śledzenia postępu i realizacji zleceń - moduł na bieżąco będzie aktualizował i udostępniał informacje o postępie prac przy poszczególnych zleceniach. Zarówno Wnioskodawca jak i partner będą mieli bieżący wgląd. Moduł będzie zbierał informacje o przebiegu realizacji zleceń i ewidencjonujące zdarzenia zebrane w trakcie realizacji zleceń. Szacunkowa czasochłonność Licencja na wersję alfa w ramach której powstaną następujące moduły: ewidencji zgłoszeń (400 rbg), ofertowania (500 rbg), kontroli pakietów suportowych (600 rbg), śledzenia postępu i realizacji zleceń (560 rbg). Strona 10 z 34

11 2.3 Etap 3 Dostosowanie platformy do specyficznych potrzeb THB i jej partnerów. a) Zaprojektowanie interfejsu użytkownika. Jest to wydatek niezbędny do stworzenia systemu intuicyjnego, łatwego w obsłudze i przyjaznego pod względem wizualnym (sposób prezentacji informacji, ergonomia wykonywanych czynności). Odbędą się prace polegające na: i. Opracowaniu makiet ekranów i szablonów + wstępne prace graficzne wstępne szkice projektu dokonane w oparciu o analizę funkcjonalną, przygotowanie makiet stanowiących podstawę dla wykonaniu prototypu graficznego aplikacji ii. Przygotowaniu prototypu interfejsów użytkowników i ekranów obsługi systemu zaprogramowanie wstępnych wersji ekranów obsługi systemu wraz z wymaganymi w projektowanym systemie formularzami dla automatyzacji współpracy iii. Przeprowadzeniu testów WEBusuability prototypu działanie, któremu zostanie poddany prototyp, służące ocenie jakości użytkowej testowanej aplikacji. iv. Opracowaniu ostatecznej wersji graficznej i użytecznej interfejsów użytkowników i ekranów obsługi systemu przygotowanie gotowych szablonów wszystkich ekranów dla obsługi systemu B2B w odpowiedniej oprawie graficznej, uwzględniającej wyniki testów usability oraz poddanej uprzednio konsultacjom z Wnioskodawcą. Szacunkowa czasochłonność Czasochłonność wszystkich czynności wchodzących w skład opisanej powyżej usługi oszacowano na 800 rbg. Etap obejmie zakończenie prac nad wszystkimi modułami, które będą odpowiadały zarówno za świadczenie usług na rzecz Partnerów z poziomu platformy dostępnej poprzez sieci publiczne (w obecnych założeniach Internet) oraz wykorzystującej elektroniczną wymianę danych między systemami księgowymi. Strona 11 z 34

12 b) Zakup licencji na wersję ostateczną platformy B2B Na tym etapie zostaną opracowane moduły: i. moduł klasyfikacji zgłoszeń i prognozy czasu naprawy - będzie przetwarzał dane dotyczące innych, wcześniejszych zgłoszeń i na tej podstawie prognozował czas ii. iii. iv. naprawy/realizacji danego zlecenia. Moduł ten będzie realizował dodatkową zaawansowaną e-usługę dla partnerów w formule SaaS. Dzięki temu partner będzie miał bieżące informacje (nie będzie musiał dzwonić w tym celu do Wnioskodawcy). System po stronie Wnioskodawcy na tej podstawie będzie mógł automatycznie przeprowadzić analizę zasobów firmy, co wpłynie na efektywniejsza i szybszą obsługę kolejnych zgłoszeń (przydzielanie nowych zleceń uwzględniając obłożenie poszczególnych pracowników, priorytetowość poszczególnych zleceń, ustalanie harmonogramów, ścieżek krytycznych itp.); moduł raportowania - moduł odpowiedzialny za generowanie raportów ze zrealizowanych usług; moduł fakturowania odpowiedzialny za automatyczne przepływ faktur. Po zatwierdzeniu przez partnera raportu w systemie, faktura automatycznie będzie przekierowana do systemu księgowego partnera; moduł podpisu elektronicznego - moduł będzie zawierał wszystkie procedury, biblioteki i funkcje, niezbędne do komunikacji. System B2B będzie automatyzował wymianę dokumentów finansowych, umów i raportów itp., będących rezultatem świadczonych usług, dlatego też kontrahenci muszą być pewni, że dany dokument jest wygenerowany przez Wnioskodawcę, chroniony przed niepowołanym dostępem, a po drodze nie nastąpiły zamierzone lub niezamierzone zmiany w treści. Szacunkowa czasochłonność Licencję na wersję ostateczną, która obejmowała będzie moduły: moduł klasyfikacji zgłoszeń i prognozy czasu naprawy (650 rbg), rozliczania (300 rbg), podpisu elektronicznego (450 rbg), raportowania (250 rbg). Strona 12 z 34

13 2.4 Etap 4 Wdrożenie systemu informatycznego w THB. W ramach etapu nastąpi wdrożenie systemu w jego ostatecznym kształcie - instalacja wersji ostatecznie zaakceptowanych modułów na serwerze, konfiguracja systemu i optymalizacja konfiguracji, zwłaszcza w zakresie w zakresie wymiany kluczowych danych oraz dokumentów generowanych w wyniku pracy modułów. Przeprowadzone zostaną testy konfiguracji, testy akceptacyjne, testy wydajności i modułów. Przeprowadzony zostanie także końcowy audyt bezpieczeństwa platformy. Opracowany zostanie raport powdrożeniowy, oraz dokumentacja użytkownika. Całość przedstawionych powyżej usług eksperckich oraz programistycznych i wdrożeniowych zostanie wykonana przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną. Obecnie nie da się jednak określić, czy prace zostaną wykonane przez jedną firmę, czy zadania zlecane będą różnym podwykonawcę. Od 4 etapu Wnioskodawca zamierza korzystać z usługi hostingu. W poprzednich etapach tworzona platforma była utrzymywana na serwerach wykonawcy. Szacunkowa czasochłonność Poszczególne składowe wydatku (w nawiasie estymowana czasochłonność ich wykonania w godzinach pracy specjalisty z firmy informatycznej): poprawianie błędów z testów wersji produkcyjnej (100 rbg), wdrożenie systemu informatycznego na serwerach w konfiguracji produkcyjnej (230 rbg), testy wydajnościowe systemu informatycznego (100 rbg), crash testy systemu informatycznego (100 rbg), testy akceptacyjne systemu informatycznego (100 rbg). Strona 13 z 34

14 3. TECHNOLOGIA Powstały system informatyczny powinien być niezależny technologicznie, tak, aby umożliwić jak najszerszemu gronu użytkowników korzystanie z usługi. Planowane jest zatem wykorzystanie tworzenia aplikacji internetowych w architekturze klient serwer, gdy klientem będzie przeglądarka internetowa. Dzięki temu nie będzie potrzeby ponoszenia wysokich kosztów dopasowania aplikacji do wielu systemów operacyjnych, a system będzie niezależny od konfiguracji urządzeń końcowych. Dodatkowo, w przypadku wprowadzania aktualizacji, zostanie ona wprowadzona tylko na serwerze, dzięki czemu wszyscy partnerzy Wnioskodawcy korzystający z usługi, będą mogli korzystać z uaktualnionej wersji platformy. Komunikacja pomiędzy przedsiębiorcami korzystającymi z tworzonego rozwiązania B2B będzie odbywała się z wykorzystaniem technologii Web Services za pośrednictwem protokołu komunikacyjnego SOAP. W zakresie obsługi procesu wymiany dokumentów finansowych (faktur) nastąpi integracja posiadanego przez Wnioskodawcę systemu księgowego z systemami księgowymi Partnerów (moduły księgowe) w zakresie automatycznej wymiany danych (wg określonego przez wykonawców systemu standardu), pozwalający na wymianę kluczowych danych i dokumentów. System księgowy Wnioskodawcy i partnerów będzie łączył się z platformą dzięki API umożliwiając integrację z platformą i skoordynowanie przesyłu danych oraz posiadanie dostępu do właściwych i obiektywnych informacji w czasie rzeczywistym zarówno z systemów partnerów, jak i z konta danego partnera na platformie. W przypadku partnerów nieposiadających własnych systemów księgowych, faktura generowana będzie tylko i wyłącznie w platformie (plik pdf opatrzony podpisem elektronicznym Wnioskodawcy, możliwy do pobrania i zapisania na komputerze partnera) i za jej pośrednictwem partner będzie miał do niej dostęp. Planuje się, iż do stworzenia platformy B2B zastosowane zostaną najpopularniejsze, wystandaryzowane, adekwatne do charakteru projektu technologie, takie jak Java, ASP.NET, pyton, PHP itp., gdyż istotnym jest, aby projektowany system został stworzony w szeroko dostępnym języku programowania wraz z dobrą i obszerną dokumentacją, a także, by w danej technologii można było dotrzeć do partnerów ją stosujących w przypadku konieczności rozwiązania problemów o nietypowym charakterze. Wszystkie te technologie są adekwatne do wykonania planowanego systemu i prawidłowego funkcjonowania modułów odpowiedzialnych za automatyzację procesów Strona 14 z 34

15 biznesowych. Zastosowanie powszechnie stosowanych i wykorzystywanych technologii tworzenia tego typu platform jest bardzo istotne dla rozwoju serwisu. Jeśli Wnioskodawca zdecyduje się w przyszłości na rozwój platformy o dodatkowe moduły nie będzie konieczne znalezienie odpowiednich, wąsko wyspecjalizowanych ekspertów, którzy przeprowadzą niezbędne prace programistyczne, jakby to miało miejsce w przypadku zastosowania mało popularnej i drogiej technologii. Wybór jednej z technologii open source ma uzasadnienie ekonomiczne - koszty realizacji projektu są w ten sposób adekwatne do potrzeb Wnioskodawcy i nie występuje konieczność płacenia kilkukrotnie wyższych stawek za usługi specjalistów. System będzie wyposażony w API, który pozwoli na jego integrację z systemami księgowymi Wnioskodawcy i Partnerów oraz dalszych, przyszłych użytkowników systemu. Skalowalność systemu będzie uzależniona nie od samego rozwiązania technicznego, ale od środka trwałego, a dokładnie pamięci serwera, na którym gromadzone będą dane/dokumentacja elektroniczna. Wszelkie dokumenty (zapytanie ofertowe, oferta, umowa, protokół odbioru, faktura), które były dotychczas wymieniane pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami w sposób tradycyjny (faks, poczta), po realizacji projektu będą przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych. Komunikacja między systemami księgowymi Wnioskodawcy i Partnerów oraz platformą B2B będzie odbywać się również w ramach systemu elektronicznej wymiany. Wszelkie dokumenty będą tworzone w standardzie wybranych przez twórców systemu (np. xml, edifact itp.). Wszelkie dokumenty będą ewidencjonowane w platformie B2B i użytkownicy platformy, będą mieli do nich wgląd z poziomu platformy. Użytkownicy będą mieli także możliwość zapisania, powstałych w procesie współpracy, dokumentów w postaci plików pdf. 3.1 Technologia podpisu elektronicznego W ramach realizacji projektu przewiduje się wdrożenie zarówno technologii podpisu elektronicznego jak i elektronicznej wymiany danych w realizacji procesów biznesowych związanych z działalnością Wnioskodawcy objętą niniejszym wnioskiem. Wszystkie procesy planowane w projekcie są ściśle związane z komunikacją między stronami i realizacją projektów handlowych pomiędzy Wnioskodawcą i Partnerami. Dzięki wykorzystaniu standardu elektronicznej wymiany danych wspartego komunikacją z wykorzystaniem standardowego formatu wymiany danych np. XML (technologia ustandaryzowana format XML zgodny jest z ideą Strona 15 z 34

16 Web Services), możliwe będzie uzyskanie przewidywalności w komunikacji, a ponadto pozyskane zostaną narzędzia do integracji z innymi firmami stosującymi tego rodzaju komunikację. Możliwości takiego systemu są praktycznie nieograniczone i jednocześnie dostosowane indywidualnie dla każdego z partnerów. Co więcej system wymiany danych jest możliwy do dalszej rozbudowy w razie ewentualnego zwiększenia transakcji handlowych lub liczby partnerów, oraz objęcia wspomaganiem przez system kolejnych procesów biznesowych (rozwój ilościowy i jakościowy. Elektroniczna wymiana danych wykorzystywana będzie do przesyłania informacji niezbędnych do realizacji transakcji handlowych pomiędzy partnerami (komunikaty handlowe: generowanie zapytanie, ofert, wycen, zamówień, generowanie i wysyłanie faktur), które umożliwiają wymianę informacji pomiędzy wnioskodawcą i partnerem. Najwłaściwszy standard zostanie wybrany na etapie tworzenia dokumentacji projektowej lub podczas właściwych prac programistycznych, co pozwoli na automatyczne przesyłanie informacji między systemami partnerów w czasie rzeczywistym, wyeliminuje angażowanie czynnika ludzkiego w procesach biznesowych. Wdrożenie technologii podpisu elektronicznego będzie wymagało utworzenia w ramach projektu wewnętrznego centrum certyfikacji. Partnerzy uzyskają podpis elektroniczny nadawany w ramach wewnętrznej infrastruktury PKI - Infrastruktury Klucza Publicznego - zgodnie z jednym z właściwych mu standardów (np. Standard X.509, certyfikat X.509 V3). Wdrożenie podpisu elektronicznego pozwoli na sprawne przeskoczenie barier komunikacyjnych związanych z przesyłaniem dokumentów i znacznie skróci czas realizacji poszczególnych etapów procesu obiegu dokumentacji, która wymaga podpisu osób upoważnionych. Całość zostanie wdrożona na zaplanowanej architekturze serwerowosieciowej z wykorzystaniem wirtualnej sieci prywatnej i komunikacji bezpiecznymi kanałami pomiędzy stronami, z udostępnieniem informacji i pewnych funkcjonalności związanych z obsługą systemu w formie online (dane szyfrowane). Dane przechowywane w systemie będą zabezpieczone pod kątem ich utraty i kradzieży, a ich składowanie zapewni uporządkowanie informacji (katalogizacja informacji pod kątem przydatności oraz ich adresata) i usprawnienia w zakresie zarządzania wiedzą. Strona 16 z 34

17 Technologia podpisu elektronicznego, znajdzie zastosowanie w trzech z czterech z omawianych wyżej procesów: c) Składanie zamówień, ofertowanie sprzedaż - Po zaakceptowaniu w systemie przez partnera zaproponowanych warunków oferty (cena i zakres prac), automatycznie wygenerowana zostanie umowa licencyjna (lub aneks do umowy) na dany produkt, która po podpisaniu przez zarząd THB przy użyciu podpisu elektronicznego, pojawi się w platformie widoczna po stronie Partnera (osoba decyzyjna mająca uprawnienia do podpisania dokumentów z użyciem podpisu elektronicznego, otrzyma powiadomienie o konieczności podpisu umowy z Partnerem. Z kolei w platformie po stronie partnera wyświetlony zostanie komunikat informujący o oczekiwaniu na podpisanie umowy itp.. Podobnie będzie w przypadku partnera, który podpisze umowę za pomocą podpisu elektronicznego i automatycznie będzie ona dostępna także dla Wnioskodawcy (widoczna z poziomu jego interfejsu). Zawarcie umowy rozpocznie proces realizacji usługi. d) Realizacja zleceń i kontrola pakietów suportowych - Po zrealizowaniu zlecenia, system Wnioskodawcy automatycznie wystawi raport z realizacji usługi (protokół odbioru), wraz z fakturą, oba dokumenty będą podpisane przez Wnioskodawcę przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego i zostaną przekierowane do systemu partnera. Po zatwierdzeniu przez partnera raportu w systemie, faktura automatycznie będzie przekierowana do systemu księgowego partnera. e) Wymiana dokumentów finansowych (Fakturowanie) - W efekcie realizacji projektu proces zostanie całkowicie zautomatyzowany, zgodny z przyjętym standardem wymiany danych i opatrzonych certyfikowanym podpisem elektronicznym. W ramach tego procesu dojdzie do wymiany dokumentów finansowych pomiędzy podmiotami partnerskimi, który odbędzie się w całości w sferze wirtualnej (e-faktury opatrzone podpisem elektronicznym kontrahentów). Podpisanie przez partnera protokołu odbioru prac (podpis elektroniczny), automatycznie spowoduje wygenerowanie faktury dla partnera. Bieżące przekazywanie dokumentów w sposób automatyczny między systemami wpłynie na skrócenie tego procesu do czasu minimalnego, wraz ze zlikwidowaniem skutków obecnie występujących opóźnień. W efekcie realizacji projektu, faktury w formie podpisanego cyfrowo pliku PDF będą przekazywane poprzez system B2B od Wnioskodawcy do Partnera. Strona 17 z 34

18 3.2 Technologia elektronicznej wymiany danych znajdzie zastosowanie we wszystkich opisanych w ramach projektu procesach biznesowych zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami: a) Zgłaszanie błędów i awarii w użytkowanym programie - elektroniczna wymiana danych będzie obejmowała: informacje dotyczące rodzaju awarii, analizy błędów występujących w systemie partnera, rodzaj systemu/modułu którego dotyczy awaria (nr licencji, wersja programu.), komunikaty dla partnera o przyjęciu zlecenia do realizacji, czasie trwania realizacji itp. Wszelkie dane uzupełniające (pytania dodatkowe Wnioskodawcy, uściślające ramy zlecenia) także będą wymieniane elektroniczne (z poziomu platformy) b) Składanie zamówień, ofertowanie sprzedaż wszelkie informacje dotyczące przedmiotu zamówień, komunikaty (trwa wycena, czekaj na przygotowanie umowy itp.), informacje zawarte w umowach objęte zostaną elektroniczną wymianą danych c) Realizacja zleceń i kontrola pakietów suportowych dane w postaci: licencje klienta (przedmiot, termin, umowy, aneksy), aktywne promocje, umowy dodatkowe, informacja o aktualnych i zrealizowanych zleceniach, do jakich płatnych/darmowych modułów i rozszerzeń programów, które kupił/ testuje, partner ma prawo, będą objęte elektroniczną wymianą danych d) Wymiana dokumentów finansowych (Fakturowanie) - W efekcie realizacji projektu proces zostanie całkowicie zautomatyzowany, zgodny z przyjętym standardem wymiany danych i opatrzonych certyfikowanym podpisem elektronicznym. W ramach tego procesu dojdzie do wymiany dokumentów finansowych pomiędzy podmiotami partnerskimi, który odbędzie się w całości w sferze wirtualnej. 3.3 E-usługa Wnioskodawca wdroży jedną zaawansowaną e-usługę. Będzie ona polegała na automatycznym prognozowaniu czasu realizacji zlecenia poprzez automatyczną i inteligentną klasyfikację poszczególnych zgłoszeń. Za realizację e-usługi odpowiedzialny będzie moduł klasyfikacji zgłoszeń i prognozy czasu naprawy/realizacji. Na ten moment partnerzy zgłaszając usterki czy zlecenia na kolejne moduły nie mają bieżącej informacji o czasie realizacji danego zlecenia. Zwykle po wysłaniu zgłoszenia faksem, oczekują na przyjęcie zgłoszenia i dopiero w momencie gdy trafi ono do odpowiedniej osoby w strukturach THB, mogą uzyskać informację ile czasu potrzeba na realizację. Brak tej informacji na bieżąco wpływa negatywnie na współprace pomiędzy partnerami i uniemożliwia właściwe planowanie prac wewnątrz struktur partnerów. Strona 18 z 34

19 Rozwiązanie to będzie budowane i możliwe do wdrożenia dzięki komercjalizacji wyników badań w zakresie systemów eksperckich, które emulują proces podejmowania decyzji (w tym przypadku oceny w zakresie czasu niezbędnego do realizacji danego zlecenia) przez człowieka-eksperta. System będzie podejmował decyzje dotyczące niezbędnego czasu pracy nad poszczególnym zleceniem na podstawie analizy baz wiedzy. Bazy wiedzy będą z kolei tworzone na podstawie realizowanych już zgłoszeń, które będą automatycznie klasyfikowane i na ich podstawie system nauczy się prognozować czas pracy poszczególnych zleceń. Będzie to możliwe w oparciu o następujące publikacje z tego zakresu: a) Jackson, Peter: Introduction To Expert Systems. Wyd. 3. Addison Wesley, 1998; b) Regina Barzilay, Daryl McCullough, Owen Rambow, Jonathan DeCristofaro, Tanya Korelsky, Benoit Lavoie: "A new approach to expert system explanations". Ponadto wdrożenie zaplanowanej e-usługi będzie stanowić komercjalizację wyników badań naukowych w zakresie technologii sieci neuronowych i algorytmów genetycznych, opracowanych w niniejszych publikacjach: c) Ryszard Tadeusiewicz: Sieci neuronowe. Warszawa: Akademicka Oficyna Wydawnicza RM, 1993 d) D. E. Goldberg: Algorytmy genetyczne i ich zastosowania. Warszawa: WNT, 1998 e) John R. Koza, Forest H. BennetII, David Andre, Martin A. Keane, Scott Brave: Genetic Programming III: Darwinian Invention and Problem. Solving. Morgan Kaufmann f) Randy L. Haupt, Sue Ellen Haupt: Practical Genetic Algorithms. John Wiley & Sons, 1998 Strona 19 z 34

20 4. SKUTKI I CELE REALIZACJI PROJEKTU Realizacja projektu doprowadzi do: zwiększenia efektywności wszystkich realizowanych procesów biznesowych: Zgłaszanie błędów i awarii w posiadanym programie, Składanie zamówień, ofertowanie sprzedaż, Realizacja zleceń i kontrola pakietów suportowych, Wymiana dokumentów finansowych (Fakturowanie), gdyż czynności dokonywane dotychczas przez pracowników partnerów i Wnioskodawcy, będą realizowane automatycznie przez system; zautomatyzowania kluczowych procesów pomiędzy Wnioskodawcą a Partnerem; zniwelowania występujących obecnie barier rozwoju działalności pomiędzy obecnie współpracującymi podmiotami, pozwalając na zwiększenie przychodów po stronie Wnioskodawcy; oszczędności w zakresie ilości zużywanych materiałów biurowych i energii; wyeliminowania błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych i przyjmowania zgłoszeń za pośrednictwem faksu czy podczas rozmowy telefonicznej. 4.1 Liczba wdrożonych systemów B2B W ramach przedsięwzięcia powstanie jeden system informatyczny B2B W ramach projektu planowany jest zakup licencji na dwie wersje systemu informatycznego (w wersji beta oraz ostatecznej, która zostanie następnie wdrożona). System wyposażony będzie w moduły: a) moduł ewidencji zgłoszeń, b) moduł ofertowania, c) moduł kontroli pakietów suportowych, d) moduł śledzenia postępu i realizacji zleceń, e) moduł klasyfikacji zgłoszeń i prognozy czasu naprawy, f) moduł fakturowania, g) moduł podpisu elektronicznego, h) moduł raportowania. Wskaźnik produktu korespondujący z tym celem: Liczba wdrożonych systemów B2B, będzie weryfikowany na podstawie dokumentacji systemu (poszczególnych modułów) i faktury VAT za kolejne licencje oprogramowania, zawierające zakładane moduły. Strona 20 z 34