I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Łódź, Oddział ds. Usług w Wydziale Zamówień Publicznych w Departamencie

Transkrypt

1 1 z :26 Łódź: Rezerwacja, sprzedaŝ biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych Numer ogłoszenia: ; data zamieszczenia: OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Łódź, Oddział ds. Usług w Wydziale Zamówień Publicznych w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi, ul. ks. I.J. Skorupki 21, Łódź, woj. łódzkie, tel , faks Adres strony internetowej zamawiającego: I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Rezerwacja, sprzedaŝ biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych. II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi. II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiot zamówienia publicznego stanowić będzie: 1. zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaŝy biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych na warunkach i w klasach zlecanych przez Miasto, na trasach europejskich i poza europejskich a takŝe w tzw. low cost airlines, oraz usług noclegowych, w hotelach znajdujących się w systemach rezerwacyjnych i poza systemami, wskazanych przez Miasto. 2. stosowania najniŝszych cen biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych zgodnych z taryfą przewoźnika / wraz z przewozem bagaŝu/ oraz promocji, dostępnych w Ŝądanym terminie i określonej trasie podróŝy z zachowaniem wymaganego standardu podróŝy oraz rezerwacji i sprzedaŝy usług noclegowych do wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju Dz. U. z dnia 28 września 2005 r. jak równieŝ w kwotach przekraczających limit w przypadkach wskazanych przez Miasto. / Zmiany kwoty limitów na noclegi będą realizowane zgodnie z wielkościami obowiązującymi od daty nowelizacji/. 3. przedstawianie Miastu w terminie nie dłuŝszym niŝ 1 godzina od wysłania zgłoszenia minimum trzech propozycji kolejno najkorzystniejszych pod względem czasowym i cenowym, dostępnych na rynku, na zakup biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz z podaniem informacji o tym

2 2 z :26 jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, kolejowego i autobusowego. 4. zapewnienie sprzedaŝy biletów i usługi noclegowej zgodnie z pisemnym zamówieniem, z 14 dniowym terminem płatności: 5. moŝliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych, 6. moŝliwość bezpłatnego odwołania rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych, 7. przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 9-16). 8. przypominanie o zbliŝających się terminach wykupu biletów dokonanych wcześniej rezerwacjach, telefonicznie, faxem lub em. 9. bezpłatne dostarczanie biletów, voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi hotelowej oraz faktur do siedziby Miasta w godzinach urzędowania Urzędu Miasta Łodzi (od poniedziałku do piątku w godz. 9-16). W wyjątkowych sytuacjach sposób dostawy moŝe ulec zmianie i dostarczenie biletu i potwierdzenia moŝe być wymagane w innym terminie niŝ dni i godziny pracy UMŁ, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróŝy lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Miastem w sposób umoŝliwiający rozpoczęcie podróŝy odbiorcy w wyznaczonym terminie, 10. przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przedsiębiorstw przewozowych oraz hoteli a zwłaszcza do reprezentowania Miasta w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych i odwołania rezerwacji hotelowej, 11. kaŝdorazowe niezwłoczne informowanie drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu oraz zmian w usłudze noclegowej, 12. zapewnienie moŝliwości zwrotu biletu w dniu jego sprzedaŝy bez naliczania kar i kosztów oraz odwołania rezerwacji noclegowej na podstawie pisma lub a, 13. przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Miasto zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej, 14. zagwarantowanie, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłuŝenia czasu podróŝy, odwołania rejsu itp. pomocy organizacyjnej dla pracowników Miasta związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmianą biletu lotniczego, itp. 15. W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Miasta Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat Ŝądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety. 16. sporządzanie dla Miasta do 10 dnia następnego miesiąca miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze, 17. Wykonawca i Miasto wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. Całkowita wartość przedmiotu umowy, określona na podstawie wysokości wydatków planowanych w budŝecie Miasta na zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych i usług noclegowych przewidywana jest do kwoty zł brutto (słownie: czterysta pięćdziesiąt cztery tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych. PowyŜszą kwotę ustalono na podstawie analizy wydatków w podziale na wydatki walutowe związane z delegacją słuŝbową pracownika oraz kosztem zakupu środka transportu tj. biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego oraz innego środka podróŝy np. sam. słuŝbowy/ i usługi hotelowej za granicą kraju związanej ze słuŝbową podróŝą zagraniczną w czasie 12 miesięcy kalendarzowych. W okresie realizacji zamówienia zakłada się zorganizowanie około 80 wyjazdów słuŝbowych za granicę kraju ze średnią

3 3 z :26 obsadą po 2 pracowników uczestniczących w delegacji i porównywalnym średnim czasem trwania podróŝy do 3,5 doby tj.: 1. Zorganizowanie 70 delegacji słuŝbowych zagranicznych realizowanych z lotniczym transportem dla około 140 pracowników, 2. Zorganizowanie 6 delegacji słuŝbowych zagranicznych realizowanych kolejowym lub autobusowym taborem, rozpoczynanych z Polski do miejscowości, w których nie ma lotnisk lub uzupełnianych przejazdami kolejowymi ewentualnie autobusowymi przy wyjazdach dla pracowników, Ponadto przewiduje się: 1. zakupienie około 140 biletów lotniczych, 2. zakupienie około 12 biletów kolejowych lub autobusowych oraz w przypadku takiej konieczności uzupełniających biletów kolejowych lub autobusowych do miejscowości docelowej przy załoŝonej podróŝy lotniczej, 3. zakupienie usług noclegowych w hotelach w ilości około 540 osobo/nocy. Zakłada się przeloty lotnicze w 92,10 % realizowane przy zakupie najtańszych datowanych biletów lotniczych oraz w 7,90 % przejazdy kolejowe lub autobusowe, łącznej wartości przedmiotu zamówienia. W okresie październik wrzesień 2011 roku zrealizowano zakup zagranicznych biletów lotniczych dla potrzeb Miasta Łodzi na kwotę złote brutto, opłat za noclegi hotelowe w wysokości złotych. W omawianym okresie zakupiono 1 bilet kolejowy na trasie Berlin - Kutno. Zakłada się zrealizowanie wartości umowy w czasie jej obowiązywania tj. do wartości złotych a w konsekwencji poniesienia wydatków związanych z kosztami delegacji w szczególności opłaceniem kosztów noclegów przez pracowników delegowanych za granicę kraju do wysokości około złotych. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.. II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 u.p.z.p., polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia i stanowiących 30% wartości zamówienia podstawowego. II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): , , , II.1.6) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty częściowej: nie. II.1.7) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 12. SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.1) WADIUM Informacja na temat wadium: Zamawiający nie Ŝąda od Wykonawcy wniesienia wadium. III.2) ZALICZKI Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli przepisy prawa

4 4 z :26 nakładają obowiązek ich posiadania III.3.2) Wiedza i doświadczenie III.3.3) Potencjał techniczny III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, naleŝy przedłoŝyć: III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, naleŝy przedłoŝyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych JeŜeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania

5 5 z :26 potwierdzający, Ŝe: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5) JeŜeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie III zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złoŝone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z odpowiednim zachowaniem terminów ich wystawienia. Termin wykonania zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego. III.7) Czy ogranicza się moŝliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie: 1 - Cena Wysokość upustu określonego w %określonego w % od ceny biletu przewoźnika - 15 IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie. IV.3) ZMIANA UMOWY Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: Specyfikację istotnych warunków zamówienia moŝna uzyskać pod adresem: Wydział Zamówień Publicznych W Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi ul. ks. Ignacego Skorupki 21, Łódź. IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: godzina 09:30, miejsce: Ofertę naleŝy złoŝyć w sekretariacie Wydziału Zamówień Publicznych w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi, ul. ks. Ignacego Skorupki 21, Łódź, pokój nr 8, III piętro. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii

6 6 z :26 Europejskiej: Wykonawca moŝe polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezaleŝnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iŝ będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Termin wykonania zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie procentowe: Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego - 50% Wysokość upustu określonego w %określonego w % od ceny biletu przewoźnika - 15% Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie vouchera lub potwierdzenia sprzedaŝy noclegu - 20% Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego lub autobusowego - 15%. IV.4.17) Czy przewiduje się uniewaŝnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budŝetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie