Wykaz dotychczas wdrożonych i użytkowanych obszarów funkcjonalnych w systemie SAP dla potrzeb Zamawiającego:

Transkrypt

1 I. Opis stanu obecnego Załącznik nr 1 do SIWZ Obecnie system SAP jest wspólnie użytkowany przez Zamawiającego oraz Operatora Gazociągów Przesyłowych Gaz System S.A. (dalej GAZ-SYSTEM). W chwili obecnej GAZ-SYSTEM i Zamawiający pracują na wspólnym środowisku SAP działania biznesowe realizowane są na wspólnej instalacji produkcyjnej. GAZ-SYSTEM i Zamawiający występują w obrębie jednego mandanta produkcyjnego jako odrębne jednostki gospodarcze. Procesy biznesowe Zamawiającego obejmują: obieg dokumentów logistycznych, księgowość, finanse oraz kontroling. PLNG korzysta z praw licencyjnych do systemu SAP na bazie umowy dzierżawy zawartej z GAZ-SYSTEM. Zamawiający posiada prawa autorskie do kastomizacji systemu SAP wykorzystywanego przez GAZ- SYSTEM. Zamawiający korzysta również z umownej gwarancji jakości w zakresie systemu SAP świadczonej przez S&T Services Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie na podstawie umowy zawartej z Zamawiającym. Wykaz oprogramowania, które obecnie wykorzystuje Zamawiajacy: 1. SAP Application Professional User (SAP ERP) liść sztuk sublicencji SAP Application Limited Professional User (SAP ERP) liść sztuk sublicencji SAP Workforce Performance Builder Enterprise Edition liść sztuk sublicencji SAP Workforce Performance Builder Navigator liść sztuk sublicencji SAP Application Developer (programista) liść sztuk sublicencji 1 6. SAP Workforce Performance Builder Producer liść sztuk sublicencji 1 7. Baza danych ORACLE liść sztuk sublicencji 1 Wykaz dotychczas wdrożonych i użytkowanych obszarów funkcjonalnych w systemie SAP dla potrzeb Zamawiającego: Lp. Obszar Zakres wdrożenia/funkcjonalności 1. Majątek trwały Kartoteki dla różnych pozycji majątku trwałego z uwzględnieniem potrzeb informacyjnych PLNG 2. Majątek trwały Ewidencja księgowa nakładów na środki trwałe (w tym w budowie) oraz wartości niematerialne i prawne z określoną przez PPLNG informacją analityczną, w tym zapewniającą wyodrębnienie dla nakładów współfinansowanych z różnych funduszy UE, 3. Majątek trwały Rozliczanie nakładów na środki trwałe i wartości niematerialne i prawne z uwzględnieniem powiązania dokumentów zakupowych z dokumentami przyjęć majątku trwałego 4. Majątek trwały Ewidencja analityczna środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych wraz z integracją z Księgą Główną zapewniającą wycenę majątku trwałego poprzez obszary wyceny Bilansowej, Podatkowej, Obszary Korekty NKUP, Obszary wyceny dla celów RMP w tym m.in dla celów rozliczania majątku współfinansowanego z dotacji UE 5. Majątek trwały Naliczanie odpisów z obszarów wyceny i księgowanie w Księdze Głównej oraz tworzenie planów amortyzacji 6. Majątek trwały Obsługa procesów przesunięć, likwidacji, sprzedaży oraz darowizn składników majątku trwałego 7. Majątek trwały Raportowanie analityczne ruchów na majątku trwałym w podziale na pozycje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 8. Majątek trwały Raportowanie nakładów na środki trwałe w budowie 9. Kontroling Planowanie kosztów, przychodów, nakładów na zakup majątku trwałego w podziale planu kont oraz z dodatkową szczegółowością dotyczącą realizowanych zadań Strona 1 z 12

2 10. Kontroling Rejestracja kosztów i przychodów rzeczywistych 11. Kontroling Rozliczenie kosztów na potrzeby rachunkowości zarządczej umożliwiające ich ewidencję na mpk, prowadzone zadania/projekty, w tym zastosowanie mechanizmów ułatwiających rozliczanie kosztów wg wskazanych algorytmów 12. Kontroling Raporty odchyleń pomiędzy planem a wykonaniem przychodów, kosztów, nakładów na majątek trwały dla planu PPLNG oraz dla planów cząstkowych, a także inne na potrzeby rachunkowości zarządczej 13. CRU Centralny rejestr ewidencji umów; rejestr kontraktów 14. Logistyka Zbudowana struktura logistyki zakupowej zgodnie z potrzebami PPLNG 15. Logistyka Wprowadzenie w systemie dokumentów logistycznych: zgłoszenia zapotrzebowania, zamówienia, struktura rodzajów wydatków (grupy materiałowe) 16. Logistyka Zbudowany mechanizm strategii zatwierdzania dokumentów zakupowych (zamówień i wniosków zakupowych), w tym wydruków dla dokumentów zamówień zakupowych oraz schematu zatwierdzania 17. Logistyka Zbudowany mechanizm powiadomień Workflow dla dokumentów zakupowych 18. Logistyka Zbudowany mechanizm Workflow dla obiegu faktur zakupowych (w tym: opisy merytoryczne, potwierdzenie odbioru, akceptacja dysponenta budżetu, akceptacja służb księgowych, zatwierdzenie do wypłaty) 19. Logistyka Wdrożony system automatycznych księgowań dla księgowania faktur za zakupione materiały i usługi 20. Logistyka Wdrożony fragment gospodarki materiałowej w zakresie niezbędnym dla ewentualnego procesu potwierdzania dostaw materiałów zakupywanych na potrzeby inwestycji lub bieżącej działalności jak również świadczonych usług na rzecz PPLNG 21. Logistyka Raportowanie opisów, akceptacji, zatwierdzeń uzyskanych dla dokumentów zakupowych (faktur) dla podanych grup oraz pojedynczych dokumentów (faktur), z uwzględnieniem potrzeb związanych z rozliczaniem się z funduszy UE 22. Księgowość Stworzony i umożliwiający utrzymanie systemu ewidencji księgowej (w tym plan kont) oraz prowadzenie ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości (Dz.U z późn. zm.) 23. Księgowość Ewidencja księgowa, podatkowa (Księga Główna) oraz w Obszarze Rachunku Kosztów: - przychodów - zakupów - podróży służbowych - kosztów osobowych i ich pochodnych - RMB, rezerw, odpisów aktualizujących, - RMC z uwzględnieniem automatycznego rozliczania - ZFŚS - środków pieniężnych (wyciągów bankowych, raportów kasowych, zaliczek) w tym uruchomienie kas w PLN i walucie, import ręczny i elektroniczny wyciągów bankowych), w tym wycena lokat bankowych - innych zdarzeń oraz tworzenie ich w Systemie i ich wydruk (w szczególności dokumenty typu polecenie księgowania) 24. Księgowość Stworzone i umożliwiające utrzymanie bazy kontrahentów (odbiorcy, dostawcy), w tym kontrahentów tworzonych na potrzeby jednorazowych transakcji (tzw. jednorazowych) Strona 2 z 12

3 25. Księgowość Ewidencja i raporty umożliwiające sporządzenie deklaracji VAT 26. Księgowość Ewidencja, raporty oraz rozliczenie podatku CIT, w tym podatku odroczonego 27. Księgowość Rozliczenie kosztów 28. Księgowość Zamknięcie okresu 29. Księgowość Wycena nierozliczonych pozycji dostawców, odbiorców w walucie 30. Księgowość Wycena sald kont księgi głównej w walucie oraz automatyczne księgowanie różnic powstałych kursowych (dotyczących sald oraz pojedynczych transakcji) 31. Księgowość Przegrupowanie należności i zobowiązań, wiekowanie należności i zobowiązań 32. Księgowość Narzędzie do sporządzania sprawozdań finansowych w zakresie rachunku wyników, bilansu, F-01, Cash-Flow, zmiany w kapitale oraz noty towarzyszące sprawozdaniu finansowemu. W przypadku gdy źródłem danych nie są zapisy na kontach KG możliwość uzyskania danych do not przy użyciu standardowych raportów 33. Księgowość Realizacja płatności z SAP do Home banking (uruchomienie interfejsu) 34. Księgowość Opracowany Interfejs plikowy w zakresie księgowania zakupów w formacie uzgodnionym w Koncepcji Biznesowej na podstawie pliku Excel uzupełnianego ręcznie 35. Księgowość Opracowany Interfejs plikowy w zakresie księgowania listy płac w formacie uzgodnionym w Koncepcji Biznesowej na podstawie danych z systemu Płacowego uzupełnianych ręcznie 36. Treasury Ewidencja lokat bankowych - w tym wycena naliczonych odsetek GAZ-SYSTEM i Zamawiający planują podjąć działania zmierzające do rozdziału systemu SAP, tak by stworzyć dla każdego ze wskazanych podmiotów środowiska organizacji pracy w odrębnych instalacjach systemu SAP przy zachowaniu dostępu do danych historycznych poszczególnych jednostek gospodarczych. II. Przedmiot zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. udzielenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego nieograniczonych w czasie praw licencyjnych do korzystania z oprogramowania zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem SAP, stanowiącego podstawę działania systemu bazującego na oprogramowaniu SAP (dalej System SAP lub system SAP) przez 75 użytkowników nazwanych w terminie 14 od dnia wejścia w życie umowy w sprawie zamówienia, 2. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług wsparcia technicznego Systemu SAP (maintenance) na okres 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1; 3. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług wsparcia użytkowników systemu SAP przez okres 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1; 4. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług rozwoju Systemu SAP w okresie 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1., w tym usług rozwoju Systemu SAP w zakresie rozdziału systemu SAP, o którym mowa poniżej, a w Strona 3 z 12

4 przypadku realizacji rozdziału Systemu SAP i startu produkcyjnego Systemu SAP dla potrzeb Zamawiającego na infrastrukturze technicznej Zamawiającego (zgodnie z postanowieniami Umowy stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ) - świadczenie usług utrzymania Systemu SAP tj. usług zapewniających nieprzerwane i bezawaryjne funkcjonowanie Systemu SAP przy zachowaniu parametrów i warunków określonych w lub na podstawie Umowy, obejmujących wszystkie (tj. produkcyjne, rozwojowe i testowe) środowiska Systemu SAP - przez okres maksymalnie 30 miesięcy od startu produkcyjnego Systemu SAP, jednak nie dłużej niż do upływu 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt. 1, dla potrzeb Zamawiającego na infrastrukturze technicznej Zamawiającego. 5. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług umownej Gwarancji jakości w zakresie wynikającym z Umowy stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ lub wskutek realizacji jej postanowień i zgodnie z postanowieniami Umowy stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ. Ad.1. udzielenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego nieograniczonych w czasie praw licencyjnych do korzystania z oprogramowania zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem SAP, stanowiącego podstawę działania systemu bazującego na oprogramowaniu SAP przez 75 użytkowników nazwanych: (a) SAP Application Professional User (SAP ERP) liść sztuk sublicencji 64 (b) SAP Application Limited Professional User (SAP ERP) liść sztuk sublicencji 11 (c) SAP Workforce Performance Builder Enterprise Edition liść sztuk sublicencji 75 (d) SAP Workforce Performance Builder Navigator liść sztuk sublicencji 75 (e) SAP Application Developer (programista) liść sztuk sublicencji 1 (f) SAP Workforce Performance Builder Producer liść sztuk sublicencji 1 (g) Baza danych ORACLE liść sztuk sublicencji 1 zapewniających pracę użytkowników w zakresie funkcjonalnym Systemu SAP opisanym w tabeli zawartej w pkt I powyżej, Ad.2. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług wsparcia technicznego Systemu SAP (maintenance) na okres 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1; Wykonawca zobowiązany się w okresie 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1, świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi wsparcia technicznego Systemu SAP w zakresie, na zasadach i warunkach określonych w Umowie stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ oraz: (a) w dokumencie Sap Enterprise Support obligatoryjnie przez pierwszy rok świadczenia usług wsparcia i (b) w dokumencie Sap Standard Support, z zastrzeżeniem iż w drugim i kolejnym roku świadczenia usług wparcia technicznego Wykonawca zobowiązany jest świadczyć te usługi zgodnie z Umową oraz co najmniej w zakresie i na zasadach i warunkach określonych w dokumencie Sap Standard Support. W przypadku, gdy Wykonawca wykona usługi, o których mowa w pkt 4 i produkty (rezultaty, wyniki) tych usług obejmują inne niż określone powyżej oprogramowanie i staną się elementami Systemu SAP, to Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi wsparcia technicznego Systemu SAP również dla tego oprogramowania systemu SAP (rozumianego jako całość, w tym dotychczasowe i nowe oprogramowanie) do upływu okresu wskazanego powyżej, o ile zgodnie ze wzorem Umowy Zamawiający i Wykonawca nie uzgodnią inaczej. Strona 4 z 12

5 Ad.3. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług wsparcia użytkowników systemu SAP przez okres 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1;. Usługi wsparcia użytkowników systemu SAP, obejmują usługi polegające na: - udzielaniu konsultacji użytkownikom Systemu SAP dotyczących funkcjonowania Systemu SAP (w tym uzupełnianie dokumentacji), - sporządzanie i modyfikację raportów, - wprowadzanie danych (listy, słowniki, inne obiekty), które nie są zarządzane przez użytkowników, - zmiany w funkcjonującym systemie uprawnień (role), - tworzenie mechanizmów ułatwiających bieżącą pracę w Systemie SAP, w szczególności reguły walidacji, mechanizmy kopiowania, itp, - prowadzenie szkoleń dotyczących Systemu SAP w zakresie wskazanym przez Zamawiającego.. Usługi wsparcia użytkowników systemu SAP świadczone będą na podstawie zleceń Zamawiającego (w sposób i na zasadach szczegółowo opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ). Ad. 4. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług rozwoju Systemu SAP w okresie 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1., w tym usług rozwoju Systemu SAP w zakresie rozdziału systemu SAP, o którym mowa poniżej, a w przypadku realizacji rozdziału Systemu SAP i startu produkcyjnego Systemu SAP dla potrzeb Zamawiającego na infrastrukturze technicznej Zamawiającego (zgodnie z postanowieniami Umowy stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ) - świadczenie usług utrzymania Systemu SAP tj. usług zapewniających nieprzerwane i bezawaryjne funkcjonowanie Systemu SAP przy zachowaniu parametrów i warunków określonych w lub na podstawie Umowy, obejmujących wszystkie (tj. produkcyjne, rozwojowe i testowe) środowiska Systemu SAP - przez okres maksymalnie 30 miesięcy od startu produkcyjnego Systemu SAP, jednak nie dłużej niż do upływu 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt. 1, dla potrzeb Zamawiającego na infrastrukturze technicznej Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się w okresie 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1 albo do wyczerpania kwoty przeznaczonej na usługi rozwoju Systemu SAP oraz usług wsparcia użytkowników Systemu SAP wynoszącej zł pomniejszone o opłatę sub/licencyjna określoną w punkt 1 oraz opłatę za świadczenie usług wsparcia technicznego Systemu SAP (maintenance) na okres 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę sub/licencji określoną w punkcie 2, jeżeli wyczerpanie tej kwoty nastąpi przed upływem 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt 1, świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi rozwoju Systemu SAP w zakresie i na zasadach i warunkach określonych w Umowie oraz odrębnych ustaleniach Stron realizowanych w ramach wykonania Umowy na podstawie zamówień z wyłączeniem szkoleń/warsztatów i konsultacji, o których mowa w pkt 6. poniżej (Zamówienie). Usługi rozwoju w zakresie szkoleń/warsztatów lub konsultacji świadczone będą na podstawie zleceń Zamawiającego (w sposób i na zasadach szczegółowo opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ). Świadczenie przez Wykonawcę usług, o których mowa powyżej obejmuje: 1. prace konsultacyjne, konfiguracyjne, programistyczne i instalacyjne związane z rozwojem systemu SAP w zakresie wdrożonych dotychczas (tj. do czasu wejścia w życie Umowy) modułów, jak również wdrożenia nowych modułów lub stworzenia interfejsów w Systemie SAP do innych systemów IT lub do Systemu SAP z innych systemów IT Strona 5 z 12

6 2. opracowanie projektu technicznego dla modyfikacji oraz nowych funkcjonalności Systemu SAP, 3. implementację zmian, 4. realizację testów akceptacyjnych zrealizowanych zmian, 5. przygotowanie i wsparcie startu produkcyjnego po zmianach, 6. przeszkolenie (szkolenia/ warsztaty) i konsultacje w zakresie wdrożonych/ zmodyfikowanych lub planowanych do wdrożenia/zmodyfikowania funkcjonalności systemu SAP (szkolenia i warsztaty z użytkownikami), 7. udzielenie Zamawiającemu praw licencyjnych do korzystania z oprogramowania w zakresie wynikającym z 16 ust. 2 pkt wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ i innym niż wynikający z pkt ad 1, ale na warunkach co najmniej takich, jak określono w we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ; 8. wykonanie dokumentacji powykonawczej. 9. inne niż określone w 11 ust. 2 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ prace programistyczne związane z bieżącą eksploatacją Systemu SAP. 10. świadczenie usług, których zakres może obejmować w szczególności usługi instalacyjne systemu SAP, wsparcia w migracji oraz czyszczenia danych Istotnym celem Zamówienia jest przygotowanie środowiska informatycznego SAP Zamawiającego do obsługi pracy produkcyjnej terminala LNG. Z tego względu Zamawiający rozważa wdrożenie dodatkowych modułów SAP, w szczególności modułów związanych z gospodarką materiałową (Materials Management, MM), wchodzących w skład rozwiązania branżowego SAP IS Gas & Oil oraz modułów SAP związanych z remontami i konserwacją majątku. W szczególności Zamawiający rozważa wdrożenie modułów SAP Hydrocarbon Product Management (HPM), Tank Management (TM) oraz modułów Plant Maintenance (PM), Work Client (Permit) Management (WCM) oraz Visual Enterprise (VE) w zakresie funkcjonalnym niezbędnym dla obsługi pracy produkcyjnej terminala. Zamawiający zastrzega, że nie podjął decyzji czy i w jakim zakresie wdroży wymienione moduły i odpowiadające im funkcjonalności. Zamawiający może udzielić zamówień na konsultacje w tym zakresie, a Wykonawca powinien dysponować odpowiednimi zasobami do realizacji tych konsultacji. Świadczenie przez Wykonawcę usług, o których powyżej może objąć realizację projektu rozdziału Systemu SAP polegającego na przygotowaniu i przeprowadzeniu wydzielenia ze wspólnie użytkowanego Systemu SAP, zawierającego w dacie zawarcia Umowy obsługę procesów biznesowych Zamawiającego oraz Operatora Gazociągów Przesyłowych GAZ-SYSTEM S.A., środowiska systemu SAP dla potrzeb Zamawiającego. O ile co innego nie zostanie ustalone w Zamówieniu, w przypadku realizacji projektu, o którym mowa powyżej, Wykonawca zrealizuje zadania związane z rozdziałem wspólnie użytkowanego Systemu SAP w zakresie uzgodnionym z Operatorem Gazociągów Przesyłowych GAZ-SYSTEM S.A. w imieniu i na rzecz Zamawiającego oraz przygotuje i uruchomi produkcyjne System SAP dla potrzeb Zamawiającego na infrastrukturze technicznej Zamawiającego. W zakresie projektu rozdziału Systemu SAP Wykonawca podejmie prace związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wydzielenia ze wspólnie użytkowanego Systemu SAP, środowiska systemowego SAP dla potrzeb Zamawiającego. W zakresie odpowiedzialności Wykonawcy będzie: a) podjęcie ścisłej współpracy z GAZ-SYSTEM w zakresie wypracowania strategii rozdziału wspólnie użytkowanego Systemu SAP na dwie odrębne i niezależne instancje, tak aby w każdej z nich znalazły się środowiska organizacji pracy dla obu spółek, przy zachowaniu dostępu do danych historycznych poszczególnych jednostek gospodarczych, b) przygotowanie projektu technicznego infrastruktury dla instancji Systemu SAP wydzielonego dla potrzeb Zamawiającego. Wykonawca w zakresie opracowywania projektu technicznego infrastruktury zobowiązany jest wykorzystać dostarczone przez Strona 6 z 12

7 Zamawiającego środowisko techniczne (sprzęt oraz oprogramowanie infrastrukturalne), tak by w sposób maksymalny wykorzystać poniesione przez Zamawiającego w tym zakresie inwestycje, c) przygotowanie szczegółowej koncepcji realizacji wszystkich zadań związanych z rozdziałem Systemu SAP, które Wykonawca w imieniu i na rzecz Zamawiającego uzgodni z GAZ-SYSTEM i w imieniu i na rzecz Zamawiającego przyjmie do realizacji. d) przeprowadzenie prac związanych z rozdziałem Systemu SAP leżących w zakresie odpowiedzialności Zamawiającego, posadowienie Systemu SAP na infrastrukturze Zamawiającego oraz uruchomienie produkcyjne Systemu SAP, e) przygotowanie szczegółowego harmonogramu zadań z przypisaniem do nich wymaganych zasobów i warunków realizacji. O ile co innego nie zostanie ustalone w Zamówieniu, w przypadku realizacji projektu, o którym mowa powyżej, Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Operatorem Gazociągów Przesyłowych GAZ-SYSTEM S.A. zaangażowanym w prace nad rozdziałem Systemu SAP. Wykonawca w imieniu Zamawiającego będzie podejmował uzgodnienia związane z wypracowaniem strategii rozdziału Systemu SAP, podziałem zadań i obowiązków, harmonogramu prac oraz z realizacją zadań, w szczególności przejmie realizację zadań leżących po stronie Zamawiającego w uzgodnionym z GAZ-SYSTEM planie pracy. Projekt rozdzielenia Systemu SAP realizowany będzie w podziale na następujące Fazy: a) Faza 1: Przygotowanie projektu w ramach którego Wykonawca podejmie działania planujące i definiujące zakres pracy przy rozdziale Systemu SAP oraz uruchomieniu produkcyjnym wydzielonego Systemu SAP dla potrzeb Zamawiającego. W szczególności Wykonawca zapewni: (i) opracowanie harmonogramu pracy (ii) (iii) określenie środowiska pracy dla zespołu projektowego ustalenie struktur organizacyjnych, procedur i wymaganych zasobów dla przeprowadzenia prac Produktami powstałymi w wyniku realizacji Fazy I podlegającymi odbiorowi przez Zamawiającego (zgodnie z zasadami ustalonymi w Zamówieniu) dalej produkty kluczowe, będą w szczególności : plan projektu rozdziału Systemu SAP zawierający założenia organizacyjne i proceduralne do realizacji projektu rozdziału Systemu SAP. harmonogram prac. b) Faza 2: Przygotowanie koncepcji biznesowej w tej fazie zostanie przeprowadzona analiza w wyniku, której powstanie dokument Koncepcja biznesowa zawierający szczegółową dokumentację wymagań biznesowych Zamawiającego po rozdziale instancji Systemu SAP. Koncepcja biznesowa winna zawierać w szczególności: (i) opracowanie zasad i metod wydzielenia instancji Systemu SAP dla Zamawiającego, przy uwzględnieniu prac związanych z rozdziałem systemów powadzonych przez Operatorem Gazociągów Przesyłowych GAZ-SYSTEM S.A., (ii) opracowanie technicznych warunków pracy w docelowym Systemie SAP, (iii) (iv) opracowanie projektu technicznego infrastruktury, opracowanie koncepcji wykonania kopii Systemu SAP i prac niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Systemu SAP po realizacji projektu (prace administracyjne), (v) definicję zakresu organizacyjnego jednostek Zamawiającego, (vi) analizę procesów biznesowych obecnie realizowanych przez Zamawiającego w Systemie SAP pod kątem ich poprawnego działania po wydzieleniu środowiska Sytemu SAP dla Zamawiającego, Strona 7 z 12

8 (vii) określenie przejmowanego ze wspólnie użytkowanego Systemu SAP zakresu funkcjonalnego i zakresu danych historycznych Zamawiającego, (viii) opracowanie zakresu danych podstawowych (finansowe i logistyczne struktury organizacyjne jednostki gospodarczej) i transakcyjnych, które będą usunięte po wykonaniu kopii, opracowanie koncepcji czyszczenia danych we współpracy z GAZ-SYSTEM, (ix) opracowanie struktury danych historycznych, określenie potrzeb dostępu do tych danych dla użytkowników z poszczególnych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, (x) opracowanie koncepcji zmian uprawnień użytkowników Systemu SAP dla poszczególnych jednostek organizacyjnych Zamawiającego o ile takie zmiany będą niezbędne, (xi) opracowanie koncepcji przeniesienia istniejących obecnie interfejsów do nowego środowiska pracy, (xii) opracowanie planu i harmonogramu testów oraz weryfikacji struktury Systemu SAP pod kątem optymalizacji. Produktami kluczowymi Fazy 2 będą: Koncepcja biznesowa zawierająca projekt techniczny infrastruktury scenariusze testowania. c) Faza 3: Realizacja w fazie tej nastąpi wykonanie testowe rozdziału Systemu SAP, próbne migracje na nowe środowisko infrastrukturalne oraz weryfikacja poprawności wraz z dokonaniem potencjalnych korekt w opracowanych procedurach rozdziału i posadowienia Systemu SAP na nowym środowisku infrastrukturalnym. W Fazie tej przeprowadzone zostaną następujące prace: (i) przeprowadzenie kopiowania Systemu SAP (wykonanie kopii mandanta) i technicznego przygotowania do rozdziału na dwa środowiska pracy (przygotowanie kopii Systemu SAP do środowiska Zamawiającego) wykonane prace przeprowadzone zostaną w środowisku testowym, (ii) przygotowanie i wykonanie kopii instancji Systemu SAP na drugą instancję (oddzielna instancja systemu dla każdej grupy jednostek gospodarczych), (iii) wykonanie czyszczenia, usuwania i uporządkowanie danych podstawowych (finansowe i logistyczne struktury organizacyjne poszczególnych jednostek gospodarczych) i transakcyjnych, w każdym z mandatów Systemu SAP (każda z docelowych grup jednostek gospodarczych pracować będzie w oddzielnym mandacie będącym kopią obecnie wykorzystywanego Systemu SAP), (iv) przygotowanie planu i harmonogramu testów, (v) usunięcie na każdej z instancji jednego z mandatów, który nie będzie używany w danej instancji, (vi) weryfikacja ewentualnych zmian Systemu SAP w zakresie uprawnień dla (vii) użytkowników (w oddzielnych instancjach Systemu SAP), wykonanie przeniesienia funkcjonujących obecnie interfejsów do nowego środowiska pracy, (viii) przeprowadzenie testów: testy funkcjonalne procesów biznesowych realizowanych w organizacji Zamawiającego; testy prawidłowego funkcjonowania interfejsów, (ix) opracowanie instrukcji dla użytkowników końcowych (tzw. instrukcji informującej o zasadach logowania się do Systemu SAP), (x) wykonanie konfiguracji systemu transportowego, tak aby zapewnić prawidłowe ścieżki importu transportów w konfiguracji z dwoma mandantami produkcyjnymi, Strona 8 z 12

9 (xi) ustalenie zasad zarządzania Systemem SAP: uzgodnienie poziomu obsługi, ustalenie technicznych warunków pracy w docelowym Systemie SAP (np. ilość użytkowników, miejsca pracy), funkcji administrowania Systemem SAP. Wszystkie zadania Fazy 3 Wykonawca uzgodni i zaplanuje z GAZ-SYSTEM Szczegółową koncepcję rozdziału Systemu SAP Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć w dokumencie Koncepcji biznesowej produkcie kluczowym Fazy 2. Efektem prowadzonych prac Fazy 3 jest powstanie prototypu, tzn. systemu przygotowanego pod kątem określonych na początku wymagań, którego zadaniem nie jest jeszcze praca produktywna, ale kontrola oraz testowanie prowadzone w warunkach zbliżonych do pracy produktywnej. Wykonawca zobowiązany będzie również do opracowania procedur administracji Systemem SAP i procedur świadczenia usług utrzymaniowych Systemu SAP. Wykonawca w trakcie realizacji prac Fazy 1-3 zobowiązany jest przejąć wiedzę o Systemie SAP tak by po zakończeniu projektu rozdziału Systemu SAP mógł rozpocząć świadczenie usług utrzymaniowych, o których mowa poniżej. W celu doszczegółowienia sposobu obsługi incydentów Wykonawca zobowiązany jest w Fazie 3 opracować szczegółowe procedury świadczenia usług utrzymaniowych. Wykonawca będzie zobowiązany do uzgodnienia z Zamawiającym wszystkich procedur i procesów utrzymaniowych najpóźniej do dnia odbioru Fazy 3 projektu rozdziału Systemu SAP. Procedury związane ze świadczeniem usług utrzymania Wykonawca zobowiązany jest opracować zgodnie z najlepszymi praktykami i standardami IT. Rozpoczęcie świadczenia usług utrzymania, o których mowa poniżej uwarunkowane jest odbiorem bez zastrzeżeń wszystkich procedur, według których Wykonawca będzie dostarczał usługi utrzymania. Wykonawca powinien opracować procedury opisujące sposób świadczenia usług utrzymania w zakresie : - procesów administrowania Systemem SAP, - sposobu obsługi zgłoszeń (zgodnie z definicją tego pojęcia zawartą w 19), - sposobu zarządzania problemami, - zarządzania zmianą, - wprowadzania łat i nowych komponentów w użytkowanie produkcyjne, - dokumentowania i raportowania, - komunikacji z Zamawiającym, - sposobu zatwierdzania, weryfikacji i wyliczania rzeczywistych parametrów poziomów świadczenia usług utrzymania, - zarządzania konfiguracją i kodami źródłowymi Systemu SAP. Produkty kluczowe Fazy 3: prototyp Systemu SAP osadzony na infrastrukturze Zamawiającego procedury świadczenia usług utrzymaniowych z zastrzeżeniem treści 19. (d) Faza 4 - przygotowanie startu produkcyjnego - obejmuje zakończenie wszystkich działań przygotowawczych. Końcowym etapem tej fazy będzie weryfikacja rozdzielonego Systemu SAP pod kątem poprawnego działania w zakresie funkcjonalnym i technologicznym. Wykonawca zobowiązany jest w tej fazie do wykonania dokumentacji użytkowej (instrukcji), zawierającej informacje dotyczące nowego stanu i sposobu pracy w nowych środowiskach Systemu SAP. Produkty kluczowe Fazy 4: instrukcje stanowiskowe dla użytkowników Systemu SAP. (e) Faza 5 : start produkcyjny (oznacza dzień, od którego Zamawiający rozpocznie korzystanie z Systemu SAP w celu przetwarzania danych rzeczywistych) i wspomaganie po starcie w tej fazie nastąpi wykonanie finalnej końcowej iteracji rozdziału instancji Systemu SAP i rozpoczęcie pracy systemu produktywnego w Strona 9 z 12

10 dwóch instancjach Systemu SAP. Wykonawca w dniu startu produkcyjnego Systemu SAP zobowiązany jest do rozpoczęcia świadczenia usług utrzymaniowych, o których mowa poniżej. Produkty kluczowe Fazy 5: System SAP gotowy do pracy produkcyjnej. Z uwagi na intensywny rozwój procesów inwestycyjnych związanych z uruchomieniem oraz oddaniem do użytkowania terminalu LNG w Świnoujściu Zamawiający przewiduje w ramach realizacji usług rozwojowych zlecenia obejmujące uruchomienie niezbędnej funkcjonalności związanej z prowadzeniem działalności operacyjnej. Zlecenia te mogę obejmować wdrożenie nowych obszarów funkcjonalnych w zakresie: obsługi finansowo- księgowej środków trwałych, gospodarki remontowej, w tym rejestrowania danych o zasobach i lokalizacjach, zarządzanie zasobami w całym cyklu życia, zarządzanie pracami obsługi, monitorowanie stanu, obsługa awarii, planowanie procesów obsługi remontowej, procesów produkcyjnych w zakresie eksploatacji terminalu LNG procesów logistycznych w tym procesów zakupowych, planistycznych, obsługi taryf, procesów obsługi kontrahentów w łańcuchu dostaw, obsługi magazynów bilansowych oraz pozabilansowych, planowanie zasobów, monitorowanie stanów magazynowych z uwzględnieniem specyfiki przechowywania i przepływu produktów paliwowych, integracji systemu SAP z automatyką przemysłową w zakresie obsługi magazynów, projektowania oraz wizualizacji na bazie SAP Visualization Enterprise, innych funkcjonalności systemu SAP, niezbędnych do automatyzacji procesów obsługi terminalu LNG bazujących na aplikacjach SAP dedykowanych dla przemysłu paliwowego. Zakres prac w powyższych obszarach zostanie zdefiniowany we współpracy z Generalnym Realizatorem Inwestycji (GRI), który określi sposób oraz zakres wymiany danych pomiędzy systemem SAP a przemysłowymi systemami sterowania oraz monitorowania pracy terminalu LNG. Wykonawca zobowiązany jest podjąć współpracę z Zamawiającym oraz GRI w zakresie analizy potrzeb oraz wyboru optymalnych rozwiązań dla poszerzenia funkcjonalności systemu SAP o procesy wspierające operacyjną pracę terminalu LNG. Zlecenia w tym obszarze na wdrożenie i uruchomienie nowych funkcjonalności będą procesowane zgodnie z procedurą zlecania usług rozwojowych. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że prace rozwojowe w powyższych obszarach będą wymagały wysokiego poziomu kwalifikacji konsultantów w zakresie: rozwiązań SAP dla przemysłu paliwowego, znajomości zagadnień związanych z logistyką i obrotem produktami paliwowymi, integracji rozwiązań SAP z systemami automatyki przemysłowej, specyfiką obsługi magazynowej produktów paliwowych, regulacji i procedur charakterystycznych dla branży paliwowej O ile co innego nie zostanie przez Strony określone w Zamówieniu, po dokonaniu rozdziału Systemu SAP i uruchomieniu Systemu SAP na środowisku infrastrukturalnym Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług utrzymania Systemu SAP i zapewnienia jego prawidłowego i niezawodnego funkcjonowania. Usługi utrzymania obejmować będą bieżącą realizację procesów administrowania, wykonywanie procedur zapewniających ciągłość działania Systemu SAP, wykonywanie procesów obsługi eksploatacyjnej oraz Strona 10 z 12

11 procesów reagowania na sytuacje awaryjne. Usługi utrzymania obejmować będą zarówno obsługę na poziomie technicznym i rutynowe procedury administratorskie i eksploatacyjne, jak i obsługę na poziomie prawidłowej obsługi procesów biznesowych zaimplementowanych w Systemie SAP. W zakresie obsługi procesów biznesowych usługi utrzymania będą obejmować zarówno wdrożone już funkcjonalności Systemu SAP, jak również nowe funkcjonalności i modyfikacje powstałe w wyniku realizacji usług rozwoju, o których mowa w niniejszym punkcie powyżej. Zakresem świadczenia usług utrzymania będą objęte wszystkie środowiska SAP tj. produkcyjne, testowe i rozwojowe. Z zakresu usług Utrzymania wyłączone są usługi związane z infrastrukturą techniczną, na której będzie osadzony System SAP. O ile co innego nie zostanie przez Strony określone w Zamówieniu, w ramach świadczenia usług utrzymania Systemu SAP Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do: a) realizowania zadań administratora Systemu SAP na wszystkich środowiskach Systemu SAP; b) zarządzania konfiguracją utrzymywanych środowisk i modułów Systemu SAP; c) dokonywanie zmian w konfiguracji niezbędnych do usunięcia zidentyfikowanych błędów w działaniu Systemu SAP; d) wsparcie użytkowników w pracy z Systemem SAP w zakresie poprawnego realizowania transakcji w Systemie oraz w poprawnym wprowadzaniu danych; e) wprowadzanie korekt wynikających z pomyłek lub niedostatecznej wiedzy użytkowników Systemu SAP; f) instalowania nowych wersji oprogramowania, instalowania uaktualnień i łat; g) monitorowania pracy Systemu SAP, sprawdzanie i analiza statystyk i logów systemowych oraz pozostałych parametrów pracy Systemu SAP; h) zarządzania Systemem SAP na poziomie SAP Basis; i) zapewnienia bieżącego wsparcia konsultacyjnego w zakresie administrowania Systemem SAP w wymiarze nie przekraczającym.. (np. 3) dni roboczych konsultacji miesięcznie; j) usuwania błędów w działaniu Systemu SAP oraz obsługa incydentów; k) zarządzania kodem; l) zarządzania dostępem (zarządzanie kontami i uprawnieniami użytkowników, nadawanie praw dostępu dla nowych użytkowników, zarządzanie profilami użytkowników, wsparcie użytkowników w zakresie dostępu do Systemu SAP (np. w przypadku utraty hasła); m) zarządzania interfejsami do innych systemów; n) strojenia Systemu SAP pod kątem wydajności; o) utrzymania dokumentacji projektowej Systemu SAP (tj. dokumentacji wytworzona w trakcie realizacji Umowy) oraz aktualizacji dokumentacji zamawiającego (tj. dokumentacji w zakresie Systemu SAP dostarczonej przez Zamawiającego) w zakresie Systemu SAP. Usługi utrzymania świadczone będą przez okres ustalony w Zamówieniu przez okres maksymalnie 30 miesięcy od startu produkcyjnego Systemu SAP, jednak nie dłużej niż do upływu 3 lat od daty udzielenia przez Wykonawcę licencji zgodnie z pkt. 1. Szczegółowe zasady (z uwzględnieniem wymaganych parametrów) świadczenia usług utrzymania są szczegółowo opisane we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ). Ad.5. świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług umownej Gwarancji jakości w zakresie wynikającym z Umowy stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ lub wskutek realizacji jej postanowień i zgodnie z postanowieniami Umowy stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ Wykonawca udzieli Zamawiającemu praw autorskich na zasadach i w zakresie szczegółowo opisanym we wzorze Umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. Strona 11 z 12

12 Na mocy umowy w sprawie zamówienia i bez konieczności wystawiania na rzecz Zamawiającego jakiegokolwiek innego (dodatkowego) dokumentu lub dokumentów lub podpisywania (zawierania) przez Zamawiającego jakichkolwiek innych umów, w tym umów serwisowych, Wykonawca udzieli Zamawiającemu każdorazowo gwarancji na wyniki (produkty, rezultaty, prace itp.) realizacji przez Wykonawcę każdego rodzaju usług realizowanych przez Wykonawcę na podstawie umowy, w tym oprogramowanie i dokumentację stworzoną lub dostarczoną przez Wykonawcę w wyniku realizacji tych usług, w tym prawidłowe działanie wyników (produktów, rezultatów, prac itp.) realizacji przez Wykonawcę każdego rodzaju usług realizowanych przez Wykonawcę na podstawie Umowy, w tym w odniesieniu do systemu SAP lub sprzętu Zamawiającego, na którym system SAP został zainstalowany (wdrożony) albo zostały zainstalowane (wdrożone) wyniki (produkty, rezultaty, prace itp.) realizacji przez Wykonawcę każdego rodzaju usług realizowanych przez Wykonawcę na podstawie Umowy, na okres Gwarancji: każdorazowo liczony od daty wykonania usługi, w tym o ile zgodnie z Umową zostało to przewidziane akceptacji usługi lub podpisania przez Strony właściwego protokołu odbioru usługi do 2020r. Szczegółowe zasady (z uwzględnieniem wymaganych parametrów) świadczenia usług umownej gwarancji jakości szczegółowo opisane we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ). Strona 12 z 12