Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości - podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością

Transkrypt

1 ZESZYTY NAUKOWE POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ 2002 Seria: ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE z. Nr kol Eugeniusz KRZEMIEŃ Radosław WOLNIAK Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Katedra Zarządzania Jakością Procesów i Produktów Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości - podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością Streszczenie: Współcześnie w większości organizacji zachodzi konieczność przetwarzania znacznie większej ilości informacji niż przed kilkudziesięciu laty. Dlatego bardzo ważne jest posiadanie właściwego systemu zarządzania informacją. Prezentowany artykuł koncentruje się na problematyce podstaw dotyczących systemów zarządzania w organizacji. Systemy zarządzania danymi zostały w nim podzielone na trzy grupy: elektroniczne, papierowe i hybrydowe papierowo - elektroniczne a następnie zostało przedstawione porównanie wymienionych trzech typów systemów. Quality information management system a basis if quality management computer system Summary: Now in the major part of organisations there is much more information s than tens years ago. Therefore the very important problem is to have a good information management system. This article concentrates on the basis of information systems in the organisation. In the presented paper we divide all data management systems into three groups: paper, electronic and hybrid - paper - computer. Publication takes a problem of all those systems comparison. 1. Wprowadzenie W ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat doszło w światowej gospodarce do ogromnego wzrostu informacji, która musi być przetworzona przez firmy. Informacja, zarządzanie informacją, szybki dostęp do niej i umiejętność odpowiedniego jej wykorzystania stały się kluczowym czynnikiem przewagi konkurencyjnej. Wzrost wymiany informacji wiąże się w

2 2 E. Krzemień, R. Wolniak integralny sposób ze wzrostem liczby dokumentacji powstającej w przedsiębiorstwach. Tworzenie i analiza dokumentów zarówno w tradycyjnej papierowej formie, jak i w formie elektronicznej zajmują coraz więcej czasu zarówno pracownikom niższego szczebla jak i kierownictwu. Stąd duża waga posiadania w przedsiębiorstwie systemów ułatwiających i przyspieszających procesy zarządzania informacją. 2. System zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie Należy zapewnić odpowiedni system kontroli dokumentów takich jak: procedury, instrukcje i inne informacje w celu zapewnienia, że system spełnia założone wymagania. Właściwy system zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie powinien doprowadzić do sytuacji w której każdy dokument byłby: 1 aktualny, dostępny dla użytkownika, zmieniany w odpowiedni i zaplanowany sposób, kontrolowany ze względu na: dostęp do niego, rozpowszechnianie, przeglądy i sposób postępowania z dokumentami, które wyszły z użycia, archiwizowany w sposób bezpieczny a jednocześnie zapewniający dostęp do dokumentu osobom uprawnionym. Właściwy system zarządzania dokumentacją składa się z wielu dokumentów, które zależą od wymagań konkretnego systemu zarządzania jakością. W ogólnym przypadku system zarządzania dokumentacją składa się z zespołu sześciu elementów, powiązanych między sobą w sposób przedstawiony na rysunku 1. Budując system zarządzania dokumentacją należy uwzględnić wszystkie wspomniane elementy w poniżej przedstawionej kolejności: 2 1. Pierwszym elementem budowy systemu zarządzania dokumentacją jest identyfikacja potrzeb i użytkowników systemu. 2. W następnym etapie musimy zastanowić się w jaki sposób zachować zgodność systemu z wymaganiami, regulacjami i celami przedsiębiorstwa. 1 D. L. Fine, W. L. Read: A Blueprint for Document Control, Quality Progress nr 3, 2000, s Ibidem s. 66.

3 Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością 3 3. W trzecim etapie należy zapewnić odpowiednie zasoby niezbędne do wprowadzenia systemu zarządzania dokumentacją. Należy określić potrzeby w zakresie odpowiednio wykwalifikowanego i doświadczonego personelu oraz niezbędnego wyposażenia. Praktycznie nie sposób efektywnie wdrażać komputerowego systemu zarządzania dokumentacją nie mając wsparcia kierownictwa, które jest niezbędne, aby podobny projekt mógł przynieść oczekiwane rezultaty. 4. Posiadane zasoby są punktem wyjścia do podjęcia działań koniecznych do wdrożenia komputerowego systemu wspomagania dokumentacją dotyczącą jakości. 5. Po zakończeniu wdrażania systemu, jeśli wszystko przebiegło prawidłowo powinniśmy otrzymać efektywniej działający system zarządzania dokumentacją. 6. Wdrożony system wymaga okresowego auditu. Auditor powinien porównać czy aktualnie działający system spełnia założone wymagania i ewentualnie określić jakie występują niezgodności. Wykryte przez auditora niezgodności powinny stać się dla naczelnego kierownictwa punktem wyjścia do podjęcia dalszych analiz mających na celu taką poprawę systemu zarządzania dokumentacją, aby wykryte niezgodności wyeliminować. Potrzeba dokumentacji Prawa i regulacje, zewnętrzni klienci, użytkownicy, właściciele, auditorzy. Sposoby postępowania do rozważenia Centralizacja czy decentralizacja, spełnienie regulacji i standardów, określenie zakresu i rodzaju poszukiwanych informacji, kontrola dokumentacji, wprowadzanie dokumentacji. Posiadane zasoby Ludzie, doświadczenie i kwalifikacje, wspomaganie dokumentacji, wyposażenie, zaangażowanie kierownictwa. Podjęte działania Plany wprowadzania, postępy we wprowadzaniu metod pomiarowych, przegląd rezultatów, bieżące dostosowanie dokumentacji do rodzajów działalności. Auditowanie systemu w celu ciągłego ulepszania Cel do osiągnięcia Rezultaty auditów powinny zostać użyte jako narządzie służące do poprawy jakości procesów zarządzania dokumentacją. Posiadanie efektywnego systemu kontroli dokumentacji. Rys. 1. Zarządzanie dokumentacją jako system. Fig. 1. Documentation management as a system Źródło: D. L. Fine, W. L. Read: A Blueprint for Document Control, Quality Progress nr 3, 2000, s. 66.

4 4 E. Krzemień, R. Wolniak W przypadku zastosowania tradycyjnej, papierowej formy dokumentów skuteczne zarządzanie ich obiegiem jest znacznie utrudnione. Wprowadzenie do przedsiębiorstw nowoczesnych technik komputerowych jak: edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych poczta elektroniczna znacznie ułatwiło generowanie nowych dokumentów. Jednak w tym samym czasie, gdy ogromnie wzrosła ilość wykorzystywanej dokumentacji nic, lub prawie nic nie zrobiono w celu skutecznego zarządzania obiegiem stworzonych dokumentów. System zarządzania dokumentacją w organizacji powinien spełniać standardy Modelu Referencyjnego Przepływu Prac. opracowane przez WfMC (Workflow Management Coalition). 3 W szczególności dobry system zarządzania dokumentacją powinien realizować poniższe funkcje: Sterowanie dokumentami - użytkownik powinien mieć możliwość zarówno wprowadzać nowe dokumenty, jak i modyfikować stare (zależnie od posiadanych uprawnień może nie mieć dostępu do wszystkich rodzajów dokumentów), oraz posiadać możliwość przeszukiwania istniejących baz dokumentacji w celu szybkiego odszukania aktualnie potrzebnych informacji. Sterowanie obiegiem dokumentów - system powinien szybko i w jednoznaczny sposób identyfikować gdzie w danej chwili znajduje się dany dokument. Powinien istnieć także dostęp do historii dokumentu umożliwiającej odtworzenie drogi przebytej przez dokument, osób które go wykorzystywały lub modyfikowały, dat zmian wprowadzanych do dokumentacji itp. Sterowanie przepływem dokumentów - standardowe typy dokumentacji powinny mieć przypisane określone ścieżki przepływu i formaty w celu uniknięcia nadmiernej dowolności. Opracowanie i zarządzanie dokumentacją, czy to w tradycyjnej, "papierowej" postaci, czy za pomocą komputerowego oprogramowania pociąga za sobą różnorodne koszty. Koszty związane z dokumentacją możemy rozbić na następujące grupy kosztów związane z: 4 tworzeniem bądź zarejestrowaniem dokumentu, kopiowaniem dokumentu, opisaniem dokumentu, rozprowadzaniem dokumentu wśród pracowników firmy / instytucji, 3 Chlebus E., Burduk A., Susz S.: Systemy Workflow - Modelowanie i symulacja przepływu pracy. w. Komputerowo zintegrowane zarządzanie tom 1. Pod red. R. Knosali. WNT, Warszawa 2001, S

5 Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością 5 zapewnieniem, aby wszyscy pracownicy otrzymali najnowsze wersje potrzebnych im dokumentów, wycofywaniem nieaktualnych dokumentów (czego żąda np. norma ISO 9000), rozkładaniem poszczególnych dokumentów po odpowiednich segregatorach, przechowywaniem dokumentu w odpowiednich archiwach. Praktycznie wszystkie wyżej wymienione działania mogą być wykonane znacznie szybciej i po mniejszym koszcie za pomocą komputerowych systemów zarządzania dokumentacją. Systemy te nie są jeszcze szeroko rozpowszechnione na terenie Polski, jednakże w ostatnich latach coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega ich zalety i wprowadza je do swej działalności. 3. Porównanie komputeryzacji kompleksowej i systemu hybrydowego dokumentacji komputerowo-papierowej U podstaw wdrażania komputerowych systemów wspomagających zarządzanie jakością powinno leżeć wdrożenie oprogramowania pozwalającego na komputerowe zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości. Nie jest to wymóg konieczny, aby było możliwe wdrażanie oprogramowania wspomagającego inne aspekty zarządzania jakością, na przykład metody QFD i FMEA, ale jest to wymóg bardzo zalecany. W przypadku, gdy wdrożymy oprogramowanie służące do wspomagania metod zarządzania jakością, a nie mamy systemu zarządzającego dokumentacją nie jest możliwa pełna integracja pomiędzy wprowadzonymi metodami. Mamy w takim przypadku do czynienia z tak zwanym zinformatyzowaniem przedsiębiorstwa w postaci wysp nie powiązanych ze sobą. Taki system hybrydowy, gdy mamy do czynienia z informacją w obu postaciach, elektronicznej i papierowej jednocześnie stwarza wewnątrz przedsiębiorstwa rozliczne problemy związane z koniecznością częstej zmiany formatu informacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie z elektronicznej na papierową. W sytuacji gdy zastosujemy pełny system komputerowego zarządzania dokumentacją, konieczność zmiany formatu wystąpi tylko na styku przedsiębiorstwo otoczenie i to jedynie w sytuacji gdy informacje na wejściu lub wyjściu muszą być w postaci papierowej. 4 DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji,

6 6 E. Krzemień, R. Wolniak W obszarze wspomnianych wysp występuje pełna informatyzacja i elektroniczne przetwarzanie danych, natomiast pomiędzy tymi zinformatyzowanymi obszarami istnieje konieczność wykorzystania dokumentacji tradycyjnej. Na rysunkach 2 i 3 został przedstawiony system przepływów informacji w systemie bez wykorzystania elektronicznego obiegu informatyzacji oraz pełnej informatyzacji, zintegrowanej za pomocą komputerowego systemu zarządzania obiegiem informacji. System komputerowego wspomagania metody FMEA System komputerowego wspomagania metody QFD Metoda FMEA Metoda QFD Otoczenie Informacje w postaci elektronicznej System komputerowego wspomagania metody... Komputerowa baza danych Informacje w postaci papierowej Metoda... Punkty, w których zachodzi konieczność zmiany formaty informacji z papierowej na elektroniczną, bądź z elektronicznej na papierową Rys. 2. Przepływ informacji w systemie hybrydowym papierowo elektronicznym. Fig 2. Information flow in the hybrid paper -electronic system Źródło: Opracowanie własne. Wprowadzenie systemu hybrydowego jest dużym błędem. Są sytuacje, w których taki system się sprawdza, szczególnie w wypadku gdy nie stosujemy go w przedsiębiorstwie na szeroką skalę, tylko do pojedynczych działań lub pojedynczych metod zarządzania jakością. Jednakże, taki system pomyślany dla pojedynczych funkcji zarządzania zazwyczaj ma tendencję do rozrastania się. Po pewnym czasie dysponujemy kilku kilkunastoma dobrze zinformatyzowanymi obszarami, pomiędzy którymi znajdują się obszary, w których wykorzystujemy tradycyjną informację. Do tego najczęściej posiadane systemy komputerowe

7 Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością 7 nie zawsze są z sobą kompatybilne i pracują na różnych formatach danych. Na wprowadzenie systemów hybrydowych ponosimy koszty niewiele mniejsze niż na wprowadzenie systemów pełnej komputeryzacji a uzyskujemy efekty znacznie im ustępujące. W tablicy 1 dokonano analizy porównawczej pomiędzy systemami tradycyjnej papierowej: dokumentacji, systemami hybrydowymi i pełnym elektronicznym zarządzaniem informacją, w aspektach związanych z kosztami i efektywnością. Na podstawie danych zawartych w tablicy możemy wysnuć następujące wnioski: systemy papierowe są tanie ale wolne i mało elastyczne, systemy w pełni skomputeryzowane są bardzo drogie w fazie wprowadzania, ale ich zaletą jest duża szybkość i elastyczność, systemy hybrydowe są drogie we wprowadzaniu i co ważne także w utrzymaniu, a w aspekcie szybkości i elastyczności znajdują się pomiędzy dwoma powyższymi. System komputerowego wspomagania metody FMEA System komputerowego wspomagania metody QFD Komputerowy system zarządzania dokumentacją Metoda FMEA Metoda QFD Otoczenie System komputerowego wspomagania metody... Komputerowa baza danych Metoda... Informacje w postaci elektronicznej Informacje w postaci papierowej Punkty, w których zachodzi konieczność zmiany formaty informacji z papierowej na elektroniczną, bądź z elektronicznej na papierową Rys. 3. Przepływ informacji w systemie elektronicznym Fig. 3. Information flow in the electronic system Źródło: Opracowanie własne.

8 8 E. Krzemień, R. Wolniak Tablica 1. Porównanie papierowych, hybrydowych i elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją Table 1. Comparison of traditional paper, hybrid and electronic documentation systems Porównywane aspekty Koszt wprowadzenia systemu Koszt utrzymania systemu Koszt wprowadzania zmian w systemie Koszt archiwizacji danych Konieczny poziom edukacji pracowników Szybkość przetwarzania danych Konieczność zmiany formatu dokumentów pomiędzy postacią papierową a elektroniczną. Bezpieczeństwo danych Źródło: Opracowanie własne. Tradycyjna papierowa dokumentacja Hybrydowe papierowo elektroniczne zarządzanie dokumentacja Pełna komputeryzacja zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie Mały Duży Bardzo duży Średni Duży Średni Bardzo wysoki Wysoki Niski Duży Średni Bardzo niski Średni Wysoki Wysoki Mała Średnia Bardzo wysoka W zasadzie nie występuje (ewentualnie może wystąpić na wejściu lub wyjściu gdy partnerzy posługują się informacją elektroniczną) Bardzo częsta W zasadzie nie występuje (ewentualnie może wystąpić na wejściu lub wyjściu gdy partnerzy posługują się informacją papierową) Średnie Niskie Średnie 4. Wprowadzenie norm ISO serii 9000 a zarządzanie dokumentacją analiza pojawiających się problemów Zwiększenie ilości dokumentów i standaryzacja wszystkich działań może przynieść oczekiwane rezultaty tylko pod warunkiem odpowiedniego zarządzania dokumentacją. Aby efektem wprowadzenia systemu jakości nie stał się rozrost biurokracji i spowolnienie procesów decyzyjnych w przedsiębiorstwie musimy zapewnić odpowiedni przepływ dokumentów. Należy tak zarządzać dokumentacją, aby zapewnić ich optymalne wykorzystanie.

9 Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością 9 Badania przeprowadzone przez ZETOM Warszawa w firmach posiadających wdrożony system zarządzania jakością w oparciu o normy ISO 9000 wykazały, że główne niezgodności dotyczyły zarządzania dokumentacją. Duża ilość dokumentacji powstająca w wyniku wdrożenia norm ISO 9000 wymaga właściwego zarządzania, co nie jest łatwe przy użyciu tradycyjnych papierowych dokumentów i ręcznych metod ich przetwarzania i zarządzania nimi. Stwierdzone podczas badań niezgodności dotyczyły głównie następujących punktów norm: nadzorowania dokumentacją 31% niezgodności, dotyczących w szczególności następujących problemów: dokument nie został przekazany wszystkim pracownikom, którzy powinni go otrzymać, pracownicy otrzymywali dokumenty niepotrzebne, zaistniały sytuacje w których pracownicy posiadali potrzebne dokumenty, lecz nie byli świadomi tego faktu, posiadany dokument odwoływał się do innych dokumentów, które nie były posiadane przez danego pracownika, w istniejącej dokumentacji wystąpiły poprawki i uzupełnienia w przypadku których nie można było określić autorów i czasu wprowadzenia, występowały przypadki nie wycofywania starych wersji dokumentów po wprowadzeniu nowych, pojawiły się problemy w komunikacji na linii pracownicy kierownictwo, związane z brakiem informacji dotyczących zaistniałych niezgodności, w wyniku czego kierownicy nie mieli pełnej kontroli nad obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwie zapisów 22% niezgodności, które dotyczyły poniższych zagadnień: 6 w wielu dokumentach występował brak dat i podpisów osób sporządzających zapisy, zapisy nie posiadały numerów i znaków umożliwiających ich identyfikacje i powołanie się na nie, dochodziło do sytuacji wypełniania formularzy niezgodnie z treścią rubryk a nawet do sytuacji wypełniania niewłaściwych formularzy. 5 DDM9000, a system zarzadzania jakościa według ISO. 6 ibidem,

10 10 E. Krzemień, R. Wolniak Koszty związane ze sporządzaniem i zarządzaniem opracowaną dokumentacją są ogromne o czym powinno przekonać kilka poniższych przykładów: Według badań Coopers & Lybrand w średniej wielkości firmie wykonuje się 19 kopii każdego dokumentu z czego 1 dokument na 20 i tak ginie. Na poszukiwanie zagubionego dokumentu wydaje się dwa razy tyle co na sporządzenie wszystkich jego kopii. Według danych podanych przez Gartner Group średni czas potrzebny na odnalezienie i przesłanie jednego dokumentu w przeciętnej firmie wynosi około 10 minut. Pracownik średnio za pomocą drukarki, kopiarki i faksu powiela 61 dokumentów tygodniowo. 7 Daje to łącznie 610 minut poświęconych przez pracownika w tygodniu na samo odbieranie i wysyłanie dokumentacji. Gdy podane w powyższych przykładach dane pomnożymy przez ilość dokumentów powstających każdego dnia, a w drugim przykładzie przez liczbę pracowników zatrudnionych w organizacji otrzymamy szacunkowo rozmiar kosztów związanych z tradycyjnym papierowym systemem przesyłania informacji. Ponieważ te koszty są ogromne wynika stąd duża waga wprowadzenia w przedsiębiorstwie komputerowych systemów zarządzania dokumentacją. Musimy się zastanowić jaki system wybrać, czy zdecydować się od razu na pełną komputeryzację czy wystarczy nam system hybrydowy. Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, jednakże w ogólności możemy sformułować dwie rady: Jeżeli nie chcemy w przyszłości rozwijać systemu a potrzebujemy komputeryzacji tylko w niewielu zakresach działania możemy zdecydować się na system hybrydowy. Jeżeli natomiast chcemy aby komputeryzacja objęła duży obszar przedsiębiorstwa, lub chcemy mieć system, który można łatwo rozwijać i modyfikować, powinniśmy się zdecydować na pełną, kompleksowa komputeryzację. 7 PDM900 System zarządzania danymi o produkcie,

11 Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością Podsumowanie Podane przykłady nie oznaczają, że w każdym obszarze i w każdej sytuacji zarządzanie informacją za pomocą systemów komputerowych jest konieczne i ma ekonomiczne uzasadnienie. Nie wynika także, że w każdym przypadku system kompleksowej komputeryzacji jest lepszy od systemu hybrydowego. Taki wniosek byłby zbyt daleko idący. Wszystko zależy od ilości przetwarzanych informacji od tego do czego będziemy używać systemu i od innych cech charakterystycznych dla naszej organizacji. Musimy pamiętać, że komputeryzacja wiąże się z dużymi kosztami i z wieloma problemami organizacyjnymi, które trzeba przezwyciężyć podczas jej wprowadzania. Koszty związane z wdrożeniem rozwiązania dotyczącego komputerowego wspomagania zarządzania dokumentacją to około % kosztów licencji. 8 Dlatego każdy konkretny przypadek wymaga indywidualnych analiz i przed podjęciem tak dużych inwestycji, jak wdrożenie kompletnego systemu zarządzania dokumentacją, obejmującego całą firmę należy poważnie się zastanowić uwzględniając wszystkie za i przeciw. W większości przypadków odpowiedź powinna być pozytywna i wprowadzanie takich systemów ma swe uzasadnienie zarówno w aspekcie organizacyjnym jak i technologicznym. Jednakże należy być świadomym występujących problemów, gdyż najłatwiej jest ponieść porażkę będąc nieświadomym problemów jakie mogą wystąpić. Gdy znamy ograniczenia i trudności związane z wprowadzanymi rozwiązaniami ich wdrożenie ma dużą szansę odniesienia sukcesu i może przynieść znaczące efekty. Z odwrotną sytuacją mamy do czynienia gdy nie jesteśmy świadomi problemów a opieramy się tylko i wyłącznie na materiałach reklamowych producentów oprogramowania. Wtedy podchodzimy do zagadnienia zbyt optymistycznie spodziewając się, że komputerowe zarządzanie dokumentacją jest bardzo łatwe do wprowadzenia i rozwiąże za nas wszystkie problemy firmy. 8 DDM9000 Elastyczność systemu,

12 12 E. Krzemień, R. Wolniak Literatura: Książki i czasopisma: 1. Chlebus E., Burduk A., Susz S.: Systemy Workflow - Modelowanie i symulacja przepływu pracy. w. Komputerowo zintegrowane zarządzanie tom 1. Pod red. R. Knosali. WNT, Warszawa 2001, S Fine D. L., Read W. L.: A Blueprint for Document Control, Quality Progress nr 3, 2000, s Drelichowski L.: Elementy teorii i praktyki zarządzania z technikami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. ATR, Bydgoszcz Jelonek D.: Uwarunkowania komputerowego zarządzania przepływem dokumentów w organizacji. w: Inteligentne systemy wspomagania decyzji w zarządzaniu pod red. H. Sroki i S. Stanka, AE, Katowice 1997, s Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informowania biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa Kolbusz E., Nowakowski A.: Informatyka w zarządzaniu. Metody i systemy, Zachodniopomorska Szkoła Biznesu, Szczecin Schurr K.: Cel i przeznaczenie dokumentacji systemu zarządzania jakością. w: Praktyczne zarządzanie jakością, Alfa-Weka, Warszawa, McAtee M. V.: The Paperless Solution. Quality Digest, nr , s Dokumenty internetowe: 1. CRM9000 Zarządzanie relacjami z klientem, 2. DDM9000 Charakterystyka systemu, 3. DDM9000 Elastyczność systemu, 4. DDM9000 Moduły funkcjonalne, 5. DDM9000 System zarządzania dokumentami i przepływem informacji, 6. DDM9000, a system zarządzania jakością według ISO, 7. PDM9000 System zarządzania danymi o produkcie, 8. PDM9000 System zarządzania dokumentacja techniczną,

13 Zarządzanie dokumentacją dotyczącą jakości podstawa komputerowego systemu zarządzania jakością 13 Recenzent: tytuły Imię Nazwisko Wpłynęło do Redakcji 16 września 1998 r. Abstract: Document management supports a company quality system. The good document management system is when all documents are: current, available to users, approved by proper authority, changed in controlled manner, archived for legal and knowledge preservation. Document systems will vary depending on quality systems requirements, but every one good document management system should have six elements: Identification of the needs for documentation. Consideration in developing a documentation system. Information about resources provided. The plan for implementation. Should achieve defined results. Quality system documentation should be part of a company s regularly scheduled audits. In presented article we compared electronic, paper and hybrid documentation systems. Paper documentation system is very slow, not flexible, expensive in maintenance and the security of data is medium. But the cost of introduce this system is very low and workers mustn t be very good educated in computer systems. The hybrid documentation system is expensive to introduce, and in maintenance In this system the education level of workers should be medium. The flexibility of such a system is medium too. Electronic system is very flexible, data management is very fast and system maintenance is medium. Bus system is very expensive to introduce, and workers should be very good educated. We can t say which system is the best. Generally, when firm has money for investment the electronic documentation management system is the best one. But sometimes especially when the firm is small, and/or our partners doesn t have such electronic systems, the paper or hybrid system may be a better solution. When we chose one of presented systems we should consider all factors and chose the best adjusted to our needs.