Ocena działań informacyjno - promocyjnych IP MEN w ramach Priorytetu III POKL

Transkrypt

1 Ocena działań informacyjno - promocyjnych IP MEN w ramach Priorytetu III POKL RAPORT KOŃCOWY Warszawa, Badanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego laboratorium badań społecznych sp. z o.o. ul. bernardyńska 22 m. 3, warszawa, t: , f: kontakt@laborato.pl

2 SŁOWNIK SKRÓTÓW UŻYWANYCH W RAPORCIE: PO KL PROGRAM OPERACYJNY KAPITAŁ LUDZKI IZ INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA IP- INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA IW INSTYTUCJA WDRAŻAJĄCA FWW FUNDACJA FUNDUSZ WSPÓŁPRACY RPD ROCZNY PLAN DZIAŁAŃ AUTORZY RAPORTU: Badanie realizowane jest przez Laboratorium Badań Społecznych sp. z o.o Autorami niniejszego raportu są: Zuzanna Kołakowska: Laboratorium Badań Społecznych Agnieszka Morysińska: Laboratorium Badań Społecznych Marzena Sochańska: Laboratorium Badań Społecznych 2 Strona

3 SPIS STREŚCI 1 STRESZCZENIE ABSTRACT WPROWADZENIE Cele badania i kryteria analizy Pytania badawcze OPIS ZASTOSOWANEJ METODOLOGII TŁO BADANIA Program Operacyjny Kapitał Ludzki oraz III Priorytet Wysoka jakość systemu oświaty Informacje dotyczące postępu w realizacji Programu i III Priorytetu CZĘŚĆ I OBSZAR 1 - OCENA SYSTEMU ZARZĄDZANIA DZIAŁANIAMI INFORMACYJNYMI I PROMOCYJNYMI REALIZOWANYMI PRZEZ IP MEN SYSTEM INFORMACJI I PROMOCJI PO KL ORGANIZACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA DZIAŁANIAMI INFORMACYJNO-PROMOCYJNYMI III PRIORYTETU PO KL Organizacja systemu informacji i promocji w zakresie III Priorytetu PO KL Działania podejmowane w zakresie informacji i promocji III Priorytetu PO KL w 2009 i 2010 roku Ocena funkcjonowania systemu zarządzania działaniami informacyjno-promocyjnymi w zakresie III Priorytetu PO KL Ocena zgodności działań informacyjno promocyjnych realizowanych w ramach III Priorytetu z wytycznymi CZĘŚĆ II OBSZAR 2 - OCENA SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI DZIAŁAŃ INFORMACYJNO PROMOCYJNYCH REALIZOWANYCH PRZEZ IP MEN DOŚWIADCZENIA I PLANY ZWIĄZANE Z III PRIORYTETEM PO KL Dotychczasowe doświadczenia wnioskodawców i potencjalnych beneficjentów związane z PO KL Plany związane z aplikowaniem o środki w ramach Priorytetu III PO KL WIEDZA O PO KL Poziom wiedzy o PO KL znajomość Programu, instytucji zaangażowanych w jego wdrażanie oraz możliwości uzyskania dofinansowania Kontakt z informacjami o III Priorytecie PO KL Źródła wiedzy o IIII Priorytecie Deficyty i potrzeby w zakresie informacji o III Priorytecie PO KL Preferowane źródła wiedzy zakresie informacji o III Priorytecie PO KL OCENA DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I KONTAKTU Z IP MEN Ocena działań IP MEN Ocena kontaktów z MEN Ocena wizyty bezpośredniej w MEN Ocena korespondencji z pracownikami MEN Ocena kontaktu telefonicznego z pracownikami MEN OCENA ŹRÓDEŁ INFORMACJI Strona internetowa EFS MEN Imprezy Poradniki, broszury Program Przystanek edukacja ANALIZA SWOT WNIOSKI PŁYNĄCE Z BADANIA I POWIĄZANE Z NIMI REKOMENDACJE ANEKS 1 KARTY OCENY MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH Poradnik beneficjenta pt. Fundusze unijne dla oświaty Informatory i przewodniki Przystanek edukacja cykl programów publicystycznych Strona internetowa (aktualna wersja strony) Strona internetowa (poprzednia wersja strony) ANEKS 2 NARZĘDZIA WYKORZYSTANE W BADANIU Strona

4 1 Streszczenie W terminie od lipca do grudnia 2010 roku Laboratorium Badań Społecznych sp. z o.o. przeprowadziło na zlecenie Ministerstwa Edukacji Narodowej badanie dotyczące oceny działań informacyjno promocyjnych prowadzonych przez IP MEN w ramach Priorytetu III PO KL. Celem badania była ocena systemu zarządzania działaniami informacyjnymi i promocyjnymi realizowanymi w ramach Priorytetu III PO KL, ocena wszystkich zastosowanych metod i narzędzi informacyjno - promocyjnych (wraz z oceną ich zgodności z Planem Komunikacji PO KL oraz Planami Działań Informacyjnych i Promocyjnych Priorytetu III PO KL na rok 2007, 2008, 2009 i 2010) oraz ocena wpływu/znaczenia dotychczasowych działań informacyjno promocyjnych dla upowszechnienia i podniesienia wiedzy, kształtowania świadomości o funduszach strukturalnych (ze szczególnym uwzględnieniem Priorytetu III PO KL) oraz zwiększania umiejętności ich wykorzystania/pozyskania. Ewaluacja zrealizowana została zgodnie z zasadą triangulacji metod, technik i etapów badawczych. W analizie wykorzystano zarówno dane ilościowe, jakościowe jak i przeprowadzono analizę dokumentacji. W projekcie zrealizowano wywiady pogłębione (IDI) z przedstawicielami IP MEN, beneficjentami i potencjalnymi beneficjentami III Priorytetu (N=12), zrealizowano wywiady telefoniczne (CATI) na próbie 600 beneficjentów i potencjalnych beneficjentów III Priorytetu a także przeprowadzono badanie mystery client w zakresie jakości obsługi bezpośredniej, mailowej oraz telefonicznej świadczonej przez Punkt Informacyjny PO KL w IP MEN oraz Departament Komunikacji Społecznej MEN. Eksperckiej ocenie poddane zostały także materiały informacyjno promocyjne wykorzystywane przez IP MEN (strona internetowa, publikacje, audycja telewizyjna). Poniżej w sposób syntetyczny przedstawiamy główne wnioski płynące z badania w układzie celów badawczych oraz przyjętych kryteriów ewaluacji. CEL 1: Ocena wpływu/znaczenia dotychczasowych działań informacyjno promocyjnych dla upowszechnienia i podniesienia wiedzy, kształtowania świadomości o funduszach strukturalnych (ze szczególnym uwzględnieniem Priorytetu III PO KL) oraz zwiększania umiejętności ich wykorzystania/pozyskania. Główne pytania syntezy: W jakim stopniu działania informacyjno-promocyjne prowadzone przez IP MEN przyczyniają się do osiągnięcia zakładanych celów? Czy i w jaki sposób metody i narzędzia komunikacyjne wykorzystywane w ramach działań informacyjnopromocyjnych prowadzonych przez IP MEN przyczyniają się do skutecznej i efektywnej realizacji tych działań? Czy zakres i skala podejmowanych działań w zakresie informacji i promocji jest odpowiednia z punktu widzenia założonych celów? Główne kryterium ewaluacji Skuteczność w jakim stopniu działania informacyjno-promocyjne prowadzone przez IP MEN przyczyniają się do osiągnięcia zakładanych celów? W Planie Komunikacji PO KL w następujący sposób określono cele działań informacyjno promocyjnych: podniesienie świadomości społecznej na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym w zakresie funkcji jakie spełnia Europejski Fundusz Społeczny, 4 Strona

5 upowszechnienie korzyści płynących z wykorzystania środków unijnych, a pośrednio z integracji z Unią Europejską, pomoc/wsparcie beneficjentom/ów w procesie pozyskiwania środków z Europejskiego Funduszu Społecznego poprzez profesjonalną informację, motywację, doradztwo i wsparcie, zidentyfikowanie kanałów przekazu informacji i dotarcie ze szczegółową i dobraną do specyficznych potrzeb informacją o środkach dostępnych w ramach EFS, do wszystkich grup potencjalnych beneficjentów, zapewnienie beneficjentom właściwej informacji o produktach w ramach poszczególnych priorytetów PO KL w celu umożliwienia im skutecznego aplikowania o środki. W świetle zrealizowanych badań skuteczność działań IP MEN w zakresie informacji i promocji III Priorytetu ocenić należy raczej negatywnie. Na obraz taki składa się przede wszystkim mała skuteczność w zakresie dotarcia do grup docelowych z podstawowymi, ogólnymi informacjami o Priorytecie, niezbędnymi z punktu widzenia podjęcia rozważań odnośnie możliwości aplikowania o środki. Mała skuteczność w tym obszarze zyskuje na szczególnym znaczeniu w świetle danych dotyczących niewielkiego wykorzystania alokacji w ramach Priorytetu. Poziom wiedzy o III Priorytecie PO KL wśród potencjalnych beneficjentów, ale również i obecnych wnioskodawców należy ocenić jako niski, co jest podstawową przeszkodą także w opinii samych badanych w sięganiu po te środki: Deklarowany poziom zainteresowania potencjalnych beneficjentów otrzymaniem dofinansowania w ramach III Priorytetu jest niewielki. Ogółem 6% potencjalnych beneficjentów i 18% aktualnych beneficjentów wyraża w sposób zdecydowany chęć aplikowania o środki w ramach III Priorytetu. Dodatkowo, zauważyć należy, iż największym zainteresowaniem cieszą Podziałanie 3.3,4, na które alokacja jest już w większości wyczerpana. Najważniejszym powodem, dla którego potencjalni beneficjenci dotychczas nie ubiegali się o dofinansowanie w ramach Priorytetu III, lub też nie planują tego w przyszłości, jest brak informacji, czy też wiedzy na ten temat. Co znamienne, przyczyna ta dotyczy ponad połowy potencjalnych beneficjentów. Niespełna ponad połowa potencjalnych beneficjentów słyszała o III Priorytecie PO KL. Co znamienne poziom znajomości Priorytetu jest najniższy wśród uczelni i szkół wyższych. Dodatkowo, zwrócić należy uwagę, iż wiedza posiadana, przez potencjalnych beneficjentów o III Priorytecie w większości przypadków jest jedynie bardzo powierzchowna i uogólniona - aż 58% tej grupy stwierdza, iż nie są im znane żadne rodzaje wsparcia w ramach tego Priorytetu. Niewiele większy jest poziom poinformowania obecnych wnioskodawców. Wielu z nich kojarzy jedynie te możliwości, z których obecnie korzysta. Ogółem, w świetle danych dotyczących wykorzystania alokacji, za zdecydowanie niewystarczający należy uznać poziom znajomości (spontanicznej i wspomaganej) możliwości związanych z Podziałaniami oraz Dwie trzecie potencjalnych beneficjentów oraz prawie co piąty obecny projektodawca uznaje swoją wiedzę za niewystarczającą z punktu widzenia skutecznego ubiegania się o dofinansowanie w ramach III Priorytetu. Dotyczy to w równym stopniu wiedzy podstawowej o możliwościach związanych Priorytetem, co wiedzy stricte proceduralnej, dotyczącej np. realizacji projektów. Znajomość Ministerstwa Edukacji Narodowej, jako instytucji zaangażowanej we wdrażanie III Priorytetu PO KL należy ocenić jako niesatysfakcjonującą. Wśród potencjalnych beneficjentów jedynie 50% wskazuje spontanicznie MEN jako instytucję związaną z III Priorytetem, ale wśród wnioskodawców na MEN wskazało jedynie 79% (sic!). 5 Strona

6 Pozytywnie ocenić należy natomiast skuteczność w zakresie dostarczania informacji projektodawcom i wnioskodawcom, którzy już zdecydowali się ubiegać o dofinansowanie w ramach Priorytetu. Badanie pokazało, iż zdecydowana większość wnioskodawców, po części równie za pewne z uwagi na swoje duże doświadczenie w aplikowaniu środki z Unii Europejskiej, pozytywnie ocenia działalność IP MEN w zakresie dostarczania informacji o charakterze proceduralnym, dotyczących przebiegu procesu wnioskowania i realizacji projektów. Ogółem większość spośród badanych wnioskodawców w ogóle nie napotkała na problemy z uzyskaniem potrzebnych im informacji na żadnym z etapów życia projektu. 77% nie zauważyło trudności na etapie aplikowania, 85% nie miało problemów na etapie podpisywana umowy, zaś 90% nie widzi trudności w uzyskiwaniu informacji na etapie realizacji projektu. Łatwo można dostrzec, że wedle deklaracji wnioskodawców im dalej na ścieżce życia projektu, tym łatwiej jest uzyskać informacje, co prawdopodobnie jest związane z większą biegłością w poruszaniu się po dostępnych źródłach i wyszukiwaniu potrzebnej wiedzy. Wiedza o PO KL i III Priorytecie nie rozkłada się równomiernie wśród potencjalnych beneficjentów, a do pewnych grup wręcz nie dociera szczególnie chodzi tutaj o uczelnie oraz szkoły różnego szczebla, ale także samorządy. Wyniki badań wskazują m.in. na szczególne potrzeby szkół i samorządów w zakresie aktywnych form przekazywania informacji, i bardziej podstawowej wiedzy operacyjnej przekazywanej w formie szkoleń i konsultacji. Tymczasem do pozostałych typów instytucji można kierować informacje za pośrednictwem Internetu, wspomagając te grupy formami aktywnymi jedynie w szczegółowych obszarach merytorycznych (np. w przypadku zmian regulacji lub nowych typów informacji). Badania potwierdziły też znaną prawidłowość, iż potrzeby informacyjne i promocyjne zależą od dotychczasowych doświadczeń. Oznacza to, że już na obecnym etapie należy różnicować działania w zależności od typu beneficjenta i jego doświadczeń z III Priorytetem, czy też w ogóle z Funduszami Europejskimi: Wnioskodawcom o dużych doświadczeniach, o ile nie zachodzą w systemie istotne zmiany, na obecnym etapie wystarczy aktualizacja i dbanie o jakość strony internetowej, oraz komunikacja w zakresie nowych możliwości, wydarzeń, wytycznych, aktualnych kryteriów oceny etc., np. za pośrednictwem korespondencji . Grupa ta wykazuje się zdecydowanie większą samodzielnością w poszukiwaniu informacji, choć z pewnością doceni także możliwość wymiany doświadczeń, np. podczas spotkań. Potencjalni beneficjenci i wnioskodawcy o małych doświadczeniach potrzebują zdecydowanie szerszego wachlarza instrumentów informacyjnych zarówno z zakresu aktualnych możliwości, jak i z obszaru wiedzy instrumentalnej (o charakterze wyjaśnienia, instruktażu). W grupie tej zdarzają się także osoby nastawione roszczeniowo, które oczekują ułatwień czy nawet wyręczania w pewnych czynnościach. Cel 2: Ocena wszystkich zastosowanych metod i narzędzi informacyjno-promocyjnych oraz ich zgodności z założeniami: Planu Komunikacji POKL oraz Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych Priorytetu III POKL na rok 2007, 2008, 2009 i 2010, Główne pytania syntezy Czy działania Instytucji są spójne? W jakich obszarach, jeżeli w ogóle dochodzi do luk informacyjnych? Czy działania się duplikują? 6 Strona

7 Czy istnieją nowe, niewykorzystane dotychczas formy promocji i informacji, które warto rozważyć w kontekście przyszłych planów? Jakie są dobre i złe praktyki w zakresie informacji i promocji III Priorytetu POKL? Czy i w jakim stopniu działania oraz cele przyjęte w poszczególnych działaniach informacyjnopromocyjnych realizowanych przez IP MEN odpowiadają potrzebom grup docelowych? Zakres jakich działań należałoby zmniejszyć? Jakie działania warto byłoby rozszerzyć? Główne kryteria ewaluacji Użyteczność czy i w jakim stopniu realizowane przez IP MEN działania informacyjno-promocyjne zaspokajają potrzeby grup docelowych? Trafność czy i w jakim stopniu cele przyjęte w poszczególnych działaniach informacyjno-promocyjnych realizowanych przez IP MEN odpowiadają potrzebom grup docelowych? Wiele spośród realizowanych przez IP MEN działań w zakresie informacji i promocji ocenić należy bardzo pozytywnie pod względem sposobu ich wykonania i ogólnej użyteczności. Należą do nich bez wątpienia organizowane konferencje, publikacje oraz przemyślane gadżety. Z drugiej jednak strony, wykorzystywane dotychczas kanały i formy komunikacji wydają się być niewystarczające i nie układają się w spójny i całościowy przekaz dotyczący III Priorytetu PO KL. Dlatego też, ocena użyteczności i trafności prowadzonych przez IP MEN działań informacyjno promocyjnych nie jest jednoznaczna. W ujęciu mikro dotyczącym jedynie dotychczas podejmowanych działań jest ona bardzo wysoka. Biorąc jednak pod uwagę niski poziom znajomości III Priorytetu PO KL, a także ogromne potrzeby informacyjne zwłaszcza potencjalnych beneficjentów, globalną trafność i użyteczność działań informacyjno promocyjnych IP MEN ocenić należy raczej jako niską. Ogółem ocenić należy, iż działania IP MEN w zakresie informacji i promocji III Priorytetu PO KL pozostają w zgodzie z głównymi wymogami dotyczącymi informacji i promocji PO KL. Można jednak odnieść wrażenie, iż dotychczasowe działania IP MEN realizują tzw. program minimum określony w Planie Komunikacji nie wykorzystując i nie rozwijając na własny sposób wielu zawartych w nim rekomendacji. Ogółem użyteczność i trafność działań informacyjnych oceniać można na trzech wymiarach, do których odnosi się także Plan Komunikacji PO KL. Są to: Strategia komunikacji Narzędzia komunikacji Treści komunikacji Poniżej podsumowujemy główne wnioski w tych obszarach. Poziom 1 i 2: Strategia i narzędzia komunikacji W Planie Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zaleca się przyjęcie trójstopniowej strategii komunikacji wyróżniającej trzy etapy: Promowanie możliwości Ułatwianie dostępu do możliwości Ułatwianie wdrażania Wnioskodawców i potencjalnych beneficjentów uczestniczących w analizowanych badaniach obejmują cele związane z komunikacją służącą tworzeniu i lepszej realizacji projektów działania, w ramach których istotne staje się zwiększenie świadomości istnienia konkretnych możliwości dla odpowiednich grup odbiorców poprzez informowanie ich za pomocą komunikatów skierowanych 7 Strona

8 bezpośrednio do nich oraz stosowanie metod komunikacji grupowej lub indywidualnej, a następnie angażowanie ich i ułatwianie im uczestnictwa w projektach (Plan Komunikacji, s. 9-10). Cele tej komunikacji zostały określone następująco Dostrzegalność możliwości, przejrzystość Efektywne wdrażanie dostępność, jakość, skuteczność Ponieważ ocena działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych przez MEN w ramach III Priorytetu PO KL nie jest jednoznacznie pozytywna i charakteryzuje się pewnymi lukami czy też niedostatkami, należy przyjąć, że powyższe cele nie są realizowane na oczekiwanym poziomie. W dotychczasowym kształcie działania informacyjno - promocyjne nie tworzą trójstopniowej komunikacji. Brakuje w nich przede wszystkich działań zakrojonych na szeroką skalę (etap promowanie możliwości), mających na celu zainteresowanie potencjalnych beneficjentów (co de facto znajduje swoje odzwierciedlenie w niskim stopniu wykorzystania alokacji na działania konkursowe). Nie w pełni wykorzystany jest także potencjał informacji bezpośredniej (spotkania, szkolenia), które wydaje się niezmiernie ważnym źródłem informacji dla wielu grup potencjalnych beneficjentów (w szczególności z sektora publicznego). W ramach etapu promowania możliwości widoczne są znaczące deficyty: Brakuje działań, w ramach których potencjalni beneficjenci zostaliby poinformowani o możliwościach wykorzystania Priorytetu III badani zgłaszają niedoinformowanie w tej kwestii i włączają ten obszar do szczególnie pożądanych w kwestii poszerzenia wiedzy. Poziom satysfakcji z wiedzy przekazywanej przez MEN obserwowany wśród potencjalnych beneficjentów w niektórych aspektach tylko nieznacznie przewyższa oceny negatywne. Najsłabiej oceniono wiedzę przekazywaną w obszarach ogólnych informacji warunkujących wstępne zainteresowanie Priorytetem a więc pod względem typów możliwych projektów, wysokości kwot dofinansowania, warunków dostępu i terminów naboru. Potencjał konferencji, szkoleń czy spotkań (które zdecydowanie ocenić należy, jako dobrą praktykę) nie jest w pełni wykorzystywany wydarzenia te omijają grupę potencjalnych beneficjentów, która deklaruje wysoki poziom zainteresowania tymi formami informacji. Szczególnie ważny wydaje się z punktu widzenia potencjalnych beneficjentów kontakt bezpośredni bardzo rzadko ułatwiany przez MEN. Nie wykorzystuje się potencjału mediów prasy, radia i telewizji niemal nikt z badanych nie stykał się z informacjami o III Priorytecie w tych źródłach, a mogłyby być to źródła inicjujące zainteresowanie wykorzystaniem Priorytetu. Złym przykładem wykorzystania tych mediów może być natomiast audycja Przystanek Edukacja. Pomimo bardzo wysoko ocenionej użyteczności i trafności audycji, program ten z racji na swój czas emisji nie miał szans dotarcia do szerszego grona potencjalnych beneficjentów. Warunki komunikacji bezpośredniej z MEN zostały ocenione raczej na niskim poziomie. Szczególnie niewykorzystany jest potencjał punktu informacyjnego, a w nim konsultacji osobistych. Badania wskazały też na możliwą (szczególnie w okresie przeciążenia konsultantów innymi obowiązkami zawodowymi) niską efektywność pozostałych kanałów kontaktu kontaktu owego oraz kontaktu telefonicznego. Dodatkowo nie ma wypracowanych procedur przekierowywania klientów do jednej komórki informacyjnej. W dotychczasowej komunikacji relatywnie mały nacisk położony był na jedną z istotnych grup potencjalnych beneficjentów, którymi są samorządy. Tymczasem grupa ta deklaruje ogromne zainteresowanie wykorzystaniem środków z III Priorytetu i znaczące potrzeby informacyjne praktycznie we wszystkich obszarach tematycznych. 8 Strona

9 W ramach etapu ułatwiania dostępu do możliwości: Potencjalnym beneficjentom brakuje dobrej informacji praktycznej, wiedzy operacyjnej ułatwiającej odnajdywanie wiedzy o III Priorytecie oraz aplikowanie o środki. Z tego powodu z bardzo ciepłym odbiorem spotkał się cykl przewodników Fundusze Unijne dla Oświaty bardzo dobrze wpisujący się w wytyczne Planu Komunikacji (dobra praktyka). Konferencje czy wydarzenia organizowane przez MEN rzadko dotyczą praktycznych aspektów potrzebnych dla skutecznego aplikowania czy realizacji projektów zaś to właśnie wiedza operacyjna jest pożądana przez wnioskodawców i potencjalnych beneficjentów. Z punktu widzenia istniejących potrzeb, zbyt mało jest bezpośrednich spotkań i szkoleń, których znacznie podkreślali zarówno potencjalni beneficjenci jak i wnioskodawcy. Pozytywnie na tym tle wyróżnia się strona internetowa (szczególnie po zmianach) jest ona oceniana pozytywnie w kontekście ułatwiania dostępu. Niewątpliwie dobrym rozwiązaniem jest zakładka Przewodnik beneficjenta na stronie internetowej, gdzie zamieszczane są ważne i kluczowe dla sprawnej realizacji projektów informacje. Zdecydowanie pozytywnie ocenić należy natomiast działania IP MEN w ramach etapu ułatwiania wdrażania Wnioskodawcy pozytywnie oceniają kontakty z MEN, chwalą możliwości komunikacji związane z przydzieleniem opiekuna projektu i wskazują jedynie na drobne niedostatki związane z opóźnieniami w przekazywaniu informacji. W zakresie wykorzystywanych narzędzi komunikacji niemal w pełni wykorzystywany jest Internet pewne niedostatki dotyczą niedostatecznego wykorzystania narzędzi aktywizujących, np. newsletterów czy zaproszeń na wydarzenia. Z publikacjami czy broszurami zetknęła się ponad połowa badanych, natomiast niewystarczająco wykorzystywano narzędzia związane ze szkoleniami oraz artykuły prasowe kontakt z tymi formami deklaruje relatywnie mniej badanych, a tymczasem należą one do repertuaru pożądanych (i zalecanych) narzędzi komunikacji. Zdecydowanie niewykorzystany jest potencjał Punktu Informacyjnego. Warto także zastanowić się nad większą współpracą z ROEFS, a także Punktami Informacyjnymi o Funduszach Europejskich.. Poziom 3: Treść komunikacji W zakresie wytycznych Planu Komunikacji PO KL odnośnie sposobu prezentowania informacji o Programie działania informacyjne MEN przez grupę docelową wnioskodawców i potencjalnych beneficjentów zostały ocenione dość wysoko: Język komunikacji oceniono jako prosty, dostosowany do potrzeb odbiorców. Materiały informacyjne zawierają łatwo przyswajalne, proste informacje (w szczególności broszury, program Przystanek Edukacja, strona internetowa), zaś osoby o bogatszych doświadczeniach nie mają już problemu w poruszaniu się po bardziej hermetycznych i zaawansowanych dokumentach (np. dokumentacja konkursowa czy wytyczne). Materiały informacyjne zostały też opracowane zgodne z wytycznymi szukania powiązań i przedstawienia kontekstu lokalnego pozytywnie w tym względzie wyróżniają się zwłaszcza poradniki Fundusze unijne dla oświaty oraz Przystanek Edukacja, które spełniają także kryteria promowania przykładowych projektów i oryginalnych pomysłów. W dalszej komunikacji warto dalej promować dobre praktyki. 9 Strona

10 Cel 3: ocena systemu zarządzania działaniami informacyjnymi i promocyjnymi realizowanymi w ramach Priorytetu III PO KL, Główne pytania syntezy Jakie są główne bariery i problemy w zakresie informacji i promocji III Priorytetu POKL? Jakie zmiany w dotychczasowych działaniach należy wprowadzić, aby lepiej realizowane były cele komunikacji? Jak kształtują się relacje pomiędzy kosztami (zasoby finansowe, zasoby ludzkie, poświęcony czas) a osiągniętymi efektami działań informacyjno-promocyjnych realizowanymi przez IP MEN? Czy można osiągnąć przybliżone efekty w połączeniu z mniejszymi kosztami? Czy można osiągać lepsze rezultaty przy ponoszonych kosztach? Główne kryteria ewaluacji Efektywność czy i w jaki sposób nakłady ponoszone w trakcie realizacji działań informacyjnopromocyjnych prowadzonych przez IP MEN (zasoby finansowe, zasoby ludzkie, poświęcony czas) pozwoliły osiągnąć zamierzone rezultaty? Dotychczasowe działania IP MEN w zakresie informacji i promocji, w świetle zebranych danych, oceniać można na trzech wymiarach: organizacyjnym, planowania strategicznego oraz wykonawczym dotyczącym konkretnych produktów/działań w obszarze komunikacji. W dwóch pierwszych obszarach da się zauważyć pewne niedociągnięcia, które rzutować mogą na skuteczność działań IP MEN w zakresie wdrażania III Priorytetu. Obszar trzeci ocenić należy pozytywnie, o czym piszemy w poprzednim podrozdziale. Po pierwsze zwrócić należy uwagę, iż IP MEN z pewnym opóźnieniem rozpoczęła zintensyfikowane działania w zakresie informacji i promocji III Priorytetu. Do połowy 2009 roku, prowadzone były one raczej na niewielką skalę, w sposób nieusystematyzowany, co skutkowało niewykorzystaniem budżetu Pomocy Technicznej przeznaczonego na ten cel. Znacząca zmiana nastąpiła wraz z podpisaniem umowy o współpracę z Fundacją Fundusz Współpracy. Krok ten pozwolił do połowy 2010 roku zrealizować wiele, bardzo pozytywnie ocenionych działań w zakresie informacji i promocji, a zarazem zapewnić efektywność działań w zakresie informacji i promocji, choć można mieć tu pewne zastrzeżenia co do wysokości kosztów operacyjnych FWW, które stanowiły ponad 50% kosztów merytorycznych. Przeznaczenie choć części tej kwoty bezpośrednio na rozsądne działania informacyjno promocyjne (np. artykuły sponsorowane) przyczynić mogłoby się do zwiększenia poziomu poinformowania o Priorytecie. Z drugiej natomiast strony, zaprzestanie współpracy z FWW, bez jednoczesnego przygotowania organizacyjnego doprowadziło do ponownego spowolnienia tempa działań w tym obszarze. W obliczu istniejących potrzeb informacyjnych, obecna efektywność IP MEN wydaje się ograniczona, tym razem jednak poprzez braki/problemy w zasobach organizacyjno kadrowych, które są niewystarczające z punktu widzenia konieczności intensyfikacji działań w obszarze informacji i promocji. Biorąc pod uwagę konkretne Działania informacyjno promocyjne, efektywność finansową IP MEN w zakresie informacji i promocji, oprócz wysokich kosztów operacyjnych Fundacji Fundusz Współpracy, obniżają także wydatki nietrafione działania informacyjno promocyjne (przede wszystkim audycję Przystanek Edukacja oraz zbyt duży nakład niektórych publikacji w stosunku do potrzeb). W wymiarze organizacyjnym, podstawowym problemem w zakresie prowadzenia działań informacyjno promocyjnych przez IP MEN, który bez wątpienia przekłada się na niższą skuteczność realizowanych działań jest przede wszystkim brak wypracowanych mechanizmów planowania i monitoringu w zakresie informacji i promocji. Dotychczasowy sposób sporządzania rocznych planów działań w zakresie informacji i promocji wskazuje na brak ogólnej wizji i 10 Strona

11 strategicznego myślenia w tym obszarze, na co bez wątpienia złożył się szereg zmian organizacyjno kadrowych, które nie sprzyjały ciągłości i konsekwencji działania. Z punktu widzenia realizowanych zadań w obszarze informacji i promocji konieczne wydaje się usprawnienie działań IP w wymiarze organizacyjnym. Zwrócić należy tu przede wszystkim uwagę na opracowanie koniecznych procedur/standardów w obszarze działań związanych z informacją i promocją, większe usamodzielnienie pracowników, a także zapewnienie większej spójności wewnętrznej poprzez polepszenie współpracy między DFS a innymi Departamentami. Nade wszystko konieczne jest natomiast podjęcie decyzji odnośnie zasobów zaangażowanych w działania informacyjno promocyjne, albo w kierunku ich zwiększenia i samodzielnej realizacji, lub też w kierunku ich outsourcingu. Rekomendacje Działania przewidziane do realizacji w ramach III Priorytetu nie należą bez wątpienia do najłatwiejszych. Wymagają od potencjalnych beneficjentów dużego zaangażowania, inicjatywy i potencjału do wprowadzania innowacyjnych rozwiązań podnoszących jakość szeroko rozumianej oświaty. Dodatkowo Priorytet ten, w przeciwieństwie do Priorytetu IV (Szkolnictwo wyższe i nauka) nie ma w jednoznaczny sposób zdefiniowanej grupy potencjalnych beneficjentów, co ułatwiałoby formułowanie spójnego przekazu i komunikację. Dane dotyczące postępu kontraktacji w ramach PO KL wskazują na szczególnie małe wykorzystanie alokacji w dwóch spośród trzech dostępnych Poddziałań konkursowych (Poddziałanie oraz 3.4.3). W sytuacji tej, szczególne znaczenie zyskują działania w obszarze informacji i promocji. Przeprowadzona analiza wskazuje na konieczność intensyfikacji działań w tym obszarze, co niechybnie wiązać musi się z pewnymi zmianami w zakresie procesów i organizacji systemu informacji i promocji na poziomie Instytucji. Poniżej przedstawiamy najważniejsze rekomendacje. SYSTEM ZARZĄDZANIA Organizacja działań w zakresie informacji i promocji Zasoby zaangażowane w działania ze strony IP MEN Współpr aca na poziomie IP MEN Opracowanie i wdrożenie procedur/standardów określających działania w obszarze informacji i promocji. Zalecane byłoby zwiększenie samodzielności pracowników ds. informacji i promocji tak, aby byli oni umocowani do podejmowania decyzji w zakresie realizowanych działań w wymiarze operacyjnym (kształt ulotki, wybór gadżetów itp.). Należy rozważyć zatrudnienie dodatkowej osoby tylko i wyłącznie do obsługi punktu informacyjnego. Należy podjąć działania na rzecz poprawy tzn. pamięci instytucjonalnej w obszarze informacji i promocji. Powinny zostać opracowane procedury dotyczące sposobu i zakresu informacji przekazywanych przez odchodzących pracowników. Dodatkowo wskazane jest prowadzenie przez pracowników bazy wiedzy zawierającej doświadczenia i przemyślenia w zakresie informacji i promocji. Konieczne wydaje się szybkie podjęcie decyzji w sprawie podpisania umowy z ewentualnym podwykonawcą działań w zakresie informacji i promocji. Obecny stan swoistego zawieszenia nie sprzyja podejmowaniu i planowaniu działań w zakresie informacji i promocji. W przypadku rezygnacji ze współpracy z podwykonawcą, należy zwiększyć i przeorganizować zasoby zaangażowane w działania informacyjno promocyjne. Należy większą wagę i nacisk położyć na kształcenie i szkolenia pracowników w obszarze zadań związanych informacją i promocją. Zwiększenie współpracy miedzy DKS a DFS. Zobligowanie pracowników DFS do przekazywania pracownikom ds. informacji i promocji wszelkich potencjalnie ważnych i ciekawych informacji, które mogą być wykorzystane w 11 Strona

12 Planowanie działań w zakresie informacji i promocji. Monitoring i kontrola obszarze informacji i promocji. Konieczne jest położenie większego nacisku na poinformowanie pracowników zajmujących stanowiska ds. informacji i promocji w zakresie strategii i planów związanych z wdrażaniem III Priorytetu PO KL (np. w formie dostarczanych kwartalnie wytycznych/informacji). Należy opracować reguły/standardy dotyczące sposobu planowania działań w zakresie informacji i promocji. W większym niż dotychczas stopniu należy w tym względzie wykorzystywać zarówno wiedzę instytucjonalną pochodzącą od innych pracowników i kierownictwa, jak i wiedzę fachową. W proces planowania można włączyć innych różnych pracowników DFS, pytając ich o doświadczenia i pomysły (np. poprzez regularne spotkania, czy ankiety wysyłane do pracowników DFS). Proces planowania powinien być procesem grupowym, a nie tak jak dotychczas procesem sekwencyjnym, w którym różne ogniwa działają bez porozumienia i niezależnie od siebie. Rekomendowane jest także: o większe wykorzystanie niż dotychczas dostępnych badań i ekspertyz w zakresie prowadzonych działań informacyjno promocyjnych (dotyczących ogólnie FE, EFS, czy też innych Programów) o opracowanie narzędzi umożliwiających stały monitoring poziomu satysfakcji i potrzeb odbiorców działań informacyjno promocyjnych (ankiety na stronach, ankiety ). 12 Strona

13 DZIAŁANIA W ZAKRESIE INFORMACJI I PROMOCJI Zdecydowanie rekomendowane jest zwiększenie spójności podejmowanych działań. W tym celu konieczne jest przyjęcie strategicznego podejścia przy planowaniu działań zbudowanie spójnej strategii komunikacji dla Priorytetu III wypełnienie zdiagnozowanych obecnie luk. Ogólna strategia i konkretne narzędzia Przy budowaniu/uzupełnianiu strategii komunikacji należy pamiętać przede wszystkim o działaniach zakrojonych na szeroką skalę (etap promowanie możliwości), mających na celu zainteresowanie potencjalnych beneficjentów. o sprofilowane na odbiorców kanały informacji takie jak prasa branżowa, czy portale branżowe. o szersze wykorzystanie takich mediów jak prasa, radio, telewizja. W przypadku prasy dobrym rozwiązaniem są np. artykuły sponsorowane. o w radiu i telewizji warto zaś umieszczać treści dotyczące Priorytetu w programach/audycjach o charakterze informacyjno publicystycznym. o większe wykorzystanie bezpośredniego kanału komunikacji, którym są targi, o imprezy wystawiennicze. położenie nacisku w dotarciu do jednostek samorządu terytorialnego oraz szkół i uczelni wyższych o Pewne zmiany wydają się także konieczne w komunikacji drugiego szczebla ułatwienie dostępu do możliwości, w tym aspekcie rekomendujemy: zwiększenie nakładu pozytywnie ocenionych przewodników: Fundusze unijne dla oświaty przemyślany sposób dystrybucji tych poradników stargetowany na określone grupy odbiorców (np. bezpośrednio do urzędów gmin, regionalnych IP czy kuratoriów oświaty). Znaczne zwiększenie liczby bezpośrednich spotkań z potencjalnymi beneficjentami. Zdecydowane zwiększenie wykorzystania potencjału Punktu informacyjnego: Można rozważyć kilka modyfikacji w zakresie organizacji strony internetowej (np. dodanie FAQ, zamieszczenie odnośników do portalu Funduszy Europejskich. 13 Strona

14 2 Abstract From July to December 2010, Laboratorium Badań Społecznych sp. z o.o. conducted a study regarding information and promotion activities carried out by the Intermediary Body (IB) Ministry of National Education (MNE) within Priority III of the OP HC for Poland s Ministry of National Education. The goal was to evaluate the system for managing information and promotion activities conducted within Priority III of OP HC, to assess all the information and promotion methods and tools used (together with assessment of their conformity to the Communication Plan of the OP HC and Information and Promotion Activity Plans of Priority III of the OP HC for the years 2007, 2008, 2009 and 2010) as well as to assess the influence and significance of information and promotion activities to date in regard to disseminating information and raising people s knowledge, shaping awareness of structural funds (taking particular account of Priority III of the OP HC), and increasing the ability to obtain and use the said funds. The evaluation was carried out in line with the rule of triangulation of methods, techniques and research stages. Both quantitative and qualitative data was used in the analysis, and documentation was also analysed. The project comprised in-depth interviews (IDIs) conducted with representatives of IB MNE, beneficiaries and potential beneficiaries of Priority III (N=12) and computer-assisted telephone interviews (CATI) on a sample of 600 beneficiaries and potential beneficiaries of Priority III, as well as a mystery client study investigating the quality of inperson, , and telephone-based customer service rendered by the OP HC Information Point at the IB MNE and the Public Communication Department of the MNE. Information and promotion materials used by the IB MNE were also subjected to expert assessment (the web site, publications and television programme). We present below in synthetic form the main conclusions arising from the research in relation to the research goals and the criteria adopted for the evaluation. GOAL 1: Assessment of the influence and significance of information and promotion activities to date in regard to disseminating information and raising knowledge, shaping awareness of structural funds (taking particular account of Priority III of the OP HC), and increasing the ability to obtain and make use of the said funds. The main questions of the synthesis: To what degree are the information and promotion activities conducted by the IB MNE contributing to the achievement of the defined goals? Do the methods and tools of communication used in the information and promotion activities conducted by the IB MNE contribute to the effective execution of these activities, and in what way do they do so? Is the scope and scale of measures taken in regard to information and promotion appropriate from the point of view of the goals? The main evaluation criterion: Effectiveness to what degree do the information and promotion activities conducted by the IB MNE contribute to achieving the goals? The goals of the information and promotion activities were defined as follows in the Communication Plan for the OP HC: to raise public awareness at a national, regional and local level in regard to the functions fulfilled by the European Social Fund, 14 Strona

15 to publicise the benefits deriving from the utilisation of EU funds and, indirectly, from integration with the European Union, to help and support beneficiaries in the process of obtaining funds from the European Social Fund via professional information, motivation, consulting and support, to identify channels for conveying information and getting through to all groups of potential beneficiaries with detailed information (tailored to specific needs) regarding funds available from the ESF, to ensure beneficiaries with proper information about products within specific priorities of the OP HC in order to enable them to apply effectively for funds. In light of the research conducted, the effectiveness of activities related to information and promotion of Priority III conducted by the IB MNE should be rated rather negatively. Such a picture is the result above all of ineffectively reaching target groups with basic and general information about the Priority essential for them to consider the option of applying for funds. The poor level of effectiveness in this area becomes particularly significant in light of the data showing a low level of usage of allocations within the Priority. The level of knowledge regarding Priority III of the OP HC among potential beneficiaries, as well as among current applicants, should be assessed as low, which is the main obstacle (including in the respondents opinions) to obtaining these funds: The declared level of interest among potential beneficiaries in obtaining financial support via Priority III is not very high. Altogether 6% of potential beneficiaries and 18% of current beneficiaries expressed a definite intention to apply for funds in Priority III. In addition it has to be noted that the greatest interest was in Sub-measure 3.3.4, the allocation for which is mostly already exhausted. The most important reason why potential beneficiaries have not yet applied for subsidies via Priority III or do not plan to do so in the future is the shortage of information or knowledge on the matter. What is notable here is that this reason applies to over half the potential beneficiaries. Just under half the potential beneficiaries had heard of Priority III of the OP HC. The level of awareness of this Priority is notably the lowest among higher places of learning. In addition it should be pointed out that the knowledge possessed by the potential beneficiaries regarding Priority III is in most cases only very superficial and general; as many as 58% of this group claimed not to know of any types of support within this Priority. Only a slightly higher percentage of current applicants feel informed. Many of them are only aware of the options they are currently using. Overall, in light of the data regarding utilisation of the allocations, the level of awareness (spontaneous and prompted) of subsidies related to Sub-measures and should be recognised as insufficient. Two thirds of the potential beneficiaries and almost one in five current project promoters consider their level of knowledge insufficient from the point of view of effective application for a subsidy within Priority III. This applies equally to basic knowledge of the possibilities related to the Priority and strictly procedural knowledge, e.g. regarding project implementation. Awareness of the Ministry of National Education as the institution involved in implementing Priority III of the OP HC should be acknowledged is dissatisfactory. Only 50% of the potential beneficiaries spontaneously mentioned the MNE as an institution related to Priority III, while among applicants only 79% (sic!) indicated MNE. On the other hand the effectiveness at providing information to project promoters and applicants who had already decided to apply for a subsidy through this Priority should be rated positively. The 15 Strona

16 study revealed that the vast majority of applicants (probably also partially due to their experience in applying for European Union funds) rated the activities of the IB MNE positively in regard to providing information of a procedural nature, regarding the application process, and pertaining to project implementation. Overall most of the applicants covered by the study did not encounter any problems at all in obtaining the information they needed at any stage of project life. 77% noted no difficulties at the application stage, 85% had no problems at the contract signing stage, and 90% saw no difficulties in obtaining information at the project implementation stage. One can thus easily see that according to the applicants declarations, the further along the path of the project s life, the easier it is to obtain information. This is probably linked to them being more proficient in finding their way around the available sources and searching for the information they need. Knowledge of the OP HC and Priority III is not spread evenly among the potential beneficiaries, and is not reaching certain groups at all particularly higher places of learning and schools of different levels, as well as local government bodies. The findings of this study indicate, among other things, specific needs of schools and local government bodies in regard to active forms of conveying information and more basic operational knowledge delivered in the form of training and consultation. In the meantime information may be directed to the other types of institution via the Internet, supporting these groups with active forms only in specific areas of knowledge (e.g. in the event of change in regulations or new types of information). The research also confirmed the well-known rule that needs in information and promotion depend on previous experience. This means that activities should already differ at this stage, depending on the type of beneficiary and their experience with Priority III or European Funds in general: Updating and paying attention to the quality of the Internet site, as well as communication (e.g. by ) regarding new options, events, guidelines and current assessment criteria, etc., will suffice for those applicants with substantial experience as long as no significant changes occur in the system. This group displays much greater independence in searching for information, although they would also undoubtedly appreciate the possibility of exchanging experience, e.g. during meetings. Potential beneficiaries and applicants with little experience require a much broader range of information instruments both regarding current subsidies available and in the area of instrumental knowledge (of an explanatory, instructional character). People with a demanding attitude, who expect certain actions to be facilitated for them or even taken out of their hands, are also sometimes present in this group. Goal 2: Assessment of all information and promotion tools used, together with assessment of their conformity to the guidelines of the Communication Plan of the OP HC and the Information and Promotion Activity Plan for Priority III of the OP HC for 2007, 2008, 2009 and 2010, The main question of the synthesis: Are the Institution s activities consistent? In which areas, if at all, do information gaps occur? Are activities duplicating one another? 16 Strona

17 Are there new and as yet unused forms of promotion and information which are worth considering in the context of future plans? What are good and bad practices in regard to information and promotion of Priority III of the OPHC? Do the activities and goals adopted in specific information and promotion activities conducted by the IB MNE respond to the needs of the target groups? Which activities should be reduced in scope? Which activities would it be worth broadening? The main evaluation criteria Usefulness do the information and promotion activities carried out by the IB MNE satisfy the needs of the target groups, and to what degree? Relevance do the goals adopted in the specific information and promotion activities carried out by the IB MNE reflect the needs of the target groups, and to what degree? Many of the information and promotion activities of the IB MNE should be rated very positively for how they are carried out and for their overall usefulness. These include without a doubt the conferences organised, publications, and well-conceived gadgets. On the other hand, the channels and forms of communication used to date seem insufficient and do not comprise coherent and comprehensive communication regarding Priority III of the OP HC. As such, the evaluation of the usefulness and relevance of information and promotion activities conducted by the IB MNE is not clear-cut. In a micro respect, applying only to activities undertaken to date, it is very high. However, when considering the low level of awareness of Priority III of the OP HC as well as the enormous informational needs, particularly among potential beneficiaries, the global relevance and usefulness of the information and promotion activities of the IB MNE should be rated as rather poor. Overall the activities of the IB MNE in regard to information about and promotion of Priority III of the OP HC should be assessed as conforming to the main demands regarding information and promotion for the OP HC. However, one may get the impression that until now the activities of the IB MNE have covered the programme minimum as defined in the Communication Plan, without taking advantage of or developing in their own way many of the recommendations contained within this plan. The usefulness and relevance of information activities may be assessed on the three dimensions which the Communication Plan of the OP HC also refers to. These are: Communications strategy Communications tools Communication content We summarise the main conclusions in these three areas below. Levels 1 and 2: Communications strategy and tools The Communication Plan of the Operational Programme Human Capital recommends adopting a three-step communications strategy distinguishing three stages: Promoting the subsidies available Facilitating access to these subsidies Facilitating implementation Applicants and potential beneficiaries participating in the research are covered by goals related to communication aimed at creating and enabling better execution of projects actions in which the important thing is to increase awareness of the existence of specific subsidies for appropriate target groups by informing them using communication addressed directly to them and applying methods of 17 Strona

18 group or individual communication, and then getting them involved in and facilitating their participation in projects (Communication Plan, pp. 9-10). The goals of this communication were defined as follows: Noticeability of the subsidies, transparency Effective implementation accessibility, quality, effectiveness Because assessment of information and promotion activities conducted by the MNE in Priority III of the OP HC is not unambiguously positive, and shows certain gaps or shortcomings, one should assume that the above goals are not being achieved at the expected standard. In their shape to date, the information and promotion activities do not form three-step communication. Above all, they lack broad-scale activities (the stage of promoting the subsidies available), aimed at generating interest among potential beneficiaries (which, de facto, is reflected in low utilisation of allocations for competition measures). In addition the potential of direct information (meetings, training), which seems an exceedingly important source of information for many groups of potential beneficiaries and in particular in the public sector, is not fully used. In the stage of promoting subsidies there are significant deficits visible: There is a shortage of activities via which potential beneficiaries would be informed about the possibilities of taking advantage of Priority III. Respondents claimed to be uninformed in this area, and included it among those particularly desired in regard to expanding their knowledge. The level of satisfaction with the information conveyed by the MNE observed among potential beneficiaries was, in certain aspects, only slightly above the level of unfavourable ratings. Ratings were the poorest for information conveyed in general areas, responsible for initial interest in the Priority and thus in regard to the types of possible project, the size of subsidies, conditions for access, and dates for the calls for proposals. The potential of conferences, training and meetings (which should most definitely be considered good practices) is not fully used. Such events are bypassing a group of potential beneficiaries who claim to be highly interested in such forms of information. Contact in person, very rarely facilitated by the MNE, would seem particularly important from the point of view of potential beneficiaries. Media potential in the press, radio and television is not used. Almost none of the respondents had encountered information regarding Priority III in these media, although they could be sources initiating interest in the Priority. An example of poor utilisation of these media could be the programme Przystanek Edukacja. Despite the usefulness and relevance of the programme being rated very highly, because of its time of broadcast this programme had no chance of getting through to a broader group of potential beneficiaries. The conditions of direct communication with the MNE were rated rather poorly. Particularly underused is the potential of the information point and personal consultation in it. The research also indicated possible poor effectiveness of the other channels of contact, via and by telephone, particularly in the period when consultants are overburdened with other work duties). In addition, there are no developed procedures for putting clients through to a single information cell. In communication to date there has been relatively weak emphasis on one of the important groups of potential beneficiaries, namely local government bodies. In the meantime this group claims to be enormously interested in taking advantage of funds available via Priority III and has significant information needs in practically all the subject areas. In the stage of facilitating access to the subsidies available: 18 Strona

19 Potential beneficiaries lack good practical information and operational knowledge making it easier to find information about Priority III and apply for funds. Because of this there was a very warm reception for the series of handbooks Fundusze Unijne dla Oświaty [EU Funds for Education] reflecting very well the guidelines of the Communication Plan (as a good practice). Conferences or events organised by the MNE rarely deal with the practical aspects needed for effectively applying for or implementing projects, yet it is precisely operational knowledge that is desired by applicants and potential beneficiaries. From the point of view of the needs that exist, there are too few in-person meetings and trainings, the importance of which was stressed both by potential beneficiaries and by applicants. The Internet site stands out positively against this background, particularly following the changes made. It was rated positively for facilitating access. The Przewodnik beneficjenta [Beneficiary s Guide] sub-page, providing important information of key importance for effective project implementation, is undoubtedly a good feature here. On the other hand, the activities of the IB MNE in regard to the stage of facilitating implementation should be rated very positively: Applicants gave positive ratings for their contacts with the MNE, and praised the possibilities of communication involving the assignment of project coordinator, and only indicated minor shortcomings related to delays in the provision of information. As for the tools of communication, the Internet proved a tool used almost to the full with the shortcomings indicated applying to insufficient usage of stimulating tools, e.g. newsletters or invitations to events. Over half the respondents had come across publications or brochures, while tools involving training and press articles proved insufficiently used; contact with these forms was declared by relatively fewer respondents, although they are part of the group of desired (and recommended) tools of communication. Particularly poor use is made of the potential of the Information Point. It would also be worth considering greater cooperation with European Social Fund Regional Centres as well as Information Points for European Funds. Level 3: Communication content In regard to the guidelines of the OP HC Communication Plan regarding how information about the Programme should be presented, the information activities of MNE were rated quite highly by the target group of applicants and potential beneficiaries: The language used for the communication was rated as simple and tailored to users needs. The information materials contain easily assimilable and simple information (in particular brochures, the programme Przystanek Edukacja, and the Internet site), while those with more substantial experience no longer have problems negotiating around the hermetic and advanced documents (e.g. competition documentation or guidelines). The information materials were also compiled in line with the guidelines for searching for references and presenting the local context in which respect the guides Fundusze unijne dla oświaty [EU funds for education] and Przystanek Edukacje (also fulfilling the criteria of promoting example projects and original ideas) stand out positively. In further communication it would be worth continuing the promotion of good practices. 19 Strona

20 Goal 3: assessment of the system for managing information and promotion activities conducted within Priority III of the OP HC. The main questions of the synthesis: What are the main obstacles and problems in regard to information and promotion of OPHC Priority III? What changes in activities to date should be made to better fulfil the communication goals? What are the relations between costs (financial resources, human resources, time devoted) and the effects achieved by the information and promotion activities carried out by the IB MNE? Could similar effects be achieved combined with lower costs? Could better results be achieved with the costs incurred? The main evaluation criteria: Effectiveness did the expenditure on the information and promotion activities carried out by the IB MNE (financial resources, human resources, time devoted) enable achievement of the intended results, and in what way? The activities to date conducted by the IB MNE in regard to information and promotion may, in light of the data gathered, be assessed on three dimensions: organisational, strategic planning, and execution of specific products / actions in the field of communication. In the first two areas one can see certain shortcomings which may influence the effectiveness of IB MNE activities related to Priority III implementation. The third area should be rated positively, as we wrote about in the previous sub-chapter. Firstly, it needs to be pointed out that the IB MNE commenced intensified activities in information for and promotion of Priority III with some delay. Up until mid 2009 such activities were on a rather small scale, and they were conducted in a non-systematised manner (leading to poor utilisation of the Technical Assistance budget allocated for this purpose). A significant change occurred following the signing of a contract for cooperation with the Cooperation Fund Foundation (CFF). This step meant that by mid 2010 many very positively rated activities in the area of information and promotion had been carried out, and the effectiveness of such activities was also ensured, although one may have certain reservations regarding the level of CFF operational costs, constituting over 50% of the actual information and promotion costs. Allocating even a part of this sum directly for sensible information and promotion activities (e.g. sponsored articles) could have contributed to more people being informed about the Priority. On the other hand, the cessation of cooperation with the CFF, with no simultaneous organisational preparation, led to the pace of activities in this area slowing down once again. In the face of the information needs that exist, the current effectiveness of the IB MNE seems limited, but this time due to shortages and problems in organisational and staff resources, insufficient when considering the necessity of intensifying activities in information and promotion. When taking into account specific information and promotion activities, the financial effectiveness of the IB MNE in regard to information and promotion is reduced apart from by the high operational costs of the Cooperation Fund Foundation also by expenditure on ineffective information and promotion activities (above all the Przystanek Edukacja programme and print-runs for certain publications significantly exceeding requirements). In the organisational dimension, the primary problem in conducting information and promotion activities by the IB MNE, which is undoubtedly reflected in lower effectiveness of activities carried out, is the absence of mechanisms developed for planning and monitoring related to information and promotion. The manner used to date for drawing up annual action plans in regard to information and promotion suggests that there is no overall vision or strategic thinking in this area, which was undoubtedly contributed to by a number of organisational and staff changes that were not conducive to continuity and consistency in the activities. 20 Strona