Zarz dzenie Nr IV/48/2016 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego. z dnia 20 stycznia 2016 r

Transkrypt

1 Zarz dzenie Nr IV/48/2016 Prezydenta Miasta z dnia 20 stycznia 2016 r w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski zamówie publicznych, których warto nie przekracza wyra onej w złotych równowarto ci euro. Na podstawie art. 30 ust. 1, ust.2 pkt 3 i art. 33 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorz dzie gminnym (Dz. U. z 2015r., poz z pó n. zmianami) oraz w zwi zku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówie publicznych (Dz.U. z 2015r., poz. 2164) i art.44 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz 885 z pó n. zmianami) - zarz dza si,co nast puje: 1. Wprowadza si Regulamin udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski, zamówie publicznych o warto ci szacunkowej nie przekraczaj cej równowarto ci kwoty euro, stanowi cy zał cznik do niniejszego zarz dzenia. 2. Traci moc Zarz dzenie Nr III/223/2014 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski zamówie publicznych, których warto nie przekracza wyra onej w złotych równowarto ci euro zmienione Zarz dzeniem Nr IV/ 265/2015 Prezydenta Miasta z dnia 21 maja 2015 r zmieniaj ce zarz dzenie w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski zamówie publicznych, których warto nie przekracza wyra onej w złotych równowarto ci euro Wykonanie zarz dzenia powierza si naczelnikom wydziałów, a tak e kierownikom równorz dnych komórek organizacyjnych Urz du Miasta Ostrowca wietokrzyskiego. 2. Zaleca si kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Ostrowiec wi tokrzyski nie posiadaj cych osobowo ci prawnej uwzgl dnienie w przyjmowanych w swoich jednostkach regulaminach uregulowa zawartych w niniejszym zarz dzeniu. 4. Zarz dzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania.

2 Zał cznik do Zarz dzenia Nr IV/48/2016 Prezydenta Miasta z dnia 20 stycznia 2016 Regulamin udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski zamówie publicznych o warto ci szacunkowej nie przekraczaj cej równowarto ci kwoty euro. 1. Zasady ogólne 1. Zamówienia, których warto szacunkowa netto nie przekracza równowarto ci kwoty euro, mog by dokonywane w oparciu o uproszczone procedury okre lone niniejszym regulaminem, z pomini ciem procedur i trybów zawartych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamówie publicznych zwanym w skrócie Pzp. 1a. Do zamówie publicznych o warto ci powy ej 20 tys. PLN netto, dofinansowanych ze rodków Unii Europejskiej stosuje si Wytyczne w zakresie kwalifikowalno ci wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójno ci na lata z dnia 10 kwietnia 2015r. 2. Oszacowania warto ci zamówienia dokonuje z nale yt staranno ci merytoryczny pracownik wydziału w oparciu o zapisy uchwały bud etowej i stosuj c odpowiednio przepisy art ustawy Pzp. 3. Wybór wykonawcy przeprowadza si stosuj c jedn z poni szych form post powania: 1) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej i na tablicy ogłosze zamawiaj cego, 2) poprzez przekazanie zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, 3) w wyj tkowych przypadkach, gdy zachodzi pilna obiektywna potrzeba natychmiastowego udzielenia zamówienia lub gdy z przyczyn technicznych, organizacyjnych lub technologicznych uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy na uzasadniony wniosek naczelnika wydziału Prezydent Miasta mo e wyrazi zgod na odst pienie od niniejszej procedury. 2. Procedury zamówie o warto ci od euro do euro. 1. Naczelnik wydziału wyst puje do Prezydenta Miasta z wnioskiem o wyra enie zgody na udzielenie zamówienia o warto ci od do euro. 1

3 Wniosek winien zawiera : 1) okre lenie przedmiotu zamówienia, 2) wymagany termin wykonania zamówienia, 3) aktualn warto zamówienia wraz ze wskazaniem daty ustalenia warto ci zamówienia i osoby, która tego ustalenia dokonała, 4) wskazanie ródła finansowania zamówienia (pozycji w bud ecie), 5) parafy i piecz tki pracownika ds. Przetargów i Zamówie Publicznych potwierdzaj cej, e zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówie publicznych, 6) proponowan form wyboru wykonawcy wraz z uzasadnieniem, 2. Po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta pracownik merytoryczny przygotowuje zapytanie ofertowe zwane w dalszej cz ci Regulaminu zapytaniem, które zawiera wszystkie dane niezb dne do zło enia oferty cenowej w tym: 1) wymagania w stosunku do oferenta, je eli s konieczne, 2) dat i godzin oraz miejsce zło enia oferty, 3) termin realizacji zamówienia, 4) nazwisko i telefon osoby uprawnionej do udzielania dodatkowych wyja nie, 5) pouczenie, e cena ofertowa netto nie mo e przekroczy równowarto ci euro oraz e zaoferowana cena mo e by negocjowana (w dół). Do zapytania je eli specyfika tego wymaga doł cza si dodatkowe informacje np. przedmiar robót, specyfikacj techniczn wykonania i odbioru robót, program funkcjonalnoprzestrzenny, wykaz zamawianych urz dze itp. Zapytanie podpisane przez naczelnika wydziału/kierownika równorz dnej komórki organizacyjnej Urz du Miasta, w zale no ci od wyboru formy wyboru wykonawcy, zamieszcza si na tablicy ogłosze zamawiaj cego, na jego stronie internetowej w specjalnym folderze zamówienia o warto ci poni ej euro lub wysyła do potencjalnych wykonawców. 3. Termin składania ofert winien umo liwi wszystkim zainteresowanym przygotowanie i zło enie oferty. Przyjmuje si, e termin ten nie mo e by krótszy ni 5 dni od daty opublikowania zapytania lub dostarczenia potencjalnym wykonawcom. 4. Oferty mog by składane zarówno w formie pisemnej jak i w inny sposób (faxem, em) we wskazanym miejscu w wydziale udzielaj cym zamówienia. 2

4 5. Oferty rozpatruje 3-osobowy zespół pracowników wydziału pod przewodnictwem naczelnika lub jego zast pcy, z udziałem w charakterze doradcy pracownika ds. Przetargów i Zamówie Publicznych. Dopuszczalna jest negocjacja ceny i innych warunków wykonania zamówienia, tak e z wykorzystaniem telefonu, faxu i poczty elektronicznej. 6. Zespół wybiera najkorzystniejsz ofert, tj. ofert z najni sz cen wzgl dnie ofert, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnosz cych si do przedmiotu zamówienia, takich jak np. jako, funkcjonalno, parametry techniczne, termin wykonania itp. 7. Z post powania sporz dza si protokół, którego wzór stanowi zał cznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. 8. Protokół jest podstaw zawarcia pisemnej umowy miedzy zamawiaj cym i wybranym oferentem i winien by doł czony do egzemplarza umowy pozostaj cego u zamawiaj cego. 3. Procedury zamówie o niskiej warto ci (do równowarto ci kwoty euro). 1. Decyzj o realizacji zamówienia o warto ci nie przekraczaj cej równowarto ci euro podejmuje, Wiceprezydenci, Sekretarz Miasta lub Naczelnicy Wydziałów w ramach swoich uprawnie, w oparciu o plan finansowy bud et w cz ci realizowanej przez wła ciwy merytorycznie wydział urz du. 2. Pracownik merytoryczny wydziału przeprowadza rozpoznanie cenowe w wybranej przez siebie formie (telefon, fax, em, zaproszenie do składania ofert, zaproszenie do negocjacji) przynajmniej z trzema oferentami. 3. W przypadku braku takiej ilo ci potencjalnych oferentów pracownik odnotowuje ten fakt w tre ci notatki, o której mowa w pkt Z przeprowadzonego rozpoznania cenowego pracownik sporz dza notatk w/g wzoru stanowi cego zał cznik Nr 2 do niniejszego regulaminu. Notatka jest zał cznikiem do kopii zamówienia przechowywanej u zamawiaj cego. 5. Do udzielania zamówie, o których mowa w niniejszym paragrafie, stosuje si pisemne zamówienie skierowane do wybranego wykonawcy. Pisemnej formy zamówienia mo na nie stosowa przy zakupach artykułów powszechnie dost pnych o warto ci do 1000,00 zł. 6. W przypadkach uzasadnionych dopuszcza si mo liwo zawarcia pisemnej umowy mi dzy zamawiaj cym a wykonawc. 3

5 7. W terminie do 31 stycznia wydziały/równorz dne komórki organizacyjne UM przekazuj do pracownika ds. Przetargów i Zamówie Publicznych informacj o udzielonych zamówieniach w poprzednim roku. 4. Postanowienia ko cowe. 1. Pracownika ds. Przetargów i Zamówie Publicznych prowadzi rejestr udzielonych zamówie o warto ci od do euro. 2. Po zako czeniu post powania dokumentacja jest przechowywana w wydziale, który przeprowadzał post powanie (u pracownika odpowiedzialnego za realizacj danego zamówienia). 2a.Archiwizacja dokumentacji zamówie publicznych dofinansowywanych ze rodków Unii Europejskiej b dzie odbywa si zgodnie z art. 140 Rozporz dzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiaj cego wspólne przepisy dotycz ce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójno ci, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiaj cego przepisy ogólne dotycz ce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójno ci i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylaj cego rozporz dzenie Rady (WE) nr 1083/ Nadzór nad przestrzeganiem niniejszego regulaminu powierza si Sekretarzowi Miasta. 4. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie maj zastosowanie przepisy obowi zuj cego prawa, a w szczególno ci Prawa zamówie publicznych, ustawy o finansach publicznych oraz Kodeksu cywilnego. 4

6 Zał cznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówie publicznych poni ej euro. Protokół z przeprowadzonego post powania o zamówienie publiczne o warto ci mniejszej ni wyra ona w zł równowarto euro i wi kszej ni wyra ona w zł. równowarto euro (zgodnie z art.4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r Prawo zamówie publicznych - Dz.U. z 2015 r., poz.2164 ustawy nie stosuje si ). 1. Przedmiot zamówienia: Warto szacunkowa zamówienia...zł netto ustalona w oparciu o rodki na realizacj zamówienia s zabezpieczone w bud ecie miasta poz:... Zgod na realizacj zamówienia wyraził w dniu Zapytanie ofertowe zamieszczono/przekazano w dniu W oznaczonym terminie oferty zło yli nastepuj cy wykonawcy: L.p. Nazwa i adres wykonawcy Cena brutto Uwagi W wyniku rozpatrzenia ofert i negocjacji dodatkowych (je li miały miejsce) wybrano nastepujac ofert : (Nazwa i adres wykonawcy, cena netto, cena brutto, ewentualnie inne elementy podlegaja ce ocenie) Uzasadniene wyboru: Podpisy osób uczestnicz cych w post powaniu:. Imi i nazwisko Podpis

7 Notatka Zał cznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówie publicznych poni ej euro. z procedury udzielenia zamówienia o warto ci do euro netto 1. Zamówienie na (nale y poda istotne dane) Termin realizacji.. 3. Przewidywana warto zamówienia Pozycja w bud ecie finansuj ca zamówienie Rozpoznanie cenowe (poda nazw firmy i cen ).. Wybrano oferte.... cena zł +VAT.%=. zł 6. Inne istotne elementy (np.terminy dostawy, wykonanie usługi, jako szczególnie przy wyborze dro szej oferty). 7. Inne uwagi (obowi zkowo do wypełnienia w przypadku mniejszej ni wymagana liczba ofert) Podpis Naczelnika wła ciwego wydziału Podpis pracownika prowadz cego rozpoznanie cenowe...