WYMAGANIA TECHNICZNE I FUNKCJONALNE. Wszystkie pozycje z tabel oznaczone Tak/ Nie lub oferowany parametr muszą zostać wypełnione.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 8 do SIWZ RZP WYMAGANIA TECHNICZNE I FUNKCJONALNE Wszystkie pozycje z tabel oznaczone Tak/ Nie lub oferowany parametr muszą zostać wypełnione. Dla pozycji Tak/Nie : Tak w przypadku, kiedy oferowany System posiada wymaganą cechę; Nie w przypadku, kiedy oferowany System nie posiada wymaganej cechy. W kolumnie oferowany parametr dla każdej pozycji należy podać opis wymaganego parametru w oferowanym rozwiązaniu. Projekt techniczny 1. Projekt techniczny w zakresie konfiguracji sprzętowo-programowej oraz funkcjonalności poszczególnych elementów zamówienia, uwzględniający obecnie eksploatowane w Ministerstwie systemy, które będą współpracowały z SOD (np. poczta elektroniczna, podsystem dyskowy itp.) 2. Projekt jest rozwiązaniem kompleksowym i daje możliwość rozwoju Systemu. 3. Projekt Systemu uwzględnia istniejącą w Ministerstwie infrastrukturę sprzętowoprogramową (sprzęt, oprogramowanie systemowe i narzędziowe, licencje itp.) 4. Projekt budowy Systemu wykorzystuję istniejącą infrastrukturę sieciową (przełączniki, podłączanie sieciowe itp.) 5. Projekt zawiera opracowanie scenariuszy testów integracyjnych. 6. Projekt zawiera opracowanie środowiska backupowego dla potrzeb prawidłowego i bezpiecznego gromadzenia dokumentów (w rozumieniu zabezpieczenia przed utratą danych) Usługi 1. Wykonanie Systemu zabezpieczeń (backupów) wszystkich istotnych komponentów rozwiązania związanego z budową SOD. 2. Instalacja i konfiguracja wszystkich komponentów będących przedmiotem zamówienia. 3. Serwis wszelkiego sprzętu wymienionego w przedmiocie zamówienia, oferowanego przez Oferenta w okresie jego okres gwarancji. 4. Serwis gwarancyjny wszelkiego sprzętu objętego Zamówieniem 5 Usługa wsparcia opisana szczegółowo w pkt zał. nr 1 do SIWZ Oprogramowanie 1. W ramach zamówienia Wykonawca przekaże Zamawiającemu bezterminowe licencje do oprogramowania klasy workflow, na bazie którego zostanie utworzona platforma SOD, dla 260 nazwanych użytkowników Systemu (do 260 zalogowanych równocześnie). 1

2 2. W ramach zamówienia Wykonawca przekaże Zamawiającemu bezterminowe licencje do innego oprogramowania, na bazie którego zostanie utworzona platforma SOD 3. Wykonawca wykona oraz dostarczy oprogramowanie dedykowane bądź wprowadzi niezbędne modyfikację w celu zapewniania wszelkich wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dla SOD. 4. Wykonawca dostarczy Aplikacje Intranetową użytkownika końcowego umożliwiającą pracę z Systemem SOD. 5. Wykonawca wykona oraz uruchomi w Systemie wypełni skonfigurowane procesy obiegu spraw zgodnie z pkt. 6.2, 6.3 i 6.4. zał. nr 1 do SIWZ. 6. Wykonawca wykona oraz dostarczy Moduł Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz zintegruje go z eksploatowaną w MI platformą e-puap. 7. Wykonawca wykona oraz dostarczy Moduł Definiowania Procesów. 8. Wykonawca wykona oraz dostarczy Moduł Definiowania Formularzy Elektronicznych 9. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do całości oprogramowania wytworzonego przez Wykonawcę (aplikacji dedykowanych) oraz udzieli prawa do modyfikacji takiego oprogramowania dla potrzeb własnych Zamawiającego, wraz z dokumentacją i opisem. Ponadto Wykonawca zapewni w ramach zamówienia - nabycie licencji do oprogramowania wytworzonego przez osoby trzecie, które jest dostępne na rynku, i na którego bazie zostanie utworzona platforma SOD. Dokumentacja 1. Wykonawca wykona oraz dostarczy dokumentacje projektową 2. Wykonawca wykona oraz dostarczy dokumentacje systemową 3. Wykonawca wykona oraz dostarczy dokumentacje powykonawczą, uwzględniającą wszystkie elementy przedmiotu zamówienia oraz komponenty obecnie eksploatowane na serwerach Zamawiającego, a powiązane z SOD. 4. Wykonawca wykona oraz dostarczy dokumentację eksploatacyjno-administracyjną uwzględniającą wszystkie elementy przedmiotu zamówienia. 5. Wykonawca wykona oraz podręczniki użytkownika końcowego Instrukcja obsługi. Szkolenia 1. Wykonawca zapewni szkolenia dla użytkowników Systemu, do 300 osób 2. Wykonawca zapewni szkolenia dla administratorów do 6 osób 3. Wykonawca zapewni szkolenia dla projektantów aplikacji do 4 osób Wymagania ogólne 1. System jest nowoczesny i zgodny ze stosowanymi na dzień zawarcia umowy uznanymi na rynku standardami technicznymi w zakresie dostarczanego sprzętu, oprogramowania, a także przyjętych rozwiązań oraz gwarantujący Zamawiającemu możliwość jego dalszej rozbudowy i unowocześnienia. 2. System umożliwia rozwoju w oparciu o dostarczone w ramach jego budowy narzędzia oraz wygodną implementację procesów przewidzianych do wdrożenia w terminie późniejszym. 3. System posiada konstrukcję modułową, umożliwiającą niezależne i stopniowe 2

3 uruchamianie różnych funkcjonalności. 4. Budowa Systemu zakłada użycie zestandaryzowanych metod i procedur w celu uproszczenia zarządzania procesem rozwoju, wdrożenia i eksploatowania Systemu, adaptacji do zmieniających się warunków zewnętrznych czy też zapewnienia zakładanego poziomu bezpieczeństwa. 5. System jest w pełni skonfigurowany i przygotowany do realizacji wszystkich wymaganych funkcjonalności. 6. Architektura Systemu ma budowę trójwarstwową (serwer bazy danych, serwer aplikacyjny, aplikacja użytkownika). 7. System zapewnia mechanizm słowników systemowych zapobiegających redundancji danych. 8. Interfejs Systemu jest w języku polskim - oznacza to, że wszystkie elementy Systemu, jak również wszelkie komunikaty, powiadomienia, alerty, czy też informacje przesyłane do użytkowników w inny sposób, np. pocztą elektroniczną. 9. System posiada funkcja pełnotekstowego indeksowania i wyszukiwania uwzględniacą polską składnię i fleksję 10. System posiada jednolity, intuicyjny i przejrzysty interfejs graficzny oraz zawiera mechanizmy umożliwiające rozbudowę interfejsu użytkownika poprzez udostępnienie API (Application Programming Interface). 11. Obsługa Systemu przez użytkowników odbywa się przy użyciu przeglądarki internetowej. Interfejs aplikacji jest zgodny ze standardem XHTML 1.0 Transitional, a na potrzeby prezentacji treści muszą zostać wykorzystane arkusze stylów CSS, tak, by korzystanie z niego było możliwe za pomocą wszystkich przeglądarek WWW obsługujących te standardy. 12. System obsługuje szablony stron określające sposób wyświetlania wszystkich elementów składowych strony. 13. Szablony serwisu (wygląd i nawigacja) zmieniane są bez ingerencji w treść oznacza to, że zmiana wyglądu nie będzie pociągała za sobą koniczność odtwarzania treści serwisu. 14. System zapewnia obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej. Konstrukcja Systemu oparta o JRWA; uprawnienia, grupy i role użytkowników są zdefiniowane w strukturze organizacyjnej. 15. System umożliwia prowadzenie, co najmniej, następujących ewidencji: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, ewidencji struktury organizacyjnej Urzędu i stanowisk pracy wraz z pracownikami (użytkownikami Systemu), ewidencji spraw, ewidencji dokumentów, ewidencji dokumentów archiwalnych, ewidencji ścieżek przetwarzania spraw, rejestru obiegu dokumentów papierowych. 16. System umożliwia wykorzystanie funkcjonalności podpisu cyfrowego, w tym możliwość wykorzystania wbudowanego niekwalifikowanego cyfrowego podpisu elektronicznego również do autoryzacji użytkownika w Systemie. 17. System zapewnia sprawne funkcjonowania mechanizmów typowych dla rozwiązań z dziedziny zarządzania dokumentami, w szczególności: prawa dostępu, hierarchia dokumentów, powiadomienia i dekretacje. 18. Wydajność Systemu umożliwia przetwarzanie do około 0,5 mln dokumentów w ciągu roku, przy wstępnym założeniu, że dokument liczy średnio około 5 stron. (Należy 3

4 przyjąć, że każdego roku ilość dokumentów będzie rosła o ok. 10%.) 19. Funkcjonalność Systemu umożliwia grupowanie dokumentów, ich katalogowanie oraz wyszukiwanie. 20. System umożliwia gromadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej sprawy w postaci elektronicznego folderu, który zawiera, co najmniej, następujące typy obiektów: załączniki w postaci plików lub referencji do plików, referencje do innych spraw, notatki. 21. System jest niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny itp.) służących do tworzenia i uaktualniania poszczególnych dokumentów przez pracowników Urzędu. Dla dokumentów pakietu Microsoft Office musi zapewnić bezpośrednią integrację z poziomu Systemu, tj. otwarcie dokumentu bezpośrednio z Systemu, edycja dokumentu w odpowiednim narzędziu pakietu Office oraz zapisanie do Systemu bezpośrednio z aplikacji Office. 22. System posiada wbudowany kontekstowy plik pomocy dający użytkownikowi możliwość łatwego i szybkiego sięgania po potrzebne informacje. 23. Wielkość repozytorium, w którym przechowywane są dokumenty jest ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera. 24. System zapewnia zgodność formatu metadanych eksportowanych dokumentów ze standardem tzw. paczki archiwalnej opracowanym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. 25. System wyposażony jest w komunikator typu Instant Messaging, pozwalający na wymianę wiadomości tekstowych zarówno między użytkownikami Systemu, jak i przekazywanie użytkownikowi komunikatów przez System; komunikator musi przekazywać wiadomości również wtedy, gdy użytkownik nie ma uruchomionego Systemu na swojej stacji roboczej. 26. System umożliwia obsługę wielu Kancelarii i sekretariatów. Zgodność z wymogami prawa 1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn.zm.). 3. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 656, z późn. zm.). 4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). 5. Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.). 6. Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 17, poz. 95). 7. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, 4

5 poz. 1204, z późn. zm.). 8. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz.1198). 9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. Nr 206 poz. 1518). 10. Zarządzenie Nr 35 Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury. 11. Zarządzenie Nr 36 Ministra Infrastruktury z dnia 30 kwietnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury jednolitego rzeczowego wykazu akt (Dz. Urz. MI Nr 8, poz. 45). 12. Zarządzenie Nr 37 Ministra Infrastruktury z dnia 30 kwietnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. MI Nr 8, poz. 46). 13. Zarządzenie Ministra Infrastruktury Nr 38 z dnia 30 kwietnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej (Dz. Urz. MI Nr 8, poz. 47). 14. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) 15. Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) 16. Zarządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych w Ministerstwie Infrastruktury 17. Zarządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 sierpnia 2010r. zmieniające zarządzenie w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych w Ministerstwie Infrastruktury 18. Zarządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 lipca 2010 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Ministerstwie Infrastruktury. Administracja uprawnieniami i zasobami 1. System zapewnia elastyczny i wielowarstwowy mechanizm zarządzania uprawnieniami (budowanie ról, grup oraz poziomów uprawnień) oraz odwzorowanie (modyfikację z zachowaniem historii zmian) struktury organizacyjnej z zachowaniem hierarchii podległości elementów organizacji Urzędu jednostek podległych, komórek organizacyjnych i stanowisk. 2. System umożliwia przyporządkowywanie użytkownika do wielu stanowisk (praca na wielu stanowiskach). 3. System posiada możliwość udzielania zastępstw przez pracowników oraz pracę w zastępstwie, przy czym w historii musi być widoczne, że w czasie zastępstwa czynności na obiekcie wykonała osoba zastępująca wraz z jej wskazaniem. 4. System zapewnia możliwość graficznego projektowania i prezentowania struktury organizacyjnej, jej elementów oraz hierarchii zależności i uprawnień użytkowników. 5

6 5. Wszystkie uprawnienia nadawane są na poziomie użytkownika, roli oraz grupy użytkowników. 6. System zapewnia dziedziczenie uprawnień z: folderu nadrzędnego, rodzaju/szablonu obiektu, użytkownika w Systemie. 7. System umożliwia zarządzanie wykorzystaniem zasobów, w szczególności monitorowanie obciążenia Systemu oraz zarządzanie uruchomionymi procesami. 8. System zapewnia możliwość uwierzytelniania się pracowników przy wykorzystaniu mechanizmów Active Directory Zamawiającego. Kontrola wersji i praca grupowa 1. System umożliwia wersjonowanie, ewidencjonowanie, przeglądanie, przywracanie starszych wersji dokumentów oraz automatyczne zarządzanie wersją przy publikacji dokumentów. 2. System umożliwia zarządzanie edycją i wersjami, a w szczególności prawo przywracania wersji, dopuszczone jedynie dla użytkownika o uprawnieniach właściciela dokumentu. 3. System umożliwia przechowywanie i udostępnianie szczegółowych informacji o historii edycji i dostępu do dokumentu. 4. System umożliwia automatyczne umieszczanie wersji dokumentu i historii edycji w metryce dokumentu. 5. System umożliwia usuwanie (anulowanie) dokumentu z bazy danych jedynie przez uprawnionego użytkownika. 6. System umożliwia wysyłanie powiadomień do grupy edycyjnej w przypadku dokonania zmian w dokumencie. Bezpieczeństwo 1. System zapewnia bezpieczeństwo komunikacji w pracy użytkownika z Systemem (np. poprzez zastosowanie mechanizmów SSL). 2. System cechuje się wysoką wydajnością i dostępnością usług. 3. System jest otwarty i skalowalny, tzn. umożliwiać niegraniczona rozbudowę w celu sprawnej jego adaptacji do istniejących ograniczeń infrastruktury technicznej i zmieniającej się liczby użytkowników. 4. System zapewnia ochronę zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami. 5. System używa mechanizmów zapisywania historii działań w celu logowania i raportowania na poziomie obiektu i atrybutu. 6. System umożliwia wybór zdarzeń, które mają być rejestrowane w logach systemowych, w szczególności, co najmniej, zdarzeń typu: niepowodzenie logowania do Systemu, rodzaj operacji wykonywanych na dokumencie/obiekcie w repozytorium, wszystkie operacje dodawania, edycji i usuwania treści/dokumentów publikowanych na portalach (działania redakcyjne), wszystkie zdarzenia dotyczące przebiegu procesu workflow, szczegóły wszystkich uruchamianych zadań wsadowych. 7. System wykorzystuje mechanizmy zachowania integralności danych. 8. System wykorzystuje struktury danych (baz danych systemu) odporne na uszkodzenia. 9. System umożliwia replikację bazy roboczej do bazy testowej dla celów szkoleniowych oraz ze względu na bezpieczeństwo aktualizacji. Indeksowanie i wyszukiwanie 6

7 1. System umożliwia pełnotekstowe indeksowanie i wyszukiwanie z uwzględnieniem polskiej fleksji oraz składni. 2. System umożliwia gramatyczną normalizację wyszukiwania dla języka polskiego, polegająca na tym, że wszystkie odmiany danego słowa podlegają indeksowaniu, oraz szukanie na podstawie jednej odmiany słowa daje rezultaty zawierające wszystkie odmiany danego słowa. 3. System umożliwia wyszukanie dowolnego obiektu (dokumentu, szablonu, folderu, pliku, itp.) w Systemie wg nazwy i dowolnych metadanych oraz umożliwia zapisywanie kryteriów wyszukiwania do ich ponownego wykorzystania. Archiwum zakładowe 1. System umożliwia przygotowanie i kategoryzację dokumentów/spraw w celu utworzenia Centralnego Archiwum Elektronicznego. 2. System umożliwia określenie klasy archiwalnej dla rejestrowanego dokumentu/sprawy. 3. System umożliwia tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego. 4. System zapewnia wsparcie procesu udostępniania w wersji elektronicznej wcześniej zarchiwizowanych dokumentów w formie papierowej. 5. System umożliwia tworzenie spisu dokumentów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do Archiwum Państwowego. Wymagania Funkcjonalne Wymagania ogólne 1. System umożliwia definiowanie i prowadzenie rejestrów urzędowych (departamentalnych, wydziałowych, innych), wprowadzanie korespondencji, spraw oraz dokumentów (dowolne pliki elektroniczne) do zdefiniowanych wcześniej rejestrów. Daje możliwość drukowania raportów i zestawień ze zdefiniowanych rejestrów. 2. Funkcjonalność Systemu umożliwia odnotowanie w Systemie położenia dokumentu i rejestracji przemieszczenia pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu oryginałów papierowych oraz dokumentów niepodlegających digitalizacji, tzn. istniejących tylko w postaci papierowej, poprzez zapis, co najmniej: lokalizacji, użytkownika i czasu. 3. System umożliwia przyjęcie korespondencji poprzez: rejestrację w Systemie, oznakowanie oryginału pisma kodem, np. kreskowym, skanowanie: koperty, pisma przewodniego, całości lub części załączników. 4. System umożliwia skanowanie dokumentów, z możliwością pracy w trybie skanowania wielu dokumentów w serii i przypisywania ich do rejestrowanych w Systemie dokumentów, jako załączniki, folder elektroniczny, plik dokumentów. 5. System umożliwia obsługę skanerów wyposażonych w interfejs TWAIN z poziomu aplikacji. 6. Istnieje możliwość skanowania dwustronnego z podajnika, ponownego skanowania wybranych stron, zapisu dokumentu o definiowanej jakości skanów oraz natychmiastową wizualizację i kontrolę operatorską jakości skanów wraz z możliwością powtórnego skanowania i zamiany stron nieprawidłowo obrazowanych w module skanującym. 7. System umożliwia współpracę z modułem OCR. 7

8 8. System umożliwia dekretację sprawy do departamentu / wydziału / osoby w zależności od uprawnień oraz informacji o historii sprawy. Dekretacja może odbywać się zgodnie ze zdefiniowaną w procesie ścieżką lub wg szczególnych potrzeb bezpośrednio z listy dopuszczonych przez System odbiorców, wraz z rejestrowaniem historii. 9. System umożliwia monitorowanie procesów i sygnalizowanie administratorowi Systemu powtarzających się procedur dekretacji definiowanych ad hoc w celu redefinicji istniejącej lub opracowaniu nowej procedury. 10. System zapewni możliwość procedowania sprawy / przygotowania pism wychodzących / przekazywania i wprowadzania poprawek wnoszonych przez innych uczestników procedury, np.: przełożonych, konsultantów. 11. System zapewnia możliwość akceptacji i zatwierdzania dokumentów elektronicznych w SOD. Przekazywania uwag dotyczących sprawy i przygotowanego dokumentu. 12. System posiada mechanizm powiadamiania użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu nowych dokumentów i poleceń. 13. System umożliwia wydruku ostatecznej wersji dokumentu w celu podpisania i opieczętowania go przez osobę upoważnioną do tej czynności. 14. System zapewnia możliwość przekazania dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym. 15. System umożliwia weryfikację podpisu elektronicznego uzyskanego zgodnie z właściwymi przepisami prawa, złożonego na przychodzących dokumentach elektronicznych. 16. System zapewnia mechanizm podpisywania wysyłanych dokumentów bezpiecznym podpisem elektronicznym. 17. System zapewnia obsługę podpisu elektronicznego uwierzytelnianego z użyciem kwalifikowanego certyfikatu wystawionego przez dowolne centrum certyfikacyjne. 18. System zapewnia możliwość monitorowania realizacji procesów wspieranych przez SOD wraz z możliwością określenia miejsca w organizacji w jakim znajduję się uruchomiany proces. 19. System umożliwia eksport historii sprawy do pliku w formie tekstowej. 20. System zapewnia pełnotekstowe wyszukiwanie w treści dokumentów elektronicznych przechowywanych w repozytorium dokumentowym, co najmniej dla następujących formatów: txt, pdf, doc(x), rtf, xls, odf oraz wyszukiwanie na podstawie atrybutów sprawy i pisma. Ponadto zapewnienia dostępu do poszukiwanych informacji i dokumentów z wykorzystaniem wyszukiwarek, w tym kontekstowych, według zadanych kryteriów: np. numeru dokumentu i/lub nazwiska nadawcy, autora, adresata, czy nazwy firmy, numeru sprawy, dat zatwierdzania, przyjmowania, edycji, adresów nadawcy/odbiorcy/nieruchomości. 21. System zapewni wykonywanie kopii zapasowej aplikacji oraz posiada mechanizm archiwizacji dokumentów elektronicznych zgodnie z JRWA. 22. System umożliwia graficzne definiowanie ścieżek obiegu dokumentów. 23. System umożliwia śledzenie stanu sprawy. 24. System daje możliwość integracji z systemem poczty elektronicznej użytkowników zdefiniowanych u Zamawiającego w Active Directory. 25. System daje możliwość tworzenia listy osób, uprawnionych do dostępu do dokumentu/sprawy opatrzonej odpowiednią kategorią dokumentu. Dla każdego użytkownika musi być możliwość definiowania praw do odczytu i edycji, automatycznie dopisywanych do uprawnień dokumentu, który dana osoba, dla której został stworzony profil, utworzyła lub otrzymała w wyniku dekretacji. 26. System posiada funkcjonalności organizowania pracy grupowej, wyznaczania zadań z wykorzystaniem kalendarzy prywatnych i grupowych, planowania i monitorowania terminów realizacji spraw oraz powiadamiania o zagrożeniach i przekroczeniach terminów. 27. System zapewnienia możliwości dostosowania wyświetlanych elementów do 8

9 indywidualnych (definiowanych) preferencji użytkowników. 28. System posiada wbudowany lub zintegrowany z Systemem generator raportów. 29. System umożliwia dostępność wszystkich raportów z poziomu interfejsu Systemu. 30. System umożliwia parametryzowanie raportów przez użytkownika końcowego. 31. System daje możliwość konfiguracji w taki sposób by zakres danych prezentowanych w raporcie był zależny od uprawnień posiadanych przez użytkownika który go wykonuje. 32. System posiada predefiniowane raporty dotyczące korespondencji przychodzącej, wychodzącej, dokumentów, pism i spraw, w tym: wydruk dziennika pism, które w określonym dniu, przedziale czasu wpłynęły do określonej komórki organizacyjnej, wysłano z określonej komórki organizacyjnej, pocztowa książka nadawcza, liczba załatwionych spraw w jednostkach organizacyjnych oraz wydziałach, ilość przydzielonych zadań w jednostce organizacyjnej, raport terminowości wykonywania przez pracowników zleconych im zadań, książka adresowa, spis spraw, zestawienie czasu przetwarzania sprawy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych oraz czasu przetwarzania jednakowego typu sprawy w danej jednostce, 33. System umożliwia rejestrację szczegółowych informacji, związanych z całym cyklem życia dokumentów i realizowanych spraw (np. adres nadawcy, nazwa nadawcy, nr sprawy, data przyjęcia, data rejestracji, data przekazania, miejsce przekazania, miejsce przechowywania, data zapisu, określenie użytkownika rejestrującego dokument oraz komórka organizacyjna, do której dekretowano sprawę, numer lub powiązane numery dokumentów (wiele numerów, jeśli pismo przypisane jest do kilku różnych ewidencji, lub na etapie procedowania zmieniana jest numeracja sprawy), sprawy i dokumenty powiązane oraz informacje o nich, kategoria dokumentu/sprawy, rodzaj dokumentu/sprawy, status dokumentu/sprawy, priorytet sprawy, komórka i osoba odpowiedzialna za załatwienie sprawy itd.). 34. System zapewnie powiązania dokumentów z innymi dokumentami, sprawami, instytucjami, osobami. Istotne powiązania muszą być wyświetlane wprost na ekranie. 35. System umożliwia opisanie dokumentów za pomocą metryki zawierającej najważniejsze informacje(np. dane teleadresowe) o danym dokumencie w przypadku formularzy elektronicznych odpowiednie pola powinny być wypełnione automatycznie. 36. System posiada metrykę korespondencji przychodzącej, która posiada co najmniej takie pola jak: data na dokumencie, data wpływu ( podpowiadana przez System, z możliwością jej modyfikacji dla uprawnionych użytkowników), typ dokumentu, sposób dostarczenia (osobiście, poczta, mailem, faksem, przez ESP, EPUAP); nadawca/ odbiorca, opis korespondencji ( streszczenie pisma), nr zawarty na piśmie, opis załączników pozostających w formie papierowej, lista załączników. 37. System umożliwia zapisanie w metryce dokumentu dowolnej ilości numerów zewnętrznych z pisma (rodzaj i numer). 38. System umożliwia określenie rodzaju dokumentu przychodzącego za pomocą pola słownikowego. Powinna istnieć możliwość dodania dowolnego typu pola do słownika. 39. System umożliwia wykorzystanie słownika GUS (TERYT) w zakresie miejscowości oraz ulic. System musi posiadać mechanizm podpowiadający ze słownikowane już ulice i ich kody. 9

10 40. Przy stosowaniu słowników TERYT istnieje możliwość wprowadzenia także danych, których nie ma w słowniku TERYT lecz ich dodanie powinno być poprzedzone komunikatem ostrzegawczym. 41. System zapewnia możliwość przypisania nadawcy bądź adresata z bazy interesantów. 42. System posiada możliwość zaimportowania dostarczonej przez Zamawiającego bazy teleadresowej urzędów z którymi współpracuję. 43. System umożliwia automatyczne podpowiadanie odbiorcy (wnioskodawca, strony) korespondencji na podstawie wbudowanego w system słownika kontrahentów (mieszkańców, pracowników itp ). 44. System umożliwia wstępną rejestrację pism, nadając numer w książce podawczej Urzędu oraz umożliwiać późniejsze uzupełnienie pozostałych pól w trakcie pełnej rejestracji pisma Wstępna rejestracja pisma winna odnotowywać minimum datę wpływu i liczbę załączników oraz generować potwierdzenie złożenia dokumentów w Kancelarii Urzędu. Dokumenty takie winny być opatrywane etykietami ewidencyjnymi z numerem oraz listą załączników złożonych z dokumentem. 45. System umożliwia wygenerowanie pliku zawierającego dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej. 46. System umożliwia przyjmowanie korespondencji przychodzącej złożonej pocztą elektroniczną na adres Urzędu bądź komórki organizacyjnej poprzez formularze elektroniczne. 47. System umożliwia rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących papierowych oraz elektronicznych za pośrednictwem ESP, epuap, , fax. 48. System umożliwia wczytanie i w formacie.eml" lub msg i zarejestrowanie ich w Systemie jako pismo. 49. System umożliwia wyświetlanie różnych zestawów pól dla jednego dokumentu w zależności od etapu przetwarzania (np. wprowadzanie w Kancelarii, dekretacja). 50. System umożliwia rejestrowanie dokumentu potwierdzającego dostarczenie pisma adresatowi (tzw zwrotka). 51. System umożliwia drukowanie potwierdzenia przyjęcia dla dokumentów od interesanta (odpowiednik pieczęci wpływu przybijanej na kopii dokumentu dla interesanta) zawierającego datę wpływu pisma, numer pod którym zostało zarejestrowane we właściwym rejestrze, dane interesanta, dane komórki która zarejestrowała pismo, temat pisma, oraz dane dodatkowe: numer kodu kreskowego identyfikujący dokument i umożliwiający sprawdzenie stanu załatwienia swojej sprawy przez interesanta. 52. System umożliwia oznaczanie kodem kreskowym dokumentu papierowego (nadruk lub naklejka), ewidencjonowanie w Systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego oraz wyszukanie w Systemie (danych ewidencyjnych) dokumentu przy użyciu czytnika kodów kreskowych. 53. System uwzględnia możliwość zmiany struktury organizacyjnej Ministerstwa i wynikające stąd konsekwencje /np. zmiany nazw i kodów departamentów/biur, podziały lub łączenia jednostek organizacyjnych Ministerstwa, zmiany w RWA/. 54. System umożliwia indywidualne dostosowywanie wyświetlanych zestawów pól w formularzu sprawy w zależności od kroku procesu obsługi. 55. System daje możliwość dodawania dat poprzez wybór daty z kalendarza lub wypełnienie pola. Wszystkie pola daty powinny zawierać zdefiniowane maski odpowiadające wymaganym formatom daty. Pole z datą wpływu wypełniane jest automatycznie. 56. System posiada mechanizmy ochrony przed duplikacją pism w Systemie. Automatyczna weryfikacja ma przebiegać na podstawie metadanych opisujących pismo wprowadzonych przez użytkownika. W przypadku wykrycia podejrzenia duplikacji System przedstawia listę podejrzeń duplikatów i możliwość wybrania co najmniej jednej z opcji dalszego postępowania (m.in. dołączenie pisma do sprawy, dołączenie jako załącznik, rejestrację jako nowe pismo, etc.) 57. System daje możliwość tworzenia zestawień pism przychodzących w Systemie (w tym z możliwością określenia zakresu danych, odfiltrowania i sortowania wyszukiwanych 10

11 danych). 58. System umożliwia generowanie dokumentów na podstawie szablonów. Szablony dokumentów powinny być definiowane co najmniej w formatach RTF, DOC, XML. Wymagania w zakresie obsługi przychodzącej korespondencji zewnętrznej 1. System zapewnia obsługę funkcji skanowania dokumentów zgodną z pkt. 6.1, ppkt. 4, 5 i 6. zał. nr 1 do SIWZ. 2. System umożliwia wyświetlanie zeskanowanych dokumentów. 3. Wyszukiwanie i lokalizacja w Systemie dokumentów papierowych (oryginałów) odbywa się przy wykorzystaniu kodów kreskowych naniesionych na dokument. 4. Rejestracja oraz nadawanie unikalnego oznaczenia/kodu dokumentu jest zgodne z instrukcją Kancelaryjną Ministerstwa. 5. Rejestracja dokumentu oraz jego oznaczenie/kod uwzględnia dokumenty przewodnie oraz dołączone do niego załączniki. 6. System umożliwia drukowanie oznaczeń/kodów dokumentów na dokumencie lub/oraz etykiet z oznaczeniami/kodami dokumentów wraz z etykietami dla załączników do dokumentów przewodnich. 7. System umożliwia prezentacje danych związanych z dokumentem, tj. w szczególności: nr JRWA, nazwę nadawcy, rodzaj sprawy, wyszukiwanie kontekstowe, datę rejestracji pisma, nr pisma nadawcy, nazwisko i imię autora dokumentu, nr umowy, nr zamówienia itd. 8. System umożliwia wyszukiwanie użytkownika prowadzącego sprawę. 9. System umożliwia dekretację dokumentu do użytkownika prowadzącego sprawę, komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do realizacji sprawy. 10. System umożliwia tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej. 11. System umożliwia tworzenie potwierdzeń odbioru korespondencji dla Poczty Polskiej. 12. System umożliwia rejestrację nowej sprawy na podstawie przyjętego dokumentu. 13. System umożliwia rejestrowanie kolejnego dokumentu w sprawie będącej w trakcie załatwiania (nie zakończonej) 14. System umożliwia weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego nadawcy. 15. System umożliwia ustalanie i monitorowanie terminów realizacji spraw. 16. System współpracuje z systemem epuap. 17. System umożliwia wyznaczanie bieżącej ścieżki procedowania i przekazywania dokumentów zarówno dla wersji wyłącznie elektronicznej jaki i elektronicznej oraz papierowy równocześnie. 18. System umożliwia realizację zdefiniowanej ścieżki obiegu dokumentu w Ministerstwie zarówno dla wersji wyłącznie elektronicznej jaki i elektronicznej oraz papierowy równocześnie. 19. System umożliwia nadanie uprawnień dla wskazanych użytkowników odpowiedzialnych za rejestrację korespondencji w Systemie oraz wstępną dekretację. 20. System umożliwia rejestrację dokumentu przychodzącego, takiego, jak np.: faks. , telefonogram, wprowadzonego poza Kancelarią przez użytkowników posiadających niezbędne uprawnienia. 21. System zapewnienie gromadzenie wiedzy o danej sprawie lub piśmie w toku jego postępowania, w szczególności: statusy pisma i sprawy, komentarze, uwagi, dekretacje wraz z komentarzami. 11

12 22. System umożliwia skanowanie dokumentów na stacji roboczej bezpośrednio z poziomu aplikacji (interfejsu) użytkownika oraz ich zapis w formacie m.in. PDF, JPG, TIFF i dołączenie do sprawy. 23. System daje możliwość wydruku potwierdzenia przyjęcia korespondencji ze wskazaniem na numer pisma/sprawy lub na unikalny identyfikator nadawany dokumentowi podczas rejestracji w przypadku braku numeru pisma/sprawy. 24. System umożliwia przesłanie informacji o piśmie/sprawie lub innym zdarzeniu osobie lub grupie osób zainteresowanych włącznie z nadaniem określonych uprawnień do dokumentu (odczyt, edycja, opiniowanie). 25. System umożliwia oznakowanie/wyróżnienie pism, które nie zostały jeszcze skierowane do dekretacji. 26. System umożliwia przekazania dokumentu (dekretacji) do: sekretariatów, osób dekretujących, osób zajmujących się bezpośrednio procedowaniem danej sprawy. Wymagania dotyczące korespondencji wychodzącej 1. System posiada mechanizm wyszukiwania dokumentu na podstawie skanu kodu kreskowego, numeru JRWA, nadawcy. 2. System zapewnia obsługę wydruku dokumentów. 3. System posiada mechanizm generowania i wydruku kopert, w tym w szczególności: adresów, potwierdzenia odbioru, oznaczenia rodzajów korespondencji (np. polecony wraz z kodem kreskowym, priorytet). 4. System posiada mechanizm automatycznego rejestrowania dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną z podpisem elektronicznym. 5. System umożliwia rejestrację korespondencji wychodzącej w formie papierowej i elektronicznej. 6. System umożliwia tworzenie zestawień korespondencji poleconej, zwykłej, w formatach wymaganych przez Pocztę Polską SA. 7. System umożliwia wydruk dokumentów w trybie korespondencji seryjnej z wykorzystaniem danych teleadresowych zgromadzonych w SOD. 8. System umożliwia wydruk książki pocztowej na podstawie informacji zawartych w pismach przeznaczonych do wysłania. 9. System posiada mechanizm powiadamiania referenta sprawy o wysłaniu pisma. 10. System musi umożliwiać wysyłkę dokumentów w formie elektronicznej podpisanych podpisem kwalifikowanym za pośrednictwem platformy epuap. 11. Przy wysyłce dokumentów System umożliwia drukowanie etykiet oraz nadruków na potwierdzenie odbioru i koperty w formatach co najmniej: C4, C5, C System umożliwia rejestrowanie oraz powiązanie z odpowiednim dokumentem potwierdzenia dostarczenie pisma adresatowi (tzw. zwrotka). 13. System umożliwia ustawienia przez pracownika, w jaki sposób chce skierować korespondencję do adresata i przekazać ją do Kancelarii w celu wysłania. 14. System umożliwia definiowanie adresatów przesyłek. W szczególności System musi umożliwić wybór adresatów określonego typu ( wewnętrzny, zewnętrzny, ESP, fax, e- mail, etc.). 15. System umożliwia wybór adresata z bazy interesantów lub dodanie nowego adresata. 16. System umożliwia określenie parametrów przesyłki (w tym, m.in.: forma przesyłki, rodzaj z potwierdzeniem odbioru, czy za pobraniem, rodzaj priorytetu, czy poste restante, sposoby obsłużenia, sposoby postępowania z przesyłką, parametry i gabaryty 12

13 przesyłki). Wybór parametrów tam gdzie to możliwe powinien odbywać sie z list ze słownikowanych (listy słownikowe powinny podlegać edycji). 17. System umożliwia dokonywanie wysyłek w dwóch trybach - za pośrednictwem Kancelarii wysyłkowej oraz samodzielnie przez referentów. 18. System umożliwia dokonywanie wysyłki przez referentów w postaci elektronicznej ( , faks) bezpośrednio z Systemu. 19. Wysyłka dokumentów przez kancelarię wychodzącą wspiera agregację przesyłek do jednego adresata. 20. System umożliwia wykonywanie nadruków na kopertach popularnych formatów oraz potwierdzeniach odbioru, co najmniej krajowych i zagranicznych. 21. System umożliwia dokonywanie nadruków kodów kreskowych na zwrotkach potwierdzeniach odbioru. 22. W przypadku wysyłek wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru System umożliwia wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym z ZPO lub numerze sprawy oraz odnotowanie faktu doręczenia, bądź nie doręczenia przesyłki. 23. System umożliwia eksport dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, co najmniej do formatów: XLS, PDF, CSV, HTML. Wymagania w zakresie ogólnego obiegu korespondencji wewnątrz Ministerstwa 1. System umożliwia rejestrację dokumentu w sprawie poprzez powiązanie kategorii RWA z komórką organizacyjną Ministerstwa. 2. System umożliwia dołączanie dokumentów do akt sprawy. 3. System umożliwia dekretowanie dokumentów do osób odpowiedzialnych za procedowanie sprawy. 4. System umożliwia przydzielanie zadań. 5. System umożliwia monitorowanie terminów realizacji zadań. 6. System posiada mechanizm sygnalizowania (powiadamianie i alarmowanie) upływających granicznych terminów realizacji zadań. 7. System posiada mechanizm sygnalizowania (powiadamianie i alarmowanie) zadań, których termin realizacji jest zagrożony. 8. System umożliwia określenie miejsca przechowywania wersji papierowej dokumentu. 9. System umożliwia wyświetlanie zeskanowanego dokumentu. 10. System umożliwia określanie ścieżek zatwierdzania dokumentów, włącznie z uprawnieniem do ostatecznego zatwierdzania dokumentów. 11. System umożliwia rejestrację przekazywania, wypożyczania oryginałów dokumentów z sekretariatów komórek organizacyjnych Ministerstwa, z określeniem w szczególności: numeru identyfikacyjnego nazwy dokumentu, wypożyczającego / pobierającego, potwierdzeniem przyjęcia i zwrotu, określeniem daty operacji. 12. System posiada możliwość oznaczania spraw w zależności od stanu ich załatwienia minimum w trzech stanach (załatwione, przeterminowane, bieżące). Oznaczenie musi być łatwo identyfikowalne, np. przez kolor oznaczonej sprawy. Wymagania dotyczące procedury obsługi urlopów System musi zapewnić realizację procesu obiegu dokumentów w ramach obsługi urlopów dla pracowników Ministerstwa, zdefiniowanego w załączonym poglądowym Schemacie nr 5 oraz opisanej poniżej podstawowej funkcjonalności, w szczególności: 1. Wypełnienie przez użytkownika SOD wniosku urlopowego w postaci formularza elektronicznego. 13

14 2. Złożenie wniosku urlopowego. 3. Identyfikacja wniosku urlopowego. 4. Jednostką rejestrującą wniosek urlopowy jest Biuro Dyrektora Generalnego. 5. Weryfikacja dostępności urlopu do wykorzystania na podstawie: liczby dni urlopu wypoczynkowego, liczby dni urlopu szkoleniowego na podstawie Umowy o skierowanie na studia, liczby dni urlopu okolicznościowego należnego na podstawie ogólnych przepisów prawa np. ślub własny lub dziecka, zgony itp., liczby dni urlopu dodatkowego należnego na podstawie szczególnych przepisów prawa, np.: urlop kombatancki, orzeczenie o niepełnosprawności itp., na opiekę nad dzieckiem do lat 14 na podstawie daty urodzenia dziecka. Zaproponowane rozwiązanie musi być tak zrealizowane, aby w przypadku zmiany liczby przysługujących dni wolnych od pracy, wynikających ze zmiany prawa, nie powodowało zmian w oprogramowaniu. 6. Z chwilą wprowadzenia danych oraz wypełnienia formularza wniosku System automatycznie oblicza urlop należny, wykorzystany oraz pozostający do dyspozycji pracownika, prezentując użytkownikowi wyniki z uwzględnieniem niezbędnych informacji dotyczących wymiaru w poszczególnych kategoriach. 7. Wymagana jest funkcjonalność obsługi i wyliczania dostępnego urlopu na żądanie. Urlop ten jest należny w wymiarze 4 dni rocznie z puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym i nie przechodzi na rok następny. Niewykorzystane dni pozostają do dyspozycji pracownika w ramach urlopu wypoczynkowego. 8. Automatyczne definiowanie liczby dni urlopów okolicznościowych/dodatkowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawa w zakresie limitów urlopów okolicznościowych i celowych. 9. Lista urlopów oraz przysługujące liczby dni należy ustalić na podstawie przepisów aktualnych w okresie wdrożenia SOD. 10. Dostęp przełożonych do kalendarza osoby wnioskującej. 11. Zatwierdzanie wniosku urlopowego według przygotowanej ścieżki właściwej dla danego użytkownika. Wymagania dla modułu obsługi Elektronicznej Skrzynki Podawczej 1. System umożliwia integracje z eksploatowaną przez Ministerstwo elektroniczną skrzynką podawczą (ESP) na platformie epuap. Integracja ma zapewniać przezroczyste dla użytkownika przyjmowanie wniosków złożonych za pomocą platformy. 2. Współpraca SOD odbywa się poprzez konto MI na epuap, a komunikacja jest szyfrowana. 3. Dokumenty składane do skrzynki MI na epuap będą automatycznie dostępne w Systemie SOD. 4. System automatycznie rozpoznaje typ wniosku z epuap i na tej podstawie kwalifikuje go do odpowiedniego obiegu. 5. Generowanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) w myśl rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjnotechnicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200, poz. 1651). Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap. 6. System umożliwia przesyłanie poświadczenia przedłożenia nadawcy dokumentu elektronicznego. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap. 14

15 7. System umożliwia automatyczne przesyłanie UPO do nadawcy dokumentu elektronicznego / interesanta. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap. 8. System umożliwia odczytanie UPO przez interesanta oraz zapisanie go na wybranym nośniku danych. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap. 9. System umożliwia ewidencjonowanie, archiwizowanie i przechowywanie urzędowego poświadczenia odbioru przez okres wymagany prawem dla dokumentu tego rodzaju. 10. System zawiera adres schematu XSD, z którym dokumenty przychodzące zostaną zwalidowane. W przypadku niezgodności dokumentu ze wzorem, dokument nie zostanie przyjęty przez ESP. 11. System zapewnia możliwość automatycznej kategoryzacji (rozdzielnik wg spraw) wpływających wniosków. 12. System umożliwia obsługę przesyłanych wniosków podpisanych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym. 13. System umożliwia integrację z modułem definiowania formularzy elektronicznych (MDFE) w taki sposób, aby formularze przygotowane w MDFE były publikowane przy użyciu ESP. 14. System umożliwia weryfikację bezpiecznego podpisu elektronicznego, którym opatrzony jest dokument elektroniczny wpływający do skrzynki podawczej, w oparciu o certyfikat kwalifikowany wydany przez dowolnego wystawcę. 15. System umożliwia znakowanie dokumentów kwalifikowanym znacznikiem czasu wywołującym skutki daty pewnej. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap. 16. System umożliwia dostarczanie dokumentów interesantom zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664). 17. System umożliwia powiadomienie interesanta o oczekującym piśmie z informacją, gdzie można odebrać pismo. 18. System umożliwia autoryzację nadawcy przesyłki przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego. 19. System umożliwia wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru wniosku opatrzonego bezpiecznym podpisem nadawcy. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap. 20. System umożliwia znakowanie UPO kwalifikowanym znacznikiem czasu wywołującym skutki daty pewnej. 21. System udostępnia możliwość przesyłania informacji zwrotnej dotyczącej danej sprawy w postaci publikacji statusu sprawy automatycznie generowanego w Systemie obiegu dokumentów na każdym etapie procesu rozpatrywanej sprawy. 22. System umożliwia przesłanie decyzji/odpowiedzi w formie dokumentu elektronicznego do ESP i platformy epuap oraz wygenerowanie (podpisanie) Urzędowego Poświadczenia Doręczenia. 23. System zapewnia, że złożone dokumenty prezentowane będą w formie wizualnej w EOD w oparciu o wzory wniosków zarówno przechowywane w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów na platformie epuap jak i o lokalne wzory dokumentów. 24. System zapewnia przekazywanie dokumentów przygotowanych w SOD bezpośrednio do skrzynek wnioskodawców na ESP lub platformie epuap. 25. System pozwala na wysyłkę pisma/pism do wielu odbiorców na adresy skrytek epuap zdefiniowane w słowniku kontrahentów SOD (korespondencja seryjna). 26. System odbiera i przechowuje informacje zawierające Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) powiązane z dokumentami, których one dotyczą. 27. Wszystkie wysyłki elektroniczne są odnotowywane w rejestrze korespondencji wychodzącej. 15

16 Wymagania dla Modułu Definiowania Procesów 1. System umożliwia definiowanie procesów workflow przez przeszkolonego użytkownika. 2. System umożliwia definiowanie i wdrażanie procesów w edytorze graficznym, który pozwala na rysowanie procesu, określanie powiązań pomiędzy krokami oraz określanie parametrów danego kroku. 3. System umożliwia tworzenie procesu poprzez budowanie jego mapy z gotowych elementów i łączenie ich metodą przeciągnij i upuść. 4. System umożliwia zdefiniowanie zdarzeń, które są sygnalizowane em uczestnikom procesu. 5. System umożliwia wstrzymanie wykonywania danego kroku w procesie i określania, po jakim czasie zostanie on automatycznie aktywowany. 6. Osoba, posiadająca odpowiednie uprawnienia do danego przebiegu procesu workflow, ma możliwość: wstrzymania procesu, wznowienia procesu, przerwania i natychmiastowego zakończenia procesu, przekazania zadania innym wykonawcom. 7. System posiada mechanizmy obsługi procesów zapewniające możliwość wykorzystania formularzy utworzonych w Module Definiowania Formularzy Elektronicznych. 8. System pozwala na określenie etapów realizacji procesu oraz warunków uruchomienia danego etapu. 9. System tworzy i udostępnia listę akcji możliwych do wykorzystania podczas budowania procesu, obejmującą, co najmniej: zapis i odczyt z bazy danych, wywołanie usługi Web Service, wysłanie wiadomości, tworzenie i zarządzanie zadaniami dla użytkowników, zbieranie informacji o użytkownikach, wyliczanie zawartości pól w oparciu o dane zebrane podczas realizacji procesu workflow. 10. System zapewnia mechanizmy obsługi procesów umożliwiające wykonywanie czynności sekwencyjnie lub równolegle, realizację pętli typu: while, for, foreach itp., wywoływania kodu, obsługę zdarzeń błędów i anulowania procesu. Wymagania dla Modułu Definiowania Formularzy Elektronicznych 1. System umożliwia zapisywanie danych pochodzących z formularzy, w postaci dokumentu XML. 2. System umożliwia automatyczne tworzenie formularza na podstawie dokumentu XML. 3. System wyposażony jest w edytor typu WYSIWYG (What You See Is What You Get) do tworzenia, publikowania i udostępniania formularzy elektronicznych. 4. System umożliwia definiowanie reguł walidacji wprowadzanych danych. 5. System umożliwia generowanie różnych widoków danych. 6. System umożliwia oprogramowanie zdarzeń, przycisków, wprowadzenia reguł, formatowania warunkowego bez znajomości języków programowania. 16

17 7. System umożliwia wykorzystanie, co najmniej następujących narzędzi przy tworzeniu formularza, w postaci istniejących przycisków: a) Dodaj obrazek tła formularza, b) Wytnij, Kopiuj, Wklej odrębne przyciski umożliwiające wykonanie operacji na pojedynczych elementach formularza lub grupach elementów, c) Waliduj umożliwia przetestowanie prawidłowości konstrukcji formularza. W przypadku wystąpienia błędu w formularzu wyświetla odpowiedni komunikat lub serię komunikatów o błędach odpowiadających obiektom, których dotyczą, d) Dodaj element, e) Określ źródło danych, f) Podłącz pod zewnętrzne źródło danych (np. Web Service, XML). 8. System umożliwia wykorzystanie następujących typów pól przy tworzeniu formularza: a) lista rozwijalna (ang. list box), b) obszar tekstowy (ang. text area), c) obszar tekstowy wyposażony w edytor umożliwiający formatowanie wpisywanych treści, d) pole tekstowe (ang. text field). e) pole zaznaczenia (ang. checkbox), f) pole wyboru (ang. radio), g) pole przesyłania pliku, h) link umożliwiający umieszczenie adresu URL, i) kalendarz, j) pole tabeli danych, umożliwiające wyświetlanie, dodawanie, usuwanie, edycję danych tabelarycznych. Wymagania niefunkcjonalne Wymagania ogólne 1. Zaproponowane rozwiązanie jest kompletne, nie wymaga od Zamawiającego prac i nakładów dostosowawczych. 2. Wykonawca zapewnił zgodność oferowanego Systemu z obecnie funkcjonującymi w Ministerstwie Infrastruktury rozwiązaniami w dziedzinie bezpieczeństwa, w szczególności: gromadzenia, przetwarzania i przekazywania informacji. 3. W przypadku awarii spowodowanej błędem oprogramowania systemu operacyjnego lub bazy danych istnieje możliwość odzyskania wszystkich możliwych do odczytania transakcji. Wymagania szczegółowe dla Systemu SOD 1. System będzie funkcjonował w ramach dostępnej w Ministerstwie infrastruktury intranetowej i internetowej. 2. System zapewnienie ciągłej dostępności Systemu SOD w dni robocze w godzinach Dopuszczalna jest chwilowa przerwa w pracy Systemu na czas uruchamiania aplikacji w trybie awaryjnym. 3. Rozwiązanie zapewnia dostęp do Systemu w Lokalizacji 2, wymienionej w pkt. 7.3 ppkt. 1 lit. b. zał. nr 1 do SIWZ, nawet w przypadku uszkodzenia łącza internetowego, przy zachowaniu możliwości odczytu i zapisu dokumentów. 4. Newralgiczne moduły Systemu SOD posiadają możliwość rozwoju bez konieczności rewolucyjnych zmian projektowych w wyniku zwiększania, w miarę upływu czasu, liczby przetwarzanych procesów oraz pomnażania liczby użytkowników, w celu pozostawienia czasu oczekiwania na odpowiedź na niezmienionym poziomie. 17

18 Wymagania w zakresie niezawodności i dostępności 1. System zapewnia mechanizm rozpraszania repozytorium na wiele lokalizacji z możliwością replikacji oraz lokalnego przechowywania treści dokumentów, tak, aby w przypadku instalacji rozproszonej użytkownik zdalny był obsługiwany przez lokalny serwer typu cache, przy czym serwer ten musi obsługiwać zarówno odczyt, jak i zapis treści dokumentu. Architektura Systemu 1. Rozwiązanie zostanie zaprojektowane w architekturze High Availability. 2. Zapewniony zostanie clusterring platformy bazodanowej i aplikacyjnej w trybie active/passive. 3. Udostępniona zostanie możliwość przyszłej integracji z mechanizmami replikacji danych do środowiska Disaster Recovery. 4. Środowisko Systemu klasy workflow zapewniać będzie replikowane do ośrodka zapasowego przy pomocy mechanizmów replikacji asymetrycznej. 5. Zapewniona zostanie możliwość zastosowania platformy wirtualizacyjnej. Wszelkie zaproponowane przez Wykonawcę w ramach oferty elementy sprzętowe i programowe wchodzące w skład SOD MI będą posiadały możliwość pracy w środowisku wirtualnym. 6. System zapewni wysoki stopień bezpieczeństwa i poufności dla zgromadzonych dokumentów oraz danych, w tym zapewniać ochronę zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami. 7. Warstwa bazy danych będzie oddzielona od warstwy aplikacyjnej i zainstalowana na odrębnych serwerach. 8. System będzie zapewniać możliwość instalacji na przynajmniej następujących systemach bazy danych Oracle 10g lub nowszej albo MS SQL 2005 lub nowszej. 9. System będzie zapewniać działanie na serwerach pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego Linux, MS Windows 2003 Server lub nowszego, AIX 5.3 lub nowszego, HP- UX 11i lub nowszego, Solaris 10 lub nowszego. Infrastruktura sprzętowa 1. infrastruktura blade (obudowa serwerów kasetowych blade) szt. 1 Poz. Parametr Wymagania minimalne Oferowany Parametr 1 Typ obudowy Do montażu w szafie typu rack Kompatybilność Zamawiający dysponuje infrastrukturą blade Fujitsu BX900 S1 wraz z zainstalowanymi w niej serwerami typu blade Fujitsu BX920 S2. Zamawiający wymaga, aby zaoferowana infrastruktura blade umożliwiała zainstalowanie w niej posiadanych serwerów typu blade. 18

19 3 Liczba możliwych do zamontowania serwerów blade Liczba oferowanych obudów (dla 1 zestawu obudowy) musi umożliwiać obsadzenie co najmniej 14 serwerów dwuprocesorowych w technologii x86, bez konieczności rozbudowy o dodatkowe elementy sprzętowe. Dostarczona infrastruktura musi umożliwiać instalację serwerów zgodnych ze specyfikacją określoną w ppkt. 2). 4 Sposób wyprowadzeń sygnałów LAN 5 Inne standardy komunikacyjne Minimum 2 moduły typu 1Gb/s Ethernet switch, zawierających min. 4 porty 1Gb/s Ethernet każdy. Urządzenia te muszą umożliwiać wyprowadzenie sygnałów LAN z infrastruktury z zachowaniem redundancji połączeń. Wszystkie porty urządzenia aktywne. Możliwość instalacji w infrastrukturze switchy w standardzie InfiniBand, a także switchy Ethernet 10Gb/s. 6 Chłodzenie Pełny zestaw redundantnych wentylatorów zapewniających chłodzenie dla serwerów i urządzeń I/O zainstalowanych w infrastrukturze blade. 7 Zasilanie Maksymalna liczba możliwych do zainstalowania w infrastrukturze blade zasilaczy. 8 Możliwość rozbudowy Możliwość instalacji w infrastrukturze blade serwerów 4- procesorowych, a także serwerów bazujących na procesorach 64-bit pod system UNIX opracowany przez producenta oferowanej infrastruktury blade. 9 Podstawowe operacje Zdalne włączanie/wyłączanie/restart niezależnie dla każdego serwera. 10 Napędy FDD, CD-ROM, USB Zdalne udostępnianie napędu CD- ROM, FDD, USB na potrzeby każdego serwera z możliwością bootowania z ww. napędów. 19

20 11 Sposób zarządzania Zdalny, za pomocą przeglądarki internetowej, bez konieczności instalacji specyficznych komponentów programowych producenta sprzętu 12 Liczba jednoczesnych sesji zarządzania W każdym momencie musi być niezależny, równoległy dostęp do konsol tekstowych i graficznych wszystkich serwerów w ramach infrastruktury. 13 Zdalna identyfikacja Zdalna identyfikacja fizycznego serwera i obudowy za pomocą sygnalizatora optycznego. 14 Konfiguracja sprzętowa serwera Automatyzowana konfiguracja sprzętowa każdego serwera niezależnie oraz wielu serwerów równocześnie za pomocą skryptów. 15 Dodatkowe cechy oprogramowania do zarządzania zautomatyzowane instalacje systemu operacyjnego z wykorzystaniem mechanizmu PXE (bootowanie z sieci), zautomatyzowane, personalizowane, równoległe instalacje systemów operacyjnych oraz aplikacji z wykorzystaniem tzw. plików odpowiedzi dostarczanych przez producenta oprogramowania użytkowego, zautomatyzowane, równoległe kopiowanie środowisk, połączone z natychmiastową personalizacją systemu, zdalna dystrybucja oprogramowania, automatyczne wykrywanie i identyfikacja urządzeń zainstalowanych w ramach infrastruktury (obudowy blade, serwery, karty zarządzające) i prezentacja infrastruktury w postaci graficznej, monitorowanie wykorzystania następujących podzespołów serwera: procesor, pamięć, dyski twarde, interfejsy sieciowe. 16 Licencje Niezbędne licencje dla maksymalnej liczby serwerów, które można umieścić w dostarczonej infrastrukturze. 20