Systemy workflow. Dwa nurty procesu działania. Dwa nurty procesu działania. Proces informacyjny. Proces produkcyjny. Proces informacyjny

Transkrypt

1 Systemy workflow 1/1 Dwa nurty procesu działania Proces informacyjny Proces produkcyjny 2 Dwa nurty procesu działania Proces informacyjny proces wytwarzania wyrobów proces wytwarzania usług proces transportowy proces administracyjny Proces produkcyjny 3 1

2 Proces informacyjny procesu wytwarzania jest zdeterminowany przez strukturę procesu wytwórczego dokumenty mają charakter wspomagający i dokumentujący wykonywane czynności 4 Proces informacyjny procesu administracyjnego dokumenty i procedury ich przetwarzania stanowią istotę realizowanego procesu ciąg działań na dokumentach stanowi opis procesu produkcyjnego i określa jego wynik 5 Automatyzacja procesów biurowych Warunkiem poprawnej realizacji automatycznego przepływu dokumentu jest jednoznaczne opisanie drogi przepływu dokumentu i specyfikacji wykonywanych na nim czynności, w powiązaniu ze stanowiskami, przez które dokument powinien przechodzić. 6 2

3 Zalety automatyzacji prac biurowych dokument elektroniczny jednolita forma łatwość archiwizowania, wyszukiwania, kopiowania komunikacja między użytkownikami szybka możliwość przesłania pełnej dokumentacji wymuszony odpowiedni podział kompetencji i zakres odpowiedzialności 7 Zalety biura bez papieru zmniejszona liczba dokumentów papierowych w obiegu zredukowana liczba osób uczestniczących w procesie obróbki dokumentu zmniejszona ilość zasobów sprzętowych firmy zwiększona efektywność działania i realizacji cyklu zamówień i zadań sktócenie czasu realizacji zleceń 8 Definicja systemu workflow Wg Workflow Management Coalition (1999) Workflow jest to automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do innych w celu realizacji zadania zgodnie z ze zbiorem sformalizowanych zasad. Wg Levana Workflow to automatyzacja całości lub części procesu przedsiębiorstwa, w trakcie którego informacje cyrkulują od jednej operacji do drugiej, to znaczy od jednego uczestnika (lub grupy uczestników) do innego, aby wykonać działanie zgodnie z ogółem zasad zarządzania. 9 3

4 Definicja procesu Wg Workflow Management Coalition Proces to zbiór jednej lub wielu powiązanych procedur albo działań, które wspólnie realizują biznesowy cel, zwykle w kontekście struktury organizacyjnej określającej funkcjonalne role i relacje. Wg Levana Proces to zbiór wielu działań wzajemnie powiązanych dla realizacji celu w kontekście organizacyjnym, który definiuje role i relacje. 10 Definicja systemu zarządzania workflow Wg Workflow Management Coalition System ten definiuje, tworzy i zarządza wykonaniem workflows poprzez użycie oprogramowania, wykorzystującego jeden lub więcej programów workflow i zdolnego do interpretowania definicji procesu, współdziałania z uczestnikami workflow oraz, jeśli jest taka potrzeba, odwoływania się do użycia narzędzi technologii informatycznych i aplikacji. Wg Levana System ten definiuje, implementuje i kieruje wykonaniem jednego lub wielu workflow za pomocą oprogramowania dysponującego jednym lub wieloma programami i zdolnego do interpretowania procesu, kierowania koordynacją uczestników i przywoływania aplikacji zewnętrznych. 11 Teoretyczne podstawy systemów workflow Połączenie nowoczesnej technologii informatycznej z analizą organizacyjną, wykorzystującą nowe zdobycze nauk humanistycznych w szczególności lingwistyki i psychosocjologii pracy zespołowej. 12 4

5 Język działania Teoria lingwistyczna, tworząca swoisty język działania, przystosowany do analizy relacji pomiędzy dostawcami produktów i usług a klientami jest dziełem F. Floresa, byłego ministra finansów w rządzie S. Allende i T. Winograda, profesora Stanford University. 13 Cztery typy konwersacji wg Winograda (1988) działania możliwości wyjaśniająca orientująca 14 Konwersacja działania Konwersacja działania przebiega między dwoma partnerami, a których jeden jest dostawcą, a drugi klientem i dotyczy negocjacji działania jakie ten pierwszy ma wykonać na rzecz drugiego. Tworzy ją sieć aktów słownych. 15 5

6 Konwersacja działania - przykład zapytanie klienta decyzja dostawcy zmiany negocjuj nie umowa odrzuć tak rezygnacja klienta decyzja klienta? odrzuć negocjuj 16 Konwersacja możliwości Konwersacja możliwości polega na tym, że dwie osoby eksplorują nowy, możliwy przebieg działań i tworzą kontekst dla nich korzystny Jest wykorzystywana jako antycypacja przyszłej konwersacji działania, ale również dla zebrania sugestii i opinii innych osób. 17 Konwersacja możliwości (Schael) FAZA WSTĘPNA - zapytanie o możliwość działania ze strony klienta FAZA ZAANGAŻOWANIA - akceptacja wykonania działania ze strony dostawcy FAZA REALIZACJI - dostawca wykonuje zleconą pracę i informuje klienta o jej wykonaniu FAZA OCENY - akceptacja przez klienta otrzymanej informacji i deklaracja odnosząca się do zadowolenia z realizacji zamówienia 18 6

7 Praca zespołowa wspomagana przez komputer Computer Supported Cooperative Work Sieci współdziałające Węzły - jednostki wirtualne lub osoby uczestniczące w sieci z pewnym zaangażowaniem jako archiwiści, menedżerowie lub wykonawcy. Połączenia - relacje, które mogą mieć charakter synchronizacji (działania, czasu, przestrzeni) lub udziału (informacja, wiedza). Zaangażowanie - zadanie, zbiór zadań wzajemnie powiązanych procesem prowadzącym do rezultaty końcowego, produktu sieci współdziałającej. Artykulacja - określa strukturę i złożoność zaangażowania. 19 Rodzaje współdziałania koordynacja współpraca współdecydowanie Rodzaje działalności w sieciach organizowanie wykonawstwo administrowanie Sieci: koordynacyjne współpracujące współdecydujące koordynacyjno-współpracujące koordynacyjno- współdecydujące 20 Ogólne założenia stosowania systemów workflow Faza modelowania (analitycy pracy zespołowej i programiści) Faza praktycznego funkcjonowania (użytkownicy, menedżerowie i organizatorzyinformatycy) Redukcja pracochłonności do 45% Im bardziej rutynowe procesy, tym i zadania, tym większe powodzenie Procesy niepowtarzalne, z udziałem zadań indywidualnych w zasadzie nie kwalifikują się do sterowania za pomocą systemów workflow! 21 7

8 Funkcje systemów klasy workflow sterowanie obiegiem dokumentów przechowywanie (archiwizacja) dokumentów sterowanie przebiegiem procesów pracy 22 Źródła dokumentów listy faktury zamówienia czeki inne strukturalne formy papierowe fax poczta elektroniczna obrazy, zdjęcia dane wprowadzone do bazy danych dokumenty napisane w edytorach tekstu oraz zbudowane w arkuszach kalkulacyjnych 23 Obróbka dokumentu wejściowego skanowanie albo digitalizacja dokumentu przy użyciu technologii rozpoznającej dokumenty (OCR - Optical Character Recognition), umieszczenie znacznika identyfikującego dokument indeksowanie dokumentu zapisanie dokumentu do bazy danych w postaci standaryzowanej 24 8

9 Zarządzanie dokumentem dokument uczestniczy w procesie workflow, który realizuje określony proces biznesowy opis marszruty wymaga określenia: reguł, ról oraz ustalania kolejności wykonania operacje na dokumencie: szukanie przenoszenie z miejsca na miejsce umieszczanie dodatkowych etykiet lub adnotacji wyszukiwanie innych dokumentów związanych z danym dokumentem włączenie dokumentu do grupy dokumentów wprowadzanie stopniowych zmian w jego zawartości dołączanie do jego zawartości fragmentów innych dokumentów 25 Dokument wyjściowy dokument jest ostatecznie umieszczany w archiwum razem z innymi pokrewnymi dokumentami dokument wyjściowy może mieć formę papierową lub elektroniczną (np. na CD- ROM) 26 Cechy systemów klasy workflow identyfikowanie dokumentu bezpieczeństwo organizacja bazy przechowującej dokumenty przeszukiwanie rejestracja aktualnej wersji dokumentu dołączanie adnotacji i innych dokumentów szacowanie kosztów opracowywania workflow archiwizacja otwarta architektura 27 9

10 Identyfikowanie dokumentu (tagging) Częścią podstawową systemu są urządzenia i programy, które służą do skanowania dokumentów i automatycznego rozpoznawania danych tekstowych (OCR). Dokument może być oznaczony kodem kreskowym. Atrybuty dokumentu: pochodzenie zawarta treść czas i miejsce przybycia adresat nadawca 28 Bezpieczeństwo Zawartość wielu dokumentów ma charakter poufny, zatem dostęp do nich musi być kontrolowany. Metody ochrony danych: ustanowienie praw dostępu do dokumentu na poziomie aplikacji ustanowienie praw dostępu do dokumentu na poziomie systemu operacyjnego zastosowanie mechanizmów kodującoutajniających implementacja algorytmów kodujących w powiązaniu z mechanizmami kompresji danych 29 Organizacja bazy przechowującej dokumenty Realizacja prawidłowej logiki dokumentu znacznie przyspiesza pracę. Należy zatem ustalić logiczny wzór dokumentu i metody jego składowania. W praktyce, składnica dokumentów ma logiczne odpowiedniki szafy na dokumenty z półkami oraz kartotekami zawierającymi skoroszyty, do których są wpięte poszczególne dokumenty. Opis modelu obsługi dokumentu, drogi jego przepływu, osób odpowiedzialnych w łańcuchu zadań, stanowi o jakości systemu workflow

11 Przeszukiwanie Zaletą systemów zarządzania dokumentami jest możliwość szukania dokumentu, niezależnie od jego fizycznego miejsca składowania. Przeszukiwanie dokumentu może się odbywać według : nazw dokumentów atrybutów dokumentów rodzaju umieszczonych na nim etykiet dołączonych fragmentów innych dokumentów Dopuszczalne jest wprowadzanie logicznych operatorów, zakresów oraz definiowanie własnych szblonów i filtrów zapytań. 31 Rejestracja aktualnej wersji dokumentu W zależności od wymagań systemu można automatycznie uruchomić podsystem śledzący wprowadzanie kolejnych poprawek dokumentu (weryfikacja wersji). Rejestr operacji wykonywanych na dokumencie zawiera informacje o: użytkowniku długości czasu pracy z danym dokumentem wprowadzonych zmianach itd. 32 Dołączanie adnotacji i innych dokumentów Często przetwarzanie dokumentów wiąże się z umieszczaniem dodatkowych informacji lub kojarzeniem zawartości dokumentu z innymi dokumentami. Adnotacje mogą być rysunkami lub tekstem, podczas gdy dołączanie innych dokumentów może być realizowane przez dołączanie powiązań

12 Szacowanie kosztów opracowywania Istnieje potrzeba poznania realnego czasu spędzonego nad tworzeniem zawartości dokumentu i zarazem szacowaniem kosztów jego opracowania. W przypadku pracy grupowej istnieje możliwość śledzenia pracy wykonanej przez poszczególnych członków zespołu. Procedura ta dotyczy przede wszystkim opracowywania ofert lub reklam. 34 Workflow Większość dokumentów biznesowych bierze udział w obiegu opartym na realizacji trzech podstawowych zasad workflow: definicja reguł określenie marszruty dokumentu zdefiniowanie poszczególnych użytkowników i ich kompetencji 35 Archiwizacja Zakończenie przetwarzania wiąże się z zapisaniem dokumentu w bazie danych. Jeżeli przewiduje się ponowne wykorzystanie dokumentu w przyszłości, to zapisuje się go na trwałym nośniku (CD-ROM, kaseta streamera) lub wyjątkowo składuje się go w formie papierowej

13 Otwarta architektura Wszystkie dokumenty biorące udział w obiegu informacji powinny zostać zapisane do określonego typu bazy danych, do której dostęp powinien być realizowany za pomocą standardowych aplikacji biurowych lub specjalizowanych aplikacji klienta. W praktyce dokumenty są zapisywane do relacyjnych baz danych w formie BLOBów (binary large object) lub jak w przypadku Informix Universal Server w postaci zwykłego typu zdefiniowanego na podstawie ustalonej specyfikacji. Mechanizmy przetwarzania: SQL, ODBC lub OLE. 37 Zastosowanie systemów klasy workflow Najłatwiej jest wdrażać automatyzację pracy dla obszarów o wysokim stopniu powtarzalności w ciągu godziny, dnia czy tygodnia oraz dla procesów pracy, które charakteryzują się ustalonym sposobem realizacji. sektor usług finansowych 38 Potencjalne obszary zastosowań systemów workflow Interwencja w procesie Typ procesu Proces niepowtarzalny Proces regularny Proces rutynowy Przypadek indywidualny obszar 3 Zadania z elementami indywidualnymi obszar 2 Zadania rutynowe obszar

14 Wykorzystanie workflow wg sektorów w USA 5% 4% 4% 2% 2% 2% 5% 6% 7% 12% Finanse i bankowość Ubezpieczenia Produkcja Administracja rządowa inne Ochrona zdrowia 12% 23% 16% Przedsiębiorstwa wielobranżowe Transport Badania kosmiczne i obrona Usługi komunalne Przemysł farmaceutyczny Inżynieria/projektowanie Telekomunikacja 40 Klasyfikacja funkcjonalna systemów workflow administracyjne produkcyjne ad-hoc współpracujące 41 Systemy administracyjne Odnoszą się do biurokratycznych procesów, gdzie etapy postępowania sa dobrze określone, a zasady im towarzyszące są znane każdemu uczestnikowi procesu. Służą do automatyzacji procesów administracyjnobiurowych, które są wykonywane rutynowo (np. rejestrowanie samochodu, dokonywanie przelewów)

15 Systemy ad-hoc ad-hoc (łac.) doraźnie, specjalnie w tym celu Zostały zaprojektowane z myślą o obsłudze procesów o charakterze indywidualnym, gdzie występują wyjątki od istniejącej procedury (podanie o przedłużenie sesji). Główną przesłanką tworzenia systemów ad-hoc jest konieczność synchronizacji działan uczestników procesu. 43 Systemy typu produkcyjnego Cechy charakterystyczne tego typu systemów to duża skala, złożoność i różnorodność środowiska, w którym działa. Duże znaczenie ma system monitoringu i zastosowanie analizy statystycznej celem zapewnienia poprawności wykonywania procesu i możliwości prowadzenia korekty. Klasycznym przykładem jest procedura udzielania kredytu w banku. 44 Systemy współpracujące Jest głównie charakteryzowany przez liczbę uczestników procesu i interakcji między nimi. Możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzyskania uzgodnienia jego wyniku przez uczestników procesu. Klasycznym przykładem jest procedura zamówienia

16 Klasyfikacja technologiczna systemów workflow systemy produkcyjne (Production based workflow system) systemy oparte na wymianie komunikatów (Messaging based workflow system) systemy korzystające z technik Web (Web based workflow system) systemy korzystające z zestawów aplikacyjnych (Application based workflow system) 46 Klasyfikacja systemów workflow duża produkcyjne wartość współpracujące ad-hoc mała administacyjne proces powtarzalny proces unikalny 47 Klasyfikacja systemów workflow duża złożoność zadań mała prosta administracyjne produkcyjne współpracujące struktura procesu ad-hoc złożona 48 16

17 Lotus workflow Lotus Workflow Architekt - graficzne projektowanie procesów workfow bez konieczności programowania Engine - używa identycznych usług administracyjnych jak Lotus Notes i Domino Viewer - pozwala użytkownikom śledzić stan aktualnie wykonywanego zadania w procesie workflow 49 Bazy danych procesu workflow Process Definition - przechowuje kolejne etapy procesu, ich sekwencje oraz reguły warunkowe przebiegu procesu Organization Directory - pozwala, między innymi, definiować i grupować tzw. departamenty lub grupy użytkowników procesu Design Repository - przechowuje dane na temat projektu procesu workflow Application Database - centralne miejsce pracy z zadaniami w procesie (z tej bazy korzystają użytkownicy) 50 AES System zarządzania dokumentami Moduł zarządzania dokumentami (MZD) jest miejscem, do którego trafiają wszelkiego rodzaju dokumenty powstające w organizacji. Konstrukcja, jak i struktura MZD jest jest w bardzo dużym stopniu zależna od struktury organizacji, w których wdrażany jest system. AES Cabling Sp. z o.o. INSOFT Dokumenty Pozwala na gromadzenie dokumentacji dotyczącej prowadzonych przez firmę projektów. Aplikacja sprawuje kontrolę nad kolejnymi wersjami dokumentów kontrolując unikalność numerów dokumentacji i rewizji, pozostawiając poprzednie wersje dokumentów. INSOFT Sp. z o.o

18 Asystent Aplikacja pocztowa działająca w środowisku systemu Windows oraz OS/390. Umożliwia automatyzację procesów nadawania i odbioru przesyłek przez definicję transakcji. Dodatkowo można zdefiniować procesy, które należy zainicjować po zakończeniu nadawania lub odbioru poczty. Bazy i Systemy Bankowe Sp. z o.o. System Zarządzania Przepływem Pracy i Dokumentów PIRAMID Program wspomaga także wdrożenie i późniejszą pracę systemu zarządzania jakością ISO 900x. Ma możliwość nadawania priorytetów zadaniom i klientom. Umożliwia prezentację statystyk pracy. dr hab. inż. Joanna Józefowska, prof. Altar PP Sp. z o.o WebStart Posiada dwa zintegrowane interfejsy: WWW oraz Notes. Tworzenie i modyfikacja informacji następuje z poziomu Lotus Notes. Z poziomu przeglądarek WWW można jedynie przeglądać informacje (z wyjątkiem modułu Ankiety i formularze ). Informacje wprowadzone przez użytkowników zewnętrznych nie są publikowane na WWW. E-contact S.C., web.corpo.net System zamówień poprzez Internet zintegrowany z katalogiem produktów, obsługa przez przeglądarkę, możliwość pracy off-line, rozbudowany system wyszukiwania informacji, powiązania z systemami zewnętrznymi. Epacta Systemy Informacyjne dr hab. inż. Joanna Józefowska, prof. PP 53 DocFlow.it Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby dokumentów, dla każdego dokumentu definiuje się drogę obiegu, wbudowane rejestry numeracji wewnętrznej, rejestry korespondencji, prawa dostępu oraz obieg wg struktury organizacyjnej, obsługa struktury wielobazowej z jedną bazą konfiguracyjną, definiowanie akcji automatycznie uruchamianych, wyszukiwaniw, HISTORIA, archiwizacja Intelligence Sp. z o.o., WorkFlow System Obsługa spraw i wsparcie pracy grupowej, oparty o predefiniowane procedury obieg dokumentów i spraw, rejestracja korespondencji wchodzącej i wychodzącej, integracja z pakietem MS Office, wytwarzanie korespondencji personalizowanej i seryjnej na podstawie szablonów, raportowanie, szybkie wyszukiwanie. dr hab. inż. Joanna Józefowska, Support, prof. PP Sp. z o.o.,

19 Systemy wytwarzania i zarządzania Systemy informatyczne wspomagają realizację systemu informacyjnego w organizacji. System informacyjny pełni rolę usługową w stosunku do procesu podstawowego. W szczególnych przypadkach proces podstawowy jest również procesem informacyjnym (banki, ubezpieczenia, produkcja oprogramowania). Użyteczny projekt systemu informatycznego musi uwzględniać strukturę i specyfikę procesu podstawowego. 55 Sektory aplikacji biznesowych Sektor finansowy Sektor publiczny Sprzedaż detaliczna i dystrybucja Usługi i transport Ubezpieczenia Telekomunikacja Media Przemysł 56 Literatura Ćwikliński M., Klasyfikacja systemów workflow, Informatyka, 11, 2000, Martyniak Z., Teoretyczne podstawy systemów workflow, Informatyka, 3, 2000, Staniszkis W., Sterowanie przepływem pracy w rozproszonych systemach informatycznych, Informatyka, 2, 1997, Szyjewski Z., Systemy informatyczne klasy workflow management, Informatyka i Zarządzanie Strategiczne, red. R. Budziński, PAN, Gdańsk 1999, Szyjewski Z., Workflow management - nowa klasa systemów informatycznych, Informatyka, 2, 2000,