Formularz Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Karta opisu procesu PROCES: G01 PRZYŁĄCZENIE DO SIECI WOD-KAN;

Transkrypt

1 , Przemysław Hirschfeld , Jadwiga Powroźnik , Jarosław Ochotny PROCES: G01 PRZYŁĄCZENIE DO SIECI WOD-KAN; LIDER : KIEROWNIK DZIAŁU TECHNICZNEGO REALIZOWANE DZIAŁANIA WSKAŹNIKI / monitoring Klient, Biuro projektowe, Wymagania prawne, Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków, Wymagania klienta, (załączniki do wniosku o wydanie warunków technicznych), Zasoby Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wydanie warunków technicznych, Kontakty z Klientem podczas rozpatrywania wniosków o wydanie warunków technicznych, Wydawanie warunków technicznych, Sprawny system wydania warunków technicznych przyłączy do sieci wod-kan, Zapewnienie sprawnego procesu przyłączenia do sieci wod-kan, Czas wydania warunków przyłączenia - od momentu dostarczenia kompletnego wniosku do czasu wystawienia warunków (raz na pół roku Referent ds. technicznych) Uzgodnienie projektu przyłączy - od momentu dostarczenia kompletnego projektu do czasu uzgodnienia (raz na pół roku Referent ds. technicznych) Do 30 dni Do 14 dni Warunki techniczne, Projekt Budowlany, Biuro projektowe, usługi, Obsługi Klienta, Eksploatacji G01-P01 Wydawanie warunków przyłączenia, wykonanie i odbiór przyłączy wod-kan

2 , Przemysław Hirschfeld , Dorota Dobrucka , Jarosław Ochotny PROCES: G02 TARYFIKACJA; LIDER : GŁÓWNY KSIĘGOWY REALIZOWANE DZIAŁANIA WSKAŹNIKI / monitoring Obsługi Klienta, Techniczny Wymagania prawne, Raporty środowiskowe, dane finansowe za rok poprzedzający wprowadzenie nowych taryf, dane z systemu woda (ilość odbiorców, wielkość sprzedaży), Plan amortyzacji, Zbieranie danych do wniosku taryfowego, Wybór rodzaju i struktury taryfy, Opracowanie wniosku taryfowego, zatwierdzanie i wdrożenie taryfy, ogłoszenie informacji o taryfie Zapewnienie sprawnego procesu opracowania i wdrożenia taryfy, Ilość nieścisłości w opracowanym wniosku taryfowym Brak Wniosek taryfowy, Taryfa, Informacja o taryfie, usługi G02-P01 Zbieranie danych, opracowywanie i wdrażanie taryfy

3 , Przemysław Hirschfeld , Agata Szamałek-Umiastowska , Jarosław Ochotny PROCES: G03 OBSŁUGA A; LIDER : KIEROWNIK DZIAŁU OBSŁUGI A wyrobu finalnego, Dane Klienta,, Zakres usług objętych umową, Odczyt wodomierza, Paczka dla inkasentów, Prośba o podanie stanu wodomierza REALIZOWANE DZIAŁANIA Określenie wymagań Klienta i weryfikacja wykonalności zamówienia, Kontakty z Klientem podczas planowania realizacji zamówienia, Badanie stopnia satysfakcji i zadowolenia Klienta, Sporządzanie potwierdzania zamówienia, sporządzanie zlecenia produkcyjnego, Uruchamianie trybu zleceń produkcyjnych, Zapewnienie skutecznego systemu naliczania należności za usługi związane z dostarczaniem wody i odbiorem ścieków oraz systemu rozliczeń prowadzonych z Klientami WSKAŹNIKI / monitoring Czas reakcji na wnioski i zapytania Klientów - od zarejestrowania do wydania odpowiedzi (Raz na kwartał Kier. u) Ekspertyzy, reklamacje dotyczące działu - czas od zarejestrowania do wydania odpowiedzi(raz na kwartał Kier. u) Terminowość i powtarzalność odczytów liczników dokonywanych przez inkasentów - Utrzymanie stałych dwumiesięcznych terminów odczytów (Raz na 1/2 roku Kier. u) Do 14 dni kalendarzowych Do 60 dni 60 dni ± 5 dni Harmonogram tras dla Inkasentów, Dane do PSION, Miesięczne zestawienie sprzedaży wody oraz odbioru ścieków Rachunek / Faktura VAT, Wezwanie do zapłaty, Saldo rozrachunku Księgowość, usługi, Inkasent G03-P01 Rozliczenia prowadzone z Klientem

4 Przemysław Hirschfeld, Zbigniew Andrzejewski, Jarosław Ochotny, PROCES: G04 PRODUKCJA I ZAOPATRZENIE W WODĘ; LIDER : KIEROWNIK DZIAŁU PRODUKCJI WODY I OCZYSZCZANIA ŚCIEKÓW Środowisko naturalne, Eksploatacji, Laboratorium Wykaz ujęć wody (studnie głębinowe), umowa z odbiorcą, sieć wodociągowa, ilość przesyłanej wody, wymagania prawne, harmonogram badań jakościowych wody REALIZOWANE DZIAŁANIA Pobór wody z ujęcia, przesył wody do SUW, uzdatnianie wody, monitorowanie jakości wody, dostawa wody do odbiorcy Zapewnienie sprawnego procesu poboru wody z nadzorowanych ujęć oraz zaopatrzenia Klientów w wodę, przy zapewnieniu jej odpowiedniej jakości, ilości i ciśnienia. WSKAŹNIKI / monitoring Straty wody - stosunek wytworzonej wody do sprzedaży po odjęciu potrzeb własnych (Raz na rok Starszy Inspektor ds. Produkcji Wody) Zużycie energii dla uzdatnienia wody (kwh) / 1m3 wyprodukowanej wody X 100 (Raz na rok Starszy Inspektor ds. Produkcji Wody) Wskaźnik ilości awarii w SUW Września + SUW wiejskie - Ilość awarii w roku bieżącym do ilość awarii w roku poprzednim (Raz na 1/2 roku Starszy Inspektor ds. Produkcji Wody) < 25% Dostarczana woda, Sprawozdania z badań, Odczyty z wodomierzy i przepływomierzy, zeszyty zapisów na obiektach, raporty dzienne, karty prac, Tabela ciśnień przesyłanej wody usługi, Środowisko naturalne G04-P01 Produkcja i zaopatrzenie w wodę

5 Przemysław Hirschfeld, Zbigniew Andrzejewski, Jarosław Ochotny, PROCES: G05 ODBIÓR I OCZYSZCZANIE ŚCIEKÓW; LIDER : MISTRZ OCZYSZCZALNI ŚCIEKÓW REALIZOWANE DZIAŁANIA WSKAŹNIKI / monitoring Klient zewnętrzny, Laboratorium, Eksploatacji Wymagania prawne, Zlecenie / umowa z klientem na odbiór ścieków, sieć kanalizacyjna, przewoźnik PWiK, Harmonogramie badań ścieków i osadów ściekowych na poszczególne miesiące w danym roku Odbiór ścieków, oczyszczanie ścieków, monitorowanie jakości ścieków, Zapewnienie sprawnego procesu odbioru ścieków od Klientów PWiK oraz nadzoru nad procesem ich skutecznego oczyszczania. ilość ścieków oczyszczanych w okresie (1000m3) / Ilości ścieków oczyszczonych w okresie poprzednim(1000m3) X 100 (Raz na miesiąc Mistrz Oczyszczalni Ścieków) zużycie energii dla oczyszczania ścieków (kwh) / 1m3 ścieków oczyszczonych X 100 (Raz na miesiąc Mistrz Oczyszczalni Ścieków) BZT 5 za okres / BZT 5 wymaganego X 100 (Raz na kwartał Mistrz Oczyszczalni Ścieków) CHZT za okres / CHZT wymaganego X 100 ( Średnia miesięczna dz. Laboratorium przekazywana do Mistrz Oczyszczalni Ścieków) Zawiesina ogólna za okres / Azot w zawiesinie ogólnej wymagany/ zawiesina wymagane X 100 ( Średnia miesięczna dz. Laboratorium przekazywana do Mistrz Oczyszczalni Ścieków) Fosfor ogólny za okres / Fosfor ogólny wymagany X 100 ( Średnia miesięczna dz. Laboratorium przekazywana do Mistrz Oczyszczalni Ścieków) Odebrane i oczyszczone ścieki, odwodniony osad, Wyniki z monitorowania jakości ścieków, usługi, Środowisko naturalne, Techniczny, Produkcji Wody i Oczyszczania Ścieków G05-P01 Odbiór i oczyszczanie ścieków

6 Przemysław Hirschfeld, Ryszard Gradowski, Jarosław Ochotny, PROCES: G06 UTRZYMANIE SIECI WOD-KAN; LIDER : KIEROWNIK DZIAŁU EKSPLOATACJI SIECI WOD-KAN Produkcji Wody i Oczyszczania Ścieków, Laboratorium, Klient zewnętrzny, Wykaz ujęć wody (studnie głębinowe), umowa z odbiorcą, sieć wod-kan, ilość przesyłanej wody, wymagania prawne, zgłoszenie awarii, plan remontów i konserwacji sieci wod-kan, Plan wymiany wodomierzy, Plan płukania sieci, REALIZOWANE DZIAŁANIA Planowanie remontów i konserwacji sieci wod-kan, konserwacje i przeglądy sieci wod-kan, kontrola sieci wodkan, wykonywanie zleceń zewnętrznych i wewnętrznych, przyjmowanie zgłoszeń awarii sieci wodkan, usuwanie awarii sieci wod-kan. Płukanie sieci wodociągowej, wymiana wodomierzy Zapewnienie zdolności sieci wodociągowokanalizacyjnej do bezawaryjnego funkcjonowania poprzez bieżące i planowane kontrole oraz zapewnienie sprawnego usuwania awarii sieci wodociągowokanalizacyjnej. WSKAŹNIKI / monitoring Wskaźnik ilości awarii sieci wodociągowej - Ilość awarii sieci w roku bieżącym do ilości awarii sieci w roku poprzednim Wskaźnik ilości awarii sieci kanalizacyjnej - Ilość awarii sieci w roku bieżącym do ilości awarii sieci w roku poprzednim Wskaźnik oceny wykonania zleceń zewnętrznych - Ilość zleceń do ilości wniesionych zastrzeżeń przez zleceniodawców < 100 % < 100 % < 100 % Plany remontowo konserwacyjne sieci wod-kan, Ewidencja awarii, zeszyt raportów, Karta pracy brygady, Rejestr awarii i zgłoszeń, usunięta awaria, Plan przeglądu stacji i studni wodociągowych, usługi, środowisko naturalne G06-P01 Nadzór nad siecią wodociągowo-kanalizacyjną, G06-P02 Awarie

7 Przemysław Hirschfeld, Bogna Jaensch, Jarosław Ochotny, PROCES: G07 LABORATORIUM ANALIZ WODY I ŚCIEKÓW LIDER : KIEROWNIK LABORATORIUM ANALIZ WODY I ŚCIEKÓW REALIZOWANE DZIAŁANIA WSKAŹNIKI / monitoring Produkcji Wody i Oczyszczania Ścieków, Techniczny, Eksploatacji Sieci Wod- Kan, Klient zewnętrzny Wymagania prawne, harmonogramy badań wody, ścieków i osadów ściekowych, zlecenie wewnętrzne/ zewnętrzne Badania jakościowe wody, ścieków i osadów ściekowych Zapewnienie sprawnego procesu badań jakościowych wody, ścieków i osadów ściekowych Czas od wpłynięcia skargi/reklamacji do jej rozpatrzenia Czas od zgłoszenia się Klienta do ustalenia terminu przyjęcia zlecenia Czas od przyjęcia pisemnego zgłoszenia do ustalenia terminu jego realizacji Czas realizacji zlecenia (od pobrania/otrzymania próbki do zakończenia wykonywania badań i wystawienia sprawozdania z badania) Maksymalnie 14 dni od czasu jej wpłynięcia (w uzasadnionych przypadkach 30 dni) Maksymalnie 7 dni Maksymalnie 14 dni (z wyjątkiem innych ustaleń z Klientem) Maksymalnie 3 dni Max 7 dni w przepadku oznaczenia BZT 5 i /lub ekstraktu eterowego Max do 21 dni od czasu jej wpłynięcia (w uzasadnionych przypadkach 30 dni) Wyniki badań, rozpatrzenie skargi/ reklamacji Produkcji Wody i Oczyszczania Ścieków, Techniczny, Eksploatacji Sieci Wod-Kan, Klient zewnętrzny Wg wykazu dokumentacji Laboratorium Analiz Wody i Ścieków

8 Przemysław Hirschfeld, Przemysław Rewers, Jarosław Ochotny, PROCES: W01 ZAKUPY LIDER : SPECJALISTA DS. PRZETARGÓW I ZAKUPÓW, surowców, materiałów pomocniczych, usług Zamówienia od pracowników Zapotrzebowanie materiałowe, Poziom zapasów surowców, Informacje o dostępności zasobów finansowych, Informacje rynkowe dotyczące dostawców materiałów pomocniczych, Umowy z dostawcami surowców, Zasady Udzielania Zamówień przez PWiK Sp. z o. o. REALIZOWANE DZIAŁANIA Organizacja i przeprowadzenie procedury wyboru dostawcy (opracowanie specyfikacji zamówienia), Zamówienia do dostawcy, Nadzorowanie zgodności dostawy z zamówieniem, Reklamacje do dostawcy, Kontrola jakości dostawy surowców, Ocena dostawcy, Zapewnienie surowców, towarów oraz usług z najbardziej korzystnych i rozpoznanych źródeł na rynku, a także zapewnienie Przedsiębiorstwu stałego i sprawnego zasilenia we wszystkie materiały i usługi niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności firmy Dokumenty dostawy, Zrealizowane zamówienie do dostawcy, Surowce i materiały pomocnicze do produkcji, Lista kwalifikowanych dostawców, PWiK Września (odbiorca zakupów) W01-P1 Zakupy

9 Przemysław Hirschfeld, Jadwiga Powroźnik, Jarosław Ochotny, PROCES: W02 OCHRONA ŚRODOWISKA LIDER : KOORDYNATOR DS. OCHRONY ŚRODOWISKA REALIZOWANE DZIAŁANIA usługi odbioru odpadów, Wymagania prawne w zakresie ochrony środowiska, Wymagania normy ISO 14001:2004, Rodzaje odpadów produkcyjnych Identyfikacja i ocena zgodności z wymaganiami prawnymi w zakresie ochrony środowiska, Identyfikacja i monitoring aspektów środowiskowych, Sterowanie operacyjne, Gospodarka odpadami, Sprawozdawczość do urzędów w zakresie ochrony środowiska Zapewnienie spełnienia wymagań prawnych i obowiązków przedsiębiorstwa w zakresie ochrony środowiska Minimalizacja negatywnego oddziaływania Firmy na środowisko naturalne Sprawozdania i informacje w zakresie korzystania ze środowiska, Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi, Cele i zadania środowiskowe, Zapisy dot. ochrony środowiska (np. karty przekazania odpadów), Certyfikat ISO 14001:2004 Środowisko naturalne, Właściwe Instytucje zewnętrze w zakresie ochrony środowiska (np. WIOŚ, Urząd Marszałkowski) W2-P1 Aspekty środowiskowe, W2-P2 Wymagania prawne, W02-P03 Sterowanie operacyjne, W02-P04 Zagrożenia środowiskowe, W02-P05 Monitoring i pomiary środowiskowe, W02-P06 Ocena zgodności

10 Przemysław Hirschfeld, Małgorzata Walczak, Jarosław Ochotny, PROCES: W03 BHP LIDER : Starszy Inspektor ds. BHP REALIZOWANE DZIAŁANIA Instytucje ustawodawcze, Wymagania prawne w zakresie BHP, Wymagania normy PN-N-18001, Rodzaje zagrożeń, realizowane prace Identyfikacja i ocena zgodności z wymaganiami prawnymi w zakresie BHP, Identyfikacja i monitoring zagrożeń, Pomiary środowiskowe, Szkolenie BHP, Sprawozdawczość do urzędów w zakresie BHP Zapewnienie spełnienia wymagań prawnych i obowiązków przedsiębiorstwa w BHP Podniesienie poziomu warunków pracy w obszarze bezpieczeństwa Sprawozdania (rejestry) i informacje w zakresie BHP, Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi, Cele i zadania BHP, Zapisy dot. BHP (np. ocena ryzyka zawodowego, zapisy ze szkoleń BHP, itp.), Certyfikat PN-N PWiK, Właściwe Instytucje zewnętrze w zakresie BHP (np. Inspekcja Pracy) W03-P01 Zarządzanie ryzykiem zawodowym, W03-P02 Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami, W03-P03 Zapobieganie, gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i poważne awarie, W03-P04 Monitorowanie i pomiary środowiska pracy,

11 Przemysław Hirschfeld, Robert Ślugaj, Jarosław Ochotny, PROCES: W04 INFRASTRUKTURA WSPOMAGAJĄCA LIDER : GŁÓWNY SPECJALISTA DS. UTRZYMANIA RUCHU maszyn i urządzeń, mediów, sprzętu i oprogramowania komputerowego, sprzętu pomiarowego firmy DTR dokumentacja technicznoruchowa maszyn, Przepisy prawne dotyczące kontroli maszyn i urządzeń, Informacje o stanie technicznym stanu infrastruktury, Wymagania w zakresie uwierzytelniania SKP Zasoby materialne i niematerialne, REALIZOWANE DZIAŁANIA Planowanie przeglądów infrastruktury zakładu, w tym maszyn i urządzeń i sprzętu komputerowego, Nadzorowanie SKP (sprzęt pomiarowo-kontrolny), Zapewnienie ciągłości funkcjonowania procesów produkcyjnych i logistycznych Prawidłowy stan infrastruktury Uwiarygodnienie pomiarów za pomocą SKP Prace remontowe, Prace konserwacyjne i prewencyjne, Zlecenia do firm zewnętrznych, Potwierdzenie zdolności pomiarowych SKP produkcyjni, wszystkie komórki organizacyjne W04-P01 Infrastruktura wspomagająca

12 Przemysław Hirschfeld, Jarosław Ochotny, Jarosław Ochotny, PROCES: Z1 ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LIDER : PREZES ZARZĄDU Wymagania Prawne, Rynek zewnętrzny, firmy, Klient zewnętrzny, Firma szkoleniowa Strategia PWiK, Wiedza i doświadczenie Kierownictwa, Środki finansowe (budżet), Informacje z rynku o konkurencji, Przepisy prawa, Informacje o rynku pracy, Monitoring kadry zatrudnionej w firmie, Oferty szkoleniowe REALIZOWANE DZIAŁANIA Analiza sytuacji konkurencji, Opracowanie strategii i planowanie prac, Określenie Polityki ZSZ Wyznaczanie celów jakościowych i środowiskowych Kierowanie pracami przedsiębiorstwa, Planowanie inwestycji, Określenie ram działania procesu pozyskania nowego pracownika oraz jego rekrutacji, Identyfikacja, planowanie i realizacja potrzeb szkoleniowych, Zapewnienie prawidłowej oceny efektywności szkoleń Skuteczne monitorowanie, planowanie i koordynowanie pracami przedsiębiorstwa; Rozwój i doskonalenie firmy Decyzje dotyczące firmy, Stosowane metody i techniki zarządzania, Polityka ZSZ, Cele jakości, Cele i zadania środowiskowe, Cele BHP Wynik finansowy, Strategia Firmy, Szkolenia i Dokumenty szkoleniowe, Jakość zatrudnionej kadry Klienci wewnętrzni firmy, wyrobu finalnego, firmy Procedura Z1-P1 Zarządzanie zasobami

13 Przemysław Hirschfeld, Jarosław Ochotny, 01, Jarosław Ochotny, PROCES: Z2 NADZOROWANIE Zintegrowanego Systemu Zarządzania LIDER : PEŁNOMOCNIK DS. ZSZ DOSTAWC A firmy, usługi finalnej, usług zewnętrznych Wymagania normy ISO 9001:2008, Wymagania normy ISO 14001:2004, Wymagania normy PN-N-18001:2004 Dokumentacja organizacyjna PWiK Września, Zapisy jakości, Informacje dotyczące funkcjonowania procesów, Informacje dotyczące usług, Wymagania prawne REALIZOWANE DZIAŁANIA Nadzór nad dokumentacją, Nadzór nad zapisami jakości, Nadzór nad przygotowaniem i przeprowadzeniem auditów wewnętrznych, Nadzór nad postępowaniem z wyrobem niezgodnym, Nadzór nad działaniami korygującymi i zapobiegawczymi, Doskonalenie systemu Utrzymanie i doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Dokumenty i zapisy jakości towarzyszące zintegrowanemu systemowi zarządzania, Certyfikat ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i PN-N-18001:2004, Decyzje dotyczące zintegrowanego systemu zarządzania, Klienci wewnętrzni, firmy, usługi finalnej Z2-P1 Nadzór nad dokumentami i zapisami, Z2-P2 Audity wewnętrzne, Z2-P3 ania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące, Z2-P4 Nadzór nad wyrobem niezgodnym, Z2-P5 Przegląd systemu,