ZAPROSZENIE. Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w październiku 2011 r.

Transkrypt

1 Kielce, dnia Z A T W I E R D Z A M:... (podpis) ZAPROSZENIE do złożenia oferty cenowej w prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności postępowaniu na Organizację pobytu gościa zagranicznego w Polsce w celu realizacji Projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenia drogą do wiedzy realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Nazwa i adres zamawiającego Zamawiający: Grupa Edukacyjna S.A. ul. Łódzka 308, Kielce Prowadzący postępowanie (adres): Grupa Edukacyjna S.A. Biuro Projektu ul. Łódzka 308, Kielce tel. 041/ , fax. 041/ , justyna.sieniawska@pierwszaki.eu Mając na względzie postanowienia i obowiązki wynikające ze stosowania zasady konkurencyjności zapraszam do złożenia oferty cenowej zgodnie z Zaproszeniem. Kody CPV mające zastosowanie do postępowania: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi w zakresie transportu drogowego Usługi miejsc noclegowych Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w październiku 2011 r. 1. Charakterystyka przedmiotu zamówienia wraz z wymogami i warunkami została określona w załączniku nr 1 do Zaproszenia, które stanowi integralną część Zaproszenia. 2. Termin oraz miejsce wykonania a) Termin wykonania: 4-11 października 2011 r., dokładny harmonogram pobytu określony jest w załączniku nr 4, który zostanie dostarczony wybranemu wykonawcy do dnia r. b) Miejsce wykonania: Warszawa, Kielce, Łódź, Poznań, zgodnie z załącznikiem nr 1 Charakterystyka przedmiotu zamówienia. 3. Sposób sporządzenia oferty: a) Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymogami Zaproszenia, b) Do oferty należy dołączyć wszystkie dokumenty wymagane w pkt. 5 Zaproszenia, c) Oferta i wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim oraz podpisane przez umocowanych przedstawicieli oferenta, d) Oferta cenowa może zawierać tylko jedną cenę brutto wyrażoną w PLN, obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, e) Złożenie oferty w sposób niezgodny z powyższymi wymogami skutkuje jej odrzuceniem. 4. Termin związania ofertą upływa po 30 dniach od terminu składania ofert.

2 5. Zawartość oferty: Wykonawca musi dołączyć do oferty następujące dokumenty i oświadczenia: a) Ofertę cenową (załącznik nr 2), b) Portfolio standardu usługi zawierające prezentację obiektów hotelowych i gastronomicznych oraz szczegółową informację o busie (marka, model, rok produkcji, składniki pełnego, luksusowego wyposażenia), c) Odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, d) Szczegółową charakterystykę przedmiotu zamówienia, e) Wykaz zrealizowanych minimum 3 usług o podobnym charakterze do przedmiotu zamówienia (np. organizacja pobytu w Polsce gości zagranicznych, wizyt studyjnych w Polsce gości zagranicznych, wycieczek dla gości zagranicznych w Polsce). Wykaz powinien zawierać: rodzaj usługi i jej opis, dla kogo została wykonana, kiedy została wykonana; f) Kopię aktualnej polisy OC na szkody związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa o wartości sumy ubezpieczenia nie mniejszej niż 60 tysięcy złotych Wszelkie koszty związanie ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania. 6. Oferta cenowa musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 7. Zamawiający dopuszcza możliwość posłużenia się doświadczeniem osób trzecich wyłącznie w przypadku powierzenia im podwykonawstwa, w takim przypadku Punt 5 c) zaproszenia ma odpowiednie zastosowanie. Należy dołączyć także stosowne oświadczenie podwykonawcy. 8. Projekt umowy nie podlega negocjacji, złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją postanowień umowy. 9. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę. Cena jest jedynym kryterium oceny ofert. 10. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 11. Oferty należy składać na formularzu oferty cenowej, która stanowi załącznik do zaproszenia w nieprzekraczalnym terminie do dnia godzina 10:00 w sekretariacie Biura Projektu w zamkniętych kopertach oznaczonych: Organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce Numer sprawy: 14/ZK/2011 Nie otwierać przed , godz. 10: Oferty, które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone bez otwierania. 13. Przedmiotowe Zaproszenie znajduje się na stronie internetowej Zamawiającego. Wykonawca przed złożeniem oferty zobowiązany jest zapoznać się z informacjami umieszczonymi na tej stronie, gdyż wszelkie informacje związane z zapytaniami do przedmiotowego rozpoznania Zamawiający zamieści na tej stronie. 14. Osobami wyznaczonymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są: Alojzy Jakóbik - tel (sprawy formalno-prawne) oraz Justyna Sieniawska Tel (sprawy merytoryczne). Sporządził Załączniki: 1. Załącznik nr 1 charakterystyka przedmiotu zamówienia 2. Załącznik nr 2 oferta cenowa 3. Załącznik nr 3 projekt umowy

3 Załącznik nr 1 CHARAKTERYSTYKA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Noclegi dla 1 osoby (gość zagraniczny) w pokoju hotelowym o podwyższonym standardzie, typu studio, apartament, w Hotelu co najmniej**** Ilość noclegów: łącznie 7, w tym 2 w weekend, z czego 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu (weekend) i 2 w Kielcach (albo najbliższej okolicy Kielc - do 10 km). 2. Usługę cateringową dla 1 osoby (gość zagraniczny) w restauracji posiadającej: a) ogólnopolski bądź europejski bądź międzynarodowy certyfikat jakości usług, w szczególności: Europejska Gwiazda, Certyfikat Europejska Gwarancja Najwyższej Jakości, Certyfikat Polska Gwarancja Najwyższej Jakości, Certyfikat Gwarancja Tradycyjnego Smaku, Biała Lilia lub równoważny b) lub rekomendację jakości usług ogólnopolskiej bądź europejskiej organizacji branży hotelarskogastronomicznej, w szczególności Federacji Klubu Szefów Kuchni, Polish Quality Hotel Polskiej Izby Hotelarstwa lub równoważną c) lub wpis w Czerwonym Przewodniku Michelin Main Cities of Europe 2011, d) lub udział w Europejskiej Sieci Regionalnego Dziedzictwa Kulinarnego (ESRDK), e) lub nagrodę za jakość usług kulinarnych, w szczególności Oskar Kulinarny, Hermes, Teraz Polska, Złota Patelnia, Srebrna Patelnia lub równoważną Ilość śniadań w formie bufetu szwedzkiego: łącznie 7, w tym 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu i 2 w Kielcach (albo okolicy do 10 km) - powinny być zorganizowane w hotelach, w którym zapewniono nocleg dla gościa zagranicznego, Ilość lunchy (obiadów dwa ciepłe dania, deser, kawa lub herbata, napój zimny): łącznie 4, w tym 3 w Warszawie i 1 w Kielcach albo okolicy, Ilość kolacji (dwa ciepłe dania, deser, kawa lub herbata, napój zimny): łącznie 7, w tym, w tym 3 w Warszawie, 2 w Kielcach albo okolicy, po 1 w Łodzi i Poznaniu. 3. Usługę transportową wykonywaną busem do 9 osób z klimatyzacją oraz pełną, luksusową opcją wyposażenia, na trasie Warszawa Kielce Łódź Poznań - Warszawa, w tym jazdy lokalne po ww. miastach, maksymalnie km, z uwzględnieniem kosztów pracy kierowcy przez 7,5 dnia, kosztów jego 7 noclegów, w tym 2 w weekend, z czego 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu (weekend) i 2 w Kielcach albo okolicy do 10 km, a także kosztów jego wyżywienia przez 7,5 dnia 4. Noclegi dla 1 osoby (tłumacz) w odrębnym, standardowym pokoju hotelowym z łazienką, w tym samym obiekcie hotelowym, w którym nocował będzie gość zagraniczny. Ilość noclegów: łącznie 7, w tym 2 w weekend, z czego 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu (weekend) i 2 w Kielcach lub najbliższej okolicy Kielc (do 10 km). 5. Usługę cateringową dla 1 osoby (tłumacz) w tych samych obiektach gastronomicznych i terminach jak przewidziano dla gościa zagranicznego. Ilość śniadań w formie bufetu szwedzkiego: łącznie 7, w tym 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu i 2 w Kielcach (albo okolicy do 10 km) - powinny być zorganizowane w hotelach, w którym zapewniono nocleg dla gościa zagranicznego, Ilość lunchy (obiadów dwa ciepłe dania, deser, kawa lub herbata, napój zimny): łącznie 4, w tym 3 w Warszawie i 1 w Kielcach albo okolicy, Ilość kolacji (dwa ciepłe dania, deser, kawa lub herbata, napój zimny): łącznie 7, w tym, w tym 3 w Warszawie, 2 w Kielcach albo okolicy, po 1 w Łodzi i Poznaniu. Termin i miejsce wykonywania: 4-11 października 2011 r. Kolejność chronologiczna noclegów jest następująca i nie ulegnie zmianie: a) Warszawa 1 b) Kielce 2 c) Poznań 2 d) Warszawa - 2 Zamówienie wykonywane będzie w następujących miastach i na trasie pomiędzy nimi: Warszawa Kielce Łódź- Poznań Warszawa.

4 Załącznik nr 2 Miejscowość i data... Pieczęć adresowa Oferenta... NIP / Regon OFERTA CENOWA Nawiązując do Zaproszenia na: Organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w celu realizacji projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenie drogą do wiedzy realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zaproszeniem do złożenia oferty na kwotę brutto. zł, (słownie: zł) 1. oświadczamy, że cena brutto obejmuje wszystkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia. 2. oświadczamy, że uzyskaliśmy od Zamawiającego wszelkie informacje niezbędne do rzetelnego sporządzenia niniejszej oferty zgodnie z wymogami określonymi w Zaproszeniu; 3. oświadczamy, że zapoznaliśmy się z istotnymi warunkami zamówienia i nie wnosimy żadnych zastrzeżeń oraz uznajemy się za związanych określonymi w niej zasadami postępowania, przez okres 30 dni od daty otwarcia ofert; 4. oświadczamy, że wykonamy przedmiot zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w Zaproszeniu; 5. oświadczamy, że zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych przez Zamawiającego; 6. oświadczamy, że jesteśmy (jestem) upoważnieni do reprezentowania oferenta. podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta

5 Załącznik nr 3 Załącznik nr 1 do oferty cenowej Szczegółowa kalkulacja organizacji pobytu gościa zagranicznego w Polsce 1. Koszt noclegów (gośd zagraniczny) łącznie. złotych brutto 7 noclegów gościa zagranicznego w Polsce nocleg w Warszawie nocleg w Kielcach nocleg w Kielcach nocleg w Poznaniu nocleg w Poznaniu nocleg w Warszawie nocleg w Warszawie nazwa hotelu/standard hotelu adres hotelu cena brutto 2. Koszt cateringu gościa zagranicznego (śniadania, obiady, kolacje) łącznie złotych brutto Śniadania w 4 miastach 1. śniadanie w Warszawie śniadanie w Kielcach śniadanie w Kielcach śniadanie w Poznaniu śniadanie w Poznaniu śniadanie w Warszawie nazwa hotelu/standard hotelu adres hotelu cena brutto 7. śniadanie w Warszawie

6 Obiady w 3 miastach 1. obiad w Warszawie obiad w Warszawie obiad w Kielcach lub okolicach Kielc obiad w Warszawie Kolacje w 4 miastach 1. kolacja w Warszawie kolacja w Kielcach kolacja w Kielcach kolacja w Łodzi kolacja w Poznaniu kolacja w Warszawie kolacja w Warszawie nazwa lokalu/standard lokalu adres lokalu cena brutto nazwa lokalu/standard lokalu adres lokalu cena brutto 3. Koszt usługi transportowej łącznie złotych brutto Przejazdy gościa na terenie kraju cena brutto 1. przejazdy busem do 9 osób wyposażonym w klimatyzację z gościem zagranicznym na trasie Warszawa - Kielce - Łódź - Poznao - Warszawa Koszt noclegów (tłumacz) łącznie. złotych brutto 7 noclegów tłumacza nocleg w Warszawie nocleg w Kielcach nocleg w Kielcach nazwa hotelu/standard hotelu adres hotelu cena brutto

7 4. nocleg w Poznaniu 5. nocleg w Poznaniu 6. nocleg w Warszawie 7. nocleg w Warszawie Koszt cateringu tłumacza (śniadania, obiady, kolacje) łącznie złotych brutto Śniadania w 4 miastach nazwa hotelu/standard hotelu adres hotelu cena brutto 1. śniadanie w Warszawie śniadanie w Kielcach śniadanie w Kielcach śniadanie w Poznaniu śniadanie w Poznaniu śniadanie w Warszawie śniadanie w Warszawie Obiady w 3 miastach 1. obiad w Warszawie obiad w Warszawie obiad w Kielcach lub okolicach Kielc obiad w Warszawie nazwa lokalu/standard lokalu adres lokalu cena brutto Kolacje w 4 miastach 1. kolacja w Warszawie kolacja w Kielcach nazwa lokalu/standard lokalu adres lokalu cena brutto

8 3. kolacja w Kielcach kolacja w Łodzi kolacja w Poznaniu kolacja w Warszawie kolacja w Warszawie Data Podpis Pieczątka firmowa

9 PROJEKT UMOWY na organizację pobytu gościa zagranicznego w Polsce zawarta w dniu.. r. w Kielcach pomiędzy: 1. Grupą Edukacyjną Spółka Akcyjna z siedzibą w Kielcach, przy ul. Łódzkiej 308, Kielce, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS , w całości opłaconym kapitale zakładowym w wysokości PLN; NIP nr , Regon , o Zarządzie w składzie: Piotr Treszczotko (Prezes Zarządu), Grzegorz Molęda (Członek Zarządu), Małgorzata Ślusarczyk (Członek Zarządu) zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez: a) Piotra Treszczotko Prezesa Zarządu, b) Grzegorza Molędę Członka Zarządu, a 2.., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: a), w wyniku rozstrzygnięcia rozpoznania cenowego o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności strony zawierają umowę o treści poniższej: 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę polegającą na organizacji pobytu gościa zagranicznego w Polsce w dniach od 4 do11 października 2011 r. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia, o którym mowa w punkcie 1 zgodnie z wymogami szczegółowymi określonymi przez Zamawiającego w: a) charakterystyce przedmiotu zamówienia, która jako załącznik nr 1 stanowi integralną część niniejszej Umowy, b) ofercie Wykonawcy zawartej na formularzu ofertowym, który jako załącznik nr 2 stanowi integralną część Umowy, c) Szczegółowej kalkulacji organizacji pobytu gościa zagranicznego w Polsce, który jako załącznik nr 3 stanowi integralną część umowy, d) szczegółowym harmonogramie pobytu gościa zagranicznego, który jako załącznik nr 4 stanowi integralną część Umowy. 2 Termin realizacji 1. Ustala się następujące terminy realizacji przedmiotu Umowy: 1) Wykonanie usługi nastąpi w terminie określonym w 1 ust. 1 i załączniku nr 4, który zostanie dostarczony wybranemu wykonawcy do dnia r. 2) Wykonanie usługi potwierdzać będzie protokół zdawczo-odbiorczy. 1. Zamawiający zobowiązuje się: 3 Obowiązki Zamawiającego 1) dokonać odbioru wykonanej zgodnie z Umową i załącznikami do niej usługi, 2) dokonać zapłaty Wykonawcy odpowiedniego wynagrodzenia za wykonaną, zgodnie z umową i załącznikami do niej, usługę w wysokości i na zasadach określonych w umowie,

10 2. Nadzór nad niniejszą umową z ramienia Zamawiającego sprawować będzie Justyna Sieniawska stanowisko: Menager ds. Organizacyjnych tel adres poczty elektronicznej: organizacyjny@pierwszaki.eu, faks: (41) Osobie tej przysługuje prawo do dokonywania bieżących ustaleń dotyczących realizacji Umowy, ustalenia te nie mogą zmierzać do zmiany Umowy. 4 Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Wykonania usługi zgodnie z postanowieniami Umowy, 2) Wykonania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwymi normami i zasadami wiedzy technicznej oraz należytą starannością, bezpieczeństwem, dobrą jakością i właściwą organizacją. 2. Nadzór nad niniejszą umową z ramienia Wykonawcy sprawować będzie.. stanowisko:.. tel. adres poczty elektronicznej:.., faks: Osobie tej przysługuje prawo do dokonywania bieżących ustaleń dotyczących realizacji Umowy, ustalenia te nie mogą zmierzać do zmiany Umowy. 3. Przedstawienie aktualnej polisy OC na szkody związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa o wartości sumy ubezpieczenia nie mniejszej niż 60 tysięcy złotych. 5 Wynagrodzenie, płatności 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe na kwotę netto.. zł (słownie:..) plus podatek VAT w wysokości. zł (słownie:.), razem kwota brutto wynosi:..zł (słownie:.). 2. Kwota określona w punkcie 1 zawiera wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, w szczególności określone w załączniku nr 1 oraz nr Zapłata nastąpi przelewem na konto bankowe Wykonawcy wskazane w fakturze VAT na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego usługi zgodnie z Załącznikiem nr 1 oraz Załącznikiem nr 3. Faktura VAT winna być dostarczona Zamawiającemu do Biura Projektu na adres ul. Łódzka 308, Kielce wraz z podpisanym przez przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w 3 punkt 2) egzemplarzem protokołu zdawczoodbiorczego. 4. Termin zapłaty wynosi 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 5. Wykonawca oświadcza, iż został poinformowany, iż świadczenie usług objętych niniejszą umową jest współfinansowane przez Zamawiającego ze środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenia drogą do wiedzy Poddziałanie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 6. Wykonawca nie może dokonywać przelewu (cesji) wierzytelności przypadającej mu w stosunku do Zamawiającego na rzecz osób trzecich bez uzyskania uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności. 7. Za dzień zapłaty przyjmuje się datę obciążenia przez bank rachunku bankowego Zamawiającego.

11 6 Kary umowne 1. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań umownych w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: 1) Wykonawca zapłaci kary umowne Zamawiającemu: a) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia netto wskazanego w 5 punkt 1, b) z tytułu opóźnień w wykonaniu usługi transportowej o której mowa w Załączniku nr 1 do umowy, w wysokości 2 % wynagrodzenia netto wskazanego w 5 punkt 1, za każde opóźnienie w szczegółowym harmonogramie pobytu gościa zagranicznego, który określa Załącznik nr 4 do umowy. 2. Jeżeli kara umowna nie pokryje poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, w tym utraconych korzyści. 3. Postanowienia umowy dotyczące kar umownych pozostają wiążące dla stron w przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron. 7 Postanowienia Końcowe 1. Wszelkie spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy będzie rozstrzygać właściwy sąd powszechny w Kielcach. 2. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu. 3. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie: 1) właściwe przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny, w tym w szczególności przepisy regulujące dostawę (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) wraz z aktami wykonawczymi do tej ustawy, 2) inne powołane w umowie bądź regulujące materię wskazaną w umowie, chociażby nie były wyraźnie wskazane. 4. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy. 5. Załącznikami do niniejszej umowy stanowiącymi jej integralną część stanowią: 1) charakterystyka przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1, 2) oferta Wykonawcy Załącznik nr 2, 3) szczegółowa kalkulacja organizacji pobytu gościa zagranicznego w Polsce Załącznik nr 3, 4) szczegółowy harmonogram pobytu gościa zagranicznego Załącznik nr 4. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

12 ... (Data sporządzenia protokołu) PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY (KOŃCOWY) usługi organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce Odbierający:. (pieczątka) reprezentowany przez: Imię i nazwisko : Justyna Sieniawska stanowisko: Menager ds. Organizacyjnych w imieniu Grupy Edukacyjnej Spółki Akcyjnej z siedzibą w Kielcach, ul. Łódzka 308, Kielce. Oznaczenie umowy : umowa nr /2011 z dnia r. Przedmiot odbioru: Usługa organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w dniach od do r. Przekazujący:.. Przedmiot umowy odebrano bez zastrzeżeń. Sporządzono w ilości 2 egzemplarzy 1 dla Odbiorcy, 1 dla Przekazującego. W imieniu Przekazującego W imieniu Odbierającego. czytelny podpis Czytelnie imię i nazwisko funkcja.. Podpis. Pieczątka firmowa