KAMSOFT S.A Katowice ul. 1-Maja 133 Tel , Fax ZASADY KS-AOW'2012

Transkrypt

1 KAMSOFT S.A Katowice ul. 1-Maja 133 Tel , Fax ZASADY WDROŻENIA DO EKSPLOATACJI SYSTEMU INFORMATYCZNEGO KS-AOW'2012 ZALECENIA PRODUCENTA PRZED ZAINSTALOWANIEM OPROGRAMOWANIA PROSIMY O DOKŁADNE ZAPOZNANIE SIĘ Z ZALECANYMI ZASADAMI WDROŻENIA

2

3 1. WSTĘP W celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji systemu informatycznego do wspomagania pracy aptek KS-AOW 2012, zwanego dalej Systemem, Producent zaleca, aby proces wdrożenia został przeprowadzony przez osobę posiadającą ważny certyfikat Autoryzowanego Serwisanta. Wdrożenia systemu może dokonać również Nabywca lub osoba niebędąca Autoryzowanym Serwisantem Systemu, jednak w takim przypadku odpowiedzialność na prawidłowe funkcjonowanie Systemu spoczywa na Nabywcy. Nabywca lub Autoryzowany Serwis (Autoryzowany Serwisant), albo upoważniona przez Nabywcę inna osoba, dokonująca wdrożenia Systemu, zwana jest w dalszej części dokumentu Instalatorem Zadania procesu wdrożeniowego 1. Poprawne wdrożenie Systemu, zapewniające jego niezakłóconą eksploatację wymaga wykonania szeregu zadań, z zachowaniem określonej kolejności realizowanych czynności. 2. W procesie wdrożenia systemu Instalator winien zrealizować, co najmniej, następujące procesy: 1. Dostawa Systemu w opakowaniu handlowym Producenta, zawierającym oryginalne plomby. 2. Instalacja i uruchomienie Systemu na sprzęcie komputerowym Nabywcy. 3. Szkolenie bezpośrednich Użytkowników w zakresie obsługi Systemu. 4. Przeprowadzenie testów kwalifikacyjnych znajomości obsługi Systemu. 5. Rozruch i start produktywny Systemu. 6. Nadzór autorski nad eksploatacją Systemu. 7. Eksploatacja Systemu i Serwis Eksploatacyjny. 3. Niniejsza dokumentacja nie uwzględnia procesu zakupu, dostawy i instalacji sprzętu komputerowego, niezbędnego do prawidłowej pracy Systemu, nie obejmuje dostawy środowiska sieci lokalnej oraz sprzętu komputerowego i fiskalnego niezbędnego do zainstalowania Systemu i jego eksploatacji. 4. Niniejsza dokumentacja nie obejmuje serwisu technicznego sieci lokalnej oraz sprzętu komputerowego i fiskalnego, niezbędnego do prawidłowej eksploatacji Systemu. Serwis techniczny sieci lokalnej i sprzętu komputerowego może być przedmiotem odrębnej umowy z Autoryzowanym Serwisem. 2. PRZYGOTOWANIE DO INSTALACJI 2.1. Sprawdzenie kompletności pakietu 1. Przed rozpoczęciem instalacji Systemu, Nabywca winien sprawdzić kompletność dostawy, na podstawie specyfikacji zawartej w dokumencie Warunki Licencji i Gwarancji na Produkt. 2. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek braków w opakowaniu zawierającym System, Nabywca winien niezwłocznie powiadomić Sprzedawcę, u którego nabył System. 3. W przypadku stwierdzenia uzasadnionego roszczenia Nabywcy, Sprzedawca winien w terminie 7 dni uzupełnić braki dostawy lub wymienić opakowanie zawierające System, na wolne od wad. 4. Podpisanie protokołu dostawy przez Strony umowy lub podpisanie protokołu jednostronnie przez Producenta zamyka etap dostawy Systemu Minimalne wymagania sprzętu komputerowego 1. Prawidłowy przebieg procesu instalacji, jak również późniejsza eksploatacja Systemu zależy, od jakości sprzętu komputerowego, na którym instalowany jest System. 2. Producent zaleca zastosowanie sprzętu komputerowego, co najmniej o parametrach wymienionych poniżej: KOMPUTER PROCESOR RAM HDD CD/DVD Serwer sieci lokalnej Min. 2.0 GHz 2 GB 100 GB TAK Stacja Robocza Min. 1.3 GHz 1 GB 32 GB NIE 2.3. Wymagane parametry sieci lokalnej Sieć lokalna, o przepustowości min. 100 Mb/sek., winna być wykonana zgodnie z jednym, z powszechnie stosowanych standardów Zasilanie elektryczne Instalacja elektryczna winna być wyposażona w gniazdka z uziemieniem i w system przeciwzwarciowy z progiem działania 20 ma Zasilanie awaryjne Serwer sieci lokalnej winien być obowiązkowo wyposażony w system zasilania awaryjnego, pozwalający na pracę serwera sieci lokalnej, co najmniej, przez okres niezbędny do zakończenia pracy z Systemem i zamknięcia rozpoczętych transakcji. Stacje robocze (stanowiska pracy) winny mieć własne układy zasilania awaryjnego pozwalające na pracę przez okres ok. 20 min, po zaniku zasilania elektrycznego. Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2012 Strona 3 z 5

4 3. INSTALACJA SYSTEMU 1. Instalacja Systemu dokonywana jest wyłącznie w lokalizacji wskazanej przez Nabywcę, zapisanej dodatkowo w pliku konfiguracyjnym zakupionego Systemu. 2. Instalacja Systemu dokonywana jest na sprzęcie komputerowym udostępnionym przez Nabywcę. 3. System instalowany jest na liczbie komputerów zgodnej z posiadaną licencją nadaną przez Producenta. Instalacja Systemu na innej liczbie komputerów, niż wynikająca z przedmiotu umowy, traktowana jest jako naruszenie warunków licencji Producenta. 4. Przed przystąpieniem do instalacji Systemu, Nabywca zobowiązany jest do przekazania przed rozpoczęciem instalacji, sprzętu komputerowego i peryferyjnego oraz infrastruktury technicznej w stanie umożliwiającym poprawne zainstalowanie i uruchomienie Systemu. 5. W szczególności Nabywca zobowiązany jest do przekazania: 1. Sieci zasilania awaryjnego wyposażonej w urządzenia do podtrzymywania napięcia (UPS). 2. Lokalnej sieci komputerowej, wraz z protokołem testów wydajnościowych. 3. Serwera sieci lokalnej wraz z systemem operacyjnym. 4. Stacji roboczych wraz z systemem operacyjnym, w konfiguracji zapewniającej poprawną pracę Systemu. 5. Urządzeń peryferyjnych (drukarki, modemy), w konfiguracji zapewniającej poprawną pracę Systemu. 6. Ustawienia i podłączenia sprzętu komputerowego i peryferyjnego w miejscu jego eksploatacji. 7. Podłączenia sprzętu komputerowego i peryferyjnego do sieci lokalnej i sieci zasilania awaryjnego. 6. Przed przystąpieniem do instalacji Systemu, Instalator dokonuje sprawdzenia poprawności funkcjonowania sieci lokalnej i sprzętu komputerowego oraz zgodności konfiguracji z wymogami Systemu. 7. W przypadku nie spełnienia wymaganych warunków minimalnych, Instalator może odmówić instalacji Systemu, do czasu spełnienia przez Nabywcę wymaganych warunków. 8. W przypadku nie spełnienia wymaganych warunków minimalnych, Instalator na podstawie odrębnej umowy z Nabywcą może dokonać odpłatnej dostawy, instalacji oraz konfiguracji sieci lokalnej i sprzętu komputerowego. 9. Instalacja Systemu na sprzęcie komputerowym spełniającym warunki wymienione w ust. 5 obejmuje: 1. Fizyczne zainstalowanie Systemu na serwerze i stacjach roboczych, 2. Zsynchronizowanie pracy stacji roboczych w sieci komputerowej, 3. Wprowadzenie do Systemu, na wniosek Nabywcy, modułu podstawowego (BLOZ-0) bazy leków BLOZ, lub pozostawienie bazy pustej do ręcznego uzupełnienia listy leków przez Nabywcę, 4. Ustawienie podstawowych parametrów pracy Systemu, 5. Uzupełnienie niezbędnych danych dotyczących Nabywcy, 6. Założenie podstawowej listy pracowników Nabywcy i nadanie haseł dostępu do Systemu, 7. Sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania Systemu w sieci komputerowej, 8. Uruchomienie Systemu jako całości w oparciu o bazy ćwiczeniowe zawarte na nośniku instalacyjnym. 10. Instalacja Systemu nie obejmuje przenoszenia danych z innego systemu komputerowego stosowanego dotychczas przez Nabywcę. Przeniesienie danych z dotychczas użytkowanego Systemu, o ile jest możliwe, wykonane może być na podstawie odrębnej umowy uzupełnionej kosztorysem. 11. Instalację i uruchomienie Systemu uważa się za zakończone, jeżeli na każdym stanowisku roboczym możliwe jest uruchomienie wszystkich modułów Systemu, zgodnie z uprawnieniami przydzielonymi pracownikowi posiadającemu najwyższe prawa dostępu do Systemu. 4. SZKOLENIE 4.1. Szkolenie pracowników 1. Szkolenie pracowników Nabywcy następuje po etapie instalacji i uruchomienia Systemu. Szkolenie odbywa się w miejscu instalacji Systemu i na sprzęcie Nabywcy. 2. Przed rozpoczęciem szkolenia Nabywca przekazuje Instalatorowi listę pracowników przeznaczonych do odbycia szkolenia, zawierającą informacje wymagane rozporządzeniem w sprawie recept lekarskich, uzupełnione o dane wymagane przez System, w tym: 1. Imię i nazwisko. 2. Tytuł zawodowy. 3. Zajmowane stanowisko, lub pełniona funkcja. 4. Numer PESEL. 5. Zalakowaną kopertę z listą imienną pracowników, zawierającą hasła dostępu do Systemu. 3. Instalator przeprowadza szkolenie pracowników wskazanych przez Nabywcę, w celu zapoznania z podstawowymi zasadami eksploatacji Systemu, z uwzględnieniem zasad pracy w sieciach lokalnych. 4. Zalecany minimalny wymiar czasowy szkolenia podstawowego wynosi 4 godziny zegarowe, w tym 2 godziny wykładu ogólnego i 2 godziny ćwiczeń praktycznych wykonywanych pod kontrolą Instalatora. 5. Szkolenie obsługi Systemu nie obejmuje zagadnień związanych z podstawą obsługi komputerów. Instalator zakłada, że pracownik oddelegowany do szkoleń zna podstawowe zasady obsługi komputerów. W przeciwnym przypadku na wniosek Nabywcy, Instalator może przeprowadzić odpłatny kurs obsługi komputerów w terminie i wymiarze godzinowym uzgodnionym z Nabywcą. 6. Po zakończeniu szkolenia Instalator przekazuje pracownikom Nabywcy wskazówki praktyczne do dalszego samokształcenia. Instalator ustala z Nabywcą termin przeprowadzenia testu z zakresu stopnia opanowania obsługi Systemu przez pracowników Nabywcy Testy opanowania obsługi Systemu 1. Po zakończeniu szkolenia rozpoczyna się okres samokształcenia pracowników Nabywcy, który nie powinien być dłuższy niż 14 dni. Na wniosek Nabywcy okres samokształcenia może być przedłużony. 2. Samokształcenie z wykorzystaniem Systemu odbywa się w oparciu o zainstalowane bazy ćwiczeniowe, które mogą być dowolnie modyfikowane przez Nabywcę i nie wpływają na przyszłą eksploatację Systemu. 3. Instalator określa zakres materiału do samodzielnego opanowania przez pracowników Nabywcy oraz określa zakres tematyczny testu kwalifikacyjnego, kładąc zdecydowany nacisk na zagadnienia praktyczne. Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2012 Strona 4 z 5

5 4. W ustalonym przez Strony terminie Instalator przeprowadza test kwalifikacyjny sprawdzający stopień opanowania obsługi Systemu przez pracowników Nabywcy. Wynik testu jest podstawą do podjęcia decyzji o rozpoczęciu, lub przesunięciu terminu eksploatacji Systemu. 5. Jeżeli wyniki testów kwalifikacyjnych nie potwierdzają opanowania obsługi Systemu na poziomie gwarantującym prawidłową eksploatację, Instalator może wystąpić z wnioskiem o wstrzymanie eksploatacji Systemu, do czasu opanowania obsługi na właściwym poziomie. 6. Nabywca może przedłużyć okres samokształcenia pracowników, albo może wystąpić do Instalatora z wnioskiem o przeprowadzenie dodatkowych odpłatnych szkoleń lub może podjąć na własną odpowiedzialność decyzję o rozpoczęciu eksploatacji Systemu, niezależnie od negatywnej opinii Instalatora. 7. Termin oraz zakres dodatkowych szkoleń Strony ustalają na podstawie odrębnej umowy. 5. EKSPLOATACJA 1. Przygotowanie Systemu do eksploatacji rozpoczyna się z chwilą zainstalowania i uruchomienia Systemu oraz pozytywnego zakończenia testów kwalifikacyjnych. 2. Przed rozpoczęciem eksploatacji Systemu, Nabywca w porozumieniu z Instalatorem, jest obowiązany wprowadzić do Systemu niezbędne parametry początkowe i dane eksploatacyjne Wprowadzenie początkowych stanów magazynowych 1. Przed rozpoczęciem tzw. Startu Produktywnego Systemu, Nabywca winien utworzyć podstawowe bazy danych Systemu, w tym w szczególności: 1. Bazę asortymentową (kartotekę leków), 2. Bazę kontrahentów, 3. Bazę zawierającą początkowe stany magazynowe (remanent początkowy). 2. Stany magazynowe tworzone są sposobem ręcznym, poprzez wprowadzanie wymaganych danych za pomocą klawiatur. Instalator może uczestniczyć odpłatnie w tworzeniu remanentu początkowego, na odrębnych zasadach ustalonych między Stronami 3. Nabywca, w uzgodnieniu z Instalatorem, może dokonać automatycznego utworzenia bazy asortymentowej na podstawie bazy BLOZ, albo na podstawie innych zbiorów danych, będących w posiadaniu Instalatora. 4. Każda baza danych utworzona sposobem automatycznym podlega sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez Nabywcę. 5. Uruchomienie Systemu uważa się za zakończone, jeżeli na dowolnym stanowisku pracy jest zapewniony dostęp do Systemu Przyłączenie do systemu OSOZ 1. Instalator, w uzgodnieniu z Nabywcą dokonuje przyłączenia Systemu do Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia OSOZ. 2. Za pośrednictwem systemu OSOZ Nabywca uzyskuje zdalny dostęp do dodatkowych serwisów udostępnianych przez Producenta, zapewniających wyższą sprawność i bezpieczeństwo eksploatacji Systemu. 3. Na podstawie odrębnej umowy, Producent za pośrednictwem systemu OSOZ udostępnia Nabywcy następujące serwisy: 1. Kontrola recept zablokowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia. 2. Identyfikacja recept fałszywych i wielokrotnych. 3. Przekazywanie komunikatów Głównego Inspektora Farmaceutycznego. 4. Przekazywanie komunikatów z Okręgowych Izb Aptekarskich. 5. Przekazywanie komunikatów od Producenta, wspierających eksploatację Systemu. 4. Instalator jest w posiadaniu wzorów stosownych umów na przystąpienie do systemu OSOZ i rodzaje świadczonych przez Producenta serwisów, które powinien okazać na wniosek Nabywcy Start produktywny Systemu Start Produktywny jest ostatnim elementem okresu wdrożenia Systemu, po którym rozpoczyna się okres standardowej eksploatacji Systemu. 1. Nabywca pod Kontrolą Instalatora rozpoczyna pracę z systemem i ewentualnie koryguje nieprawidłowości ujawniające się w pierwszych godzinach użytkowania Systemu. 2. Przez okres 3 dni od chwili rozpoczęcia Startu Produktywnego, Instalator na wniosek Nabywcy, może pełnić zdalny Nadzór Autorski, w szczególności wspomagać Nabywcę w realizacji bieżących zadań, za pośrednictwem telefonu lub innych dostępnych metod komunikacji. 3. W szczególnych przypadkach, w tym w przypadku zatrzymania pracy Systemu, Instalator na wniosek Nabywcy, może prowadzić odpłatny nadzór autorski bezpośrednio w siedzibie Nabywcy Zakończenie Wdrożenia 1. Wdrożenie Systemu uważa się za zakończone z chwilą upływu terminu Nadzoru Autorskiego. 2. Po zakończeniu okresu Nadzoru Autorskiego trwa okres Gwarancji na System, który kończy się po upływie 12 miesięcy, licząc od daty zakupu Systemu przez Nabywcę. 6. SERWIS EKSPLOATACYJNY 1. W okresie Eksploatacji Systemu Nabywca może zawrzeć z Instalatorem umowę na świadczenie odpłatnego Serwisu Eksploatacyjnego. 2. Treść i zakres umowy na sprawowanie serwisu Eksploatacyjnego ustalana jest między Nabywcą i Instalatorem. 3. Celem Serwisu Eksploatacyjnego jest sprawowanie bieżącej opieki nad Systemem zapewniającej między innymi eksploatowanie Systemu stosownie do zmieniających się przepisów prawa. KONIEC DOKUMENTU Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2012 Strona 5 z 5