Prowadzenie polityki kadrowej przedsiębiorstwa 412[01].Z2.01

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI i NAUKI Teresa Dżugaj Teresa Stolarek Prowadzenie polityki kadrowej przedsiębiorstwa 412[01].Z2.01 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2005

2 Recenzenci: dr Roman Sobiecki mgr Zofia Sepkowska Opracowanie redakcyjne: Katarzyna Maćkowska Konsultacja: mgr inż. Maria Majewska Korekta: Joanna Iwanowska Edyta Kozieł Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej Z2.01 Prowadzenie polityki kadrowej przedsiębiorstwa zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik rachunkowości. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 3 2. Wymagania wstępne 6 4. Materiał nauczania Obieg informacji w jednostce organizacyjnej Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Wizerunek pracownika ds. zarządzania zasobami ludzkimi Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Warunki pracy w biurze Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Zarządzanie czasem pracy i przyjmowanie interesantów Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Polityka kadrowa i planowanie zatrudnienia Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Przedmiot i źródła prawa pracy Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Zatrudnianie i rozwiązywanie umów o pracę Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumentacja związana z zatrudnieniem i ochrona danych Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Obowiązki stron stosunku pracy i skutki ich naruszania Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumentacja kadrowa w programie komputerowym Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Spradzian osiągnięć Literatura 96 2

4 1. WPROWADZENIE Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy z zakresu prowadzenia polityki kadrowej. W poradniku zamieszczono: wymagania wstępne, w których wskazano umiejętności jakie powinieneś posiadać przed rozpoczęciem pracy z poradnikiem, cele kształcenia, które z kolei wskazują jakie umiejętności powinieneś opanować w procesie kształcenia w danej jednostce modułowej, materiał nauczania, który podzielono na 10 tematów, ściśle i logicznie ze sobą powiązanych ćwiczenia zgodne z materiałem nauczania, gdzie podano również wskazówki do realizacji i środki dydaktyczne, ewaluacja twoich osiągnięć zamieszczono przykładowe narzędzia pomiaru dydaktycznego w postaci sprawdzianów postępów po każdym zrealizowanym temacie oraz sprawdzian osiągnięć na zakończenie całej jednostki modułowej. Nabyte umiejętności w tej jednostce modułowej ułatwiają zrozumieć, jak ważny jest czynnik ludzki w firmie i pozwalają spojrzeć na przedsiębiorstwo jako instytucję społeczną. Treści zawarte w materiale nauczania mają na celu rozszerzenie posiadanych już przez Ciebie umiejętności i ukształtowanie nowych. W materiale nauczania zostały omówione również treści dotyczące obsługi użytkowych programów komputerowych kadrowo-płacowych, zarządzania danymi komputerowymi, zabezpieczania ich przed osobami nieuprawnionymi oraz ich archiwizowania. Materiał ten zawiera istotne wskazówki praktyczne, które umożliwią Ci wykorzystanie programów komputerowych w realizacji zadań zawodowych dotyczącej polityki kadrowej. Pytania sprawdzające umożliwią Ci ocenę przygotowania do wykonywania ćwiczeń potwierdzających nabyte umiejętności. Ćwiczenia zawierają polecenie, sposób wykonania i wyposażenie stanowiska pracy. Poziom Twojej wiedzy po wykonaniu ćwiczeń, ocenisz wykonując sprawdzian postępów. Pozytywny wynik pozwoli Ci na realizację następnego tematu. W przypadku trudności, wątpliwości, niejasności poproś o pomoc nauczyciela. Sprawdzian osiągnięć, który znajduje się po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej pozwoli Ci ocenić poziom ukształtowanych umiejętności w całej jednostce modułowej, literatura umożliwi Ci pogłębienie wiedzy z zakresu jednostki modułowej. 3

5 SCHEMAT UKŁADU JEDNOSTEK MODUŁOWYCH 412[01].Z2 Organizacja i finansowanie działalności przedsiębiorstwa 412[01].Z2.01 Prowadzenie polityki kadrowej przedsiębiorstwa 412[01].Z2.02 Organizowanie procesu gospodarczego przedsiębiorstwa 412[01].Z2.03 Finansowanie działalności przedsiębiorstwa 412[01].Z2.03 Wykorzystywanie informacji ekonomicznej w procesie decyzyjnym 4

6 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: korzystać z literatury i innych źródeł informacji, posługiwać się podstawowymi pojęciami z zakresu ekonomii i prawa, przedstawić swój system wartości, panować nad negatywnymi emocjami, unikać konfliktów i dokonywać samooceny, stosować zasady dobrego wychowania oraz kształtować aparycję, dokonać autoprezentacji, komunikować się z innymi z wykorzystaniem wiedzy o mowie ciała i komunikacji werbalnej, pracować w zespole, formułować swoje cele i zadania, wyjaśnić działanie mechanizmu rynkowego ze szczególnym uwzględnieniem rynku pracy, rozróżnić gałęzie prawa oraz powiązać je z odpowiednimi źródłami prawa, posługiwać się podstawową terminologią z zakresu prawa, wyjaśnić zasady publikacji i obowiązywania aktów prawnych, czytać akty prawne, określić istotę i rodzaje wykładni prawa, zaszeregować konkretną sprawę do właściwej gałęzi prawa, wyjaśnić różnicę między przestrzeganiem a stosowaniem prawa, obsłużyć podstawowe środki i urządzenia techniczne stosowane w pracy biurowej, obsługiwać klawiaturę metodą mnemotechniczną, rozmieścić prawidłowo poszczególne elementy pisma, redagować treść pisma, opracować dokumenty kandydata do pracy, przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej z pracodawcą, utworzyć bazę do korespondencji seryjnej oraz scalać dane z dokumentem, sporządzić listę płac, wykonywać podstawowe operacje na plikach i folderach, stosować podstawowe zasady obsługi programów w środowisku Windows, tworzyć systematycznie kopie bezpieczeństwa danych w programach komputerowych, definiować użytkowników programów komputerowych i nadawać im indywidualne uprawnienia. zakładać firmę w programie, dokonywać ustawień parametrów pracy. 5

7 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: zastosować przepisy Kodeksu pracy oraz innych aktów normatywnych regulujących stosunki między pracodawca a pracownikiem, rozróżnić pojęcia i terminy z zakresu prawa pracy i polityki kadrowej, przewidzieć skutki prawne czynności podejmowanych w ramach polityki kadrowej, przeprowadzić analizę podstawowych praw i obowiązków stron stosunku pracy, opracować plan zatrudnienia, obliczyć płynność kadr, przeprowadzić rekrutację pracowników ze szczególnym uwzględnieniem rozmowy kwalifikacyjnej, sporządzić dokumenty związane z nawiązaniem, trwaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, sporządzić protokoły, sprawozdania i notatki służbowe, rozróżnić skutki wynikające z nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, skompletować akta osobowe, założyć na potrzeby sprawozdawczości bazę danych dotyczących zatrudnienia, chronić dane osobowe pracowników zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, zaplanować i zaewidencjonować czas pracy pracowników, zastosować przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej dokonać analizy stanowisk pracy biurowej pod kątem wymagań ergonomii, zaprojektować obieg informacji dotyczących spraw osobowych, wykonywać typowe czynności kancelaryjne, zredagować pisma w sprawach osobowych, również w języku obcym, stosować zasady organizacji pracy organizować pracę własną i zespołową, przyjąć interesantów, zorganizować zebranie służbowe, sporządzać sprawozdania i protokoły, zadbać o wizerunek zewnętrzny stosownie do sytuacji i wykonywanych zadań zawodowych, zastosować normy społeczne dotyczące zachowań w miejscu pracy, porozumieć się zgodnie z zasadami kultury języka, wykorzystać komputery w gromadzeniu i przygotowywaniu informacji niezbędnych do prowadzenia polityki kadrowej przedsiębiorstwa, dokonać transmisji informacji dotyczących zatrudnienia z zastosowaniem programu kadrowo-płacowego, sporządzić raporty: zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wstępnego BHP, kwestionariusz osobowy, aneks do umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, świadectwo pracy, sporządzić dla pracowników bilans urlopowy i bilans chorób, odnotować w programie nieobecność pracownika z powodu: choroby, urlopu. 6

8 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Obieg informacji w jednostce organizacyjnej Materiał nauczania Pracę biurową można określić jako zespół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą. Informacja jest głównym produktem pracy biurowej. Informacja to system przekazywania powiadomień w celu wywołania reakcji stanowiących podstawę podejmowania decyzji kierowniczych. Struktura informacji zawiera następujące elementy: 1) treść informacji, 2) nośnik treści informacji (na czym została treść utrwalona), 3) symbol treści informacji (litery, cyfry), 4) sposób przekazywania informacji (pisemnie, ustnie). 1 Aby informacje przetwarzane w pracy biurowej były użyteczne dla kierownictwa w procesie podejmowania decyzji, powinny być: rzetelne i dokładne, wyczerpujące i jasne, dostępne, szybko i terminowo dostarczone odbiorcy. Bardzo ważną sprawą jest właściwe zorganizowanie obiegu informacji, na który składają się kolejne etapy: zbieranie selekcja klasyfikacja przetwarzanie przekazywanie przechowywanie Rys Etapy obiegu informacji 1 Jarzębowski W. Nowoczesne biuro PWE Warszawa

9 Czynności biurowe wynikające z obiegu informacji zawarte są w instrukcji kancelaryjnej. Instrukcja kancelaryjna określa podstawowe pojęcia związane z pracą biurową, normuje sposób i zasady wykonywania czynności biurowych wynikających z obiegu pism od chwili ich wpływu lub powstania do momentu przekazania do archiwum oraz reguluje tryb postępowania z aktami jawnymi i poufnymi. Instrukcja kancelaryjna firmy lub instytucji powinna być opracowana na podstawie instrukcji ramowej i wykazu akt obowiązujących w określonej branży. Jednostka organizacyjna ustala i przedstawia w instrukcji kancelaryjnej system kancelaryjny, czyli sposób przyjmowania, klasyfikacji, oznaczania, załatwiania, wysyłania i przechowywania dokumentacji biurowej. dziennikowy Rys Systemy kancelaryjne system kancelaryjny bezdziennikowy System kancelaryjny dziennikowy opiera się na zasadzie wielokrotnego rejestrowania i kwitowania odbioru pism w dzienniku korespondencyjnym, który prowadzony jest przez pracownika kancelarii lub sekretariatu. W dzienniku kancelaryjnym rejestruje się pisma przychodzące i pisma wysłane według określonych informacji. Pisma wysłane otrzymują znak, który odpowiada liczbie dziennika, pod którą pismo jest zarejestrowane. System ten, obok zalet (pismo nie może zaginąć, prostota, liczba dziennika wskazuje na miejsce przechowywania pisma, możliwość kontroli sposobu załatwiania sprawy), posiada wiele wad, a mianowicie: pracochłonny, kosztowny, hamuje sprawny obieg dokumentów, wydłuża czas załatwiania spraw. System kancelaryjny bezdziennikowy polega na rejestrowaniu spraw w spisie spraw na podstawie pierwszego pisma, które w danej sprawie wpłynęło. Rejestrowaniem spraw zajmują się pracownicy biurowi merytorycznie przygotowani do załatwiania spraw. Pracownik biurowy ponosi całkowitą odpowiedzialność za załatwienie sprawy, jednak w przypadku nieobecności pracownika, sprawa oczekuje na załatwienie. System ten jest mało pracochłonny, pozwala na szybszy obieg pism, ale pisma mogą się zagubić. Jednostki organizacyjne funkcjonujące według systemu kancelaryjnego bezdziennikowego powinny spełniać warunki: posiadać szczegółowo opracowany rzeczowy wykaz akt, dokładnie określić zakres zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych i poszczególnych stanowisk pracy biurowej, zatrudniać pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawodowych, posiadających wysoki poziom etyki i kultury zawodowej. Rzeczowy wykaz akt jest to system klasyfikacji spraw powstających lub wpływających do biura. Wykaz akt stanowi załącznik do instrukcji kancelaryjnej i zbudowany jest w formie tabeli, która przedstawia: 2 symbol klasyfikacyjny sprawy, hasło klasyfikacyjne, kategorie archiwalną, uwagi. Tak przedstawiony rzeczowy wykaz akt pozwala na szybkie odszukanie akt konkretnej sprawy i umożliwia sklasyfikowanie akt spraw nowych. Symbole klasyfikacyjne zbudowane są według dziesiętnego systemu klasyfikacji (cyfry od 0 do 9), hasła klasyfikacyjne natomiast, odpowiadają tematyce zagadnień i spraw występujących w jednostce organizacyjnej. Sprawy sklasyfikowane są wielostopniowo, poczynając od zagadnień ogólnych do coraz bardziej szczegółowych. 2 Instrukcja kancelaryjna Kancelaria szkoły WN Jelenia Góra

10 Konstrukcja rzeczowego wykazu akt: podział I stopnia klasy zasadnicze 0 - ZARZĄDZANIE 1 - KADRY 2 - SRODKI RZECZOWE 3 - FINANSE, RACHUNKOWOŚĆ akta spraw typowych akta spraw odzwierciedlających specyfikę działania podział II stopnia (każdą klasę zasadniczą można podzielić na 10 klas II stopnia), np. klasa zasadnicza KADRY otrzyma kolejne symbole klasyfikacyjne: 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 podział III stopnia (każdą klasę drugiego stopnia można podzielić na 10 klas III stopnia), np. klasa II stopnia oznaczona symbolem 12, otrzyma kolejne symbole klasyfikacyjne: 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129. Zastosowanie systemu dziesiętnego pozwala na stosowanie dowolnej liczby stopni podziału spraw w zależności od potrzeb. W rzeczowym wykazie akt podane są również kategorie archiwalne akt. Do akt archiwalnych zaliczane są sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i akta te przechowywane są w archiwum zakładowym przez określony przepisami okres czasu. Kategorie archiwalne akt: akta kategorii A zaliczane są sprawy mające znaczenie historyczne, trwałe, nie mogą być celowo zniszczone lub rozproszone, przechowywane są wieczyście, a w przypadku likwidacji firmy przekazywane są do archiwum państwowego, akta kategorii B zaliczane są sprawy o czasowej wartości użytkowej dla firmy, przechowywane są określoną przepisami instrukcji kancelaryjnej liczbę lat (np. B5 5 lat), a po upływie okresu przechowywania następuje ich brakowanie. Brakowanie akt archiwalnych polega na wydzieleniu akt, których termin przechowywania w archiwum minął, i przygotowaniu ich do przekazania na makulaturę. Wydzielone akta spisuje się w protokole brakowania akt i po uzyskaniu zgody archiwum państwowego przygotowuje się je na przemiał. Wcześniej należy wyłączyć to, co nadaje się do powtórnego użytku, np. segregatory, i to co nie nadaje się na przemiał, np. części metalowe, a następnie zniszczyć akta w niszczarkach dokumentów. Dobra organizacja obiegu pism zapewnia właściwe i szybkie załatwienie spraw, a tym samym ma wpływ na sprawną działalność całej firmy. Z tego wynika konieczność kierowania się w pracy biurowej zasadami racjonalnego obiegu pism: ograniczona do niezbędnych liczba punktów zatrzymania pisma czyli komórek biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności związane z obiegiem pism, jak najkrótsza droga obiegu pisma, wykorzystanie nowoczesnych środków techniki biurowej, w celi skrócenia czasu wykonywania czynności manipulacyjnych, ograniczenie czynności biurowych do koniecznego minimum, dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania. 9

11 Aby zasady racjonalnego obiegu pism mogły być zastosowane w praktyce, firma musi spełniać następujące warunki: właściwa struktura organizacyjna i szczegółowy podział zadań pomiędzy pracowników biurowych, wprowadzenie systemu decentralizacji decyzji i uprawnień, zatrudnianie pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawodowych i wysokim poziome etyki i kultury zawodowej, stosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej, optymalny system przepisów prawnych umożliwiających szybkie i prawidłowe działanie. Obieg pism powinien być kontrolowany w celu ujawnienia nieprawidłowości lub przyczyn wydłużających czas załatwiania spraw Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie elementy struktury można wyodrębnić w informacji? 2. Jakie etapy wyodrębnisz w obiegu informacji? 3. Co zawiera instrukcja kancelaryjna i jaką pełni rolę w firmie? 4. W jaki sposób rejestruje się pisma w dzienniku korespondencyjnym? 5. Jakie warunki muszą być spełnione, aby sprawnie funkcjonował obieg pism według systemu kancelaryjnego bezdziennikowego? 6. Jaką funkcję w firmie spełnia rzeczowy wykaz akt? 7. Jakie sprawy zaliczamy do kategorii A, a jakie do B? 8. Jak długo przechowywane są w archiwum zakładowym akta kategorii A i B? 9. Na czym polega racjonalny obieg pism? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Informacja główny produkt pracy biurowej Uzupełnij definicję: Informacja w pracy biurowej jest to system Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z poleceniem, 2) skorzystać z treści zawartych w materiale nauczania, 3) uzupełnić luki w tekście. literatura zgodna z punktem 6 poradnika. 10

12 Ćwiczenie 2 Elementy struktury informacji. Wyodrębnij elementy struktury informacji: roczne sprawozdanie finansowe bilans firmy, sporządzony na formularzu : treść... nośnik treści... symbole... sposób przekazania... Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z poleceniem, 2) skorzystać z treści zawartych w sprawozdaniu bilans firmy, 3) skorzystać z treści zawartych w poradniku dla ucznia, 4) uzupełnić luki w tekście. sprawozdanie finansowe bilans firmy, formularz GUS bilans, literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 3 Systemy kancelaryjne Zaznacz znakiem (+) cechy właściwe dla danego systemu kancelaryjnego: Właściwości Pismo jest przedmiotem szczególnej troski System kosztowny Referent rejestruje sprawy Wysokie kwalifikacje pracowników biurowych Pisma rejestruje się w kancelarii Prowadzony jest spis spraw Hamuje sprawny obieg pism Pracownik całkowicie odpowiada za załatwienie sprawy Prowadzony jest dziennik korespondencyjny Rejestrowanie pism i kwitowanie odbioru Skraca czas załatwiania spraw System kancelaryjny dziennikowy System kancelaryjny bezdziennikowy Sposób wykonania ćwiczenia 1) skorzystać z treści zawartych w poradniku, 2) skorzystać z instrukcji kancelaryjnej, 3) uzupełnić tabelę, 4) zaprezentować efekty swojej pracy 11

13 instrukcja kancelaryjna literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 4 Rzeczowy wykaz akt Uzupełnij zdania: Rzeczowy wykaz akt pozwala na , przedstawiony jest w instrukcji kancelaryjnej, w formie tabeli, która zawiera następujące kolumny: Sposób wykonania ćwiczenia 1) skorzystać z treści zawartych w poradniku dla ucznia, 2) skorzystać z treści zawartych w załączniku do instrukcji kancelaryjnej dotyczącej rzeczowego wykazu akt, 3) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 4) zaprezentować efekty swojej pracy. instrukcja kancelaryjna, literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 5 Rzeczowy system klasyfikacji. Konstruowanie symboli klasyfikacyjnych wg systemu dziesiętnego. Niżej podane symbole cyfrowe II stopnia rozpisz na symbole cyfrowe III stopnia i podaj, jakich ogólnych spraw dotyczą: 0 dotyczy sprawy... symbol cyfrowy 01 można rozpisać na... symboli III stopnia w następujący sposób: dotyczy sprawy... symbol cyfrowy 22 można rozpisać na... symboli III stopnia w następujący sposób:

14 Sposób wykonania ćwiczenia 1) skorzystać z treści zawartych w poradniku dla ucznia, 2) skorzystać z załącznika do instrukcji kancelaryjnej rzeczowego wykazu akt, 3) umieć posługiwać się systemem dziesiętnym, 4) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 5) zaprezentować efekty swojej pracy. rzeczowy wykaz akt, literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 6 Archiwowanie akt spraw załatwionych Jakie sprawy zaliczamy do niżej podanych kategorii archiwalnych i jaki jest okres ich przechowywania: akta kategorii A sprawy:... przechowuje się.... akta kategorii B10 sprawy:... przechowuje się.... Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z treścią zawartą w poradniku dla ucznia, 2) zapoznać się z przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej dotyczącymi archiwizacji, 3) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 4) zaprezentować efekty swojej pracy. rzeczowy wykaz akt literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 7 Racjonalny obieg pism. Do sekretariatu firmy wpłynęła faktura za naprawę kserokopiarki sporządź wykres drogi obiegu tej faktury biorąc pod uwagę punkty zatrzymania i czynności biurowe jakie towarzyszą załatwieniu sprawy. Czy obieg faktury przebiega zgodnie z zasadami racjonalnego obiegu pisma? Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z treścią zawartą w poradniku dla ucznia, 2) zbadać drogę obiegu faktury na przykładzie własnej szkoły, 3) narysować tabelę, w główce wpisać typowe punkty zatrzymania faktury, a w boczku czynności biurowe związanie z obiegiem tej faktury, 4) narysować wykres drogi pisma, 13

15 5) zracjonalizować obieg pisma zgodnie z poznanym zasadami, 6) wyznaczyć na tym samym wykresie innym kolorem zracjonalizowaną drogę obiegu pisma, 7) dokonać oceny korzyści z racjonalizowania obiegu pism, 8) zaprezentować wykonane ćwiczenie. dokument faktury, papier lub karton do wykreślania drogo pisma, kolorowe mazaki, literatura zgodna z punktem 6 poradnika Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) określić rolę pracy biurowej w zarządzaniu firmą? 2) analizować elementy struktury informacji? 3) grupować informacje wg różnych systemów klasyfikacji? 4) organizować obieg pism zgodnie z zasadami systemu kancelaryjnego dziennikowego? 5) zarejestrować sprawę i założyć teczkę sprawy? 6) znakować sprawy zgodnie z zasadami systemu kancelaryjnego bezdziennikowego? 7) stosować klasyfikację dziesiętną w porządkowaniu informacji? 8) posługiwać się instrukcją kancelaryjną? 9) przechowywać akta spraw bieżących i akta archiwalne? 10) organizować brakowanie akt archiwalnych? 11) określać typowe punkty zatrzymania pisma? 12) zastosować zasady racjonalnego obiegu pism? 4.2. Wizerunek pracownika ds. zarządzania zasobami ludzkimi Materiał nauczania Biura firm zajmujące się przetwarzaniem informacji stają się miejscem pierwszego kontaktu pracowników biurowych i petentów. Ten kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem z prawem pierwszego kontaktu wtedy właśnie petent wyrabia sobie obraz firmy. Czynniki kształtujące wizerunek firmy można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych. Zaliczamy do nich: 3 wystrój pomieszczeń firmy, np. jednolita aranżacja pomieszczeń, meble biurowe, wygląd firmy na zewnątrz, np. tereny zielone, wygląd pracowników, np. wprowadzenie jednolitych akcentów stroju, 3 Bogusławska T. Praca biurowa cz.2. REA Warszawa

16 logo firmy, kolorystyka, znak firmowy, forma i sposób komunikowania się z otoczeniem, sposób odnoszenia się do petentów, respektowanie wspólnych wartości, np. dyscyplina pracy, etyka zawodowa, przestrzeganie zasad kultury współżycia. Wygląd zewnętrzny pracownika biurowego jest częścią wizerunku firmy. Pracownik musi wykreować swój obraz image. Jest to jedno z ważniejszych zadań służbowych, bowiem wygląd pracownika nie jest jego sprawą prywatną. Każda osoba jest istotą niepowtarzalną, mającą swój styl, nawyki, przyzwyczajenia i temperament. Zgranie tych wszystkich elementów, przy uwzględnieniu aktualnych trendów mody, zasobów finansowych oraz podporządkowanie całości interesom firmy jest sprawą niezwykle trudną.. strój WIZERUNEK fryzura makijaż bielizna obuwie dodatki Rys Wizerunek pracownika biurowego Strój do pracy biurowej powinien być dobrej jakości, markowy, nie powinien się gnieść i wypychać, mechacić i odbarwiać, musi zapewnić swobodę ruchów. Dyżurnym strojem służbowym jest klasyczna garsonka lub garnitur w stonowanym kolorze szarości lub granatu z tkanin naturalnych, gładkich, bez wzorów. W złym guście przyjmuje się głębokie dekolty, bardzo krótkie spódniczki, krzykliwą kolorystykę, nadmierną i niedostosowaną do wieku ekstrawagancje oraz wszelką tandetę. Bielizna powinna być estetyczna, dostosowana do figury i tak dobrana, by nie zwracać niczyjej uwagi. Zbyt ciasna powoduje zaburzenia krążenia, co może być przyczyną zakłóceń w funkcjonowaniu organizmu, a także powodem złego samopoczucia. Obuwie powinno być wygodne, dobrej marki i mieć prawidłowy kształt. But biurowy powinien być odpowiedniego koloru, zharmonizowany ze strojem i rajstopami czy skarpetami. Zalecana jest zmiana obuwia w biurze, szczególnie w porze zimowej, jednak niedopuszczalne jest noszenie w pracy wszelkich kapci, klapek, trepów lub butów zniszczonych. Dodatki to ważny element stroju, podkreślający styl i osobisty szyk pracownika biurowego. Powszechnie wiadomo, że w dodatki inwestuje się dość duże pieniądze. Zasada ta odnosi się do osób na stanowiskach kierowniczych, maklerów giełdowych. Osoby pełniące szare funkcje w hierarchii prac biurowych powinny poznać podstawowe zasady dotyczące dodatków. I tak: pasek z naturalnej skóry, skromny, z małą klamerką, kolorystycznie dopasowany, zegarek markowy, o gładkiej tarczy, na skórzanym pasku lub bransoletce, torebka lub teczka ze skóry, dopasowana kolorystycznie do butów lub odzieży, nie może być wypchana lub zdeformowana, okulary oprawki powinny być dostosowane do kształtu twarzy i koloru włosów, szkła z antyrefleksem i mieć powłokę utwardzoną, 15

17 biżuteria dyskretna, nadmiar ozdób wskazuje na zły gust oraz przeszkadza w pracy; należy zrezygnować z długich wisiorów, bransolet, długich kolczyków, dużych sygnetów i innych ozdób rozpraszających uwagę w pracy. Fryzura, makijaż najczęściej zmienne elementy wizerunku. Uczesanie, poza jakością włosów i ich kolorem, musi uwzględniać wiek, typ i kształt twarzy oraz proporcje figury. Włosy powinny być dobrze ostrzyżone a fryzura łatwa do ułożenia. Do codziennego makijażu należy używać kosmetyków, które ukryją niedostatki urody. Makijaż biurowy powinien być dyskretny, w pastelowym odcieniu, zrobiony na zadbanej i oczyszczonej twarzy. Rozpowszechnianie pozytywnego wizerunku firmy w dobie przemian związanych z integracją z Unią Europejską, w postępującym procesie globalizacji, jest niezmiernie ważne. Procesy, o których mowa powodują mieszanie się różnych kultur, dlatego stworzenie lub podtrzymywanie kultury firmy, czy szerzej, kultury pracy jest bardzo istotne. Czynniki odzwierciedlające wysoką kulturę pracy to: 4 poszanowanie uznawanych autorytetów (np. pozytywne opinie o sposobie zarządzania przez dyrektora firmy), poczucie odpowiedzialności za kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy, uznawanie i stosowanie w praktyce przyjętych zasad etyki zawodowej, szacunek do pracy, odpowiedzialność za podejmowane działania, rozumienie i akceptowanie celów nadrzędnych firmy, pełna akceptacja zmian w firmie i działań nowych (podnoszenie kwalifikacji, zmiana stanowiska pracy), akceptacja systemu oceniania pracowników. Elementem kultury pracy jest kultura osobista zatrudnionych pracowników wskazane jest, aby posiadali oni takie cechy jak: zalety intelektualne, wrażliwość emocjonalną, gotowość niesienia pomocy w trudnych sytuacjach, panowanie nad emocjami, umiejętność współdziałania, otwartość na nowe wyzwania, skuteczność działania, przestrzeganie norm moralnych, obyczajowych i prawnych. Mówiąc o kulturze firmy natomiast, należałoby zadbać o przestrzeganie przez wszystkich pracowników zasad dobrych obyczajów, a więc m.in.: szacunek dla klientów firmy, uznanie i poszanowanie tradycji i symboli, wzajemna życzliwość i otwartość w kontaktach między pracownikami, tworzenie jednolitego wizerunku firmy. Wykonywanie zadań w nowoczesnej firmie wymaga od pracowników odpowiednich kwalifikacji i wysokiej kultury osobistej. Oprócz kwalifikacji zawodowych i społecznych pracowników powinna cechować pewna predyspozycja osobowa, której elementami są: lojalność, dyskrecję, dyspozycyjność, umiejętność nawiązywania kontaktów, kreatywność, elastyczność w postępowaniu, 4 Bogusławska T. Praca biurowa cz.2. REA Warszawa

18 zdyscyplinowanie, zamiłowanie do porządku. Lojalność oznacza identyfikowanie się z celami firmy, podporządkowanie interesom firmy, tworzenie jej pozytywnego wizerunku, co w praktyce przekłada się na: zakaz krytykowania przełożonych, dochowanie tajemnicy służbowej, mówienie pozytywnie o własnej firmie, zakaz sprzedaży informacji firmom konkurencyjnym, nie zdradzanie wysokich kwalifikacji współpracowników. Dyspozycyjność dotyczy dwóch płaszczyzn: oznacza możliwość poświęcenia swego czasu dla potrzeb firmy w zakresie przekraczającym normowany czas pracy, oznacza gotowość pracownika do wykonywania każdej czynności, która nie należy do jego obowiązków, ale jej wykonanie jest niezbędne, wskazane i konieczne. Kreatywność w potocznym rozumieniu słowo to oznacza pracownika twórczego, poszukującego nowych rozwiązań. Niektóre cechy predyspozycji pracownika regulowane są przez przepisy Kodeksu Pracy, a mianowicie te, które dotyczą odpowiedzialności pracowniczej. Rozróżnia się dwa rodzaje odpowiedzialności: odpowiedzialność służbową - porządkową odpowiedzialność materialną. Odpowiedzialność służbowa wynika z nieprzestrzegania przez pracownika obowiązków wyznaczonych porządkiem pracy, regulaminem oraz przepisami BHP i ppoż.. Za naruszenie powyższych obowiązków Kodeks Pracy przewiduje system kar. Są to: kara upomnienia, nagana, kara pieniężna. Karę pieniężną można zastosować tylko przy niektórych przewinieniach, a mianowicie przy: nieprzestrzeganiu przepisów BHP lub ppoż., opuszczeniu pracy bez usprawiedliwienia, stawieniu się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywaniu alkoholu w czasie pracy. O zastosowaniu kary pracownik zawiadamiany jest pisemnie. Kolejnym warunkiem zastosowania kary jest obowiązek wysłuchania pracownika, który ma prawo do obrony i wytłumaczenia się. Po roku nienagannej pracy wymierzoną karę uważa się za niebyłą, a informację o karze usuwa się z akt osobowych pracownika. Odpowiedzialność materialna jest odpowiedzialnością za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania zadań pracowniczych i polega na obowiązku jej naprawienia. Powierzenie pracownikowi mienia firmy musi być odpowiednio udokumentowane. Sporządzenie dokumentacji tego faktu jest obowiązkiem pracodawcy. Do dokumentów tych zaliczamy: protokół zdawczo-odbiorczy, umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Odpowiedzialność za naruszanie prawa pracy może ponosić również zatrudniający, albowiem w państwie demokratycznym przestrzeganie prawa jest jednym z fundamentalnych elementów wizerunku firmy i obowiązkiem pracodawcy. Może on ponosić odpowiedzialność majątkową, która najczęściej jest skutkiem niewykonania lub nienależytego wykonania określonych przepisami obowiązków. Niektóre naruszenia praw pracownika mogą być kwalifikowane jako przestępstwo lub wykroczenie w takim wypadku pracodawcy grozi odpowiedzialność karna. 17

19 odpowiedzialność pracodawcy odpowiedzialność za naruszenie prawa pracy odpowiedzialność pracownika karna majątkowa porządkowa materialna za przestępstwa za wykroczenia za szkody w mieniu niepowierzonym za szkody w mieniu powierzonym Rys Rodzaje odpowiedzialności za naruszenie prawa pracy Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie czynniki mają wpływ na wizerunek firmy? 2. Jakie elementy składają się na wygląd zewnętrzny pracownika biurowego? 3. Jakie fragmenty wyglądu zewnętrznego rzucają się w oczy podczas kontaktu służbowego? 4. Jakie elementy składają się na kulturę osobistą pracownika? 5. Jak rozumiesz określenia: pracownik lojalny, dyspozycyjny, kreatywny? 6. Na czym polega odpowiedzialność służbowa pracownika? 7. Na czym polega odpowiedzialność materialna pracownika? 8. Jakie rodzaje odpowiedzialności za naruszenie prawa pracy ponosi pracodawca? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Kształtowanie wizerunku pracownika firmy Uzupełnij tabelę wpisując cechy pozytywne i negatywne wpływające na wizerunek pracownika firmy. cechy pozytywne nienaganny strój, staranny makijaż, twarz wyrażająca zainteresowanie petentem, wykonywanie czynności po godzinach pracy, itp. cechy negatywne prywatne rozmowy ze służbowego telefonu. przywłaszczanie sobie materiałów biurowych, niepunktualność, brak kontaktu wzrokowego z petentem, itp. 18

20 Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z treściami zawartymi w poradniku dla ucznia, 2) uzupełnić luki w tabeli, 3) zaprezentować efekty pracy. literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 2 Zasady savoir vivre w biurze. Po obejrzeniu filmu dydaktycznego, np. Savoir vivre w biurze, w biznesie i nie tylko, określ zasady poprawnego zachowania się: przy powitaniu zachowaniu przy stole przy wręczaniu wizytówek używaniu tytułów służbowych i naukowych prowadzeniu rozmów telefonicznych Sposób wykonania ćwiczenia 1) obejrzeć film pt. Savoir vivre w biurze, w biznesie i nie tylko, 2) zapoznać się z literaturą Gutowska L. Sekretarka z klasą, 3) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 4) zaprezentować efekty pracy. literatura zgodna z punktem 6 poradnika, magnetowid, film dydaktyczny. 19

21 Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1) scharakteryzować elementy składające się na wizerunek firmy? 2) określić wygląd zewnętrzny pracownika biurowego? 3) podać zasady doboru dodatków do stroju pracownika? 4) określić wygląd pracownika podczas uroczystych przyjęć służbowych? 5) scharakteryzować czynniki składające się na wysoką kulturę pracy? 6) określić elementy kultury osobistej pracownika? 7) postępować zgodnie z zasadami poprawnego zachowania? 8) zachowywać się lojalnie i być dyspozycyjny? 9) określić procedury powierzenia pracownikowi odpowiedzialności materialnej? 10) wymienić rodzaje odpowiedzialności pracodawcy za łamanie prawa pracy? Tak Nie Warunki pracy w biurze Materiał nauczania Komórki biurowe pełnią w firmie wielorakie funkcje, do których powinny być odpowiednio przygotowane. To właśnie te funkcje wpływają na miejsce usytuowania komórki w lokalu biurowym, na rodzaj i liczbę mebli, sprzętu biurowego oraz dodatkowego wyposażenia. Ważne jest, aby komórki biurowe stanowiły wizytówkę firmy, dlatego ich wyposażenie i aranżacja wnętrza stanowi wyzwanie dla wielu firm. 5 Do podstawowego wyposażenia pomieszczeń biurowych należą: meble, sprzęt techniczny, dodatkowe wyposażenie. Meble to dominujący element w pomieszczeniu biurowym, który wywiera duży wpływ na pierwsze wrażenia pracowników i petentów. Meble biurowe powinny być: ergonomiczne - przystosowane do cech fizycznych i psychicznych pracownika, co oznacza wygodę i komfort w użytkowaniu, funkcjonalne łatwe w przystosowaniu do określonej wielkości pomieszczenia, i o odpowiedniej kolorystyce. Pokoje biurowe powinny być wyposażone w: meble do pracy (stół, biurko, blaty), meble do siedzenia (fotele, krzesła), meble do przechowywania (półki, szafy, regały, szafy pancerne). Niektóre funkcje komórek biurowych wymagają dodatkowego wyposażenia w: fotele i ławy dla gości i petentów, wolnostojące wieszaki, zaplecze kuchenne. Sprzęt techniczny ważny element wyposażenia, który w decydujący sposób ułatwia i przyśpiesza wykonywanie czynności biurowych, zwiększa estetykę i precyzję prac oraz umożliwia zastosowanie nowoczesnych rozwiązań techniczno-organizacyjnych. 5 Bogusławska T. Praca biurowa cz.2. REA Warszawa

22 ZAPAMIĘTAJ! Większość urządzeń technicznych nie lubi : wody i wilgoci, wysokiej lub niskiej temperatury, gwałtownych zmian temperatury, metalowych przedmiotów w swoim otoczeniu, kurzu, gęstego dymu papierosowego, wibracji mechanicznych lub wstrząsów, ciężkich przedmiotów na obudowach, innych urządzeń generujących silne pole magnetyczne, wyłączania zasilania w trakcie pracy. Rys Warunki pracy sprzętu technicznego Ze względu na zastosowanie w pracach biurowych wyróżniamy: środki techniki korespondencyjnej (komputery, elektroniczne maszyny do pisania, dyktafony, niszczarki, frankownica, urządzenia do składania pism i kopertowania, gilotyny, bindownice, sklejarki), środki łączności (aparaty telefoniczne, faks, internet, telefony komórkowe), środki do liczenia (kalkulatory, kasy fiskalne), środki do reprografii dokumentów (kserokopiarki), środki do przechowywania dokumentów (kartoteki). Istnieje wymóg, aby w pobliżu każdego urządzenia technicznego zamieszczona była instrukcja BHP, dotycząca jego obsługi, podpisana przez kierownictwo firmy. Również ważne jest, aby eksploatacja urządzeń technicznych odbywała się zgodnie z instrukcją obsługi, która stanowi kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego działania urządzeń biurowych. Aranżacja wnętrz pomieszczeń biurowych zależy od wielu czynników należy jednak pamiętać, że ważne jest samopoczucie i wrażenia osób w nich przebywających. Wnętrza pokoi biurowych powinny posiadać swoisty klimat, stworzony przez pracujące tam osoby, jednak powinien mieć on charakter bezosobowy. Nie jest wskazane przystrajanie ścian i mebli elementami prywatnymi; powinny to być elementy zdecydowanie profesjonalne, takie jak: kalendarze, tablice informacyjne, materiały reklamowe, zegar ścienny, pejzaż w antyramie. Ważnym elementem dekoracyjnym ale również zdrowotnym są kwiaty doniczkowe i cięte kwiaty w wazonach, pod warunkiem, że są prawdziwą ozdobą. 6 Zapewnienie ergonomicznych wymogów pracy pracownikom biurowym polega nie tylko na zapewnieniu podstawowego wyposażenia, ale również na stworzeniu odpowiednich warunków pracy. Do czynników wpływających na warunki pracy zaliczamy: 7 oświetlenie, 6 Bogusławska T.. Praca biurowa cz.2. REA Warszawa Jarzębowski W. Nowoczesne biuro PWE Warszawa

23 kolorystyka, hałas, temperatura i klimatyzacja, wilgotność powietrza, czystość, ład, porządek. Oświetlenie stanowi najważniejszy czynnik z uwagi na duże zaangażowanie zmysłu wzroku przy czynnościach biurowych. Najzdrowsze dla oka jest oświetlenie naturalne, którego dopływ można regulować za pomocą rolet lub żaluzji. Oświetlenie sztuczne powinno dawać światło rozproszone, nie może wywoływać odblasków i cieni. Kolorystyka to czynnik, którego oddziaływanie na człowieka ma charakter fizyczny, fizjologiczny i psychiczny. W pomieszczeniach biurowych preferowane są barwy jasne, o zimnej tonacji, łatwe w utrzymaniu czystości. Ważne w doborze barw jest odczucie estetyczne; należy unikać kontrastów, niepożądanych zestawień kolorystycznych, monotonii. Hałas to zmora współczesnej cywilizacji. W pomieszczeniach biurowych stosuje się różne sposoby ochrony pracownika przed hałasem: nowoczesne, cicho pracujące urządzenia, filcowe lub gumowe podkładki pod sprzęt biurowy, ściany i sufity wykładane materiałami dźwiękochłonnymi, przegrody z żywych roślin doniczkowych. Temperatura i wilgotność też mają wpływ na wydajność pracy pracowników biurowych. Zbyt wysoka i zbyt niska temperatura, zbyt duża lub mała wilgotność wpływają wyjątkowo niekorzystnie na pracę. Przyjęte normy w pomieszczeniach biurowych przedstawiają się następująco: 18-20ºC gabinety, pokoje biurowe, C sale konferencyjne, korytarze, poczekalnie, C toalety, szatnie, klatki schodowe, C magazyny, archiwa. Wilgotność powietrza powinna wynosić 40%-80% (zawartość wilgoci w 1 m³ powietrza). Bardzo istotny wpływ na wydajność pracy ma fizjologia i higiena pracy. Fizjologia pracy to dziedzina nauki, która bada w jakim stopniu warunki pracy (m.in. biurowej), mają wpływ na występowanie zmęczenia, znużenia zawodowego, zwolnienia tempa pracy, na niewłaściwe lub zwolnione reakcje mózgu. Praca biurowa wywołuje zmęczenie, które objawia się bólem głowy, pieczeniem oczu, niedomaganiem kręgosłupa, mięśni karku. Objawy zmęczenia są sygnałem, na który trzeba zareagować, w przeciwnym wypadku zmęczenie może przejść w fazę przewlekłą, w tzw. przemęczenie, które dla organizmu oznacza stan chorobowy. Znane są przypadki chorób zawodowych pracowników biurowych, takich jak: choroby serca spowodowane utrudnionym krążeniem krwi, skrzywienie kręgosłupa, choroby i wady wzroku, nerwice. Higiena pracy wymaga stworzenia w biurze nie tylko prawidłowych warunków fizycznych środowiska pracy, ale także sprzyjających warunków psychicznych. W pracy bywa wiele sytuacji, zjawisk i czynników, które doprowadzają do stresu, frustracji i poczucia alienacji. Pracownicy często ulegają negatywnym stanom emocjonalnym, wzrastające napięcie nerwowe prowadzi do zaburzeń ich równowagi psychicznej. Reakcją na te stany emocjonalne jest przyjęcie postawy zaczepnej, konfliktowej wobec otoczenia (kierownictwo, współpracownicy, interesanci). Przyczyna tych emocji tkwi w przemęczeniu oraz złej atmosferze w pracy. Znane są skuteczne sposoby przeciwdziałania negatywnym stanom emocjonalnym. Są to: organizowanie aktywnego wypoczynku, dbałość o prawidłowe środowisko pracy, relaks w miejscu pracy. 22

24 Problemem współczesnych ludzi pracy jest zjawisko zwane pracoholizmem. Jest to przypadek chorobliwego uzależnienia się od pracy zawodowej, środowiska pracy i związanych z pracą czynności. Uzależnienie to uniemożliwia normalne funkcjonowanie człowieka w życiu rodzinnym i w społeczeństwie Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co zaliczysz do podstawowego wyposażenia komórek biurowych? 2. Jakie wymogi powinny spełniać meble biurowe? 3. Jakie urządzenia techniczne wykorzystywane są do prac biurowych? 4. Na czym polega aranżacja wnętrz pomieszczeń biurowych? 5. Jakie elementy składają się na warunki pracy w biurze? 6. Czym zajmuje się fizjologia pracy, a czym higiena pracy? 7. Jak powinien wypoczywać pracownik biurowy? 8. Na czym polega zjawisko pracoholizmu i jakie są jego objawy? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Wymogi mebli biurowych Dokończ stwierdzenia: Meble biurowe to podstawowy element wyposażenia pomieszczenia biurowego. Powinny one być: ergonomiczne tzn oraz funkcjonalne tzn Wymień elementy konstrukcyjne mebli świadczące o ich ergonomiczności i funkcjonalności: Rodzaj mebla Ergonomiczne Funkcjonalne Biurko, stoły Fotel, krzesło Regały, szafy 23

25 Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z treściami zawartymi w poradniku dla ucznia, 2) obejrzeć katalogi mebli biurowych zwracając uwagę na ich elementy konstrukcyjne, 3) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 4) zaprezentować efekty swojej pracy. katalog mebli biurowych, meble biurowe, literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 2 Przepisy BHP i p.poż. Na podstawie instrukcji BHP dowolnego urządzenia technicznego wypisz co najmniej trzy informacje zawarte w częściach: I. Instrukcja BHP - uwagi ogólne II. Podstawowe zasady bezpiecznej obsługi III. Inne uwagi Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z instrukcjami obsługi różnych urządzeń biurowych, 2) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 3) zaprezentować efekty pracy. instrukcja BHP obsługi urządzeń biurowych, literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 3 Fizjologia i higiena pracy biurowej. Uzupełnij określenia: Fizjologia pracy to dziedzina nauki

26 Objawy zmęczenia występujące u pracowników biurowych to: Przypadki chorób zawodowych pracowników biurowych to: Higiena pracy zajmuje się Negatywne stany emocjonalne pracowników biurowych to: a przyczyny ich występowania to: Pracoholizm to Wymień jego objawy... Sposób wykonania ćwiczenia 1) zapoznać się z treściami zawartymi w poradniku dla ucznia, 2) uzupełnić luki w ćwiczeniu, 3) zaprezentować efekty pracy, literatura zgodna z punktem 6 poradnika Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1. usytuować pomieszczenia biurowe w lokalu zgodnie z ich przeznaczeniem? 2. zadbać o wizerunek komórek biurowych? 3. rozmieścić meble biurowe zgodnie z wymogami ergonomiczności i funkcjonalności? 4. obsłużyć urządzenia techniczne zgodnie z instrukcją obsługi? 5. przestrzegać przepisy BHP dotyczące obsługi środków technicznych? 6. zapobiec negatywnym stanom emocjonalnym? 7. zorganizować aktywny wypoczynek? Tak Nie 25

27 4.4. Zarządzanie czasem pracy i przyjmowanie interesantów Materiał nauczania Zgodnie z umowami i konwencjami międzynarodowymi uznawanymi przez Polskę w całym kraju obowiązuje 8-godzinny dzień pracy niezależnie od właściciela firmy. Wykonując czynności zawodowe w tak określonym czasie pracownicy realizują wcześniej określone cele i zadania. Konieczne jest zatem wcześniejsze planowanie celów oraz czasu ich realizacji. Organizowanie czasu pracy jest podstawą każdej pracy, na każdym stanowisku. Pracownicy, którzy efektywnie gospodarują czasem pracy, osiągają wyraźne korzyści: 8 lepiej i szybciej osiągają cele zawodowe i osobiste, oszczędzają i zdobywają czas na rzeczywiście ważne sprawy i cele, mają rozeznanie we wszystkich projektach, zadaniach i działaniach, zyskują więcej wolnego czasu, unikają gorączkowych działań i stresu, mogą przewidywać swoje działania w ciągu dnia pracy. Warunkiem osiągnięcia korzyści z gospodarowania czasem pracy jest zasada pisemnego planowania dnia, która daje kolejne korzyści: pozwala na zapoznanie się ze wszystkimi działaniami, unika się zmian w planie, odciąża pamięć, plan na kartce daje psychologiczny efekt samomotywacji do pracy, działamy bardziej celowo, zgodnie z założonym minimum, pozwala na większą koncentrację uwagi na punktach planu, daje możliwość kontrolowania wyników dnia, to, czego nie udało się nam wykonać, przenosimy na dzień następny, przynosi gwarantowany sukces zawodowy, plany dnia zbierane przez dłuższy okres stanowią wiarygodną dokumentację wykonywanej pracy, co przy okresowych ocenach pracowników może służyć jako dowód aktywności zawodowej lub jej braku. Przystępując do planowania czasu pracy należy przeprowadzić analizę zadań do wykonania. Analiza ta ma na celu ustalenie priorytetów, czyli spraw najważniejszych z uwzględnieniem stopnia ich pilności. Klasyfikacja zadań do wykonania przedstawia się następująco: zadania A są najważniejszymi, najtrudniejszymi zadaniami na określonym stanowisku pracy, należy je wykonywać samodzielnie i ponosić odpowiedzialność za skutki, zadania B to zadania mniej ważne, ich wykonanie można zlecić innej osobie, zadania C najmniej ważne w pracy na określonym stanowisku, są bardzo proste, związane z czynnościami techniczno-manualnymi, jednak ich wykonanie zabiera dużo czasu. Przeprowadzenie analizy zadań do wykonania umożliwi ustawienie spraw w odpowiedniej relacji, pozwala na wartościowanie ich i ustalenie kolejności załatwiania. Plan dnia sprawdza się najlepiej, jeżeli zaplanujemy: tylko jedno zadanie A (ok. 3 godz.), 2 3 zadania B (ok. 1 2 godz.), zadania C (45-60 min) przy wykorzystaniu urządzeń technicznych 8 Seiwert L. J. Jak organizować czas PWN Warszawa

28 Określenie czasu wykonywania zadań wymaga znajomości fizjologicznej wydajności pracy. Każdy pracownik osiąga inną, indywidualną wydajność, uwarunkowaną nawykami, sposobem odżywiania się, cechami osobowymi. W większości przypadków można zaobserwować prawidłowości ogólne, tj.: szczyt fizjologicznej wydajności pracy występuje przed południem, w godz od godz występuje spadek wydajności pracy, który trwa do ok. godziny , kolejny wzrost wydajności pracy występuje w godzinach , wieczorem następuje spadek wydajności, który kilka minut po północy osiąga najniższą wartość. Przed południem, w czasie szczytowej wydajności pracy, planujemy zadania A, po południu planujemy zadania B, a w okresie spadku (godz ) należy się odprężyć wykonując czynności techniczno-manualne, czyli zadania C. W planie dnia należy uwzględnić przerwy na uzupełnienie energii. Wypoczynek ma największą wartość po min pracy. Przerwy powinny być regularne i krótkie, nie dłuższe niż 10 min, ponieważ w tym czasie uzyskuje się najlepsze efekty regeneracji. Dłuższe przerwy w ciągu dnia pracy nie dają takiego efektu, wręcz przeciwnie, powodują spadek wydajności. Przy planowaniu czasu pracy zgodnie z zasadą pisemnego planowania posługujemy się kalendarzami i terminarzami. Spośród różnorodnej oferty kalendarzy do planowania najlepiej nadają się kalendarze do postawienia na biurko. Kalendarz taki umożliwia stały kontakt wzrokowy, co jest istotne przy konieczności stałego kontrolowania wyników dnia. Jednak konstrukcja takiego kalendarza nie pozwala na sporządzenie w miarę dokładnego planu dnia, dlatego zaznacza się w nim tylko zadania najważniejsze. Terminarze to małe segregatorki składające się z luźnych kartek zawierających kalendarium i formularze planów rocznych, miesięcznych i każdego dnia w roku. Formularze te pozwalają na sporządzenie w miarę dokładnego harmonogramu dnia pracy, czyli planu z wyznaczonymi godzinami działania. Planowanie czasu pracy, czyli sporządzenie harmonogramu dnia powinno przebiegać w następujących etapach: 9 1. Spisanie terminów zajęć i spraw do załatwienia w danym dniu: zadania zaplanowane w planie miesięcznym, sprawy niezałatwione z poprzedniego dnia, nowe sprawy, które planujemy, telefony i korespondencja do załatwienia, okresowo powtarzające się stałe zajęcia, np. regularne odprawy, 2. Określenie ram czasowych wykonywanych czynności (dzień pracy trwa 8 godz.): przeprowadzenie analizy zadań A, B, C, określenie, ile czasu trwać będzie wykonanie konkretnej czynności, uwzględnienie własnej fizjologicznej wydajności pracy do zaplanowania w czasie zadań A, B, C. 3. Zaplanowanie rezerwy czasu czas pracy powinien składać się z trzech bloków: I. ok. 60% czasu pracy, tj. 4-5 godz., zajmują zadania zaplanowane (plan dnia), II. ok. 20% czasu pracy, tj. 1,5 godz., zajmują sprawy nieprzewidziane, których nie możemy zaplanować (np. sprawy nagłe, nieumówieni interesanci), zakłócenia (np. awarie), oraz tzw. złodzieje czasu (np. przedłużające się rozmowy telefoniczne, bałagan na biurku i w przechowywanej dokumentacji, itp.), III. ok. 20% czasu pracy, tj. 1,5 godz. przeznacza się na doskonalenie zawodowe, czytanie fachowej prasy, sprawy społeczne, twórcze działanie, wyszukiwanie informacji z Internetu. 9 Seiwert L. J. Jak organizować czas PWN Warszawa