Tychy, dn. 19 czerwca 2013 r.

Transkrypt

1 Okręgowa Izba Przemysłowo-Handlowa w Tychach PL, Tychy, ul. Grota Roweckiego 42, tel./fax , tel NIP izba@izba.tychy.pl KRS Sąd Rej. w K-cach VIII G KRS Tychy, dn. 19 czerwca 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POKL/FNS/2013 Mając na uwadze zachowanie zasad konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w postępowaniu prowadzonym w ramach projektu nr WND-POKL /12 pt. Firma na start (zwanego dalej Projektem) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie), współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego, zapraszamy do złożenia oferty. 1. OKREŚLENIE ZAMAWIAJĄCEGO Zamawiającym jest: Okręgowa Izba Przemysłowo-Handlowa w Tychach ul. Grota Roweckiego 42 pok. 331, Tychy NIP , REGON KRS OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia r. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawcy zostaną wybrani w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi w niniejszym zapytaniu kryteriami oceny. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcami, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze, w szczególności w zakresie wartości zamówienia i ilości części. Niniejsze zapytanie zostało wysłane do pięciu potencjalnych Wykonawców, zamieszczone na stronie internetowej Projektu ( oraz umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

2 3. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ WIELKOŚCI ZAMÓWIENIA Z PODANIEM INFORMACJI O MOŻLIWOŚCI SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH 3.1 Nazwa i kod przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) Lp. Przedmiot zamówienia Kod CPV 1. Usługi administracyjne w zakresie rozwoju projektu Indywidualna opieka doradców w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych - doradcy um. zlecenie (śr. 12 h x 30 os. x 1 ed.) Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie indywidualnej opieki doradczej w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych, dla łącznie 30 uczestników projektu Firma na start. Indywidualna opieka dla każdego uczestnika projektu obejmuje 12 godzin zegarowych. Łącznie przeprowadzonych zostanie 360 godzin zajęć (średnio 12 godzin zegarowych x 30 uczestników projektu x 1 edycja). Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych w ten sposób, że zamówienie zostanie podzielone na 30 części tj. jedna część będzie dotyczyć przeprowadzenia indywidualnej opieki doradczej nad 1 uczestnikiem projektu i obejmować będzie średnio 12 godzin opieki nad tą osobą. Wykonawca nie może podzlecić wykonania zamówienia innemu podmiotowi bez zgody Zamawiającego. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych Szczegółowe wymogi dotyczące realizacji zadania i obowiązki Wykonawcy Do obowiązków Wykonawców usługi będzie należało przeprowadzenie indywidualnej opieki doradczej w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych (średnio 12 godzin x 30 os. x 1 edycja) dla uczestników projektu wyznaczonych przez Zamawiającego. Zamówienie obejmuje w szczególności następujące pozycje: - przeprowadzenie indywidualnej opieki doradczej w zakresie planowania biznesu dla każdego uczestnika osobno - pomoc doradcza w opracowaniu przez uczestnika projektu biznesplanu zgodnego z dokumentacją projektową, w szczególności z Regulaminem przyznawania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości w ramach projektu Firma na start zawierającym obligatoryjny wzór biznesplanu oraz Wytycznymi Instytucji Pośredniczącej w sprawie udzielania pomocy na rozwój przedsiębiorczości (w ramach działania 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, poddziałania Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie), współfinansowanego przez Unię Europejską, której efektem będzie przygotowanie przez danego uczestnika projektu biznesplanu zgodnego z wymogami Projektu Firma na start ; - przeprowadzenie indywidualnej opieki doradczej w zakresie opracowania wniosków aplikacyjnych dla każdego uczestnika osobno - pomoc doradcza w przygotowaniu przez uczestnika projektu wniosków aplikacyjnych o udzielenie wsparcia finansowego, zgodnie

3 z procedurą i zakresem określonym w Regulaminie przyznawania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości w ramach projektu Firma na start. Wykonawca zapewnia własny sprzęt komputerowy (laptop) i oprogramowanie biurowe, pozwalające na pracę na dokumentach aplikacyjnych (wskazanych w Regulaminie przyznawania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości w ramach projektu Firma na start ). Sale zajęciowe i poczęstunek dla uczestników projektu w ramach indywidualnej opieki zapewnia Zamawiający. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do: - prowadzenia kart wykonania usługi szkoleniowo doradczej według wzoru dostarczonego przez Zamawiającego; - ewidencjonowania czasu pracy; - zgłaszania Zamawiającemu nieobecności uczestników projektu lub wszelkich innych problemów dotyczących realizacji zamówienia w określony w umowie sposób. Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) przy gromadzeniu oraz przetwarzaniu danych osobowych osób skierowanych na indywidualną opiekę. Wszystkie dokumenty projektowe dostępne są do pobrania ze strony internetowej Projektu: Program ramowy doradztwa Program ramowy doradztwa powinien obejmować następujące moduły tematyczne: Nazwa usługi Indywidualna opieka doradców w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych - doradcy umowy zlecenie (średnio 12 godzin x 30 osób x 1 edycja) Tematyka przeprowadzenie indywidualnej opieki doradczej w zakresie planowania biznesu przeprowadzenie indywidualnej opieki doradczej w zakresie opracowania wniosków aplikacyjnych Ilość godzin Ilość osób Suma godzin ogółem w ramach zamówienia maks.11h * 30 ogółem 330 ogółem min. 1h * 30 ogółem 30 ogółem ogółem 30 ogółem ** 360 ogółem ** * suma przeprowadzenia indywidualnej opieki doradczej w zakresie planowania biznesu oraz przeprowadzenia indywidualnej opieki doradczej w zakresie opracowania wniosków aplikacyjnych wynosi 12 godzin średnio na uczestnika projektu; ** dotyczy łącznej ilości osób i godzin dla wszystkich wybranych wykonawców w ramach zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli jakości merytorycznej prowadzonych spotkań w ramach opieki indywidualnej.

4 3.4 Miejsce realizacji zamówienia Miejscem realizacji zamówienia tj realizacji indywidualnej opieki doradczej określonej w pkt 3.1 jest siedziba Beneficjenta ( Tychy, ul. Grota Roweckiego 42) lub siedziby partnerów Beneficjenta - Partnera I ( Tychy, ul. Budowlanych 59), Partnera II ( Łaziska-Górne, ul. Chopina 8) / Partnera III ( Pszczyna, ul. Dworcowa 23). 3.5 Harmonogram realizacji Zamówienie przyjęte przez Wykonawcę musi być zrealizowane w terminach uzgodnionych z Zamawiającym tj: między a w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym i uczestnikami projektu. Dokładne dane dotyczące miejsca, daty i godzin realizacji usług ustalane będą każdorazowo na etapie realizacji zamówienia, po podpisaniu umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów zajęć lub godzin prowadzenia zajęć w zależności od potrzeb uczestników projektu lub z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. 4. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Do udziału w postępowaniu dopuszczeni są wykonawcy, którzy spełniają łącznie wszystkie następujące warunki: a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (dotyczy wykonawców prowadzących działalność gospodarczą); b. posiadają wykształcenie, stosowne do przedmiotu zamówienia; c. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, a w szczególności mogą wykazać się wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 40 godzin usług podobnych tj. dotyczących indywidualnej opieki/zajęć doradczych związanych z przygotowywaniem biznesplanów w ramach projektów POKL i 6.2, wraz z dotyczącymi ich referencjami, potwierdzającymi należyte ich wykonanie; d. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym koniecznym do wykonania zamówienia; e. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (dotyczy wykonawców prowadzących działalność gospodarczą); f. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, wg kryteriów określonych w pkt 5.6 Zapytania ofertowego.

5 5. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY 5.1 Ofertę można składać w następujący sposób: - osobiście - w siedzibie Zamawiającego; lub - przez pełnomocnika - w siedzibie Zamawiającego; lub - za pośrednictwem poczty polskiej (zaleca się przesłanie za potwierdzeniem odbioru, priorytetem) na adres Zamawiającego; lub: - za pośrednictwem firm kurierskich na adres Zamawiającego; w terminie w godz Nie dopuszcza się złożenia oferty w formie: - owej, - w drodze elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym - faksem. 5.3 W przypadku złożenia oferty za pośrednictwem poczty polskiej / firm kurierskich liczy się data wpływu do kancelarii Zamawiającego. 5.4 Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę w ramach danego zapytania. Jedna oferta powinna dotyczyć minimalnie 1, maksymalnie 6 części zamówienia w związku z organizacją pracy w ramach jednej edycji naboru (30 UP x 1 edycja) Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie wg poniższego wzoru: Nazwa i adres oferenta Pieczęć firmowa (jeśli jest) Dotyczy: ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POKL/FNS/2013 Projekt Firma na start Nr WND-POKL /12 Nie otwierać przed godz Okręgowa Izba Przemysłowo-Handlowa w Tychach ul. Grota Roweckiego 42 pok. 331, Tychy

6 5.6. Do oferty należy załączyć następujące dokumenty: 1) Odpowiedź pisemną na zapytanie ofertowe, zawierającą minimum: - numer zapytania ofertowego tj. 1/POKL/FNS/2013; - nazwę i numer projektu tj. Projekt Firma na start nr WND-POKL /12 - dane Zamawiającego, zgodne z pkt 1 niniejszego zapytania; - dane Wykonawcy, w tym nazwę, adres, tel. kontaktowy, nr NIP, REGON, nr wpisu do EDG lub nr KRS; - podaną cenę wykonania zamówienia w formie: LP. Produkt Kod CPV Ilość części zamówienia (1 część = 12 h) Cena w PLN brutto za 1 godzinę świadczenia indywidualnej opieki 1. Indywidualna opieka doradców w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych - doradcy umowy zlecenie (średnio 12 godzin x 30 osób x 1 edycja) Wartość ogółem zamówienia (ilość części x 12 x cena za godzinę brutto): 2). Załączniki potwierdzające spełnienie warunków określonych w pkt 4 Zapytania tj.: a. potwierdzenie warunku zawartego w pkt 4.a: - aktualny odpis z właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej tj. nie starszy niż 6 m-cy przed upływem terminu złożenia oferty jeśli dotyczy; - pełnomocnictwo do podpisania dokumentacji ofertowej ze strony Wykonawcy, jeżeli nie wynika to z innych dołączonych dokumentów jeśli dotyczy; - oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych, pełnej zdolności do czynności prawnych, i niekaralności za przestępstwa umyślne. b. potwierdzenie warunku zawartego w pkt 4.b: - kserokopia dyplomu potwierdzająca wykształcenie wyższe, zgodne z przedmiotem zamówienia (np. ekonomiczne, prawne itp.) c. potwierdzenie warunku zawartego w pkt 4.c: - curriculum vitae; - potwierdzenie doświadczenia w zakresie wykonania w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 40 godzin usług podobnych tj. dotyczących indywidualnej opieki/zajęć doradczych związanych z przygotowywaniem biznesplanów w ramach projektów POKL i 6.2, wraz z dotyczącymi ich referencjami, w formie zestawienia tabelarycznego zgodnego z poniższym wzorem:

7 Lp. Nazwa projektu, w ramach którego realizowano doradztwo / indywidualną opiekę Zakres tematyczny zrealizowanego doradztwa / indywidualnej opieki Liczba osób objęta doradztwem / indywidualną opieką Podmiot zlecający realizację doradztwa / indywidualnej opieki (nazwa, adres) Ilość zrealizowanych godzin doradztwa / indywidualnej opieki Termin realizacji zamówienia wraz z kserokopią zawartych umów i referencjami wskazanych podmiotów zlecających realizację doradztwa, potwierdzających należyte wykonanie zrealizowanych zamówień. d. potwierdzenie warunku zawartego w pkt 4.d: - oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym; e. potwierdzenie warunku zawartego w pkt 4.e: - aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert jeśli dotyczy; f. potwierdzenie warunku zawartego w pkt 4.f: - oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (zgodne z poniższym wzorem): Niniejszym oświadczam, iż.. (nazwa wykonawcy usługi) nie jest powiązana/y z Zamawiającym tj. Okręgową Izbą Przemysłowo-Handlową w Tychach osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumiemy wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d)pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli 5.7. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, trwale spiętej (tj. zbindowanej lub zszytej), parafowanej na każdej stronie i opatrzonej pieczęcią firmową oraz podpisem osoby upoważnionej. Oferta musi zawierać podpis/-y osoby/-ób uprawnionej/-ych do występowania w imieniu Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeśli osoba/-y podpisująca/-e dokumenty działa/-ją na podstawie pełnomocnictwa, musi ono

8 w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem Dokumenty, których żąda Zamawiający, muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis) oraz datą Strony oferty powinny być kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każda zmiana tj. przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, etc. powinny być parafowane przez Wykonawcę Poprawki, przekreślenia itp dotyczące oferowanej ceny są niedopuszczalne i będą skutkowały odrzuceniem oferty Nieprzedłożenie kompletu dokumentów będzie skutkowało odrzuceniem oferty Zamawiający ma prawo odrzucić oferty o wartości niewspółmiernie niskiej w stosunku do średnich cen za tego typu usługi Zamawiający ma prawo odrzucić oferty, których cena przekracza wartość przeznaczoną w budżecie projektu na wykonanie zadania licząc wg stawki za 1 godzinę. 6. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 6.1. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty Cenę oferty należy podać w kwocie brutto za 1 godzinę (słownie: jedną) zamówienia tj. świadczenia Indywidualnej opieki doradców w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych Cena brutto oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN). W złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą Cena brutto określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu Wykonawca musi uwzględnić wszystkie podatki, w szczególności podatek dochodowy, i inne koszty, które będą przez niego opłacane w ramach umowy i powinny być one doliczone do stawek, cen i ceny ostatecznej ustalonej przez Wykonawcę w ofercie Wykonawca zapewnia, że cena podana w ofercie nie ulegnie zmianie przez okres ważności oferty (związania) oraz okres realizacji (wykonania) zamówienia Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium Termin związania ofertą upływa w ciągu 30 dni od upływu terminu składania oferty.

9 7. OPIS KRYTERIUM, KTÓRYM ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT 7.1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria: cena usługi: przeprowadzenia Indywidualnej opieki doradców w zakresie planowania biznesu i opracowania wniosków aplikacyjnych - doradcy um. zlec. (śr. 12 h x 30 os. x 1 edycja) - 100%. Cena usługi (100%) Za najkorzystniejszą ofertę zamawiający uzna ofertę, która będzie zawierała najniższą cenę brutto. Najniższa cena uzyska 100 % pkt, pozostałe oferty uzyskają punktację zgodnie ze wzorem: ilość punktów P = ( cena najniższa / cena oferenta) * 100 % 7.2. Wybór oferty dokonany zostanie przez Komisję złożoną z 3 członków, powołaną przez Zamawiającego, i zostanie udokumentowany protokołem z wyboru, zatwierdzanym przez Zamawiającego W przypadku gdy dwóch lub więcej wykonawców przedstawi taką samą cenę, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcom, których oferta uzyska najniższą cenę brutto w ramach wnioskowanej do realizacji części zamówienia W przypadku, gdy ilość ofert nas poszczególne części zamówienia będzie niższa od łącznej ilości części zamówienia, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z wykonawcami. 8. INFORMACJE DODATKOWE 8.1. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące niniejszego zapytania przekazywane będą w formie pisemnej Otwarcie ofert nastąpi 9 lipca 2013 r. o godz Zamawiający zawrze umowę na wykonanie zamówienia w terminie maksymalnie 7 dni roboczych od dnia dokonania wyboru oferty, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty lub od zawarcia umowy z istotnych przyczyn Zamawiający zastrzega sobie prawo możliwości do żądania od Wykonawcy dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w przedłożonej ofercie, w tym dokumentów finansowych. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć te dokumenty do siedziby Zamawiającego w ciągu 72 godzin od momentu otrzymania prośby o dostarczenie dokumentów Wybór Wykonawcy nastąpi z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania ubiegających się o zamówienia Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone złożone oferty Niniejsze zapytanie jest opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego oraz zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

10 8.9. Osoby uprawnione do udzielania wyjaśnień w zakresie treści zapytania ofertowego: Krzysztof Sykta Koordynator Projektu (tel , ) Sporządzono w dniu: r. Podpis osoby sporządzającej:.. Podpis osoby/-ób zatwierdzającej/-ych:..