REGULAMIN KOMISJI PRZETARGOWEJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do REGULAMINU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych REGULAMIN KOMISJI PRZETARGOWEJ Art Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia powołuje się Komisję Przetargową. 2. Komisję Przetargową powołuje Zarząd KWK Kazimierz- Juliusz Sp. z o. o.. 3. Komisja Przetargowa moŝe być powołana: 3.1 w decyzji wyraŝającej zgodę na wszczęcie postępowania (zgodnie z art. 3 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień..."), 3.2 odrębnym aktem wydanym przez Zarząd KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o.. 4. Komisja Przetargowa powołana w decyzji wyraŝającej zgodę na wszczęcie postępowania kończy pracę z chwilą zawarcia umowy lub uniewaŝnienia postępowania przetargowego do przeprowadzenia, którego została powołana. Komisja Przetargowa powołana odrębnym aktem prowadzi wszystkie postępowania objęte Regulaminem udzielania zamówień..." z zastrzeŝeniem ust.3 pkt Zarząd KWK Kazimierz- Juliusz Sp. z o. o. powołujący Komisję Przetargową określa skład osobowy (nie mniej niŝ 3 osoby) i wyznacza: 5.1. Przewodniczącego Komisji, 5.2. Zastępcę Przewodniczącego Komisji Sekretarza Komisji. 6. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa niniejszy Regulamin. 7. Udział w pracach Komisji Przetargowej traktowany jest na równi z innymi obowiązkami słuŝbowym i poszczególnych jej członków. Art. 2 Wykonywanie zadań członka Komisji Przetargowej odbywa się osobiście i potwierdzane jest podpisem w protokole. PowyŜsze nie dotyczy osób, które zostały wyłączone z postępowania na mocy art.3. Art Z prac Komisji Przetargowej zostają wyłączone osoby, które: 1.1. pozostają w związku małŝeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do pierwszego stopnia, albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami władz oferenta, 1.2. przed upływem 3 lat od daty wszczęcia procedury przetargowej byli pracownikami lub pozostawali w stosunku zlecenia z oferentem albo byli członkami władz oferenta, pozostają z oferentem lub członkami władz oferenta w takim stosunku prawnym lub faktycznym, Ŝe moŝe to budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.

2 2. Członkowie Komisji Przetargowej po zapoznaniu się z wykazem oferentów uczestniczących w postępowaniu składają oświadczenie, Ŝe nie zachodzi konieczność wyłączenia lub wniosek o wyłączenie z prac Komisji. Art. 4 Członkowie Komisji Przetargowej zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących treści złoŝonych ofert oraz przebiegu postępowania, a naruszenie tej tajemnicy stanowi podstawę do rozwiązania umowy o pracę, przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Art Dla waŝności czynności wykonywanych przez Komisję Przetargową niezbędny jest udział w posiedzeniu co najmniej połowy składu Komisji, w tym jej Przewodniczącego lub Zastępcy Przewodniczącego. 2. Terminy posiedzeń Komisji Przetargowej ustala Przewodniczący lub jego Zastępca. 3. W trakcie posiedzenia Komisja Przetargowa dokonuje szczegółowej analizy materiałów ofertowych na poszczególnych jego etapach i podejmuje stosowne decyzje. 4. Z kaŝdego posiedzenia Komisji, sporządza się protokół. 5. W przypadku konieczności pozyskania dodatkowych informacji względnie analiz niezbędnych do właściwej oceny ofert, Przewodniczący Komisji moŝe zwrócić się do specjalistów spośród pracowników KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. o sporządzenie stosownej opinii lub wystąpić do Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. o zlecenie sporządzenia opinii przez ekspertów spoza KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. Osoby te zobowiązane są do złoŝenia oświadczeń o braku okoliczności, o których mowa w art. 3 pkt. 1-2 oraz przestrzegania zasady ustanowionej w art. 4. Art Pracami Komisji Przetargowej kieruje Przewodniczący. 2. Do obowiązków Przewodniczącego naleŝy: 2.1. prowadzenie postępowania zgodnie z niniejszym regulaminem, 2.2. odbieranie wniosków i oświadczeń o których mowa art. 3 i art. 5 pkt. 5, 2.3. nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji przetargowej, 2.4. informowanie Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. o przebiegu postępowania. 3. Do uprawnień Przewodniczącego naleŝy: 3.1. pozyskiwanie opinii specjalistów dla właściwej oceny ofert, 3.2. podpisywanie korespondencji związanej z postępowaniem, 3.3. wystąpienie o zmianę lub uzupełnienie składu Komisji Przetargowej, 3.4. ustalanie wysokości wadium. 4. W przypadku nieobecności Przewodniczącego jego czynności wykonuje Zastępca Przewodniczącego. Art Dokumentowanie prac Komisji Przetargowej wykonuje Sekretarz Komisji. 2. Do obowiązków Sekretarza naleŝy: 2.1. ustalanie terminów postępowań, 2.2. informowanie członków Komisji o wszelkich sprawach związanych z pracami Komisji, 2.3. przygotowanie korespondencji związanej z postępowaniem, 2.4. organizacja posiedzeń Komisji, 2.5. kompletowanie dokumentacji związanej z postępowaniem.

3 Art Protokół z posiedzenia Komisji Przetargowej winien zawierać: 1.1. datę i godzinę posiedzenia, 1.2. nr postępowania i przedmiot postępowania, 1.3. podstawę formalno-prawną, 1.4. skład Komisji Przetargowej, 1.5. spis załączonych dokumentów, 1.6. opis przebiegu posiedzenia, 1.7. podjęte decyzje lub postanowienia, 1.8. podpisy członków Komisji obecnych na posiedzeniu. 2. Protokół z posiedzenia Komisji Przetargowej dotyczącego otwarcia ofert winien dodatkowo zawierać: 2.1. dane dotyczące oferentów, 2.2. sposób zabezpieczenia wadium, 2.3. zestawienie cen ofertowych, 2.4. listę, na której przedstawiciele oferentów biorący udział w otwarciu ofert potwierdzają swoją obecność. 3. Protokół z posiedzenia Komisji Przetargowej podpisują wszyscy obecni na posiedzeniu członkowie Art Decyzję o przeprowadzeniu negocjacji lub licytacji podejmuje Przewodniczący Komisji Przetargowej w porozumieniu z Zarządem KWK Kazimierz-Juliusz. 2. Licytację prowadzi Komisja Przetargowa jednocześnie z wszystkimi oferentami, których oferty nie zostały odrzucone, zgodnie z określonymi poniŝej Zasadami prowadzenia licytacji". 3. Negocjacje prowadzi Komisja Przetargowa, osobno z kaŝdym z zakwalifikowanych oferentów. 4. W trakcie negocjacji ustala wszystkie niezbędne warunki realizacji przedmiotu zamówienia i odnotowuje je w protokołach z negocjacji z poszczególnymi oferentami (protokoły indywidualne). Art Protokół licytacji lub negocjacji winien zawierać: 1.1. datę i godzinę rozpoczęcia licytacji lub negocjacji, 1.2. numer i przedmiot postępowania, 1.3. nazwę i adres oferentów/oferenta oraz osoby występujące w jego imieniu, 1.4. treść dokonanych uzgodnień, 1.5. podpisy wszystkich uczestników licytacji lub negocjacji. 2. Licytację prowadzi się zgodnie z następującymi Zasadami prowadzenia licytacji": 2.1 cenę wywoławczą ustala Komisja Przetargowa, jednak nie wyŝszą niŝ 95% najniŝszej ceny ofertowej, w zaokrągleniu do pełnych tys. zł, 2.2 postąpienie ustala Komisja Przetargowa, jednak nie niŝsze niŝ 1% najniŝszej ceny ofertowej w zaokrągleniu do pełnych tys. zł, 2.3 jeśli Ŝaden z uczestników licytacji nie przyjmie ceny wywoławczej Komisja przetargowa moŝe ustalić nową cenę wywoławczą w wysokości nie niŝszej niŝ 97% najniŝszej ceny ofertowej, w zaokrągleniu do pełnych tys. zł i ponowić licytację, 2.4 uczestnicy licytacji oferują, na wezwanie prowadzącego licytację, kolejno niŝsze ceny, pomniejszone o postąpienie lub krotność postąpienia, 2.5 licytacja zostaje zakończona jeśli po trzykrotnym wezwaniu prowadzącego Ŝaden z oferentów nie zaproponuje niŝszej ceny, z zastrzeŝeniem pkt.2.3, 2.6 licytację wygrywa ten z oferentów, który zaproponuje najniŝszą cenę,

4 2.7 w protokole z licytacji naleŝy ująć wysokość ceny wywoławczej, wielkość postąpienia oraz wszystkie kolejno proponowane ceny ze wskazaniem ich oferenta, Art. 11 Propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty podejmuje Komisja Przetargowa na podstawie szczegółowej analizy wszystkich warunków wykonania zamówienia przedstawionych w ofercie, licytacji lub negocjacjach. Art. 12 W razie odstąpienia od licytacji, przy ofertach spełniających w równym stopniu wymagania techniczne i jakościowe, oraz dających się porównać pod względem rozwiązań konstrukcyjnych, zasad działania itp.. Komisja Przetargowa wskazuje ofertę lub oferty z najniŝszą ceną. Art. 13 W razie odstąpienia od licytacji, przy ofertach, które spełniają wymagania techniczne i jakościowe, lecz ze względu na rozwiązania techniczne i konstrukcyjne, stosowane technologie, itp. są nieporównywalne, Komisja Przetargowa wskazuje ofertę lub oferty, których warunki finansowe uwzględniające cenę, koszty eksploatacji, koszty serwisu, okres gwarancji, warunki finansowania, poprawę bezpieczeństwa i inne dają najkorzystniejszy wynik. W tym przypadku dokumentacja z postępowania powinna zawierać wszelkie materiały źródłowe, które stanowiły podstawę do sporządzenia bilansu wyŝej wymienionych czynników. Art. 14 W postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie aukcji elektronicznej o wskazaniu najkorzystniejszej oferty decyduje najniŝsza zaoferowana cena. Art. 15 Końcowe postanowienia dotyczące propozycji wyboru oferty (ofert) wraz z ich uzasadnieniem Komisja Przetargowa zawiera w protokole końcowym i przedkłada Zarządowi KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. w celu podjęcia ostatecznej decyzji dotyczącej wyboru oferty i zakończenia postępowania.

5 Załącznik nr 4 do REGULAMINU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI MNIEJSZEJ NIś 15 TYSIĘCY EURO Niniejsze Zasady obowiązują przy dostawach (zakupach) materiałów i środków trwałych oraz zlecaniu robót i usług podmiotom obcym, o wartości mniejszej niŝ 15 tys. euro. 1. Wartość zamówienia (zlecenia) 1. Zamówienia (zlecenia) w zaleŝności od ich wartości dzieli się na następujące grupy : a) grupa I - zamówienia o wartości do 6 tys. euro b) grupa II - zamówienia o wartości od 6 tys. euro do 15 tys. euro 2. Przez wartość zamówienia naleŝy rozumieć kwotę netto (bez podatku VAT) przewidzianą z naleŝytą starannością do zapłaty (dla zamówień powtarzalnych, obejmujących toŝsamy, co do rodzaju i sposobu wykonania przedmiot zamówienia, realizowanych w sposób ciągły lub powtarzalny za okres realizacji zamówienia, dla robót budowlanych wartość kosztorysu inwestorskiego). 3. Dla określania wartości zamówienia w złotych naleŝy przyjmować kurs ustalany dla zamówień publicznych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. Przez euro naleŝy rozumieć walutę Unii Europejskiej. 2. Zasady wyboru wykonawców (dostawców) 1. Wybór dostawców lub wykonawców zamówień zaliczonych do grupy I, dokonywany jest w trybie określonym w pkt niniejszego załącznika. O trybie wyboru wykonawcy (dostawcy) decyduje jeden z Członków Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. 2. Wyboru dostawców i wykonawców realizujących zamówienia (zlecenia) zaliczone do grupy II dokonuje, powołana uchwałą Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. Komisja Przetargowa, w trybie określonym w 3 niniejszego załącznika. O trybie wyboru wykonawcy zamówienia decyduje Zarząd KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. 3. Tryby wyboru wykonawców (dostawców) 1. Przetarg to procedura wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z zasadami określonymi w art.15 Regulaminu udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

6 2. Przegląd ofert to procedura wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z zasadami określonymi w art.16 Regulaminu udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Wymagania ofertowe mogą być sporządzone w formie uproszczonej. Dokumenty bezwzględnie wymagane od wykonawcy moŝna ograniczyć do aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i zezwoleń, atestów, rekomendacji, referencji, itp. wskazujących, Ŝe dana jednostka gwarantuje wymaganą jakość dostawy lub wykonania przedmiotu zamówienia, 3. Aukcja elektroniczna to procedura wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z zasadami określonymi w art.17 Regulaminu udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Negocjacje jest to tryb udzielenia zamówienia (zlecenia), w którym Komisja Przetargowa negocjuje warunki oferty i umowy w sprawie przedmiotu zamówienia (zlecenia) z taka liczbą dostawców lub wykonawców, która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję oraz sprawny przebieg postępowania, nie mniejszą jednak niŝ trzech chyba, Ŝe ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia (zlecenia) jest tylko dwóch dostawców lub wykonawców mogących je wykonać. Negocjacje dotyczyć mogą zarówno strony technicznej oferty jak i ceny Komisja Przetargowa zaprasza do udziału w negocjacjach wysyłając zaproszenie, do co najmniej trzech oferentów chyba, Ŝe ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia (zlecenia) jest tylko dwóch dostawców lub wykonawców mogących je wykonać Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, takŝe dokumenty związane z negocjacjami dostarczane oferentom na równych zasadach Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. śadna ze stron nie moŝe bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami Z negocjacji Komisja sporządza stosowny protokół zawierający oznaczenie miejsca i czasu negocjacji, imiona i nazwiska członków Komisji Przetargowej biorących udział w negocjacjach, nazwę i adres siedziby oferenta, oznaczenie przedmiotu negocjacji i treść dokonanych ustaleń Po przeprowadzeniu negocjacji Komisja Przetargowa wybiera ofertę najkorzystniejszą. 5. Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia (zlecenia), w którym Komisja Przetargowa kieruje pytanie o cenę dostaw lub usług do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewnia wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej jednak niŝ do czterech Zapytanie o cenę stosuje się do zamówień (zleceń) na rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych Zapytanie o cenę powinno zawierać określenie przedmiotu zamówienia (zlecenia), informacje o dokumentach, jakie ma dostarczyć oferent w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków, określenie terminu wykonania przedmiotu umowy i określenie miejsca i terminu składania ofert Po złoŝeniu ofert Komisja Przetargowa moŝe przeprowadzić z oferentami dodatkowe negocjacje, a w przypadku złoŝenia ofert o tej samej cenie wezwać oferentów do złoŝenia ofert dodatkowych Do realizacji zamówienia (zlecenia) Komisja wybiera oferenta, który zaproponował najniŝszą cenę. 6. Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia (zlecenia) po rokowaniach tylko z jednym dostawcą lub wykonawcą. 6.1 Zamówienia (zlecenia) z wolnej ręki udziela się w przypadku, gdy:

7 - z przyczyn technicznych a takŝe z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych dostawy, usługi lub roboty mogą być wykonane tylko przez jednego wykonawcę lub dostawcę, - ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leŝących po stronie Kopalni, a których nie moŝna było przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia (zlecenia). 6.2 Zamówienia z wolnej ręki grupy I i II moŝna udzielić za zgodą Zarządu KWK Kazimierz- Juliusz Sp. z o.o. popartą stosowną uchwałą. 7. Przez pojęcie najkorzystniejsza oferta naleŝy rozumieć ofertę z najniŝszą ceną przy takich samych parametrach technicznych lub jakościowych przedmiotu oferty lub ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy wariant składający się z bilansu ceny, kosztów realizacji, kosztów dostawy, gwarancji, serwisu itp. kryteriów przyjętych do porównania ofert. 4. Przebieg postępowania o udzielenie zamówienia (zlecenia) 1. Wnioski do Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz o przeprowadzenie wyboru dostawcy, usługodawcy lub wykonawcy robót sporządza zainteresowany dział kopalni zgodnie z załącznikiem nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.: 2. Komórką organizacyjną przygotowującą, przy czynnym współudziale zainteresowanej komórki branŝowej, materiały związane z procedurą wyboru dostawcy lub wykonawcy zamówienia jest Sekcja Inwestycji, Nadzoru Budowlanego i Przetargów (IPI) w Dziale Inwestycji, Przygotowania i Ekonomiki Produkcji (TIP), która przedstawia w/w dokumenty Komisji Przetargowej. W zaleŝności od decyzji Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. i wartości zamówienia podejmuje ona następujące działania: kompletuje wszelkie niezbędne dokumenty konieczne do przeprowadzenia postępowania, opracowuje wspólnie z zainteresowaną komórką organizacyjną wymagania ofertowe ( za stronę formalną wymagań odpowiada IPI, a za stronę techniczną komórka branŝowa), w przypadku przetargu przygotowuje treść ogłoszenia prasowego w porozumieniu z Przewodniczącym Komisji Przetargowej po uprzednim uzgodnieniu terminu, miejsca i trybu postępowania przetargowego, po podjęciu przez Zarząd Spółki ostatecznej decyzji o wyborze oferty powiadamia oferentów o wynikach postępowania i poleca dokonać zwrotu wadium (gdy było wymagane), wspólnie z zainteresowaną komórką organizacyjną negocjuje z wybranymi oferentami jak najkorzystniejsze dla Kopalni warunki umowy, nie gorsze niŝ uzyskane w postępowaniu o udzielenie zamówienia (zlecenia), uzgadnia z wybranym(-i) oferentem(-ami) treść umowy na wynegocjowanych warunkach i przedkłada umowę do podpisu osobom upowaŝnionym po uprzednim zaakceptowaniu jej treści przez Radcę Prawnego, prowadzi wykaz aktualnie obowiązujących dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia (zlecenia), przechowuje dokumentacje z postępowań do czasu przekazania jej do archiwum. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia (zlecenia) przeprowadza Komisja Przetargowa przedkładając wnioski z postępowania Zarządowi KWK Kazimierz-Juliusz, za wyjątkiem zamówień z wolnej ręki, których wykonawcy mogą być wybierani bez udziału Komisji. 4. Ostateczną decyzję o wyborze wykonawcy lub dostawcy podejmuje Zarząd KWK Kazimierz- Juliusz Sp. z o.o.

8 5. Postępowanie kończy się z chwilą podpisania umowy z wybranym wykonawcą (-ami) lub dostawcą (-ami). 5. Kontrola realizacji i rozliczanie umów 1. Osoby odpowiedzialne za realizację zakresu rzeczowego i finansowego umów z podmiotami obcymi zobowiązane są do wpisywania na kaŝdej fakturze numeru umowy zasadniczej. W przypadku istnienia aneksów do umowy zasadniczej wprowadzającego zmiany cen (cenników), na fakturze za wykonana dostawę, usługę lub robotę wpisywać naleŝy numer umowy zasadniczej i numer aneksu z aktualnie obowiązującym cennikiem. 2. Ogólny nadzór nad realizacją zamówienia (zlecenia) prowadzi kierownik działu wnioskującego zlecenie zamówienia (zlecenia) oraz w przypadku zakupów materiałów Kierownik Działu Zaopatrzenia, w przypadku zakupu środków trwałych Kierownik Działu Inwestycji, Przygotowania i Ekonomiki Produkcji. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych Kopalni zobowiązani są do okresowej kontroli stanu realizacji umów pod względem zgodności z postanowieniami niniejszego regulaminu a zwłaszcza bezwzględnego przestrzegania granic wartościowych określonych w 1. i związanej z tym określonej procedury wyboru wykonawcy lub dostawcy. 4. W przypadku, gdy wartość umowy specyfikowanej zamówieniami zbliŝa się do granic wartościowych określonych w 1. niniejszego regulaminu a przewidywana jest dalsza konieczność realizacji przedmiotowych zamówień (zleceń), osoby wyznaczone do nadzorowania realizacji i rozliczania umowy zobowiązane są do powiadomienia, poprzez kierownika działu, o tym fakcie Zarządu KWK Kazimierz-Juliusz Sp. z o.o. celem wszczęcia przewidzianego dla danej wartości zamówienia trybu postępowania. 6. Udzielanie zamówień (zleceń) w sytuacjach awaryjnych 1. W przypadku wystąpienia awarii bądź zagroŝenia Ŝycia lub mienia znacznej wartości wymagających natychmiastowego usunięcia, wykonanie wszelkich robót, usług lub dostaw dla zamówień grupy I i II zlecane będzie na zasadach określonych w art.3 ust.4 Regulaminu udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.