MNiSW- DKN-WKR /MK/10 Warszawa, lipca 2010 r. R A P O R T

Transkrypt

1 MNiSW- DKN-WKR /MK/10 Warszawa, lipca 2010 r. R A P O R T z kontroli Akademii Podlaskiej w Siedlcach w zakresie prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów finansowanej ze środków budŝetu państwa w latach oraz zgodności działań organów Uczelni z przepisami prawa, statutem oraz uzyskanymi uprawnieniami. 1. Kontrola została przeprowadzona na podstawie Postanowienia Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego Nr 11/KSzW/2010 z dnia 31 marca 2010 r. 2. Celem kontroli było sprawdzenie: - zgodności działań organów Uczelni z przepisami prawa, statutem oraz uzyskanymi uprawnieniami, - prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów finansowanej ze środków budŝetu państwa w latach Kontrolę przeprowadzili: - ekspert MNiSW; - ekspert MNiSW; - dr n. med. Mariusz Kazuła gł. specjalista MNiSW. 4. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: prof. dr hab. Antoni Jówko - Rektor Prorektor ds. Nauki Prorektor ds. Dydaktyki i Wychowania Organizacji i Rozwoju Dziekan Wydziału Humanistycznego Foryś Dziekan Wydziału Nauk Ścisłych Dziekan Wydziału Przyrodniczego Dziekan Wydziału Zarządzania Kanclerz

2 Zastępca Kanclerza ds. Finansowych Kwestor z-ca Kwestora Kierownik Działu Dydaktyki Kierownik Działu Techniczno Remontowego 5. Załącznikami do raportu są: protokół z kontroli prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów finansowanej ze środków budŝetu państwa w latach ; protokół z kontroli zgodności działań organów uczelni z przepisami prawa, statutem oraz uzyskanymi uprawnieniami; uwagi i wyjaśnienia Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa WyŜszego do protokołów z kontroli; uwagi i wyjaśnienia Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych do protokołów z kontroli; uwagi i wyjaśnienia Rektora Akademii Podlaskiej do protokołów z kontroli. 6. Raport uwzględnia uwagi i wyjaśnienia Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa WyŜszego i Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych do protokołów z kontroli 7. Ustalenia kontroli: 7a. w zakresie prawidłowości wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów finansowanej ze środków budŝetu państwa w latach r. stwierdzono: dokumentami regulującymi przyznawanie pomocy materialnej są: Zarządzenia Rektora nr 46/2009 z dnia r., nr 59/2008 z dnia r., nr 39/2008 z dn r., zarządzenie nr 32/2007 z dn r oraz zarządzenie nr 13/2007 z dn r. w sprawie wypłat świadczeń dla doktorantów; zarządzeniem Rektora nr 72/2007 z dnia r. i zarządzeniem 66/2008 z dnia r. utworzona została Odwoławcza Komisja Stypendialna, zarządzeniem 86/2009 z dn r. utworzona została Komisja Stypendialna d.s. Studiów doktoranckich; Komisje Stypendialne są powoływane na szczeblu poszczególnych Wydziałów, studenci stanowią większość składu komisji stypendialnej i odwoławczej;

3 Komisje Stypendialne i władze Wydziału Humanistycznego nie wydają decyzji administracyjnych dotyczących przyznania stypendium zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, decyzje na pozostałych wydziałach wydawane są przez władze tych wydziałów, Akademia posiada otwarty w dniu r. w banku PKO S.A rachunek na wyodrębnione środki Fundusz pomocy materialnej dla studentów i doktorantów, saldo tego konta na r. wyniosło 741, 96 zł, na koniec 2009 r. 494, 76 zł; środki wykazane na koncie księgowym funduszu pomocy materialnej nie są zgodne z rachunkiem bankowym; w roku 2008 i 2009 nie dokonano przeniesienia z konta podstawowego środków otrzymanych z dotacji na pomoc materialna na konto Funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów; nie jest moŝliwe dokonanie jednoznacznej oceny prawidłowości wydatkowanych środków na pomoc materialną, za dany okres, dla poszczególnych studentów oraz określenie kwoty, która w sposób nieuzasadniony wypłynęła z Akademii ze względu na brak: - ewidencji wypłat stypendiów z wyodrębnionego rachunku bankowego na fundusz pomocy materialnej, - protokółów z komisji stypendialnej, - kompletu dokumentów związanych z przyznawaniem świadczeń w teczkach studentów, w tym numerów kont studentów, na które przelewane były świadczenia, - imiennego wykazu osób, którym przyznano świadczenia materialne; w roku 2009 i 2008 nie jest zachowana proporcja wynikająca z art. 174 ust 4 ustawy z dnia Prawo o szkolnictwie wyŝszym, zgodnie z którym, środki z dotacji przeznaczone na stypendia i inne świadczenia socjalne nie mogą być niŝsze niŝ środki przeznaczone na stypendia za wyniki w nauce i sporcie: stypendia o charakterze socjalnym w 2009 r. są niŝsze o ,0 zł od stypendiów za wyniki w nauce i sporcie, stypendia o charakterze socjalnym w 2008 r. są niŝsze o zł od stypendiów za wyniki w nauce i sporcie - łącznie zł; w kontrolowanych dokumentach stwierdzono błędnie wyliczone składki na ubezpieczenia zdrowotne, ich wysokość nie wpłynęła na kwotę przyznanych stypendiów;

4 w jednym przypadku stwierdzono błędne ustalenie dochodu z gospodarstwa rolnego, co spowodowało zmianę w poziomie stypendiów, wyliczony dochód mieścił się w grupie dochodu do 200 zł, kwota stypendium wynosiła wówczas 400,00 zł., wg prawidłowego wyliczenia student jest w grupie od 351 zł do 500,00 zł gdzie kwota stypendium wynosi 200,00 zł, róŝnica 200 zł x 9 m cy = zł, stanowi nadpłatę stypendiów za rok akademicki 2008/2009; w teczce jednego studenta - nr albumu 62758, stwierdzono brak informacji o numerze jego konta bankowego; wypłaty stypendiów opóźnione były od 1 do 4 dni; na Wydziale Przyrodniczym i Wydziale Humanistycznym łącznie w przypadku ośmiorga studentów stwierdzono wypłatę zapomóg trzykrotnie co jest niezgodne z art. 183 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym - maksymalnie wypłata zapomogi moŝe być dokonana dwukrotnie w roku, nadpłata wyniosła 2.200,00 zł; w dniach r. została przeprowadzona w Dziekanacie Wydziału Humanistycznego kontrola wewnętrzna dotycząca nieprawidłowości w wypłatach świadczeń pomocy materialnej dla studentów i doktorantów Wydziału Humanistycznego, kontrolą objęto rok akademicki 2008/2009 i 2009/2010, kontrolę przeprowadziła Komisja składająca się z pracowników Akademii; w wyniku kontroli stwierdzono nie wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących przyznania stypendium oraz przywłaszczenie przez pracownika uczelni kwoty zł, ze środków dotacji na pomoc materialną dla studentów i doktorantów; o zaistniałych nieprawidłowościach Akademia powiadomiła Prokuraturę Rejonową w Siedlcach. 7b. w zakresie zgodności działań organów uczelni z przepisami prawa, statutem oraz uzyskanymi uprawnieniami: w teczkach akt osobowych pracowników zaliczanych do minimum kadrowego kierunków: zarządzanie, biologia, matematyka i bezpieczeństwo narodowe stwierdzono: - brak dyplomów potwierdzających posiadane wykształcenie, - z oświadczeń o zaliczeniu do minimum kadrowego nie wynikało, Ŝe pracownicy spełniają wymóg art. 9 pkt. 4 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym; większość nieprawidłowości usunięto w trakcie trwania czynności kontrolnych; w teczkach absolwentów stwierdzono brak potwierdzenia odbioru dyplomu i suplementu; Uczelnia dostarczyła do Departamentu Kontroli i Nadzoru dokumenty potwierdzające usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości;

5 w teczkach absolwentów stwierdzono brak: - dokumentów potwierdzających złoŝenie przez studenta ślubowania, - potwierdzenia odbioru decyzji o przyjęciu na studia oraz potwierdzenia odbioru legitymacji i indeksu, Uczelnia dostarczyła do Departamentu Kontroli i Nadzoru dokumenty potwierdzające usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości; w teczkach studentów cudzoziemców stwierdzono brak: - ubezpieczenia studenta, - dokumentów zezwalających na pobyt i studiowanie w Polsce, - zaświadczenia lekarskiego dopuszczającego do studiowania, - potwierdzenia znajomości języka polskiego, - potwierdzenia za zgodność z oryginałem na kopii karty pobytu; plany studiów i programy nauczania na poszczególnych kierunkach studiów przedstawione są w niejednorodnej formie, kaŝdy wydział przedstawia je w inny sposób, nie wszystkie zgodnie z wymaganiami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z 27 lipca 2007 r. w sprawie standardów kształcenia dla poszczególnych kierunków oraz poziomów kształcenia, trybu tworzenia i warunków jakie musi spełniać uczelnia by prowadzić studia międzykierunkowe i makrokierunki, w planach studiów brak planów z Wydziału Humanistycznego, na tym wydziale programy są przygotowane w części bez określenia osób prowadzących zajęcia ( bezpieczeństwo narodowe ). procedury zatrudnienia nauczycieli akademickich i pracowników nie będących nauczycielami reguluje Statut Akademii Podlaskiej wprowadzony Uchwałą Senatu Nr 29/2006 z dnia 7 czerwca 2006 r.; są one przestrzegane: - pierwsze zatrudnienie nauczyciela w Uczelni następuje na drodze umowy o pracę i jest okresowe, - w przypadku mianowania po raz pierwszy w AP na dane stanowisko, ogłaszany jest konkurs, a informacje o nim są upublicznione na tablicy ogłoszeń, w bibliotece głównej, zawiadomienia do innych uczelni oraz na stronach internetowych uczelni, - pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi zatrudniani są na podstawie umowy o pracę; w roku 2009 w uczelni zawarto z pracownikami 525 umów zleceń i o dzieło, z niektórymi kilkakrotnie, a z niektórymi kilkunastokrotnie: - umowy zawierano z pracownikami naukowo dydaktycznymi i pracownikami

6 technicznymi, dotyczyły one prowadzenia zajęć na studiach podyplomowych, tłumaczenia zajęć w języku migowym, udziału w grantach oraz projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej, - przeanalizowano umowy zawarte z szesnastoma osobami - nieprawidłowości nie stwierdzono. 8. W wyniku kontroli wnioskuję o wystosowanie w trybie art. 37 ust. 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyŝszym, pisma pokontrolnego do Akademii Podlaskiej w Siedlcach z uwagami dotyczącymi konieczności: prowadzenia teczek osobowych studentów cudzoziemców zgodnie z wymaganiami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z 12 października 2006 r. w sprawie podejmowania i odbywania przez cudzoziemców studiów i szkoleń oraz ich uczestniczenia w badaniach naukowych i pracach rozwojowych oraz uzupełnienia brakujących dokumentów; ujednolicenia programów zajęć, zgodnie z wymaganiami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z 27 lipca 2007 r. w sprawie standardów kształcenia dla poszczególnych kierunków oraz poziomów kształcenia, trybu tworzenia i warunków jakie musi spełniać uczelnia by prowadzić studia międzykierunkowe i makrokierunki; uzupełnienia brakujących dokumentów w teczkach osobowych pracowników naukowo - dydaktycznych, w tym o właściwe oświadczenia o przynaleŝności do minimum kadrowego; prowadzenia teczek osobowych studentów oraz absolwentów zgodnie z wymaganiami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, oraz o konieczności uzupełnienia brakujących dokumentów; wydawania decyzji administracyjnych, dotyczących przyznania stypendiów przez Komisje Stypendialne i Odwoławczą Komisję Stypendialną, nie przez władze Wydziałów; niezwłocznego przekazywania na konto bankowe pomocy materialnej otrzymywanej dotacji na pomoc materialną dla studentów i doktorantów; dokonania zwrotu kwoty ,0 zł na Fundusz pomocy materialnej finansowanej z budŝetu państwa w 2010 r. wynikającej z nie zachowania proporcji określonej w art. 174 ust 4 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyŝszym;

7 stosowania przeliczenia składki na ubezpieczenia zdrowotne do wyliczenia dochodu na członka rodziny studenta w oparciu o Ustawę z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych ( Dz. U. z 2004 r. nr 210 poz z późn. zm. ) dokonania zwrotu na fundusz pomocy materialnej kwoty 1800 zł wynikającej z nadpłaty w roku akademickim 2008/2009 stypendium socjalnego oraz kwoty zł wypłaconej niezgodnie z postanowieniami art. 183 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym; dokonania przeglądu wypłaconych zapomóg pod katem ich zgodności z art. 183 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym; dokonania sprawdzenia dokumentacji dotyczącej wszystkich przyznawanych świadczeń w celu ustalenia, czy osoby, które nie otrzymały stypendiów ( ich wnioski zostały odrzucone przez Komisje Stypendialne ) po ustaleniu prawidłowo składki zdrowotnej nie nabyły prawa do tych świadczeń; przestrzegania terminowości wypłat stypendiów; kompletowania w teczkach studentów, wszystkich dokumentów związanych z przyznaniem lub odmową przyznania studentowi stypendium, w tym numeru konta studenta, na które ma być przelewane przyznane świadczenie; poinformowania do 15 września 2010 r. Departamentu Kontroli i Nadzoru, Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa WyŜszego oraz Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych MNiSW o realizacji zaleceń pokontrolnych. Raport został zatwierdzony przez Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego.