WYTYCZNE w sprawie udokumentowania oraz rozliczenia środków finansowych

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Porozumienia Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe w Poznaniu Poznań, UL Reymonta 35 WYTYCZNE w sprawie udokumentowania oraz rozliczenia środków finansowych Urzędu Marszałkowskiego woj. Wielkopolskiego przekazywanych organizacjom sportowym za pośrednictwem Wielkopolskiego Stowarzyszenia Sportowego na sport dzieci i młodzieży w roku Przekazywane przez Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe środki na realizację zadań w zakresie sportu dzieci i młodzieży pochodzą z budżetu samorządowego i podlegają szczególnemu nadzorowi ze strony uprawnionych do tego organów kontrolnych. Organizacje sportowe (kluby, stowarzyszenia, związki) zobowiązane są zatem do prawidłowego wydatkowania, udokumentowania i rozliczania tych środków. 2. Dowody źródłowe, na podstawie których wydatkowano przyznane środki powinny spełniać wymogi określone w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994r (Dz.U. nr 121 z późniejszymi zmianami). Odpowiedzialność za celowość wydatkowania i rzetelność ich udokumentowania ponosi kierownik jednostki (dyrektor, prezes, inne osoby uprawnione). 3. Finansowanie sportu dzieci i młodzieży dotyczy następujących kategorii zawodników: młodzik, junior młodszy, junior i młodzieżowiec. Granice wiekowe w poszczególnych kategoriach dla dyscyplin sportowych określone są w regulaminie Ministerstwa Sportu i Turystyki. 4. Wydatki mogą być dokonywane tylko na zadania określone w zatwierdzonym przez Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe preliminarzu. W przypadku zaistnienia uzasadnionej potrzeby dopuszczalne jest przesunięcie środków pomiędzy zadaniami. Każda zmiana w zakresie finansowania zadań musi być pisemnie uzgodniona z Wielkopolskim Stowarzyszeniem Sportowym przed rozpoczęciem realizacji zadania. Ostatnia zmiana zadań dotycząca I półrocza 2017 roku może być dokonana do dnia 15 czerwca 2017 roku, natomiast ostatnia zmiana zadań dotvczaca II półrocza może być dokonana do dnia 30 października 2017 roku. Środki finansowe do kwoty 50,- zł mogą być przesunięte pomiędzy poszczególnymi pozycjami preliminarza w porozumieniu z WSS, bez konieczności zgłaszania zmiany na piśmie. Zwiększenie kosztów finansowych w odpowiedniej pozycji preliminarza nie może przekroczyć 20% wartości tej pozycji. Wydatki poniesione w I półroczu muszą być bezwzględnie rozliczone do 1 O lipca 2017 roku, po tvm terminie wydatki dotyczące okresu do 30 czerwca 2017 roku nie będą przyjmowane do rozliczenia. 5. Wysokość poniesionych wydatków musi wynikać z dokumentów źródłowych, do których zaliczyć należy faktury, listy płac, zbiorcze listy przejazdów i wypłaconych diet, delegacje służbowe (wydatki poniesione podczas podróży służbowej na terenie kraju powinny być udokumentowane rachunkiem za bilety PKP, PKS a w przypadku braku rachunku oświadczeniem o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania), ewidencja przebiegu kilometrów i in. Faktury i rachunki muszą zawierać dane dotyczące m.in. terminu. jednostki miary, ilości, liczby osób, stawki, wartości. Wszystkie rubryki faktur, rachunków, innych dokumentów źródłowych winny być wypełnione.

2 Faktura zgodnie z art.106 e ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2013 r., poz.330 ze zm.) powinna zawierać: 1) datę wystawienia; 2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; 4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a; 5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b; 6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1pkt4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; 7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; 9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; 11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 12) stawkę podatku; 13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 15) kwotę należności ogółem; Na Fakturach należy wskazać pozostałe źródła finansowania. Każdy dokwnent stanowiący podstawę wydatków musi być opisany, sprawdzony pod wzgl. merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez statutowo uprawnione osoby (np.: prezesa, dyrektora i głównego księgowego). Akceptacje, o których mowa wyżej są potwierdzeniem zgodności dowodu i zawartych w nim danych. 6. Z przyznanych środków nie wolno finansować kosztów ubezpieczenia zawodników, licencji, kosztów leczenia, leków oraz kosztów nagród rzeczowych. 7. Przyjęte do rozliczenia dowody księgowe muszą posiadać adnotację (pieczątkę), WYDATKI DOTYCZĄ SPORTU DZIECI I MŁODZIEŻY oraz, że zostały sfinansowane ze środków Urzędu Marszałkowskiego przekazanych za pośrednictwem WSS.W tym celu dowody załączone do rozliczenia należy opatrzyć klauzulą: "Wydatek dot.sportu dzieci i młodzieży. Kwotę... zł. pokryto ze środków Urzędu Województwa Wielkopolskiego otrzvmanvch za Marszałkowskiego pośrednictwem WSS w Poznaniu Data. pieczątka i podpis..... " 8. Załączniki wymagane do rozliczenia: Kalendarz imprez: Dwustronne kserokopie prawidłowo opisanych i zatwierdzonych dokumentów źródłowych Kserokopie protokółu zawodów lub potwierdzenie udziału zawodników - druk, pobrany ze strony winien być wypełniony czytelnie i w sposób przejrzysty we wszystkich rubrykach

3 Obozy sportowe OPISANE ORYGINAŁY faktur lub rachunków wystawione na Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe ul. Reymonta Poznań NIP (w zakresie finansowanym przez WSS zgodnie z zatwierdzonym preliminarzem). Potwierdzenie udziału zawodników z rokiem urodzenia- druk, pobrany ze strony winien być wypełniony czytelnie i w sposób przejrzysty we wszystkich rubrykach Pozostała dokumentacja organizacyjno-finansowa oraz merytoryczna pozostaje w Klubie /Związku UWAGA ZAKUP OWOCÓW, NAPOJÓW I INNYCH ARTYKUŁÓW SPOŻYCZYCH NA AKCJACH SZKOLENIOWYCH POTWIERDZA TRENER I 3 ZA WODNIKÓW POD OPISEM: DRUGOSTRONNIE WYMIENIONE ARTYKUŁY SPOŻYWCZE - NAPOJE OWOCE OTRZYMALIŚMY NA MECZU- ZGRUPOWANIU- ZA WODACH itp. Obiekty sportowe Kserokopie prawidłowo opisanych i zatwierdzonych dokumentów źródłowych Zakup sprzętu, odżywek Kserokopie prawidłowo opisanych i zatwierdzonych dokumentów źródłowych (opis powinien zawierać stwierdzenie, że sprzęt był niezbędny do realizacji zadań sportowoszkoleniowych dzieci i młodzieży oraz, że stanowi uzupełnienie występujących braków.) Dowód PZ przyjęcie sprzętu na magazyn lub kserokopia z ewidencji przedmiotów niskocennych a w przypadku sprzętu osobistego imienna lista odbioru przez zawodników (z rokiem urodzenia) dla środków trwałych dowód OT- przyjęcie środka trwałego Imienna (z rocznikiem) lista odbioru odżywek Sprzęt został przekazany do bezpośredniego użytku Płace trenerów- powinny być wsparte odpowiednimi zapisami w umowach, zakresami prac lub zakresami czynności, wymiarem godzin i czasem szkolenia. Trenerzy i instruktorzy zobowiązani są do prowadzenia dokumentacji szkoleniowej (dzienników treningowych). Kserokopie list płac OFP (Osobowy Fundusz Płac), rachunków z BFP (Bezosobowy Fundusz Płac) lub rachunków DG (Działalność Gospodarcza). Zarówno z treści umowy jak i rachunku musi bezwzględnie wynikać, że zajęcia szkoleniowe prowadzone były z dziećmi i młodzieżą. Umowy z Trenerami winny być zawierane z godnie z ustawą Prawo o stowarzyszeniach" Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 roku, poz ze zm.; dalej jako: Ustawa") w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). Wobec tego, jeśli umowa jest podpisywana pomiędzy stowarzyszeniem a członkiem zarządu, stowarzyszenie w takim przypadku reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów).

4 Przykładowo, tryb ten będzie miał zastosowanie, jeśli umowa ma zostać zawarta pomiędzy stowarzyszeniem (np. klubem sportowym działającym w formie stowarzyszenia) a członkiem zarządu, który to członek zarządu ma świadczyć usługi trenerskie na podstawie takiej umowy. Dodać należy, że wymóg ten istnieje niezależnie od tego, czy dany członek zarządu zawiera ze stowarzyszeniem umowę w ramach prowadzonej przez siebie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy też nie. Istotnym jest także wskazanie, że powyższa regulacja zawarta w art. 11 ust. 4 Ustawy będzie miała zastosowanie do klubów sportowych, które działają zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie. Przepis ten i tryb zawierania umów określony w art. 11 ust. 4 Ustawy będzie miał również zastosowanie do uczniowskiego klubu sportowego. Otóż, w art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 roku o sporcie (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 roku, poz. 176 ze zm.) zostało uregulowane, że uczniowski klub sportowy działa na zasadach przewidzianych w przepisach Ustawy, z wyłączeniem przepisów dotyczących rejestracji. Do związków sportowych art. 11 ust. 4 Ustawy także znajdzie zastosowanie. Związek sportowy - jak stanowi art. 6 ust. 2 ustawy o sporcie - działa bowiem w formie stowarzyszenia lub związku stowarzyszeń. Trzeba pamiętać, że powyższe wymagania stosuje się do wszystkich umów (również aneksów do umów), jakie zawrą miedzy sobą stowarzyszenie i członek zarządu po wejściu w życie nowych przepisów, tj. po 20 maja 2016 roku. Dotyczy to więc zarówno umowy o pracę jak i umowy o dzieło. Przyjęta ostatecznie treść przepisu, o tym kto ma podpisywać umowy z członkami zarządu, daje stowarzyszeniom dwie możliwości. Pierwsza to wskazania członka organu kontroli. Organ ten, którym najczęściej jest komisja rewizyjna, wyznacza w uchwalę osobę, która reprezentuje stowarzyszenie w tym zakresie. Druga możliwość, to wybranie przedstawiciela (pełnomocnika) przez walne zebranie członków. WSZYSTKIE KSEROKOPIE DOKUMENTÓW MUSZĄ BYĆ DWUSTRONNIE UWIERZYTELNIONE 9. W klubach posiadających sekcje wodne, kolarskie i triathlonu zakup paliwa przeznaczonego do asekuracji zawodników podczas treningów musi być udokumentowany fakturami. Ponadto wykazane zużycie paliwa powinno być zgodne z zapisami w dzienniczku zajęć trenera oraz kartami pracy silnika, których kserokopię również należy załączyć do rozliczenia. 1 O. W przypadku zakupu paliwa do przewozu zawodników lub sprzętu prywatnym środkiem transportu, podstawą rozliczenia jest faktura za paliwo z wyliczonym przebiegiem lub ewidencją przebiegu pojazdu. 11. W przypadku przejazdu na imprezy sportowe wynajętym środkiem transportu, którego koszt określony jest stosowną fakturą nie należy rozpisywać tej kwoty na Zbiorczej liście przejazdów" na poszczególnych zawodników i uzyskiwać potwierdzenie odbioru tej kwoty, gdyż nie zachodzi operacja wypłat gotówkowych. W rubryce koszt przejazdy należy wpisać środek transportu wynajęty". Stosowne uwagi należy zamieścić także, w przypadku bezpłatnego korzystania z klubowego środka transportu lub przewozu zawodników przez rodziców lub sponsorów. 12. Nie należy rozpisywać na uczestników kwoty rachunku za wyżywienie i potwierdzać odbiór kwoty podpisami - w poz. Dieta -należy wpisać wyżywienie na podstawie faktur załączonych do rozliczenia."

5 Uczestnicy wyjazdów potwierdzają imiennymi podpisami tylko otrzymane świadczenia w gotówce, jak diety w wysokości określanej przepisami, koszty przejazdu publicznymi środkami transportu i ryczałt za przejazd. 13. Ogólne rozliczenie wydatków na realizację zadania sportowego może przekroczyć kwotę przydzieloną przez Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe. W takiej sytuacji zachodzi potrzeba dokładnego opisania tego rozliczenia i specyfikacji, które faktury lub kwoty dotyczą sfinansowania ze środków Wielkopolskiego Stowarzyszenia Sportowego. Jeśli rozliczenia oparte jest o imienną listę zawodników, to należy wykazać, które pozycje rozliczono w ramach środków z WSS. 14. Osoba dokonująca merytorycznych opisów rozliczeń potwierdza tę czynność podpisem złożonym pod imienną pieczątką. 15. Rozliczenie środków należy przesłać do Wielkopolskiego Stowarzyszenia Sportowego na drukach znormalizowanych (zał. nr 1 do wytycznych) w terminach określonych w Porozumieniu. 16. Termin i wysokość przekazywanych przez WSS środków dla jednostek finansowanych uzależnione są od wpływu środków na konto WSS z Urzędu Marszałkowskiego. 17. Arkusz rozliczeniowy, pobrany ze strony winien być wypełniony czytelnie i w sposób przejrzysty we wszystkich rubrykach. Do arkusza rozliczeniowego należy załączyć kserokopie prawidłowo opisanych dokumentów źródłowych. Kserokopie dokumentów załączone do rozliczenia muszą być dwustronnie uwierzytelnione : Potwierdzam zgodność z oryginałem data, pieczątka i podpis " ROZLICZENIA SPORZĄDZONE NIEPRAWIDŁOWO LUB NIEKOMPLETNIE NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE PRZEZ WSS 18. Przestrzeganie wytycznych przy sporządzaniu rozliczeń środków finansowych na sport dzieci i młodzieży ma zapobiegać występowaniu uchybień,spełnianiu wymogów dyscypliny budżetowej oraz umożliwić prawidłowe i terminowe przesłanie sprawozdań przez Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe do Urzędu Marszałkowskiego. DYREKTOR BIURA Wielkopolskiego St arzyszenia Sportoweg w aniu mgr Bogusi