REGULAMIN UCZESTNICTWA W XV KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ

Transkrypt

1 REGULAMIN UCZESTNICTWA W XV KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ Organizator Kongresu: ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP , REGON , wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , o kapitale zakładowym w wysokości: 9 000,00 zł. Elementy zawarte w regulaminie: 1) Zgłoszenia na Kongres Zgłoszenie powinno nastąpić poprzez: przesłanie wypełnionej KARTY ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA lub formularza on-line dostępnego na stronie internetowej wraz z kopią dowodu wpłaty pocztą lub faxem na numer: Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 8 maja 2015 roku [liczy się data wpływu do Organizatora Kongresu]. Po tym terminie, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo JEDYNIE w Biurze Kongresu w Karpaczu, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. W przypadku przyjęcia przez Organizatora zgłoszenia uczestnictwa dokonanego po 8 maja 2015 roku, Organizator nie gwarantuje pełnego pakietu materiałów. UWAGA! Do zgłoszenia należy załączyć kopię dowodu wpłaty! Zgłoszenie dokonane w sposób niezgodny z niniejszym regulaminem może nie zostać przyjęte przez Organizatora. Uwaga! Organizator zastrzega sobie, w przypadku wyczerpania miejsc, prawo zamknięcia listy uczestników Kongresu przed 8 maja 2015r. 2) Rejestracja w miejscu obrad Zapraszamy do rejestracji oraz odebrania materiałów kongresowych w piątek, 29 maja 2015 roku, godz w Biurze Kongresu w Hotelu Gołębiewski, ul. Karkonoska 14, Karpacz. Biuro Kongresu będzie czynne: Piątek 29 maja 2015 roku, w godz sobota, 30 maja 2015 roku, w godz

2 Do wejścia na sesje, wystawę medyczną oraz nieodpłatne imprezy towarzyszące upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory kongresowe, a w przypadku imprezy w dniu 29 maja 2015 roku, posiadające bilet wstępu. Organizator dopuszcza możliwość uruchomienia rejestracji w czwartek, 28 maja 2015 roku, w godzinach popołudniowych w Biurze Kongresu w Hotelu Gołębiewski, o czym poinformuje uczestników na stronie Wstęp na Uroczystą Sesję Otwarcia będzie WYŁĄCZNIE na podstawie wysłanego przez Organizatora potwierdzenia uczestnictwa w Uroczystym Otwarciu. 3) Dokonywanie opłat Tabelka opłat dostępna na Wpłat należy dokonywać na konto: ZiZ Centrum Edukacji Sp. z o.o., mbank S.A z dopiskiem "Kongres" oraz imieniem i nazwiskiem uczestnika Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania wpłaty, nie zaś na dzień dokonania zgłoszenia! W przypadku, gdy uczestnik Kongresu uprawniony jest do wniesienia opłaty kongresowej w obniżonej wysokości, przewidzianej dla członka Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce lub Porozumienia Zielonogórskiego, konieczne jest przesłanie stosownego zaświadczenia w tym zakresie z biura Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce lub biura Porozumienia Zielonogórskiego. W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty w pełnej wysokości. W przypadku wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, uczestnik zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania zapłaty Organizator uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 8 maja 2015r. W powyższym przypadku zwróci on dokonaną przez uczestnika wpłatę na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20 % wpłaty. 4) Faktury Dane do faktury VAT podane w formularzu/karcie zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.

3 5) Zakres opłaty kongresowej UCZESTNICY Opłata kongresowa OBEJMUJE: udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 28 maja 2015 roku wraz z recitalem Stanisława Soyki, udział we wszystkich sesjach, warsztatach oraz wystawie medycznej, pakiet materiałów kongresowych, certyfikat uczestnictwa, wstęp na imprezę towarzyszącą (występ Artura Andrusa) w dniu 29 maja 2015 roku, wyżywienie w dniu 29 maja 2015 roku lunch i dwie przerwy kawowe, wyżywienie w dniu 30 maja 2015 roku lunch i dwie przerwy kawowe, udział w wybranych kursach tematycznych (Uwaga! Decyduje kolejność zgłoszeń! Udział dla pierwszych osób zgłoszonych na poszczególny kurs) udział w warsztatach nordic walking i biegowych (Uwaga! Liczba miejsc ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń). Opłata NIE OBEJMUJE: wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych, zakwaterowania. OSOBY TOWARZYSZĄCE Opłata kongresowa OBEJMUJE: udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 28 maja 2015 roku wraz z recitalem Stanisława Soyki udział w wystawie medycznej, wstęp na imprezę towarzyszącą (występ Artura Andrusa) w dniu 29 maja 2015 roku, wyżywienie w dniu 29 maja 2015 roku lunch i dwie przerwy kawowe, wyżywienie w dniu 30 maja 2015 roku lunch i dwie przerwy kawowe. Opłata kongresowa NIE OBEJMUJE: udziału w sesjach, warsztatach, pakietu materiałów kongresowych, certyfikatu uczestnictwa, wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych, zakwaterowania.

4 6) Uczestnictwo w dodatkowych Imprezach Towarzyszących imprezach integracyjnych mających na celu m.in. wymianę doświadczeń zawodowych Uczestnictwo w wycieczkach oraz Balu Lekarzy Rodzinnych jest dodatkowo płatne. Ceny poszczególnych wycieczek oraz Balu dostępne są na Warunki uczestnictwa w dodatkowo płatnych imprezach towarzyszących imprezach integracyjnych mających na celu m.in. wymianę doświadczeń zawodowych Termin i sposób przesyłania zgłoszeń Zgłoszenia będą przyjmowane: 1. Przed kongresem do wyczerpania miejsc, nie później jednak niż do dnia 8 maja 2015 roku na podstawie karty zgłoszenia uczestnictwa w kongresie zamieszczonej we wkładce broszury (uzupełnienie punktów dotyczących dodatkowo płatnych imprez towarzyszących) i na stronie internetowej kongresu lub na podstawie zgłoszenia on-line ( z uzupełnionymi punktami dotyczącymi dodatkowo płatnych imprez towarzyszących. Wypełnioną kartę zgłoszenia uczestnictwa wraz z kopią dowodu wpłaty lub kopię dowodu wpłaty za udział w Kongresie i płatnych imprezach towarzyszących po dokonaniu zgłoszenia za pomocą formularza on-line prosimy przesłać faxem na numer W czasie trwania kongresu wyłącznie w przypadku wolnych miejsc, na stoisku Biura Organizacyjnego Kongresu w godzinach jego funkcjonowania. Potwierdzenie udziału w wybranych płatnych imprezach towarzyszących wysłane będzie wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie i wybranych kursach tematycznych. Płatność Przed Kongresem - przelewem wraz z opłatą kongresową na podane w pkt. 3 niniejszego regulaminu konto bankowe lub, w przypadku dokonania zgłoszenia chęci uczestnictwa w danej imprezie w czasie trwania Kongresu gotówką na stoisku Biura Organizacyjnego Kongresu. Każda wycieczka odbędzie się wyłącznie przy zgłoszeniu wymaganej liczby uczestników. W przypadku odwołania wycieczki z powodu braku wymaganej liczby uczestników Organizator zobowiązuje się do zwrócenia uczestnikowi wniesionej wcześniej opłaty. Zwroty będą realizowane przelewem bankowym na podane przez uczestnika konto bankowe.

5 7) Warunki uczestnictwa w kursach tematycznych Ze względów dydaktycznych liczba miejsc w poszczególnych kursach jest ograniczona. Uprzejmie prosimy o zaznaczenie w formularzu zgłoszenia tematu 1 kursu, w którym chcą Państwo uczestniczyć. O zakwalifikowaniu do uczestnictwa w kursie decyduje kolejność zgłoszeń. Do udziału w kursach kwalifikowane będą JEDYNIE osoby, które zaznaczą swój wybór na karcie zgłoszenia lub formularzu zgłoszenia on-line, a także dopełnią wszelkich formalności związanych z udziałem w Kongresie. Potwierdzenie udziału w wybranym kursie, wraz z terminem jego odbywania, zostanie wysłane do uczestnika wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie. 8) Warunki nadsyłania abstraktów Prezentacje ustne i plakaty, zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Programowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające kryteria przedstawione w Regulaminie Medycznych Filipików i Rembrandtów. Zgłoszenia abstraktu można dokonać do dnia 20 marca 2015 roku za pomocą formularza znajdującego się na stronie Należy wypełnić wszystkie wymagane w formularzu pola. Objętość abstraktu: max. 200 słów. Formularz automatycznie przelicza słowa większa liczba słów nie będzie przyjmowana 9) Rezygnacje oraz wycofanie środków z uczestnictwa w kongresie, balu, wycieczkach Warunki rezygnacji (nie dotyczy zakwaterowania) Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie do dnia 10 kwietnia 2015 r. na zasadach poniżej. W przypadku wycofania środków (tj. zwrotu uczestnikowi dokonanej opłaty w związku następnie z pokryciem tej opłaty na rzecz uczestnika przez osobę trzecią) bądź rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie, wycieczkach lub Balu Lekarzy Rodzinnych do dnia 10 kwietnia 2015 roku Organizator zwraca wniesione opłaty pomniejszone, o 20% (co nie dotyczy uczestników będących konsumentami, którzy mogą jednak zostać, na zasadach ogólnych przepisów prawa, obciążeni kosztami Organizatora poniesionymi do dnia rezygnacji, w zakresie związanym z zapewnieniem ich udziału w Kongresie). Po tym terminie rezygnacja nie będzie możliwa. Rezygnacja z udziału w Kongresie lub wycofanie środków z płatnych imprez towarzyszących muszą być zgłoszone pisemnie faxem na numer lub listownie na adres Biura Organizacyjnego (decyduje data wpłynięcia pisma), podając równocześnie numer konta, na które należy zwrócić wpłatę.

6 10) Wyrządzenie szkody w miejscu odbywania się kongresu Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP, Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Kongresu, Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody. 11) Zakwaterowanie Uczestnicy samodzielnie dokonują rezerwacji noclegów, kontaktując się bezpośrednio z wybranym hotelem w Karpaczu na zasadach określonych na UWAGA! Rezerwacji miejsc w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu dokonuje się za pomocą formularza dostępnego na stronie Pokoje będą sprzedawane w promocyjnych cenach w miarę dostępności miejsc! 12) Program naukowy Kongresu Uczestnicy są świadomi i akceptują fakt, że z przyczyn niezależnych od organizatora, na które nie miał on wpływu, mogą nastąpić zmiany w programie naukowym Kongresu. Informacje przekazywane do wiadomości uczestników Kongresu, o treści ustalonej przez obsługę Hotelu Gołębiewski w Karpaczu, są przekazywane w następującym brzmieniu na prośbę ww. Hotelu: 1. Ceny dodatkowych usług dla uczestników Kongresu nie nocujących w hotelu Gołębiewski, które będą pokrywane indywidualnie przez uczestników Kongresu w przypadku skorzystania z niżej wymienionych usług: a) wstęp do Klubu Nocnego wynosi 46,30 zł netto/os., do której zostanie doliczona stawka podatku od towarów i usług (VAT). b) wstęp do parku wodnego Tropikana wynosi 24 zł netto /os., za każde 1,5 godziny, do której zostanie doliczona stawka podatku od towarów i usług (VAT). 2. Na terenie hotelu Gołębiewski obowiązuje zakaz wnoszenia i spożywania alkoholu pochodzącego z nielegalnych źródeł zgodnie z Ustawą z dnia 26 października 1982 roku o Wychowaniu w Trzeźwości i Przeciwdziałaniu Alkoholizmowi.

7 3. Hotel Gołębiewski udostępnia, w miarę dostępności, miejsca parkingowe w trzech strefach: Parking zewnętrzny miejsca nieodpłatne liczba miejsc ograniczona, Parking zewnętrzny 16,26 zł netto/ auto/ doba liczba miejsc ograniczona, Parking wewnętrzny/podziemny 24,39 zł netto/ auto/ doba liczba miejsc ograniczona, Parking zewnętrzny dla autokarów i busów nieodpłatnie, Hotel nie prowadzi rezerwacji miejsc parkingowych. Zgubienie karty parkingowej wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowego kosztu w wysokości 48,78 zł netto. 4. W przypadku konieczności wykonania czynności naprawczych, między innymi z tytułu usunięcia szkody spowodowanej przez uczestników Kongresu Hotel zastrzega możliwość doliczenia do rachunku indywidualnego uczestnika Kongresu dodatkowych kosztów: a. zabrudzenie pokoju lub innej przestrzeni nie wynikające z normalnego użytkowania przez uczestnika konferencji: 162,60 zł netto z tytułu prac mających na celu doprowadzenia do stanu niepogorszonego, b. uszkodzenie sprzętu czy elementów budynku, w zależności od stopnia zaistniałej szkody zgodnie z wyceną naprawczą, c. nieuzasadnione użycie systemu alarmu przeciwpożarowego: 162,60 zł netto. 5. Pozostawienie samochodu w miejscu niedozwolonym, szczególnie w miejscach powodujących blokowanie dróg przeciwpożarowych oraz dla służb specjalnych wiąże się z naliczeniem kary 20 zł za każdą godzinę, a w przypadku niezastosowania się do wezwania o przestawienie auta z odpłatnym odholowaniem auta. Koszt odholowania auta wynosi 100 zł i jest ponoszony przez osobę, która zaparkowała samochód w miejscu niedozwolonym. ************************************************************************** Dane osobowe: 1. Administratorem danych osobowych jest ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: , NIP , REGON , kapitał zakładowy 9.000,00 złotych (Administrator). 2. Przekazanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, przy czym odmowa wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji umowy

8 o uczestnictwo w XV Kongresie Medycyny Rodzinnej uniemożliwi zawarcie oraz wykonanie tej umowy. 3. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1, pkt 3 oraz pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) (Ustawa). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym czasie odwołana. 4. Przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie dozwolonym przepisami prawa powszechnie obowiązującego. 5. Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje w każdym czasie: a) prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania b) prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy 6. W celu realizacji uprawnień powyżej określonych osoba, której dane dotyczą może podejmować kontakt z Administratorem w drodze korespondencji kierowanej na adres podany w pkt. 1 powyżej.