tel , fax OA.III

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA na obsługę serwisową urządzeń kserokopiujących, będących w użytkowaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie 1. Informacje o zamawiającym Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie ul. Basztowa 22, Kraków tel , faks , oa@malopolska.uw.gov.pl adres strony internetowej: NIP: , REGON: Tryb udzielenia zamówienia Zamówienie publiczne udzielane jest zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r., Nr 164, poz z późn. zm.), zwaną dalej ustawą, w trybie przetargu nieograniczonego. 3. Opis przedmiotu zamówienia 3.1.Przedmiotem zamówienia jest objęcie urządzeń kserokopiujących, będących w użytkowaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, pełną obsługą serwisową, polegającą na naprawie, przeglądach, regulacji, konserwacji oraz na wymianie uszkodzonych i zużytych części, a także na bezpłatnej dostawie materiałów eksploatacyjnych (oprócz papieru) - w celu utrzymania kserokopiarek w ciągłej sprawności technicznej i gotowości do pracy. Wykonywanie usługi serwisowania kserokopiarek obejmuje również dostawę tonerów, w ilości zapewniającej ciągłą i bardzo dobrą jakość wykonywanych kserokopii. Szczegółowy zakres czynności serwisowych stanowiących przedmiot zamówienia określa wzór umowy, stanowiący załącznik nr 3 do specyfikacji (wzór umowy) Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na jedną lub dwie części, na jakie podzielony został przedmiot zamówienia: część pierwsza: świadczenie usługi w zakresie konserwacji urządzeń kserokopiujących typu: Ricoh, Canon, Mita, Lanier część druga: świadczenie usługi w zakresie konserwacji urządzeń kserokopiujących typu: Xerox, Minolta, Wymaga się złożenia oferty na obsługę serwisową wszystkich kserokopiarek w danej części przedmiotu zamówienia, bez względu na ich lokalizację. Szczegółowy opis poszczególnych części zamówienia zawiera załącznik nr 1 do wzoru umowy Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek, Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek, l Części i akcesoria do aparatów fotokopiujących Wielkość lub zakres zamówienia: poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty ,00 euro 3.5. Miejsce realizacji zamówienia: Kraków, Tarnów, Nowy Sącz Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. 4. Termin wykonania zamówienia i warunki gwarancji: 4.1. Zamówienie wykonywane będzie przez okres dwóch lat licząc od dnia podpisania umowy Wykonawca udzieli minimum 12 miesięcznej lub określonej limitem producenta gwarancji na wymienione materiały eksploatacyjne, części zamienne i podzespoły urządzeń. -1-

2 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 5.1. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy: spełniający warunki określone w art. 22 ust.1 ustawy; niepodlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy; dysponujący osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.: a) minimum jedną osobą posiadającą certyfikat imienny na obsługę urządzeń Ricoh w przypadku składania oferty na pierwszą część zamówienia, b) minimum jedną osobą posiadającą certyfikat imienny na obsługę urządzeń Xerox w przypadku składania oferty na drugą część zamówienia; 5.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach złożonych przez wykonawców, zgodnie z wykazem zamieszczonym w pkt 6.1. specyfikacji Zamawiający wymaga też, żeby wykonawcy spełniali normy środowiskowe wymagane certyfikatem ISO uczestnictwo w programie środowiskowym (odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych kserokopiarek oraz opakowań tonerów celem ich utylizacji). 6. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie, forma dokumentów oraz dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawca jest zobowiązany złożyć w ofercie: 6.1. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: oświadczenie, że wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy, wypełnione i podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2A do specyfikacji) albo przez Pełnomocnika reprezentującego wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2B do specyfikacji); aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; certyfikat imienny na obsługę urządzeń Ricoh dla minimum jednej osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w przypadku składania oferty na pierwszą część zamówienia; certyfikat imienny na obsługę urządzeń Xerox dla minimum jednej osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w przypadku składania oferty na drugą część zamówienia; 6.2. Pozostałe dokumenty, jakie należy złożyć w ofercie: Wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy Formularz oferty, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do specyfikacji; Pisemne poświadczenie spełniania norm środowiskowych wymaganych certyfikatem ISO uczestnictwo w programie środowiskowym (odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych kserokopiarek oraz opakowań tonerów celem ich utylizacji) Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu albo do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu i zawarcia umowy, jeżeli osoba reprezentująca wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jest wskazana jako upoważniona do jego reprezentacji we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. -2-

3 6.3. Forma dokumentów: Wszystkie dokumenty muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy na każdej zapisanej stronie kserokopii poświadczanego dokumentu Poświadczenie za zgodność z oryginałem powinno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem) W przypadku, gdy przedstawiona kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości, a zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób, może on zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, poświadczenia za zgodność z oryginałem winien dokonać Pełnomocnik Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości (dokument ten lub dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt , zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 7. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 23 ust. 1 ustawy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego (np. wspólnicy spółki cywilnej lub członkowie konsorcjum) są zobowiązani ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy W takim przypadku oprócz dokumentów wymienionych w punkcie 6.1. i 6.2. specyfikacji wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego są zobowiązani do złożenia w ofercie Pełnomocnictwa ustanawiającego Pełnomocnika, o którym mowa w pkt Pełnomocnictwo zawierać powinno umocowanie do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo może być przedłożone wyłącznie w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego składają (podpisane przez ustanowionego Pełnomocnika lub potwierdzone przez niego za zgodność z oryginałem): każdy z osobna dokumenty, o których mowa w punktach zamiast Oświadczenia Wykonawcy (pkt specyfikacji) wg załącznika nr 2A do specyfikacji Oświadczenie Pełnomocnika wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wg załącznika 2B do specyfikacji; Pełnomocnik podpisuje także Formularz oferty (pkt specyfikacji) oraz dokumenty wymienione w pkt i specyfikacji. -3-

4 8. Informacja o sposobie porozumiewania się stron w niniejszym postępowaniu oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów 8.1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje wykonawcy przekazują zamawiającemu w formie pisemnej. Korespondencję w formie faksu uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie Korespondencję pisemną należy kierować na adres: Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, Wydział Organizacyjno-Administracyjny, ul. Basztowa 22, Kraków Korespondencję w formie faksowej należy kierować na nr faksu: Ofertę w postępowaniu można złożyć wyłącznie w formie pisemnej Informacje dotyczące postępowania zamieszczane będą na stronie internetowej zamawiającego ( w przypadkach i na zasadach określonych w ustawie oraz przekazywane będą wykonawcom w formie pisemnej w przypadkach i na zasadach określonych w ustawie. 9. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami w sprawach formalnych postępowania: Katarzyna Ciepły, tel w sprawach przedmiotu zamówienia: Jan Król, tel Wyjaśnienia oraz modyfikacja treści specyfikacji Każdy wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert Wyjaśnienia treści specyfikacji oraz jej ewentualne modyfikacje będą dokonywane na zasadach i w trybie art. 38 ustawy. 11. Wymagania dotyczące wadium W niniejszym postępowaniu wadium nie jest wymagane. 12. Termin związania ofertą Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. 13. Sposób przygotowania oferty Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na piśmie, w sposób czytelny i trwały. Wszelkie załączone do oferty dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy Wszystkie zapisane strony oferty oraz wszelkich dokumentów i oświadczeń powinny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy Wszelkie poprawki muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisami osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy Część oferty, która zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a wykonawca zastrzega ich poufność, należy umieścić w odrębnej kopercie z opisem Zastrzeżona część oferty. Zamawiający nie odpowiada za ujawnienie informacji stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa przekazanych mu przez wykonawcę wbrew postanowieniom niniejszego podpunktu. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t. jedn.: Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503). -4-

5 13.6. Wykonawca powinien przygotować spis zawierający wykaz wszystkich przedkładanych dokumentów z podaniem numeru strony, na której dany dokument się znajduje Dokumenty tworzące ofertę powinny być zszyte (spięte, oprawione, zbindowane, itp.) w sposób uniemożliwiający ich wypięcie (zdekompletowanie) Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej i trwale zamkniętej kopercie lub opakowaniu Na kopercie lub opakowaniu należy umieścić następujące informacje: Nazwa i adres Wykonawcy (ewentualnie pieczęć) Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Organizacyjno-Administracyjny, ul. Basztowa 22, Kraków Oferta na: Obsługę serwisową urządzeń kserokopiujących, będących w użytkowaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie Nie otwierać przed r., godz. 12: Termin oraz miejsce składania i otwarcia ofert Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego, tj. pod adresem: Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, ul. Basztowa 22, Kraków, Sekretariat Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego, II piętro, pokój nr: 238, nie później niż do dnia r. do godz. 12:00. Godziny pracy Sekretariatu: w poniedziałki od 9:00 do 17:00, od wtorku do piątku od 7:30 do 15:30. Oferty złożone po terminie nie będą otwierane. Zostaną one zwrócone wykonawcom bez ich otwierania, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu r. o godz. 12:30, w siedzibie zamawiającego, tj. pod adresem: Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, ul. Basztowa 22, Kraków, Wydział Organizacyjno-Administracyjny, II piętro, pokój nr Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia Podczas otwarcia ofert zamawiający poda nazwy (firmy), adresy wykonawców, informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. 15. Sposób obliczania ceny oferty Cenę oferty (z VAT) należy wyliczyć uwzględniając wszystkie elementy konieczne do kompleksowego wykonania zamówienia i wpisać ją do Formularza oferty (załącznik nr 1 do specyfikacji). Wykonawca podaje cenę/ceny wyłącznie dla tej/tych części przedmiotu zamówienia na którą/które składa ofertę Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania zamawiającego określone w niniejszej specyfikacji oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego oraz zgodnego z umową i obowiązującymi przepisami wykonania przedmiotu zamówienia Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku Podatek VAT ustala się zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. 16. Informacje dotyczące obcych walut Rozliczenia między wykonawcą a zamawiającym prowadzone będą w złotych polskich (PLN). Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. -5-

6 17. Kryteria oceny ofert, ich znaczenie oraz sposób oceny ofert Oferty będą oceniane według następujących kryteriów: Nr: Nazwa kryterium: Waga: 1. Cena 100 % Liczba punktów jaką uzyska wykonawca w kryterium cena zostanie obliczona według wzoru: C = (Cmin / Cob) x 100 % przy czym 1% = 1 punkt gdzie: C - ilość punktów oferty badanej Cmin - najniższa cena spośród badanych ofert Cob - cena oferty badanej Korzystając z powyższego wzoru Zamawiający oceni złożone oferty osobno dla każdej z części, na jakie podzielony jest przedmiot zamówienia Maksymalną liczbę punktów (100) w danej części otrzyma wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę ofertową brutto dla tej części, natomiast pozostali wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z powyższym wzorem Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska maksymalną ilość punktów w danej części zamówienia. 18. Informacje dotyczące aukcji elektronicznej Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 19. Informacje o zamiarze zawarcia umowy ramowej Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 20. Zmiana oferty, wycofanie oferty 20.1.Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę pod warunkiem, że zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu składania ofert Zmiany dokonuje się przez złożenie oferty w zmienionym zakresie, która musi odpowiadać wszystkim wymaganiom niniejszej specyfikacji, a koperta dodatkowo musi być oznaczona napisem ZMIANA OFERTY. Podczas otwarcia ofert, koperta ta zostanie otwarta w pierwszej kolejności Wycofania dokonuje się na wniosek wykonawcy złożony zamawiającemu z zastrzeżeniem pkt 20.1., podpisany przez osobę upoważnioną do jego reprezentowania, co winno być udokumentowane odpisem z właściwego rejestru lub pełnomocnictwem. Wykonawca ma prawo do żądania fizycznego zwrotu wycofanej oferty przed upływem terminu składania ofert. 21. Odrzucenie oferty Oferta zostanie odrzucona w przypadku wystąpienia okoliczności określonych w art. 89 ust. 1 oraz art. 90 ust. 3 ustawy. 22. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w specyfikacji i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1) wyborze oferty najkorzystniejszej, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano wraz z uzasadnieniem; 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 2) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. -6-

7 22.3. Informacje, o których mowa w pkt ) zostaną również zamieszczone na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego Wybrany wykonawca zostanie powiadomiony o szczegółach podpisania umowy. 23. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do specyfikacji 24. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 25. Unieważnienie postępowania Postępowanie unieważnia się w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 ustawy. 26. Wizje lokalne W celu uzyskania informacji potrzebnych do przygotowania ofert, Wykonawca może przeprowadzić wizję lokalną, po uprzednim porozumieniu się z Panem Janem Królem, tel Środki ochrony prawnej Wykonawcy przysługują przewidziane w ustawie środki ochrony prawnej w postaci protestu Szczegółowe zasady wnoszenia środków ochrony prawnej oraz postępowania toczonego wskutek ich wniesienia określa dział VI ustawy W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących odwołań i skarg. 28. Dodatkowe informacje Do czynności podejmowanych w trakcie niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w sprawach nieuregulowanych tą ustawą, przepisy ustawy - Kodeks cywilny. Wykaz załączników: zał.1 druk Formularz Oferty zał.2 A druk Oświadczenie Wykonawcy zał. 2 B druk Oświadczenie Pełnomocnika zał.3 wzór umowy z załącznikiem -7-