RZEPISY KANCELARYJNE I ARCHIWALNE BRANDENBURGII NA PRZYKŁADZIE RCHIWUM GMINY HOPPEGERTEN GNIESZKA CHROSTEK

Transkrypt

1 RZEPISY KANCELARYJNE I ARCHIWALNE BRANDENBURGII NA PRZYKŁADZIE RCHIWUM GMINY HOPPEGERTEN GNIESZKA CHROSTEK

2 STAWY ARCHIWALNE W NIEMCZECH desarchivgesetz hivgesetz des Landes Baden-Württemberg hivgesetz des Landes Bayern desarchivgesetz des Landes Berlin hivgesetz des Landes Brandenburg hivgesetz des Landes Bremen hivgesetz des Landes Hamburg hivgesetz des Landes Hessen hivgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern dersächsisches Archivgesetz hivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen hivgesetz des Landes Rheinland-Pfalz hivgesetz Saarland hivgesetz des Landes Sachsen hivgesetz des Landes Sachsen-Anhalt hivgesetz des Landes Schleswig Holstein hivgesetz des Landes Thüringen

3 USTAWY ARCHIWALNE W NIEMCZECH (KOŚCIOŁY) Archivgesetz der Ev. Kirche Kurhessen-Waldeck Kirchengesetz zur Vereinheitlichung des Archivrechts in der Föderation Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland Kirchengesetz der Konföderation evangelischer Kirchen in Niedersachsen über die Sicherung und Nutzung kirchlichen Archivgutes (Archivgesetz) Kirchengesetz zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut in der Evangelischen Kirche von Westfalen (Archivgesetz ArchG) Archivgesetz für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern (Archivgesetz ArchG) Kirchengesetz über das Archivwesen (Archivgesetz) der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland Rechtsverordnung über die Benutzung kirchlichen Archivgutes (Archivbenutzungsordnung ArchBO) der Lippischen Landeskirche Archivgesetz der Pfälzischen Ev. Landeskirche Kirchgengesetz zur Sicherung und Nutzung von Kirchlichem Archivgut in der Evangelischen Kirche der Union Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (2014) Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Ordensinstitute, Säkularinstitute und Gesellschaften des gottgeweihten Lebens in der Katholischen Kirche der Bundesrepublik Deutschland

4 RZEPISY KANCELARYJNE I ARCHIWALNE OBOWIĄZUJĄCE W RCHIWUM GMINY HOPPEGARTEN Ustawa o przechowywaniu i udostępnianiu zasobu archiwalnego w Landzie Brandenburgia (Brandenburska Ustawa Archiwalna) z 7 kwietnia 1994 r. Gesetz über die Sicherung und Nutzung von öffentlichem Archivgut im Land Brandenburg (Brandenburgisches Archivgesetz BbgArchivG) vom 7. April 1994 (GVB.I/94, [Nr. 09], S. 94), geändert durch Artikel 23 des Gesetzes vom 13. März 2012 (GVBI.I/12, [Nr. 16]). Statut Archiwum Gminy Hoppegarten z 16 lutego 2016 r. Satzung des Gemeindearchivs der Gemeinde Hoppegarten (vom 16 Februar 2016).

5 ORMY W POSTĘPOWANIU Z MATERIAŁAMI ARCHIWALNYMI RAZ ZBIORAMI BIBLIOTECZNYMI IN ISO Informacja i dokumentacja - wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów rchiwalnych i bibliotecznych. ozporządzenie o bezpieczeństwie i ochronie zdrowia podczas pracy z substancjami biologicznie aktywnymi. Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen. asady postępowania z substancjami aktywnymi biologicznie 240 (TRBA): środki bezpieczeństwa podczas pracy zainfekowanymi materialami archiwalnymi. Technische Regel für biologische Arbeitsstoffe 240 (TRBA): Schutzmaßnahmen bei Tätigkeiten mit mikrobiell kontaminierten Archivgut.

6 1 Przepisy ogólne awa reguluje sposób przechowywania i udostępniania państwowego zasobu archiwalnego oraz czynności realizowane przez iwa publiczne w Landzie Brandenburgia. episy ustawy nie obowiązują publicznych organizacji wyznaniowych, mediów publicznnych, podmiotow gospodarczych adających osobowość prawną.

7 2 Objaśnienie pojęć aństwowy zasób archiwalny zasób archiwalny Landu Brandenburgia, Republiki Federalnej Niemiec, o ile został przejęty przez archiwum publiczne, oraz komunalny zasób archiwalny. ateriały archiwalne landu wszelkie materiały archiwalne wytworzone w jednostkach organizacyjnach Landu Brandenburgia, przeznaczone do wieczystego przechowywania w łównym Archiwum Krajowym (Potsdam) lub w innym archiwum publicznym, lub powierzone mu w celu udostępniania. omunalny zasób archiwalny wszelkie materiały archiwalne, wytworzone w komunalnych jednostkach organizacyjnych, przeznaczone do wieczystego przechowywania w archiwum iny, powiatu lub innym archiwum publicznym lub powierzone mu w celu udostępniania. akładowy zasób archiwalny przechowywana w archiwum zakładowym dokumentacja, której okres przechowywania jeszcze nie upłyną i spośród której nie zostały wyłonion ateriały archiwalne. okumentacja Akta, Księgi, Dokumenty, Pisma, Pliki, druki urzędowe, plany, mapy, plakaty, pieczęcie, stęple, materiały dzwiękowe, nagrania i inne nośniki informacji oraz ich pomoc idencyjne. ateriały archiwalne dokumentacja, która ze względu na jej znaczenie prawne, polityczne, ekonomiczne, społeczne, kulturowe i wartość dla nauki oraz wartości poznawcze, istotne dl ozumienia przeszłości i teraźniejszości, stanowienia prawa oraz zarządzania, zabezpieczenia interesów obywateli, posiada trwałą, niezmienną wartość. rchiwa publiczne wszystkie archiwa w Landzie Brandenburgia, podlegające landowym i gminnym jednostkom organizacyjnym, i które przejmują materiały archiwalne. ymogi dla utworzenia archiwum publicznego A) Obsadzenie stanowisk przez wykwalifikowany personel archiwalny, posiadający wykształcenie archiwalne. B) Posiadani mieszczeń, spełniających wszelkie wymogi bezpieczeństwa.

8 3 Zadania archiwów publicznych na dokumentacji, przejmowanie materiałów archiwalnych, wieczyste przechowywanie, zabezpieczenie, opracowanie, udostępnian mentacji.

9 4 Ocena dokumentacji Wszelkie landowe i komunalne jednostki organizacyjne, są zobowiązane do zaoferowania dokumnetacji wyłączone Ŝytkowania właściwemu archiwum publiczenmu oraz, jeśli stanowią one materiały archiwalne, do przekazania okumentacja przeznaczona do przekazania powinna zostać zaoferowana właściwemu archiwum najpóźniej po upływ 0 lat od jej wytworzenia, o ile inne przepisy prawa oraz najwyŝszy instancją organ administracji landowej (Landtag) stalą dłuŝszych okresów przechowawania dla tej dokumentacji. Z powyŝszego obowiązku wylączone są akta, których upublicznienie narudszyłoby tajemnicę korespondenc elekomunikacji (zgodnie z kodeksem karnym). Osoby prawne prawa publiczncego, podlegające nadzorowi administracji landowej oraz ich stowarzyszenia, zwolnio ą z obowiązku przekazywania materiałow archiwalnych do właściwego archiwum publicznego, jeśli utworzą sw łasne archiwum publiczne w znaczeniu 2 (8). Sposób i zakres przekazania dokumantacji ustalany jest indywidualnie między archiwum publicznym a jednos rzekazująca. Dotyczy to równieź przekazywania dokumentacji elektronicznej.

10 BRANDENBURSKA USATAWA ARCHIWALNA 5 Ocena dokumentacji i przejęcie Właściwe archiwum publiczne decyduje o wartosci archiwalnej oferowanej przez jednostkę organizacyjną dokumentacji. Jeśl rchiwum zakwalifikuje proponowane akta jako dokumentację niearchialną lub jeśli w ciągu roku od daty propozycji nie podejmie ecyzji, dokumnetacja ta moŝe zostać wybrakowana.

11 6 Przechowywanie i zabezpieczenie zasobu

12 7 Korzystanie z zasobu przez jednostkę przekazującą materiały archiwalne Jednostka zobowiązana do przekazania dokumnetacji, zakwalifikowannej przez właściwe archiwum publiczne do materiałów rchiwalnych, ma prawo skorzystać z nich (po ich przekazaniu) w kazdej chwili, gdy są one niezbędne w jej bieŝącym urzędowaniu raz realizacji jej zadań.

13 8 Korzystanie z dokumnetacji przez osoby, do których odnosi się zawartość akt Osobom tym udostępnia sie na podstawie wniosku treść przedmiotowej dokumentacji, o ile nie narusza to interesów osób zecich. Archiwum publiczne jest zobowiązane umoŝliwić osobie przysługującej prawo do sprostowania dostęp do akt, w których znajdują ię informacje na jej temat. Na wniosek tej osoby informacje zawarte w aktach mogą zostać sprostowane a przedmiotowe akta niszczone. (Prawo prasowe, na podstawie orzeczenia sądowego). Prawo do sprostowania nie ma zastosowania w przypadku akt w postępowaniu karnym.

14 9 Udostępnianie dokumnetacji osobom trzecim Dostęp do materiałów archiwalnych ma charakter powszechny.

15 BRANDENBURSKA USTAWA ARCHIWLANA 10 Terminy ustawowej ochrony dokumentacji Materiały archiwalne mogą być udostępniane najwcześniej po upływie 10 lat od ich wytworzenia (okres ochronny moŝe ostać skrócony; nie dotyczy dokumentacji wytworzonej przez partie polityczne). Materiały archiwalne, obęte klauzulą poufności, mogą być udostępniane po 30 latach od ich wytworzenia (okres ochronny oŝe zostać skrócony; nie dotyczy dokumentacji wytworzonej przez partie polityczne). Materiały archiwalne, zawierające informacje na temat osób prywatnych, mogą być udostępniane po upływie 10 lat od aty śmierci, 90 lat od daty urodzenia lub 60 lat od ich wytworzenia. Wyjątek stanowi udostępnienie na podstawie powaŝnienia. PowyŜsze okresy ochronne nie dotyczą dokumentacji, powstałej w celach jej publicznego udostępniania.

16 11 Ograniczenie dostępu do dokumentacji oraz wyłączenie jej z udostępniania gdy zagraŝa interesom Federelnej Republiki Niemiec oraz poszczególnym Landom, narusza interesy osób trzecich, narusza przepisy prawa, gdy uniemozliwiają to uzgodnienia między właścicielem dokumentacji a archiwum.

17 12 Udostępnianie dokumentacji wytworzonej w jednostkach szczebla federalnego Zasady udostępniania dokumentacji jednostek szczebla federalnego (Bund), przekazanej przez te jednostki Głównemu Archiwum rajowemu Brandenburgii (Potsdam) lub innemu publicznemu archiwum, określa Federalna Ustawa Archiwalna. Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes. Bundesarchivgesetz, BArchG, 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62) geändert Art. 1 G vom 27. Juni 2013 (BGBl. I S. 1888).

18 13 NajwyŜszy urząd archiwalny w Landzie Brandenburgia Ministerstwo Nauki, Badań i Kultury Landu Brandenburgia.

19 14 Główne Archiwum Krajowe Landu Brandenburgia NajwyŜsze rangą archiwum krajowe, sprawujące nadzór nad zasobem archiwalnym Brandenburgii.

20 15 Materiały archiwalne Landtagu Archiwizowane są przez Landtag bądź Główne Archiwum Krajowe Brandenburgii.

21 16 Archiwa komunalne gulują sposób postępowania z materiałami archiwalnymi w oparciu o ustawę archwalną we własnym zakresie, ypełniają zadania archiwalne poprzez: utworzenie własnego archiwum lub poprzez przekazywanie materiałów archiwalnych ściwemu archiwum (archiwum powiatowe, landowe), wydłuŝeniu lub skróceniu okresów przechowywania dokumentacji, udostępnianiu, uchwalaniu regulaminu organizacyjnego hiwum, pobieraniu opłat urzędowych, decydują gminy we własnym zakresie, gulamin archiwum wprowadzany jest poprzez statut archiwum.

22 KOMMUNALE GEMEINSCHAFTSSTELLE FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT - KGST GSt organizacja utworzona i utrzymywana przez niemieckie miasta, gminy i powiaty w celu usprawnienia administacj iemieckiej. Utworzona w 1949 r., posiada obecnie 1900 członków. łówne zadania: przeprowadzanie ekspertyz, sprawozdania i studia z zakresu optymalizacji zdolności organizacyjnych gmin rganizowanie szkoleń z zakresu adminnistracji; usprawnianie współpracy między gminami i wymiana doświadczeń; wydawanie eriodyku KGSt-Journal.

23 SPRAWOZDANIA KGST WYKAZ AKT DLA GMIN

24 ŁÓWNE ARCHIWUM KRAJOWE BRANDENBURGII ANDESFACHSTELLE

25 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT BAWARIA

26 EMEINDE HOPPEGARTEN ziękuję