średnia firma Case Study z istniejącym systemem telekomunikacyjnym tel. (12)

Transkrypt

1

2 W zaprezentowanym poniżej opracowaniu postaramy się pokazać jak przebiega proces decyzyjny osób zarządzających średnim przedsiębiorstwem chcących zmniejszyć koszty telekomunikacyjne oraz usprawnić organizację z zastosowaniem dostępnych usług i technologii oferowanych przez FreePhone. Przykładowe przedsiębiorstwo, które poddamy analizie zatrudnia około 80 osób, jest dystrybutorem rozwiązań monitoringu przemysłowego, i systemów alarmowych i ma klientów na terenie całej Polski. Dla naszego przedsiębiorstwa znaczący i mocno rozwijający zaczyna być również rynek klientów z Litwy, Łotwy i Estonii. Cały czas zdobywa rynek poszukując nowych odbiorców.. Firma swoją siedzibę ma w Warszawie oraz posiada kilkuosobowe oddziały w 8 miastach wojewódzkich. Podstawowym kłopotem naszego managera jest stały wzrost wydatków telekomunikacyjnych generowanych przez Spółkę. Rynek jest coraz bardziej konkurencyjny, oferowany przez Spółkę produkt nie jest jedyny i pozyskanie nowych Klientów jest coraz trudniejsze. Klienci coraz dokładniej wiedzą, jakiego konkretnie produktu oczekują i zadają coraz więcej szczegółowych pytań. Sytuacja ta wymusza coraz częstsze kontakty z dostawcami na dalekim wschodzie (Chiny, Tajwan) oraz w USA w celu systematycznego poszerzania wiedzy o zmianach w oferowanych produktach, czy też o ich nowych wersjach. Oprócz pracowników w oddziałach korzystających z telefonów stacjonarnych, są również przedstawiciele handlowi przebywający większą część czasu w terenie, którzy jako głównego narzędzia do komunikacji używają telefonów komórkowych. Centrala przedsiębiorstwa od wielu lat ma umowę telekomunikacyjną z jednym z większych operatorów telekomunikacyjnych. Ze względu na wielkość przedsiębiorstwa negocjacje obniżek stawek telekomunikacyjnych nie są łatwe, a uzyskiwane oszczędności przy renegocjacji umowy nie są zadowalające (wahają się między 5 a 10% rabatu). Zarządzający przedsiębiorstwem stawia sobie następujące cele: Obniżenie kosztów połączeń telefonicznych na telefony stacjonarne w Polsce kontakty w Klientami. Obniżenie kosztów połączeń zagranicznych kontakty z dostawcami i klientami w Niemczech. Obniżenie kosztów połączeń pomiędzy pracownikami firmy (między centralą a oddziałami). Wprowadzenie alternatywnych sposobów komunikacji pomiędzy pracownikami firmy w celu przyspieszenia komunikacji. Wyeliminowanie urządzeń faksowych, jako sprzętu, który często ulega awariom. boa@freephone.com.pl tel. (22)

3 Jak postępuje nasz przykładowy manager? Po pierwsze zleca zebranie ofert na obsługę telekomunikacyjną od znanych operatorów stacjonarnych oraz komórkowych wskazując cele, jakie chce uzyskać, czyli obniżenie stawek na połączenia w Polsce, do Chin, Tajwan, USA, Litwa, oraz pomiędzy pracownikami i oddziałami. Po około miesiącu czasu spotkań i rozmów z przedstawicielami operatorów zauważa, że nie może liczyć na wielkie obniżki. Nie pozostaje mu nic innego jak rozpocząć poszukiwania alternatywy dla tradycyjnych operatorów i tutaj natrafia na coraz bardziej popularnych w ostatnich latach operatorów VoIP takich jak FreePhone. Już pierwsze porównanie standardowych cenników pozwala wreszcie uwierzyć, że oszczędności są możliwe i będą znaczące. Zapoznając się z ofertą operatorów telefonii internetowej szczególną uwagę zwraca na kilka rzeczy: 1. Znacznie niższe stawki za połączenia niezależnie od kierunku. 2. Brak kosztów połączeń w sieci, (czyli np. między oddziałami). 3. Billingi on-line połączeń wychodzących (w łatwy sposób będzie można rozliczać koszty połączeń poszczególnych pracowników czy też oddziałów). 4. Usługa fax2mail i mail2fax, dzięki którym faksy przychodzą bądź są wysyłane wprost z komputera (za pomocą a) i dzięki tej usłudze będzie można pozbyć się uciążliwych faksów i w prosty sposób archiwizować i dystrybuować faxy do właściwych adresatów. 5. Połączenia w cenach VOIP z telefonów komórkowych 6. Naliczanie sekundowe od pierwszej sekundy połączenia. Zgodnie z raportem portalu Money.pl VoIP wysyła telefony stacjonarne do lamusa z marca 2008 wynika, że przeciętny abonent prywatny może na zmianie operatora stacjonarnego na operatora telefonii internetowej oszczędzić do 1000 PLN rocznie. A jak wyglądałyby oszczędności naszej przykładowej firmy? Załóżmy, że nasza firma generuje około: minut na połączenia w Polsce, minut na połączenia w Polsce między oddziałami firmy, minut na połączenia z Tajwanem minut na połączenia do Chin minut na połączenia do USA minut na połączenia do Estonii minut na połączenia z Litwą minut na połączenia z Łotwą minut na połączenia z sieci stacjonarnej na komórki

4 Postarajmy się pokazać zestawienie kosztów telekomunikacyjnych naszej firmy (do porównania użyjemy cennika plan startowy TP biznes (stan na ) : ilość Czas w minutach TP Wartość netto Freephone Wartość netto Oszczędność Abonament 60 39,95 zł 2 397,00 zł 5,00 zł 300,00 zł 87% opłata za rozpoczęcie każdego połaczenia ,10 zł 1 500,00 zł 0,00 zł 0,00 zł 100% Połączenia Polska ,10 zł 1 000,00 zł 0,06 zł 600,00 zł 40% Połączenia Polska między oddziałami ,20 zł 900,00 zł 0,00 zł 0,00 zł 100% Chin ,05 zł 4 200,00 zł 0,06 zł 240,00 zł 94% Taiwan ,05 zł 3 150,00 zł 0,06 zł 180,00 zł 94% USA ,50 zł 1 800,00 zł 0,06 zł 216,00 zł 88% Estonii ,50 zł 750,00 zł 0,08 zł 120,00 zł 84% Litwę ,50 zł 600,00 zł 0,34 zł 408,00 zł 32% Łotwę ,50 zł 900,00 zł 0,23 zł 414,00 zł 54% telefony komórkowe ,27 zł 1 350,00 zł 0,27 zł 1 350,00 zł 0% SUMA ,00 zł 3828,00 zł 79% Z powyższego zestawienia widzimy, że możemy znacząco zredukować nasze koszty telekomunikacyjne o ponad 70% co daje nam 70 groszy oszczędności na każdej do tej pory wydawanej złotówce. Takie zestawienie skłania do skorzystania z usług telefonii internetowej. W Polsce działa już kilkudziesięciu operatorów telefonii VOIP, ale tylko kilku z nich posiada ofertę skierowaną do biznesu, a co za tym idzie również zapewnia odpowiedni poziom obsługi Klienta, jakiego wymaga nasze przykładowe przedsiębiorstwo. Manager naszej przykładowej firmy postanowił umówić się na spotkanie z przedstawicielem handlowym FreePhone. Na spotkaniu uzyskał potwierdzenie stawek prezentowanych w cenniku operatora oraz warunków uruchomienia usługi. Sieć FreePhone przygotowała bezpłatnie projekt rozwiązania i okazało się, że inwestycje związane z uruchomieniem usług telefonii internetowej są bardzo małe. Co ciekawe tak niskie, że ich wartość nie przekroczy oszczędności osiągniętych już w pierwszym miesiącu korzystania z usługi. boa@freephone.com.pl tel. (22)

5 Nasz manager zachęcony oszczędnościami postanowił upewnić się czy tak korzystne stawki za połączenia to nie jakaś specjalna promocja. Okazało się, że to są stawki podstawowe, które w najgorszym przypadku mogą ulec obniżeniu. W tym momencie odkrył kolejną zaletę operatorów telefonii internetowej brak konieczności renegocjacji stawek gdyż stawki wraz z rynkiem ulegają automatycznemu obniżeniu. W głowie naszego managera pozostał jeszcze jeden problem, jak obniżyć koszty połączeń przez telefony komórkowe. I tu okazało się, że operator telefonii internetowej również ma dla niego rozwiązanie. Zgodnie z najnowszymi badaniami okazuje się, że przedsiębiorstwa ponoszą bardzo duże koszty rozmów wykonywanych za pomocą telefonów komórkowych, ale przez pracowników przebywających w biurze często siedzących przy własnych biurkach. W procentowym ujęciu tego typu rozmowy potrafią przekroczyć 50% wszelkich połączeń przez komórki. Takie zachowanie wydaje się nie mieć sensu z ekonomicznego punktu widzenia, ale jest podyktowane psychologicznymi uwarunkowaniami pracowników. To właśnie w telefonie komórkowym mamy przecież zapisane wszystkie kontakty i to z ich pomocą jesteśmy przyzwyczajeni ciągle rozmawiać. Operatorzy VoIP w połączeniu z producentami telefonów komórkowych (w tym zakresie prym wiedzie Nokia) znaleźli na to świetne rozwiązanie. W wielu nowych modelach telefonów instalowane jest oprogramowanie tzw. klient SIP umożliwiający prowadzenie za pomocą komórek rozmów przez VoIP zawsze wtedy, gdy telefon znajduje się w zasięgu bezprzewodowego Internetu (WiFi). Możliwe jest również wykorzystywanie aplikacji FRING na telefonach komórkowych z systemami operacyjnymi Symbian i Windows Mobile Dodatkowo aplikacja ta pozwala komunikować się z osobami korzystającymi z komunikatorów takich jak Skype, MSN Messenger, ICQ, Google Talk, Twitter, AIM oraz Yahoo. Za jej pomocą można wysyłać i odbierać pliki - wideo, dźwiękowe, gry, dokumenty itp. Istnieje także możliwość odsłuchiwania muzyki serwowanej przez serwis Last.fm. Pamiętajmy o tym że rozmowy w sieci operatorów VoIP są darmowe, a to oznacza, że rozmowy między pracownikami firmy korzystającymi z telefonów działających za pomocą sieci WiFi z usługi VoIP rozmawiają są całkowicie bezpłatne. I znowu okazuje się, że oszczędności wynoszą 100%. W najgorszym przypadku, gdy pracownik będąc w biurze wykona połączenie z telefonu komórkowego na zewnątrz to koszt tego połączenia będzie wynosił tyle ile z telefonu na biurku. Pozostaje jeszcze jeden problem do rozwiązania co w sytuacji gdy pracownicy nie są w zasięgu sieci bezprzewodowego internetu WiFi a wykorzystują połączenia przez telefony komórkowe? FreePhone Mobile to rozwiązanie które pozwala korzystać z VoIP bez Internetu. Operator komórkowy z którym nasza przykładowa firma ma podpisaną umowę pozwala na darmowe połączenie z wybranymi numerami w ramach abonamentu. Pracownicy korzystający z telefonów komórkowych łączą się z specjalnym numerem bramy FreePhone Mobile i po usłyszeniu zapowiedzi wybierają numer koszt tego połączenia liczony jest wg stawek FreePhone. Możemy również do numerów w książce telefonicznej komórki dopisać numer bramy FreePhone Mobile.