MAGAZYN PROGRAMU WH OKNA Firmy WINKHAUS POLSKA

Transkrypt

1 MAGAZYN PROGRAMU WH OKNA Firmy WINKHAUS POLSKA

2 SPIS TREŚCI: MODUŁ MAGAZYNOWY... 3 ROZPOCZĘCIE PRACY Z MODUŁEM MAGAZYNOWYM... 5 URUCHOMINIE MODUŁU MAGAZYNOWEGO... 6 ZAKŁADANIE MAGAZYNÓW... 9 RODZAJE DOKUMENTÓW...11 JEDNOSTKI MIARY DEFINIOWANIE TOWARÓW...14 REGUŁY ZAMÓWIEŃ DOKUMENTY MAGAZYNOWE OBRÓT MAGAZYNOWY CZYLI PRZYJMOWANIE I WYDAWANIE TOWARÓW PRZYJMOWANIE TOWARÓW WYDAWANIE TOWARU PODSUMOWANIE: SPIS RYSUNKÓW: Strona - 2 -

3 MODUŁ MAGAZYNOWY Moduł magazynowy służy do prowadzenia i rozliczania ewidencji ilościowej i wartościowej elementów do produkcji oraz wyrobów gotowych. Jest w pełni zintegrowany z istniejącym obiegiem dokumentów handlowych i produkcyjnych. Prowadzona ewidencja może także posłużyć do integracji z systemem finansowo-księgowym poprzez odpowiednio przygotowane procedury eksportu danych. Najważniejsze cechy i funkcje modułu magazynowego to: - możliwość zdefiniowania wielu magazynów - prowadzenie ewidencji wartościowej według metody FIFO, ceny średniej ważonej bądź stałej ceny ewidencyjnej - możliwość definiowania własnych jednostek miary oraz przeliczników między jednostkami miar - definiowanie dowolnej ilości typów dokumentów magazynowych lub możliwość korzystania z typów predefiniowanych - obsługa wszystkich operacji magazynowych, takich jak: rezerwacja stanu magazynowego, przychody i rozchody, przesunięcia między magazynami, bilans otwarcia oraz rozliczenia inwentaryzacji oraz rozliczanie matematycznych różnic rachunkowych - automatyczne importowanie dokumentów przychodu na podstawie nadesłanych przez dostawców danych (obecnie w przypadku firmy WINKHAUS jest to plik faktury elektronicznej; inni dostawcy na rynku okiennym też dostosowali swoje faktury elektroniczne do wczytywania do omawianego modułu magazynowego) - generowanie dokumentów rezerwacji, rozchodu elementów na produkcję, przychodu i wydania wyrobu gotowego na podstawie dokumentów WH OKNA (oferta, zlecenie, zamówienie, zamówienie zbiorcze lub optymalizacja) - możliwość przystosowania do obsługi operacji magazynowych za pomocą czytnika kodów kreskowych (każdorazowo wymagane jest odrębne wdrożenie z pomocą pracowników WINKHAUS) - generowanie dokumentów magazynowych w formie drukowanej, jak również w postaci pliku (istnieje wtedy możliwość importu do innych aplikacji) - księgowanie dokumentów magazynowych (pod pojęciem tym rozumiemy ostateczne zapisanie dokumentu magazynowego bez możliwości jego późniejszej zmiany) - kontrola rozchodów magazynowych: definiowanie użytkowników uprawnionych do dokonywania rozchodów magazynowych, ustalanie maksymalnych limitów Strona - 3 -

4 procentowych dopuszczających odchylenia od normatywnego zużycia materiałowego bądź zużycia wyliczonego według optymalizacji, generowanie raportów odchyleń umożliwiających wyjaśnianie zaistniałych rozbieżności - generowanie raportów i możliwość przeglądania danych: operacji magazynowych, obrotów wybranych towarów lub grup towarów, stanów ilościowych i wartościowych wybranego magazynu lub wszystkich magazynów Strona - 4 -

5 ROZPOCZĘCIE PRACY Z MODUŁEM MAGAZYNOWYM Użytkowanie modułu magazynowego możliwe jest tylko wtedy, gdy program WH OKNA pracuje w trybie SQL (informacje o zmianie trybu pracy znajdują się w głównej części instrukcji). ZAŁOŻENIE LUB UAKTUALNIENIE BAZY MAGAZYN Na serwerze SQL należy utworzyć bazę danych o nazwie Magazyn. W tym celu należy uruchomić program BAZY, wybrać dowolną bazę danych, zamknąć okno z danymi technologicznymi i handlowymi (tak, jak pokazano na rysunku 1, gdzie strzałka pokazuje, które okno należy zamknąć lub po wejściu do programu BAZY wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+F4) Rys. 1 Zamykanie aktywnego okna w bazie danych Po zamknięciu okna z bazą danych wybieramy z menu Narzędzia opcję Stwórz/uaktualnij bazę magazynu (Rys. 2) Strona - 5 -

6 Rys. 2 Tworzenie magazynu w programie WH OKNA Po wykonaniu tej operacji zostanie utworzona na serwerze nowa baza o nazwie Magazyn lub, jeśli baza taka już istnieje, zostanie sprawdzona jej struktura. UWAGA! Ponieważ baza Magazyn nie podlega automatycznej konwersji podczas zmiany wersji programu, dlatego też za każdym razem, gdy uaktualnimy program WH OKNA, trzeba koniecznie tego uaktualnienia dokonać. Program WH OKNA współpracuje z jedną bazą Magazyn dla wszystkich baz profili! Jest to istotna wiadomość zwłaszcza dla użytkowników, którzy pracują na kilku bazach danych (np. oddzielne bazy dla produkcji okien drewnianych i PCV). Ponieważ wiele elementów produkcyjnych jest wspólnych dla różnych baz okucia lub szyby, więc takie rozwiązanie pozwala uniknąć podwójnej ewidencji tych materiałów. Oczywiście nie przeszkadza to w definiowaniu oddzielnych magazynów lub lokalizacji magazynowych dla różnych potrzeb użytkownika. URUCHOMIENIE MODUŁU MAGAZYNOWEGO Z menu głównego programu OKNA wybieramy opcję Magazyn (patrz Rys. 3) Strona - 6 -

7 Rys. 3 Uruchomianie magazynu Pojawi się wtedy główne okno modułu magazynowego (Rys. 4) Strona - 7 -

8 Rys. 4 Okno magazynu Dostępne są następujące zakładki: - Magazyny zakładka służąca do zakładania i definiowania nowych magazynów - Rodzaje dokumentów dzięki której użytkownik może definiować własne typy dokumentów magazynowych, nadawać im znaczenie konkretnych operacji magazynowych, określać format numeru dla dokumentu (tzw. szablon) - Jednostki zakładka umożliwia wprowadzanie jednostki miar oraz przeliczniki między nimi - Towary tu wprowadzamy nowe karty magazynowe i modyfikujemy niektóre parametry danych o towarze - Reguły zamówień opcja jeszcze nieaktywna planujemy, aby za pomocą umieszczanych tutaj reguł, można było generować automatyczne zamówienia do dostawców lub sugestie dotyczące zapotrzebowania materiałowego - Dokumenty magazynowe w tej zakładce przeglądamy, edytujemy lub księgujemy operacje magazynowe - Partie towaru przeglądanie historii obrotów wybranych towarów - Stany magazynowe przeglądanie stanów ilościowych i wartościowych magazynów W dolnej części okna znajdują się przyciski służące do wykonywania konkretnych operacji magazynowych: Strona - 8 -

9 Przyjęcia wprowadzanie przychodów na magazyn Rozchody wprowadzanie rozchodów magazynowych Przesunięcia dokonywanie przesunięć towaru miedzy magazynami Rezerwacje dokonywanie rezerwacji towarów Zamówienia opcja nieaktywna, w kolejnych wersjach programu będzie służyła do generowania automatycznych zamówień lub sugestii zamówień do dostawców Wyjdź przycisk służy do zamknięcia okna modułu magazynowego i przejścia do głównego menu programu WH OKNA ZAKŁADANIE MAGAZYNÓW Gdy wybierzemy zakładkę Magazyny, w oknie modułu magazynowego pojawi się lista magazynów zdefiniowanych w systemie (Rys. 5) Rys. 5 Zakładanie nowych magazynów Aby utworzyć nowy magazyn, należy przycisnąć klawisz Insert. Na końcu istniejącej listy magazynów zostanie dodany nowy wiersz, w którym należy wypełnić pola: Nazwa tu trzeba wpisać nazwę nowego magazynu (najlepiej taką, która będzie zrozumiała dla wszystkich użytkowników systemu magazynowego) Strona - 9 -

10 Szeregowanie to sposób, w jaki system będzie prowadził ewidencję wartościową dla całego magazynu. Dostępne są następujące metody szeregowania: 1. FIFO (ang. first in first out), czyli metoda pierwsze weszło, pierwsze wyszło ; jest to sposób szeregowania towarów w magazynie polegający na tym, że każda nowa partia towaru zostaje zaewidencjonowana w magazynie po rzeczywistym koszcie nabycia. Kolejne partie tworzą swoistą kolejkę, a każda z nich (ilość i wartość) pamiętana jest oddzielnie. Gdy dochodzi do operacji rozchodu magazynowego bądź przesunięcia, program automatycznie pobiera odpowiednią ilość towaru w tej samej kolejności, w jakiej towary te trafiały do magazynu (stąd nazwa pierwsze weszło, pierwsze wyszło ), jednocześnie przypisując rozchodowanym ilościom towaru ich początkową i realną wartość. Jeśli kończy się najstarsza partia, program przechodzi do następnej w kolejności. W systemie tym nie odbywają się żadne automatyczne przeceny wartości towarów i zawsze rozliczenia oparte są o realną początkową cenę nabycia. Zaletą tego systemu jest dokładność ewidencji wartościowej towarów i zgodność z naturalnym i chronologicznym ruchem towarów na magazynie. Za wadę natomiast można poczytać niemożność rozchodu towaru bez wcześniejszego jego przychodu, lub rozchodu towarów z zerową wartością (brak możliwości uzyskania ujemnych, oczywiście chwilowych stanów magazynowych). 2. Średnia ważona metoda ta opiera się na każdorazowym matematycznym przeliczaniu ceny towaru ewidencjonowanego w magazynie wraz z każdym nowym przychodem tego towaru. Każdy przychód towaru może mieć inną cenę nabycia, a program dokonując przychodu, automatycznie uśrednia cenę, po której towar ten jest przechowywany w magazynie. W systemie tym są możliwe przeceny towarów, a rozchód towaru przed jego przyjęciem nie powoduje tak poważnych skutków, jak dla metody FIFO (błąd rozchodu jest tutaj mniejszy). Metoda ta dość realnie wycenia koszty rozchodu towaru, przy założeniu, że różnice cenowe miedzy partiami nie są zbyt wielkie. Nie jest jednak tak dokładna w wycenie kosztów rozchodu jak metoda FIFO. 3. Stała cena ewidencyjna charakteryzuje się tym, że każda partia towaru jest przychodowana w tej samej, wcześniej ustalonej cenie, a różnice wynikające z rozbieżności między ceną ewidencyjną a realną ceną nabycia są zapisywane na specjalnym koncie odchyleń od ceny ewidencyjnej i rozliczane później poprzez odrębne księgowania. W tej metodzie rozchód towarów z zerowym stanem magazynowym nie skutkuje żadnymi rozbieżnościami w kalkulacji kosztów, gdyż zawsze odbywa się w stałej cenie ewidencyjnej. Późniejszy przychód nie wpływa w żaden sposób na poprawność kalkulacji kosztów rozchodu. Wadą tego systemu wyceny jest natomiast niemożność precyzyjnego ustalenia realnych kosztów według rzeczywistych cen nabycia. Odchylenia od cen ewidencyjnej są bowiem najczęściej rozksięgowywane proporcjonalnie do całego zapasu magazynowego lub grup towarowych. Trzeba również pamiętać, że im większa różnica Strona

11 między rzeczywistą ceną nabycia a ceną ewidencyjną, tym trudniej uzyskać realne informacje o koszcie konkretnego towaru. Data powstania pole to wypełnia się automatycznie. LP, czyli liczba porządkowa magazynu. Wraz z utworzeniem magazynu, automatycznie zostanie wygenerowany przez system dokument ZM Założenie Magazynu oraz pusty dokument BO czyli Bilans Otwarcia. O dokumentach tych będzie mowa w dalszej części instrukcji. Ważną cechą założonego magazynu jest to, że po wprowadzeniu do systemu jakichkolwiek obrotów związanych z danym magazynem, nie można go usunąć lub zmienić sposobu wyceny! RODZAJE DOKUMENTÓW W module magazynowym programu WH OKNA można zdefiniować dowolną ilość dokumentów magazynowych, nadając im indywidualne cechy zgodne z potrzebami użytkowników. Uwaga ta dotyczy większości dokumentów. Istnieją jednak takie, które zdefiniowane są na stałe. Do takich dokumentów należą: Rys. 6 Magazyn rodzaje dokumentów magazynowych ZM dokument utworzenia nowego magazynu Strona

12 UM dokument usunięcia magazynu (magazynu nie można usunąć, jeśli znajdują się w nim jakiekolwiek towary; usunięcie magazynu pociąga za sobą utratę historii obrotów tego magazynu i może oczywiście spowodować niespójność innych baz danych) DK dodanie nowej karty magazynowej (obecnie nie istnieje możliwość usunięcia karty magazynowej, można jedynie zablokować nieaktywna kartę; jest to spowodowane możliwością utraty spójności baz danych) KK przykład wprowadzonego własnego dokumentu Lista wszystkich dokumentów zdefiniowanych domyślnie, lecz możliwych do modyfikacji, znajduje się na Rys. 6. W tabeli Rodzaje dokumentów (Rys. 6) dostępne są następujące kolumny: Symbol pięcioznakowy symbol dokumentu. Każdy użytkownik może definiować własne oznaczenia dokumentów, z wyjątkiem wymienionych powyżej: ZM, UM i ZK. Typ bazowy typ określający, do jakiej grupy operacji magazynowych ma należeć dokument. Dostępne są następujące typy bazowe dokumentów: Przyjęcie przychód towaru do magazyn Rozchód zdjęcie towaru z magazynu Przesunięcie przeniesienie towaru z jednego magazynu do drugiego Rezerwacja zarezerwowanie towarów np. na potrzeby zlecenia produkcyjnego lub oferty Wycofanie rezerwacji anulowanie uprzednio dokonanej rezerwacji Bilans otwarcia wprowadzenie stanów początkowych towarów Inwentaryzacja wprowadzenie korekt magazynowych na podstawie przeprowadzonego spisu inwentaryzacyjnego z natury Faktura na podstawie zlecenia produkcyjnego lub jego części Zamówienie dokument zamówienia magazynowego do dostawców Opis tekst opisujący znaczenie dokumentu Szablon określa maskę, na podstawie której generowane będą numery magazynowe. Maska pozwala na automatyczne umieszczenie w oznaczeniu dokumentu następujących informacji: %ccyy numer roku w wersji czterocyfrowej %yy numer roku w wersji dwucyfrowej %mm miesiąc wystawienia dokumentu %dd dzień wystawienia dokumentu %NNNNN numer kolejny dokumentu %M symbol magazynu %MD symbol magazynu docelowego Numeruj od licznik kolejnego numeru dokumentu; służy również do zerowania numerów np. od początku nowego roku rozrachunkowego Lp liczba porządkowa dokumentu Ukryj umożliwia ukrywanie nieaktywnych lub nieużywanych rodzajów dokumentów. Uwaga! Usunięcie rodzaju dokumenty może spowodować niespójność w bazach danych Strona

13 Kod określa kod kreskowy rodzaju dokumentu w celu automatycznej identyfikacji operacji magazynowej przez czytniki kodów kreskowych Dokument korygujący rodzaj dokumentu o działaniu przeciwnym do dokumentu pierwotnego. Powiązanie dokumentu głównego z dokumentem korygującym umożliwia dokonywanie korekt błędnych operacji w sytuacji, gdy dokument główny został już zaksięgowany (po zaksięgowaniu dokumentu nie jest możliwa jego bezpośrednia modyfikacja) Wprowadzenie nowego rodzaju dokumentu odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza Insert i wypełnienie wymienionych powyżej pól. Usunięcie (poprzez wciśnięcie klawisza Delete) lub poprawienie niektórych danych jest możliwe jedynie wtedy, gdy nie został jeszcze wprowadzony żaden dokument tego rodzaju. JEDNOSTKI MIARY Często zdarza się, że wyceniany towar występuje pod kilkoma postaciami np. wkręty dobierane w programie są jako pojedyncze sztuki, wyceniane są za 100 sztuk, a pakowane po 5000 sztuk lub uszczelki wyceniane są za metr bieżący, a pakowane w kartonie po 200 metrów, przy czym zamówić można minimum 2 kartony. Moduł magazynowy programu WH OKNA posiada własną tabelę jednostek miar, niezależną od jednostek miar znanej z programu BAZY. Zakładka Jednostki pokazana na Rys... posiada dwa okna: w górnym oknie znajduje się lista zdefiniowanych w module magazynowym jednostek miar, natomiast w dolnym oknie wyświetlane są tzw. przeliczniki dla wybranej (podświetlonej) w górnym oknie jednostki. Definiujemy oczywiście tylko te przeliczniki, które mają sens. Pokazana na Rys. 7 zakładka zawiera globalne przeliczniki, które domyślnie są podłączane do każdego nowego towaru wprowadzanego do magazynu. Istnieje jednak możliwość zmiany tych domyślnych przeliczników. Możemy na przykład zdefiniować relację 1 karton = 2000 szt. dla jednego artykułu, a dla drugiego 1 karton = 3000 szt. Strona

14 Rys. 7 Jednostki towarów definiowanie Uwaga! Ponieważ moduł magazynowy jak już wspomniano posiada własną tabelę jednostek miary, aby osiągnąć cel synchronizacji dokumentów z programem WH OKNA, należy zadbać, aby jednostki zdefiniowane dla Towarów handlowych w programie BAZY odpowiadały tym z modułu magazynowego (tzn. aby symbole znakowe jednostek były takie same; jeśli np. w jednym miejscu sztuka będzie oznaczona symbolem szt. z kropką, a w drugim szt bez kropki program rozpozna te jednostki jako inne i zablokuje prawidłowe generowanie dokumentów magazynowych). Strona

15 DEFINIOWANIE TOWARÓW W zakładce Towary wyświetlana jest lista towarów zdefiniowanych w module magazynowym. Rys. 8 Magazyn Karty towarów Omówimy znaczenie zawartych tu danych o towarze na przykładzie już istniejącego towaru, a potem opiszemy sposoby zakładania kart nowych towarów. Po dwukrotnym kliknięciu na wybranym towarze pojawi się okno Karta towaru (Rys. 9) składająca się z dwóch zakładek: Dane podstawowe i Jednostki. Strona

16 Rys. 9 Zakładanie karty towaru W zakładce Dane podstawowe znajdują się następujące pola: Nr artykułu określa powiązanie z określonym towarem handlowym z programu BAZY. Powiązanie to definiuje się jednorazowo i później nie możemy go już zmienić, dlatego też przycisk, za pomocą którego możemy odszukać dane z bazy towarów handlowych jest tutaj nieaktywny. Nazwa oznacza nazwę towaru. Zwykle nazwa ta jest taka sama, jak w bazie towarów handlowych, lecz możemy ją zmienić. Cena ewidencyjna oznacza stałą cenę ewidencyjną, która będzie używana do wyceny towaru w magazynie posługującym się tym sposobem wyceny. Każdorazowa zmiana ceny w tym polu, jeśli ilość danego towaru w magazynie nie jest zerowa, spowoduje automatyczne wygenerowanie dokumentu odchyleń księgowych. Dlatego też zalecana jest ostrożność w zmianach cen ewidencyjnych. Domyślny magazyn magazyn, do którego domyślnie będzie wprowadzany towar. Oczywiście podczas wprowadzania dokumentu przychodu istnieje możliwość zmiany tego magazynu i wyboru innego. Kod kreskowy pole, do którego można wprowadzić kod kreskowy towaru w celu automatycznej identyfikacji operacji magazynowej przez czytniki kodów kreskowych. Jednostka podstawowa podstawowa jednostka miary, wybrana z tabeli jednostek miar. Wskazuje ona również, w której jednostce miary wyrażone są ceny ewidencji wartościowej. Strona

17 Jednostka zamówieniowa jednostka miary, w której dostawca zwykle dostarcza towar. Wprowadzenie właściwych jednostek zamówieniowych umożliwi wykorzystywanie opcji automatycznego zaokrąglania zamówienia do pełnego opakowania. Wielokrotność mnożnik wskazujący, ile jednostek podstawowych zawiera się w jednostce zamówieniowej. Towar seryjny jeśli zaznaczymy wybrany towar jako seryjny, wtedy poszczególne jednostki towaru nie będą rozróżniane przez moduł magazynowy każda z nich będzie dla niego taka sama. Jeśli towar nie będzie towarem seryjnym, program automatycznie będzie prowadził dodatkowe pole zwane Cecha, w której zawarte będą unikalne dla każdej jednostki informacje. Przykład: gdy wprowadzimy do magazynu nową kartę towarową o nazwie Szyba k=1.1 i będzie ona towarem seryjnym, nie będzie możliwości rozróżniania wymiarów każdej z szyb, a jedyną możliwością dokonania tego będzie zakładanie na każdą szybę oddzielnej karty magazynowej. O ile ten pomysł może być do przyjęcia dla szyb do okien typowych, to dla okien produkowanych na zamówienie byłby bardzo niewygodny. Dlatego też, gdy zdefiniujemy naszą Szybę k=1.1 jako towar nieseryjny, wtedy mając jedną kartę magazynową dla wszystkich szyb z tego rodzaju, będziemy mogli podawać przy operacjach magazynowych Cechę każdej z szyb (np. wymiary szyby, nazwę odbiorcy lub numer zlecenia produkcyjnego), aby jednoznacznie je rozróżniać. Na Rys. 9 wynika, że po wybraniu opcji, czy dany towar ma być seryjny, czy też nie, nie można już tego zmienić opcja wyboru zostaje zablokowana. Cechę wyrobu gotowego definiujemy w Bazach/Typach w zakładce Wyrób gotowy oraz w Bazach/Szkleniach/Pakietach szyb w zakładce Wyrób gotowy. Cecha tworzona jest wg wzoru, który można przygotować z dostępnych symboli (Rys. 10). Rys. 10 Cecha wyrobu gotowego i pakietu szklenia Nie podlega magazynowaniu istnieje możliwość, aby elementy nieistotne z punktu widzenia rozrachunków magazynowych, lecz potrzebne podczas konstruowania okien, nie musiały być ewidencjonowane w module magazynowym. Ponieważ dokumenty rozchodu, na podstawie zlecenia produkcyjnego, generują listę wszystkich zużytych części, zadeklarowanie niektórych artykułów jako niepodlegających magazynowaniu powoduje, że do analizy kosztowej i materiałowej oraz do zamówienia do dostawcy zostaną one ujęte, lecz nie będą przychodowane i rozchodowane w module magazynowym. Przykładem mogą być tutaj drobne elementy: wkręty, podkładki, kleje, silikony itp., których zużycie możemy rejestrować ręcznie raz na jakiś czas, lub od razu wrzucać w koszty ogólne produkcji. Strona

18 Rys. 11 Definiowanie jednostek towarów W zakładce Jednostki (Rys. 11) znajduje się tabela przeliczników jednostek miar dla wybranego towaru. Domyślnie dane przeliczeniowe przepisywane są z tabeli globalnej, o której była już mowa wcześniej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby dla wybranych towarów wprowadzać inne przeliczniki. Dodawanie nowego towaru następuje, gdy mając aktywną zakładkę Towary modułu magazynowego naciśniemy klawisz Insert. Wypełniamy wtedy odpowiednimi danymi oba okna opisane powyżej. Ten sposób zakładania kart towarowych jest jednak dość pracochłonny. Dlatego też w części dotyczącej wprowadzania dokumentów magazynowych omówimy inne sposoby ich definiowania. REGUŁY ZAMÓWIEŃ Niestety w tej wersji zakładka nie jest jeszcze aktywna. Jest ona planowana jako miejsce, w którym będzie możliwość wprowadzania reguł matematycznych, na podstawie których moduł magazynowy będzie generował automatyczne zamówienia do dostawców bądź sugestie tych zamówień. Strona

19 DOKUMENTY MAGAZYNOWE Dokonanie jakiejkolwiek operacji magazynowej powoduje utworzenie w tym miejscu dokumentu magazynowego. Lista dokumentów magazynowych znajduje się w zakładce Dokumenty magazynowe. W zakładce Dokumenty magazynowe (Rys. 12) znajduje się lista wprowadzonych do systemu dokumentów. Rys. 12 Dokumenty magazynowe Jest to lista dokumentów odzwierciedlających poszczególne operacje magazynowe, zarówno dokumenty wprowadzone ręcznie, jak i wygenerowane przez program np. utworzenie karty magazynowej. Poszczególne kolumny tej zakładki to: Rodzaj rodzaj dokumentu np. przyjęcie wewnętrzne, wydanie wewnętrzne zgodnie z symboliką wzorców dokumentów zdefiniowanych w zakładce Rodzaje dokumentów Opis opis dokumentu, wstawiany ręcznie lub proponowany przez system w trakcie generowania dokumentu. Np. nr dokumentu w programie WH OKNA, na podstawie którego wygenerowano dokument magazynowy Wartość to wartość elementów zawartych w dokumencie Strona

20 Data Modyfikacji data ostatniej modyfikacji dokumentu Data Operacji data powstania dokumentu Autor informacja o użytkowniku, który wygenerował dokument Pole: Wybrany Magazyn to rodzaj filtra, w którym można określić magazyn, dla którego mają zostać wyświetlone dokumenty Rodzaj Dokumentu to filtr, przy pomocy którego można wyświetlić określony rodzaj dokumentu Dwukrotne kliknięcie na wybranym dokumencie powoduje wyświetlenie zawartości dokumentu w tym przypadku dokumentu Przyjęcia wewnętrznego. Nagłówek dokumentu to Rodzaj dokumentu (nazwa), Dokument źródłowy (Na podstawie jakiego dokumentu wygenerowano dokument magazynowy) oraz Magazyn (informacja o magazynie docelowym) możemy wybrać z listy magazynu, do którego ma się odnosić operacja. W polu Data Operacji możemy wybrać datę operacji dla tego dokumentu lub zostawić datę sugerowaną. W okienku poniżej znajdują się następujące kolumny: Rys. 13 Przyjęcie towaru do magazynu Numer artykułu numer artykułu elementu lub wyrobu gotowego Nazwa nazwa artykułu elementu lub wyrobu gotowego Cecha to pole, w którym zawarte są unikalne dla każdej jednostki informacje Strona

21 Ilość wyliczona to ilość elementów lub wyrobów gotowych wyliczonych przez program. Dotyczy ona dokumentów wygenerowanych w programie WH OKNA na podstawie dokumentów produkcyjnych Ilość ilość danego elementu lub wyrobu gotowego do zaksięgowania w dokumencie Ilość dostępna to ilość dostępna w magazynie Jednostka jednostka miary elementu lub wyrobu gotowego Wartość wartość elementu lub wyrobu gotowego Przyciskiem Insert możemy dodać nową pozycję w dokumencie. Dzięki tej możliwości można uzupełnić dokument o dodatkowe elementy. Poniżej znajdują się pola: Opis operacji (użytkownik może wprowadzić swój opis dokumentu) oraz Atrybut - (opcja ta będzie dostępna w kolejnych wersjach programu i będzie dodatkowym polem wykorzystywanym do przeszukiwania dokumentów oraz do bardziej zaawansowanego księgowania poszczególnych dokumentów) Niżej znajdują się przyciski do obsługi dokumentów magazynowych: Drukuj służy do podglądu i drukowania dokumentów magazynowych Rozdziel służy do ręcznego lub automatycznego rozdziału poszczególnych pozycji dokumentu do różnych magazynów Sumuj identyczne służy do zsumowania identycznych pozycji dokumentu (jeśli w danym dokumencie znajduje się więcej identycznych artykułów, za pomocą przycisku Sumuj można dokonać zsumowania tychże artykułów) Importuj służy do importowania dokumentów magazynowych z pliku. Importować można dane z plików zewnętrznych oraz ze statystyk używanych w programie WH OKNA. Aby importować dane z plików zewnętrznych (ze zdefiniowanych importów), należy najpierw zdefiniować tzw. import (należy podłączyć właściwy skrypt *.vbs w bazach danych programu w Integracja/Przetwarzanie do importu. Jeśli import ma odbywać się z elektronicznej faktury otrzymanej z Winkhaus Polska nie ma potrzeby definiowania importu taki import jest zdefiniowany automatycznie (Rys. 14) Zaksięguj służy do księgowania dokumentów magazynowych Zapisz służy do zapisywania dokumentów magazynowych Anuluj anulowanie operacji Strona

22 Rys. 14 Wybór z listy rodzaju importu Faktura lub potwierdzenie kompletacji WH to import zdefiniowany w programie automatycznie; inne są importowane przez użytkownika Strona

23 OBRÓT MAGAZYNOWY, CZYLI PRZYJMOWANIE I WYDAWANIE TOWARÓW PRZYJMOWANIE TOWARÓW Przyjmowanie towarów może odbywać się zarówno ręcznie, jak i automatycznie. Ręczne przyjmowanie towarów Automatyczne przyjmowanie towarów Program Magazynowy Ręczne wydawanie towarów Automatyczne wydawnaie towarów Rys. 15 Schemat obrotu magazynowego Za każdym razem należy skorzystać z przycisku Przyjęcia w dolnej części okna Magazyn. Po wybraniu właściwego dokumentu (np. przyjęcie zewnętrzne lub przyjęcie wewnętrzne) pojawia się okno Przyjęcia towaru (Rys. 16). Strona

24 Rys. 16 Przyjęcie towaru Należy kliknąć w pustym wierszu, a wówczas pojawi się okno dostępnych towarów magazynowych. Kliknięcie na poszczególnych towarach spowoduje zaznaczenie (podświetlenie) ich, a po zatwierdzeniu przyciskiem OK, wybrane towary zostaną przeniesione do okna dokumentu Przyjęcia towaru. Użytkownikowi pozostaje jeszcze wprowadzić w umieszczonych obok kolumnach ilość, wartość i jednostkę miary poszczególnych towarów. Aby nie wpisywać ręcznie poszczególnych pozycji, można skorzystać z przycisku Importuj i dane można zaimportować (proces ten opisano powyżej). Jeśli lista pozycji jest już przygotowana, można przy pomocy przycisku Zaksięguj zaksięgować dokument, a tym samym przyjąć towar do magazynu. Można przyjmować również towar na podstawie dokumentów przygotowanych w programie WH OKNA o tym niżej. Strona

25 WYDAWANIE TOWARU Podobnie jak przychód towaru, tak też rozchód można podzielić na rozchód ręczny i automatyczny. Rozchód ręczny polega na ręcznym wybraniu poszczególnych elementów z magazynu za pomocą przycisku Rozchody, a następnie wybraniu rodzaju dokumentu, na podstawie którego nastąpi owo wydanie (Rys. 17). Rys. 17 Wydanie towaru Następnie pozostaje tylko wybranie poszczególnych elementów z bazy towarów i określenie, z jakiego magazynu będzie rozchód. Oczywiście można skorzystać z importu i listę towarów zaimportować podobnie, jak robiliśmy to podczas przyjmowania towaru do magazynu. Rozchód automatyczny to oprócz możliwości importowania listy elementów do wydania towaru z magazynu także przygotowywanie dokumentów na podstawie dokumentów przygotowanych w programie WH OKNA, czyli ofert / zleceń / zamówień / optymalizacji. Aby przygotować taki dokument, należy po przygotowaniu oferty, zlecenia itd. skorzystać z przycisku na pasku narzędzi. Pojawi się wtedy okno Generowanie dokumentów magazynowych (Rys. 18). Strona

26 Rys. 18 Generowanie dokumentów magazynowych W tym miejscu decydujemy, jaki dokument chcemy wygenerować: czy ma to być dokument: Rezerwacji generuje dokument rezerwacji towarów magazynowych; Rozchodu wewnętrznego na potrzeby materiałowe; Przyjęcia wyrobów gotowych jednocześnie z rozchodem materiału na produkcję można wygenerować np. dokument przyjęcia do magazynu wyrobów gotowych; Rozchodu wyrobów gotowych. W polu Komentarz automatycznie zapisywany jest numer dokumentu źródłowego, czyli dokumentu, na podstawie którego powstanie dokument magazynowy. Użytkownik może dopisać również swój komentarz do powstającego dokumentu. Poniżej znajduje się pole, w którym znajdą się informacje o tym, czy na podstawie danego dokumentu źródłowego powstały już jakieś dokumenty magazynowe (Rys. 19). Strona

27 Rys. 19 Informacja o powstałych dokumentach na podstawie dokumentu źródłowego Po zaznaczeniu właściwych opcji (dokumentów przyjęcia lub rozchodu) przechodzimy do modułu magazynowego, aby zaksięgować przygotowane dokumenty (Rys. 20). Strona

28 Rys. 20 Dokumenty magazynowe dokumenty źródłowe z WH OKNA Po przejściu na zakładkę Dokumenty magazynowe widoczne są dokumenty przygotowane na podstawie dokumentów WH OKNA ofert, zleceń, optymalizacji itp. Dwukrotne kliknięcie na wybranym dokumencie spowoduje otwarcie tego dokumentu i użytkownik będzie miał możliwość korekty poszczególnych parametrów oraz zaksięgowanie dokumentu magazynowego. Strona

29 PODSUMOWANIE: Moduł magazynowy programu WH OKNA to bardzo funkcjonalne narzędzie do wspomagania obrotu magazynowego w firmie okiennej. Jego niewątpliwą zaletą jest wysokie zautomatyzowanie poszczególnych operacji przyjmowanie towaru odbywa się na podstawie wczytania do programu elektronicznej faktury od dostawców, a wydawanie na podstawie automatycznie wygenerowanych dokumentów magazynowych w oparciu o oferty, zlecenia, zamówienia czy optymalizacje w programie WH OKNA. Takie podejście do zagadnień prowadzenia magazynu nie wymaga tworzenia dodatkowego etatu w firmie produkującej okna, ponieważ dodatkowe czynności związane z obsługą magazynu nie są czasochłonne. Życząc zadowolenia podczas korzystania z programu WH OKNA oraz jego części magazynowej, jednocześnie prosimy o Państwa opinie na temat modułu magazynowego programu konstrukcji okien WH OKNA. Strona