WYTYCZNE UCZCIWEGO POSTĘPOWANIA

Transkrypt

1 WYTYCZNE UCZCIWEGO POSTĘPOWANIA

2

3 Spis treści 1. Cele i zakres obowiązywania 1 2. Współobowiązujące dokumenty 1 3. Korupcja 1 4. Dopuszczalność przysporzeń majątkowych Stosowność i przejrzystość Gotówka i podobne korzyści Zaproszenia i inne przysporzenia majątkowe Uwagi ogólne Obowiązki informowania Specyfika postępowania w wypadku przedstawicieli urzędowych Sprawy inne 2 5. Płatności przyspieszające tok spraw ( facilitation payments ) 2 6. Postępowanie w razie żądań i wymuszeń 3 7. Darowizny oraz sponsoring 3 8. Konflikty interesów 3 9. Pranie brudnych pieniędzy Księgowość i dokumentacja Zobowiązanie do przestrzegania zasad compliance i konsekwencje w razie ich naruszania Historia zmian Aneks 5

4 Wytyczne uczciwego postępowania Strona 1 1. Cele i zakres obowiązywania Poza zasadami objaśnionymi w Kodeksie postępowania koncernu Bilfinger, odnośne Wytyczne uczciwego postępowania zawierają konkretne instrukcje postępowania w zakresie ważnym dla zwalczania korupcji. Kodeks postępowania oraz Wytyczne uczciwego postępowania obowiązują Zarząd, kierownictwa jednostek, kadrę kierowniczą oraz wszystkich innych pracowników koncernu Bilfinger. 2. Współobowiązujące dokumenty Współobowiązującym dokumentem jest Kodeks postępowania. 3. Korupcja Bilfinger nie toleruje korupcji. Pod pojęciem korupcji należy rozumieć domaganie się, żądanie obietnicy lub przyjmowanie (korupcja bierna) względnie oferowanie, obiecywanie lub udzielanie (korupcja czynna) korzyści dla siebie lub osoby trzeciej w celu bezprawnego uzyskania wpływu na podejmowanie decyzji. Korupcja jest karalna na całym świecie. Wiele państw, w tym także Niemcy, Wielka Brytania i Stany Zjednoczone Ameryki, ścigają także przestępstwa korupcyjne popełnione poza granicami swoich krajów. Ze względu na niezwykle duże szkody, które w koncernie Bilfinger może wyrządzić korupcja, podejmowane są stanowcze działania w każdym przypadku, w którym zachodzi podejrzenie przekupstwa lub korupcji. 4. Dopuszczalność przysporzeń majątkowych Bilfinger przywiązuje dużą wagę do dobrych relacji z klientami, dostawcami, podwykonawcami oraz innymi partnerami handlowymi. Dobry kontakt utrzymywany z partnerami handlowymi wiąże się niekiedy z wymianą prezentów, zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych. Aby wykluczyć wszelkie pozory korupcji, udzielanie i przyjmowanie osobistych przysporzeń majątkowych jest dopuszczalne wyłącznie pod następującymi warunkami: 4.1 Stosowność i przejrzystość Osobiste przysporzenia majątkowe są to wszystkie korzyści niematerialne i materialne, do których adresat nie posiada praw. Należą do nich prezenty, zaproszenia, ale także wszelkiego rodzaju uprzywilejowane traktowanie. Udzielanie i przyjmowanie osobistych przysporzeń majątkowych musi być przejrzyste i stosowne, aby uniknąć jakiegokolwiek podejrzenia o bezprawne uzyskiwanie wpływu na podejmowanie decyzji. Oceniając przysporzenie majątkowe konieczne jest zadanie sobie następujących pytań: Czy patrząc z perspektywy niezainteresowanej tematem strony trzeciej i przy uwzględnieniu ogólnej sytuacji (w szczególności wartości przysporzenia majątkowego oraz pozycji i sytuacji majątkowej adresata, ale również powodu udzielenia lub przyjęcia przysporzenia majątkowego oraz akceptowalnych lokalnych zwyczajów) mogłoby powstać wrażenie, że to przysporzenie majątkowe miało na celu lub mogłoby mieć wpływ na adresata? Czy przysporzenie majątkowe mogłoby zostać potraktowane jako odwzajemnienie się ( nagroda ) za wcześniejszą lub przyszłą decyzję? Czy czujecie się Państwo swobodnie, aby podjąć rozmowę o tym przysporzeniu majątkowym z własnym przełożonym lub z własnymi kolegami? Czy to przysporzenie majątkowe jest dopuszczalne po stronie Państwa partnera? W razie wątpliwości proszę podjąć z nim rozmowę odnoszącą się do tej kwestii. Jak zareagowałaby opinia publiczna oraz przełożony adresata, dowiadując się o tym przysporzeniu majątkowym? Pracownikom koncernu Bilfinger nie wolno przyjmować rabatów, cen okazyjnych i podobnych przywilejów, uzyskiwanych ze względu na swoją przynależność do koncernu, o ile przywileje te mogą mieć wpływ na ich decyzje handlowe. Nie budzą zastrzeżeń przywileje, które otrzymuje każdy pracownik koncernu Bilfinger lub jednostki koncernowej (na przykład programy premiowe). Seminaria i szkolenia nie stanowią przysporzeń majątkowych, jeśli jednoznacznym punktem ciężkości ich programów jest propagowanie wiedzy specjalistycznej. Niedopuszczalne są świadczenia na rzecz pracowników klientów lub na rzecz pracowników urzędów z którymi współpracuje Bilfinger, podobnie jak i korzystanie ze świadczeń oferowanych przez te osoby. Wyjątkiem są tu świadczenia na rzecz takich osób lub świadczenia uzyskiwane od osób, które osobiście nie biorą udziału w relacjach (handlowych) pomiędzy swoim pracodawcą a koncernem Bilfinger. W razie wątpliwości decyzję podejmuje kierownictwo jednostki. 4.2 Gotówka i podobne korzyści Przekazywanie i przyjmowanie gotówki i podobnych korzyści 1 jest zabronione bez żadnych wyjątków. Wartość przysporzenia majątkowego jest w tym wypadku nieistotna. 4.3 Zaproszenia i inne przysporzenia majątkowe Przy przekazywaniu i przyjmowaniu zaproszeń (w szczególności na imprezy, wizyty w restauracjach) oraz innych przysporzeń majątkowych obowiązują następujące zasady 2 : 1 Należą do nich w szczególności czeki, weksle, akcje, bony i inne papiery wartościowe oraz metale szlachetne, a także przejmowanie kosztów. 2 Poniższe reguły nie obowiązują w procedurach o charakterze wyłącznie wewnątrzkoncernowym.

5 Wytyczne uczciwego postępowania Strona Uwagi ogólne Nininiejsze wytyczne nie zawierają ustaleń odnośnie bezwzględnych limitów dopuszczalności zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych. Każdy jest odpowiedzialny za to, żeby jego zaproszenia i inne przysporzenia majątkowe były przekazywane lub przyjmowane tylko w ramach przepisów prawnych i uregulowań niniejszych wytycznych. Dotyczy to zwłaszcza przypadków powtarzających się przysporzeń majątkowych w relacjach pomiędzy dawcą i adresatem tych przysporzeń. W przypadku wątpliwości należy skorzystać z pomocy szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). W razie zaproszeń na imprezy bez korzystania z noclegu powinien przeważać powód zawodowy leżący u podłoża zaproszenia. Zazwyczaj tak nie jest, jeśli zaproszenie dotyczy nie tylko partnera, lecz także (innych) członków rodziny lub przyjaciół. W razie zaproszeń na imprezy z wykorzystaniem noclegu musi przeważać w każdym wypadku powód zawodowy leżący u podłoża zaproszenia. Wystąpienie szczególnych okoliczności jest niezbędne, jeśli zaproszony został także partner. W imprezie powinna także brać udział sama osoba zapraszająca. Zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych nie należy wysyłać na prywatny adres adresata lub przekazywać ich adresatowi w prywatnych okolicznościach. Zaproszenia i inne przysporzenia majątkowe muszą odpowiadać zasadom etycznym, a w szczególności nie mogą nosić nieprzyzwoitego charakteru Obowiązki informowania Zaproszenia i inne przysporzenia majątkowe, których wartość przekracza limity wynikające z załącznika 1, trzeba zgłosić właściwemu kierownictwu jednostki w okresie jednego miesiąca na formularzu wymienionym w załączniku 2. Prezesi przesyłają swoje zgłoszenia kierownictwu tej spółki koncernowej, wobec której spełniają zwyczajowo obowiązki raportowania. Pracownicy Bilfinger SE przesyłają swoje zgłoszenia do szefa pionu compliance (Chief Compliance Officer). Członkowie zarządu i kierownictwa spółek nadrzędnych koncernów cząstkowych przechowują swoje zgłoszenia sami. Zgłoszenie umożliwia właściwemu kierownictwu jednostki lub szefowi komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) zweryfikowanie dopuszczalności zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych. Zgłoszenie nie jest jednak równoznaczne z uzyskaniem zgody. O uzyskanie zgody na przysporzenia majątkowe można wystąpić zawsze do właściwego kierownictwa jednostki lub, w przypadku pracowników Bilfinger SE, do szefa pionu compliance (Chief Compliance Officer). Adresaci zgłoszeń przechowują zgłoszenia do wglądu przez okres 2 lat Specyfika postępowania w wypadku przedstawicieli urzędowych Generalnie, dla osób urzędowych oraz osób na równorzędnych stanowiskach obowiązują bardzo rygorystyczne zasady. Ta grupa osób jest definiowana dość szeroko i obejmuje w wielu krajach nie tylko sędziów, urzędników państwowych lub innych pracowników służb publicznych, lecz zasadniczo wszystkie osoby, które przejmują zadania administracji publicznej (także w sposób pośredni). Mogą do nich na przykład należeć urzędowi kontrolerzy, rzeczoznawcy działający na zlecenie urzędów, cywilni pracownicy sił zbrojnych, pracownicy przedsiębiorstw znajdujących się w posiadaniu państwa jako zarządcy majątku publicznego, mających strukturę spółki prywatnej (takich jak przedsiębiorstwa komunalne zabezpieczające potrzeby bytowe mieszkańców lub komunalne przedsiębiorstwa komunikacyjne) albo osoby sprawujące mandaty polityczne lub kandydaci do pełnienia funkcji publicznych. W razie braku pewności, czy w danym wypadku chodzi o relacje z przedstawicielem urzędowym, należy zawsze skontaktować się z szefem komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). W niektórych krajach przysporzenia majątkowe w odniesieniu do osób urzędowych są bez wyjątku zakazane i zagrożone sankcjami karnymi. W innych krajach takie praktyki są dopuszczalne, aczkolwiek w bardzo ścisłych granicach. Dlatego, zanim osobie urzędowej zostanie przekazane jakiekolwiek przysporzenie majątkowe, należy zawsze uzyskać wcześniej pisemne lub ustne potwierdzenie, że nie naruszają one obowiązujących ich przepisów. Ponadto zaproszenia i przysporzenia majątkowe dla przedstawicieli urzędowych, których wartość przekracza limity wymienione w załączniku 1, są dozwolone tylko po zatwierdzeniu przez szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) i podlegają obowiązkowi zgłoszenia zgodnie z informacjami z załącznika 2 w sposób uregulowany w punkcie Sprawy inne Każdy pracownik jest zobowiązany do uregulowania obowiązku podatkowego, który może wyniknąć z przysporzeń majątkowych. Pytania dotyczące tej tematyki należy kierować do centralnego pionu podatków. 5. Płatności przyspieszające tok spraw ( facilitation payments ) Bilfinger nie akceptuje płatności przyspieszających tok spraw ( facilitation payments ). Pojęcie płatności przyspieszających tok spraw określa w rozpowszechnionym znaczeniu płatności wysokości niewielkich kwot na rzecz osób urzędowych niższego szczebla, doko-

6 Wytyczne uczciwego postępowania Strona 3 nywane w celu przyspieszenia lub nawet wszczęcia czynności służbowej, do której płacący ma zgodnie z przepisami prawo (a więc - patrząc od strony prawnej - odnośny przedstawiciel urzędowy musi niezależnie od tego i tak wykonać tę czynność). Typowym przykładem jest przekazanie kilku euro pracownikowi urzędu celnego za szybszą odprawę. Dokonywanie płatności przyspieszających tok spraw jest w większości porządków prawnych karalne. Jednak w niektórych krajach brak jest konsekwencji w ściganiu tego rodzaju płatności i są tam szeroko rozpowszechnione. Koncern Bilfinger jest świadomy tego, że obecnie trudno jest uniknąć płatności przyspieszających tok spraw, zwłaszcza w niektórych krajach rozwijających się lub nowo uprzemysłowionych. O ile pracownicy koncernu Bilfinger zmuszeni są w tych krajach koniecznością dokonywania płatności przyspieszających tok spraw, płatności te muszą zostać zaksięgowane pojedynczo w dokumentacji księgowej, co musi być zrobione zgodnie z prawdą i w sposób przejrzysty, pod prawidłowym okresem księgowym, na odrębnym koncie kosztowym założonym specjalnie w tym celu i z uzasadnieniem dokumentującym przeprowadzoną operację. Wzór opisujący metodę dokumentowania i księgowania tej operacji, który należy wprowadzić w koncernach cząstkowych, jest przedstawiony w załączniku 3. Ponadto należy podejmować działania w celu jak najszybszego zakończenia płatności przyspieszających tok spraw. W wymienionych wyżej warunkach organizacja compliance nie sankcjonuje płatności przyspieszających tok spraw, lecz wspiera pracowników i kadrę kierowniczą w ich jak najszybszym zakończeniu. Zatwierdzenie płatności przyspieszających tok spraw nie jest z tym związane. 6. Postępowanie w razie żądań i wymuszeń Koncern Bilfinger udziela wsparcia pracownikom, którzy spotkali się z wymuszeniami lub żądaniami przekazania przysporzeń majątkowych ze strony osób trzecich. Niekiedy osoby trzecie uprawnione do podejmowania decyzji przedstawiciele urzędowi lub partnerzy handlowi z obszaru gospodarki prywatnej żądają przekazania przysporzeń majątkowych, których zgodnie z wyżej wymienionymi kryteriami nie można zakwalifikować jako płatności przyspieszających tok spraw (zwłaszcza wtedy, gdy chodzi o większe kwoty). W rzadkich przypadkach żądanie to może być nawet powiązane z groźbami pod adresem pracownika, bliskich mu osób, koncernu lub osób trzecich. Takie przypadki należy niezwłocznie zgłaszać właściwemu kierownictwu jednostki i szefowi komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). Jedynie w wypadku ryzyka grożącego z powodu zwłoki, tzn. jeżeli wystąpiło bezpośrednie zagrożenie dla pracownika, członków jego rodziny, koncernu lub osób trzecich, pracownik powinien podjąć natychmiastowe działania, które są według jego uznania w tej sytuacji niezbędne. Takie przypadki pracownik musi zgłosić jak najszybciej właściwemu kierownictwu jednostki i szefowi właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). 7. Darowizny oraz sponsoring Koncern Bilfinger wywiązuje się ze swoich społecznych zobowiązań między innymi przez przekazywanie darów i działalność sponsoringową. Będąc świadomy swojej odpowiedzialności społecznej, koncern Bilfinger wspiera liczne instytucje na całym świecie, przekazując darowizny pieniężne oraz rzeczowe, a także osobiście angażując pracowników w realizację zadań tych instytucji. Działalność sponsoringowa służy ponadto kształtowaniu wizerunku przedsiębiorstwa oraz wspomaga komunikowanie się z opinia publiczną. Zarówno przekazywane darowizny jak i nasza działalność sponsoringowa muszą odpowiadać standardom etycznym. Nie może być żadnych wątpliwości co do ich legalności. Przekazując darowizny oraz prowadząc działalność sponsoringową, nie próbujemy uzyskiwać pozytywnych dla nas decyzji. Wszystkie nasze darowizny oraz każda działalność sponsoringowa muszą być zawsze przejrzyste. W szczególności każda darowizna musi być jednoznacznie udokumentowana potwierdzeniem darowizny pieniężnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, a konkretny cel wykorzystania darowizny przez adresata musi zostać odnotowany. Warunkiem przekazania darowizny oraz działalności sponsoringowej jest ich przydatność w promowaniu dobrej reputacji koncernu Bilfinger. Darowizny i działalność sponsoringowa może być realizowana tylko w zgodzie z procedurami ustalonymi w koncernie. Darowizny przekazywane na rzecz polityków, partii politycznych i organizacji politycznych wymagają bezwzględnie wcześniejszego zatwierdzenia przez Zarząd Bilfinger SE. 8. Konflikty interesów Decyzje handlowe w koncernie Bilfinger podejmowane są zawsze w interesie firmy i według obiektywnie zrozumiałych, przejrzystych kryteriów. W określonych sytuacjach zachodzi niebezpieczeństwo, że prywatne interesy konkurują z tym obowiązkiem, co ma niedopuszczalny wpływ na podejmowanie decyzji. Prywatny konflikt interesów występuje także tam, gdzie decyzja handlowa dotyka znanych interesów bliskiej osoby (krewnych, partnera oraz bliskich przyjaciół). Decyzja podjęta pod wpływem prywatnych interesów w pewnych warunkach może nawet spełniać znamiona nadużycia zaufania, które jest czynem karalnym.

7 Wytyczne uczciwego postępowania Strona 4 W zakresie unikania konfliktów interesów obowiązują następujące wytyczne: Obowiązki zatwierdzania W razie występowania prywatnych konfliktów interesów pracownicy koncernu Bilfinger nie mogą w znaczący sposób współdziałać w podejmowaniu przez koncern decyzji handlowych objętych prywatnym konfliktem interesów, chyba że uzyskali wcześniej pisemną zgodę przełożonego. Umowy z przedsiębiorstwami, w których pracownicy koncernu Bilfinger posiadają co najmniej 5% udziałów, wymagają ponadto wcześniejszej pisemnej zgody ze strony kierownictwa właściwej spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego. Obowiązek zatwierdzania występuje także wtedy, jeśli w takim przedsiębiorstwie posiadają udziały w wysokości co najmniej 5% osoby bliskie pracownikom, którzy współdziałają w znaczący sposób w podejmowaniu decyzji i posiadają wiedzę o tym fakcie. Ponadto umowy z przedsiębiorstwami, w których zatrudnione są osoby bliskie pracownikom koncernu Bilfinger, współdziałający w znaczący sposób podczas podejmowaniu decyzji oraz posiadają wiedzę o tym fakcie, wymagają wcześniejszej pisemnej zgody ze strony kierownictwa właściwej spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego, o ile zawarcie umowy wpływa bezpośrednio na interesy tej bliskiej osoby. Taki przypadek występuje przykładowo wtedy, gdy w konsekwencji zawarcia umowy ta właśnie bliska osoba otrzymuje prowizję. Stosunki pracy, nawiązywane przez pracowników koncernu Bilfinger z innymi przedsiębiorstwami, wymagają wcześniejszej pisemnej zgody ze strony przełożonego. Zajęcia uboczne nie mogą prowadzić do konfliktu celów lub interesów. Stosunki pracy nawiązywane z konkurentami są wykluczone. Poza priorytetowo obowiązującymi uregulowaniami danej umowy o pracę, koncern Bilfinger może oferować świadczenia na rzecz własnych pracowników tylko na podstawie pisemnych porozumień i na stosownych warunkach. Wymagają one wcześniejszej pisemnej zgody ze strony przełożonego. Wyżej wymienione uregulowania obowiązują w razie ponawiania, zmian lub przedłużania już podpisanych umów oraz innych stosunków prawnych. Obowiązki informowania Pracownicy koncernu Bilfinger muszą zawsze zgłaszać swojemu przełożonemu ewentualnie występujące prywatne konflikty interesów. Ponadto kierownictwo właściwej spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego powinno zostać niezwłocznie poinformowane o następujących okolicznościach: Pracownik lub bliska mu osoba sprawuje, według wiedzy pracownika, mandat decydujący o podejmowaniu decyzji w urzędzie z którym współpracuje Bilfinger. Pracownik posiada co najmniej 5% udziałów w spółce partnera handlowego lub konkurenta koncernu Bilfinger albo jest członkiem kadry kierowniczej partnera handlowego. Pracownik posiada wiedzę że bliska mu osoba posiada co najmniej 5% udziałów w spółce partnera handlowego lub konkurenta koncernu Bilfinger lub jest członkiem kadry kierowniczej takiego przedsiębiorstwa. O ile w aspekcie koniecznego większego zbliżenia do badanej kwestii wielkość koncernu cząstkowego będzie tego wymagać, kierownictwo zakładu może wyznaczyć podległych członków kadry kierowniczej (na przykład kierownika sekcji /Divisionsleiter/) jako osoby odpowiedzialne za zgłoszenia wymienione w niniejszym ustępie. Kierownictwo zakładu informuje o tym fakcie szefa pionu compliance (Chief Compliance Officer). O ile jeden z wyżej wymienionych obowiązków zatwierdzania lub informowania dotyczy członka kierownictwa spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego lub jednego z pracowników Bilfinger SE, za wydanie zgody względnie przyjęcie zgłoszenia odpowiedzialny jest Zarząd Bilfinger SE. 9. Pranie brudnych pieniędzy Koncern Bilfinger podejmuje działania na rzecz udaremniania operacji prania brudnych pieniędzy. Wszyscy pracownicy muszą troszczyć się o to, aby ich działania były zawsze zgodne z krajowymi i zagranicznymi przepisami dotyczącymi prania brudnych pieniędzy. Pojęcie prania brudnych pieniędzy określa ogólnie rozumiane jako wprowadzanie środków pieniężnych lub innych składników majątku, na przykład przez wymianę lub transfer, pochodzących bezpośrednio lub pośrednio z czynów przestępczych, do legalnego obrotu finansowego wraz z ukryciem źródła ich prawdziwego pochodzenia. Ustawodawstwo większości krajów traktuje udział w praniu brudnych pieniędzy jako czyn karalny. Przy tym podejmowane działanie jest już wtedy sprzeczne z prawem, gdy dana osoba lub przedsiębiorstwo bierze udział w transakcjach, co do których jest wiadomo lub należy przypuszczać, że wykorzystywane w nich środki pieniężne pochodzą z działań przestępczych. Według prawa niemieckiego cechy czynu karalnego są spełnione już wtedy, gdy źródło pochodzenia środków nie zostanie rozpoznane przez lekkomyślność. Zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami o praniu brudnych pieniędzy, w wypadku określonych transakcji handlowych, na przykład przy przyjmowaniu lub przekazywaniu kwot gotówkowych powyżej określonych limitów, przedsiębiorstwa są zobowiązane do zidentyfikowania partnera handlowego na podstawie urzędowego dokumentu tożsamości oraz stwierdzenia przez zapytanie, kto kryje się w aspekcie ekonomiczno-prawnym za daną transakcją handlową w rzeczywistości. Bliższe informacje o specyfice poszczególnych krajów, wynikającej z odno-

8 Wytyczne uczciwego postępowania Strona 5 śnych przepisów o praniu brudnych pieniędzy, można uzyskać od szefa właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) oraz centralnego pionu finansów Bilfinger SE. Niezależnie od tych uregulowań prawnych, handlowe transakcje gotówkowe są z punktu widzenia zasad compliance zawsze wątpliwe i wymagają weryfikacji w szczególnym stopniu. Poza operacjami gotówkowymi także transakcje bezgotówkowe niosą niebezpieczeństwo związane z praniem brudnych pieniędzy. Dlatego w procesach płatniczych, realizowanych w ramach działalności operacyjnej, należy zwracać szczególną uwagę na sytuacje sprzyjające tego typu praktykom: Niejasna tożsamość odbiorcy płatności (na przykład realizacja płatności za pośrednictwem rachunku, którego właścicielem nie jest partner umowy; wystawcą faktury za wykonaną usługę nie jest partner umowy, lecz inna osoba/spółka). Płatności na rachunki bankowe koncernu Bilfinger, które nie stoją w jednoznacznym związku z transakcją handlową. Transakcje przeprowadzane za pośrednictwem typowych zamorskich ośrodków finansowych (na przykład Brytyjskie Wyspy Dziewicze /British Virgin Islands/, Kajmany /Cayman Islands/, Cypr itd.). Operacje zwrotne przeprowadzane bez uprzedzenia za pośrednictwem rozbieżnych rachunków (zaliczka została przykładowo wpłacona na rachunek A, a przy przeprowadzania operacji zwrotnej pojawia się wymóg skorzystania z rachunku B umiejscowionego w innym kraju). Żądanie realizacji transakcji w innej walucie, odbiegające od ustaleń umownych oraz wystawionej faktury. Kilka płatności dokonanych z różnych źródeł w celu pokrycia jednej jedynej faktury. Próby ukrycia lub zafałszowania szczegółów transakcji finansowej. Jeśli występują oznaki, wskazujące że płatności dokonywane przez partnerów handlowych pochodzą z nielegalnej działalności lub jeśli istnieją inne wątpliwości co do dopuszczalności transakcji finansowych, należy powiadomić o tym kierownictwo danego koncernu cząstkowego oraz szefa właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) lub kierownika centralnego pionu finansów Bilfinger SE. Powiadomienie musi nastąpić jak najszybciej, aby można było w razie potrzeby spełnić wymagania ustawowe dotyczące obowiązku zgłoszenia tego rodzaju spraw. prawdą. Każde tego rodzaju działanie powoduje dla koncernu niebezpieczeństwo naruszenia przepisów dotyczących sprawozdawczości finansowej oraz ustaw podatkowych. Koncern Bilfinger kładzie bardzo duży nacisk na prowadzenie poprawnej księgowości oraz dokumentowanie operacji handlowych zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami o sprawozdawczości finansowej, które wymagają prawdziwego oraz zgodnego z okresem rozliczeniowym rejestrowania wszystkich transakcji handlowych oraz przechowywanie i archiwizację wszelkich dokumentów, ważnych dla prowadzonej działalności handlowej. W wypadku płatności, które nie stanowią rozpoznawalnego, legalnego ekwiwalentu za wykonaną usługę (w szczególności płatności łapówek) obowiązuje podatkowy zakaz odliczania tego rodzaju kwot jako kosztów działalności gospodarczej od podstawy opodatkowania. O ile urząd skarbowy natrafi podczas kontroli ksiąg na tego rodzaju płatności, zgłasza je on zazwyczaj organom ścigania karnego. 11. Zobowiązanie do przestrzegania zasad compliance i konsekwencje w razie ich naruszania Zobowiązanie do przestrzegania naszych wewnętrznych wytycznych, wynikających z kodeksu postępowania i wytycznych koncernowych oraz związanych z nimi regulacji ustawowych i możliwe konsekwencje w razie ich naruszania, a także działania koncernu na rzecz szkoleń i kontroli, są objaśnione w punktach 1., 3. oraz 5. naszego kodeksu postępowania. 12. Historia zmian r. 13. Aneks Załącznik nr 1: Instrukcja w sprawie zaproszeń i przysporzeń majątkowych Załącznik nr 2: Informacja / zatwierdzanie zaproszeń / innych przysporzeń majątkowych Załącznik nr 3: Metoda dokumentowania i księgowania płatności przyspieszających tok spraw 10. Księgowość i dokumentacja Łapówki lub inne niezgodne z prawem wypłaty, które służą na przykład do tworzenia tak zwanej lewej kasy 3, są zazwyczaj ukrywane, a więc nie znajdują odzwierciedlenia w księgach i rejestrach w formie przejrzystej i zgodnej z 3 Pojęcie lewej kasy opisuje z reguły środki gotówkowe, takie jak pieniądze, czeki lub inne środki płatnicze, które nie znajdują odzwierciedlenia w księgach przedsiębiorstwa, wobec czego przedsiębiorstwo pozbawione jest możliwości korzystania z nich zgodnie z przepisami.

9 Wytyczne uczciwego postępowania Strona 6 Załącznik 1: Instrukcja w sprawie zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych 4 Każda osoba, której to dotyczy, musi sprawdzić na własną odpowiedzialność dopuszczalność zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych. W przypadku wątpliwości należy skorzystać z pomocy szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). Od osób urzędowych należy zawsze uzyskać wcześniej pisemne lub ustne potwierdzenie, że przyjmując przysporzenie majątkowe nie naruszają oni obowiązujących ich przepisów. W razie zaproszeń na imprezy bez korzystania z noclegu powinien przeważać powód zawodowy leżący u podłoża zaproszenia. Zazwyczaj tak nie jest, jeśli zaproszenie dotyczy nie tylko partnera, lecz także członków rodziny lub przyjaciół. W razie zaproszeń na imprezy z wykorzystniem noclegu musi przeważać w każdym wypadku powód zawodowy leżący u podłoża zaproszenia. Wystąpienie szczególnych okoliczności jest niezbędne, jeśli zaproszony został także partner. W imprezie powinna także brać udział sama osoba zapraszająca. Zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych nie należy wysyłać na prywatny adres adresata lub przekazywać ich adresatowi w prywatnych okolicznościach. Zaproszenia i inne przysporzenia majątkowe muszą odpowiadać zasadom etycznym, a w szczególności nie mogą nosić nieprzyzwoitego charakteru. Wzywa się każdą osobę, której to dotyczy, do uregulowania obowiązku podatkowego, wynikającego z przysporzeń majątkowych. Kwoty wymienione w niniejszym załączniku należy rozumieć jako kwoty na jedno przysporzenie majątkowe i na jedną osobę brutto, tzn. z podatkiem VAT / podatkiem akcyzowym włącznie. Obowiązki informowania (przysporzenia majątkowe przekazane / otrzymane od partnera handlowego z obszaru gospodarki prywatnej) W razie przekroczenia limitów ustalonych w tabeli należy zgłosić przysporzenia majątkowe właściwemu kierownictwu zakładu w okresie jednego miesiąca wraz z informacjami wynikającymi z załącznika 2 do Wytycznych uczciwego postępowania. Kraj Zaproszenia Inne przysporzenia majątkowe Polska > 300 PLN > 150 PLN Obowiązki zatwierdzania i informowania (przysporzenia majątkowe na rzecz osoby urzędowej) W razie przekroczenia limitów ustalonych w tabeli należy zgłosić przysporzenia majątkowe kierownictwu zakładu w okresie jednego miesiąca wraz z informacjami wynikającymi z załącznika 2 do Wytycznych uczciwego postępowania po ich zatwierdzeniu przez szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). Kraj Zaproszenia Inne przysporzenia majątkowe Polska > 60 PLN > 30 PLN 4 Pełne wytyczne dotyczące zaproszeń i innych przysporzeń majątkowych znajdują się w rozdziale 4.3 Wytycznych uczciwego postępowania.

10 Wytyczne uczciwego postępowania Strona 7 Załącznik 2: Informacja / zatwierdzanie zaproszeń / innych przysporzeń majątkowych Informowanie w razie przysporzeń majątkowych przekazanych / otrzymanych od partnera handlowego z obszaru gospodarki prywatnej Powiadomienie jest konieczne w razie przekroczenia wartości progowych wymienionych w załączniku 1 do Wytycznych uczciwego postępowania. Zatwierdzanie i informowanie w razie przysporzeń majątkowych na rzecz przedstawiciela urzędowego Zatwierdzenie przez szefa właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer), a następnie powiadomienie, jest konieczne w razie przekroczenia wartości progowych wymienionych w załączniku 1 do Wytycznych uczciwego postępowania. Koncern cząstkowy i pion: Data powiadomienia Przekazanie (G) lub przyjęcie (A) Opis przysporzenia majątkowego (miejsce, data, cel) Osoba przekazująca przysporzenie majątkowe (nazwisko / przedsiębiorstwo / urząd / stanowisko) Osoba przyjmująca przysporzenie majątkowe (nazwisko / przedsiębiorstwo / urząd / stanowisko) Wartość na przysporzenie majątkowe i osobę, brutto (ewentualnie oszacować) Dokumenty załączone w kopii (np. faktura, pismo z zaproszeniem) Podpis pracownika W razie zatwierdzenia przysporzeń majątkowych na rzecz przedstawicieli urzędowych: podpis Compliance Officer Załącznik 3: Metoda dokumentowania i księgowania płatności przyspieszających tok spraw Koncern cząstkowy i pion: Rok obrotowy Miesiąc Data powiadomienia Data płatności Kraj / miejsce płatności Urząd Procedura urzędowa Kwota Waluta Objaśnienia metody księgowania płatności przyspieszających tok spraw: Realizacja w księgowości jak poniżej: WINIEN wydatek MA kasa (miejsce dekretowania) Spółki koncernu zakładają odrębne konto kosztowe na płatności przyspieszające tok spraw, o ile muszą one dokonywać tego rodzaju płatności. To konto kosztowe jest wykorzystywane wyłącznie do księgowania płatności przyspieszających tok spraw. Zaksięgowanie w systemie może nastąpić tylko po przedłożeniu całkowicie wypełnionej dokumentacji płatności przyspieszających tok spraw według udostępnionego wzoru. Dokumentacja jest przechowywana zgodnie z zasadami księgowości wraz z dowodami księgowymi i podlega archiwizacji. O ile system księgowości wymaga w celu zaksięgowania operacji podania miejsca dekretowania (na przykład miejsca powstawania kosztów, zamówienia), należy przytoczyć miejsce, do którego odnoszą się płatności przyspieszające tok spraw.

11

12 Intranet: Website: Phone worldwide: bilfinger ( )