Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie. I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie I. Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna określa organizację i metody pracy kancelaryjnej oraz tryb postępowania z aktami w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie, zwanym dalej Uczelnią. Celem instrukcji jest zapewnienie jednolitego sposobu tworzenia akt, ich ewidencjonowania, przechowywania oraz ochronę przed zniszczeniem bądź utratą. 2. Przedmiotem niniejszej instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi. Sposób postępowania z dokumentami niejawnymi regulują odrębne przepisy. 3. Instrukcja obowiązuje we wszystkich jednostkach organizacyjnych Uczelni. 4. Podstawowymi ogniwami systemu kancelaryjnego Uczelni są: sekretariat Rektora, sekretariaty jednostek organizacyjnych oraz Archiwum. 5. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: przyjmowanie i rozdział korespondencji, prowadzenie ewidencji dokumentów, rejestrowanie pism, sporządzanie czystopisów pism i ich kopiowanie, wysyłanie korespondencji, przyjmowanie i wysyłanie telegramów i faksów, kompletowanie spraw zakończonych, przekazywanie dokumentacji do archiwum lub jej niszczenie. 1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 2 Akta sprawy Cała dokumentacja (pisma, dokumenty notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, itp.) zawierające dane, które były, są, lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy. Aprobata Wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy;

2 może mieć formę ustną lub pisemną w postaci podpisu na koncepcie (projekcie pisma). Archiwum Archiwum Uczelni miejsce przechowywania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej. Czystopis Dokumentacja niearchiwalna Tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu i wysyłki. Wszelka dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania ulega brakowaniu (usunięciu). Komórka macierzysta Jednostka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt). Koncept Korespondencja Dokumentacja archiwalna Poprzedniki Przesyłka Punkt zatrzymania Referent sprawy Projekt pisma. Pisma wpływające do Uczelni lub wysyłane przez Uczelnię. Wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej; jest przechowywana wieczyście i nie podlega brakowaniu. Akta poprzedzające ostatnio otrzymane pismo w danej sprawie. Każdy fizycznie odrębny list, paczka, pakiet itp. otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, kuriera itp. Każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem. Pracownik załatwiając merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania i przekazanie jej do Archiwum UPJP II. Registratura Miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw zakończonych w jednostce organizacyjnej do czasu przekazania ich do Archiwum lub na zniszczenie. Spis spraw Sprawa Teczka aktowa Formularz służący do chronologicznego rejestrowania w danej teczce aktowej spraw wpływających lub rozpoczętych w Uczelni. Zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagające podjęcia i wykonania czynności służbowych. Teczka wiązana, segregator, skoroszyt itp. służąca do

3 (teczka spraw) przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt. Wpływy Załącznik Każde pismo lub przesyłka skierowane do Uczelni. Każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim. Znak akt (znak teczki) Zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej i do określonej grupy spraw określonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Znak sprawy Zespół symboli określających przynależność sprawy do danej jednostki organizacyjnej i do określonej grupy spraw wraz z numerem sprawy. II. System kancelaryjny 3 1. W Uczelni obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. W systemie tym rejestruje się akta spraw (nie pisma). Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy. Rejestracji dokonuje się w spisach spraw dołączonych do teczek aktowych, zakładanych na podstawie jednolitego wykazu akt. Jako system pomocniczy dopuszcza się stosowanie dziennika podawczego do ewidencjonowania wpływów i kontroli obiegu pism, nie może on jednak stanowić podstawy do znakowania spraw. 3. Wykaz akt to stała, rzeczowa, jednolita dla wszystkich jednostek organizacyjnych klasyfikacja akt powstających w toku działalności Uczelni. Ujmuje on w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem treściowym zawiera także podział akt na kategorie archiwalne. 4. Niniejsza instrukcja oraz wykaz akt zostały opracowane w oparciu o: Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. 2002, Nr 171, poz. 1396). Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). III. Ogólne zasady obiegu akt 4

4 1. Akta powinny mieć prosty i szybki obieg, umożliwiający terminowe i właściwe pod względem merytorycznym załatwienie sprawy. Należy je kierować bezpośrednio do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania. 2. Typowy obieg akt uwzględniający najkonieczniejsze etapy załatwiania jest następujący: Sekretariat (Kancelaria Rektora) przyjmuje przychodzące przesyłki oraz korespondencję z własnych jednostek organizacyjnych oraz dokonuje ich rozdziału i przekazuje wg kompetencji do załatwienia. Sekretariaty jednostek organizacyjnych przekazują otrzymane wpływy do wglądu kierownictwa. Kierownik jednostki organizacyjnej przegląda wpływy, zamieszcza dyspozycje dotyczące załatwienia sprawy, oraz przydziela pisma właściwym referentom. Referent rejestruje pismo, lub dołącza pismo do akt sprawy, załatwia ją merytorycznie, sporządza projekt (koncept) odpowiedzi, przedstawia go do aprobaty osobie uprawnionej, po aprobacie sporządza czystopis. Osoba uprawniona aprobuje koncept, następnie podpisuje czystopis. Sekretariat wysyła korespondencję na zewnątrz lub przekazuje kolejnym komórkom organizacyjnym. 3. Możliwy jest obieg korespondencji zewnętrznej, jak i wewnętrznej z pominięciem Kancelarii Rektora (Sekretariatu Rektoratu). 4. Wewnętrzny obieg korespondencji między jednostkami organizacyjnymi może odbywać się za pokwitowaniem. Obowiązkowo za pokwitowaniem w książce doręczeń lub na kopii pisma przesyła się akta ważniejszych spraw oraz przesyłki wartościowe. IV. Przyjmowanie i doręczanie korespondencji 5 1. Pracownik Sekretariatu odbiera przesyłki oraz kwituje odbiór przesyłek dostarczonych bezpośrednio do Rektoratu przez firmy kurierskie lub gońców z innych instytucji. Przy odbiorze sprawdza, czy przesyłki nie są mylnie skierowane lub uszkodzone. Przesyłki mylnie skierowane niezwłocznie zwraca się a w razie uszkodzenia sporządza się protokół wyjaśniający. 2. Sekretariaty jednostek organizacyjnych (wydziałów, instytutów, jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych) mogą przyjmować wpływy dostarczane przez doręczycieli i kurierów, wówczas są również zobowiązane do postępowania w sposób określony niniejszą instrukcją. Mogą także przyjmować wpływy bezpośrednio od interesantów, wydając na żądanie potwierdzenie odbioru pisma. 3. Otrzymane przy pismach pieniądze lub inne przedmioty wartościowe Sekretariaty przekazują natychmiast do kasy Uczelni za pokwitowaniem, którego numer i datę zaznacza się na piśmie.

5 4. Na telegramach, faksach, telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia; na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. 5. Dla korespondencji przychodzącej, jak i wychodzącej za pośrednictwem faksu prowadzi się właściwy rejestr. W celu utrwalenia zapisu otrzymywanych faksów pracownik winien sporządzić z niego odbitkę kserograficzną i potwierdzić jej zgodność z wydrukiem. Wydruk faksu należy traktować również jak akta sprawy. 6. Sekretariat otwiera wszystkie wpływy z wyjątkiem opatrzonych klauzulą poufne, adresowanych imiennie oraz zastrzeżonych przez władze Uczelni lub jednostki organizacyjne. 7. Jeżeli po otwarciu przesyłki nie oznaczonej na zewnątrz okaże się, że zawiera ona korespondencję wymienioną w punkcie 6, należy ją ponownie włożyć do koperty i dołączyć wyjaśnienie okoliczności otwarcia oryginalnej koperty wierzchniej. 8. Po otwarciu przesyłki sprawdza się: czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; czy do pisma została dołączona podana w nim ilość załączników 9. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko same załączniki bez pisma podstawowego tzw. przewodniego należy odnotować ten fakt na kopercie, którą dołącza się do przesyłki. 10. Jeżeli wpływające pismo dotyczy więcej niż jednej sprawy, należącej do kompetencji różnych jednostek organizacyjnych, należy skierować je do tej jednostki, do której należy sprawa podstawowa. W razie trudności jej ustalenia decyduje pierwsza sprawa poruszona w danym piśmie. 11. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym dołącza się do wpływów: a) poleconych, ekspresowych i za dowodem doręczenia; b) dla których zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego (terminowe); c) w których brak jest nazwiska i adresu nadawcy lub daty pisma; d) nadesłanych bez pisma podstawowego; e) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty; f) przy których występuje niezgodność zapisów na kopertach z ich zawartością; g) mylnie skierowanych; Pozostałe koperty wraz ze znaczkami niszczy się Sekretariat (Kancelaria Rektora) rejestruje wpływy nadane jako polecone oraz rachunki i faktury VAT przesłane listem poleconym lub zwykłym w oddzielnych rejestrach w układzie rocznym.

6 2. Korespondencję zwykłą, adresowaną do jednostek organizacyjnych i pracowników po zarejestrowaniu wpływu w dzienniku podawczym w sekretariacie przekazuje się bezpośrednio odbiorcom. 3. Zarejestrowaną korespondencję Sekretariaty stemplują pieczęcią wpływu (zob. zał. 1), w obrębie której wpisuje się datę wpływu. 4. Nie stempluje się pieczęcią wpływu i nie rejestruje się: dokumentów osobistych; publikacji (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.; potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt sprawy; zaproszeń, życzeń i innych pism o podobnym charakterze; innych druków nie wymagających merytorycznego załatwienia. 5. Sekretariat rozdziela wpływy na poszczególne jednostki organizacyjne i doręcza je bez zwłoki. Korespondencję zarejestrowaną w ust. 1. przekazuje się za pokwitowaniem pozostałą bez pokwitowania. V. Przeglądanie i przydzielanie wpływów 7 1. Korespondencję kierowaną z Sekretariatu (Kancelaria Rektora) oraz wpływającą bezpośrednio do komórek organizacyjnych przyjmują ich sekretariaty. W komórkach organizacyjnych nie posiadających sekretariatów przyjmuje je upoważniony pracownik. 2. Pisma wpływające bezpośrednio do sekretariatów (z pominięciem Kancelarii Rektora) rejestruje się w dziennikach podawczych sekretariatów w sposób analogiczny, jak w 6.2. Pracownik sekretariatu lub pracownik jednostki, który odbiera pocztę, przekazuje następnie korespondencję kierownikowi jednostki organizacyjnej. 3. Kierownik przeglądając otrzymaną korespondencję: zatrzymuje u siebie wpływy, które sam załatwia; przydziela wpływy do załatwienia podległym sobie jednostkom organizacyjnym lub referentom; umieszcza na pismach dyspozycje dotyczące trybu, terminu i merytorycznego załatwienia sprawy (zob. zał. 2). VI. Rejestracja i znakowanie akt spraw 8

7 1. Akta sprawy rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma przychodzącego, które je rozpoczyna. Data wpływu jest jednocześnie datą rozpoczęcia sprawy. Dalsze pisma w tej samej sprawie przechowuje się razem, nadając im ten sam znak sprawy. Sprawa może być też rozpoczęta z urzędu w danej jednostce organizacyjnej. Wtedy sprawę rejestruje się na podstawie własnego pisma wszczynającego sprawę. 2. Rejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw i nadaniu jej znaku. Za nadanie znaku sprawy i zakwalifikowanie sprawy do odpowiedniego hasła zgodnie z wykazem akt odpowiada referent sprawy. 3. Referent po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już prowadzonej, czy też zapoczątkowuje nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy; w drugim przed przystąpieniem do załatwiania rejestruje je jako nową sprawę w spisie spraw we właściwej teczce aktowej. 4. Stałą cechą rozpoznawczą wszystkich pism dotyczących danej sprawy jest znak sprawy, który składa się z następujących członów: symbolu jednostki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu akt; numeru kolejnego jaki nadano sprawie według spisu spraw, dwóch ostatnich cyfr z roku kalendarzowego. Pierwsze trzy człony znaku rozdzielone są poziomą kreską, natomiast trzeci człon oddzielony jest od czwartego kreską pionową, np.: 002 rada wydziału; WT-002 Rada Wydziału Teologicznego; WF-002 Rada Wydziału Filozoficznego; WHiDK-002 Rada Wydziału Historii Dziedzictwa Kulturowego, WNS-002 Rada Wydziału Nauk Społecznych itp. Znak sprawy zapisuje się do odpowiedniej rubryki pieczątki wpływu Referent zakłada teczki aktowe w oparciu o hasła wynikające z jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz nanosi na teczkę znak akt i kategorie archiwalną akt. Przy dużej ilości spraw danego rodzaju, dopuszczalne jest zakładanie podteczek, z których każda będzie posiadać oddzielny spis spraw. 2. Możliwe jest sporządzanie przez jednostki organizacyjne w porozumieniu z Archiwum wyciągów z wykazu akt Uczelni, zawierających jedynie hasła klasyfikacyjne występujące w danej jednostce. Nie zakłada się z góry teczek dla każdego hasła przewidzianego w wykazie akt dla danej jednostki organizacyjnej, a jedynie teczki dla których napłynie korespondencja. 3. Jeżeli dana jednostka organizacyjna posiada małą ilość spraw pod hasłem niższego stopnia wykazu akt, można założyć teczkę nadając jej bardziej ogólne hasło wyższego stopnia, pod warunkiem, że w jednej teczce przechowywane są akta jednej kategorii archiwalnej A lub B. 4. Teczki mogą być prowadzone przez jeden rok, wówczas na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw. Przy niewielkiej ilości spraw w jednym roku dopuszcza się prowadzenie teczki przez kilka lat.

8 5. Sprawy nie załatwione w ciągu roku kalendarzowego, w którym były rozpoczęte, prowadzone są do czasu ostatecznego załatwienia pod znakiem nadanym im w roku założenia. Jeżeli w takiej sprawie napływa korespondencja po 1 stycznia następnego roku, można całą sprawę przenieść do teczki zakładanej dla danego rodzaju spraw w następnym roku, nadając im aktualny numer kolejny według spisu spraw zaprowadzonego w poprzedniej teczce. W spisie spraw z poprzedniego roku odnotowuje się fakt przeniesienia i podaje nowy numer sprawy. 6. Sprawy związane z dydaktyką, a także sprawy dotyczące toku studiów i studentów oraz inne sprawy związane ze studiami, prowadzi się w teczkach zakładanych dla danego roku akademickiego. VII. Załatwianie spraw i sporządzanie pism Przy załatwianiu każdej sprawy należy zachować tryb i terminy określone we właściwych przepisach wewnętrznych i ogólnych. 2. Sprawy szczególnie ważne, wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, wymagające odpowiedzi lub wyjaśnień dotyczących załatwianych w komórce spraw, jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie należy ewidencjonować w poszczególnych komórkach organizacyjnych w odpowiednich terminarzach. 3. Formy terminarzy należy dostosować do indywidualnych potrzeb komórek organizacyjnych. 4. Załatwienie może być: ustne bezpośrednie lub telefoniczne, w sytuacji, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy. Fakt załatwienia ustnego należy odnotować na danym piśmie; z rozmowy telefonicznej należy sporządzić krótką notatkę; pisemne w formie odręcznej np. notatki lub w pełnej postaci kancelaryjnej pisma. 5. Przy załatwieniu pisemnym należy załatwiać każdą sprawę oddzielnym pismem (zob. zał. 3) Referent sprawy sporządza koncept (projekt) odpowiedzi i przedkłada wraz z korespondencją do aprobaty zwierzchnikowi. Koncept (projekt) należy sporządzić czytelnie, z marginesem na poprawki. Kierownik może zwolnić określonych pracowników od obowiązku przedkładania mu do wglądu konceptów pism dotyczących spraw, które pracownicy ci załatwiają samodzielnie.

9 2. Po uzyskaniu aprobaty przez kierownika referent sprawy sporządza czystopis. Oryginał czystopisu wraz z zaparafowaną przez siebie kopią (pisma parafuje się w lewym dolnym rogu) i ewentualnie załącznikami przedkłada bezpośredniemu zwierzchnikowi w celu parafowania lub podpisania według kompetencji. 3. Kopię odpowiedzi wraz z poprzednikami (wcześniejszymi pismami w danej sprawie) referent sprawy łączy w całość, odkłada do właściwej teczki aktowej, w spisie spraw której odnotowuje datę zakończenia sprawy oraz sposób wysłania odpowiedzi. Oryginał odpowiedzi przekazuje do wysyłki. 1. Czystopisy sporządza się zgodnie z przyjętymi w Uczelni wzorami (zob. zał. 4) Jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym odbiorcom, umieszcza się z lewej strony u dołu napis: otrzymują do wiadomości, lub do wiadomości, po czym wymienia się kolejno wszystkich odbiorców albo podaje się symbole rozdzielnika ustalonego dla stałych odbiorców. 3. W lewym dolnym rogu wymienia się liczbowo ilość załączników do pisma np. zał. 1; zał. 2. Jeżeli dokładne wyliczenie załączników jest utrudnione, można użyć określenia plik, teczka, itp. 4. Pod adresem odbiorcy umieszcza się adnotacje dot. wysyłki pisma np. polecony. 5. Na oryginale i kopiach podpisujący wpisuje datę dzienną oraz umieszcza swój podpis u dołu z prawej strony w obrębie pieczęci zawierającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. 6. Osoby będące organami jednoosobowymi w Uczelni oraz Kwestor i jego zastępcy mogą określić jakiego rodzaju pisma podpisują osobiście. 7. W przypadku, gdy wymagane są na piśmie (w dokumencie) dwa podpisy, osoba zajmująca niższe stanowisko podpisuje pismo z lewej strony, a osoba zajmująca wyższe stanowisko służbowe z prawej. 8. Pisma mogą być podpisywane w zastępstwie ( w.z. ) lub z upoważnienia ( z up. ). VIII. Pieczęcie, pieczątki i papier firmowy W Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie pieczęcią uroczystą jest pieczęć okrągła do tuszu, która przedstawia Logo / Herb i podaje pełną nazwę Uczelni: jedna pieczęć ma nazwę w języku łacińskim Pontificia Universitas Cracoviensis Ioannis Pauli II ; a druga pieczęć ma nazwę w języku polskim Uniwersytet Papieski Jana Pawła II Uczelnia posiada też okrągłą pieczęć urzędową (dużą) do tłoczenia (suchą), z wizerunkiem godła państwowego i napisem w otoku Uniwersytet Papieski Jana Pawła

10 II w Krakowie oraz pieczęć urzędową (dużą) do tuszu z wizerunkiem godła państwowego i napisem w otoku Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. Pieczęcie uroczyste do tuszu i pieczęcie urzędowe (duże) do tłoczenia i do tuszu są w jednym egzemplarzu i znajdują się w Rektoracie Uczelni. Pieczęcie te umieszcza się w następujących przypadkach: 1) wydawania dyplomów Uczelni; 2) nadawania honorowych tytułów i stopni naukowych; 3) wydawania całkowitych odpisów dyplomów; 4) wydawania duplikatów dyplomu i wydawania zaświadczeń mających moc duplikatu dyplomu; 5) nadawania tytułów i stopni naukowych; 6) nostryfikacji tytułów i stopni naukowych. 2. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie posiada okrągłą pieczęć urzędową (małą) z wizerunkiem godła państwowego i napisem w otoku Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. Jest więcej egzemplarzy takiej pieczęci, każda z nich posiada oddzielny numer i posługują się nimi: 1) Kancelaria Rektora 2) Wydział Teologiczny Międzyzakonny Wyższy Instytut Katechetyczny Instytut Liturgiczny Instytut Prawa Kanonicznego Instytut Teologii Duchowości Ośrodek Studiów Franciszkańskich 3) Wydział Filozoficzny 4) Wydział Historii i Dziedzictwa Kulturowego Instytut Historii Instytut Historii Sztuki i Kultury Międzyuczelniany Instytut Muzyki Kościelnej 5) Wydział Nauk Społecznych Instytut Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej Instytut Nauk o Rodzinie 6) Wydział Teologiczny Sekcja w Tarnowie 7) oraz inne jednostki, według uznania Rektora Okrągłą pieczęć urzędową (małą) umieszcza się w następujących przypadkach: 1) pisma angażujące, umowy o pracę, przeniesienia; 2) zaświadczenia o pracy i studiach; 3) pełnomocnictwa, upoważnienia; 4) pisma uwierzytelniające podpisy i odpisy; 5) indeksy, legitymacje; 6) stwierdzenia dokonywanych nostryfikacji; 7) klauzule i zastrzeżenia na dyplomach i świadectwach; 8) protokoły zdawczo odbiorcze; 9) asygnaty, zlecenia wypłaty, czeki 10) oraz według uznania kierowników jednostek organizacyjnych. 3. Niektóre jednostki organizacyjne Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie takie jak Archiwum, Biblioteka, Instytut oraz inne według uznania Rektora posiadają okrągłe pieczęcie w języku polskim bądź łacińskim. W środku pieczęci podana jest

11 nazwa danej jednostki organizacyjnej, np. Archiwum a w otoku pełna nazwa Uczelni Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. 4. W Uczelni używa się również podłużnych pieczątek firmowych (nagłówkowych), które: w odniesieniu do całej Uczelni podają w języku polskim pełną jej nazwę: Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie oraz dokładny adres Uczelni. w odniesieniu do poszczególnych jednostek organizacyjnych podają w języku polskim pełną nazwę Uczelni i danej jednostki organizacyjnej oraz dokładny adres tej jednostki: Np. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie Wydział Teologiczny Kraków, ul. Kanonicza 9 5. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie posługuje się pieczątkami stanowiskowymi, które określają funkcje pełnione w Uczelni jak: Rektor, Prorektor, Dziekan i inne, wraz z imieniem, nazwiskiem i tytułami osoby pełniącej tę funkcję. 6. W Uczelni używa się pieczątek pomocniczych takich jak: pieczątki osobowe, rejestracyjne, określające charakter pisma (oryginał, kopia, odpis lub charakter przesyłki pisma (pilne, polecone) Uczelnia posługuje się wzorem papieru firmowego, zgodnie z przyjętym jednolitym systemem identyfikacji wizualnej. 2. Jednostki organizacyjne Uczelni posługują się papierem firmowym w języku polskim, określającym w nagłówku pełną nazwę Uczelni i danej jednostki organizacyjnej oraz dokładny adres tej jednostki. 3. W korespondencji zagranicznej jednostki te mogą posługiwać się papierem firmowym posiadającym nadruk w języku obcym, wykonany zgodnie z treścią nadruku w języku polskim. 4. Całość spraw związanych z zamawianiem wykonania pieczęci uroczystych, pieczęci urzędowych i innych pieczęci w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie załatwia Kancelaria Rektora UPJPII. Do niego też należą sprawy związane z rejestracją i brakowaniem pieczęci uroczystych, urzędowych i innych pieczęci całej Uczelni. 5. Odpowiedzialnymi w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie za używanie i przechowywanie pieczęci urzędowych, pieczątek i papierów firmowych są kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz osoby przez nich upoważnione. VIII. Wysyłanie pism

12 15 1. Pisma do wysyłki przygotowują pracownicy sekretariatów lub referenci sprawy w jednostkach organizacyjnych, w których nie funkcjonują sekretariaty. 2. Osoby wymienione w ust. 1 sprawdzają, czy pismo posiada: nagłówek (druk lub podłużną pieczęć nagłówkową zawierającą nazwę instytucji wysyłającej); znak sprawy; powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy; datę podpisania przez osobę upoważnioną; podpis osoby upoważnionej; określenie odbiorcy wraz z adresem; dostateczną ilość kopii; wszystkie wymienione załączniki. W razie konieczności uzupełnia się braki i nanosi poprawki. 3. W spisie spraw i, w dzienniku podawczym, gdy jest prowadzony, odnotowuje się datę wysłania pisma. 4. Osoby wymienione w ust. 1 kopertują korespondencję przeznaczoną do wysyłki. W lewym górnym rogu koperty umieszcza się pieczęć komórki organizacyjnej, która pismo wysyła, znak wysłanego pisma oraz odpowiednią dyspozycję dot. sposobu wysyłki pisma ( ekspres, polecony ). Brak takiej dyspozycji oznacza, że jest to przesyłka zwykła. W centrum koperty umieszcza się dokładny adres odbiorcy z kodem pocztowym. Za właściwe opisanie koperty odpowiedzialna jest osoba przygotowująca korespondencję do wysyłki. 5. Sekretariaty rejestrują wysyłki polecone, dla przesyłek wysyłanych za poświadczeniem odbioru wypełnia się druk pocztowy Potwierdzenie odbioru. 6. Reklamacje związane z przesyłką, która w terminie nie dotarła do adresata, załatwiają Sekretariaty wraz z referentem merytorycznie odpowiedzialnym za daną sprawę. IX. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych, postępowanie z dokumentacją na nośnikach elektronicznych Celem ułatwienia i przyspieszenia czynności kancelaryjnych, w Uczelni można wykorzystywać sprzęt i technologie informatyczne m.in. do: przyjmowania i wysyłania korespondencji drogą elektroniczną; rozprowadzania korespondencji wewnątrz Uczelni; udostępniania upoważnionym pracownikom oprogramowania; tworzenia, przekształcania i przechowywania określonych dokumentów; monitorowania obiegu dokumentów w Uczelni; tworzenia stron internetowych Uczelni lub jej jednostek organizacyjnych.

13 2. Dokumentacja na nośnikach elektronicznych ma znaczenie pomocnicze. Dla uzyskania wartości prawnej, konieczne jest sporządzenie tradycyjnej tzn. papierowej formy pism i dokumentów, które będą opatrzone stosownymi pieczęciami i podpisami. Pisma te traktowane są jak akta sprawy Dane przechowywane w pamięci komputerów lub przesyłane pomiędzy nimi winny być zabezpieczone przed utratą, uszkodzeniem, zniekształceniem lub niepowołanym dostępem. 2. Za stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, procedur postępowania oraz środków programowych i sprzętowych służących do ochrony danych przechowywanych na nośnikach elektronicznych odpowiedzialni są pracownicy mający dostęp do tych danych. X. Przechowywanie akt w jednostkach organizacyjnych Referenci przechowują akta (pisma) do załatwienia w specjalnych teczkach, oznaczonych napisem Sprawy bieżące. Akta do załatwienia układa się w kolejności wpływów (najdawniej otrzymane pisma na wierzchu). 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w teczkach lub segregatorach, prowadzonych według rzeczowego wykazu akt. 3. Przez zakończenie sprawy należy rozumieć jej ostateczne załatwienie oraz spełnienie wszelkich wypływających z niej zobowiązań. Decyzję o zakończeniu sprawy podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej po zasięgnięciu opinii referenta. 4. Każda teczka zawierająca sprawy zakończone winna być opisana w następujący sposób (zob. zał. 5): na środku u góry: Uniwersytet Papieski Jana Pawła II nazwa jednostki organizacyjnej np. Kancelaria Rektora (można użyć pieczęci zawierającej pełną nazwę jednostki ), w lewym górnym rogu znak akt złożony z literowego symbolu jednostki organizacyjnej i symbolu cyfrowego nadanego zgodnie z wykazem akt; w prawym górnym rogu kategoria archiwalna; na środku teczki jej tytuł tzn. hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt, pod którym można zamieścić dodatkowe, uzupełniające określenie zawartości teczki; pod tytułem teczki daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej) i ewentualnie numer tomu. 5. Wewnątrz teczki akta spraw układa się w kolejności spisu spraw tej teczki. W obrębie każdej sprawy, pisma układa się chronologicznie poczynając od pisma wszczynającego sprawę, która winna znajdować się na wierzchu, a pismo kończące sprawę na spodzie. Załączniki pozostawia się przy pismach wiodących.

14 19 1. Całość dokumentacji w Uczelni pod względem wartości archiwalnej dzieli się na: materiały archiwalne, które stanowią akta kategorii A, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone. dokumentację niearchiwalną, której okresy przechowywania określa się cyfrą arabską przy symbolu B. Okresy te liczy się od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację znaczenia praktycznego lub przydatności do celów kontrolnych. Dokumentację niearchiwalną manipulacyjną, o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym oznacza się symbolem Bc. Symbolem BE oznacza się dokumentację podlegającą ekspertyzie archiwalnej po upływie obowiązującego terminu przechowywania. 2. Niedozwolone jest łączenie w jednej teczce spraw o różnych kategoriach archiwalnych ( A i B ). 3. Gdy w teczce znajduje się dokumentacja kat. B o różnych okresach przechowywania, całą teczkę należy przechowywać przez najdłuższy okres. XI. Przekazywanie akt do Archiwum i na makulaturę lub zniszczenie Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w registraturach w jednostkach organizacyjnych. Registraturą jest regał, szafa itp. 2. Po upływie dwóch lat od momentu zakończenia spraw (licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy), komórki organizacyjnych są zobowiązane przekazywać do archiwum akt spraw zakończonych kategorii A, oraz akta kategorii B o okresie przechowywania dłuższym niż 5 lat. Do archiwum przekazuje się także protokoły z brakowania (usunięcia) materiałów niearchiwalnych o okresie przechowywania 5 lat lub krócej. 3. Akta kategorii Bc od momentu zakończenia ostatniej sprawy przekazuje się na makulaturę lub zniszczenie po upływie dwóch lat od momentu zakończenia ostatniej sprawy. 4. Niedopuszczalne jest brakowanie (niszczenie) dokumentacji przez jednostki organizacyjne we własnym zakresie. Każdorazowo jednostki organizacyjne przeprowadzają brakowanie dokumentacji wyłącznie w porozumieniu z Archiwum (dokumentacja Bc, inna dokumentacja kat. B ). 5. Dokumentacja kat. B zawierająca dane objęte ochroną (z racji tajemnicy służbowej, handlowej, praw autorskich, dane osobowe itp.) jest przekazywana na makulaturę w stanie uniemożliwiającym wgląd do tych informacji osobom niepowołanym.

15 6. Dokumentację wymienioną w ust. 4 poddaje się technicznemu zniszczeniu w jednostce organizacyjnej lub zleca zniszczenie odpowiedniej osobie. Czynność technicznego niszczenia dokumentacji w skali całej Uczelni nadzoruje Archiwum. Koszt zniszczenia ponosi jednostka organizacyjna, do której należą akta. 7. Za systematyczne brakowanie dokumentacji oraz jej terminowe przekazywanie do Archiwum odpowiedzialny jest kierownik jednostki organizacyjnej, który inicjuje akcję przekazywania akt lub ich brakowania. 8. Jednostki organizacyjne przewidujące konieczność technicznego zniszczenia dokumentacji zobowiązane są do uzyskania zgody na brakowanie do końca sierpnia danego roku. Czynność technicznego niszczenia odbywa się we wrześniu każdego roku Akta spraw zakończonych kat. A lub B o okresie przechowywania dłuższym niż 5 lat przekazuje się do Archiwum wyłącznie uporządkowane i tylko kompletnymi rocznikami, w prawidłowo opisanych teczkach. 2. Za uporządkowanie akt i właściwe opracowanie materiałów przed ich przekazaniem do archiwum odpowiedzialni są referenci prowadzący poszczególne sprawy. 3. Porządkowanie polega na: ułożeniu akt wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie; wyłączeniu wszelkich dubletów (dodatkowych kopii, brudnopisów) i nieistotnych pism przewodnich, nieistotnej korespondencji, itp.; usunięciu wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki itp.); ponumerowaniu ołówkiem wszystkich zapisanych stron; w odniesieniu do akt kat. A i B-50 zszycie każdej teczki i ponumerowanie stron zwykłym ołówkiem; prawidłowym opisaniu teczki zgodnie z treścią 16 ust Sposób uporządkowania teczek studentów określają odrębne wytyczne (zob. zał. 6). 5. Przygotowane do Archiwum teczki układa się w kolejności przewidzianej wykazem akt, a następnie sporządza się w trzech egzemplarzach spis zdawczo-odbiorczy osobno dla akt kategorii A i osobny dla akt kategorii B (zob. zał. 7). Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje się wyłącznie jedną teczkę. 6. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej, a po sprawdzeniu kompletności przekazywanych akt także przejmujący je pracownik Archiwum, który zwraca jeden egzemplarz spisu do jednostki organizacyjnej Brakowanie akt kat. B o krótkim okresie przechowywania ( Bc, B-2, B-5 ) ma miejsce w jednostkach organizacyjnych.

16 2. Brakowanie przeprowadzane jest pod nadzorem Archiwum przez komisję, w skład której wchodzą: kierownik jednostki organizacyjnej jako przewodniczący; referent, którego akta są brakowane; kierownik Archiwum. 3. Z czynności brakowania sporządza się w trzech egzemplarzach protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (zob. zał. 8) oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (zob. zał. 9) lub spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (zob. zał. 10). XII. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostek organizacyjnych Uczelni W przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej Uczelni, dokumentację kat. B, której okres przechowywania upłynął przekazuje się na makulaturę lub zniszczenie zgodnie z treścią 20. Pozostałą dokumentację kat. B oraz dokumentację kat. A przekazuje się do Archiwum Uczelni. 2. Jednostka zreorganizowana przejmuje jedynie tę dokumentację, która jest niezbędna do kontynuowania zadań przejętych po jednostce reorganizowanej oraz dokumentację spraw w toku pozostających w jej kompetencjach. 3. Dokumentacja przekazywana jednostce zreorganizowanej podlega uporządkowaniu w dotychczas prowadzącej ją jednostce organizacyjnej, a następnie przekazaniu na podstawie spisu zdawczo odbiorczego, który podpisują kierownicy obu zainteresowanych jednostek. 4. Za prawidłowe postępowanie z dokumentacją w trakcie likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej odpowiedzialny jest jej kierownik. XIII. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad realizacją postanowień niniejszej Instrukcji sprawuje Rektor Uczelni lub wyznaczona przez niego osoba. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych czuwają nad prawidłowością stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległych im pracowników, a w szczególności sprawują nadzór nad zgodnym z nią przebiegiem czynności kancelaryjnych w swoich działach w zakresie:

17 prawidłowości prowadzenia spisu spraw; terminowości załatwiania spraw; prawidłowości obiegu akt; prawidłowości stosowania pieczęci oraz podpisywania pism; terminowości przekazywania akt do Archiwum. 3. Kierownik Archiwum Uczelni sprawuje nadzór nad terminowym i zgodnym z niniejszą instrukcją przekazywaniem akt do Archiwum lub na zniszczenie. XIV. Postanowienia końcowe 25 Na wniosek jednostek organizacyjnych możliwa jest nowelizacja i uzupełnienie postanowień niniejszej instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt po konsultacji z Archiwum Uczelni i uzyskaniu jego akceptacji. Niniejsza Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 września 2011 r. Kraków, 8 lipca 2011 r. Ks. dr hab. Władysław Zuziak, prof. UPJPII Rektor

18 Załącznik 1 do Instrukcji kancelaryjnej Pieczęć wpływu Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie [nazwa jednostki organizacyjnej] data wpływu... zał.... znak sprawy... Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie KANCELARIA REKTORA data wpływu zał znak sprawy... KR-015/2/06... Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie Wydział Nauk Społecznych INSTYTUT NAUK O RODZINIE data wpływu... zał.... znak sprawy...

19 Załącznik 2 do Instrukcji kancelaryjnej Komentarz do 7 p.3 Przyjmowaniem wpływów zajmują się: kancelarie lub stanowiska pracy ds. kancelaryjnych; sekretariaty; pracownicy dziekanatu/rektoratu do protokołu i przekazują kierownikowi. Przy przyjęciu sprawdza się: a) stan opakowania jeśli jest uszkodzona to czyni się adnotację i żąda od pracownika poczty spisania protokołu o uszkodzeniu przesyłki; b) czy są wszystkie wymagane załączniki brak odnotowuje się na piśmie, jeśli czegoś brakuje dołącza się kopertę z nienaruszonym znaczkiem pocztowym; c) zawartość kolejnym krokiem jest umieszczenie pieczątki wpływu w lewym górnym rogu pisma lub koperty, którą zamieszcza się na wszystkich wpływach z podaniem numeru rejestru, gdzie został zarejestrowany (na broszurach, prospektach NIE). Wpływy dzielimy na: a) Wpływy specjalne: Wpisuje się do rejestru wpływów specjalnego rodzaju. Rejestr należy prowadzić wg wzoru ustalonego przez kierownika administracyjnego właściwego w sprawach organizacyjnych, po czym doręcza się adresatom za pokwitowaniem. W przypadku telegramów i dalekopisów koniecznie należy wpisać datę, godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach dodatkowo nazwisko i imię osoby przyjmującej. O wpisaniu do rejestru, czyni się adnotację w obrębie pieczęci wpływu. Wpływy specjalne to: telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna i pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe. Na liście poleconym skierowanym do konkretnej osoby, osoba odbierająca wpisuje datę odbioru. b) Wpływy zwykłe: Z zasady wpływy takie liczy się oraz rejestruje ilościowo i bez pokwitowania za pośrednictwem skrytek lub bezpośrednio w praktyce wpisuje się je tak samo jak wpływy specjalne. W Kancelarii lub na stanowisku pracy ds. kancelaryjnych powinno prowadzić się książkę depozytową, do której wpisuje się ujawnione przy korespondencji zwykłej wpływy wartościowe, tj.: pieniądze, znaczki i przechowuje się w kasie, a na wpływie umieszcza się pieczęć depozytową, wg ustalonego wcześniej wzoru. Generalnie należy otwierać wszystkie wpływy na poziomie Kancelarii lub stanowiska ds. kancelaryjnych.

20 Nie dotyczy to wpływów: 1. adresowanych imiennie (doręcza się adresatom) jeśli dotyczą spraw urzędowych należy je wpisać do rejestru; 2. wartościowych za pokwitowaniem adresatów lub odpowiedniej komórki organizacyjnej. Przekazywanie wpływów Kancelaria lub pracownik kancelaryjny przekazuje wpływy za pośrednictwem sekretariatu: 1. kierownikom urzędów; 2. ich zastępcom; 3. kierownikom komórek organizacyjnych. SEKRETARIATY przyjmują korespondencję i przekazują przełożonym, a zwróconą dzielą na: 1. podlegającą załatwieniu przez przełożonego; 2. podlegającą załatwieniu przez komórki organizacyjne rektoratu/dziekanatu/sekretariatu i przekazuje tym komórkom bez pokwitowania. W sekretariacie powinien być prowadzony dziennik korespondencji bezpośrednio przyjętej przez sekretariat. Przeglądanie wpływów Generalnie czynność ta należy do kierowników jednostki i ich zastępców (rektora, dziekana, dyrektora) oraz kierowników komórek organizacyjnych. W wyniku przeglądu korespondencji kierownik urzędu dzieli wpływy na: a) podlegające załatwieniu we własnym zakresie; b) do załatwienia przez komórki organizacyjne lub stanowiska pracy. Do przekazywania dyspozycji należy stosować skróty dyspozycyjne, m.in.: p. m. proszę mówić przed przystąpieniem do załatwienia sprawy, p. r. proszę przedstawić projekt załatwienia sprawy, m. a. moja aprobata, m. p. mój podpis, aa. do akt sprawy. W przypadku gdy sprawa dotyczy kilku jednostek, ustala się koordynatora do której należy załatwienie sprawy podstawowej.

21 Załącznik 3 do Instrukcji kancelaryjnej Komentarz do 10, p. 5. Pismo załatwiające sprawę musi zawierać następujące elementy: nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, znak sprawy, powołanie się na znak sprawy i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, określenie odbiorcy wraz z adresem, treść pisma, podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), liczbę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. Ponadto: Na kopii pisma załatwiającego zamieszcza się dodatkowo: parafkę referenta przygotowującego projekt pisma i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma), termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza. Dodatkowo kopia powinna także zawierać: pod adresem z prawej strony sposób wysyłania czystopisu: poufne, pilne, ekspres, polecony itp., pod treścią z lewej strony liczbę załączników lub wymienia się załączniki enumeratywnie, adresy instytucji lub osób, które otrzymują do wiadomości pismo, inne ewentualne wskazówki dla kancelarii. Stosowanie pieczęci i podpisywanie pism kompetencje w zakresie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny; pisma mogą podpisywać tylko osoby do tego upoważnione, a w razie nieobecności takich osób stosuje się pieczęci lub podpis: w.z. w zastępstwie, z up. z upoważnienia; urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się jedynie na pismach posiadających charakter dokumentu; pieczęć odpis stawia się na dokumencie sporządzanym z oryginału, po prawej stronie nad tekstem; jeżeli sporządzany jest odpis z odpisu należy użyć pieczęci z takim tekstem; pod tekstem odpisu umieszcza się pieczęć za zgodność z oryginałem, a pod tekstem odpisu z odpisu za zgodność z odpisem.

22 Załącznik 4 do Instrukcji kancelaryjnej Wzory pism pismo wychodzące Miejsce na pieczątkę jednostki 1 Kraków,... lutego 2010 r. 2 L. dz. KR/1/2010 Pan Jan Nowak ul. Miodowa 1/ Kraków polecony 3 dot.: tu wpisujemy temat sprawy W odpowiedzi na pismo z dnia 15 lutego 2010 r., znak L. dz. KR-015/2/06, 4 w sprawie (podaje się sprawę pisma, na które się udziela odpowiedzi), uprzejmie informuję, (tu udziela się odpowiedzi). 5 Do wiadomości:/otrzymują: 1) Tu wpisuje się osobę, do której pismo ma być przekazane do wiadomości, lub która ma je otrzymać imienna pieczątka wraz z podaniem stanowiska 1 Jeśli pismo pisane jest na papierze firmowym, nie umieszcza się na nim pieczątki jednostki. 2 W tym miejscu wpisuje się skrót jednostki wysyłającej pismo. Wykaz wszystkich skrótów wszystkich jednostek działających w ramach Uczelni znajduje się w załączniku nr W tym miejscu na kopii pisma umieszczamy formę wysłania listu. Jeśli pismo było odebrane osobiście, powinna być adnotacja z datą odbioru i czytelnym podpisem osoby odbierającej. 4 W tym miejscu wpisuje się znak sprawy i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy. 5 W tym miejscu na kopii pisma umieszcza swą parafkę referent, który przygotowywał projekt pisma i datę sporządzenia pisma.

23 Pismo przychodzące Załącznik 4 do Instrukcji kancelaryjnej Jan Nowak Kraków, 15 lutego 2010 r. ul. Miodowa 1/ Kraków tel jannowak@jannowak.pl Wydział Nauk Społecznych Kierunek Dziennikarstwo i komunikacja społeczna rok I, studia niestacjonarne I stopnia Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie KANCELARIA REKTORA data wpływu zał znak sprawy...br-015/2/ Ks. prof. dr hab. Maciej Ostrowski Prorektor ds. ogólnych i studenckich oraz polityki kadrowej i finansowej Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie dot. rozłożenia płatności za studia niestacjonarne na raty Zwracam się uprzejmie z prośbą o wyrażenie zgody na rozłożenie na raty płatności za studia niestacjonarne w wysokości 1550 zł (słownie: jeden tysiąc pięćset pięćdziesiąt złotych) w semestrze letnim roku akademickiego 2009/2010. Prośbę swą motywuję trudną sytuacją finansową spowodowaną utratą pracy. Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego podania. 7 Z poważaniem własnoręczny, czytelny podpis Załączniki: 1) kserokopia rozwiązania umowy o pracę; 6 Miejsce umieszczenia pieczątki wpływu. 7 W tym miejscu osoba, do której jest skierowane pismo umieszcza adnotację, kto ma załatwić sprawę lub sporządzić pismo: p. m. proszę mówić przed przystąpieniem do załatwienia sprawy, p. r. proszę przedstawić projekt załatwienia sprawy, m. a. moja aprobata, m. p. mój podpis, aa. do akt sprawy.

24 2) zaświadczenie z Urzędu Pracy.

25 Załącznik 5 do Instrukcji kancelaryjnej Wzór opisu teczki aktowej Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie Kancelaria Rektora KR-001 kat. A Protokóły z posiedzeń Senatu ( r.)

26 Załącznik 5 do Instrukcji kancelaryjnej Wzór teczki aktowej Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie Wydział Teologiczny WT-0161 kat. B5 Wzory formularzy ( r.)

27 Załącznik 6 do Instrukcji kancelaryjnej Wytyczne w sprawie przekazywania do Archiwum akt osobowych studentów: 1. Akta osobowe studentów przekazuje się do Archiwum uporządkowane, po dwóch latach od ukończenia studiów, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego. 2. Przez uporządkowanie należy rozumieć właściwe opisanie teczki, wybrakowanie zbędnej dokumentacji, prawidłowe sporządzenie spisów zdawczo odbiorczych: 3. Teczka osobowa na wierzchniej stronie musi zawierać: pieczęć właściwego Dziekanatu, nr albumu imię i nazwisko studenta z ewentualnymi zmianami nazwę kierunku i typu studiów lata studiów 4. Przed przekazaniem teczki do Archiwum, studentowi winny być wydane dokumenty osobiste: świadectwo dojrzałości odpisy dyplomów z wcześniejszych etapów kształcenia, indeks, odpisy aktów stanu cywilnego, oryginał dyplomu ukończenia studiów wraz z odpisami, itp. 5. Potwierdzenie odbioru dokumentów przez studenta lub ich wysłania pocztą należy umieszczać wewnątrz teczki (nie na okładce!) 6. Z teczki osobowej studenta należy usunąć dokumentację, która traci znaczenie praktyczne w chwili ukończenia studiów i ostatecznego rozliczenia się studenta z Uczelnią. W szczególności dotyczy to: wypisu z dowodu osobistego, zwolnień lekarskich, wszelkich podań studenta, jeśli nie miały związku z istotnymi sprawami np. dot. przebiegu studiów, dokumentacji źródłowej dot. przyznania pomocy materialnej, potwierdzeń wpłat, legitymacji studenckiej, książeczki zdrowia studenta 7. W teczce przekazywanej do Archiwum Akademii powinny pozostać: podanie o przyjęcie na studia + życiorys dokumenty z postępowania kwalifikacyjnego wraz z decyzją o przyjęciu, podpisany przez studenta akt ślubowania karty egzaminacyjne studenta, decyzje władz Uczelni dotyczące urlopów, powtarzania roku (ew. skreślenia z listy studentów), zmiany kierunku lub trybu studiów, wyróżnień, kar, itp. indywidualną kartotekę wypłat stypendiów, lub inną dokumentację potwierdzającą wysokość otrzymywanej pomocy materialnej,

28 praca dyplomowa (wydruk i wersja elektroniczna wraz z abstraktem)* recenzje pracy dyplomowej, dyplom ukończenia studiów egzemplarz do akt (odpis) Spis zawartości teczki należy wkleić na wewnętrznej stronie okładki i zaznaczać na nim ewentualne braki lub dodatkowe dokumenty 8. Spis zdawczo odbiorczy należy sporządzić dla każdego typu i kierunku studiów oddzielnie w trzech egzemplarzach, umieszczając nazwiska studentów w porządku alfabetycznym. 9. W spisie zdawczo odbiorczym umieszcza się także uwagi dot. kompletności zawartości teczki (braki w przekazywanej dokumentacji, dokumenty dodatkowe, itp.) */Uwaga: Sposób przekazywania prac dyplomowych do Archiwum od roku akademickiego 2005/2006 reguluje Zarządzenie Prorektora ds. Ogólnych i Studenckich z dnia 6 marca 2006r. (139/R/2005/2006). Prace dyplomowe w formie wydrukowanej(zawierające dane bibliograficzne pracy, streszczenie (abstrakt) wraz ze słowami kluczowymi (wg stosowanego w PAT wzoru) winny być uzupełnione kopią pracy w formie elektronicznej na nośniku optycznym jednorazowego zapisu (płyta CD). Do wydrukowanego egzemplarza pracy dyplomowej winna być dołączona w sposób trwały zgoda studenta lub jej brak na udostępnienie pracy.

29 Załącznik 7 do Instrukcji kancelaryjnej Spis zdawczo-odbiorczy L. p. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od do Kategoria archiwalna Liczba teczek Miejsce przechowywania akt Data zniszczenia lub przekazania do archiwum

30 Załącznik 8 do Instrukcji kancelaryjnej protokół z czynności brakowania... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji):. dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturą lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji... Członkowie Komisji... (podpisy) Zał.:... kart spisu... pozycji spisu

31 ... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Załącznik 9 do Instrukcji kancelaryjnej Lp. Sygn. dok. techn. Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów Branża Stadium Ilość Nazwisko projektanta teczek matryc

32 wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia Załącznik 10 do Instrukcji kancelaryjnej rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła znak pisma z dnia Data UWAGI (sposób załatwienia)

33 Załącznik 11 do Instrukcji kancelaryjnej SKRÓTY JEDNOSTEK Lp. Skrót Pełna nazwa WT MWIK IPK ITD OSF KEST KENT KTiIB KTB KHBiJ KCh KE KP KTD KAT KM KEku. Wydział Teologiczny Międzyzakonny Wyższy Instytut Katechetyczny Instytut Prawa Kanonicznego Instytut Teologii Duchowości Ośrodek Studiów Franciszkańskich Katedra egzegezy Starego Testamentu Katedra egzegezy Nowego Testamentu Katedra teologii i informatyki biblijnej Katedra teologii biblijnej Katedra hermeneutyki biblijnej i judaistyki Katedra chrystologii Katedra eklezjologii Katedra patrologii Katedra teologii dogmatycznej Katedra antropologii teologicznej Katedra mariologii Katedra ekumenizmu

34 KTMO KTMSz. KTDuch. KHD KTPO KTPSz. KK KM KTL KHL KH KKR KUiPOK KHPK Katedra teologii moralnej ogólnej Katedra teologii moralnej szczegółowej Katedra teologii duchowości Katedra historii duchowości Katedra teologii pastoralnej ogólnej Katedra teologii pastoralnej szczegółowej Katedra katechetyki Katedra misjologii Katedra teologii liturgii Katedra historii liturgii Katedra homiletyki Katedra komunikacji religijnej Katedra ustroju i prawa osobowego Kościoła Katedra historii prawa kanonicznego 32. KKPP-K Katedra kościelnego prawa procesowo - karnego KPM KPoNiUZK DzWT Katedra prawa małżeńskiego Katedra prawa o nauczycielskim i uświęcającym zadaniu Kościoła Dziekan Wydziału Teologicznego