ZASADY DOTYCZĄCE SPOSOBU POSTĘPOWANIA W RAZIE WYKRYCIA NIEPRAWIDŁOWOSCI W WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA

Transkrypt

1 ZASADY DOTYCZĄCE SPOSOBU POSTĘPOWANIA W RAZIE WYKRYCIA NIEPRAWIDŁOWOSCI W WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO NA LATA Łódź, 18 grudnia 2013

2 SPIS TREŚCI 1. WPROWADZENIE PODSTAWY PRAWNE DEFINICJE ORGANY ODPOWIEDZIALNE ZA INFORMOWANIE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH TYPY NIEPRAWIDŁOWOŚCI Nieprawidłowości podlegające niezwłocznemu zgłoszeniu do KE Nieprawidłowości podlegające kwartalnemu raportowaniu do KE Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE ODZYSKIWANIE ŚRODKÓW Nieskuteczność postępowania windykacyjnego OCHRONA INFORMACJI WSPÓŁPRACA Z ORGANAMI ZEWNĘTRZNYMI Wykrywanie nieprawidłowości przez organy zewnętrzne Informowanie organów ścigania OBSZARY WRAŻLIWE NA WYSTĄPIENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ZIDENTYFIKOWANIA BŁĘDÓW SYSTEMOWYCH Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 2

3 Wykaz skrótów COP EFRR IA IC IK NSRO IK RPO IMS IP II IPOC IZ RPO WŁ KE MF-R MRR NIK OLAF PION Podręcznik procedur RPO WŁ RIO RPO WŁ UM Umowa o dofinansowanie Dzień roboczy Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Instytucja Audytowa Instytucja Certyfikująca Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne ang. Irregularity Management System system informatyczny uruchomiony przez KE, za pomocą którego informacje o nieprawidłowościach przekazywane są przez państwa członkowskie do KE Instytucja Pośrednicząca II stopnia Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego na lata Komisja Europejska Komórka organizacyjna Ministerstwa Finansów właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Najwyższa Izba Kontroli Europejskie Biuro ds. Przeciwdziałania Oszustwom Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach Podręcznik procedur wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Regionalna Izba Obrachunkowa Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Dokument podpisany przez IZ RPO WŁ / IP II i Beneficjenta, określający zasady przekazywania środków finansowych oraz prawa i obowiązki stron Dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni uznanych za ustawowo wolne od pracy (wg ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy Dz. U. z 1951 r. Nr 4 poz. 28 z późn. zm.) Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 3

4 1. Wprowadzenie Niniejsze Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , zwane dalej Zasadami zostały przygotowane na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 8 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz pkt 3 rozdziału 2 Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Podstawy prawne Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata regulują m.in. następujące akty prawne i dokumenty: - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 2006 r., str w brzmieniu nadanym późn. zmian./sprost.), zwane dalej Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006, - Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 2006 r., str w brzmieniu nadanym późn. zmian/sprost.), zwane dalej Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006, - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1346/2000 z dnia 29 maja 2000 r. w sprawie postępowania upadłościowego (Dz.U.UE.L z 2000 roku w brzmieniu nadanym późn. zmian/sprost.) zwane dalej Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1346/2000, - Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, - Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o finansach publicznych, - Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), zwana dalej ustawą prawo zamówień publicznych, - Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz z późn. zm.), zwana dalej ustawą o podatku od towarów i usług, - Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o ochronie danych osobowych, - Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata przyjęty przez Komisję Europejską w dniu 2 października 2007 r. decyzją nr K(2007) 4580 oraz uchwałą Zarządu Województwa Łódzkiego nr 1393/07 z dnia 14 listopada 2007, zwany dalej RPO WŁ (opublikowany na stronie internetowej: - Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (opublikowane na stronie internetowej: zwane dalej Wytycznymi, - Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach dokument opracowany na potrzeby krajowe przez Pełnomocnika Rządu ds. Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub UE, określający zasady realizacji obowiązków Polski wynikających z art Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, dotyczących informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności i odnoszący się do wszystkich Programów Operacyjnych realizowanych na podstawie Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. W sytuacjach nieuregulowanych niniejszymi zasadami, również w kwestii terminów na dokonanie poszczególnych czynności zastosowanie mają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , PION oraz Porozumienie w sprawie powierzenia zadań związanych z realizacją Osi Priorytetowej III Gospodarka, Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 4

5 innowacyjność, przedsiębiorczość w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata z dnia 9 kwietnia 2008 r. z późń. zm., zwane dalej Porozumieniem. Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 5

6 3. Definicje - nieprawidłowość zgodnie z art. 2 pkt 7 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 za nieprawidłowość należy uważać jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym UE w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego. Nieprawidłowość występuje również w przypadku naruszenia prawa krajowego oraz wówczas gdy przepisy prawa krajowego w danej dziedzinie są bardziej restrykcyjne niż przepisy prawa wspólnotowego. - podejrzenie nadużycia - zgodnie z art. 27 lit. c Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 jest to nieprawidłowość, która prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia określonego w ust. 1 lit. a Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich. - nadużycie finansowe zgodnie z art. 1 ww. Konwencji jest to jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków polegające na: - wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów w celu sprzeniewierzenia lub bezprawnego zatrzymania środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu, - nieujawnieniu informacji, mimo istnienia szczególnego obowiązku w tym zakresie, w tym samym celu, - niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane. - podmiot gospodarczy - zgodnie z art. 27 lit. a Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 jest to każda osoba fizyczna, prawna lub inny podmiot biorący udział we wdrażaniu pomocy z Funduszy, z wyjątkiem państwa członkowskiego podczas wykonywania uprawnień władzy publicznej. Zgodnie z powyższym instytucje pełniące role IZ RPO WŁ i IP II podczas realizowania uprawnień władzy publicznej nie mogą być traktowane jako podmiot gospodarczy, za wyjątkiem sytuacji, kiedy wykorzystują środki nie realizując uprawnień władzy publicznej (są beneficjentem projektu). - upadłość oznacza postępowanie upadłościowe w rozumieniu art. 2 lit a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1346/ wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe - zgodnie z art. 27 lit. b Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 oznacza wstępną ocenę pisemną wykonaną przez właściwy podmiot administracyjny lub sądowy, stwierdzającą na podstawie konkretnych faktów istnienie nieprawidłowości, bez uszczerbku dla możliwości późniejszego skorygowania lub wycofania wniosku dotyczącego istnienia nieprawidłowości w następstwie ustaleń dokonanych w trakcie postępowania administracyjnego lub sądowego. Pod pojęciem wstępnej oceny pisemnej należy rozumieć pierwszą wewnętrzną ocenę przeprowadzoną przez odpowiednie organy administracyjne, lub organy sprawiedliwości, która stwierdza wystąpienie nieprawidłowości na podstawie konkretnych faktów, np. wynik kontroli, wynik weryfikacji dokumentów, postanowienie o wszczęciu postępowania przez organy ścigania. W przypadku uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości w formie informacji anonimowej, informacji prasowej lub innej niepotwierdzonej informacji od dowolnego podmiotu, IZ RPO WŁ/IP II przeprowadza postępowanie sprawdzające mające na celu jej potwierdzenie, a następnie sporządza odpowiedni dokument urzędowy, który stanowi wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe. 4. Organy odpowiedzialne za informowanie o nieprawidłowościach Za realizację obowiązków wynikających z art Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 w ramach RPO WŁ odpowiedzialne są następujące instytucje i organy: - Pełnomocnik Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub UE, który realizuje zadania związane z informowaniem KE o nieprawidłowościach przy pomocy MF-R, - Instytucja Certyfikująca, - Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji, - Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego na lata , - Instytucja Pośrednicząca II stopnia. Zadania MF-R: - informowanie KE, zgodnie z art. 28 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 o nieprawidłowościach stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ lub o braku nieprawidłowości podlegających raportowaniu do KE. Informacje sporządzane są na podstawie raportów przesyłanych przez IZ RPO WŁ, Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 6

7 - w uzasadnionych przypadkach informowanie KE, zgodnie z art. 29 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE. Informacje przekazywane są na podstawie raportów przesyłanych przez IZ RPO WŁ, - informowanie KE, zgodnie z art. 30 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE. Informacje przekazywane są na podstawie raportów przesyłanych przez IZ RPO WŁ, - udostępnianie IZ RPO WŁ, IC, IA, IK RPO oraz IK NSRO informacji o nieprawidłowościach zgłoszonych do KE do czasu wdrożenia systemu IMS, - koordynacja systemu wymiany informacji o nieprawidłowościach w wykorzystaniu środków z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, - przygotowywanie zbiorczych analiz nieprawidłowości zgłoszonych do KE, - koordynowanie wdrażania systemu IMS w Polsce we współpracy z OLAF. Zadania IC: - informowanie IZ RPO WŁ o nieprawidłowościach wykrytych na podstawie własnych działań oraz działań IPOC, - prowadzenie zbiorczej ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla projektu za pomocą modułu Rejestr obciążeń na projekcie KSI (SIMIK 07-13) i zwracanie odzyskanych kwot wraz z odsetkami karnymi, w proporcji odpowiadającej wkładowi z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności do budżetu ogólnego UE przed zamknięciem programu operacyjnego, poprzez potrącanie ich z następnej deklaracji wydatków (art. 61 lit. f Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006). Zadania IPOC: - gromadzenie, analizowanie oraz uwzględnianie, do celów poświadczenia wydatków, informacji o nieprawidłowościach, uzyskanych na podstawie raportów i zestawień przedkładanych przez IZ RPO WŁ, - w przypadku stwierdzenia, iż wykryte nieprawidłowości dotyczą wydatków zawartych w Poświadczeniu i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od IZ do IC, przekazanie IZ RPO WŁ informacji o konieczności dokonania pomniejszenia kwoty wydatków kwalifikowalnych ujętych w przedłożonym dokumencie o kwoty wydatków, których nieprawidłowości mogą dotyczyć, - wstrzymanie certyfikacji wydatków w przypadku rażącego niewypełnienia przez IZ RPO WŁ/IP II nałożonych na nie obowiązków lub stwierdzenia poważnych nieprawidłowości w realizacji RPO WŁ (w szczególności nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli). Zadania IZ RPO WŁ: - weryfikacja i zatwierdzanie raportów oraz zestawień informacji o nieprawidłowościach przesłanych przez IP II, a następnie przekazywanie ich do MF-R, - przekazywanie w formie raportów do MF-R oraz IPOC informacji o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ, - przekazywanie w formie raportów do MF-R oraz IPOC informacji o nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ lub o braku nowych nieprawidłowości podlegających zgłoszeniu do KE na podstawie art. 28 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, - przekazywanie w formie zestawień kwartalnych do IPOC informacji o nieprawidłowościach niepodlegających zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ, - przekazywanie w formie raportów do MF-R oraz IPOC informacji o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE przez MF-R zgodnie z art. 30 ust. 1 Rozporzadzenia 1828/2006, - stworzenie systemu wymiany informacji o nieprawidłowościach zapewniającego realizację obowiązków IZ RPO WŁ w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach, - zapewnienie gromadzenia informacji o nieprawidłowościach w RPO WŁ zgodnie z art. 60 lit. c) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, - bieżące prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie, zawierającego informacje nt. kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla projektu z wyodrębnieniem wkładu publicznego oraz wkładu wspólnotowego dla RPO WŁ. Rejestr prowadzony jest w KSI (SIMIK 07-13). Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 7

8 Zadania IP II: - przekazywanie w formie raportów do IZ RPO WŁ informacji o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ, - przekazywanie w formie raportów do IZ RPO WŁ informacji o nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ lub o braku nowych nieprawidłowości podlegających zgłoszeniu do KE na podstawie art. 28 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, - przekazywanie w formie zestawień kwartalnych do IZ RPO WŁ informacji o nieprawidłowościach niepodlegających zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WŁ. 5. Typy nieprawidłowości 5.1. Nieprawidłowości podlegające niezwłocznemu zgłoszeniu do KE Zgodnie z art. 29 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, niezwłocznemu zgłoszeniu do KE podlegają wykryte lub podejrzewane nieprawidłowości, w związku z którymi: - zastosowano nową nieprawidłową praktykę, - istnieją obawy, że mogą mieć w bardzo krótkim czasie negatywne następstwa poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Informację o stwierdzeniu wystąpienia jednego z powyższych przypadków IZ RPO WŁ przekazuje poprzez sporządzenie raportu w systemie IMS do MF-R oraz IPOC. Do czasu wdrożenia systemu IMS przez IZ RPO WŁ raporty przekazuje się za pomocą płyty CD dołączonej do pisma przewodniego. MF-R dokonuje oceny formalnej otrzymanych raportów pod względem prawidłowości ich sporządzenia. W przypadku nieprawidłowo sporządzonych raportów, MF-R odrzuca raport w systemie IMS i zwraca się do IZ RPO WŁ z prośbą o korektę. IZ RPO WŁ ma obowiązek skorygować raport w IMS. W przypadku gdy sporządzenie korekty w terminie określonym w PION nie jest możliwe IZ RPO WŁ informuje o tym fakcie MF-R oraz IPOC pisemnie. Do czasu wdrożenia systemu IMS przez IZ RPO WŁ, prośbę o korektę raportów oraz korekty raportów przekazuje się faxem, przesyłając dokumenty również do wiadomości IPOC. Po otrzymaniu prawidłowo sporządzonego raportu, MF-R dokonuje oceny czy zgłoszona nieprawidłowość kwalifikuje się do niezwłocznego przekazania KE zgodnie z art. 29 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. W przypadku gdy nieprawidłowość nie kwalifikuje się do niezwłocznego zgłoszenia do KE, MF-R odrzuca raport w systemie IMS podając przyczyny odrzucenia. IZ RPO WŁ oraz IPOC mają możliwość zgłoszenia zastrzeżeń do dokonanej oceny. Do czasu wdrożenia systemu IMS przez IZ RPO WŁ, informacje o odrzuceniu raportu MF-R przekazuje pisemnie do IZ RPO WŁ oraz do wiadomości IPOC. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń sprawa jest konsultowana wspólnie z IZ RPO WŁ oraz IPOC. W przypadku gdy naruszenie prawa zostało stwierdzone przez organy ścigania lub inne instytucje niezaangażowane w zarządzanie funduszami z UE, termin obowiązku zawiadomienia liczy się od daty otrzymania pisemnej informacji przez właściwą instytucję biorącą udział w zarządzaniu funduszami z UE o wszczęciu postępowania prowadzonego przez organy ścigania lub wykryciu naruszenia prawa przez zewnętrzne instytucje. Raport o nieprawidłowości sporządzany jest zgodnie ze stanem na dzień sporządzania raportu i zawiera informacje dotyczące wykrytej nieprawidłowości. Informacje o dalszych postępowaniach prowadzonych w związku ze zgłoszoną nieprawidłowością przekazuje się wyłącznie wówczas, jeżeli nieprawidłowość podlega kwartalnemu raportowaniu do KE. IZ RPO WŁ odpowiada za prawidłowość sporządzenia raportu, kompletność i prawdziwość zawartych informacji. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE przez IP II, raport przekazywany jest do IZ RPO WŁ niezwłocznie, w terminie określonym w Porozumieniu liczonym od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego. IZ RPO WŁ dokonuje weryfikacji raportu przekazanego przez IP II. Jeżeli w wyniku weryfikacji raportu IZ RPO WŁ stwierdzi niekompletność bądź nieprawidłowość danych, IP II niezwłocznie sporządza i przekazuje do IZ RPO WŁ korektę raportu. W przypadku, gdy MF-R stwierdzi błędy formalne lub merytoryczne w raporcie sporządzonym przez IP II, zwraca się za pośrednictwem IZ RPO WŁ z wnioskiem o korektę raportu. IP II sporządza i przesyła do IZ RPO WŁ korektę raportu, uwzględniając zastrzeżenia MF-R, w terminie określonym w Podręczniku procedur RPO WŁ.. Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 8

9 W przypadku, gdy IP II nie uwzględni zastrzeżeń przedstawionych przez MF-R, sporządza pismo do MF-R w sprawie odmowy dokonania korekty raportu wraz z uzasadnieniem. Pismo to przekazywane jest do MF-R za pośrednictwem IZ RPO WŁ. Jeżeli IZ RPO WŁ/IP II stwierdzi, że dane zawarte w raporcie przekazanym do MF-R są nieprawidłowe lub niekompletne, niezwłocznie przekazuje korektę raportu Nieprawidłowości podlegające kwartalnemu raportowaniu do KE Zgodnie z art. 28 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, kwartalnemu raportowaniu do KE podlegają wszystkie nieprawidłowości, które były przedmiotem wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego w danym kwartale, w przypadku gdy: - nieprawidłowość odnosi się do kwoty 10 tys. EUR lub wyższej obciążającej budżet Wspólnoty, z wyjątkiem przypadków określonych w art. 28 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, - nieprawidłowość odnosi się do kwoty 10 tys. EUR lub wyższej obciążającej budżet Wspólnoty i odnośnie nieprawidłowości występuje podejrzenie nadużycia finansowego, - KE pisemnie zażądała przekazywania informacji dotyczących danej nieprawidłowości. Informacje o stwierdzeniu wystąpienia jednego z powyższych przypadków IZ RPO WŁ przekazuje w terminie określonym w PION za pomocą systemu IMS do MF-R oraz do IPOC. Do czasu wdrożenia systemu IMS przez IZ RPO WŁ, raporty przekazuje się za pomocą płyty CD dołączonej do pisma przewodniego. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE przez IP II, raport przekazywany jest do IZ RPO WŁ w terminie określonym w Porozumieniu. IZ RPO WŁ dokonuje weryfikacji formalnej raportu przesłanego przez IP II - pod kątem prawidłowości jego wypełnienia oraz merytorycznej - pod kątem zgodności stwierdzonych ustaleń z zasadami dotyczącymi kwalifikowania nieprawidłowości. Jeżeli w wyniku weryfikacji IZ RPO WŁ stwierdzi niekompletność bądź nieprawidłowość danych przekazanych w raporcie, IP II niezwłocznie sporządza i przekazuje do IZ RPO WŁ korektę raportu. MF-R dokonuje oceny formalnej otrzymanych raportów pod względem prawidłowości ich sporządzenia. W przypadku nieprawidłowo sporządzonych raportów, MF-R odrzuca raport w systemie IMS i zwraca się do IZ RPO WŁ z prośbą o korektę. IZ RPO WŁ ma obowiązek skorygować raport. W przypadku, gdy skorygowanie raportu nie jest możliwe w terminie określonym w PION, IZ RPO WŁ informuje o tym fakcie MF-R oraz IPOC pisemnie przekazując pismo faxem lub pocztą elektroniczną. Do czasu wdrożenia systemu IMS przez IZ RPO WŁ, prośbę o korektę raportów oraz korektę przekazuje się faxem, przesyłając dokumenty również do wiadomości IPOC. W przypadku, gdy MF-R stwierdzi błędy formalne lub merytoryczne w raporcie sporządzonym przez IP II, zwraca się za pośrednictwem IZ RPO WŁ z wnioskiem o korektę raportu. IP II sporządza i przesyła do IZ RPO WŁ korektę raportu, uwzględniając zastrzeżenia MF-R.. W przypadku, gdy IP II nie uwzględni zastrzeżeń przedstawionych przez MF-R, w terminie określonym w Podręczniku procedur RPO WŁ sporządza pismo do MF-R w sprawie odmowy dokonania korekty raportu wraz z uzasadnieniem. Pismo to przekazywane jest do MF-R za pośrednictwem IZ RPO WŁ. Jeżeli naruszenie prawa zostało stwierdzone przez organy ścigania lub inne instytucje niezaangażowane w zarządzanie funduszami z UE, nieprawidłowość zgłaszana jest za kwartał, w którym IZ RPO WŁ/IP II otrzymała pisemną informację o wszczęciu postępowania prowadzonego przez organy ścigania lub wykryciu naruszenia prawa przez zewnętrzne instytucje. Raport kwartalny wypełnia się zgodnie ze stanem na dzień sporządzania raportu. Jeżeli w danym kwartale nie stwierdzono nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE, w ciągu 40 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, IZ RPO WŁ przekazuje do MF-R i IPOC, informację o braku nowych nieprawidłowości podlegających raportowaniu do KE. Do czasu wdrożenia systemu IMS przez IZ RPO WŁ, informacje przekazuje się pisemnie. W przypadku niestwierdzenia nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE przez IP II, stosowna informacja jest przekazywana do IZ RPO WŁ w terminie określonym w Porozumieniu. Jeśli IZ RPO WŁ/IP II stwierdzi że dane zawarte w raporcie przekazanym do MF-R są nieprawidłowe lub niekompletne, niezwłocznie przekazuje korektę raportu. Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 9

10 5.3. Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE Zgodnie z art. 28 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 obowiązkowi zgłoszenia do KE nie podlegają: - przypadki odnoszące się do kwot poniżej 10 tys. EUR obciążające budżet ogólny Wspólnot Europejskich, z wyjątkiem przypadków określonych w art. 29 i 36 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006, - przypadki, w których nieprawidłowość polega jedynie na częściowym lub całkowitym zaniechaniu realizacji projektu współfinansowanego ze środków RPO WŁ, na skutek upadłości beneficjenta, - przypadki zgłaszane IZ RPO WŁ/IP II lub IPOC przez beneficjenta z własnej woli i przed wykryciem przez właściwe podmioty, niezależnie od tego czy miało to miejsce przed czy po włączeniu danego wydatku do poświadczonej deklaracji przedłożonej KE, - przypadki wykryte i skorygowane przez IZ RPO WŁ/IP II lub IPOC przed dokonaniem jakiejkolwiek płatności ze środków publicznych na rzecz beneficjenta, przed umieszczeniem przedmiotowych wydatków w przekazanej Komisji deklaracji wydatków. Powyższe wyjątki nie dotyczą nieprawidłowości, odnośnie których występuje podejrzenie nadużycia (oszustwa) finansowego. Należy również zgłaszać wszelkie nieprawidłowości poprzedzające upadłość. Informacje na temat nieprawidłowości niepodlegających zgłoszeniu do KE IZ RPO WŁ przekazuje w formie kwartalnych zestawień nieprawidłowości w formie tabelarycznej do IPOC w terminie określonym w Wytycznych. Zestawienia kwartalne przekazywane są wyłącznie w formie nośnika danych dołączonego do pisma przewodniego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE przez IP II, kwartalne zestawienie nieprawidłowości przekazywane jest do IZ RPO WŁ w terminie określonym w Podręczniku procedur RPO WŁ. IZ RPO WŁ dokonuje weryfikacji zestawienia przekazanego przez IP II. W przypadku, gdy IZ RPO WŁ w wyniku przeprowadzonej weryfikacji stwierdzi, iż zamieszczona w kwartalnym zestawieniu nieprawidłowość kwalifikuje się do zgłoszenia do KE, zwraca się do IP II z wnioskiem o sporządzenie korekty zestawienia. IP II sporządza taką korektę w terminie określonym w Podręczniku procedur RPO WŁ. Zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu są wypełniane narastająco i zawierają informacje dotyczące poszczególnych przypadków od momentu ich stwierdzenia do czasu ich całkowitego usunięcia. Minimalny zakres informacji, które powinny zostać zawarte w w/w zestawieniach, określono w Załączniku 4 do Wytycznych. Ostatnim kwartałem przekazywania informacji o nieprawidłowości niepodlegającej raportowaniu do KE powinien być kwartał, w którym kwota nieprawidłowości zostanie rozliczona. Zestawienie zawiera informacje aktualne na dzień sporządzenia dokumentu. IPOC dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE czy nieprawidłowości zgłoszone w zestawieniu nie podlegają raportowaniu do KE. W przypadku gdy IPOC stwierdzi, że nieprawidłowość zgłoszona w zestawieniu podlega raportowaniu do KE lub ma zastrzeżenia co do informacji przekazanych przez IZ RPO WŁ, sprawa jest konsultowana i wyjaśniana. Jeżeli w wyniku weryfikacji IPOC stwierdzi, iż nieprawidłowość umieszczona w kwartalnym zestawieniu nieprawidłowości sporządzonym przez IP II, kwalifikuje się do zgłoszenia do Komisji Europejskiej, zwraca się do IP II, za pośrednictwem IZ RPO WŁ, z wnioskiem o korektę zestawienia oraz sporządzenie odpowiedniego raportu dla danej nieprawidłowości. IP II sporządza korektę zestawienia kwartalnego, a następnie przesyła ją do IZ RPO WŁ. W przypadku gdy IZ RPO WŁ stwierdzi, że dane zawarte w zestawieniu przekazanym do IPOC są nieprawidłowe lub niekompletne przekazuje korektę zestawienia. 6. Odzyskiwanie środków W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości skutkującej obowiązkiem zwrotu środków przez beneficjenta, IZ RPO WŁ/IP II wydaje decyzję na podstawie art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki. Niezależnie od wydania decyzji o zwrocie, przed stwierdzeniem czy zgłoszone naruszenie prawa stanowi nieprawidłowość w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, IZ RPO WŁ/IP II może wstrzymać płatności w ramach projektu do czasu ostatecznego wyjaśnienia sprawy, z zastrzeżeniem możliwości wyłączenia z wniosku beneficjenta o płatność zakwestionowanego wydatku i poświadczenia pozostałej wnioskowanej kwoty. 6.1 Nieskuteczność postępowania windykacyjnego IZ RPO WŁ zapewnia gromadzenie informacji na temat kwot niemożliwych do odzyskania w ramach RPO WŁ oraz przekazuje je do końca lutego każdego roku do IC oraz do wiadomości IPOC. W/w informacje przekazywane są w formacie określonym w części 3 załącznika nr XI do Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006. Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 10

11 7. Ochrona informacji Informacje na temat nieprawidłowości zawarte w raportach/zestawieniach podlegają ochronie ze względu na umieszczone w nich dane osobowe oraz szczegółowe opisy praktyk prowadzących do wystąpienia nieprawidłowości. W związku z powyższym informacje o nieprawidłowościach gromadzone i przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 mogą być wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działań służbowych podejmowanych przez poszczególnych pracowników i w oparciu o zakres obowiązków im przypisany. W celu zapewnienia wyłącznie służbowego wykorzystania tych informacji IZ RPO WŁ/IP II zobowiązane są do: - przesyłania raportów/zestawień oraz nośników danych w zaklejonej kopercie dołączonej do pisma przewodniego, - zapewnienia właściwej ochrony podczas gromadzenia, przetwarzania i przekazywania powyższych informacji zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Dane osobowe przetwarzane w systemie IMS podlegają ochronie zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz. Urz. UE L 8 z 2001 r. w brzmieniu nadanym późn. zmian/sprost.). Administratorem danych przetwarzanych w systemie IMS jest KE. 8. Współpraca z organami zewnętrznymi 8.1 Wykrywanie nieprawidłowości przez organy zewnętrzne Źródłem informacji o przypadkach wystąpienia naruszenia prawa/nieprawidłowości mogą być wyniki postępowań prowadzonych przez instytucje i organy nieuczestniczące w systemie wdrażania RPO WŁ (np. GIKS, NIK, RIO, organy ścigania) oraz informacje uzyskane w związku z tymi postępowaniami. Po otrzymaniu tego typu informacji IZ RPO WŁ/IP II dokonuje oceny, czy naruszenie prawa stwierdzone przez instytucję zewnętrzną jest nieprawidłowością w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Jeżeli dany przypadek zostanie uznany za nieprawidłowość, informacje te są przesyłane do właściwych instytucji zgodnie z procedurą informowania o nieprawidłowościach. 8.2 Informowanie organów ścigania Wszelkie przypadki podejrzeń wystąpienia nadużycia finansowego (oszustw) powinny zostać zgłoszone do organów ścigania przez instytucję, która wykryła bądź uzyskała uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa na zasadach i warunkach wynikających z właściwych przepisów. W przypadku, gdy podejrzenie nadużycia finansowego zostało zgłoszone do organów ścigania przez IP II, jest ona również zobowiązana do powiadomienia o zaistniałym zdarzeniu niezwłocznie i w formie pisemnej IZ RPO WŁ. 9. Obszary wrażliwe na wystąpienie nieprawidłowości Obszarami wrażliwymi na wystąpienie nieprawidłowości w ramach RPO WŁ są: - zamówienia publiczne, w tym w szczególności niezastosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych, zastosowanie niewłaściwego trybu zamówienia publicznego, niedochowanie warunków związanych z udzieleniem zamówienia publicznego, np. błędne ogłoszenie o zamówieniu, niedotrzymanie terminów dotyczących ogłoszenia o zamówieniu lub terminu rozpatrywania ofert, nierówne traktowanie wykonawców, zatajenie związków kapitałowych i osobowych z wykonawcą, - przyznanie dofinansowania nieuprawnionemu beneficjentowi, w szczególności wskutek przedstawienia przez beneficjenta fałszywych dokumentów, - refundacja wydatków niekwalifikowalnych, w tym w szczególności: podwójne sfinansowanie tego samego wydatku np. zrefundowanie podatku VAT podlegającego zwrotowi w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zrefundowanie wydatku podlegającego finansowaniu w ramach innego programu współfinansowanego ze środków publicznych, wydatków niezwiązanych z realizowanym projektem, wydatków nieuzasadnionych (związanych z realizowanym projektem, lecz zbędnych), wydatków zawyżonych często dotyczy to kosztów osobowych, nieujawniania otrzymanych rabatów, wydatków, które nie zostały faktycznie poniesione, nieuwzględnienie przychodów uzyskiwanych przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem, Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 11

12 - przedstawianie we wniosku o płatność niekompletnej, nieprawidłowej lub sfałszowanej dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków, - brak realizacji przez beneficjenta działań przewidzianych w projekcie, - wystąpienie nieprawidłowości w ramach innych projektów realizowanych przez beneficjenta w przeszłości. 10. Postępowanie w przypadku zidentyfikowania błędów systemowych Zgodnie z art. 98 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 należy określić wartość błędów systemowych wykrytych w wyniku ustaleń kontroli systemowych w celu pomniejszenia wydatków deklarowanych KE. Podstawowym źródłem błędów systemowych jest niezgodność prawa krajowego, na podstawie którego realizowane są projekty z prawem wspólnotowym. Ww. niezgodność wynika najczęściej z niewłaściwej interpretacji prawa wspólnotowego i może zostać ujawniona po długim okresie obowiązywania sprzecznych z prawem wspólnotowym przepisów prawa krajowego. Zatem niemożliwe jest określenie a priori pełnego katalogu błędów systemowych. Ponadto zakwalifikowanie danej nieprawidłowości jako błędu systemowego, ze względu na bardzo poważne konsekwencje finansowe, jakie ze sobą niesie wymaga dogłębnej analizy stanu faktycznego, towarzyszących okoliczności oraz otoczenia prawnego (zarówno krajowego, jak i wspólnotowego). Korekty finansowe wynikające z nieprawidłowości o charakterze systemowym dokonywane są na podstawie wcześniejszego oszacowania ich wartości przy uwzględnieniu ich rodzaju, zakresu i wagi oraz strat finansowych poniesionych przez EFRR. Korekty polegają na anulowaniu całości lub części wkładu publicznego w ramach RPO WŁ. Uwolnione w ten sposób środki mogą być ponownie wykorzystane, z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach całości lub części osi priorytetowej, w obrębie której wystąpiła nieprawidłowość systemowa. W celu oszacowania wartości korekt finansowych wynikających z nieprawidłowości o charakterze systemowym należy poddać ponownej analizie i weryfikacji zarówno wszystkie już zakończone operacje (np. zrealizowane płatności na rzecz beneficjentów) jak i operacje jeszcze w pełni niezrealizowane. Kosztami wynikającymi z korekt finansowych będących rezultatem błędów systemowych nie są obciążani beneficjenci. Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków RPO WŁ 12