Komitet ds. audytu w paliku

Transkrypt

1 Komitet ds. audytu w paliku Niniejszy dokument określa cel, organizację, obowiązki i odpowiedzialność komitetu ds. audytu w paliku. Uwaga: Zawarte w niniejszym dokumencie określenia prezydent palika, audytor w paliku i pisarz palika odnoszą się także do równoważnych powołań w dystryktach i misjach. Określenie komitet ds. audytu w paliku odnosi się również do komitetu ds. audytu w dystrykcie i misji. Określenie pisarz odnosi się do pisarzy i asystentów pisarzy, wyznaczonych do prowadzenia zapisów finansowych. Określenie przywódca jednostki odnosi się do biskupa, bądź prezydenta gminy, palika lub dystryktu. Określenie palik odnosi się również do dystryktów. Określenie okręg odnosi się również do gmin. 1. Cel Prezydent palika upewnia się, że proces postępowania ze wszystkimi funduszami Kościoła jest właściwy i że są one księgowane według instrukcji finansowych Kościoła (zob. Handbook 1: Stake Presidents and Bishops [2010], 14.6). Upewnia się on również, że przywódcy jednostek i pisarze znają obowiązki związane z finansami, a także przestrzegają zasad i procedur finansowych Kościoła (zob. Handbook 1, ). Organizuje on komitet ds. audytu w paliku, który pomaga mu w wypełnianiu tych obowiązków. Komitet ds. audytu w paliku określa, ocenia i zajmuje się zagrożeniami finansowymi w paliku szczególnie tymi, które dotyczą niewłaściwego wykorzystania funduszy Kościoła. Komitet ds. audytu w paliku upewnia się, że przywódcy jednostek i pisarze postępują według zasad i procedur finansowych Kościoła. Pierwsze Prezydium wyznacza komitety ds. audytu w obszarach, aby chronić święte fundusze, zapewnić ich właściwe wykorzystanie oraz wzmocnić przywódców kapłańskich i pisarzy. Komitety ds. audytu w paliku odgrywają kluczową rolę w osiągnięciu tych samych celów, gdy poznają i wypełniają swoje obowiązki i funkcje jako rada. Starszy M. Russell Ballard, mówiąc o ważności komitetów i rad w Kościele, stwierdził: Bóg, Najlepszy Organizator, zainspirował utworzenie systemu komitetów i rad. Jeśli ten system będzie dobrze zrozumiany i wykorzystywany, zmniejszy ciężar wszystkich poszczególnych przywódców i poszerzy zasięg i wpływ ich służby dzięki połączonej pomocy innych osób ( Counseling with Our Councils, Ensign, maj 1994, str. 24). Aby komitet ds. audytu w paliku działał naprawdę efektywnie, jego członkowie muszą pracować wspólnie. Przewodniczący komitetu lub któryś z jego członków nie powinien wykonywać wszystkich prac samodzielnie. Działanie w pojedynkę zmniejsza korzyści, moc i błogosławieństwa, które są dostępne, gdy komitet ds. audytu w paliku naradza się i pracuje wspólnie. 2. Organizacja Prezydent palika tworzy komitet ds. audytu w paliku, w skład którego wchodzi jeden z jego doradców, jako przewodniczący, i dwóch innych godnych zaufania posiadaczy Kapłaństwa Melchizedeka, którzy posiadają aktualne rekomendacje świątynne. Pomocne jest, jeśli ci dwaj bracia rozumieją zagadnienia finansowe. Przewodniczący komitetu nie powinien zazwyczaj podpisywać czeków lub formularzy zatwierdzenia płatności lub być w inny sposób zaangażowany w prowadzenie zapisów finansowych w paliku. Członkowie komitetu nie powinni być audytorami w paliku ani nie powinni zajmować się prowadzeniem dokumentacji finansowej okręgu lub palika. (Zob. Handbook 1, ). 1

2 3. Obowiązki Komitet ds. audytu w paliku ma cztery główne obowiązki: 1. Zarządzanie procesem przeprowadzania audytu finansowego. 2. Szkolenie audytorów w paliku. 3. Nadzorowanie innych szkoleń finansowych w paliku. 4. Wspólne narady w celu określenia, oceny i zajęcia się zagrożeniami finansowymi w paliku. 3.1 Zarządzanie procesem przeprowadzania audytu finansowego. Komitet ds. audytu w paliku zarządza procesem audytowym poprzez: 1. Właściwe przygotowanie audytorów w paliku do przeprowadzenia poprawnych audytów na czas. Audytorzy w paliku są regularnie szkoleni, aby rozumieli procedury i zasady finansowe Kościoła, intencje każdego pytania audytowego oraz to, w jaki sposób postępować ze znalezionymi zagrożeniami dla każdej audytowanej jednostki. (Zob. 3.2 Szkolenie audytorów w paliku w dalszej części tego dokumentu). 2. Nadzorowanie jakości przeprowadzonych audytów. Komitet ds. audytu w paliku przegląda wszystkie zakończone audyty pod kątem ich kompletności i poprawności. W razie potrzeby komitet powinien poprosić o poprawienie audytu. 3. Nadzorowanie jakości działań naprawczych. Komitet ds. audytu w paliku przegląda wszystkie działania naprawcze i ocenia ich efektywność przy rozwiązywaniu zastrzeżeń audytowych, łącznie ze skutecznością eliminacji ich przyczyn. Komitet pracuje z przywódcami okręgu i palika, aby w razie potrzeby zmienić działania naprawcze. W ciągu roku są dwa cykle audytowe. Audyty na koniec roku można rozpocząć 15 stycznia i należy je przesłać do 15 marca. Obejmują one transakcje z okresu od 1 lipca do 31 grudnia poprzedniego roku. Audyty w połowie roku można rozpocząć 15 lipca i należy je przesłać do 15 września. Obejmują one transakcje z okresu od 1 stycznia do 30 czerwca danego roku. Audyty są przeprowadzane w Systemie audytu finansowego jednostki lokalnej (LUFAS) lub przy użyciu papierowych formularzy wydrukowanych z LUFAS. Aby wypełnić obowiązki komitetu ds. audytu w każdym cyklu audytowym, potrzebne są zazwyczaj trzy spotkania komitetu ds. audytu paliku oraz indywidualna praca każdego członka komitetu. Jeśli podróżowanie jest utrudnione lub kosztowne, przywódcy obszaru oraz przywódcy lokalni mogą postanowić, że część z tych spotkań odbędzie się za pomocą wideokonferencji lub telekonferencji. Tam gdzie telefon, Internet lub inne środki komunikacji są niewystarczające, może być wymagane wprowadzenie innych zmian (zob. Handbook 2: Administering the Church [2010], ). Na wszystkich spotkaniach komitetu ds. audytu w paliku należy zapewnić poufność. Pierwsze spotkanie planowanie audytu Aby przygotować się do przesłania audytów na czas, komitet ds. audytu w paliku przeprowadza spotkanie planowania co najmniej na tydzień lub dwa przed rozpoczęciem audytów (przed 15 stycznia i 15 lipca). W spotkaniu tym uczestniczy komitet ds. audytu w paliku, audytorzy w paliku, pisarz palika i asystent pisarza palika wyznaczony ds. finansowych. Plan tego spotkania może obejmować następujące działania: Przydzielenie zadań audytorom. Szkolenie audytorów. 2

3 Przejrzenie pytań audytu i towarzyszących im instrukcji. Korzystanie z narzędzia Audyt szkoleniowy w LUFAS, dla lepszego przeglądu pytań audytowych. Przejrzenie informacji o wydaniu LUFAS, w celu poznania możliwości systemu i wprowadzonych zmian. Przejrzenie wyników poprzednich audytów w celu oceny zagrożeń i słabych punktów, które mogą wymagać dodatkowej uwagi przy bieżących audytach. Przejrzenie powtarzających się zastrzeżeń audytowych i omówienie dodatkowych elementów do sprawdzenia, aby upewnić się, czy poprzednie działania naprawcze przyniosły efekt. Ocena jednostek z historią bez zastrzeżeń audytowych. Długa historia braku zastrzeżeń audytowych jest mało prawdopodobna, jeśli audyty są przeprowadzane dokładnie. Poinformowanie audytorów o zmianach w powołaniach przywódczych, np. o nowym doradcy w radzie biskupiej lub o nowym pisarzu. Zmiany w powołaniach przywódczych mogą zasugerować audytorowi przeprowadzenie bardziej szczegółowej analiz pewnych transakcji. Omówienie zasad palika lub decyzji komitetu dotyczących poprzedniego audytu, które mogą mieć wpływ na to, w jaki sposób audytorzy przeprowadzą czynności sprawdzające. Drugie spotkanie przegląd audytu Komitet ds. audytu w paliku przeprowadza spotkanie przeglądu audytu po tym, gdy audyty zostaną podpisane przez przywódców jednostek, ale przed podpisaniem ich przez przewodniczącego komitetu. To spotkanie odbywa się na początku marca, dla audytów na koniec roku, i na początku września, dla audytów w połowie roku. Zakończenie audytów przed końcem lutego, dla audytów na koniec roku, i do końca sierpnia, dla audytów w połowie roku, daje komitetowi ds. audytu w paliku 15 dni na przejrzenie i przesłanie audytów. Audyt zostaje zakończony, gdy podpisze go audytor w paliku i przywódca jednostki. Audyt okręgu zostaje przesłany, gdy podpisze go prezydent palika. Audyt palika zostaje przesłany, gdy podpisze go przewodniczący komitetu ds. audytu w paliku. W tym przeglądzie audytu uczestniczy komitet ds. audytu w paliku, audytorzy w paliku, pisarz palika i asystent pisarza palika wyznaczony ds. finansowych. Celem tego spotkania jest przejrzenie wyników audytu i wspólne rozpatrzenie wszystkich zastrzeżeń audytowych. Komitet ds. audytu w paliku określa efektywność każdego działania naprawczego i, w razie potrzeby, rekomenduje udoskonalenie tych działań. Przewodniczący komitetu ds. audytu w paliku lub wyznaczony członek komitetu powinien poprosić przywódcę jednostki o poprawienie działań naprawczych, jeśli są niewystarczające lub nie eliminują przyczyny problemu. Określenie i zajęcie się zagrożeniami jest ważną częścią obowiązków komitetu. Podczas przeglądania zastrzeżeń audytowych i działań naprawczych, członkowie komitetu ds. audytu w paliku naradzają się, aby określić, jakie szkolenie finansowe jest potrzebne, kto może wynieść korzyść z dodatkowego szkolenia i kto najlepiej nadaje się do przeprowadzenia tego szkolenia. Kiedy przewodniczący komitetu ds. audytu w paliku podpisuje audyt, potwierdza tym samym, że on oraz członkowie komitetu przejrzeli i zatwierdzili działania naprawcze zaplanowane przez jednostki, oraz że upewni się, iż działania naprawcze zostaną wykonane, co zostanie zgłoszone na czas. Trzecie spotkanie zamknięcie i ocena audytu Komitet ds. audytu w paliku przeprowadza końcowe i oceniające spotkanie w kwietniu, dla audytów na koniec roku, i w październiku, dla audytów w połowie roku. Celem tego spotkania jest ocena i ulepszenie jakości audytów oraz ocena i zajęcie się zagrożeniami finansowymi. Tylko przewodniczący i członkowie komitetu ds. audytu w paliku biorą udział w tym spotkaniu. Jest to czas na szczerą dyskusję o wszystkich aspektach procesu audytu w paliku oraz o zagrożeniach finansowych. 3

4 (Zob. 3.4 Wspólne narady w celu określenia, oceny i zajęcia się zagrożeniami finansowymi w paliku w dalszej części niniejszego dokumentu). Plan tego spotkania może obejmować następujące działania: Przegląd zadań przydzielonych podczas spotkania przeglądu audytu. Określenie, czy działania naprawcze zostały właściwie zakończone. Jeśli działania naprawcze wydają się być niewystarczające do rozwiązywania zastrzeżeń audytowych, należy omówić alternatywne rozwiązania oraz przydzielić zadania. Przejrzenie jakości audytów w celu określenia, jakie szkolenia mogą być potrzebne audytorom, przywódcom jednostek lub pisarzom. Omówienie i udokumentowanie wszelkich zmian dotyczących osób, zadań lub procesów, które muszą zostać wprowadzone w następnym cyklu audytowym. Ocenę ryzyka szczególnie ryzyka niewłaściwego wykorzystania funduszy Kościoła oraz określenie, w jaki sposób można to zminimalizować. Kiedy przewodniczący komitetu ds. audytu w paliku uzna, że zastrzeżenie audytowe zostało rozwiązane, odnotowuje ten fakt w systemie LUFAS. 3.2 Szkolenie audytorów w paliku. Komitet ds. audytu w paliku regularnie szkoli wszystkich audytorów, aby upewnić się, że rozumieją: 1. Cel procesu przeprowadzania audytów. 2. Zasady i procedury finansowe Kościoła. 3. Ich rolę, jako audytorów w paliku, i obowiązek przeprowadzania wszystkich audytów w duchu miłości i pod kierownictwem Ducha Świętego. 4. Zagrożenia zawarte w każdym pytaniu audytowym. 5. Jak używać Systemu audytu finansowego jednostki lokalnej (LUFAS). Potencjalne tematy szkoleniowe obejmują: Cel kościelnych audytów finansowych. Jak rozpoznawać i postępować według Ducha podczas audytu, Jak zasada związana z każdym pytaniem chroni przywódców i fundusze Kościoła. Dlaczego podczas przeprowadzania audytu ważne jest, aby: Zadać każde pytanie dokładnie tak, jak jest zapisane. Uważnie przeczytać i postępować według wszystkich instrukcji. Przeczytać na głos wszystkie dodatkowe pytania znajdujące się w części Przegląd procedur i ocena ryzyka. Dodatkowe pytania mogą być zawarte w instrukcjach, które obejmują niektóre pytania audytu. Dodatkowe pytania pomagają audytorowi w określeniu konkretnych zagrożeń, którymi powinien zająć się podczas audytu. Zmiana treści pytania lub zignorowanie instrukcji może spowodować, że odpowiedzi będą niepoprawne, a audyty mniej efektywne. Finances [Finanse] i Administering Church Welfare [Zarządzanie programem pomocy wzajemnej w Kościele], rozdziały 14 i 5 w Handbook 1. Jak przeprowadzać wysokiej jakości audyty i dlaczego zazwyczaj skutkuje to znalezieniem zastrzeżeń audytowych. W jaki sposób zastrzeżenia audytowe zapewniają możliwość uczenia się; dlaczego nie należy bać się zastrzeżeń audytowych; w jaki sposób audyty wzmacniają przywódców jednostek i pisarzy oraz pomagają się im udoskonalać. 4

5 Cel części Przegląd procedur i ocena ryzyka audytu oraz to, w jaki sposób odpowiedzi na pytania dotyczące oceny ryzyka powinny poprowadzić audytora podczas sprawdzania dokumentacji. Składniki efektywnych działań naprawczych. W jaki sposób korzystać z narzędzia Audyt szkoleniowy w systemie LUFAS w celach szkoleniowych. Komitet ds. audytu w paliku odgrywa wiodącą rolę w szkoleniu audytorów w paliku. Komitet zachęca także audytorów do samodzielnego studiowania. Centrum pomocy na stronie LDS.org zawiera wiele artykułów na temat finansów Kościoła i audytów. Przeprowadzanie audytu szkoleniowego w LUFAS jest dobrym sposobem do samodzielnego treningu. 3.3 Nadzorowanie innych szkoleń finansowych w paliku. Prezydent palika upewnia się, że przywódcy jednostki i pisarze znają swoje obowiązki związane z finansami oraz przestrzegają zasad i procedur finansowych Kościoła (zob. Handbook 1, ). Aby pomóc prezydentowi palika w tym obowiązku, komitet ds. audytu w paliku korzysta z wyników audytu, obserwacji audytorów w paliku oraz własnych obserwacji, aby ocenić, jak efektywne było poprzednie szkolenie finansowe w paliku i określić potrzebę dalszych szkoleń. Komitet ds. audytu w paliku rekomenduje członkom prezydium palika zawartość merytoryczną szkolenia finansowego, jego czas, uczestników oraz nauczyciela, który najlepiej przeprowadzi szkolenie. Na przykład: szkolenie finansowe dla biskupa może być najbardziej efektywne, gdy zostanie przeprowadzone przez członka prezydium palika. Szkolenie finansowe jest przeprowadzane pod kierunkiem prezydenta palika przez: Członków prezydium palika. Pisarzy palika. Asystenta audytora obszaru. Inne wykwalifikowane osoby wyznaczone przez prezydenta palika. 3.4 Wspólne narady w celu określenia, oceny i zajęcia się zagrożeniami finansowymi w paliku. Członkowie komitetu ds. audytu w paliku przygotowują się do efektywnych narad poprzez pogłębianie zrozumienia praktyk finansowych w paliku oraz procesów i zasad finansowych Kościoła. Osobiste przygotowanie może obejmować studiowanie podręczników kościelnych oraz części Finanse na stronie Prowadzenie zapisów w Centrum pomocy na LDS.org. Przygotowanie może również obejmować uważne przeglądanie zakończonych audytów i analizowanie historycznych informacji audytowych, które znajdują się w Systemie audytu finansowego jednostek lokalnych (LUFAS). Komitet ds. audytu w paliku spotyka się w celu wspólnego określenia i omówienia zagrożeń finansowych w paliku oraz by naradzić się, w celu znalezienia natchnionych rozwiązań eliminujących te zagrożenia. Ocena ryzyka to proces określenia co niewłaściwego mogło się stać i co było tego przyczyną. Obejmuje to możliwość, że coś niewłaściwego już się wydarzyło. Ocena ryzyka związana z finansami Kościoła często zaczyna się od następujących pytań: Co było niewłaściwe? Dlaczego tak się stało? W jaki sposób możemy temu zapobiec? Komitet ds. audytu w paliku powinien rozważyć co najmniej następujące oznaki zagrożeń finansowych: Dowody na to, że przywódcy umyślnie bądź nieumyślnie znaleźli się w sytuacji, że mogli ulec pokusie, by w niewłaściwy sposób korzystać z funduszy dla własnego pożytku lub gdy mogą być oskarżeniu o taki czyn. Potencjalne dowody obejmują: 5

6 Dużą liczbę płatności dla przywódcy jednostki i jego żony lub innych przywódców i ich żon. Dużą liczbę płatności niezawierających dokumentacji dodatkowej. Nieprzestrzeganie zasady towarzyszenia podczas postępowania z darowiznami i ich deponowania. Spóźnione depozyty. Prezydenci palików nieregularnie i nieefektywnie przeglądali z biskupami Zestawiane finansowe ich jednostek. Przywódcy jednostek lub pisarze nie przeglądali uważnie Zestawień finansowych jednostki dla każdego miesiąca. Nietypowe płatności lub duże kwoty pomocy z ofiary postnej. Duża liczba zastrzeżeń audytowych. Powtarzające się zastrzeżenia audytowe. Brak zastrzeżeń audytowych w historii. Przywódcy jednostki nierozumiejący zastrzeżeń audytowych lub sposobu ich rozwiązania. Niezabezpieczone fundusze Kościoła lub dokumentacja finansowa Komitet ds. audytu w paliku może też wziąć pod uwagę inne oznaki zagrożenia, takie jak presja ekonomiczna na członków palika i ich przywódców, wiedzę i poziom doświadczenia przywódców, kulturę regionu, lokalizacje banków oraz fizyczne bezpieczeństwo funduszy i budynków Kościoła. Potencjalne sposoby ograniczenia zagrożeń finansowych obejmują: Udoskonalenie ogólnej jakości audytów dzięki większej sumienności, dokładności i terminowości. Pomaganie audytorom daje komitetowi ds. audytu w dystrykcie jasny obraz zauważonych przez nich problemów i ich przyczyn. Pomoc przywódcom jednostek w sformułowaniu działań naprawczych, które zapobiegną przed ponownym wystąpieniem zastrzeżeń i wyeliminują przyczynę problemów. Nauczanie właściwych zasad kościelnego systemu pomocy wzajemnej i upewnienie się, że są przestrzegane (zob. Administering Church Welfare, Handbook 1, rozdział 5). Pytania audytowe określają wiele kluczowych zagrożeń, które należy wziąć pod uwagę. Wyniki i sprawozdania audytowe są zatem dla komitetu ds. audytu w dystrykcie dobrym źródłem informacji o zagrożeniach. 4. Odpowiedzialność Komitet ds. audytu w paliku zdaje sprawozdania bezpośrednio do prezydenta palika. Przewodniczący komitetu ds. audytu zdaje regularne sprawozdania z prac komitetu. Te sprawozdania mogą obejmować: Wyniki audytu, np. status przesłania audytów, wnioski z audytu, zestawienie zastrzeżeń audytowych oraz informacje o ich rozwiązaniu. Wykryte zagrożenia finansowe, łącznie z niewłaściwym wykorzystaniem funduszy Kościoła. Sposób eliminacji zagrożeń poprzez szkolenia, monitorowanie, audyty i inne środki. Zbliżające się szkolenia lub potrzebę szkolenia. Potrzebny personel w komitecie ds. audytu w paliku oraz audytorzy w paliku. Prezydent Marion G. Romney nauczał: Pamiętajcie bracia, że powrót do sprawozdania jest ostatnim działaniem wiernego i mądrego zarządcy ( Welfare Services: The Savior s Program, Ensign, listopad 1980, str. 93). 6

7 5. Podsumowanie W pełni zorganizowane i funkcjonujące komitety ds. audytu w paliku są integralną częścią właściwego zarządzania i nadzoru funduszami Kościoła oraz błogosławią świętych. Cele audytów w palikach i okręgach są dobrze opisane w Handbook 1: Audytorzy upewniają się, że dziesięciny i inne datki są właściwie zapisane, fundusze Kościoła są właściwie zaksięgowane i chronione, a finansowe zapisy są kompletne i poprawne (14.9.3). Gdy członkowie komitetu ds. audytu w paliku właściwie wykonują swoje obowiązki, chronią święte fundusze Kościoła i wzmacniają tych, którzy się nimi zajmują Intellectual Reserve, Inc. All rights reserved. Zatwierdzenie wersji angielskiej: 9/16. Zatwierdzenie do tłumaczenia: 9/16. Tłumaczenie z: Stake Audit Committee. Polish. PD