W jaki sposób technologia Business Intelligence może usprawnić współpracę Dyrektora Finansowego z Audytorem?

Transkrypt

1 W jaki sposób technologia Business Intelligence może usprawnić współpracę Dyrektora Finansowego z Audytorem? Edyta Sobiepanek Prezes Zarządu Witold Kilijański, Partner CONTROLLING SYSTEMS sp. z o.o.

2 Agenda: 16:30 17:15 - Podstawowe pojęcia co to jest OLAP, Hurtownia Danych, Miara, Wymiar i Hierarchia? Co nowego daje managerom/ Dyrektorom Finansowym/ Audytorom technologia Business Intelligence w porównaniu z tradycyjnymi systemami FK? 17:15 18:45 - W jaki sposób narzędzia BI mogą usprawnić proces badania sprawozdań finansowych? W jaki sposób wdrożenie narzędzi BI może wpłynąć na poprawę rzetelności danych? W jaki sposób wdrożenie narzędzi BI może poprawić współpracę Firmy z Audytorem? 18:45 19:30 - Self service BI czyli jak samemu skonfigurować takie narzędzie i zasilić je danymi z EXCELA?

3 Doświadczenie

4 Czy prawdziwe liczby mogą kłamać?

5 Ćwiczenie: Pewien szef sprzedaży firmy produkującej dachówki porównywał efektywność swoich sprzedawców w dwóch regionach. Były one następujące: Południe Polski Północ Polski Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % RAZEM % % Pierwszym nasuwającym się wnioskiem byłoby wyciągnięcie poważnych konsekwencji wobec handlowców z północy Polski z powodu ich nieskuteczności... Ale nasz szef sprzedaży dysponował narzędziem, dającym mu możliwość głębszej analizy.

6 Ćwiczenie c.d. Dwa kliknięcia, czyli parę sekund później rozwinął tę tabelę następująco: REGION Południe Polski Północ Polski SEGMENT Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % Liczba wizyt handlowców Liczba zamówień skuteczność w % Firmy budowlane % % Duże hurtownie budowlane (ponad 20 mln PLN obrotów) % % Małe hurtownie budowlane (do 20 mln PLN obrotów) % % Odbiorcy indywidualni % % RAZEM % % Okazało się, że handlowcy z północy Polski byli skuteczniejsi w każdym z segmentów rynku od handlowców z południa

7 Po co to wszystko? ZYSK = Σ Przychód -Σ Koszt Σ Przychód = Σ cj*in Σ Koszt = Σ kj*in W długim horyzoncie poziom cen i kosztów jednostkowych dyktuje rynek (lub regulator). Managerowie są w stanie zarządzać wolumenami ilościowymi i to właśnie w ten sposób ujawnia się różnica w poziomie zarządzania między konkurującymi ze sobą Firmami. Z punktu widzenia Audytora Dane wartościowe znajdują się w systemach FK, Dane ilościowe w innych modułach Systemów Informatycznych

8 Plan kont ze strukturą analityk księgowych STRUKTURA KONT numer wydziału rodzaj kosztów asortyment Co jest dostępne? RAPORT: Koszty według wydziałów Obroty bież. miesiąca Obrot L.p. Nr konta Nazwa konta WINIEN MA WINI Amortyzacja W-1 150,00 0, Wynagrodzenia W-1 200,00 0, Zużycie mater.w-1 450,00 0, Usługi obce W-1 340,00 0, Transport W-1 640,00 0, RAZEM : 1.780,00 0,

9 PLAN KONT OGRANICZENIA: STRUKTURA KONT numer wydziału rodzaj kosztów asortyment Niewygodne użytkowanie, przy większej szczegółowości - mała wiarygodność danych Kłopot w obsłudze i zrozumieniu przez nieksięgowych błędy dekretacji Zwykle ograniczona ilość przekrojów analitycznych mała przydatność w zarządzaniu Ewidencja wartościowa niewystarczająca w zarządzaniu Konieczność założenia z góry obserwowanych przekrojów analitycznych - niewystarczająca w zarządzaniu Trudności z modyfikacją struktury w trakcie roku - niewystarczająca w zarządzaniu Prezentacja historii - niewystarczająca w zarządzaniu

10 PODSTAWOWE POJĘCIA Hurtownia danych Kostka OLAP Wymiar Miara Cecha Tabela faktów Tabela wymiarów

11 Baza OLTP HD kostki OLAP Baza OLAP DTS/ SIS RAPORT: Koszty według wydziałów Obroty bież. miesiąca Obrot L.p. Nr konta Nazwa konta WINIEN MA WINI Amortyzacja W-1 150,00 0, Wynagrodzenia W-1 200,00 0, Zużycie mater.w-1 450,00 0, Usługi obce W-1 340,00 0, Transport W-1 640,00 0, RAZEM : 1.780,00 0, (DATA, REGION, KLIENT, HANDLOWIEC, SEGMENT, INDEKS / CENA, ILOŚĆ WARTOŚĆ )

12 Produkt HD kostki OLAP Hurtownia danych jako technologia, która może zaspokoić wieloprzekrojowe potrzeby informatyczne skrótowa prezentacja Procesory Modemy Monitory Pamięci Dyski Office Waw Poz Kra Wymiary : Produkt, Rejon, Czas Hierarchia wymiarów : Produkt Rejon Czas Rodzaj Kraj Rok Kategoria Województwo Półrocze Typ Miasto Kwartał Sklep Miesiąc Dzień

13 Architektura Zarząd Właściciele Controller/ Dyr. Finansowy Kierownicy MPK Hurtownia danych Extraction Transformation Loading Finanse Sprzedaż Magazyny Płace Inne

14 OLTP vs. OLAP Miasto Styczeń Luty Marzec I Kwartał Kwiecień Maj Czerwiec II kwartał Półrocze I Lipiec Sierpień Wrzesień III kwartał Październik Listopad Grudzień IV kwartał Półrocze II Rok Południe ,3 4071, ,3 4071,3 8142, ,3 4071, ,3 4071,3 8142, ,2 Wrocław Katowice Kraków Opole ,3 761, ,3 761,3 1522, ,3 761, ,3 761,3 1522,6 3045,2 Rzeszów Północ Olsztyn Gdańsk Centrum Warszawa Łódź Zachód ,3 4733, ,3 4733,3 9466, ,3 4733, ,3 4733,3 9466, ,2 Poznań Szczecin Zielona Góra Gorzów ,3 761, ,3 761,3 1522, ,3 761, ,3 761,3 1522,6 3045,2 Wschód Białystok Lublin Chełm Miasto Styczeń Luty Marzec I Kwartał Kwiecień Maj Czerwiec II kwartał Półrocze I Lipiec Sierpień Wrzesień III kwartał Październik Listopad Grudzień IV kwartał Półrocze II Rok Południe ,3 4071, ,3 4071,3 8142, ,3 4071, ,3 4071,3 8142, ,2 Wrocław Katowice Kraków Opole ,3 761, ,3 761,3 1522, ,3 761, ,3 761,3 1522,6 3045,2 Rzeszów Północ Olsztyn Gdańsk Centrum Warszawa Łódź Zachód ,3 4733, ,3 4733,3 9466, ,3 4733, ,3 4733,3 9466, ,2 Poznań Szczecin Zielona Góra Gorzów ,3 761, ,3 761,3 1522, ,3 761, ,3 761,3 1522,6 3045,2 Wschód Białystok Lublin Chełm

15 TABELA WYMIARÓW

16 TABELA FAKTÓW RAPORT MODELOWANIE WYMIARY I KOSTKI Klient Produkt Handlowiec Data Cena Ilość Wartość netto Upust Wartość brutto Vat Will-Mont Produkt A Mirek ,00 zł 1,00 zł 2 000,00 zł 0,00 zł 2 440,00 zł 440,00 zł

17 Od danych do wiedzy Dane źródłowe muszą zostać: wyczyszczone zamodelowane przekształcone w czytelną informację zaprezentowane w odpowiedni sposób osobom decyzyjnym. Tylko wówczas staną się przydatne w procesie podejmowania decyzji. System EURECA Controller

18 HD 3 podejścia Interfejsy ETL: Dedykowane (format MS SQL, zasilanie automatyczne) Predefiniowane (format MS SQL, zasilanie automatyczne) Modelowane (format xls., zasilanie na żądanie )

19 Architektura Eureca umożliwia pracę w kilku interfejsach Użytkownika: W interfejsie aplikacji Użytkownik ma dostęp do pełnej funkcjonalności systemu Poprzez arkusze Excela Użytkownik ma dostęp do części danych interfejs dla właścicieli budżetów cząstkowych Poprzez przeglądarkę internetową.

20 Technologia Firma Microsoft jest podstawowym partnerem technologicznym Controlling Systems. Najwyższy poziom umiejętności i wiedzy na temat technologii Microsoft zapewnia nam przyznany najwyższy stopień partnerstwa Microsoft Gold Certified Partner w kategorii ISV/ Independent Software Vendor. Eureca wykorzystuje komponenty platformy Microsoft Business Intelligence: bazę danych MS SQL SERVER 2005/2008/2008R2, jest silnie zintegrowana ze środowiskiem MS Office 2003/2007/2010 i bazuje na technologii hurtowni danych. Dane o wykonaniu budżetów mogą być pobierane do Hurtowni Danych z dowolnego formatu bazy danych jak ORACLE, MS SQL, MySQL, Sybase, DB2, Informix, Progress, dbf, txt itd., oraz z większości systemów ERP jak SAP, ORACLE, IFS, MS DYNAMICS AX, NAVISION, SYMFONIA, CDN, TETA, EXACT, MFG PRO itd. Hurtownia danych integruje także dane z innych źródeł np. raportów rynkowych.

21 Co jeszcze daje technologia? Platforma Eureca wspomaga zarządzanie firmą w takich obszarach jak: Usprawnienie komunikacji finansów z managerami, skrócenie czasu sprzężenia zwrotnego Budowa i dystrybucja analiz i raportów automatycznie aktualizowanych danymi o wykonaniu. Planowanie i kontrola budżetu w ujęciu wielowymiarowym, wielomiarowym, wielookresowym.

22 Zaawansowane rozwiązanie klasy BI/BPM Eureca zapewnia efektywną i kompleksową obsługę procesów budżetowania i planowania. System oferuje także bogate możliwości analizowania i prezentacji danych - w postaci tabel przestawnych, raportów, pulpitów managerskich, czy zapytań ad hoc. Niezwykle istotna dla managerów na każdym stopniu zarządzania jest funkcja drill through (czyli prezentacji składników poszczególnych wartości). Aktywni menedżerowie Odbiorcy raportów Planiści Controlling

23 Co z tego wynika dla Audytora?

24 Co z tego wynika dla Audytora? Liczby są prawdziwe i sprawdzone - i to przez znacznie szersze grono weryfikujących! Managerowie są żywotnie zainteresowani tym, aby dobrze zweryfikować poprawność wszelkich dekretacji

25 Co z tego wynika dla Audytora? Badanie przebiega szybciej- Nieporównanie szybciej dostępne są wszelkie tabele i zestawienia, wymagane przez Audytora

26 Co z tego wynika dla Audytora? Łatwiej rozpoznać ryzyka istotnego zniekształcenia sprawozdania finansowego w zakresie dotyczącym IT takie, jak: 1. System przetwarzania danych: poleganie na błędnie zdefiniowanych algorytmach przetwarzania poleganie na błędnie wprowadzonych danych wejściowych poleganie na danych wyjściowe tj raportach, które mogą być błędnie zdefiniowane 2. Sprawność działania interfejsów pomiędzy modułami systemu lub różnymi systemami. 3. Formuły używane do automatycznych księgowań. 4. Stałe dane, w oparciu o które następuje przetwarzanie.

27 Co z tego wynika dla Zarządu?

28

29

30 Co z tego wynika dla Zarządu? 1. Liczby są prawdziwe - wdrożenie naszych rozwiązań eliminuje zjawisko tzw. różnych wersji prawdy gdy na spotkanie poświęcone omówieniu wyników ostatniego miesiąca przychodzi kilka osób, każda z nich ma prawdziwe i sprawdzone dane i każda ma inne dane (tzn. uzyskane w inny sposób np. przed i po zamknięciu miesiąca, z dokumentów zaksięgowanych, lub wszystkich, z uwzględnieniem korekt lub bez itp.). Zwykle samo ustalenie, która wersja prawdy jest miarodajna, zajmuje sporo czasu, nie mówiąc o kłopotach z interpretacją danych. Ale analiza przeszłości, to za mało, dobrze jest wtedy, gdy

31 Co z tego wynika dla Zarządu? 2. Plany są wiarygodne - Dajemy pewność, że wszystkie liczby wprowadzone do planu (nie tylko kwoty w złotówkach, ale także w różnego typu jednostkach naturalnych, jak np. tony, palety, etaty, metry kwadratowe itp.) są kompletne, przeliczone i układają się w spójny model controllingowy przedsiębiorstwa. Tym samym

32 Co z tego wynika dla Zarządu? 3. Decyzje są lepsze - dzięki temu, że nasze rozwiązania dają możliwość wielowymiarowego, wielomiarowego i wielowariantowego planowania w różnych jednostkach czasowych, można jeszcze przed podjęciem decyzji sprawdzić, jakie mogą być jej finansowe rezultaty. A rzecz nie jest prosta wystarczy wyobrazić sobie, ilu obliczeń wymaga zasymulowanie zmian w polityce rabatowej w sieci handlowej, albo w taryfie w firmie z sektora usług publicznych. Decyzje są też lepsze dlatego, że jesteśmy w stanie lepiej planować, zaangażować w ten proces naszych managerów, dać im odpowiedzialność oraz pełną informację na temat wyników części firmy, jakimi zarządzają. A dzięki temu, że

33 Co z tego wynika dla Zarządu? 4. Zespół jest lepiej zmotywowany nie ma nic gorszego, niż narzucone z góry nierealne cele, z którymi się nie zgadzamy. Aby plan był wiarygodny, a jego realizatorzy dobrze zmotywowani, warto zaangażować ich w proces planowania oraz powiązać ich system motywacyjny z uzyskanymi wynikami. Trudno to z przyczyn całkiem prozaicznych zrobić przy pomocy samego arkusza kalkulacyjnego. Wielu Klientom pomogliśmy zarówno stworzyć taki model, jak też zaproponować KPI, za pomocą których

34 Co z tego wynika dla Zarządu? 5. Managerowie widzą realizację własnych celów - wykorzystując nasze rozwiązania, można dać każdemu z managerów dostęp do aplikacji w trybie www, lub MS EXCEL (czyli wygenerować arkusz z danymi dotyczącymi planu i wykonania dla danego managera), gdzie w prosty sposób mogą oni zarówno stworzyć swój plan, jak też przy pomocy bardzo intuicyjnych kokpitów managerskich obejrzeć wykonanie własnego budżetu. Możliwość bieżącego śledzenia stopnia realizacji własnych celów bardzo dobrze działa na motywację, co podkreśla bardzo wielu Naszych Klientów. Zaś dzięki możliwości tych danych na wyższym stopniu agregacji

35 Co z tego wynika dla Zarządu? 6. Zarząd może z wyprzedzeniem reagować na zmiany sytuacji na rynku. Jeśli z wyprzedzeniem widzimy zmniejszenie liczby spotkań naszych handlowców z Klientami, pomimo tej samej, lub większej intensywności działań marketingowych, jeśli wartość portfela podpisanych umów i liczba projektów nie rośnie od kilku miesięcy, widać, że mogą nas czekać ciężkie czasy. Ale aby podjąć dobre decyzje, które działania realizować, a z których projektów rezygnować, potrzebne jest narzędzie. Tym bardziej, że

36 Co z tego wynika dla Zarządu? 7. Liczby czasem kłamią - A właściwie - niepełna informacja prowadzi do nieprawdziwych wniosków.

37 Dziękuję za uwagę Witold Kilijański