Poznań, Opis produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego

Transkrypt

1 Poznań, Opis produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego Temat innowacyjny: Wspieranie rozwoju narzędzi związanych z kontraktowaniem usług społecznych (outsourcing) przez administrację publiczną. Nazwa projektodawcy: Stowarzyszenie Instytut Zachodni Tytuł projektu: PI STAR model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin Numer umowy: UDA-POKL E20/11-00

2 I. Nazwa produktu finalnego Model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin I Elementy składające się na produkt finalny Produktem finalnym jest model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin. Model składa się z etapów, w którym wykorzystywane są narzędzia produkty. Konstrukcja modelu zakłada, że standaryzację kontraktowania (S) można osiągnąć kolejno: wyznaczając cel (etap TASK), podejmując działania wdrożeniowe (etap ACTION), dokonując pomiaru (etap RESULTS). Punktem wyjścia jest inicjatywa użytkownika w zakresie podjęcia działań usprawniających, a końcowym, monitoring efektów. Model został skonstruowany tak, by każde narzędzie stanowiło osobny załącznik, co ułatwia elastyczne ich stosowanie. Każde narzędzie zostało opisane metryczką (nazwa narzędzia, cel, na jakim etapie można je wykorzystać), co pozwala bez wczytywania się w treść określić jego cel. Duży nacisk położono na funkcjonalność produktów, co było postulatem stawianym przez użytkowników. W skład produktu finalnego wchodzą: Etap TASK, którego celem jest zdefiniowanie zadań oraz rekomendacji, jak zwiększyć efektywność kontraktowania. Etap tworzą następujące narzędzia produkty: Opracowanie Rekomendacje modelowych rozwiązań w zakresie przygotowywania wieloletnich programów współpracy przewidujących kontraktację usług społecznych 1szt., Opracowanie Wskaźniki jakościowe i ilościowe kontraktowania dla JST 1szt. Etap ACTION, którego celem jest wyposażenie pracowników JST i NGO w wiedzę i umiejętności niezbędne do sprawnego realizowania kontraktowania. Etap tworzą następujące narzędzia produkty: Programy edukacyjne w zakresie przygotowania i realizacji kontraktowania usług społ. 4 szt., Portal internetowy na temat kontraktowania 1 szt., Poradnik prawny dla JST w zakresie kontraktowania 1 szt. Etap RESULTS, którego celem jest pomiar rezultatów w obszarze kontraktowania. Etap tworzą następujące narzędzia produkty: Instrumentarium do pomiaru jakości i efektywności kontraktowania dla gmin 1 szt. Model zawiera także wizualizację i instrukcję użytkowania modelu. Łącznie 9 produktów umożliwiających standaryzację w kontraktowaniu. Dodatkowo opracowano produkty pośrednie standaryzujące: Zespół opiniująco-doradczy 1 szt., Mapa zasobów 1szt., Scenariusz spotkania 1 szt., Opinia prawna 1 szt., Kryteria oceny 1 szt., Fiszka projektowa 1 szt. Łącznie 6 produktów pośrednich standaryzujących. Aby zapewnić maksymalną funkcjonalność modelu przyjęto założenie, że strony mogą w sposób elastyczny korzystać z narzędzi. Wszystkie produkty (poza portalem i filmem instruktażowym) zostały opracowane w formie drukowanej (papier A4, kolor ze sztywną oprawą) oraz w wersji elektronicznej (na nośnikach CD oraz na stronie www). 2

3 Produkt finalny jest zgodny z założeniami strategii wdrażania projektu. W stosunku do wstępnej wersji modelu zgodnie z uwagami osób testujących dokonano: lepszego dostosowania słownictwa do nomenklatury NGO i JST, ujednolicono stronę graficzną i strony tytułowe narzędzi, skorygowano błędy fleksyjne, ujednolicono odnośniki typu punkty, podpunkty etc oraz zapis skrótów (np. w cytowaniu ustaw), dookreślono pojęcia, wskazano autorów opinii prawnej, ujednolicono nazewnictwo (zespół opiniująco-doradczy), skorygowano pliki excel (fiszkę projektową i instrumentarium) w kierunku ich większej przejrzystości i łatwości w obsłudze (dodatkowa zakładka w pliku excel w fiszce, instrumentarium do pomiaru efektowności kontraktowania rozdzielono na części dla NGO i JST - dwa osobne pliki). Uzupełniono portal internetowy o ankietę, w której organizacje pozarządowe mogłyby się wypowiedzieć na temat zasadności wprowadzenia kontraktowania wieloletniego, wprowadzono linki do aktualnych, ujednoliconych wersji aktów prawnych wskazywanych w dziale słowniczek lub stosowne pliki w formacie PDF. W zakresie merytorycznym poszerzono wachlarz kryteriów oceny, wskaźników efektywności, wzorów umów osobno rocznych i wieloletnich, wyjaśniono rolę pracownika JST w relacji do NGO w kontekście monitoringu, określono rolę poszczególnych podmiotów w zespole opiniująco-doradczym. Uzupełniono spis dokumentów na które powołują się autorzy opinii prawnej, wprowadzono słowniczek pojęć. Zgodnie z pierwotnymi założeniami w ramach modelu połączono narzędzia twarde (operacjonalizacja administracyjno-prawna) z narzędziami miękkimi, które zakładają doskonalenie umiejętności interpersonalnych. Powstałe do tej pory produkty skupiały się wyłącznie na promowaniu wiedzy i tworzeniu narzędzi do operacjonalizowania czynności prawno-administracyjnych. Tymczasem, jak dowodzą badania w zakresie perswazji zmiana postawy wymaga nie tylko przekonywujących argumentów z poziomu wiedzy, ale także motywacji do zmiany, która wymaga od pracownika JST podstawowej znajomości technik i radzenia sobie z oporem oraz umiejętności ich wykorzystania i komunikowania zmiany (źródło: Fortuna P., 2011, Perswazja w pracy trenera, czyli jak kształtować postawy ). Narzędzia opracowane zostały we współpracy praktyków (doświadczonych przedstawicieli JST i NGO oraz biznesu politologów, prawników, psychologów) i teoretyków (kadra naukowa). II. Problem, na który odpowiada innowacja Głównym problemem, do którego rozwiązania przyczyni się wykorzystanie modelu, jest niewystarczająca efektywność kontraktowania w zakresie usług społecznych przez JST w Wielkopolsce. W projekcie przyjęto szeroką definicję usług społecznych, jako udzielanych przez państwo w odpowiedzi na potrzeby społeczne. Skupiono się jednak na tych, które są realizowane przez gminy. Świadczenie usług społecznych w niewielkim stopniu jest realizowane na zasadzie kontraktowania. Monitoring prowadzony przez Departament Pożytku Publicznego wskazuje, że zaledwie 9% wszystkich podpisanych umów z podmiotami, których oferty zostały wyłonione w otwartym konkursie ofert, 3

4 miało charakter umów wieloletnich a więc wykraczających poza rok budżetowy (dane z PL 2008r., brak późniejszego monitoringu). W badaniach realizowanych w Wielkopolsce na etapie pogłębionej diagnozy tylko 9% przedstawicieli JST zadeklarowało, że gminy tworzą wieloletnie programy współpracy (źródło: Gordziej-Niewczyk E., Gruszczyńska A., Szczepaniak Łukanowska O., Wiśniewski B., 2013, Raport z pogłębionej diagnozy i analizy problemu w projekcie PI STAR model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin, dalej: Raport PI STAR, 2013). W skali kraju potwierdzają to dane z raportów opracowanych w innych projektach realizowanych w ramach konkursu (m.in. PI Od partnerstwa do kooperacji, PI Nawikus, PI SUWAK, Wieloletnie kontraktowanie usług społecznych na terenie woj. podlaskiego ). Tymczasem nowelizacja Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z 2010 r. wprowadziła możliwość tworzenia wieloletnich programów współpracy, których regulacje wykraczają poza rok budżetowy. Brak długoterminowego rozliczania efektów (a to gwarantuje kontraktowanie) powoduje, że współpraca JST z NGO świadczącymi usługi społeczne ma charakter krótkoterminowy, a nie systemowy. 84% badanych JST nie tworzy długoletnich programów współpracy z organizacjami pozarządowymi. 7% przedstawicieli JST nie wie czy w gminie opracowano długoletnie programy współpracy (źródło: Raport PI STAR). W większości gmin programy współpracy z roku na rok wyglądają tak samo. Przedstawiciele 70% JST zadeklarowali, że kolejne programy, jeśli w ogóle różnią się od siebie, to nieznacznie. Działania planowane są w krótkiej perspektywie budżetowej, gdyż tak przebiega ich rozliczanie. To powoduje, że urzędnicy niewiele wiedzą o efektach realizowanych usług, nie dokonują pomiaru skuteczności w perspektywie długoterminowej (źródło: Raport PI STAR). Konsekwencje problemów: dla JST Systemowe Brak planowania działań w zakresie realizacji usług społecznych w perspektywie długoterminowej. Funkcjonalne Powielanie czynności i działań związanych z procedurą konkursową. Efektywnościowe Z uwagi na krótkoterminowy charakter działań brak pomiaru efektywności realizowanych działań w dłuższej perspektywie. Dla NGO Organizacyjne Brak możliwości planowania w perspektywie długoterminowej, konieczność zawieszania działań lub podjęcie ryzyka związanego z ich kontynuacją w okresach przejściowych (związanych z czynnościami administracyjnymi corocznym podpisywaniem umowy). Psychologiczne Niepewność związana z przyszłością organizacji. Dla mieszkańców Systemowe Brak ciągłości działań i systemowego podejścia do realizacji zadań społecznych. Psychologiczne Zmiana wykonawcy niektórych usług (np. opiekuńczych) może powodować konsekwencje emocjonalne dla odbiorców usług. 4

5 Wobec rozwiązań stosowanych dotychczas w zakresie kontraktowania opracowany model jest: Bardziej kompleksowy, gdyż obecnie testowane nie mają charakteru systemowego. W ramach modelu połączono narzędzia twarde (operacjonalizacja administracyjno -prawna) z narzędziami miękkimi, które zakładają doskonalenie umiejętności interpersonalnych. Narzędzia opracowane zostały we współpracy praktyków (doświadczonych przedstawicieli JST i NGO oraz biznesu politologów, prawników, psychologów) i teoretyków (kadra naukowa). Jest produktem bezkosztowym (jedyny nakład to koszt utraconych korzyści czas pracy urzędnika), nie wymaga zakupu żadnych usług czy narzędzi, które byłyby niezbędne do używania modelu. Stosowanie modelu nie wymaga wprowadzania zmiany przepisów. W przypadku pozytywnej walidacji model można aplikować także poza województwem wielkopolskim (bez żadnych dodatkowych nakładów). Testowanie dowiodło, że wypracowane narzędzia pozwalają dokonać pomiaru efektywności realizacji usług, które podlegają kontraktowaniu (przeprowadzono symulację z wykorzystaniem danych w 16 gminach). Wyniki potwierdzają równocześnie zasadność kontraktowania wieloletniego z uwagi na: stabilność realizacji zadań, stabilność i perspektywiczne zaangażowanie personelu, ekonomiczność i efektywność wydatków oraz zachowanie ciągłości w zaspokajaniu potrzeb odbiorców. Użyteczny model zawierający praktyczne narzędzia zwiększa wiedzę i świadomość pracowników JST (kontekst kompetencyjny i prawny). Czynny udział przedstawicieli grupy docelowej i użytkowników wpływa na postawy (kontekst mentalnościowy). Dokładne rozpoznanie sytuacji wielkopolskich gmin w zakresie potrzeb i wątpliwości dotyczących kontraktowania usług społecznych pozwoliło na dopracowanie konstrukcji modelu STAR. Model STAR w trakcie obrony strategii wdrażania zyskał uznanie członków KST (bezwarunkowo). Dzięki zastosowaniu modelu: Wzrosła wiedza i umiejętności pracowników testujących z JST w Wlkp. w zakresie przygotowania i realizacji kontraktowania usług społecznych. W oparciu o ankietę w ramach monitoringu wewnętrznego dokonano oceny, z której wynika, że wiedza przedstawicieli JST na temat przygotowania i realizowania kontraktowania usług społecznych wzrosła średnio o 69%. W poszczególnych gminach wg. podziału na wielkość gminy wzrost wiedzy był następujący: gminy miejskie 67%, miejsko wiejskie 74% i wiejskie 67%. Poprawiła się oferta JST poprzez wykorzystanie nowych narzędzi. Z oceny testujących wynika, że oferta JST w zakresie kontraktowania usług społecznych poprawiła się średnio o 58%. W poszczególnych gminach wg. podziału na wielkość gminy wzrost wiedzy był następujący: gminy miejskie 67%, miejsko wiejskie 74% i wiejskie 67%. Testowanie wykazało, że dzięki wykorzystaniu narzędzi wypracowanych w ramach projektu STAR docelowo może nastąpić wzrost efektywności realizacji usług społecznych zlecanych na zasadzie kontraktowania. Uważają tak wszyscy testujący (100% próby). 5

6 Wg. Raportu z ewaluacji zewnętrznej projektu PI STAR model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin Instytut Badań Rynkowych i Społecznych, Poznań, wrzesień 2014 badani wskazali na usprawnienie procesu kontaktowania, oraz szereg działań podejmowanych na rzecz wprowadzenia wieloletniego modelu kontaktowania. Wielopłaszczyznowe spojrzenie na testowanie produktu finalnego zarówno z perspektywy JST jak i NGO umożliwiało wypracowanie wewnętrznej spójności produktu finalnego i dopasowanie go do zgłaszanych potrzeb, co było podkreślane przez wielu badanych. Zespół testujący jest zadowolony z przebiegu realizacji projektu. Koordynatorzy regionalni wchodzący w skład zespołu testującego potwierdzili zainteresowanie gmin wdrożeniem modelu kontraktowania usług społecznych (84% udzielonych odpowiedzi). Osobnym zagadnieniem pozostaje ocena respondentów odnośnie instrumentów służących do pomiaru jakości i efektywności kontraktowania. Wzory kwestionariuszy do kontraktowania uzyskały ocenę bardzo dobrą od 35,7% ankietowanych oraz ocenę dobrą od 57,1% z nich. Interaktywne narzędzia do archiwizacji kwestionariuszy cieszyły się bardzo dobrą opinią 64,3% respondentów oraz dobrą opinią u pozostałych 35,7% badanych. Również w przypadku oceny powyższego instrumentarium nie odnotowano ocen negatywnych ze strony ankietowanych osób Ocena wybranych elementów wchodzących w skład modelu kontraktowania usług społecznych PI STAR Ocena instrumentów służących do pomiaru efektywności i jakości procesu kontraktowania usług społecznych 6

7 Przegląd opinii testujących Wyszczególnienie Model PI STAR pozwolił mi na szczegółowe, szersze spojrzenie na zakres spraw nawiązujących do ważnych zagadnień kontraktowania i współpracy JST z NGO. Uważam, że model PI STAR jest i będzie pomocny gminom. Posiada wszystkie ważne informacje dotyczące kontraktowania usług społecznych, które są jasne i zrozumiałe. Szczególnie cenna jest troska (taka ogólna idea) o profesjonalizację działań NGO, podniesienie i utrzymanie wysokiej jakości usług świadczonych przez NGO. Model prezentuje pełną ścieżkę do kontraktowania wieloletniego, począwszy od wyczerpujących informacji ogólnych, porad prawnych po instrukcje tworzenia programów współpracy i umów wieloletnich. Cennym rezultatem jest opracowanie materiałów i przećwiczenie ich, przeanalizowanie, oparte na wiedzy pracowników. Model PI STAR stanowi kompendium wiedzy dla JST w zakresie współpracy z NGO. O modelu tym można powiedzieć, że jest przewodnikiem, w oparciu o który pracownicy JST mogą tę współpracę budować i realizować. Jego wdrożenie we wszystkich samorządach pozwoliłoby na ujednolicenie działań przez JST, co również ułatwiłoby działalność organizacji - te same zasady, wzorce, metody działań. Tworzenie rocznych i wieloletnich programów współpracy, tworzenie rocznych i wieloletnich umów. Mocną stroną programu wieloletniego jest to, iż pozwoli na zminimalizowanie czasu przeznaczonego na przygotowanie i uzyskanie akceptacji dla programów rocznych. Całokształt modelu PI STAR został przygotowany i wypracowany w pełni bardzo dobrze. Model zapewnia większą efektywność kontraktowania usług społecznych dzięki wypracowanej metodologii i narzędziom pomiaru rezultatów. Jasność, przejrzystość działań, model kompletuje i wzbogaca wiedzę na temat kontraktowania usług. Model przedstawia mocne strony kontraktowania. Opinie respondentów na temat skuteczności modelu PI STAR Badani przedstawiciele JST biorący udział w testowaniu produktu finalnego wskazywali w wywiadach IDI w ramach ewaluacji zewnętrznej na bardzo dobre przygotowanie merytoryczne projektu i elastyczność wypracowanego produktu, który można z powodzeniem zastosować w różnych typach JST. Podkreślali, że produkt jest skuteczny, prowadzi do profesjonalizacji działań podejmowanych przez samorządy w stosunku do lokalnych organizacji pozarządowych i modyfikuje dotychczasowe rozwiązania stosowane w tej materii. Ponadto respondenci wskazywali, że testowanie produktu finalnego wpłynęło na ich postawy wobec pomysłu wprowadzenia kontraktowania wieloletniego (na podstawie Raport z ewaluacji zewnętrznej projektu PI STAR model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin Instytut Badań Rynkowych i Społecznych, Poznań, wrzesień 2014). Szczegółowa ocena modelu przez testujących i recenzentów znajduje się w załącznikach. 7

8 III. Użytkownicy, którzy mogą zastosować innowację Użytkownikami, którzy mogą zastosować innowację są Pracownicy JST i przedstawiciele NGO partycypujący w procesie kontraktowania. W wymiarze docelowym to pracownicy 226 gmin. W wymiarze upowszechniania i włączania to 90 osób (72K i 18M). Brak danych o liczbie pracowników/wolontariuszy NGO w wymiarze docelowym., w wymiarze upowszechniania i włączania to 1000 osób. Odbiorcą projektu są gminy z województwa wielkopolskiego. W wymiarze docelowym to 226 gmin (19 miejskich, 117 wiejskich i 90 miejsko-wiejskich). W wymiarze upowszechniania i włączania to 226 gmin (100%!). W przypadku pozytywnej walidacji model może być wykorzystany przez gminy w pozostałych województwach (jest replikowalny). Odbiorcą są też NGO z województwa wielkopolskiego. W wymiarze docelowym to NGO (bazy. ngo.pl) w wymiarze upowszechniania i włączania to 1000 NGO w wymiarze testowania to 4 NGO. Bezpośrednim odbiorcą są mieszkańcy gmin wspierani przez JST poprzez realizację usług społecznych. W wymiarze docelowym to osób ( K i M GUS, 2012). W wymiarze upowszechniania i włączania to 400 osób (200K i 200M) w wymiarze testowania 20 osób (10K i 10M). W przypadku pozytywnej walidacji, narzędzia wypracowane w ramach modelu mogą być wykorzystywane także przez Starostwa Powiatowe, Urzędy Miast i Urzędy Wojewódzkie. IV. Działania / nakłady / zmiany konieczne do zastosowania / wdrożenia innowacji Działania. Aby wdrożyć innowację, należy zapoznać się z instrukcją i schematem. Wybrać można odpowiadające narzędzia lub skorzystać z całości. Testowanie wykazało przydatność modelu oraz potwierdziło fakt, że użycie modelu jest samoobsługowe i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Nakłady. Model jest narzędziem, którego wykorzystywanie nie wymaga żadnych dodatkowych urządzeń, licencji i nie generuje kosztów. Jedynym realnie ponoszonym kosztem jest czas pracy pracownika JST lub pracownika/wolontariusza NGO. Z ekonomicznego punktu widzenia to koszt alternatywny definiowany, jako koszt potencjalnie utraconych możliwości (niepieniężny). Średni szacunkowy czas potrzebny na zapoznanie się z modelem to 8h. Korzystna jest zatem relacja pomiędzy nakładem a spodziewanym efektem. Urząd chcąc zakupić na rynku usługę doradczą w obszarze standaryzacji kontraktowania potrzebowałby od ,00 PLN do ,00 PLN + VAT, w zależności od zdiagnozowanych potrzeb i oferty usługodawcy (analiza 4 ofert z obszaru usług konsultingowych, 2014). JST/NGO, które nie otrzymają gotowego modelu w wersji wydrukowanej poniesie też symboliczny koszt związany z jego wydrukowaniem (300stron x 0,10 zł = około 30zł). Model można stosować w wersji elektronicznej drukując tylko pojedyncze załączniki potrzebne do przygotowania się do zaplanowanych działań. Do użycia wystarczająca jest podstawowa infrastruktura informatyczna. Żeby wdrożyć model i wynikającą z niego innowację nie jest potrzebna zgoda instytucji/organizacji trzeciej, nie wymaga on zmian prawnych. 8

9 Zaproponowany model nie wymaga stosowania skomplikowanych procedur, jednakże aby innowacja działała właściwie, powinien być spełniony warunek formalny - osoby wykorzystujące produkt w JST powinny mieć zgodę przełożonego umożliwiającą im wykorzystanie narzędzi. Należy podkreślić, iż atutem modelu jest jego elastyczność. Nie ma konieczności stosowania modelu w całości, można w zależności od potrzeb wykorzystać określone jego elementy (wysoka funkcjonalność). Przystępna forma (wydruk modelu, wersja elektroniczna, film instruktażowy) umożliwia dostęp zarówno osobom preferującym nowoczesne techniki informacyjne, jak i podlegającym wykluczeniu cyfrowemu. V. Dostępność produktu finalnego dla jego przyszłych użytkowników Bezpłatna dostępność produktu finalnego zapewniona jest już w tej chwili przez stronę internetową projektu na której znajduje się cały model wraz ze wszystkimi załącznikami (w tym film instruktażowy). Informacje o projekcie i jego produktach znajdują się też na stronach: Partnera Instytut HR Ewa Gordziej Niewczyk oraz na stronie OIE w Rokosowie i na stronach urzędów gmin, które testowały model. Model w wersji wydrukowanej lub elektronicznej otrzyma 226 gmin oraz 1000 NGO, w szkoleniach weźmie udział 180 osób, zorganizowane zostanie seminarium dla JST i ośrodków naukowych. W ramach upowszechniania i włączania prowadzony będzie punkt konsultacyjny dla użytkowników i odbiorców. Prowadzony będzie także coaching wdrożeniowy dla JST. Dla zachowania trwałości projektu beneficjent zobowiązuje się ponosić koszt utrzymania strony projektu oraz jej administrowania przez okres 24 miesięcy od jego zakończenia, a następnie model będzie dostępny na stronie internetowej projektodawcy. VI. Zmiany w zakresie strategii upowszechniania Produkt finalny uległ niewielkim zmianom zwieszających jego funkcjonalność, dzięki uwagom otrzymanym podczas procesu testowania od użytkowników. Zmiany te nie wpłynęły na konieczność modyfikacji strategii na etapie upowszechniania. VII. Zmiany w zakresie strategii włączania do głównego nurtu polityki Nie ma konieczności wprowadzania zmian do strategii włączania do głównego nurtu polityki wskazanej w strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego. Realizowany projekt zaowocował nawiązaniem partnerstwa, czego konsekwencją jest kontynuacja i pogłębienie działań na rzecz kontraktowania. VIII. Załączniki 1. Produkt finalny 2. Raport z testowania produktu (praca zbiorowa SIZ/IHR/OIE) 3. Raportu z ewaluacji zewnętrznej projektu PI STAR model kontraktowania usług społecznych na poziomie gmin Instytut Badań Rynkowych i Społecznych Joanna Kalińska vice Prezes SIZ Ewa Gordziej Niewczyk właściciel IHR

10 10