Therefore. Inteligentny system obsługi dokumentów

Transkrypt

1 Therefore Inteligentny system obsługi dokumentów

2 Dlaczego Therefore TM? W dzisiejszym wymagającym szybkich zmian środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie informacją i dokumentami stanowi kluczową sprawę. Dlatego warto zyskać przewagę nad konkurencją, dzięki możliwości natychmiastowego odnajdowania oraz dostępu do swoich danych. Warto także zabezpieczyć się przed ryzykiem naruszenia integralności i poufności danych, wzmacniając jednocześnie zaufanie swojego personelu oraz klientów poprzez uzyskaną w ten sposób efektywność i szybkość reakcji. Therefore Dzięki niemu możesz zracjonalizować swoje procesy biznesowe Szybkie wyszukiwanie Przegląd wszystkich realizowanych procesów i zaległych zadań Biuro bez papieru Uproszczenie i usprawnienie komunikacji z klientami, poprzez generowanie odpowiedzi przez system Automatyczne wersjonowanie umożliwiające śledzenie zmian Wykorzystanie rozwiązań i funkcji mobilnych Wzrost bezpieczeństwa informacji Możliwość integracji z własnymi systemami ERP/CRM Automatyczne tworzenie archiwum wiadomości e Therefore to adresowany do przedsiębiorstw, najwyższej klasy system zarządzania zróżnicowaną informacją. Papierowe i elektroniczne dokumenty, , pliki CAD, zdjęcia, a nawet materiały wideo mogą być zapisywane, udostępniane i przechowywane w bezpieczny, a zarazem wygodny dla użytkownika sposób. System Therefore może być płynnie zaimplementowany w dotychczasowym środowisku IT, dzięki istniejącym już interfejsom lub stworzyć nowe środowisko w oparciu o dokumentacje i oprogramowanie SDK. Jako partner Microsoft posiadający Złoty Certyfikat przykładamy szczególną wagę do jakości i stosujemy rygorystyczne testy, aby zapewnić niezawodność naszego produktu. Zarówno użytkownicy, jak i administratorzy docenią nasz intuicyjny interfejs, możliwość dodawania komentarzy do poszczególnych procesów, obsługę podpisu elektronicznego, łatwą integrację oraz niezwykle wydajny moduł przeszukiwania. Therefore pozwala na rejestrowanie, katalogowanie oraz dostęp do wszelkich treści i innych kluczowych dla biznesu informacji. Dzięki wygodnemu interfejsowi obsługi, każdy użytkownik komputera, rozpoczynając pracę z naszym systemem, staje się bardziej efektywny. 2

3 Łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji System Therefore umożliwia w ciągu kilku sekund wyszukanie informacji. Dzięki temu mamy dostęp do potrzebnych danych, korzystając ze słów kluczowych czy wyszukiwania pełnotekstowego. Istnieje też możliwość odczytywania tekstów z obrazów, co pozwala na wyszukanie w kilka sekund dowolnego dokumentu. Import własnych dokumentów Niezależnie od tego, czy otrzymałeś informacje w formie tradycyjnej czy elektronicznej, zapewnimy Ci narzędzia umożliwiające ich wprowadzenie do systemu Therefore wraz z odpowiednim indeksowaniem. Papierowe dokumenty, takie jak faktury czy raporty, mogą być importowane i automatycznie indeksowane w oparciu o nasze narzędzia Capture Client. Oprogramowanie posiada opcję rozpoznawanie kodów kreskowych, OCR i pozwala na integrację z inteligentnymi rozwiązaniami skanowania takimi jak Kofax czy IRIS, by jeszcze bardziej zautomatyzować proces skanowania. Elektroniczne dokumenty mogą być automatycznie importowane, zaś zawarte w nich informacje mogą być wyodrębniane dla dalszego efektywnego przetwarzania. Po zaimportowaniu do systemu mogą one zostać podpięte do procesów i zadań realizowanych w Therefore, a także, co istotne, można definiować dla nich politykę bezpiecznego przechowywania w systemie. Therefore TM - będziesz wydajny Dążymy do tego, by praca z systemem Therefore była intuicyjna. Dlatego też, w naszym systemie tak łatwo można sortować dokumenty, dodawać do nich adnotacje, komentarze, podpisy oraz cyfrowe pieczęcie bezpośrednio z interfejsu systemu Therefore. Użytkownik otrzymuje powiadomienia o dodaniu nowych dokumentów czy wprowadzeniu w nich zmian, a także informacje o przekroczeniu terminów zadań przez poszczególnych pracowników. System Therefore może nawet generować dokumenty w oparciu o zarchiwizowane informacje i wysyłać je w postaci i bądź załączników do zainteresowanych osób. Dodatkowo, odpowiedzi na taką korespondencję mogą być automatycznie zapisywane w systemie Therefore w celu usprawnienia komunikacji z klientami i partnerami. 3

4 Bezpieczne przechowywanie wiadomości oraz ich automatyczne przygotwywanie Therefore revolutionizes kopii zapasowej the way information is Therefore może importować i zapisywać e z aplikacji managed and shared Microsoft Outlook, Exchange oraz IBM Lotus Notes zarówno in your business. automatycznie, jak również poprzez aktywację stosownej funkcji przez użytkownika. e mogą być porządkowane w połączeniu z innymi podobnymi dokumentami. W przypadku korzystania z Microsoft Outlook, system Therefore może automatycznie wyodrębniać nazwę nadawcy czy odbiorcy, datę, temat oraz inne informacje, by wykorzystać je do automatycznego indeksowania. Połączenie do aplikacji MS Outlook, jak również profile przejmowania danych dostępne są bez żadnych dodatkowych opłat we wszystkich edycjach systemu Therefore. System Therefore oferuje liczne rozwiązania związane z archiwizacją korespondencji owej. 4 Podpis elektroniczny Dokumenty są zapisywane w systemie Therefore w oryginalnych formatach, a po wprowadzeniu do systemu są automatycznie podpisywane przez Therefore. Podpis ten zawiera informacje o dokumencie i jego zawartości, co pomaga w zapewnieniu oryginalności pliku. Przy eksportowaniu dokumentów można dodać własny podpis elektroniczny, a także dołączyć podpis elektroniczny do plików PDF. Prawa dostępu i bezpieczeństwo System Therefore umożliwia łatwe importowanie użytkowników z usług Active Directory lub LDAP, a także przydzielanie uprawnień w oparciu o grupy, na poziomie indeksu czy też pojedynczego dokumentu. Zgodność z obowiązującymi normami System Therefore bezpiecznie przechowuje dokumenty, a po upływie przewidzianego prawem terminu może je usunąć. Funkcja eksportowania systemu Therefore pozwala, na eksportowanie dokumentów na alternatywne nośniki, gdyby zaszła taka konieczność. Urządzenia zapisu System Therefore umożliwia zapis dokumentów na bezpiecznych nośnikach w tym NAS, RAID, oraz NetAPP SnapLock. Administrowanie Centralne zarządzanie systemem umożliwia z jedengo miejsca dodawanie nowych użytkowników, tworzenie procesów przetwarzania za pomocą graficznego modułu z funkcjonalnością przeciągnij i upuść. Można też za jego pomocą nadawać prawa dostępu do grup czy poszczególnych dokumentów, System Therefore jest w pełni skalowalny i przejście od 1 do wielu użytkowników w skali przedsiębiorstwa jest naprawdę proste. Wystarczy zaktualizować licencję i skonfigurować dodatkowych użytkowników. Administrowanie jest niezwykle proste; możesz szybko nauczyć się samodzielnego administrowania systemem.

5 Archiwizuj swoje informacje System Therefore standardowo dostarczany jest z interfejsem do pakietu Microsoft Office. Ułatwia do zapisywanie dokumentów z aplikacji Word, Excel, PowerPoint i innych bezpośrednio do Therefore - wystarczy użyć jednego przycisku Save to Therefore. Inne rodzaje dokumentów łącznie z rysunkami CAD oraz materiałami wideo można zapisywać w systemie Therefore przeciągając je do odpowiedniego okna. Elektroniczne importowanie dokumentów Możesz wykorzystać swoją dotychczasową strukturę Windows do indeksowania i importowania dokumentów do systemu Therefore. Dostęp do dokumentów może odbywać się bezpośrednio z Eksploratora Windows lub z aplikacji Therefore. System Therefore oferuje szereg metod zapisywania dużych ilości elektronicznych plików w sposób całkowicie zautomatyzowany. Dokumenty dowolnego typu, łącznie ze zdjęciami, plikami PDF i XML, mogą być automatycznie zapisywane i indeksowane. Przeglądanie informacji Dokumenty mogą być przeglądane w oprogramowaniu Therefore Viewer, nawet jeśli dedykowana dla nich aplikacja nie jest zainstalowana w komputerze użytkownika. Poza wyświetlaniem dokumentów Therefore Viewer może wyświetlać i odtwarzać nagrania wideo. Zarządzaj poszczególnymi dokumentami, sprawami, i projektami Dokumenty odnoszące się do określonej sprawy lub projektów mogą być wspólnie zarządzane w ramach systemu Therefore. Aplikacja Therefore Case Manager zapewnia natychmiastowy przegląd wszystkich dokumentów odnoszących się do danej sprawy, pozwala zobaczyć, których dokumentów brakuje. Co więcej, program automatycznie rozpoczyna zaprojektowany proces obsługi na poziomie danej sprawy. W związku z tym, że system Therefore jest tak wszechstronny i przyjazny dla użytkownika, można w nim zaprojektować proces obsługi dla różnorodnych zadań, wykorzystując rozmaite typy dokumentów. 5

6 Jedną z zalet zarządzania informacją jest możliwość dostępu do dokumentów Therefore biznesowych revolutionizes spoza biura, bez obawy naruszenia ich the bezpieczeństwa. way information Mobilna is aplikacja Therefore niesłychanie managed ułatwia and dostęp shared do dokumentów, spraw oraz procesów in ich your obsługi. business. Therefore oznacza mobilność Therefore Brak Internetu? Żaden problem! Therefore pozwala pracować na dokumentach offline, wprowadzić zmiany, a gdy będzie dostępne połączenie, zsynchronizować procesy z serwerem. Therefore Web Access Therefore Web Access zapewnia pełen potencjał systemu Therefore w zakresie zarządzania dokumentami, bezpośrednio z każdej przeglądarki internetowej. Wspiera współpracę ze wszystkimi powszechnie stosowanymi przeglądarkami takimi jak Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari czy Opera. Wyszukiwanie, przeglądanie i edycja dokumentów oraz wykonanie zadania zgodnie z przewidzianym dla nich cyklem obsługi. Therefore Web Access stanowi doskonałą pomoc dla osób pracujących z domu lub tych, którzy nie mają bezpośredniego dostępu do sieci biurowej. Cykle obsługi Oprogramowanie Therefore Workflows usprawnia efektywność procesów, zmniejsza opóźnienia i poprawia przewidywalność oraz transparentność dowolnie dużej liczby realizowanych procesów. Zatwierdzanie umowy, akceptacja faktury, uzyskanie powiadomienia, gdy określony plik jest ukończony i korzystanie z wielu innych udogodnień umożliwia oprogramowanie Therfore Workflow. Pozwala ono administratorom w prosty sposób, z wykorzystaniem interfejsu graficznego i funkcji przeciągnij i upuść, definiować cykle obsługi. Therefore Mobile App Mobilna aplikacja Therefore to doskonałe dopełnienie systemu Therefore, dzięki któremu możesz na bieżąco śledzić wszystkie procesy biznesowe, monitorować postępy w realizacji prowadzonychi spraw i katalogować dokumenty. Mobilna aplikacja pozwala także robić zdjęcia i wysyłać je do systemutherefore, a także uczestniczyć w zdefiniowanych cyklach obsługi, przeglądać dokumenty i sprawy oraz wysyłać pliki ze wspieranych aplikacji do systemu Therefore. Therefore Mobile App jest obsługiwany przez urządzenia mobilne wyposażone w system Windows, Windows 8, Windows RT, a także na iphone ach i ipad ach. Dodatkowo, mobilna aplikacja może być wykorzystywana w rozwiązaniach Canon Capture on Touch, co pozwala na skanowanie dokumentów przy użyciu przenośnego skanera czy też tabletu. Jest to doskonałe udogodnienie dla osób pracujących zdalnie, zwłaszcza przedstawicieli handlowych, którzy chcą mieć możliwość zapisywania zawieranych umów. 6

7 Therefore Online Organizacje szukające alternatywy dla inwestycji w infrastrukturę IT będą coraz częściej rozważać skorzystanie z usług w chmurze (Cloud Computing), co uwalnia je od konieczności lokalnego zarządzania systemem i jego utrzymania. Tego typu podejście zapewnia większą wszechstronność i elastyczność, np. dzięki możliwości błyskawicznego zwiększenia licencji użytkowników czy też powiększania przestrzeni dyskowych do zapisu dokumentów. Therefore Online zapewnia podobną funkcjonalność do wersji instalacyjnej, ale zamiast instalowania w twojej sieci, rozwiązanie to jest instalowane w gwarantującym wysoki poziom bezpieczeństwa centrum hostingowym. Niskie koszty początkowe oraz system płatności miesięcznych sprawiają, że rozwiązanie to jest dostępne nawet dla małych firm. Therefore Online umożliwia skanowanie do zasobów w chmurze, a także drukowanie z tych zasobów. Technologia Therefore Online zapewnia funkcje rejestrowania, indeksowania, przeszukiwania oraz przechowywania danych. Wraz z połączeniem internetowym użytkownicy mają zawsze dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Dostęp do Therefore Online odbywa się poprzez nasze standardowo instalowane oprogramowanie klienta, przez Web Access lub mobilną aplikację Therefore. Zautomatyzowane indeksowanie Profile indeksowania pozwalają na automatyczne pobieranie informacji z treści dokumentów i zapisywanie ich w systemie Therefore. Informacja może być łatwo wyodrębiana z szablonów dokumentów Office, i, a nawet plików PDF. System Therefore daje bezpośredni dostęp do szablonów i są one integrowane z cyklami obsługi, przypisanymi sprawami oraz z aplikacją Therefore Online. I odwrotnie, można wykorzystywać dane indeksowania z dokumentów Therefore do wypełniania pól dokumentów systemu Office. W ten sposób, Therefore oferuje kompleksowe rozwiązanie dla obsługi przychodzącej i wychodzącej korespondencji. Począwszy od generowania szablonów, zapisywania i indeksowania w systemie Therefore, poprzez tworzenie odpowiedzi i odpowiadanie nadawcom - Therefore udostępnia efektywne rozwiązanie dla każdego z tych etapów. 7

8 Therefore Serwer / Baza danych / Zapis danych Edycja osobista Edycja dla grup roboczych Edycja biznesowa Therefore Online Jeden użytkownik 5-50 użytkowników 2-użytkowników 1-użytkownik nieograniczonych nieograniczony* Infrastruktura serwera zapewniana jako część usługi Windows Server 32/64-bit 1 Wiele serwerów w różnych lokalizacjach Microsoft SQL Server Oracle IBM DB DAS, NAS, San and local RAID Netapp Klienci systemu Therefore Navigator, Viewer, Capture Client oraz Case Manager 4 Web Access (Web Navigator & Viewer) 5 Gadget (Internetowa i instalacyjna) 6 Mobile App (tablet, smartfon) 7 Zintegrowany cykl obsługi Therefore Document Workflow GUI Drag & Drop Dorkflow Designer Bezpieczeństwo i prawa dostępu Zintegrowane bezpieczeństwo Windows Active Directory Wewnętrzni użytkownicy Therefore Podpisywane PDFy, Cyfrowe podpisy Wsparcie dla LDAP/ SAMBA Cechy dokumentów Otwarte formaty pliku Przeglądarka wielu formatów plików Adnotacje (w dokumentach PDF & TIFF) Kontrola wersji (łącznie z komentarzami) Tworzenie dokumentów 8 Zarządzanie sprawami Szablony i profile indeksowania 8 Zarządzanie dokumentami Zarządzanie cyklem informacji Ścieżka śledzenia Rejestrowanie w systemie Therefore Capture Client (Kod kreskowy/ocr) Aplikacja MPF Therefore Kofax Capture Kofax Adrenaline wsparcie w Capture Clinet ecopy ShareScan Wsparcie dla sterowników ISIS & TWAIN Formaty skanowania TIFF, PDF, PDF/A Archiwizacja i Microsoft Outlook Monitorowanie skrzynki pocztowej Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes Importowanie elektronicznych dokumentów Drukarka PDF Therefore Pakietowe ładowanie dokumentów Automatyczne importowanie z indeksacją za pomocą wybranej treści ecopy PDF Pro Office Dodatkowa integracja z rozwiązaniami stron trzecich Integracja z zewnętrznymi bazami danych Microsoft Office Aplikacje firm trzecich z Universal Connector 9 Windows Explorer Microsoft Dynamics NAV 9 Microsoft SharePoint 10 SAP Netweaver Plug in dostarczane przez firmy trzecie Objectif Lune PlanetPress Rodzina aplikacji I.R.I.S. Przechowywanie dokumentów i materiałów wideo Interfejs użytkownika w wielu wersjach językowych Zindywidualizowana integracja (Therefore API) 1 Wspierane wersje: Windows Server 2003, SP2, 2008, SP2, 2012, SP2 2 Microsoft SQL Server Express jest także obsługiwany, ale z pewnymi ograniczeniami. Prosimy o skontaktowanie się z Micrsoft, by uzyskać więcej informacji 3 IBM DB2 Express-C obsługiwane w wersji Business Edition 4 Wspierane systemy operacyjne: Windows Vista, SP2; Windows 7, SP1; Windows 8, Wspierane przeglądarki: Internet Explorer 7.0, Mozilla Firefox 10.0+; Google Chrome 20.0+, Opera 12.0+, Safari Instalacyjna wersja Gadget wspierana w Windows Vista oraz Windows 7, nowsze wersje wymagają oprogramowania firm trzecich 7 Aplikacja mobilna obsługiwana w Android 2.2+, ios 4.3+, Windows Phone 8+, Windows RT,+ Windows 8+ 8 Szablony Mircosoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio oraz Project obsługiwane dla wersji Office 2007 SP3 lub nowszych 9 Wszystkie aplikacje muszą być przetestowane z Universal Connector. Wsparcie dla klientów Microsoft Dynamics NAV RTC zapewniane jest przez Universal Connector 10 Wspierane wersje: Microsoft SharePoint 2007, 2010, 2013 * By uzyskać więcej informacji skontaktuj się ze swoim lokalnym biurem Canon Finalna specyfikacja może ulec zmianie bez uprzedzenia. Znaki oraz : Wszystkie nazwy firm i/lub produktów są znakami handlowymi i/lub zarejestrowanymi znakami handlowymi odpowiednich podmiotów na poszczególnych rynkach lub w poszczególnych krajach Therefore Corporation 2014 Wszelkie produkty lub rozwiązania firm trzecich, o jakich mowa w niniejszej broszurze mogą być znakami handlowymi i/lub zarejestrowanymi znakami handlowymi odpowiednich właścicieli. Wydawca oraz autor nie roszczą sobie praw do tych znaków handlowych. Niezależnie od tego, że dokument był przygotowywany z należytą starannością, wydawca i autor nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za błędy lub pomyłki, ani za szkody, jakie mogłyby wyniknąć z zastosowania informacji zawartych w niniejszym dokumencie. Canon Polska Sp. z o.o. ul. Gottlieba Daimlera Warszawa, Polska