5. Podstawy obsługi programu Microsoft Business Solutions Navision

Transkrypt

1 5. Podstawy obsługi programu Microsoft Business Solutions Navision Program Microsoft Business Solutions Navision definiuje jednolity sposób obsługi wszystkich swoich modułów. Jest to niewątpliwie zaleta dla osób dobrze znających przynajmniej jeden moduł programu. Rozpoczęcie pracy z innym fragmentem aplikacji wymaga tylko poznania jego merytorycznej zawartości, natomiast skróty klawiaturowe, przełączanie między trybem listy a trybem kartoteki, czy sposób stosowania filtrów pozostają bez zmian. Z drugiej jednak strony osoby dopiero zaczynające przygodę z programem mogą w pewnym momencie poczuć się zagubione zbyt dużą liczbą otwartych równocześnie i wyglądających prawie tak samo okienek. Najlepszym sposobem na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie uczucia konfuzji jest dobre opanowanie zasad obsługi programu przed przystąpieniem do zapoznawania się z jego merytoryczną zawartością. Wydaje się więc naturalne, iż opis systemu MBS Navision należy rozpocząć od nauki jego interfejsu i zapoznania się z kilkoma wskazówkami, które być może pozwolą uniknąć sytuacji zagubienia często towarzyszącej osobom próbującym samodzielnie zaznajomić się z programem. Symbol oznaczać będzie w dalszej części rozdziału te miejsca, w których umieszczone zostaną wskazówki praktyczne, ułatwiające obsługę programu, wypracowane w trakcie kliku lat zajęć laboratoryjnych prowadzonych przez autorów niniejszego podręcznika. Ze względu na ich zdecydowanie praktyczny charakter trudno znaleźć je w instrukcji obsługi programu i oficjalnych dokumentach firmy Microsoft Instalacja programu W tym podrozdziale przedstawiono procedurę instalacji programu dla celów testowych. Procedura instalacji programu, a zwłaszcza jego dostosowania do potrzeb użytkowników w przypadku wersji produkcyjnej, jest dużo bardziej skomplikowana, zazwyczaj jednak nie wykonuje jej żaden z użytkowników, ale wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe i jej opis wykraczałby znacznie poza ramy tego podręcznika. Program MBS Navision umożliwia pracę z dwoma formatami baz danych bazą natywną w formacie.fdb oraz z bazą przechowywaną na serwerze Microsoft SQL Server. Instalacja programu z bazą natywną jest dużo prostsza, ale używanie programu jest ograniczone tylko 73

2 do komputera, na którym baza się znajduje. Instalacja z bazą przechowywaną na serwerze MS SQL Server jest bardziej skomplikowana, umożliwia w zamian za to pracę sieciową. Dla celów związanych z wykonywaniem zadań z tego podręcznika wystarczy instalacja programu z bazą.fdb w wersji minimalnej. W pierwszym kroku należy uruchomić plik startcd z dysku instalacyjnego (lub z folderu na dysku twardym/pamięci USB/ SD, na który zostały przekopiowane pliki instalacyjne aplikacji). Rys Instalator programu Microsoft Business Solutions Navision ekran powitalny Następnie należy wybrać opcję Klient Instalacja Klient systemu Navision. 74

3 Rys Instalator programu Microsoft Business Solutions Navision ekran instalacji oprogramowania klienckiego A następnie typ instalacji minimalnej. Rys Instalator programu Microsoft Business Solutions Navision wybór typu instalacji 75

4 W przypadku gdy program MBS Navision w wersji 4.0 jest instalowany na komputerze z systemem Windows Vista, jego pierwsze uruchomienie kończy się zazwyczaj komunikatem zbliżonym do tego na rys Rys 5.4. Uruchomienie programu Microsoft Business Solutions Navision w systemie Windows Vista bez aktualizacji NAV4_SP3 W takim przypadku należy zainstalować dodatkowo aktualizację NAV4_SP3_VISTA_HOTFIX (plik Platform Roll-up Microsoft Dynamics NAV PL 4.0 SP3 (KB931841).exe) dostępną na płycie instalacyjnej programu. Przy pierwszym uruchomieniu programu na ekranie nie pojawia nic poza paskiem menu i paskiem narzędziowym zawierającym ikonki wywołujące najczęściej używane funkcje programu. Jeżeli jesteśmy w posiadaniu aktualnego pliku licencji programu (z rozszerzeniem.flf), to pierwszym krokiem po instalacji powinno być wskazanie tej licencji przez polecenie Narzędzia Informacje o licencji Importuj. W przeciwnym wypadku możliwa będzie praca tylko z firmą demonstracyjną CRONUS Polska Spółka z o. o. z licznymi ograniczeniami dotyczącymi dat dokumentów czy liczebności rekordów w poszczególnych tabelach. 76

5 Rys Wybór pliku licencji programu Następnym krokiem jest wskazanie pliku bazy danych poleceniem Plik Baza Danych Otwórz. Może to być plik database.fdb znajdujący się w katalogu \Client\program files\microsoft Business Solutions-Navision\Client na dysku instalacyjnym programu lub gdy chcemy wykonywać przykłady i zadania z następnych rozdziałów niniejszego podręcznika plik komputerek.fdb dostępny dla studentów UE na stronie Katedry Ekonometrii i Informatyki 1. Rys Wybór bazy danych Po wskazaniu pliku bazy danych należy określić firmę, z którą chcemy pracować (polecenie Plik Firma Otwórz). Przykłady z tego i następnego rozdziału dotyczą firmy Cronus. Przykłady z pozostałych rozdziałów dotyczą firmy Komputerek SA. Rys Wybór firmy 1 Czytelnicy tego podręcznika, którzy nie są studentami UE we Wrocławiu, a chcieliby otrzymać kopię bazy danych komputerek.fdb proszeni są o kontakt z administratorem strony (link na dole strony). 77

6 Jeżeli chcemy, aby program komunikował się z użytkownikami w języku angielskim, a nie w polskim, należy ustalić to poleceniem Narzędzia język. Zarówno w czasie nauki, jak i podczas codziennej pracy z programem MBS Navision nie ma zazwyczaj potrzeby zmiany języka komunikacji z użytkownikiem. Zachodzi ona najczęściej wtedy, gdy chcemy skorzystać z materiałów szkoleniowych firmy Microsoft, które w zdecydowanej większości dotyczą wersji angielskiej programu i czasami wygodniej zmienić język programu, niż znajdować w menu polskie odpowiedniki takich sformułowań jak Stockkeeping items czy Requiring Requisition Items. Rys Menu zakupy w wersji angielskiej i polskiej 78

7 5.2. Okno główne programu Bezpośrednio po uruchomieniu oraz przez większość część pracy z programem Microsoft Business Solutions Navision wygląda on w sposób zbliżony do rysunku 5.9. Rys Okno główne programu W górnej części programu znajduje się menu poleceń i pasek narzędzi z ikonami wywołującymi najczęściej używane polecenia programu. Po lewej stronie umieszczono menu główne programu, w którego dolnej części znajdują się nazwy poszczególnych modułów programu (Zarządzanie Finansami, Sprzedaż i Marketing, Zakupy, Magazyn, Produkcja, Planowanie Zasobów, Serwis, Zasoby Ludzkie, menu Administracja oraz menu skrótów użytkownika), a w górnej drzewiaste menu dla bieżącego modułu. Menu programu zawsze wskazuje miejsce aktualnie otwartego formularza, w przypadku przełączania między formularzami zmienia się również bieżąca pozycja menu. Większą część ekranu wypełniają otwarte formularze i raporty programu. Pasek narzędzi zawiera jednakowe polecenia niezależnie od tego, w jakim module programu aktualnie się on znajduje. Znaczenie poszczególnych przycisków jest następujące (jeśli istnieje skrót klawiaturowy realizujący te same funkcje co dany przycisk, to jest on podany w nawiasie): GRUPA PRZYCISKÓW ZWIĄZANYCH Z WYDRUKIEM Wydruk bieżącego formularza / raportu (CTRL + P) 79

8 Podgląd wydruku bieżącego formularza/raportu GRUPA PRZYCISKÓW ZWIĄZANYCH ZE SCHOWKIEM Wycięcie danych do schowka (CTRL + X) Kopiowanie danych do schowka (CTRL + C) Wklejenie danych ze schowka (CTRL + V) Cofnięcie ostatniej operacji (o ile jest to możliwe) (CTRL + Z) GRUPA PRZYCISKÓW ZWIĄZANYCH Z OPERACJAMI NA REKORDACH Utworzenie nowego rekordu (F3) Usunięcie bieżącego rekordu (F4) GRUPA PRZYCISKÓW ZWIĄZANYCH Z WYSZUKIWANIEM/FILTROWANIEM/SORTOWNIEM F) Wyszukiwanie według zawartości pola, w którym znajduje się kursor (CTRL + Filtr pola (F7) Filtr tabeli (CTRL + F7) FlowFilter (SHIFT + F7) Usunięcie filtrowania Pokaż wszystko (CTRL + SHIFT+F7) Sortowanie według zawartości pola, w którym aktualnie znajduje się kursor. GRUPA PRZYCISKÓW NAWIGACYJNYCH Przejście do pierwszego rekordu (CTRL + HOME) 80

9 Przejście do rekordu poprzedzającego rekord bieżący (PageDn) Przejście do rekordu następnego po rekordzie bieżącym (PageUp) Przejście do ostatniego rekordu (CTRL+END) Wyświetlenie danych w trybie listy (F5) Przejście do menu głównego (F12) Wyświetlenie pomocy kontekstowej (SHIFT + F1) 5.3. Praca z formularzami Tryb kartoteki a tryb listy Dostęp do danych w aplikacji MBS Navision jest ujednolicony na poziomie różnych jego modułów i odbywa się przez formularze, najczęściej występujące w jednym z dwóch trybów: trybie kartoteki lub trybie listy. W większości przypadków oba tryby można dla tych samych danych stosować zamiennie, a przełączenie między nimi odbywa się przez naciśnięcie klawisza F5 lub ikonki z paska narzędzi programu (przejście do trybu listy) albo naciśnięcie SHIFT + F5 (przejście do trybu kartoteki). Ten drugi tryb jest domyślnie włączany po wyborze odpowiedniej pozycji z menu głównego programu. Oba tryby umożliwiają podgląd danych, natomiast różnią się trochę w sposobie wyświetlania danych. TRYB KARTOTEKI W tym trybie wyświetlane są wszystkie informacje o pojedynczym rekordzie (jednym zapasie, jednym dostawcy, jednym zapisie księgowym itp.) Najczęściej dane te nie mieszczą się jednorazowo na ekranie, więc są podzielone na zakładki. Przejście pomiędzy zakładkami odbywa się poprzez kliknięcie na nie lub poprzez naciśnięcie klawiszy CTRL+PageUp/ CTRL+PageDown. 81

10 Zakładki Rys Zakładki w trybie kartoteki Do przechodzenia między kolejnym polami zakładki służą klawisze TAB i SHIFT+TAB (przejście do tyłu ). Większość pól w formularzu w trybie kartoteki umożliwia edycję zawartości z dwoma wyjątkami, takimi jak: Pole obliczeniowe oznaczone ikonką, widoczną dopiero po kliknięciu na to pole zawiera ono dane obliczone na podstawie zawartości innych tabel niż ta powiązana z formularzem. Takiego pola nie można zmieniać, a jedynie wyświetlić elementy składowe, użyte do jego obliczenia zob. przykład poniżej. Pole nieaktywne zaznaczone poprzez jasnoszare tło. Oznacza, iż zawartość tego pola nie powinna być wypełniana ze względu na wybór dokonany w innym miejscu programu. Na przykład jeśli w zakładce Planowanie formularza Kartoteka zapasu w polu Zasady ponownego zamawiania wybrana zostanie pozycja ilość maksymalna, to pole Ilość ponownego zamówienia będzie nieaktywne, zob. rys

11 Rys Nieaktywne pole ilość ponownego zamówienia w formularzu kartoteka zapasu W wielu sytuacjach, tak jak na rys. 5.11, nazwy pól nie mieszczą się w całości na formularzu. W takim przypadku zatrzymanie myszki na chwilę nad polem powoduje wyświetlenie jego pełnej nazwy w okienku pomocy balonowej (na żółtym tle). Rys Pomoc balonowa, z pełną nazwą pola Przy niektórych polach formularza znajdują się ikonki ułatwiające wybór danych lub skorzystanie z dodatkowej funkcjonalności programu. Są one jedną ze składowych standaryzowanego pomiędzy różnymi modułami aplikacji interfejsu użytkownika, a znaczenie najczęściej występujących ikon jest następujące: Wybór sposobu obliczenia zawartości pola. W przeciwieństwie do ikonki po naciśnięciu tego przycisku i wybraniu wartości z listy w bieżące pole nie jest wpisywana dokładnie wybrana wartość, a dopiero na podstawie wyboru jest obliczana zawartość pola. Na przykład jeśli, ustalając numer zapasu, wybierzemy serię ZAPAS4 83

12 i zaakceptujemy, to w pole nr zostanie wpisany pierwszy wolny numer w tej serii numeracji, czyli w sytuacji takiej jak na rysunku S. Rys Wybór serii numeracji zapasu Pole komentarza. Komentarz dotyczy zazwyczaj całego rekordu, a nie pojedynczego pola, i pozwala na wpisywanie dodatkowych informacji o kontrahencie, dokumencie, zleceniu itp. Jeśli dla bieżącego rekordu wyświetlanego w formularza istnieje już wpis komentarza, to ikonka zmienia swój wygląd na. Wybór danych z tabeli. Zamiast wpisywania wartości konkretnego pola można wyświetlić listę wszystkich aktualnie zdefiniowanych w systemie jego możliwych wartości i wybrać jedną z nich. Rysunek przedstawia wykorzystanie tego przycisku do wyboru kodu pocztowego dostawcy. Rys Wybór kodu pocztowego dostawcy 84

13 Wyświetlenie składowych pola obliczeniowego. Ikonka ta pojawia się dopiero po uzyskaniu przez to pole fokusu. Przykładem pola obliczeniowego w formularzu kartoteka dostawcy jest pole saldo (zob. rys. 5.15). Rys Lista przedstawiająca elementy składowe pola obliczeniowego saldo Wybór ze stałej listy wartości, np. sposobu zamawiania nowych zapasów, sposobu rozliczania faktur, metody ustalania ceny zapasu itp. W przeciwieństwie do pozostałych ikonek wyboru naciśnięcie tego przycisku nie powoduje otwarcia nowego okna, a jedynie rozwinięcie pola kombi związanego z ikonką. Rys Wybór sposobu ustalania ceny zapasu W polach zawierających numer telefonu kontrahenta otwarcie okna rejestracji rozmowy telefonicznej. 85

14 W polach zawierających adres kontrahenta otwarcie klienta poczty i wysłanie wiadomości. W polach zawierających adres strony WWW kontrahenta otwarcie przeglądarki i wyświetlenie tej strony. Na dole każdego formularza znajduje się od dwóch do sześciu przycisków z rozwijalnymi menu otwierających formularze powiązane z bieżącym i zawierającym dodatkowe funkcje programu. Rys Przyciski funkcyjne formularza Każdy z przycisków, poza przyciskami pomocniczymi, ma własne menu podręczne. Rys Menu podręczne związane z przyciskiem formularza Przyciski z dolnego paska formularza można podzielić na trzy grupy: I. Przyciski umożliwiające przejście do formularzy pokrewnych, powiązanych z bieżącym Grupa ta zawiera pierwszy przycisk w formularzu noszący zazwyczaj nazwę taką jak formularz i zawiera najważniejsze polecenia dotyczące aktualnie przetwarzanego rekordu. Do grupy tej może należeć również występujący w formularzach takich, jak faktura, zamówienie, czy pobranie magazynowe, przycisk wiersz zawierający polecenia dotyczące bieżącego wiersza w arkuszu powiązanym z formularzem (bieżącej pozycji faktury, pozycji zamówienia czy linii dokumentu przyjęcia na magazyn). Ponadto w tej grupie mogą znaleźć się inne przyciski, grupujące polecenia związane z bieżącym formularzem (np. w kartotece Dostawcy jest to przycisk Zakupy). Celem przycisków z tej grupy jest głównie umożliwienie nawigacji pomiędzy różnymi formularzami w programie, bez potrzeby korzystania z menu głównego, z ustawionym automatycznie filtrem odwołującym się do formularza bazowego. 86

15 Poleceń z tej grupy można używać w miarę bezpiecznie, o ile nie edytuje się zawartości wyświetlanych okienek, gdyż same w sobie nie zmieniają danych. Program Microsoft Business Solutions Navision w zdecydowanej większości sytuacji po wybraniu polecenia menu otwiera nowy formularz, nawet jeżeli jest już otwarty formularz tego samego typu. W krótkim czasie może to doprowadzić do sytuacji, gdy pracujemy z czterema otwartymi kartotekami kontrahentów, trzema listami zapasów i pięcioma różnymi fakturami. Doświadczeni użytkownicy programu zazwyczaj potrafią w takim środowisku pracować bez problemów, jednak osoby początkujące zazwyczaj się w takiej sytuacji gubią. Dobrym zwyczajem jest więc zamykanie niepotrzebnych okienek i pilnowanie, aby liczba otwartych równocześnie formularzy nie przekroczyła progu krytycznego, np. pięciu. II. Przyciski zmieniające dane Przycisk Funkcje zawiera te polecenia związane z aktualnie przetwarzanym rekordem, które dokonują pewnych obliczeń i zapisują wyniki w tabelach bazodanowych programu. Uruchomienie i zatwierdzenie tego typu poleceń (np. polecenia Wykonaj komunikaty akcji w arkuszach zapotrzebowania) jest w większości przypadków nieodwracalne lub odwracalne tylko przez administratora systemu, należy więc wykonywać je z pełną świadomością tego, co chcemy przez ich użycie osiągnąć. Przycisk Księgowanie zawiera polecenia nie tylko zmieniające istotnie dane w aplikacji, ale dodatkowo dotyczące zapisów księgowych. Te polecenia również są nieodwracalne, chyba że poprzez księgowe operacji storna, w każdym przypadku pozostawiają jednak ślad w systemie. III Przyciski pomocnicze Do tej grupy należą: Drukuj/Podgląd wydruku wydruk bieżącego dokumentu powiązanego z przetwarzanym rekordem. Nawigacja podgląd zapisów księgowych powiązanych z bieżącym dokumentem. Pomoc wyświetlenie (krótkiej) pomocy dotyczącej bieżącego formularza. Korzystanie z pomocy może być trochę konfudujące dla początkujących użytkowników 87

16 systemu, gdyż zazwyczaj jest to jedno zdanie lub kilka zdań ogólnych o formularzu, a dopiero kliknięcie w hiperłącze w ekranie pomocy powoduje przejście do listy pól i umożliwia wyświetlenie bardziej szczegółowych informacji o każdym z pól z osobna. TRYB LISTY Rys Dane z tabeli Zapasy wyświetlone w trybie listy W trybie listy widoczne są wszystkie rekordy bieżącej tabeli (wyjątkiem jest sytuacja, w której na dane z tabeli są założone filtry). Dla każdego obiektu wyświetlana jest tylko część informacji z nim związanych, w postaci kilku/ kilkunastu najważniejszych pól. Zazwyczaj są to pola tak dobrane, iż wystarczają do najważniejszych operacji związanych z wyświetlaną tabelą, jednak czasami istnieje konieczność dostosowania listy wyświetlanych pól. Umożliwiają to polecenia ukryj kolumnę i pokaż kolumnę, dostępne po naciśnięciu prawego przycisku myszy na polach nagłówkowych kolumn. Rys Dostosowywanie wyświetlanych pól w trybie listy. 88

17 Korzystanie z okna wyboru wyświetlanych kolumn wymaga sporej uwagi, gdyż zaznaczenie kolumny odbywa się przez kliknięcie z lewej strony jej nazwy, tak aby pojawił się znaczek, natomiast samo naciśnięcie przycisku OK zamyka jedynie okno wyboru, bez dodania aktualnego pola do tych wyświetlanych w formularzu. Dostęp do wszystkich pól aktualnego rekordu w trybie listy umożliwia okienko powiększenia (CTRL + F8). Dla osób pracujących z innymi aplikacjami środowiska MS Windows nazwa jest trochę myląca, gdyż nie chodzi o zmianę wielkości czcionki, ale o rozszerzenie listy wyświetlanych pól. Rys Okno powiększenia danych Formularze w trybie listy również mają przyciski z rozwijalnym menu w swojej dolnej części. W stosunku do trybu kartoteki pojawia się jeszcze dodatkowa grupa przycisków OK i Anuluj. Naciśnięcie przycisku OK powoduje przejście otwarcie aktualnie podświetlonego rekordu w trybie kartoteki lub, w przypadku gdy tryb listy został wywołany z formularza nadrzędnego przez przycisk wyboru danych z tabeli, wpisanie wybranej wartości w odpowiednie pole formularza nadrzędnego. Przycisk Anuluj oznacza zaniechanie wyboru i zamknięcie trybu listy bez żadnych dodatkowych czynności. 89

18 5.4. Ułatwienia przy wprowadzaniu/wyszukiwaniu danych Zgodnie z generalną zasadą ujednolicania zasad obsługi programu MBS Navision na poziomie różnych modułów i funkcji oferowanych w tych modułach program definiuje jednolity system ułatwień we wprowadzaniu i wyszukiwaniu danych. W skład tego systemu wchodzą: możliwość stosowania skrótów i wpisywania wyrażeń arytmetycznych przy wprowadzaniu danych, stosowanie metasymboli do filtrowania danych oraz pomoc dotycząca klawiszy funkcyjnych. Ułatwienia dla pól daty System MBS Navision definiuje dwie istotne do jego działania daty, takie jak: data bieżąca według wskazań zegara systemu MS Windows; data robocza systemu MBS Navision, ustalana w menu Narzędzia Data robocza i wprowadzana automatycznie w nowych dokumentach księgowych. W polach, w których wprowadzane są daty, można używać skrótów d oznaczającego datę systemu Windows i da (ewentualnie w) oznaczającego datę roboczą programu. Rys Wprowadzanie daty roboczej w polu formularza Ułatwienia dla pól liczbowych W polach, w których program przechowuje wartości liczbowe (cena, ilość itp.), można przy ich wprowadzaniu używać prostych operacji arytmetycznych. Rys Wprowadzanie obliczeń w polu formularz Wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie danych Demonstracyjna baza danych dotycząca firmy Cronus Polska SA zawiera m.in. od kilku do kilkudziesięciu rekordów w każdej istotnej tabeli. W przypadku danych rzeczywistych w produkcyjnych instalacjach systemu Navision rozmiary baz danych są dużo większe i tabele zawierające np. kilka tysięcy kontrahentów nie są rzadkością. Dla tak dużych baz danych 90

19 kluczowym zagadnieniem staje się odpowiednie wyszukiwanie informacji. MBS Navision umożliwia to przez mechanizmy wyszukiwania, sortowania i filtrowania danych. Do wyszukiwania danych służy skrót klawiaturowy CTRL + F lub odpowiadający mu przycisk na pasku poleceń. Wyszukiwanie dotyczy tego pola, w którym aktualnie znajduje się kursor (jest to istotne zwłaszcza w przypadku wyszukiwania w trybie listy, gdyż aktywne pole jest tam zaznaczone tylko cienką przerywaną linią i często zaznaczenie jest niezauważalne). W trybie listy, jeśli dane nie są edytowalne, wyszukiwanie ciągu liter odbywa się bezpośrednio po rozpoczęciu pisania, bez konieczności naciskania CTRL + F. Skrót klawiaturowy SHIFT + F8 lub przycisk sortuje dane, przy czym również sortowanie dotyczy aktualnego pola w bieżącym formularzu. Najbardziej chyba zaawansowanym mechanizmem z tej kategorii jest filtrowanie danych, czyli wyświetlanie tylko takich danych z tabeli, które są zgodne z podanym wzorcem. Filtrować dane można zarówno w trybie listy, jak i w trybie kartoteki, choć w tym pierwszym przypadku czynność ta wydaje się bardziej naturalna, gdyż od razu można zaobserwować jej wyniki. Przy filtrowaniu w trybie kartoteki efekty filtrowania można zaobserwować jedynie przez przechodzenie między kolejnymi rekordami i napis FILTR na pasku stanu w prawym dolnym rogu okna głównego programu. Program definiuje trzy typy filtrowania oraz polecenie usunięcia wszystkich filtrów związanych z tabelą : Filtr pola (F7) filtruje dane według zawartości aktualnego pola. Filtr tabeli (CTRL+F7) filtruje dane według zawartości dowolnych pól z aktualnej tabeli. FlowFilter (SHIFT+F7) filtruje dane na podstawie zawartości tabel połączonych z bieżącą tabelą. Używamy go w np. formularzu Dostawcy, gdy chcemy znaleźć kontrahenta, który wystawiał faktury w duńskich koronach. Usunięcie filtrowania (CTRL + SHIFT + F7). W odpowiednich filtrach można wpisywać stałe tekstowe i liczbowe (np. jeśli chcemy wyświetlić wszystkich kontrahentów z Warszawy, należy w polu Miasto wpisać Warszawa ) 91

20 lub częściej wyrażenia definiujące nie tyle konkretną stałą tekstową, ile wzorzec. Symbole używane do tworzenia takich wyrażeń wraz z przykładami zastosowania znajdują się w tab Tabela 5.1. Symbole stosowane w wyrażeniach filtrujących programu MBS Navision Symbol Znaczenie Przykład Wyświetlane rekordy.. Przedział Zapasy o koszcie średnim między 100 a 200 (zł) Zamówienia księgowane przed 20 stycznia 2010 r. M* Wszyscy dostawcy na literę M * dowolny ciąg znaków Nazwy wszystkich miejscowości kończących się * Góra wyrazem Góra (Jelenia Góra, Kamienna Góra, Zielona Góra itp.)? pojedynczy znak Kowalsk? Osoba kontaktowa o nazwisku Kowalski lub Kowalska logiczne lub A* B* Dostawcy o nazwie zaczynającej się na literę A lub na literę B & logiczne i *1* & *2* Numery faktur zawierające zarówno 1, jak i ignorowanie wielkości Wszyscy dostawcy o nazwie znaków literę K lub k relacje nierówności, Wszystkie firmy o obrotach > <> >= <= > większości lub równości, większych niż (zł) < mniejszości lub równości, Faktury wystawione po 1 > większości, mniejszości listopada 2009 r. Źródło: opracowanie własne na podstawie instrukcji Szkolenie wstępne MS Navision 4.0 dokumentu wewnętrznego firmy IT.integro oraz pomocy do programu MBS Navision. Jeśli żaden rekord w trybie kartoteki nie spełnia warunków ustalonych w filtrze, to program przechodzi automatycznie do formularza zawierającego nowy rekord (wszystkie pola puste). Jeśli nie mamy zamiaru wpisywać nowych danych, to najprostszym sposobem na powrót z nowego rekordu jest wyłączenia filtra poleceniem CTRL + SHIFT + F7 i przejście do innego, już istniejącego rekordu za pomocą klawiszy nawigacyjnych. 92

21 Ustawienia filtrów są pamiętane między różnymi wywołaniami programu. Nie stanowi to problemu w przypadku pracy w środowisku produkcyjnym, gdy z jednego stanowiska korzysta zazwyczaj tylko jedna osoba. Natomiast w przypadku nauki obsługi programu w pracowni komputerowej często może zdarzyć się sytuacja, gdy przy uruchomieniu programu pewne tabele są filtrowane, co może skutkować problemami przy wykonywaniu ćwiczeń dotyczących danych z tych tabel. Należy w takiej sytuacji sprawdzić, czy filtr jest włączony (napis FILTR w prawym dolnym rogu okna programu) i w razie potrzeby wyłączyć go poprzez kombinację klawiszy CTRL + SHIFT + F7 Pomoc dotycząca klawiszy funkcyjnych. Twórcy programu Microsoft Business Solutions Navision niemal całkowicie zrezygnowali ze stosowania prawego przycisku myszy i związanego z nim menu podręcznego, opierając się w zamian w znacznym stopniu na klawiszach funkcyjnych. Osobom przyzwyczajonym do pracy w środowisku MS Office/Open Office może to sprawiać pewien kłopot, zwłaszcza w początkowej fazie pracy z programem. Użytkownikom tym aplikacja oferuje system kontekstowego wyświetlania znaczenia klawiszy funkcyjnych dostępny po naciśnięciu kombinacji CTRL + ALT + F1 lub przez wybór polecenia Klawisze funkcyjne z menu Pomoc. System ten jest w pełni kontekstowy i interaktywny, tzn. zawartość wyświetlanej pomocy zależy zarówno od tego, w jakim miejscu programu aktualnie się znajdujemy, jak i od tego, czy są wciśnięte klawisze CTRL/SHIFT. Pomoc kontekstową dla formularza Dostawcy dla czystych klawiszy funkcyjnych oraz dla kombinacji klawiszy funkcyjnych i klawisza CTRL przedstawia rys

22 Rys Pomoc dotycząca klawiszy funkcyjnych Na wyświetlanym formularzu znajdują się przyciski CTRL i SHIFT. Kliknięcie na nie jest równoważne naciśnięciu na klawiaturze odpowiedniego klawisza Zadania Zad Co oznaczają skróty CRTL + F5 i CTRL + F8 w widoku listy dostawców? Wskazówka: użyj pomocy dotyczącej klawiszy funkcyjnych programu. Zad Wybierz funkcję ZAKUPY PLANOWANIE DOSTAWCY, przejdź w tryb listy (F5), znajdź firmę Kinnareds Träindustri AB, powróć do kartoteki dostawcy. Wyświetl operacje związane z saldem. Zad Wyświetl inną firmę, dla której saldo jest różne od 0, wyświetl operacje składające się na to saldo. Wskazówka: użyj filtra pola (F7) na polu saldo. Zad Sprawdź operacje firmy VAG - Jürgensen. Wskazówka: polecenie Dostawca -> Statystyka wyświetla informacje łączne o wszystkich (również zamkniętych) operacjach dostawcy. 94

23 Zad Wyświetl wszystkich nabywców, których nazwa zaczyna się na literę R lub W. Wskazówka: użyj symboli * i. Zad Wyświetl wszystkie kontakty zdefiniowane w programie z miejscowości kończących się na Góra Wskazówka: użyj symbolu *. Zad Wyświetl wszystkich dostawców, którzy mieli obroty w lutym 2001 r. Wskazówka: użyj flow filtra dla ustalenia okresu oraz filtra pola dla wskazania, że obroty w tym okresie mają być większe od 0. 95