2 REGIONALNA BAZA LOGISTYCZNA Warszawa, ul. Marsa 110 Warszawa, dnia r. WYJAŚNIENIE/ZMIANA

Transkrypt

1 2 REGIONALNA BAZA LOGISTYCZNA Warszawa, ul. Marsa 110 Warszawa, dnia r. WYJAŚNIENIE/ZMIANA Dotyczy: Wyjaśnienie/Zmiana zapisów opisu przedmiotu zamówienia, numer postępowania: 1820/RZ/2016 Zamawiający 2 Regionalna Baza Logistyczna, zawiadamia, że w postępowaniu na Usługi wysyłkowe w obrocie krajowym i zagranicznym z podziałem na zadania 1820/RZ/2016 w dniu i wpłynęły wnioski następującej treści: WNIOSEK NR 1 1.Dotyczy 3 (3b) Wykonawca prosi o sprecyzowanie co Zamawiający rozumie pod pojęciem przygotowania dokumentacji transportowej. Zamawiający rozumie pod pojęciem przygotowania dokumentacji transportowej list przewozowy. 2. Wykonawca prosi o sprecyzowanie sformułowania w Zadaniu nr 1 Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia paczki do odbiorcy aż do jej przyjęcia. Wykonawca informuje, że w przypadku nadanej przesyłki po nieskutecznej próbie doręczenia podejmowana jest, w kolejnym dniu roboczym albo w innym ustalonym z Adresatem terminie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu pierwszej próby doręczenia, ponowna (druga) próba doręczenia. Wykonawca prosi o potwierdzenie, czy wobec tego wyjaśnienia zostanie spełnia warunek z 3 (3e). Zamawiający informuje, że w przypadku niedostarczenia paczki do odbiorcy, Wykonawca podejmie próby jej dostarczenia każdego kolejnego dnia roboczego aż do skutku, w związku z powyższym Wykonawca nie spełnia warunku z 3 pkt. 3e. Strona 1

2 3. Dotyczy 3 (3f) Wykonawca prosi o podanie kwoty, na jaką powinna być ubezpieczona przesyłka krajowa. Wykonawca proponuje kwotę ubezpieczenia do 5000 zł, która jest już wliczona w cenę usługi. Zamawiający nie określa kwoty ubezpieczenia. 4. Wykonawca informuje, że odbiór przygotowanych przesyłek przez Zamawiającego odbywa się po wcześniejszym zamówieniu kuriera przez infolinię. Kurier obiera przygotowane przesyłki wraz z listem przewozowym wygenerowanym z programu Elektroniczny Nadawca. Wykonawca prosi o potwierdzenie, czy wymieniona zasada działająca u Wykonawcy spełni wymagania Zamawiającego 3 (4). Odbiór usługi przez Zamawiającego nastąpi na podstawie dokumentów potwierdzających fakt dokonania wysyłki oraz odebrania przesyłki przez podanego przez Zamawiającego adresata. Zamawiający uznaje usługę zakończoną w momencie odbioru jej przez adresata oraz otrzymania dokumentów potwierdzających jej odebranie 5. Zgodnie z obowiązującymi w Wykonawcy regulaminami oraz Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. ws. reklamacji usługi pocztowej prosimy o zmianę zapisów 4 Wzoru umowy dla części 1 i części 2 na następujący: Reklamacje z tytułu niewykonania usługi, Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania za pośrednictwem strony internetowej wykonawcy lub na poniższe adresy mailowe: - dla przesyłek w obrocie - dla przesyłek w obrocie Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów w 4. Strona 2

3 6. Czy ze względu na obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy i ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu: Termin płatności faktury VAT wynosi 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury. Wykonawca prosi o zmianę zapisów 5 Wzoru umowy dla części 1 i części 2. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów w Wykonawca informuję, że: W przypadku niezgodności na fakturze, co do zrealizowanych usług w danym okresie rozliczeniowym Wykonawca wystawi fakturę korygującą po wcześniejszych wyjaśnieniach z Zamawiającym. Zamawiający akceptuje zapisy. 8. Wykonawca informuje, że program Elektroniczny Nadawca pozwala na wygenerowanie raportu z danego okresu, w którym zawarta jest informacja o statusie przesyłki. Wykonawca prosi o potwierdzenie, czy wobec tego wyjaśnienia zostanie spełnia warunek z 5 (1,2). Zamawiający informuje, iż nie zostanie spełniony warunek z 5 pkt. 1 i 2. Zamawiający chce otrzymać fakturę w wersji papierowej wraz z dokumentami potwierdzającymi fakt dokonania wysyłki oraz odebrania przesyłki przez podanego przez Zamawiającego adresata. 9. Zamawiający określa, iż za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności Strona 3

4 cywilnoprawnych reguluje art.454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu w 5 ust Prosimy o skorygowanie numeracji paragrafów w obu załączonych do zapytania umowach z uwagi na podwojenie 5. Zamawiający informuje, iż dokonał poprawienia numeracji paragrafów w załączonych wzorach umowy. 11. Dotyczy 6 (7) Wzoru umowy dla części 1 i części 2. Wykonawca zwraca się z prośbą o złagodzenie wysokości kar do 5% oraz postanowień zagwarantowanie Wykonawcy możliwości wypowiedzenia się w zakresie słuszności naliczenia kary umownej, poprzez wcześniejsze uprzedzenie Wykonawcy na piśmie o takim zamiarze. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę powyższego na: Zamawiający ma prawo potrącać przysługujące mu kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy ( w tym także z wynagrodzenia przyszłego), po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy? Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu w Dotyczy 6 (7) Wzoru umowy dla części 1 i części 2 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2, ust. 3 i ust. 4. We Wzorze umowy Zamawiający zastrzega, że płatność na podstawie wystawionej faktury może być pomniejszona o kwoty należnych Wykonawcy kar umownych. Niczym nieograniczone jednostronne prawo naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego z należnego Wykonawcy wynagrodzenia godzi nie tylko w interes Wykonawcy, ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, Strona 4

5 czy naliczona kara umowna potrącona została prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. Nadto stwarzając możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia za spełnione świadczenie bez żadnej kontroli, czy to Wykonawcy, czy sądu, może być uznane za nadużycie prawa, skutkujące nieważnością tegoż postanowienia na podstawie art kodeksu cywilnego w zw. z art. 139 ust. 1 Prawo zamówień publicznych. W związku z powyższym, z uwagi na nierówne ukształtowanie praw stron umowy, prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów Umowy poprzez modyfikację zapisu i dodanie do treści Wzoru umowy 6 (7) ust. 2 zwrotu: po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej? Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu w 6 ust Dotyczy 6 (7) oraz 7 (8) Wzoru umowy dla części 1 i części 2 Zamawiający w 6 (7) oraz 7 (8) wzoru umowy ustanawia kary umowny. Wykonawca wskazuje, iż postanowienia wzoru umowy w tym zakresie, w szczególności wysokości kar umownych są sformułowany w sposób naruszający naczelne zasady zamówień publicznych co uniemożliwia de facto złożenie ofert przez Wykonawcę. W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że budzącym wątpliwości stwierdzeniem jest fakt wynikający z treści wzoru umowy, że to Zamawiający jednostronnie stwierdza, czy zaszły okoliczności mogące stanowić podstawę do nałożenia kar ( brak w umowie opisanego procesu weryfikacji należytego wykonania umowy i sposobu wspólnej weryfikacji prawidłowości wykonania przedmiotu zamówienia), co świadczy o tym, że Zamawiający stawia się na pozycji uprzywilejowanej zakłócając jedną z naczelnych zasad prawa wynikających, zarówno z prawa zamówień publicznych ( równości stron postepowania), jak i kodeksu cywilnego ( równości stron stosunku cywilnoprawnego). Konieczność zapłaty kar w wysokości przewidzianej szczególnie w 6 (7) ust. 1 pkt 2 wzoru umowy jest rażąco wygórowana i wskazuje na oczywistą dysproporcję pomiędzy ciężarem naruszenia obowiązków przez Wykonawcę a rozmiarem sankcji wymierzonej z tego tytułu. Jak wskazuje bowiem orzecznictwo Strona 5

6 np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 kwietnia 2014 roku (Sygn. Akt: IV CSK 416/13) w przypadkach dużej dysproporcji między wysokością zastrzeżonej kary umownej a interesem wierzyciela chronionym za pomocą kary umownej dopuszczalne jest na podstawie art Kodeksu cywilnego zmniejszenie kary umownej przez sąd, na żądanie dłużnika. Zmniejszenie zastrzeżonej kary umownej opierać się może na łącznym stosowaniu obu wskazanych w art Kodeksu cywilnego podstaw miarkowania. Jest tak wtedy, gdy kara umowna po zmniejszeniu jej z powodu wykonania zobowiązania w znacznej części pozostaje nadal rażąco wygórowana. W takiej sytuacji dany wykonawca będzie korzystał z możliwości miarkowania kary wskazanej w art kodeksu cywilnego, zwłaszcza mając na uwadze, iż przy tak ogólnym i niedoprecyzowanym sposobie formułowania podstawy do skorzystania z kary umownej można przyjąć, iż Zamawiający będzie korzystał ze swojego uprawnienia w sytuacji zrealizowania przez wykonawcę znaczącej części przedmiotu zamówienia w danym okresie rozliczeniowym, czy wręcz w okresie trwania umowy. Zasadność takiego stanowiska znowu znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 26 lutego 2014 roku (Sygn. akt: I ACa 710/13) możliwość miarkowania kary umownej ze względu na wykonanie zobowiązania w znacznej części powinna ograniczać się do przypadków, gdy kara umowna ustalona jest w stałej wysokości bez względu na zakres uchybień dłużnika; jeżeli zaś strony w umowie zróżnicowały karę umowną w zależności od stopnia niewykonania zobowiązania lub rodzaju i wagi konkretnego uchybienia, to dłużnik nie może powoływać się na wykonanie zobowiązania w znacznej części jako na przesłankę miarkowania. Będzie tak wówczas gdy kara umowna ustalona jest w postaci stawki dziennej lub tygodniowej. Z kolei przesłance rażąco wygórowanej kary umownej należy się kierować stosunkiem tej kary do należnego uprawnionemu odszkodowania, które należałoby się mu na zasadach ogólnych a nie relacją kary do świadczenia ogólnego, do interesu wierzyciela oraz do szkody. Zatem punktem wyjścia dla rozważań nad dopuszczalną wysokością kary umownej powinno być określenie funkcji, jaką ta instytucja ma pełnić w obrocie gospodarczym. Celem unormowania instytucji kar umownych było zapewnienie stronie pewności poprawnego wykonania zobowiązania wynikającego z umowy, a nie Strona 6

7 stworzenie jednemu z kontrahentów okazji do wzbogacenia się kosztem drugiej strony. Kara stanowi bowiem odszkodowanie umowne, odszkodowanie natomiast nie powinno przewyższać szkody ani stanowić źródła wzbogacenia się poszkodowanego. Relacja wysokości kwot, których zapłaty będzie mógł żądać Zamawiający, do rzeczywistej skali niewykonania lun nienależytego wykonania usługi wskazuje, że kara umowna w przedmiotowym zamówieniu nie spełnia funkcji kompensacyjnej (jako, że znacznie przewyższa wysokość ewentualnej szkody poniesionej z tego tytułu przez Zamawiającego), lecz stanowi przyczynek do wzbogacenia Zamawiającego. Co więcej, ustalanie wysokości kary umownej powyżej pułapu, którego wysokość byłaby uzasadniona wagą naruszenia obowiązków Wykonawcy jest bezprzedmiotowe, gdyż nie spowoduje już dodatkowej motywacji u Wykonawcy. Wykonawca prosi o wykreślenie z 6 (7) ust.1 pkt 2: jak również z przyczyn od niego niezależnych. Prosimy również o redukcję wysokości kar umownych z 20 % na 5% wartości brutto niezrealizowanej części przedmiotu umowy. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisów. 14. Wykonawca prosi o zmianę zapisu w 6 (6) na zapis: W przypadku niedotrzymania warunków niniejszej umowy przez jedną ze stron, druga strona ma prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, następuje z zachowaniem formy pisemnej, oraz z podaniem przyczyny rozwiązania. FORMULARZ OFERTOWY Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu. 15. W celu utrzymania porównywalności ofert różnych wykonawców zwracamy się o zmniejszenie liczby przedziałów wagowych w Zadaniu nr 1 w kolumnie NAZWA do następujących: Do 1 kg Do 5 kg Strona 7

8 Powyżej 5 kg do 10 kg Powyżej 10 kg do 20 kg Powyżej 20 kg do 30 kg Powyżej 30 kg do 50 kg. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę przedziałów wagowych w zadaniu Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określa wagę paczek od 0,8 kg do maksymalnie 50,0 kg. Dlatego w celu nie ograniczania dostępu wszystkim wykonawcom do postępowania Wykonawca prosi o usunięcie w Zadaniu nr 1 pozycji 11: Wysyłka paczek w obrocie krajowym od 50,1 kg do 55,0 kg włącznie, jako nieodpowiadających przedmiotowi zamówienia. Dla Wykonawcy usunięcie tej pozycji formularza jest decydujące aby wziąć udział w postępowaniu. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określił wagę paczek do max. ok. 50 kg pisząc około 50 kg zaznaczył, że waga paczek może wynosić powyżej 50 kg i paczki o takiej wadze będą wysyłane. 17. Czy Zamawiający przewiduje możliwość częściowego przedstawienia oferty w Zadaniu nr 2 dla przesyłek w przedziałach wagowych do 10 kg włącznie. Zamawiający nie przewiduje możliwości częściowego przedstawienia oferty z zadaniu nr 2. WNIOSEK NR 2 1. Zamawiający we wzorze umowy do zadania nr 1 pkt 3 ppkt e) zawarł warunek Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia paczki do odbiorcy aż do jej przyjęcia. Firmy kurierskie oferują w cenie podstawowej ograniczoną liczbę prób doręczeń poszczególnej przesyłki. Kolejne próby doręczenia są płatne dodatkowo. Czy Zamawiający może uzupełnić wzór umowy o zapis Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia paczki do odbiorcy aż do jej przyjęcia. Za każdą próbę doręczenia Strona 8

9 powyżej standardowych. prób Zamawiający zostanie obciążony dodatkową opłatą z cennika Wykonawcy? Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów w 3 ppkt. 3 e). 2. Zamawiający we wzorze umowy do zadania nr 1 pkt 8 napisał: Wykonawca wyraża zgodę na poddanie kierowcy, przedstawiciela Wykonawcy i środka transportu rygorom procedur bezpieczeństwa obowiązującym w Jednostce Wojskowej w czasie realizacji dostawy do Odbiorcy zgodnie z wymogami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2014 r. poz.1099) w zakresie działania Wewnętrznych Służb Dyżurnych oraz procedur związanych z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. Nr 182,poz.1228, z późn. zm.). Czy Zamawiający może doprecyzować jakim konkretnie rygorom procedur bezpieczeństwa obowiązującym w Jednostce Wojskowej będzie poddawany kierowca oraz środek transportu? Zamawiający informuje, że Wykonawca samodzielnie powinien zapoznać się z aktami prawnymi (ustawy) wymienionymi w 3 pkt. 8 wzoru umowy. 3. Zamawiający w par.9 w punkcie 5) wprowadził informację zmiana określonego producenta, typu i modeli u przedmiotu umowy, w przypadku zakończenia jego produkcji lub wycofania go z produkcji, z tym że cena wskazana w 2 umowy nie może ulec podwyższeniu, a parametry techniczne nie mogą być gorsze niż wskazane w załączniku do umowy. Której części zamówienia dotyczy ten zapis? Zamawiający informuje, że przedmiot umowy powinien być realizowany zgodnie z informacjami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik do wzoru umowy. Zamawiający informuje, iż w wyniku dokonanych zmian anuluje dotychczasowe Wzory umów zamieszczone na stronie internetowej w dniu r i wprowadza nowy Wzory umów po zmianie w dniu Strona 9

10 Zamawiający informuje, iż w wyniku dokonanych zmian przedłuża termin składania ofert. Oferty należy składać do dnia r do godziny 10:00. Pozostałe warunki składania ofert określone w Ogłoszeniu o zakupie, pozostają bez zmian. KOMENDANT 2 RBLog z up. Szef Wydziału Technicznego /-/ ppłk Andrzej Magiera Strona 10