Rozliczenie ze studentami dla użytkowników

Transkrypt

1 Rozliczenie ze studentami dla użytkowników Partners In Progress Partners In Progress

2 2 PARTNERS in PROGRESS

3 1. SŁOWNIKI RODZAJE OPŁAT RODZAJE ULG WALUTY ZAKŁADKA OPŁATY DODAWANIE OPŁAT USUWANIE OPŁAT DODAWANIE RAT DO OPŁATY MODYFIKACJA RAT OPŁATY USUWANIE RAT OPŁATY DODAWANIE ULGI ROZLICZENIE SUBKONTA ZESTAWIENIA AKCJE WYKONYWANE Z ZESTAWIEŃ DODAWANIE OPŁAT USUWANIE OPŁAT NADAWAIE ULG DO OPŁAT NADAWANIE ULG DO RAT ZMIANA KWOTY RAT ZMIANA STATUSU RAT PARTNERS in PROGRESS 3

4 1. SŁOWNIKI 1.1. RODZAJE OPŁAT Pierwszą czynność, jaką musimy wykonać w systemie jest uzupełnienie słowników. Jest to czynność, którą wykonujemy raz, i później ewentualnie uzupełniamy w miarę potrzeb. Słownik Rodzaje opłat służy do definiowania rodzajów opłat pobieranych na uczelni. Aby zbudować ten słownik wybieramy: 1. z paska menu pozycję Opcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty, 3. z podmenu pozycję Rodzaje opłat. Otworzy się okno Rodzaje opłat. W lewej części okna znajduje się lista z rodzajami opłat, natomiast w prawej części po wybraniu przycisku Dodaj uzupełniamy informacje o dodawanej opłacie. 4 PARTNERS in PROGRESS

5 Aby dodać nową opłatę, należy wybrać przycisk Dodaj, wówczas uaktywni się prawa część okna, gdzie należy uzupełnić nazwę i skrót opłaty oraz wygenerować raty. Nazwa i skrót muszą być unikalne tj. nie mogą się powtórzyć, bo system takiej opłaty nie zapisze RODZAJE ULG Słownik z rodzajami ulg uzupełnia się tylko wtedy, gdy uczelnia przyznaje studentom ulgi w opłatach. Aczkolwiek uzupełnienie słownika nie pociąga za sobą konieczności nadawania ulg. Aby uzupełnić słownik ulg należy wybrać z okna głównego systemu: 1. z paska menu pozycję Opcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty, 3. z podmenu pozycję Rodzaje ulg. Otworzy się okno Rodzaje ulg. W oknie znajduje się lista stosowanych na uczelni ulg. Słownik daje możliwość dodania ulgi kwotowej lub procentowej. Aby uzupełnić słownik ulg należy wybrać przycisk Dodaj, wówczas uaktywni się prawa część okna, w której należy uzupełnić obowiązkowo nazwę oraz skrót. Pozostałe pola nie są wymagane. Po wybraniu Zapisz nowa ulga zostanie wyświetlona na liście. Słownik wykorzystywany podczas indywidualnego nadawania ulg studentowi WALUTY Rozliczenia ze studentami mogą być prowadzone w różnych walutach, (system nie umożliwia przeliczania kwot na inne waluty po określonym kursie). Aby uzupełnić słownik walut należy wybrać: 1. z paska menu pozycję Opcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty, 3. z podmenu pozycję Waluty. PARTNERS in PROGRESS 5

6 W trakcie dodawania kolejnych walut należy uzupełniać nazwę oraz skrót waluty i są to informacje wymagane. Zaznaczony checkbox przy walucie wskazuje na walutę domyślną. Słownik wykorzystywany podczas dodawania opłat w słowniku Rodzaje opłat. 6 PARTNERS in PROGRESS

7 2. ZAKŁADKA OPŁATY Na zakładce Opłaty przechowywane są informacje o opłatach: przydzielonych studentowi z menu Opcje/ Opłaty/ Przydzielanie opłat; przydzielonych studentowi z zestawienia; dodanych indywidualnie na zakładce Opłaty. Z każdą opłatą związana jest również informacja o: dacie płatności, nazwie raty, kwocie, uldze, odsetkach, statusie, księgowaniu, stanie płatności. W tabeli Opłaty znajdują się przydzielone studentowi opłaty, natomiast w tabeli Raty składające się na daną opłatę raty. POLA Lp. Pole Wartość 1 Dziekanat 2 Akademik Pole filtra. Zaznaczone pole oznacza, że na zakładce wyświetlane są opłaty dodane w module Dziekanat.XP. Pole filtra. Zaznaczone pole oznacza, że na zakładce wyświetlane są opłaty dodane w module Akademiki.XP. Pole filtra. Po wybraniu semestru, system wyświetla na zakładce związane z nim opłaty. 3 Semestr: 4 Zapłacony Na liście rozwijanej znajdują się wszystkie semestry studenta oraz pozycja wszystkie. Jeżeli ta pozycja zostanie wskazana, to system wyświetli wszystkie opłaty studenta. Pozycja ta może być domyślna (konieczność ustawienia parametru systemowego). Pole zaznacza się automatycznie, gdy wszystkie opłaty na danym semestrze zostaną zapłacone. 5 Terminowo Pole zaznacza się automatycznie, gdy opłaty były opłacone terminowo. 6 Uwagi ogólne: Pole przeznaczone na dowolne uwagi. 7 Moduł: Pole niedostępne. Jeżeli jakaś opłata związana jest z modułem (specjalność, specjalizacja lub kierunek dyplomowania), to wyświetli się tu nazwa modułu. Każda opłata dodawana jest do semestru podstawowego tj. bez modułu lub do semestru z modułem. 8 Kwota: Pole niedostępne. Informacja o całkowitej kwocie opłaty (bez odsetek) podświetlonej w tabeli z opłatami, a składa się na nią suma wszystkich rat PARTNERS in PROGRESS 7

8 danej opłaty. 10 Waluta: 11 US Pole niedostępne. Informacja o walucie opłaty. Walutę dla opłaty określa się w słowniku Rodzaje opłat. Zaznaczenie pola oznacza, że dla danej opłaty będzie można wykonać wydruk potwierdzenia dla Urzędu Skarbowego (patrz punkt 9). 12 Zapłacone: Pole niedostępne. Informacja o kwocie wpłaty związanej z daną opłatą. 13 Uwagi: Pole przeznaczone na dowolne uwagi. PRZYCISKI NIESTANDARDOWE Rozliczenie po wybraniu przycisku otworzy się okno Rozliczenie, gdzie znajduje się podsumowanie rozliczeń studenta z uczelnią. Kasa wybranie przycisku spowoduje otwarcie modułu Kasa.XP. Opłaty stand. po wybraniu przycisku otworzy się okno Automatyczne przydzielanie opłat studentom z możliwością przydzielenia opłat standardowych. Przycisk jest aktywny gdy w polu Semestr wskazany jest konkretny semestr, a nie opcja wszystkie. Inne operacje po wybraniu przycisku pojawi się menu, w którym mamy do wyboru następujące pozycje: Dodaj ulgi możliwość nadania ulg wybranej opłacie. Zmień raty po wybraniu tej pozycji z menu, otworzy się okno Zmiana rat:, w którym możemy zmienić datę płatności o określoną ilość dni oraz zmniejszyć lub zwiększyć kwoty rat o określoną kwotę. Zatwierdź raty zatwierdzenie opłaty lub opłat DODAWANIE OPŁAT Na zakładce studenta Opłaty istnieje możliwość dodawania opłat. Należy korzystać z tej opcji w sytuacji dodawania opłat indywidualnych, jak również wtedy, gdy student z różnych powodów nie został wzięty pod uwagę podczas grupowego przydzielania opłat. Aby dodać studentowi opłatę należy wybrać przycisk Dodaj. Pod przyciskiem ukryte są dwie opcje, a mianowicie: Nowa oraz Z semestru. Pierwszą wybieramy wtedy, gdy chcemy przydzielić opłatę niestandardową tj. nieznajdującą się wśród opłat dodanych do semestru (Opcje/Opłaty/Przydzielanie opłat) i system wyświetli nam wtedy opłaty znajdujące się w słowniku opłat. Jeżeli natomiast chcemy dodać studentowi jedną z opłat przydzielonych do semestru (standardowych), to wybieramy drugą opcję. Dodawaną opłatę można powiązać z modułem lub kierunkiem podstawowym. Przykład. Dodawanie opłaty z opcji Nowa Po wybraniu przycisku Dodaj z menu należy wybrać opcję Nowa. 8 PARTNERS in PROGRESS

9 Jeżeli student ma dodany moduł (specjalność) otworzy się okno Moduły. W oknie należy zdecydować czy dana opłata ma być powiązana z modułem (specjalnością) czy kierunkiem podstawowym. W pierwszym przypadku wybieramy odpowiedni moduł (specjalności) z listy dostępnych i klikamy Wybierz moduł. Jeżeli opłata nie ma być powiązana z modułem (specjalnością) wówczas klikamy Kierunek podstawowy. Po wybraniu pierwszego czy też drugiego przycisku otworzy się okno Nowa opłata. Należy wybrać rodzaj opłaty oraz zdefiniować ilość rat. Raty składające się na daną opłatę można wprowadzić ręcznie, wczytać wartości domyślne (przycisk Wartości domyślne) lub użyć generatora rat. PARTNERS in PROGRESS 9

10 Aby automatem wygenerować raty danej opłaty klikamy Generuj raty. Otworzy się okno Generowanie rat, w którym uzupełniamy wszystkie pola. Lp. Pole Wartość 1 Nazwa rat: Wpisujemy nazwę rat. Do każdej z rat system doda numer. 2 Kwota: Należy wpisać całkowitą kwotę opłaty. 3 Data pierwszej płatności: Należy wprowadzić datę płatności pierwszej raty. Terminy płatności następnych rat zostaną ustalone na ten sam dzień w kolejnych miesiącach. Wygenerowane terminy można zmienić w tabeli z ratami w oknie Nowa opłata. 4 Ilość rat: Należy wpisać liczbę rat. Po uzupełnieniu wszystkich pól klikamy OK, a zdefiniowane raty pojawią się w oknie Nowa opłata. 10 PARTNERS in PROGRESS

11 Po kliknięciu OK zdefiniowana opłata pojawi się u studenta na zakładce Opłaty USUWANIE OPŁAT Na zakładce studenta Opłaty istnieje możliwość usuwania opłat. Usunąć można tylko opłatę, której wszystkie raty mają status księgowania Nowy i na rzecz żadnej raty nie wpłynęła żadna wpłata studenta. W przypadku, kiedy żaden z powyższych warunków nie jest spełniony podczas próby usunięcia opłaty program zgłosi komunikat, że danej opłaty nie można usunąć. W celu usunięcia opłaty zaznaczamy daną opłatę w tabelce Opłaty na zakładce Opłaty. Następnie klikamy przycisk Usuń znajdujący się pod tabelką Opłaty. PARTNERS in PROGRESS 11

12 Pojawia się okno potwierdzenia usunięcia opłaty. Usunięcie opłaty potwierdzamy klikając Tak, a następnie zapisujemy zmiany u studenta klikając przycisk Zapis na pasku narzędziowym w oknie głównym programu DODAWANIE RAT DO OPŁATY Na zakładce Opłaty do poszczególnych opłat można dodawać raty. Aby dodać ratę do opłaty należy najpierw w tabelce Opłaty zaznaczyć odpowiednią opłatę i następnie kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się pod Raty. 12 PARTNERS in PROGRESS

13 W oknie Rata uzupełniamy informację o dodawanej racie: nazwa, kwota, data płatności. Dodanie raty potwierdzamy klikając OK w oknie Rata MODYFIKACJA RAT OPŁATY Na zakładce Opłaty można dowolnie modyfikować raty poszczególnych opłat pod względem: ilości, terminów wpłat, nazw rat. Modyfikować można tylko raty, które mają status księgowania Nowy oraz status nie zapłacone. Aby zmodyfikować ratę opłaty należy wybrać opłatę, następnie ratę w tabeli Raty i wybrać przycisk Edycja. PARTNERS in PROGRESS 13

14 Otworzy się okno Rata, w którym poprzez zmianę wartości pól modyfikujemy daną ratę. Wprowadzone zmiany potwierdzamy klikając OK. 14 PARTNERS in PROGRESS

15 2.5. USUWANIE RAT OPŁATY Na zakładce Opłaty można usuwać raty poszczególnych opłat. Usunąć można tylko raty, które mają status księgowania Nowy oraz status nie zapłacone. Aby usunąć ratę opłaty należy wybrać opłatę, następnie ratę w tabeli Raty i wybrać przycisk Usuń. Pojawi się okno potwierdzenia usunięcia raty. PARTNERS in PROGRESS 15

16 Usunięcie raty opłaty potwierdzamy klikając Tak, a następnie zapisujemy zmiany u studenta klikając przycisk Zapis na pasku narzędziowym w oknie głównym programu DODAWANIE ULGI Ulgę do opłaty można przyznać zarówno wtedy, gdy opłata jest zatwierdzona, jak i wtedy, gdy opłata jest niezatwierdzona. Istnieją dwa mechanizmy nadawania ulg, do całej opłaty (wszystkich rat) oraz do wybranej raty opłaty. Dodawanie ulgi do raty Aby przyznać ulgę do wybranej raty opłaty w tabeli Opłaty wskazujemy przez podświetlenie opłatę. W tabeli Raty wskazujemy ratę i następnie klikamy Edycja. W otwartym oknie Rata definiujemy ulgę w tabelce Ulgi i zwroty. Uzupełniamy następujące informację: typ, data decyzji, kwota, % [raty]. 16 PARTNERS in PROGRESS

17 Wprowadzoną ulgę zatwierdzamy klikając OK, a następnie zapisujemy zmiany klikając Zapis na pasku narzędziowym w oknie głównym programu. Dodawanie ulgi do opłaty Aby przyznać ulgę do opłaty (wszystkich raty opłaty) w jednej operacji należy w tabeli Opłaty wskazać przez podświetlenie opłatę i wybrać przycisk Inne operacje, a następnie Dodaj ulgi. PARTNERS in PROGRESS 17

18 Otworzy się okno Dodawanie ulgi do wszystkich rat, w którym definiujemy ulgę uzupełniając poszczególne pola. POLA Lp. Pole Wartość 1 Typ: Z listy rozwijalnej wybieramy typ ulgi. Słownik ulg tworzymy w Opcje/Opłaty/Rodzaje ulg. 2 Data decyzji: Wprowadzamy datę decyzji o przyznaniu ulgi. 3 Kwota ulgi: W zależności od tego jak to zdefiniowano w słowniku ulg podpowiada się kwota ulgi bądź procent ulgi. Możemy zmienić wartość podpowiadaną 4 Procent opłaty: przez system. Po określeniu wartości pól wybieramy przycisk OK. Ulga zostanie tym samym przydzielona do wszystkich rat danej opłaty. 18 PARTNERS in PROGRESS

19 2.7. ZATWIERDZANIE OPŁAT Po dodaniu nowej opłaty należy ją zatwierdzić, aby była uwzględniana do rozliczenia wpłat podczas importu wyciągu bankowego z wpłatami studentów. Aby zatwierdzić ratę należy na zakładce opłaty wybrać przycisk Inne operacje i Zatwierdź raty. Otworzy się okno z dodatkowym pytaniem. Jeżeli wybierzemy przycisk Tak, to zostaną zatwierdzone wszystkie niezatwierdzone opłaty studenta. Jeżeli wybierzemy przycisk Nie, to zostanie zatwierdzona tylko opłata podświetlona w tabeli Opłaty. Wybranie Anuluj spowoduje rezygnację z zatwierdzania. 3. PARTNERS in PROGRESS 19

20 Po zatwierdzeniu status rat w kolumnie księgowanie zmieni się z nowy na zatwierdzone ROZLICZENIE Wybierając przycisk Rozliczenie na zakładce Opłaty w otwartym oknie Rozliczenie zobaczymy stan rozliczeń studenta z uczelnią. POLA Lp. Pole Wartość 20 PARTNERS in PROGRESS

21 1 Blok 1 Blok zawiera informacje o opłacie podświetlonej w Tabeli 1. 2 Tabela 1 W tabeli znajdują się wszystkie opłaty, z informacją o kwocie do zapłaty i opóźnieniu. 3 Blok 2 W bloku znajduje się podsumowanie danych z Tabeli 1 umieszczone w dwóch blokach: Razem i Odsetki wszystkich opłat (łącznie z przeniesieniami). 4 Tabela 2 W tabeli znajdują się opłaty wraz z odsetkami, dla których zaewidencjonowano wpłatę. 5 Blok 3 W bloku znajduje się podsumowanie Tabeli 2 z sumami wpłat i wypłat oraz saldo rozliczeń bez odsetek oraz z odsetkami. Znajdziemy tu również informację o wpłatach nierozliczonych. Wpłaty nierozliczone, to wpłaty, które nie zostały przypasowane do żadnej opłaty naliczonej studentowi. PARTNERS in PROGRESS 21

22 Bezpośrednio nad tabelami umieszczony jest filtr, za pomocą, którego możemy przefiltrować opłaty po: Semestr z listy rozwijalnej wybieramy semestr, Meldunek związane z meldunkiem w akademiku, Rodzaj ze słownika wybieramy rodzaj opłaty, Stan na z kalendarza wybieramy datę, Wpłaty/Wypłaty z listy rozwijanej wybieramy element, po którym mają być przefiltrowane opłaty: Wszystkie, Semestr/Meldunek, Opłata, Rata. PRZYCISKI NIESTANDARDOWE W oknie znajdują się następujące przyciski: Drukuj po wybraniu przycisku zostanie wygenerowany dokument podsumowujący stan rozliczeń studenta z uczelnią. Kasa wybranie przycisku spowoduje otwarcie modułu Kasa.XP. 4. SUBKONTA Student może posiadać wiele subkont, a ich liczba zależna jest od rodzaju dodanych mu opłat. Subkonta generowane są przez system i zgodne z obowiązującym na uczelni algorytmem. Subkonta studenta ewidencjonowane są na zakładce Opłaty pod tabelą Raty. Po wybraniu przycisku znajdującego się na końcu pola Subkonto system wyświetla okno Lista subkont z wygenerowanymi dla studenta subkontami oraz opisem. 22 PARTNERS in PROGRESS

23 5. ZESTAWIENIA Funkcjonalność zestawień wykorzystywana jest we wszystkich modułach programu do zestawiania danych w dowolnych konfiguracjach. Zestawienia wykorzystywane są również do działań, wykonywanych na grupie studentów. Wykonane zestawienie można przesłać do MS Word oraz do MS Excel. Istnieje również możliwość wygenerowania wydruku dla osób znajdujących się w zestawieniu. Aby zdefiniować i wykonać zestawienie należy wybrać: z menu głównego programu Zestawienia polecenie Ogólne lub Użytkownika, następnie Nowe, lub użyć ikony znajdującej się na pasku narzędzi (wybranie ikony zestawień spowoduje wyświetlenie listy zestawień ogólnych). Jeśli zdefiniujemy i zapiszemy zestawienie Ogólne, to będzie ono dostępne dla wszystkich użytkowników systemu, natomiast zestawienie Użytkownika, będzie dostępne tylko dla użytkownika, który je zdefiniował. PARTNERS in PROGRESS 23

24 W oknie po lewej stronie w tabeli Zestawienia ogólne: znajdują się zdefiniowane w systemie zestawienia. Po prawej stronie umieszczono zakładki wykorzystywane podczas definiowania zestawienia. Ilość wyświetlanych zakładek zależna jest od typu zestawienia. W oknie dostępne są następujące pola: Lp. Pole Wartość Pole filtra. Z listy rozwijanej wybieramy, jaka grupa zestawień ma być wyświetlona w tabeli Zestawienia ogólne. 1 Grupa zestawień: 2 Typ: Przypisać zestawienie do określonej grupy zestawień, możemy w momencie dodawania zestawienia, poprzez uzupełnienie pola Grupa zestawień znajdującego się po prawej stronie. Wartości na tej liście rozwijanej definiuje się w słowniku: Opcje/Słowniki/Grupy zestawień. Pole filtra. Z listy rozwijanej wybieramy, jaki typ zestawień ma być wyświetlony w tabeli Zestawienia ogólne. Typ zestawienia wybieramy w momencie dodawania zestawienia, poprzez uzupełnienie pola Typ znajdującego się po prawej stronie. 3 Nazwa zestawienia Wpisujemy nazwę definiowanego zestawienia. 4 Makro filtrujące 5 Typ W polu należy wpisać nazwę pliku, w którym znajduje się skrypt dodatkowo odfiltrowujący studentów. Plik ze skryptem należy umieścić w katalogu, w którym zainstalowano Dziekanat.XP, w podkatalogu Scripts\AwsScr. Wykorzystanie makra daje dodatkowe możliwości podczas definiowania zestawień użytkownikom zaawansowanym. Nie jest to pole wymagane. Określamy typ definiowanego zestawienia, poprzez wybór z listy rozwijanej. Wybranie określonego typu skutkuje dostępem do określonych zakładek oraz pól w tabeli Dostępne pola. Dostępne typy i zakładki z nimi związane: Student zakładki: Wybór pól, Student, Dodatkowe, Opłaty, 24 PARTNERS in PROGRESS

25 Dokumenty, Zaawansowane. Pracownik zakładki: Wybór pól, Pracownik, Dokumenty, Zaawansowane. Użytkownik zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. BK Osoba zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Semestr zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Grupa zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Przedmiot zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Zajęcia zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Cykle przedmiotów zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Rezerw. sal zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Rezerw. wykładowców zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Rezerw. środków trwałych zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Rozliczenia dydaktyki zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. Dokumenty zakładki: Wybór pól, Dokumenty, Student, Dodatkowe, Pracownik, Zaawansowane. SQL zakładki: Wybór pól, Zaawansowane. 6 Grupa zestawień 7 Zestawienia ogólne: Określamy grupę zestawień, do której ma być przypisane definiowane zestawienie, wybierając nazwę z listy rozwijanej. Dostępne tutaj nazwy grup, należy wcześniej dodać do słownika Grupy zestawień (Opcje/Słowniki/Grupy zestawień). Lista zdefiniowanych zestawień. System wyświetla tu zestawienia w zależności od tego jak ustawione są filtry znajdujące się nad tabelą tj. Grupa zestawień i Typ. 8 Uwagi: Pole tekstowe przeznaczone na dowolnego typu uwagi. PRZYCISKI W oknie dostępne są następujące przyciski: S. po wybraniu przycisku otworzy się okno Sortowanie, umożliwiające ustalenie pól, po których dane w zestawieniu będą sortowane. Nowy przycisk wybieramy po zdefiniowaniu nowego zestawienia, tj. uzupełnieniu pól: Nazwa zestawienia, Typ, Grupa zestawień, Wybrane pola. Zapisz przycisk wybieramy, aby zapisać zdefiniowane zestawienie czy też zmiany w jego definicji, jeżeli były wykonywane. Usuń usunięcie zestawienia z tabeli Zestawienia ogólne i z systemu. Wyczyść wybranie przycisku spowoduje wyczyszczenie zawartości wszystkich pól w oknie z wyjątkiem tabeli Zestawienia ogólne. Kopiuj możliwość skopiowania własnych zestawień innemu użytkownikowi opcja dla użytkownika oraz skopiowania zestawień innego użytkownika opcja od użytkownika. Kolejność po wybraniu przycisku otworzy się okno Kolejność, w którym możemy ustalić kolejność wyświetlania zestawień w menu głównym zestawień tj. Zestawienia /Ogólne lub Użytkownika. OK wybranie przycisku uruchomi wykonywanie zestawienia. Anuluj wyjście z okna bez zapisu danych. Zakładka Wybór pól PARTNERS in PROGRESS 25

26 Na zakładce znajdują się dwie tabele tj. z polami dostępnymi do wyboru oraz z polami wybranymi do zestawienia, które stanowić będą kolumny w wykonanym zestawieniu. Wszystkie pola dotyczące opłat zaczynają się od słowa Opłaty, natomiast pola dotyczące rat do tych opłat zaczynają się od słowa Rata. Na zakładce dostępne są następujące pola: Lp. Pole Wartość 1 Dostępne pola: 2 Wybrane pola: Spis pól, które można wybrać do zestawienia. Dostępne tu pola zależne są od wybranego typu zestawienia. Pola wybrane z kolumny Dostępne pola, które będą stanowić kolumny w wykonanym zestawieniu. Zaznaczenie opcji spowoduje, że system przed wyświetleniem wyników sprawdzi czy w zestawieniu znajdują się identyczne wiersze i powtarzających się wierszy nie wyświetli. 3 Bez powtórzeń wierszy Oprócz powtarzających się danych w wierszach, sprawdzana jest również przynależność studenta (student może mieć kilka przynależności w zależności od tego na ilu ścieżkach studiuje). Jeżeli ma więcej niż jedną to dane zostaną wyświetlone w dwóch osobnych ścieżkach, nawet wtedy, gdy będą identyczne. 4 5 Tylko dane z aktywnych semestrów Tylko dane z aktywnych toków Analizowane będą tylko dane z semestrów, na których obecnie są zapisani studenci. System nie weźmie pod uwagę semestrów historycznych. Analizowane będą tylko dane z toków, na których obecnie są zapisani studenci. 6 Dane z bazy arch. i abs. Analizowane będą dane z dwóch baz tj. bazy archiwalnej oraz bazy absolwentów. Wynik zestawienia może być od razu przesłany do: 7 Akcja: dokumentu Word (MS Word), arkusza kalkulacyjnego Excel (MS Excel), dokumentu korespondencji seryjnej Korespondencja seryjna (MS Word). Jeżeli pole zostanie uzupełnione, to zestawienie od razu jest przesyłane do nowego, czystego dokumentu, bez wcześniejszego wyświetlenia wyników 26 PARTNERS in PROGRESS

27 w Dziekanacie.XP. Pole koresponduje z polem Dokument. Jeśli pole dokument nie zostanie uzupełnione, to wynik zestawienia zostanie przesłany do pustego, czystego dokumentu. Istnieje również możliwość przesłania do konkretnego dokumentu, wówczas jego nazwę należy wpisać w polu Dokument. Lokalizacja dokumentów w katalogu z Dziekanatem.XP - \FRM\AwsFrm. 8 Dokument: Wynik zestawienia może być przesłany do konkretnego dokumentu, którego nazwa wraz z rozszerzeniem zostanie tu wpisana. Najpierw jednak należy uzupełnić pole Akcja odpowiednio do rodzaju dokumentu. Zakładka Student Uzupełnienie któregokolwiek z pól na tej zakładce spowoduje nałożenie warunku na studentów pobieranych do tego zestawienia z zakresu kierunku, na którym studiują w danym roku akademickim i semestrze. Zestawienie może być również wykonane dla jednej osoby, jeśli uzupełnione zostaną pola Nazwisko: i Imię: czy też Nr albumu:. Zakładka Opłaty PARTNERS in PROGRESS 27

28 Uzupełnienie któregokolwiek z pól na tej zakładce spowoduje nałożenie warunku na studentów pobieranych do tego zestawienia z zakresu opłat ewidencjonowanych na zakładce studenta Opłaty. Uzupełnienie któregokolwiek z pól na tej zakładce spowoduje nałożenie warunku na studentów pobieranych do tego zestawienia z zakresu dokumentów ewidencjonowanych na zakładce pracownika Dokumenty. Zakładka Zaawansowane Zakładka Zaawansowane umożliwia nałożenie dowolnych warunków wraz z określonymi wartościami ustalanymi przy pomocy operatorów. Oprócz tego możliwe jest zastosowanie warunku SQL (dla zaawansowanych użytkowników). W kolumnie Warunek na liście rozwijanej dostępne są następujące operatory: Operat or Znaczenie Przykładowe pole Przykładowa wartość > Większy Nr semestru 3 >= Większy lub równy Rok semestru PARTNERS in PROGRESS

29 < Mniejszy Rata, kwota 1000 <= Mniejszy lub równy Ulga, kwota 250 = Równy Grupa maksymalna liczba studentów 20 <> Różny Prac. - Stanowisko 3 IN Zawiera się w... Kierunek studiów Administracja,Matematyk a NOT IN Nie zawiera się w... Miejscowość Jarosław,Sanok LIKE Podobny do Grupa - symbol W% W kolumnie Wartość można użyć masek: % - zastępuje dowolny ciąg znaków _ - zastępuje dowolny pojedynczy znak W kolumnie Wartość można również używać warunków, które powodują po uruchomieniu zestawienia wywołanie dodatkowego okna, które należy uzupełnić: %D% data z kalendarza %DT% data z czasem z kalendarza %%%dataczas wstawia aktualną datę i czas %%%data wstawia aktualną datę %%% tekst Po wykonaniu podwójnego kliknięcia w polu w kolumnie Wartość system wyświetli komunikat z podpowiedzią dotyczącą rodzaju wpisu w tym polu. Przykład. Definiowanie zestawienia Definiując zestawienie należy określić, dla kogo będzie wykonywane zestawienie, czyli jakiego będzie typu, wybór następuje w polu TYP. Następnie należy wpisać nazwę zestawienia w polu Nazwa zestawienia. Wybranie przycisku Nowy spowoduje, że zestawienie zostanie dopisane do listy po lewej stronie i będzie można go używać w przyszłości. Kolejnym krokiem jest dokonanie wyboru, jakiego rodzaju informacje mają znaleźć się w zestawieniu. Należy zaznaczyć pole na liście Dostępne pola po lewej stronie i wybrać przycisk >, wówczas zaznaczone pole zostanie przeniesione do listy Wybrane pola i będzie stanowić kolumnę w wykonanym zestawieniu. Na zakładkach Student, Dodatkowe, Opłaty, Dokumenty i Zaawansowane określamy dodatkowe warunki i ograniczamy tym samym ilość studentów, jaka zostanie wyświetlona w zestawieniu. Aby wykonać zestawienie należy wybrać przycisk OK. PARTNERS in PROGRESS 29

30 Dane znajdujące się w zestawieniu można filtrować za pomocą narzędzi, które dostępne są tylko w oknie wykonanego zestawienia. Zestaw. wybranie ikony spowoduje powrót do okna Zestawienia, w którym dostępne są wszystkie zdefiniowane zestawienia i istnieje możliwość wykonania innego. Edycja powrót do okna Zestawienia w trybie edycji zestawienia, które jest wykonane. Tryb edycji umożliwia dokonanie zmian i ponowne wykonanie zestawienia. Excel po wybraniu ikony wszystkie dane zostaną przesłane do nowego arkusza, w MS Excel. Word po wybraniu ikony wszystkie dane zostaną przesłane do nowego dokumentu, w MS Word. Koresp. wybór ikony spowoduje otwarcie dokumentu w MS Word z paskiem korespondencji seryjnej. XML po wybraniu ikony wszystkie dane zostaną przesłane do nowego pliku w formacie XML. Tryb druk. tryb drukowania ułatwia drukowanie dokumentów dla dużej liczby studentów bez konieczności wybierania polecenia Drukuj przy każdej osobie. Uruchomiony wydruk jest wysyłany na drukarkę bez możliwości jego podglądu. Rosnąco zaznaczenie kolumny i wybranie ikony spowoduje, że wiersze w zestawieniu zostaną posortowane alfabetycznie rosnąco, na podstawie elementów z zaznaczonej kolumny. Malejąco zaznaczenie kolumny i wybranie ikony spowoduje, że wiersze w zestawieniu zostaną posortowane alfabetycznie malejąco, na podstawie elementów z zaznaczonej kolumny. Usuń sort. wybranie kolumny spowoduje usunięcie sortowania wykonanego rosnąco lub malejąco. Filtruj tzw. filtrowanie z plusem. Należy ustawić się na elemencie, który jest kluczowy (np. kierunek) i wybrać ikonę, a w efekcie w zestawieniu pozostaną tylko studenci z tym elementem. F. i puste w zestawieniu pozostaną studenci z tym zaznaczonym elementem oraz ci z wartością pustą. F. z wył. tzw. filtrowanie z wyłączeniem tj. z zestawienia zostaną usunięci studenci z zaznaczonym elementem. Usuń filtr wybranie ikony spowoduje usunięcie nałożonych filtrów tj. Filtruj, F. i puste oraz F. z wył. o ile zmiany nie zostały już zapisane w zestawieniu. Użycie filtra i powrót do edycji zestawienia, (czyli użycie ikony Edycja) wywołuje komunikat z pytaniem czy zmiany mają być przeniesione do zestawienia. Odpowiedź twierdząca spowoduje, że powstanie dodatkowy zapis na zakładce Zaawansowane i wybranie Usuń filtr nie spowoduje zdjęcia filtra z zestawienia. 30 PARTNERS in PROGRESS

31 Odśwież odświeżenie wyświetlania danych. Na studentach znajdujących się w zestawieniu można wykonywać różne działania znajdujące się w opcji Akcje (menu główne). Pozycja ta pojawia się w menu głównym tylko w oknie wykonanego zestawienia. Znajduje się tam szereg pogrupowanych pozycji związanych z różnymi modułami programu. Działania te można wykonywać na wszystkich studentach znajdujących się w zestawieniu lub też tylko na wybranych: Jeżeli chcemy wykonać akcje na wszystkich, to gdy po wybraniu pozycji z opcji Akcje padnie następujące pytanie: należy zaznaczyć drugą opcję. Aby wykonać akcje tylko na wybranych studentach najpierw należy wybrać z menu głównego pozycję Wiersze, a następnie Wybieranie grupowe. Następnie należy zaznaczyć wybranych studentów razem z klawiszem Ctrl lub korzystając z myszki klikamy i trzymamy lewy przycisk myszy na numerze wiersza w zestawieniu, a następnie przeciągamy w dół lub górę. Następnie należy wybrać z opcji Akcje odpowiednią pozycję i tym razem zaznaczyć pierwszą opcję. W menu Akcje i podmenu Opłaty studenta dostępne są następujące pozycje: PARTNERS in PROGRESS 31

32 6. AKCJE WYKONYWANE Z ZESTAWIEŃ 6.1. DODAWANIE OPŁAT Grupie studentów możemy przydzielić daną opłatę, również z zestawienia. Funkcjonalność ta daje nam dodatkowe możliwości przydzielenia opłaty grupie studentów, która zostanie utworzona za pomocą zestawienia ze względu na dowolne kryterium. Posługując się tą funkcjonalnością możemy dodać normalną opłatę (czesne, indeks, legitymacja i inne) lub opłatę za akademik. W przypadku opłaty za akademik system sprawdzi studentów znajdujących się w zestawieniu, czy posiadają meldunek (informacje o meldunku znajdują się na zakładce Akademik). Aby dodać opłatę poprzez zestawienie, należy najpierw utworzyć zestawienie oraz je wykonać. Zestawienia szczegółowo zostały omówione w punkcie 4. Aby utworzyć i wykonać zestawienie wybieramy: 1. z paska menu pozycję Zestawienia, 2. z podmenu pozycję Ogólne lub Użytkownika, 3. z podmenu pozycję Nowe Otworzy się okno Zestawienia. Wybieramy zestawienie z listy, jeżeli było wcześniej zapisane lub tworzymy zestawienie od nowa. Szczegółowo proces ten w jednym z poprzednich punktów. Aby wykonać zestawienie należy wybrać przycisk OK. 32 PARTNERS in PROGRESS

33 W otwartym oknie zestawienia należy wybrać: 1. z paska menu pozycję Akcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty studenta, 3. z podmenu pozycję Dodawanie opłat. Otworzy się okno Nowa opłata, w którym określamy wartości poszczególnych pól identycznie jak w przypadku dodawania opłat do semestru (patrz punkt 3). Proces dodawania studentom opłat z zestawień jest nieco inny od procesu przydzielania opłat z semestru. W tym przypadku system nie weryfikuje studenta pod kątem zawartej umowy co do strategii płatności oraz nie sprawdza czy student ma już dodaną taką opłatę. Po uzupełnieniu informacji w oknie wybieramy przycisk OK. Pojawi się pytanie: PARTNERS in PROGRESS 33

34 Po potwierdzeniu komunikatu pojawi się pasek postępu obrazujący proces dodawania opłat, w tym przypadku wszystkim studentom znajdującym się w zestawieniu. Następnie zobaczymy komunikat, który należy potwierdzić. Pojawi się kolejny pasek postępu i zakończony zostanie proces dodawania opłat. Dodane opłaty widoczne są na zakładce studenta Opłaty. W zależności od terminu płatności, raty wyświetlane są w odpowiednim kolorze: czerwony termin płatności raty już minął, niebieski rata z terminem płatności w przyszłości, czarny rata opłacona USUWANIE OPŁAT Aby wybranej grupie studentów usunąć przydzieloną opłatę należy najpierw wykonać zestawienie. Należy jednak pamiętać, że usunąć można tylko opłatę, która nie została jeszcze zapłacona oraz opłatę, która ma status księgowania nowy. Status nowy mają opłaty niezatwierdzone. 34 PARTNERS in PROGRESS

35 Aby utworzyć i wykonać zestawienie wybieramy: 1. z paska menu pozycję Zestawienia, 2. z podmenu pozycję Ogólne lub Użytkownika, 3. z podmenu pozycję Nowe Otworzy się okno Zestawienia. Wybieramy zestawienie z listy, jeżeli było wcześniej zapisane lub tworzymy zestawienie od nowa. Szczegółowo proces ten w jednym z poprzednich punktów. Aby wykonać zestawienie należy wybrać przycisk OK. PARTNERS in PROGRESS 35

36 W otwartym oknie wykonanego zestawienia należy wybrać: 1. z paska menu pozycję Akcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty studenta, 3. z podmenu pozycję Usuwanie opłat. Pojawi się okno z pytaniem dotyczącym wyboru studentów. Po wybraniu jednej z dwóch opcji i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK otworzy się okno Usuwanie opłat. Pola w oknie Usuwanie opłat nie są wymagalne i można je pozostawić puste wówczas u studenta zostaną usunięte wszystkie opłaty (niezatwierdzone i nie zapłacone). Jeżeli poszczególne pola zostaną uzupełnione wówczas system wyszukuje wszystkie raty spełniające określone warunki i następnie je usunie.. W jednym i drugim przypadku usunięte mogą być tylko opłaty ze statusem księgowania nowy i nie zapłacone. 36 PARTNERS in PROGRESS

37 Po wybraniu przycisku OK system w pierwszym etapie wyszukuje raty do usunięcia, następnie wyświetla komunikat o liczbie rat (wyszukanych, do usunięcia i zatwierdzonych). Zmiany widoczne są na zakładce studenta Opłaty. Przykład. Usuwanie wszystkich niezatwierdzonych rat z zestawienia W oknie wykonanego zestawienia należy wybrać Akcje/Opłaty studenta/usuwanie opłat. Otworzy się okno Wybieranie wierszy, a po dokonaniu wyboru Usuwanie opłat. Pozostawienie pustych pól w tym oknie i wybranie OK spowoduje, że system wyszuka wszystkie raty przydzielone studentom znajdującym się w zestawieniu, a następnie zostanie wyświetlony raport i pytanie: Z raportu wynika, że studenci mają 5 rat, niezatwierdzonych, czyli można je usunąć. Należy wybrać przycisk Tak. Po zakończeniu procesu usuwania nastąpi powrót do okna zestawienia. Przykład. Usuwanie rat konkretnej opłaty z zestawienia PARTNERS in PROGRESS 37

38 W oknie wykonanego zestawienia należy wybrać Akcje/Opłaty studenta/usuwanie opłat. Otworzy się okno Wybieranie wierszy, a po dokonaniu wyboru Usuwanie opłat. W oknie należy wybrać opłatę, która ma być usunięta, a wyboru dokonuje się po wybraniu przycisku obok pola Rodzaj opłaty. System wyświetla słownik Rodzaje opłat, a wybrać można jedną opłatę lub kilka (zaznaczenie opłat w wciśniętym przyciskiem Ctrl). Wybranie przycisku OK spowoduje, że system wyszuka u studentów, którzy są w zestawieniu, rat opłaty wybranej w polu Rodzaj opłaty. Można jeszcze bardziej zawęzić kryteria usuwania, poprzez wskazanie nazwy raty oraz (lub) zakresu dat płatności. Wybieramy przycisk OK Pojawi się okno z paskiem postępu, a następnie okno z komunikatem. Jeżeli system nie znajdzie rat do usunięcia, to wyświetli odpowiedni komunikat: W takim wypadku należy potwierdzić komunikat i zmienić kryteria wyszukiwania rat. Jeżeli raty zostaną wyszukane to pojawi się okno z raportem i pytaniem: 38 PARTNERS in PROGRESS

39 Po wybraniu przycisku TAK pojawi się kolejne okno z paskiem postępu obrazujące proces usuwania opłat, a po zakończonym procesie usuwania nastąpi powrót do okna zestawienia NADAWAIE ULG DO OPŁAT Wykorzystując mechanizmy dostępne dla zestawień można grupie studentów nadać ulgi. Ulga nadawana jest do przydzielonej wcześniej opłaty. W procesie nadawania ulg wykorzystywany jest słownik Rodzaje ulg (Opcje/Opłaty) aczkolwiek wartości ulg podpowiedziane ze słownika można zmieniać. Do określonych rat można dodawać ulgi kilka razy i wówczas wszystkie dodane do raty ulgi są sumowane. Aby utworzyć i wykonać zestawienie wybieramy: 1. z paska menu pozycję Zestawienia, 2. z podmenu pozycję Ogólne lub Użytkownika, 3. z podmenu pozycję Nowe Otworzy się okno Zestawienia. PARTNERS in PROGRESS 39

40 Wybieramy zestawienie z listy, jeżeli było wcześniej zapisane lub tworzymy zestawienie od nowa. Szczegółowo proces ten w jednym z poprzednich punktów. Aby wykonać zestawienie należy wybrać przycisk OK. Aby nadać ulgi, po wykonaniu zestawienia należy wybrać w oknie zestawienia: 1. z paska menu pozycję Akcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty studenta, 3. z podmenu pozycję Nadawanie ulg do opłat. Pojawi się okno z pytaniem dotyczącym wyboru studentów. Po wybraniu jednej z dwóch opcji i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK otworzy się okno Nadawanie ulg. 40 PARTNERS in PROGRESS

41 W górnej części okna określamy, do jakiej opłaty ma być nadana ulga. Natomiast w dolnej części należy wybrać parametry ulgi: Typ, Datę decyzji, Data księgowania. Kwota/Procent raty uzupełniane są wartością ze słownika ulg. Należy wybrać przycisk OK, pojawi się okno z paskiem postępu, a następnie raport. Wygenerowany raport można wydrukować lub zapisać w postaci pliku html. Istnieje również możliwość exportu danych do MS Word oraz MS Excel. Wybranie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie raportu i powrót do okna zestawienia. Niebieski kolor czcionki oznacza raty, dla których termin płatności jeszcze nie minął. PARTNERS in PROGRESS 41

42 Przykład. Nadanie ulg do części rat W oknie wykonanego zestawienia należy wybrać Akcje/Opłaty studenta/nadanie ulg do opłat. Otworzy się okno Wybieranie wierszy, a po dokonaniu wyboru okno Nadawanie ulg. Aby dodać ulgi tylko do części rat danej opłaty należy uzupełnić sekcję Data płatności, wówczas system weźmie pod uwagę tylko określone raty. Wybieramy OK, pojawi się okno z paskiem postępu oraz raport ze szczegółami dotyczącymi rat i dodanych ulg. Dodawanie ulg zostało wykonane dla zaznaczonego na liście studenta. Na zakładce studenta Opłaty widoczne są dodane poprzez stawienie ulgi. 42 PARTNERS in PROGRESS

43 6.4. NADAWANIE ULG DO RAT Nadawanie ulg do rat jest to kolejna opcja dotycząca nadawania ulg, ale trochę różniąca się od poprzedniej. W trakcie tego procesu należy dokonać jedynie wyboru typu ulgi, natomiast wyboru opłaty, do której będzie dodana dokonuje się wcześniej tj. na etapie definiowania zestawienia. W zestawieniu należy uzupełnić zakładkę Opłaty oraz do samego zestawienia wybrać pole Rata, Id. W przypadku opcji nadawania ulg do rat należy dodatkowo uzupełnić pola na zakładce Opłaty, a jeżeli tego nie zrobimy, to w zestawieniu pojawią się raty wszystkich opłat studenta. Uzupełnienie któregokolwiek z pól na tej zakładce spowoduje nałożenie warunku na studentów pobieranych do zestawienia z zakresu opłat ewidencjonowanych na zakładce studenta Opłaty. Można to zrobić uzupełniając wszystkie pola lub tylko niektóre: Lp. Pole Wartość 1 Rodzaj opłaty: 2 Uwagi: W pierwszym polu należy wybrać jeden z trzech warunków tj.: =, <> lub Stud. bez opłat. Natomiast w kolejnym polu opłatę ze słownika opłat. Np. chcąc wykonać zestawienie wszystkich studentów z dodaną opłatą o nazwie Czesne, należy wybrać w tych dwóch polach odpowiednio wartości: = oraz Czesne. Uzupełnienie tego pola spowoduje, że do zestawienia zostaną pobrani studenci, którzy posiadają uwagę o identycznej treści, jak ta wpisana w tym polu. 3 Rodzaj opłaty tylko do sald Jeżeli pole jest zaznaczone to rodzaj opłaty zaznaczony w filtrze powyżej nie jest uwzględniany w warunkach zestawienia a jedynie przy wyliczaniu sald. Pozwoli to uzyskać zestawienie sald studentów dla wybranego rodzaju opłaty z uwzględnieniem studentów, którzy nie mają tego rodzaju opłaty (zerowe saldo). 4 Data sald: Data, na którą są liczone salda w zestawieniu. 5 Nazwa raty: Pole tekstowe, za pomocą którego można dokonać selekcji studentów pod katem posiadania raty o określonej nazwie. 6 Kwota od: do: Pola typu liczbowego, w które można wpisać zakres wysokości rat. 7 Status raty: W pierwszym polu należy określić warunek dla statusu tj.: PARTNERS in PROGRESS 43

44 = równy <> różny > większy < mniejszy >= większy lub równy <= mniejszy lub równy Na liście rozwijanej znajdują się wszystkie statusy, jakie może posiadać rata (znaczenie poszczególnych statusów wyjaśniono w schemacie 3): nie zapłacone zap. częściowo bez odsetek zapłacone nadpłata opłata anulowana Np. aby w zestawieniu znaleźli się studenci, którzy posiadają nie zapłacone raty, to należy te dwa pola uzupełnić następująco: <>, zapłacone. W pierwszym polu należy określić warunek dla statusu tj.: 8 Status księgowania: = równy <> różny > większy < mniejszy >= większy lub równy <= mniejszy lub równy Na liście rozwijanej znajdują się wszystkie statusy księgowania, jakie może posiadać rata (znaczenie poszczególnych statusów wyjaśniono w schemacie 3): nowy zatwierdzone zaksięgowany Np. aby w zestawieniu znaleźli się studenci, którzy posiadają raty zatwierdzone lub zaksięgowane, to należy te dwa pola uzupełnić następująco: >=, zatwierdzone. Uzupełnienie tych pól ułatwi selekcję z uwzględnieniem zakresu daty płatności. Zakres dat płatności raty. Na liście rozwijanej znajduje się kilka opcji do wyboru i w zależności od tego, która zostanie wybrana, pozostałe pola są zablokowane lub odblokowane: 9 Data płatności: Data od: Data do: kiedykolwiek pozostałe pola zablokowane, wczoraj pozostałe pola zablokowane, dzisiaj pozostałe pola zablokowane, jutro pozostałe pola zablokowane, w ciągu ostatnich do wpisania liczba dni, tygodniu, miesięcy lub lat, a daty zablokowane, w ciągu następnych do wpisania liczba dni, tygodniu, miesięcy lub lat, a daty zablokowane, w ubiegłym tygodniu pozostałe pola zablokowane, w tym tygodniu pozostałe pola zablokowane, w przyszłym tygodniu pozostałe pola zablokowane, w ubiegłym miesiącu pozostałe pola zablokowane, w tym miesiącu pozostałe pola zablokowane, w przyszłym miesiącu pozostałe pola zablokowane, w ubiegłym roku pozostałe pola zablokowane, w tym roku pozostałe pola zablokowane, w przyszłym roku pozostałe pola zablokowane, od odblokowana data od, do odblokowana data do, między odblokowana data od i data do. Data księgowania: 10 (dni, tygod., mies., lat) Data od: Data do: Zakres daty księgowania raty. 44 PARTNERS in PROGRESS

45 11 Rodzaj ulgi: Jeżeli raty miały już nadaną ulgę, to można je wyszukać wybierając ją ze słownika rodzajów ulg. 12 Kwota od: do: Kwota ulgi podawana w zakresie od: do:. Data księgowania: 13 (dni, tygod., mies., lat) Data od: Data do: Zakres dat księgowania ulgi. Po określeniu szczegółów rat, które mają być w zestawieniu oraz dodaniu do zestawienia pola Rata, Id, zestawienie wygląda następująco: Aby nadać ulgi ratom znajdującym się w zestawieniu (pole Rata, Id oraz Rata ) należy wybrać: 1. z paska menu pozycję Akcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty studenta, 3. z podmenu pozycję Nadawanie ulg do rat. Pojawi się okno z pytaniem dotyczącym wyboru studentów. Po wybraniu jednej z dwóch opcji i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK otworzy się okno Nadawanie ulg. PARTNERS in PROGRESS 45

46 W oknie należy wybrać typ ulgi, a kwota lub procent zostaną podpowiedziane w zależności od tego czy wartości te zostały uzupełnione w słowniku ulg (Opcje/Opłaty/Rodzaje ul). Jeżeli nie, to można je uzupełnić lub zmienić gdyż pola Kwota oraz Procent raty są dostępne. System podpowiada datę bieżącą. W polu Opis można wpisać dowolny tekst, który pojawi się w oknie Rata, w kolumnie Opis (w trybie edycji raty na zakładce Opłaty). Po wybraniu przycisku OK, pojawi się okno z paskiem postępu, a następnie raport. Raport można wydrukować, otworzyć w formacie html lub eksportować do MS Word oraz MS Excel. Po wybraniu Zamknij, powrócimy do okna zestawienia. Efekt nadawania ulg widoczny jest na zakładce Opłaty, każdego studenta, który był w zestawieniu ZMIANA KWOTY RAT Wykorzystując mechanizmy dostępne dla zestawień można grupie studentów, którzy mają już przydzielone opłaty, zmienić kwoty rat. Aby utworzyć i wykonać zestawienie wybieramy: 1. z paska menu pozycję Zestawienia, 2. z podmenu pozycję Ogólne lub Użytkownika, 3. z podmenu pozycję Nowe 46 PARTNERS in PROGRESS

47 Otworzy się okno Zestawienia. Wybieramy zestawienie z listy, jeżeli było wcześniej zapisane lub tworzymy zestawienie od nowa. Szczegółowo proces ten w jednym z poprzednich punktów. Aby wykonać zestawienie należy wybrać przycisk OK. Aby zmienić kwoty rat, po wykonaniu zestawienia należy wybrać w oknie zestawienia: 1. z paska menu pozycję Akcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty studenta, 3. z podmenu pozycję Zmiana kwoty rat. Pojawi się okno z pytaniem dotyczącym wyboru studentów. PARTNERS in PROGRESS 47

48 Po wybraniu jednej z dwóch opcji i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK otworzy się okno Zmiana kwoty rat. W oknie koniecznie należy określić daty płatności od i do oraz nową kwotę dla rat. Nieuzupełnienie pola Rodzaj opłaty spowoduje, że kwota raty zostanie zmieniona bez względu na rodzaj opłaty. Operacja może być przeprowadzona próbnie, tj. po zaznaczeniu pola Próba. Wybranie przycisku OK, uruchomi proces zmiany kwoty rat opłat, a następnie zostanie wygenerowany raport. Wygenerowany raport można wydrukować lub zapisać w postaci pliku html. Istnieje również możliwość exportu danych do MS Word oraz MS Excel. 48 PARTNERS in PROGRESS

49 Wybranie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie raportu i powrót do okna zestawienia. Jeżeli była to operacja próbna, to po zamknięciu raportu system ponownie otworzy okno Zmiana kwoty rat w celu rzeczywistej zmiany kwot. Zmiana kwoty rat widoczna jest na zakładce studenta Opłaty. Niebieski kolor czcionki oznacza raty, dla których termin płatności jeszcze nie minął ZMIANA STATUSU RAT Opcja Zmiana statusu opłat służy do zatwierdzania opłat, czyli zmiany statusu z nowy na zatwierdzony. Na początku należy wykonać zestawienie. W otwartym oknie wykonanego zestawienia należy wybrać: 1. z paska menu pozycję Akcje, 2. z podmenu pozycję Opłaty studenta, 3. z podmenu pozycję Zmiana statusu opłat. Pojawi się okno z pytaniem dotyczącym wyboru studentów. Po wybraniu jednej z dwóch opcji i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK otworzy się okno Zmiana statusu opłat. PARTNERS in PROGRESS 49

50 W oknie system podpowiada domyślny rok akademicki i typ semestru. Domyślnie zaznaczony jest również checkbox Ulgi, co oznacza, że zmieniony zostanie również status ulg. Pozostanie przy ustawieniach domyślnych spowoduje, że system przeanalizuje wszystkie opłaty studentów będących w zestawieniu. Można ograniczyć zakres rozpatrywanych rat poprzez uzupełnienie pól w sekcji Data płatności oraz Rodzaj opłaty. Na liście rozwijanej Nowy status dostępne są dwie pozycje tj. Zatwierdzony oraz Nowy, więc możemy dokonywać zmiany statusu księgowania rat z nowy na zatwierdzony lub z zatwierdzony na nowy (o ile rata nie została już zapłacona). Podczas zmiany status należy równie określić datę zatwierdzenia. Po wybraniu OK pojawi się okno z paskiem postępu, a następnie Raport podsumowujący proces zmiany statusu rat i ulg. Raport można wydrukować, w tym celu należy wybrać przycisk Drukuj. Zamknięcie okna spowoduje powrót do okna zestawienia. Zmiana statusu rat została zaewidencjonowana na zakładce studenta Opłaty. Przykład. Zatwierdzanie wybranych rat z zestawienia W oknie wykonanego zestawienia należy wybrać Akcje/Opłaty studenta/zmiana statusu opłat. Otworzy się okno Wybieranie wierszy, a po dokonaniu wyboru okno Zmiana statusu opłat. 50 PARTNERS in PROGRESS

51 W oknie należy wybrać opłatę, którą chcemy zatwierdzić, a wyboru dokonuje się po wybraniu przycisku obok pola Rodzaj opłaty. System wyświetla słownik Rodzaje opłat, a wybrać można jedną opłatę lub kilka (zaznaczenie opłat w wciśniętym przyciskiem Ctrl). Aby ograniczyć liczbę zatwierdzanych rat należy dodatkowo uzupełnić daty w sekcji Data płatności. Potwierdzamy wybór przyciskiem OK. System rozpocznie proces zmiany statusu, co zobrazowane zostanie oknem z paskiem postępu, a następnie wyświetli raport. PARTNERS in PROGRESS 51