Kontrola zarządcza. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Dąbrowa Górnicza, 2015

Transkrypt

1

2 DOLNY ŚLĄSK Kontrola zarządcza

3 Dlaczego? Dotacje DOLNY ŚLĄSK Zgodnie z art. 16 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, samorządowi terytorialnemu przysługuje istotna część zadań publicznych. Jednostka samorządu może zlecić w drodze umowy organizacji pozarządowej realizację zadania publicznego, przekazując jednocześnie środki finansowe na ten cel i nadzorując tylko prawidłowość realizacji zadania. Założenia: Kontrola - ogólnie porównywanie stanu faktycznego ze stanem założonym. W innym sensie nadzór nad czymś i dopilnowywanie, aby to funkcjonowało zgodnie z ustalonymi zasadami (definicja WIKIPEDIA). Tak szeroko rozumianą definicję jeśli spojrzymy na nią przez pryzmat standardów odnajdujemy w standardach C. Mechanizmy kontroli. 11. Nadzór Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

4 DOLNY ŚLĄSK Dotacje Biorąc pod uwagę ww. definicję oraz aspekt czasu można spojrzeć na kontrolę dotacji poprzez 4 perspektywy: Zarządzania (strategiczna) Prawna (taktyczna) Organizacji konkursów (operacyjna) Rozliczania i kontroli środków (operacyjna)

5 DOLNY ŚLĄSK PERPSEKTYWA ZARZĄDZANIA Dotacje Planowanie zadań (organy ustawodawcze) Planowanie budżetu na realizację zadań, w tym w perspektywie wieloletniej Weryfikacja kierunków ze strategią i politykami Prace komisji budżetowej Wykonanie zadań Sprawozdanie z wykonania budżetu Prace komisji rewizyjnej Prace pozostałych komisji Słabości kontroli Upolitycznienie decyzji oraz tarcia pozamerytoryczne pomiędzy ugrupowaniami politycznymi wchodzącymi w skład rady gminy, powiatu sejmiku. Słabe wykorzystanie informacji zwrotnej pokontrolnej lub poaudytowej.

6 DOLNY ŚLĄSK PESPEKTYW A PRAWNA Dotacje Planowanie systemu przyznawania dotacji Przygotowanie projektu dokumentacji do trybu konkursowego (ogłoszenia, prace komisji konkursowej, projekt umowy) Opracowanie procedury ścieżki pozakonkursowej Zaplanowanie harmonogramów konkursów Ogłoszenia konkursów Przygotowanie dokumentacji konkursowej na podstawie projektów Opiniowanie wniosków pozakonkursowych Słabości kontroli Weryfikacje przez komórki merytoryczne zgodności z przepisami bez uwzględnienia dotychczasowego doświadczenia z wcześniej przeprowadzonych konkursów

7 Dotacje PERSPEKTYWA ORGANIZACJI KONKURSÓW DOLNY ŚLĄSK Ocena formalna i merytoryczna wniosków Przeprowadzenia oceny w oparciu o zestandaryzowane kryteria Udokumentowana praca komisji Utworzenie listy rankingowej z ocena punktową i przyznanymi kwotami Podpisanie umowy Przygotowanie i podpisanie umowy wraz z harmonogramem Słabości kontroli Weryfikacja kryteriów formalnych bez należytej staranności i nadzoru Duża waga przyznawana dla kryteriów merytorycznych, które są praktycznie nie weryfikowalne Słabe wykorzystanie informacji z wcześniej przeprowadzonych kontroli u wnioskodawcy Niewykorzystanie wyników audytu dotyczących systemu organizacji konkursów

8 Dotacje DOLNY ŚLĄSK PERSPEKTYWA ROZLICZANIA I KONTROLI ŚRODKÓW Weryfikacja sprawozdania Weryfikacja formalna i merytoryczna złożonego sprawozdania Prowadzenie korespondencji z dotowanym dotyczącej watpliowsci stwierdzonych w trakcie weryfikacji Wysłanie pracowników na kontrolę na miejscu - rzadko Rozliczenie dotacji Ustalenie ostatecznej kwoty Wysłanie pracowników na kontrolę na miejscu Analiza zwrotów Wezwanie do zapłaty Prowadzenie postępowania administracyjnego dotyczącego zwrotu kwot. Słabości kontroli Po zmianie przepisów brak obowiązku dostarczania faktur i rachunków pod sprawozdanie może powodować, że kontrola przeprowadzona po jakimś czasie wykaże, że wskutek błędnie złożonego sprawozdania powstanie niedopłata dotacji po stronie samorządu Przerzucanie odpowiedzialności za rozliczenie dotacji na pracowników kontroli.

9 DOLNY ŚLĄSK Dotacje Biorąc pod uwagę zaproponowane powyżej perspektywy powinno się spojrzeć na kontrolę dotacji dla organizacji pozarządowych szerzej niż na czynności przeprowadzane u dotowanego. Pełen sukces zależy od prawidłowo zaprojektowanych mechanizmów kontrolnych we wszystkich perspektywach. Przeprowadzenie kontroli po rozliczeniu środków biorąc pod uwagę rodzaj beneficjenta np. organizację pozarządową, której działalność w dużej mierze oparta jest na pracy w formie wolontariatu, często nie prowadzi do skutecznej egzekucji środków. Kontrole na miejscu często borykają się z problemem braku kontaktu z przedstawicielami organizacji. W przypadku kiedy mechanizmy weryfikacji w ww. perspektywach nie są postrzegane jako kontrole to na etapie kontroli na miejscu dotacji badający napotyka się na nieprawidłowości wskazujące na błędną pracę komórek merytorycznych. Powoduje to frustracje kontrolera i problem z opisem ustaleń np. brak weryfikacji na etapie wyboru wniosków lub podpisywania umowy potrzeb kosztów dojazdów do miejsca szkolenia dla uczestników z danej miejscowości, przy wskazaniu do kontroli efektywności wydatkowania środków, brak zasadności wykazanego w zweryfikowanym sprawozdaniu zakupu łatwo psujących się artykułów żywnościowych (np. owoce, mięso, wędliny) w terminie wcześniejszym o pół roku od poczęstunku w trakcie wydarzenia kończącego projekt, przy wskazaniu kontroli celowości środków dotacji.

10 DOLNY ŚLĄSK Dotacje Perspektywa zarządzania Perspektywa prawna Kontrola Perspektywa organizacji konkursów Perspektywa rozliczania kontroli środków

11 Dotacje DOLNY ŚLĄSK Dziękuję za uwagę. Katarzyna Lenczyk-Woroniecka Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Dąbrowa Górnicza 2015

12