Dokumentacja Systemu Ewidencji Szczepionek Wersja 1

Transkrypt

1 Dokumentacja Systemu Ewidencji Szczepionek Wersja 1 Zmiany względem wersji poprzednich Zmiana formatu dokumentacji z wersji opartej na html do formatu PDF. Aktualne wersje dokumentacji dostępne są pod adresem Logowanie Po wejściu na stronę serwisu pojawi nam się panel logowania: Każdy użytkownik systemu posiada własny login i hasło, oraz przydzielone przez administratora uprawnienia do korzystania z odpowiednich modułów systemu. Użytkownicy podzieleni są według następujących uprawnień (jeden użytkownik może mieć różne uprawnienia) * Administrator systemu * Świadczeniodawca - dla świadczeniodawców logujących się do bazy z zewnątrz * Magazynier * Księgowość * Dystrybucja * Opiekun MZ

2 Menu główne Na lewym pasku w oknie przeglądarki dostępne jest menu użytkownika Zawartość menu jest różna w zależności od przydzielonych uprawnień. Na lewym pasku w oknie przeglądarki dostępne jest menu użytkownika. Uprawnienia Administratora * Dodawanie, usuwanie i modyfikacja użytkowników systemu, przydzielanie uprawnień * Dodawanie, usuwanie i modyfikacja danych o świadczeniodawcach * Dodawanie, usuwanie i modyfikacja listy szczepionek

3 Menu Świadczeniodawcy Uprawnienia świadczeniodawcy * Wystawianie zapotrzebowania na szczepionki Menu Magazyniera PZ przyjęcie towaru Uprawnienia Magazyniera * Kontrola stanu magazynu * Dostęp do raportów (zestawienie operacji) * Raport z zapotrzebowania zbiorowego * Przyjmowanie szczepionek na magazyn * Wydawanie szczepionek * Operacje magazynowe * Raportowanie stanów magazynowych * Zestawienia roczne

4 Menu Dystrybucja Uprawnienia Dystrybucji * Realizacja zaopatrzenia w szczepionki (PZ) * Wystawienie/edycja zapotrzebowania na życzenie świadczeniobiorcy * Realizacja zapotrzebowania dla świadczeniodawcy (Wz) * Wgląd w raporty, zestawienia operacji, zapotrzebowanie zbiorowe Operacje na użytkownikach (Administracja) Moduł służy do dodawania nowych użytkowników do systemu, oraz do przydzielania im odpowiednich uprawnień. Użytkownikowi należy przypisać odpowiednią rolę, zgodną z pełnioną funkcją. Specjalnym użytkownikiem jest świadczeniodawca. Jest to użytkownik, którego można skojarzyć ze świadczeniodawcą.

5 Nie jest wymagane, aby świadczeniodawca posiadał konto w systemie - jeżeli nie będzie posiadał konta, informację o zapotrzebowaniu na szczepionki może wprowadzić pracownik dystrybucji. Aby dodać użytkownika należy wypełnić pola formularza (dwukrotnie wprowadzić hasło, min 3 znaki, nadać uprawnienia) Kliknąć przycisk DODAJ Dodany użytkownik pojawi się na liście użytkowników pod formularzem. Aby usunąć użytkownika Klikamy przycisk oznaczony X przy pozycji z użytkownikiem. Aby zmodyfikować informacje o użytkowniku: Należy kliknąć przycisk oznaczony literą V przy pozycji użytkownika. Dane zostaną przepisane do formularza. Po naniesieniu poprawek należy kliknąć na przycisk MODYFIKUJ!!! Jeżeli nie zostaną wypełnione pola hasła - hasło nie zostanie zmienione!!!

6 Operacje na danych świadczeniodawców Moduł służy do dodawania i edycji świadczeniodawców Istotną cechą administracji w tym panelu jest możliwość przypisania świadczeniodawcy założonego wcześniej użytkownika systemu. W ten sposób pozwalamy świadczeniodawcy samemu logować się do systemu w celu złożenia zapotrzebowania, lub sprawdzenia stanu realizacji swoich zamówień Aby dodać nowego świadczeniodawcę Należy wypełnić pola formularza, kliknąć przycisk DODAJ Dodany do bazy świadczeniodawca powinien pojawić się na liście pod formularzem Aby zmodyfikować informacje o świadczeniodawcy Należy przy pozycji na liście kliknąć przycisk oznaczony jako V. Dane świadczeniodawcy przepisane zostaną do formularza. Po naniesieniu korekty neleży kliknąć przycisk MODYFIKUJ Aby usunąć informace o świadczeniodawcy Należy przy pozycji na liście kliknąć przycisk X

7 Informacje o szczepionkach Moduł służy do dodawania i edycji informacji o szczepionkach Aby dodać szczepionkę do listy Należy wypełnić pola formularza, kliknąć przycisk DODAJ Dodana szczepionka pojawi się na liscie pod formularzem Aby zmodyfikować informację o szczepionce: Należy przy pozycji na liście kliknąć przycisk oznaczony jako V. Dane świadczeniodawcy przepisane zostaną do formularza. Po naniesieniu korekty neleży kliknąć przycisk MODYFIKUJ Aby usunąć informację o szczepionce Należy przy pozycji na liście kliknąć przycisk X

8 Ewidencja zaopatrzenia Moduł służy do ewidencji zaopatrzenia. Wprowadzenie zaopatrzenia składa się z 2 etapów * wprowadzenie informacji o zaopatrzeniu * wprowadzenie listy szczepionek dotyczących edytowanego zaopatrzenia UWAGA!!!! Istotną jest Data otrzymania: jest ona równoznaczna z datą wprowadzenia szczepionek do magazynu Aby dodać informacje o zaopatrzeniu należy wypełnić formularz, następnie przejść do edycji zaopatrzenia klikając przycisk DODAJ Aby przejść do edycji istniejącej informacji o zaopatrzeniu należy kliknąć na numer PZ w odpowiedniej pozycji na liście pod formularzem

9 Ewidencja zaopatrzenia - wprowadzenie listy szczepionek Kolejnym etapem jest możliwość wprowadzenia listy szczepionek z zamówienia PZ Dodanie pozycji do listy Kliknięcie przycisku powoduje rozwinięcie formularza, dodanie kolejnego rekordu dla szczepionki.dodaj Aby przesłać formularz do bazy Należy kliknąć na przycisk wyślij pola. Jeżeli operacja została wykonana prawidłowo, zamówienie pojawi się na liście zamówień. Ewidencja zaopatrzenia - edycja istniejącego zaopatrzenia Po kliknięciu na numer PZ z listy zrealizowanych zaopatrzeń w szczepionki - przechodzimy do panelu edycji (podglądu) informacji o zaopatrzeniu. Lista szczepionek wyświetlona jest w dwuch tabelach. W tabeli niebieskiej jest lista szczepionek, które nie zostały jeszcze wydane, (!!! ich ilość można modyfikować!!!) W tabeli czerwonej jest lista szczepionek, które zostały już wydane. Aby móc zmienić tą informację, trzeba wczesniej skorygować karty wydania WZ dla świadczeniodawców.

10 Dodanie pozycji do listy Istnieje możliwość dodania szczepionki do listy szczepionek, w tym celu należy kliknąć na link: Dodaj nową pozycję do listy szczepionek Aby zmienić informacje o szczepionce z listy szczepionek nie wydanych należy kliknąć na link edytuj. na odpowiednim rekordzie z listy (niebieska tabelka) Menu zapotrzebowanie Zapotrzebowanie na szczepionki może wystawić sam świadczeniodawca lub pracownik dystrybucji. Pracownik dystrybucji ma możliwość wyboru świadczeniodawcy oraz wystawienia zapotrzebowania na dowolny dzień Data wystawienia zaopatrzenia przez świadczeniodawcę jest datą wypełnienia formularza.

11 Menu zapotrzebowanie - wyszukiwanie świadczeniodawcy Panel ten pojawi się tylko pracownikowi dystrybucji. Dzięki niemu - pracownik może wyszukać świadczeniodawc, w imieniu którego wystawi zapotrzebowanie. Świadczeniodawca może wystawić zapotrzebowanie tylko we własnym imieniu. Aby wyszukać świadczeniodawcę należy w odpowiednim polu formularza wpisać lub wprowadzić odpowiednie kryterium wyszukiwania. Następnie kliknąć przycisk Wyświetl według wyboru. Pod formularzem wyświetlona zostanie lista świadczeniodawców spełniających kryteria wyszukiwania Aby wylistować wszystkich świadczeniodawców należy kliknąć przycisk wyświetl wszystkich Aby przejść do edycji świadczeniodawcy należy kliknąć na link w tabelce

12 Menu zapotrzebowanie - wybór/edycja zapotrzebowania W tym panelu wyświetlane są zapotrzebowania dotyczące wybranego świadczeniodawcy. W tabeli niebieskiej są zapotrzebowania oczekujące na realizację (Wydanie szczepionek). Te zapotrzebowania można edytować. W tabeli czerwonej jest lista zapotrzebowań, które zostały już zrealizowane. Aby dodać nowe zapotrzebowanie do listy zapotrzebowań oczekujących, kliknij na przycisk WYSTAW NOWE ZAPOTRZEBOWANIE Pracownicy dystrybucji mają dodatkowo możliwość wystawienia zapotrzebowania z dowolną datą. Aby usunąć zapotrzebowanie z listy zapotrzebowań oczekujących, kliknij na pole usuń w tabeli zapotrzebowań otwartych Aby wyedytować zapotrzebowanie z listy zapotrzebowań oczekujących, kliknij na pole edytuj w tabeli zapotrzebowań otwartych Aby podglądnąć listę szczepionek na zapotrzebowaniu kliknij na pole pokaż. W oknie POP-UP pojawi się lista szczepionek na wybranym zapotrzebowaniu Aby przejść do panelu dystrybucji Istnieje możliwość przejścia na skróty do panelu dystrybucji związanego z bieżącym świadczeniodawcą, w tym celu należy kliknąć na link: Przejdź do dystrybucji

13 Menu zapotrzebowanie - lista szczepionek na zapotrzebowaniu Podczas edycji zapotrzebowania mamy możliwość dodania, usunięcia oraz określenia ilości zgłaszanego zapotrzbowania na szczepionki. Aby dodać nową pozycję do listy z listy rozwijanej należy wybrać szczepionkę, wprowadzić ilość oraz kliknąć przycisk dodaj. Dodana szczepionka pojawi się na liście pod formularzem Aby usunąć pozycję należy kliknij na pole usuń przy odpowiedniej pozycji na liście Menu zapotrzebowanie zbiorowe Panel umożliwia podgląd całościowego zapotrzbowania, które nie zostało jeszcze zrealizowane, w zestawieniu z obecnym stanem magazynu. Pozycje wyświetlone na czerwono świadczą o tym, że ilość zgłoszonego zapotrzebowania przewyższa stan magazynu

14 Menu Dystrybucja Panel dystrybucji pozwala zrealizować zapotrzebowania wystawione przez (lub w imieniu) świadczeniodawców, wystawić druk WZ. umożliwia wgląd w historię przeprowadzonych operacji. Menu Dystrybucja - wybór świadczeniodawcy W tym panelu możemy wybrać świadczeniodawcę w celu zrealizowania zapotrzebowania na szczepionki, lub edycji istniejących realizacji WZ. Aby wyszukać świadczeniodawcę Należy wprowadzić do formularza dowolne kryteria wyszukania oraz kliknąć przycisk wyświetl według wyboru Aby wyświetlić listę wszystkich świadczeniodawców należy kliknąć przycisk wyświetl wszystkich Aby wyświetlić świadczeniodawców oczekujących na realizację zapotrzebowania należy kliknąć przycisk wyświetl świadczeniodawców oczekujących na realizację zapotrzebowania Aby przejść do panelu obsługi świadczeniodawcy Kliknij na dowolną pozycję na liście znalezionych świadczeniodawców

15 Menu Dystrybucja - Karta wydań dla świadczeniodawcy W tym panelu mamy wgląd w zrealizowane wydania szczepionek WZ, oraz możliwość zrealizowania nowego zapotrzebowania UWAGA!!! Brak zapotrzebowania uniemożliwia wydanie szczepionek z magazynu. Każdy proces wydania szczepionki powinien być poprzedzony wystawieniem zapotrzebowania. Lista aktywnych zamówień, pokazuje zamówienia oczekujące na realizację. Szczepionki można wydać z magazynu z wybraną datą realizacji zamówienia - stan magazynu obliczony będzie dla tej daty Aby dodać nową kartę WZ (wydać szczepionki) Należy wybrać z listy, którego zapotrzebowania dotyczy wydanie szczepionek. Operacja jest możliwa jedynie wtedy gdy istnieją oczekujące na realizację zapotrzebowania na szczepionki. Należy wybrać datę realizacji zapotrzebowania Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj nową kartę WZ Aby usunąć kartę WZ należy kliknąć dla wybranej pozycji na liście przycisk usuń. Operacja jest możliwa tylko wtedy gdy na danej karcie WZ nie ma wydanych szczepionek. Aby wyzerować listę szczepionek, należy przejść do edycji karty WZ (Przycisk Edytuj WZ) następnie dla każdej pozycji na liście szczepionek wprowadzić zerową ilość wydanych szczepionek. Aby wyedytować kartę WZ należy kliknąć przycisk Edytuj WZ

16 Menu księgowość Moduł księgowości posiada następującą funkcjonalność: * Wycena dokumentów PZ * Wycena dokumentów WZ * Rozliczenia oddziałów * Rozliczenia centrali * Podgląd świadczeniobiorców * Zestawienie miesięczne * Ewidencja zużycia szczepionek indywidualna * Ewidencja zużycia szczepionek zbiorowa Menu księgowość - wycena PZ Wyszukiwarka druków PZ pozwala wyszukać nie wycenione jeszcze druki PZ oraz dowolny druk Pz Z wyszukanych wyników można wydrukować druk PZ oraz nadrukować naniesione ceny na istniejącym druku PZ (opcja POKAŻ białe PZ) Po wybraniu druku PZ pojawia się panel wyceny PZ

17 Panel wyceny druków PZ Aby wycenić druk PZ 1. Wprowadzamy datę faktury specyfikacji. 2. W formularzu Pobierz z powyższej listy szczepionkę w odpowiedniej ilości i ją wyceń wybieramy kolejną szczepionkę. 3. Wprowadzamy ilość z listy PZ wycenianej szczepionki oraz jej cenę jednostkową. 4. Klikamy przycisk WYCEŃ Wyceniona szczepionka pojawi się na liście szczepionek wycenionych Aby usunąć wycenioną pozycję PZ na liście szczepionek wycenionych klikamy przycisk ZERUJ Link Lista wydań WZ dotyczących tego zaopatrzenia (PZ) pozwala wyświetlić listę wszystkich druków WZ przypisanych do edytowanego druku PZ

18 Menu - Wycena WZ Druki WZ wyceniane są automatycznie na podstawie wycenionych szczepionek na drukach PZ. Menu Wycena WZ pozwala wyszukać i wydrukować wycenione druki WZ W ostatniej kolumnie znalezionych druków WZ można oznaczyć potwierdzenie odbioru.

19 Menu - Rozliczenia (pojedyncze oddziały) Po wybraniu menu Rozliczeń wywołana zostanie wyszukiwarka świadczeniobiorców. Za pomocą różnych kryteriów wyszukiwania, można odnaleźć interesującego nas świadczeniobiorcę. Po wybraniu świadczeniobiorcy zostanie otworzony panel rozliczeń

20 Aby wybrać zakres druków WZ do rozliczenia Należy podać zakres dat, dla których druki WZ były wystawiane. (Wystaw za okres od:... do:...) A następnie kliknąć przycisk WYŚWIETL Dalsze operacje rozliczeń dotyczyć będą łącznie znalezionych druków WZ W odpowiednich polach należy nadać numery księgowe druków po czym można wydrukować następujące druki: Dowód przekazania materiałów WZ Numer nadawany w polu Numer: drukowany po wybraniu przycisku Wersja do druku Druk potwierdzenia dotyczy druku, którego numer podany jest w polu Numer: Druk koperty dla druku, którego numer poany jest w polu Numer: Wezwanie do zwrotu potwierdzenia Numer nadawany w polu Numer tego wezwania. Numer dokumentu, którego dotyczy wezwanie zwrotu należy wypełnić w polu o zwrot dokumentu Datę należy ustalić w polu z dnia Polecenie Księgowania Po wybraniu linku Polecenie księgowania uruchomiony zostanie formularz druku polecenia księgowania: Po kliknięciu na przelicz do druku obliczana jest suma i wyświetlana jest wersja do wydrukowania PK.

21 Menu - Rozliczenia (centrale+oddziały) Funkcjonalność tego menu jest taka sama jak Menu - Rozliczenia (pojedyncze oddziały) z tą różnicą, że do zestawień pobierana jest centrala świadczeniodawcy wraz z jej oddziałami. W całości traktowana jest jak jedna firma. Menu - Podgląd świadczeniobiorców Jest to prosty podgląd w postaci tabelki wszystkich świadczeniobiorców; nazwa, dane adresowe, osoby kontaktowe, opiekun MZ. Menu - Zestawienie miesięczne Jest to proste zestawienie zakupionych i wydanych szczepionek na każdy miesiąc. Aby wydrukować zestawienie miesięczne na dany rok należy wybrać rok, orazy kliknąć przycis PRZELICZ. Wartości czcionką zwykłą odpowiadają ilościom zakupionych szczepionek (suma z druków PZ). Czcionką pogrubioną wyświetlane są ilości wydane w danym miesiącu Menu - Ewidencja zużycia szczepionek (indywidualna)/(zbiorowa) Narzędzie to pozwala wyświetlić zużycie szczepionek dla świadczeniobiorcy (indywidualna) lub dla wszystkich świadczeniobiorców łącznie (zbiorowa), w zestawieniu z deklaracjami rocznymi. Wiersz DEKLARACJE jest edytowalny - należy nanieść deklaracje kwartalną i zapisać zmiany do bazy w komórce wyświetlono : - kolorem czarnym - ilość pobrań szczepionki - kolorem niebieskim - procent pobranych szczepionek w stosunku do deklaracji kwartalnej - kolorem czerwonym - jak wyżej, po przekroczeniu dekarowanej ilości

22 Menu - Stan Magazynu Narzędzie to pokazuje stan magazynu na chwilę obecną dla wszystkich szczepionek. W kolorze czerwony pokazane są szczepionki, których brak w magazynie. Menu - Operacje Jest to zestawienie operacji na magazynie - przyjęcia i wydania szczepionek. Zestawienie można filtrować wg. kryteriów: 1. za zadany okres czasu 2. dla wybranych świadczeniobiorców 3. dla wybranej szczepionki Szczepionki i oddziały można wybrać z list rozwijanych, ale można też wyszukiwać świadczeniobiorów po nazwie oraz numerze. Jeżeli nie zostanie podany numer oddziału - wylistowane zostaną operacje dla centrali i wszystkich oddziałów danej jednostki. W wynikach wyświetlania można odczytać bilans kwotowo/materiałowy oraz podsumowanie cen i ilości szczepionek.

23 Menu - Sprawozdania MZ (indywidualne) Narzędzie to pozwala wprowadzić do bazy druki MZ, oraz karty uodpornienia. W pierwszym kroku należy za pomocą wyszukiwarki wybrać świadczeniobiorcę. Uruchomiony zostanie panel definicji kart uodpornienia i druków MZ.

24 Aby zdeklarować nową kartę uodpornienia należy wybrać rok oraz numer kolejny karty uodpornienia w roku, następnie kliknąć w przycisk dodaj kartę uodpornienia Aby przejść do edycji karty uodpornienia należy kliknąć w pozycję karty na liście Aby usunąć pozycję karty uodpornienia z listy należy kliknąć w polę usuń na liście Aby zmienić kwartał karty uodpornienia należy kliknąć w polę zmień kwartał Zostaniemy wówczas poproszeni o podanie nowego roku i kwartału. Aby zadeklarować nowy druk MZ należy wybrać rok oraz numer kolejny druku MZ w roku, następnie kliknąć w przycisk dodaj MZ Aby przejść do edycji druków MZ należy kliknąć w pozycję druku MZ na liście Aby usunąć druk MZ z listy należy kliknąć w polę usuń na liście Aby zmienić kwartał druku MZ należy kliknąć w polę zmień kwartał Zostaniemy wówczas poproszeni o podanie nowego roku i kwartału. Aby przypisać lub zmienić opiekuna MZ należy wybrać opiekuna z listy rozwijanej w sekcji Zmień osobę prowadzącą MZ, następnie kliknąć przycisk Zmień

25 Edycja Kart Uodpornienia Edycja polega na wypełnieniu wymaganych pól tabeli. Kolumna pierwsza jest jednocześnie stanem z poprzedniej karty uodpornienia, można ją wypełnić automatycznie wybierając odpowiednią kartę uodpornienia z listy i klikając na przycisk Wstaw Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, zapisujemy kartę uodpornienia w bazie klikając na przycisk Dodaj/Modyfikuj

26 Edycja sprawozdań MZ Elementy formularza Górne menu pozwala poruszać się po częściach składowych formularza MZ 1. Stan zaszczepienia dzieci i młodzieży poniżej 20 lat 2. WZW typu B - szczepienia w grupach ryzyka 3. Gruźlica - badania i szczepienia w roku sprawozdawczym 4. Pozostałe szczepienia w roku sprawozdawczym Edycja MZ polega na wypełnieniu wymaganych pól tabeli druku MZ, dla wszystkich 4 jej części. Aby pobrać listę dzieci z kart uodpornienia Kolumna pierwsza jest skorelowana z kartami uodpornienia, można ją wypełnić automatycznie wybierając odpowiedną KU z listy i klikając na przycisk Wstaw. Aby porównać druk MZ z innym drukiem MZ należy wybrać z listy poprzedni druk MZ i kliknąć przycisk Porównaj Porównanie zostanie wyświetlone w każdym polu jako różnica wartości. Na druku MZ automatycznie wyliczane są wartości procentowe wprowadzanych wartości, względem kolumn odniesienia. Aby wydrukować druk MZ dla wartości lub procentów należy kliknąć w przyciski wyświetl do druku lub wyświetl do druku(procenty)

27 Menu - sprawozdanie zbiorcze MZ Aby wyświetlić sprawozdanie zbiorcze, należy w formularzu wybrać właściwe kryteria: - obszar - osoba prowadząca MZ - rok sprawozdania - kwartał po czym kliknąć w przycisk Przelicz Pojawią się wówczas linki, po wybraniu których można wydrukować odpowiednie raporty zbiorcze - sprawozdanie ze zużycia szczepionek - karty uodpornienia - sprawozdanie zbiorcze MZ Druki MZ zmieniane są co roku, dlatego na formularzu może pojawić się więcej opcji druków.

28 Menu - sprawozdanie ze zużycia szczepionek Narzędzie to pozwala wprowadzić do bazy i wydrukować sprawozdanie ze zużycia szczepionek dla wybranego świadczeniobiorcy. W pierwszym kroku należy za pomocą wyszukiwarki wybrać świadczeniobiorcę. Uruchomiony zostanie panel definicji sprawozdań. Aby zdeklarować nowe sprawozdanie należy wybrać rok oraz numer kolejny sprawozdania w roku, następnie kliknąć w przycisk dodaj sprawozdanie ze zużycia Aby przejść do sprawozdania należy kliknąć w pozycję sprawozdania na liście Aby usunąć pozycję sprawozdania z listy należy kliknąć w polę usuń na liście Aby zmienić kwartał sprawozdania należy kliknąć w polę zmień kwartał Zostaniemy wówczas poproszeni o podanie nowego roku i kwartału.

29 Edycja sprawozdania ze zużycia szczepionek Edycja polega na wypełnieniu właściwych pól tabeli, następnie zapisaniu tabeli do bazy za pomocą przycisku Dodaj/Modyfikuj

30

31