CZY TWOJA FIRMA JEST GOTOWA NA WYZWANIA PRZYSZŁOŚCI? Raport z badań Canon przeprowadzonych w 2014 roku

Transkrypt

1 CZY TWOJA FIRMA JEST GOTOWA NA WYZWANIA PRZYSZŁOŚCI? Raport z badań Canon przeprowadzonych w 2014 roku

2 2 Raport z badań Canon przeprowadzonych w 2014 roku

3 3 3 Rola dyrektorów ds. IT, zakres ich obowiązków oraz wyzwania przed jakimi stoją, zmieniają się bardzo dynamicznie. Rozwój internetu rzeczy, ogromny zasięg mediów społecznościowych oraz rosnące znaczenie dużych zbiorów danych (Big Data) sprawiły, że CIO musi nie tylko zarządzać infrastrukturą IT oraz oprogramowaniem. Obecnie pełni także rolę strażnika wszystkich informacji w firmie. To duże wyzwanie. Każda firma wykorzystuje informacje do definiowania strategii i osiągania celów biznesowych. Dla wielu przedsiębiorstw informacje i dane to najcenniejsze zasoby. Niestety, bardzo często nie są one w pełni wykorzystywane, ponieważ organizacje nie dysponują długofalowym planem zwiększania potencjału informacji. Przeprowadziliśmy 3200 wywiadów z pracownikami biur zatrudnionymi na terenie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki, aby poznać ich nawyki oraz odczucia związane z wykorzystaniem informacji w ich organizacjach. Oto czego się dowiedzieliśmy: Szkolenia i procesy związane z zarządzaniem informacją powinny być priorytetem dla firm, które chcą zwiększyć produktywność; Większość firm nie ma standardów w odniesieniu do udostępniania informacji na zewnątrz; Większość respondentów nie uznaje systemów zarządzania informacją w ich organizacjach za efektywne WYWIADÓW Z PRACOWNIKAMI BIUROWYMI W niniejszym raporcie wykorzystaliśmy szczegółowe dane zgromadzone podczas prowadzonych wywiadów wśród pracowników biurowych na niższych i średnich szczeblach hierarchii organizacyjnej w małych i średnich firmach. Chcieliśmy poznać odpowiedzi na pytanie, dlaczego dobra strategia zarządzania informacją może zwiększyć wydajność, zachęcić do współpracy i usprawnić proces obsługi klienta. Opisujemy też specyfikę rozwiązań korporacyjnych i wskazujemy, na co należy zwrócić szczególną uwagę, aby przyniosły one maksymalną korzyść dla organizacji i skutecznie reagowały na zmieniające się wyzwania rynkowe.

4 4 Raport z badań Canon przeprowadzonych 2014 roku JAKIE SĄ BIZNESOWE KORZYŚCI STRATEGII ZARZĄDZANIA INFORMACJĄ? Firmy działają w coraz bardziej konkurencyjnym otoczeniu i to bez względu na wielkość czy branżę. Z jednej strony klienci mają coraz większe oczekiwania wobec jakości usług, z drugiej panuje nieustanna presja związana z ograniczeniem wykorzystywania zasobów wewnętrznych przedsiębiorstw. Tymczasem wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania informacją może przynieść firmom szereg korzyści takich jak: 25 mins Większa produktywność, dzięki zapewnieniu pracownikom szybszego dostępu do potrzenych informacji. Mniej niż połowa respondentów stwierdziła, że ich firma nie korzysta ze zorganizowanego systemu przechowywania dokumentów, co sprawia, że codziennie spędzają oni średnio 25 minut na poszukiwaniu potrzebnych zasoów. Jeśli pomnożymy to przez liczbę zatrudnionych oraz liczbę dni w tygodniu, zobaczymy, jak ogromne straty przedsiębiorstwo generuje w skali roku. Poprawa pracy zespołowej, która jest fundamentem sukcesu każdej firmy. 43 procent pracowników uważa, że ich firma mogłaby działać wydajniej, gdyby usprawniła współdzielenie informacji. Aż 1/4 pracowników przechowuje dokumenty na własnych dyskach twardych. To sprawia, że w przypadku nieoczekiwanej nieobecności pozostali pracownicy nie mają dostępu do istotnych danych. Dlatego odpowiednie standardy zapisu i współdzielenia informacji to element niezbędny dla uniknięcia takiej sytuacji. Swobodny przepływ informacji ma także kluczowe znaczenie w koordynacji pracy różnych działów. Wyższy poziom bezpieczeństwa, co zapobiega utracie lub kradzieży informacji. Aż 41 procent pracowników nadal przechowuje firmowe dane na osobistych urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony czy laptopy. Koszt utraty danych może okazać się katastrofalny zarówno dla małych firm, jak i globalnych korporacji, a takie praktyki są nie tylko nieodpowiedzailne, ale też niebezpieczne. Lepsza jakość obsługi klienta. 41 procent pracowników uważa, że zła organizacja przepływu informacji ma negatywny wpływ na obsługę klienta, ponieważ może prowadzić do niespójnej i niekonsekwentnej komunikacji. Przekłada się także na wolny czas reakcji, utrudniony wgląd do informacji oraz nieprecyzyjne i nieaktualne materiały marketingowe. W czasach, w których nieograniczony dostęp do informacji staje się kwestią jednego kliknięcia myszką, a wymagania klientów stale rosną, jest to sytuacja nie do przyjęcia.

5 5 CZY PRACOWNICY ZNAJĄ WARTOŚĆ INFORMACJI? Wiele firm zdaje sobie sprawę, że prawidłowe wykorzystanie informacji mogłoby przynieść ogromne korzyści, ale na przeszkodzie często staje brak odpowiednich technologii lub umiejętności. 36% 36 procent pracowników nie rozumie związku między przepływem informacji firmowych a jej rentownością. To niestety oznacza, że osoby, które tworzą, organizują i wprowadzają dane do systemu nie są świadome ich wartości. Taki sposób myślenia jest dość częsty, zwłaszcza ze względu na trudną do oszacowania wartość informacji. Skojarzenie arkusza wypełnionego danymi z zyskami firmy może być niejasne dla każdego pracownika, który nie jest bezpośrednio zaangażowany w przetwarzanie informacji. Przełożenie procesu zarządzania informacją na wyniki firmy ma absolutnie kluczowe znaczenie. Odpowiednie dane dostarczają wielu istotnych informacji, na których firma może rzeczywiście skorzystać. Aktualne informacje o tym, dlaczego konkurenci radzą sobie lepiej, co myślą klienci, jak sprzedają się pewne produkty i co trzeba poprawić w świadczonych usługach stanowią wartość nie do przecenienia.

6 6 Raport z badań Canon przeprowadzonych w 2014 roku Znaczenie technologii w biznesie Niedocenianie wartości szkoleń dotyczących wykorzystania technologii przez pracodawców i samych pracowników może mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie firm. Ludzie są najważniejszym ogniwem w procesie przepływu informacji, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Niestety, niemal jedna trzecia pracowników ma problemy z najnowszymi aktualizacjami oprogramowania i sprzętu, a aż 48% procent respondentów deklaruje, że musiało nauczyć się obsługi konkretnych technologii na własną rękę. Tylko 54% procent wie, jak w pełni wykorzystać potencjał dostępnych rozwiązań. 48% 54% Jest to poważny problem dla szefów IT. CIO, który chce inwestować w nowe technologie z myślą o redukcji kosztów i wzroście efektywności, musi usprawnić ten proces tak, aby czerpać rzeczywiste korzyści z wdrożenia i doprowadzić do przekształceń w ramach swojej organizacji. Na szczęście większość dyrektorów IT może wprowadzić procedury i zasady, które będą ściśle regulować programy szkoleniowe. A ponieważ, jak wskazują badania, ponad połowa respondentów zgadza się, że technologia pomaga im pracować wydajniej, jest to doskonały moment, żeby przystąpić do działania.

7 7 7 DLACZEGO WSPÓŁPRACA JEST TAK WAŻNĄ CZĘŚCIĄ PROCESU ZARZĄDZANIA INFORMACJĄ? Efektywna komunikacja jest potrzebna wszędzie, szczególnie podczas bezpośrednich kontaktów między pracownikami. 33% Jedna trzecia respondentów twierdzi, że usprawniona wewnętrzna komunikacja między działami bardzo uprościłaby proces współdzielenia informacji. 45% 45 procent pracowników uważa, że nieefektywne udostępnianie informacji powoduje mnożenie niepotrzebnej pracy. Swobodny obieg informacji pomaga pracować wydajniej. Dobre zarządzanie informacją ułatwia identyfikowanie trendów w zachowaniach klientów. Wnioski wyciągane na podstawie danych pozwalają zwiększyć jakość obsługi klienta, a także pobudzić wzrost poprzez tworzenie przemyślanych i ukierunkowanych strategii marketingowych. Prawidłowe zarządzanie dużymi zbiorami danych może bezpośrednio wpłynąć na wyniki finansowe, m.in. poprzez usprawnienie obsługi czy koordynowanie relacji z klientami. Z jednej strony pozwala to lepiej zrozumieć trendy i schematy zachowań, z drugiej zaś umożliwia szybszą reakcję na problemy, jeszcze zanim klient uda się do konkurencji.

8 8 Raport z badań Canon przeprowadzonych 2014 roku 90% światowych zasobów danych powstało w ciągu ostatnich 2 lat. Czy Twoja firma jest gotowa na zarządzanie stale rosnącą liczbą informacji?

9 9 We współczesnym środowisku biznesowym każdy, kto ma dostęp do istotnych danych jest w stanie wyprzedzić konkurencję. Dysponując szeroką wiedzą na temat konkretnych reakcji konsumentów, możemy szybciej i bardziej świadomie podejmować odpowiednie decyzje. Pojawia się jednak problem nadmiaru danych generowanych przez przedsiębiorstwo. W związku z tym bardzo ważna jest wnikliwa analiza, która pozwoli zdefiniować standardy wykorzystania i generowania informacji. Pomoże także określić sposoby współpracy różnych działów organizacji. Na przykład: informacje o zakupowych zwyczajach klientów mogą być korzystne zarówno dla działu marketingu, jak i działu finansowego. Wewnętrzne dokumenty kadrowe mogą być użyteczne w trakcie opracowywania przyszłych strategii, na przykład ze względu na informacje o kwalifikacjach czy przebiegu procesów rekrutacyjnych. Dokumenty i zbiory fizycznych danych, należących do poszczególnych pracowników można udostępnić pozostałym, zachęcając ich tym samym do dzielenia się informacjami oraz codziennej komunikacji. To tylko niektóre obszary wyzwań, przed którymi stają współczesne firmy u progu przyszłości. Na szczęście większość pracowników wierzy w zdolność swojej organizacji do właściwego zarządzania informacjami: 51 procent twierdzi, że ich firma jest dobrze przygotowana do zapanowania nad stale rosnącą ilością informacji. Jednocześnie 50 procent narzeka, że ich systemy przechowywania informacji są obecnie źle zorganizowane i nieefektywne, a 48 procent pracowników w większych firmach twierdzi, że nie obowiązują ich standardy nazywania lub zapisywania plików. Choć CIO wiedzą, że rozwiązania technologiczne stanowią ważną część w procesie zarządzania informacjami, bez fundamentu w postaci dobrych praktyk i dobrze przygotowanego personelu, nigdy nie uda się w pełni zapanować nad przepływem danych w organizacji. 51% 50% 48% 51% pracowników uważa, że ich organizacja jest dobrze przygotowana do zapanowania nad rosnącą ilością informacji. 50% pracowników narzeka, że ich systemy przechowywania informacji są obecnie źle zorganizowane i nieefektywne. 48% pracowników twierdzi, że nie obowiązują ich standardy nazywania lub zapisywania plików.

10 10 Raport z badań Canon przeprowadzonych w 2014 roku podsumowanie Dokumenty, akta klientów i dane finansowe firmy są fundamentem jej funkcjonowania to źródło wiedzy, którego nie wolno lekceważyć. Brak standardów w zakresie przechowywania zarówno fizycznych dokumentów (stosy papieru piętrzące się na biurkach), jak i informacji cyfrowych zapisanych w trudnych do zlokalizowania lub osobistych folderach, może być poważnym zagrożeniem dla efektywnego funkcjonowania całego środowiska pracy. Aby przygotować organizację na nowe wyzwania, zapobiegać potencjalnym problemom oraz uporać się z nadmiarem informacji, trzeba odpowiednio inwestować zarówno w kompetencje pracowników, jak i w wypracowanie odpowiednich standardów dla poszczególnych procesów. Konieczne jest zrozumienie i przestrzeganie np. procedur przechowywania i uzyskiwania dostępu do informacji. Dziś niemal połowa pracowników nie przestrzega firmowych standardów w zakresie przechowywania danych. Jest to problem, który wymaga odgórnych regulacji i szkoleń. Jednocześnie, rozwiązania technologiczne, takie jak np. oprogramowanie do zarządzania dokumentami, muszą być skalowalne, żeby spełniały potrzeby organizacji zarówno dziś, jak i w przyszłości. Zarządzanie informacjami staje się priorytetem w działaniach CIO, dlatego największy sukces odniosą rozwiązania, które są dopasowane nie tylko do aktualnej, ale także zmieniającej się sytuacji biznesowej. Dyrektorzy it mogą skutecznie stawiać czoła wyzwaniom związanym z przetwarzaniem danych: 1. Pomagając pracownikom zrozumieć znaczenie informacji poprzez odpowiednią edukację i szkolenia, aby wydajność operacyjna stała się częścią DNA organizacji. Rozwiązania technologiczne to tylko jedna strona medalu bez standaryzacji procesów i wypracowania wewnętrznych procedur przechowywania danych nie uda się stworzyć solidnego fundamentu do zarządzania informacjami. 2. Zachęcając pracowników do współpracy i komunikacji między działami w celu zapewnienia płynnego obiegu informacji. Współdzielenie danych i dobra komunikacja nie tylko zwiększają efektywność działań wewnętrznych, ale przynoszą też korzyści klientom. Otrzymują oni szybsze i bardziej spersonalizowane usługi wysokiej jakości od organizacji, dla której przepływ informacji stanowi centralny element strategii komunikacyjnej. 3. Przygotowując firmę do przyszłych wyzwań poprzez inwestycje w skalowalny i spersonalizowany system zarządzania informacją. Planując przyszłe działania, CIO powinni wybrać narzędzia korporacyjne, które mogą rozwijać się razem z firmą. Jest to niezbędne, aby zapanować nad szybko rosnącą ilością danych oraz informacji zarówno dziś, jak i w dłuższej perspektywie.

11 11

12 Wspieramy Cię w codziennych wyzwaniach W Canon rozumiemy wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją i informacjami, dlatego od lat wspieramy firmy w optymalizacji procesów poprzez wdrożenie rozwiązań umożliwiających: konsolidację infrastruktury druku i zarządzanie nią, automatyzację procesu obiegu dokumentów, przechowywanie dokumentów, druk i dystrybucję. Możesz zdecydować, który model jest dla Ciebie najkorzystniejszy: outsourcing usług czy zarządzanie w ramach własnej struktury organizacyjnej. Zachęcamy do kontaktu z naszym przedstawicielem: Wojciech Wyszyński Sales&Business Development Manager Canon Business Services Canon Polska Tel wojciech.wyszynski@canon.pl Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Polska Sp. z o.o. ul. Gottlieba Daimlera Warszawa English Edition Canon Europa N.V., 2015