Polityka cen transferowych w grupie kapitałowej

Transkrypt

1 Polityka cen transferowych w grupie kapitałowej Pierwsze narzędzie on-line do tworzenia dokumentacji cen transferowych Funkcjonowanie i istota grup kapitałowych Wartość dodana funkcjonowania grup kapitałowych Odpowiedź na pytanie jakie wartości dodane niesie dla przedsiębiorców tworzenie grup kapitałowych rozumianych jako organizacja powiązanych kapitałowo lub osobowo podmiotów leży w identyfikacji przyczyn powstawania takich struktur. Zakładając racjonalność podejmowania decyzji przez przedsiębiorców można dojść do wniosku, że poprzez tworzenie grup kapitałowych chcą oni doprowadzić do optymalizacji wyników swoich przedsięwzięć gospodarczych. Zarówno na gruncie literatury jak i praktyki można wyróżnić kilka podstawowych celów tworzenia grup kapitałowych, które jednocześnie mogą stanowić wartość dodaną w stosunku do działalności prowadzonej przez pojedynczy podmiot gospodarczy z rozbudowaną strukturą organizacyjną. Są to: optymalizacja zapotrzebowania kapitałowego, ograniczenie ryzyka danego biznesu do konkretnego podmiotu gospodarczego (spółki kapitałowej), specjalizacja i koncentracja działalności, optymalizacja wyników finansowych, ograniczenie odpowiedzialności. Osiągnięcie korzyści poprzez tworzenie grup kapitałowych wiąże się oczywiście z ponoszeniem odpowiednich kosztów oraz ryzyka, takiego jak na przykład ryzyko podatkowe związane z dokonywaniem transakcji pomiędzy spółkami grupy. Funkcje organizacyjne i cele realizowane przez podmioty w grupach kapitałowych Można wydzielić trzy podstawowe sposoby tworzenia grup kapitałowych: poprzez akwizycję innych podmiotów, poprzez podział istniejącego przedsiębiorstwa, poprzez organiczne tworzenie nowych podmiotów w ramach grupy, W trakcie tworzenia lub rozwoju grupy kapitałowej kształtuje się jej struktura funkcjonalna. Oznacza to, że następuje podział realizowanych funkcji pomiędzy podmiotami w ramach grupy. Funkcje te można podzielić na: funkcje realizowane przez poszczególne podmioty na poziomie grupy kapitałowej, funkcje w ramach podmiotu gospodarczego będącego elementem grupy kapitałowej. W związku z faktem, że w grupie kapitałowej występują samodzielne podmioty prawa, następuje dublowanie się części funkcji, które muszą być realizowane w ramach każdego z przedsiębiorstw. Są to funkcje typowe dla każdego podmiotu gospodarczego takie jak finanse i rachunkowość, obsługa prawna i organizacyjna, informatyka, zaopatrzenie, logistyka itd. 1 / 7

2 Ponadto biorąc pod uwagę funkcjonowanie całej grupy kapitałowej możemy przydzielić poszczególnym spółkom, czyli elementom struktury grupy kapitałowej realizację konkretnych funkcji takich jak na przykład zarządzanie strategiczne, obsługa informatyczna, public relation, marketing, sprzedaż, produkcja. W takim przypadku poszczególne, wydzielone podmioty gospodarcze w ramach grupy kapitałowej realizują pewne funkcje dla innych podmiotów grupy, co jest naturalnym dążeniem do specjalizacji i koncentracji działalności. W związku z powyższym bardzo istotna jest tak zwana architektura organizacji grupy kapitałowej. Należy przede wszystkim zidentyfikować cel funkcjonowania poszczególnych podmiotów w grupie kapitałowej, a następnie wyodrębnić funkcje organizacyjne realizowane w ramach tego podmiotu. Taka identyfikacja pozwoli sporządzić mapę funkcji i procesów, która ułatwi znalezienie odpowiedzi na pytanie w jaki sposób zorganizować grupę kapitałową. Polityka cen transferowych w grupie kapitałowej Cele i zadania polityki cen transferowych Aby zrozumieć cele stawiane polityce cen transferowych w grupie kapitałowej warto sięgnąć do definicji polityki. Prof. Kazimierz Opałek proponuje następującą definicję pojęcia polityka : Działalność wytyczona przez ośrodek decyzji sformalizowanej grupy społecznej (organizacji), zmierzająca do realizacji ustalonych celów za pomocą określonych środków. Przyjmując tę definicję możemy stwierdzić, że polityka cen transferowych to działania w zakresie transakcji z podmiotami powiązanymi wytyczone przez ośrodek decyzji w grupie kapitałowej, zmierzające do realizacji wyznaczonych celów grupy kapitałowej jako całości poprzez transfer dóbr pomiędzy tymi przedsiębiorstwami. Tak więc celem stawianym polityce cen transferowych jest takie działanie w zakresie transferu dóbr pomiędzy przedsiębiorstwami powiązanymi, aby osiągnąć cele grupy kapitałowej. Możemy stwierdzić, że polityka cen transferowych jest jednym z narzędzi zarządczych w grupie kapitałowej i tak należy ją postrzegać jako narzędzie służące do realizacji pewnych celów i zadań wyższego stopnia. Można przyjąć, że w grupie kapitałowej, w której dokonywane są transakcje pomiędzy podmiotami grupy zawsze występuje polityka cen transferowych jednak może ona być: świadoma lub przypadkowa, sformalizowana lub zwyczajowa, Dla celów zarządczych oraz podatkowych należy przyjąć, że aby polityka cen transferowych spełniała swoje zadania, a nie była źródłem ryzyka i problemów musi być bezwzględnie świadoma i sformalizowana. Typ stosowanej polityki (świadoma, przypadkowa) determinuje jej użyteczność praktyczną w działalności grupy kapitałowej. Użyteczność praktyczna polityki cen transferowych Stopień użyteczności praktycznej polityki cen transferowych wyznacza ograniczenie ryzyka podatkowego przy jednoczesnym osiągnięciu celów jakim służyły transakcje z podmiotami powiązanymi. Jednocześnie polityka cen transferowych jest narzędziem określającym zasady dokonywania transakcji ex ante. Transakcję zrealizowaną można już tylko opisać dokumentacją podatkową i bronić warunków jej realizacji jako rynkowych. Natomiast główną miarą użyteczności polityki cen transferowych jest określenie spójnych warunków dla dokonywania transakcji pomiędzy 2 / 7

3 podmiotami powiązanymi i transparentność zasad. Transakcje muszą być dokonywane na bazie racjonalnych przesłanek, ze ściśle określonymi warunkami brzegowymi, gdzie sposób ustalania i kalkulacji ceny dla danego typu transakcji musi być powtarzalny, a przede wszystkim prawidłowo umotywowany. Należy pamiętać, że stosowanie określonej polityki cen transferowych w sposób ciągły zapewnia również rzetelność wyników finansowych poszczególnych spółek nie tylko w zakresie podatkowym lecz także rachunkowym. Stosowanie różnych metod kalkulacji i brak stosowania określonej, świadomej i sformalizowanej polityki cen transferowych prowadzi zazwyczaj nie tylko do wzrostu ryzyka podatkowego lecz także do zniekształcenia wyników finansowych, a w konsekwencji do podejmowania błędnych decyzji na bazie zniekształconych danych. Realizacja celów biznesowych poprzez transakcje w grupie kapitałowej Transfer usług Układ grupy kapitałowej oraz dążenie do specjalizacji i koncentracji bardzo często wymusza, jako działanie racjonalne ekonomicznie, scentralizowanie pewnych funkcji w ramach wyspecjalizowanych podmiotów, które z kolei świadczą usługi na rzecz pozostałych spółek grupy oraz często także poza grupę, dla przedsiębiorstw niepowiązanych. Typowymi przykładami transferu usług są: usługi księgowe, usługi biurowo-administracyjne, usługi doradcze, usługi zarządzania strategicznego (operacyjne pozostaje zazwyczaj w spółkach), usługi corporate finance, dzierżawa majątku, budżetowanie, zarządzanie płynnością, Dokonując transferu tych usług spółka świadcząca usługę otrzymuje za nią wynagrodzenie. Wynagrodzenie (określenie ceny) musi być odpowiednio skalkulowane, w taki sposób w jaki dokonano by tego dla podmiotu niepowiązanego. Jeżeli dokonano błędnej kalkulacji dla podmiotu niepowiązanego to w konsekwencji zrealizowana zostanie transakcja z mniejszym zyskiem bądź stratą. W przypadku takiej transakcji z podmiotem powiązanym podmiot naraża się dodatkowo na odpowiednie sankcje podatkowe. Transfer kapitału Transfer kapitału związany jest bezpośrednio z transakcjami alternatywnymi do wniesienia kapitału do spółki powiązanej. Oznacza to, że podstawowymi transakcjami kapitałowymi będą: pożyczki, leasing, 3 / 7

4 emisja i objęcie obligacji, zawarcie transakcji instrumentu finansowego, transakcje zakupu/sprzedaży udziałów lub akcji. Należy zwrócić uwagę, że wartość transakcji kapitałowej (cena) może odbiegać od standardowej ceny analogicznej transakcji zawartej np. z bankiem. Oznacza to, że wartość odsetek może być niższa lub wyższa od pożyczki, czy kredytu bankowego i nie oznacza to automatycznie, że zastosowano ceny nierynkowe. Możliwe, że kondycja finansowa pożyczkobiorcy powoduje, że bank nie udzieliłby żadnej pożyczki, a w ramach grupy taką decyzję podjęto ponosząc określone ryzyko i oczekując oczywiście wyższej ceny za takie ryzyko. Takie elementy brzegowe transakcji musi określać polityka cen transferowych. Podobny problem występuje w przypadku zakupu/sprzedaży udziałów lub akcji nie notowanych na rynku publicznym. Metodologię wyceny powinna określać właśnie polityka cen transferowych. Transfer wartości materialnych Istotnym problemem w zakresie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi są transakcje, których przedmiotem są wartości niematerialne i prawne takie jak: licencje w zakresie oprogramowania ( w szczególności wytworzonego we własnym zakresie), opłaty związane z użytkowaniem znaków towarowych (lub brak tych opłat), opłaty za wykorzystywanie patentów. Identyfikacja funkcji i procesów w grupie kapitałowej Kluczowym elementem polityki cen transferowych jest identyfikacja oraz sprecyzowanie typów transakcji w grupie kapitałowej, które występują obecnie lub mogą wystąpić w przyszłości. Metodologicznie, jeśli chodzi o przyszłe transakcje należy przeanalizować i usystematyzować podmioty według funkcji realizowanych dla grupy, następnie dokonać analizy funkcji jakie są realizowane w ramach poszczególnych podmiotów, a następnie dokonać analizy procesów zachodzących w grupie. To pozwoli nam określić typy transakcji oraz warunki brzegowe zawieranych transakcji. Struktura organizacyjna bazą funkcjonalną Analiza powyższego schematu wskazuje, że spółki realizujące funkcje specjalistyczne (usługi specjalistyczne) będą świadczyły usługi dla wszystkich pozostałych podmiotów w grupie. Na tej podstawie możemy określić jakie funkcje organizacyjne będą realizowane w każdej transakcji, jakie aktywa zostaną zaangażowane i jakie ryzyka będą ponoszone w konkretnych transakcjach, nawet jeśli będą one zrealizowane dopiero w przyszłości. Cele biznesowe bazą procesową, Kolejnym istotnym elementem polityki cen transferowych jest określenie procesów biznesowych zarówno 4 / 7

5 podstawowych jak i pobocznych. Pozwala to określić zaangażowanie poszczególnych spółek w ramach procesu oraz określić jakie transakcje są konieczne pomiędzy podmiotami powiązanymi, aby dany proces zrealizować. Jeżeli przyjmiemy na bazie powyższego schematu, że produkcja wyrobu A jest realizowana przez spółkę Produkcja A Sp. z o.o. to możemy przyjąć, że w procesie głównym udział wezmą spółki Logistyka Sp. z o.o. (zaopatrzenie), Produkcja A Sp. z o.o. (produkcja) oraz Marketing Sp. z o.o. (sprzedaż). Każda z tych spółek musi dokonać transakcji z podmiotem powiązanym. Jednocześnie dla realizacji procesu głównego niezbędny jest zakup usług rachunkowych i informatycznych. Na tej podstawie możemy rozpocząć planowanie cen pomiędzy tymi podmiotami wiedząc, że ostateczna cena produktu A sprzedawanego przez grupę musi zawierać ceny i marże wszystkich podmiotów zaangażowanych w transakcję. Planowanie transakcji w grupie kapitałowej Określenie zapotrzebowania na transakcje w grupie kapitałowej Mapa transakcji daje możliwość określenia tzw. zapotrzebowania transakcyjnego, czyli określenia jaki typ transakcji może wystąpić oraz jakie podmioty z grupy będą uczestniczyć w takiej transakcji. Jednocześnie mapa transakcji pozwoli określić funkcje realizowane przez podmioty w transakcji, a jako pochodną funkcji zaangażowane aktywa i ponoszone ryzyko przez strony transakcji. Zapotrzebowanie wynikające z czynników organizacyjnych - organizacja grupy kapitałowej i podział funkcji w ramach grupy wymusza wręcz dokonywanie określonego typu transakcji. Przykładem może być obsługa informatyczna grupy przez wyspecjalizowany podmiot powiązany. Taka organizacja powoduje, że należy przewidzieć realizację określonych transakcji pomiędzy spółkami. Jeżeli grupa zorganizowana jest w taki sposób, że majątkiem trwałym zarządza jeden podmiot to oczywistą konsekwencją są transakcje dzierżawy dla podmiotów, które z tego majątku korzystają. Zapotrzebowanie wynikające z czynników kapitałowych - kolejnym elementem, który determinuje zawieranie określonych typów transakcji jest kapitał, czyli organizacja finansowania działalności. Typowym przykładem jest tzw. cienka kapitalizacja, gdzie kapitał podstawowy spółek z grupy jest minimalny, a finansowanie odbywa się poprzez udzielanie pożyczek, czy też emisję obligacji. Tak więc jeżeli strategia finansowa grupy oparta jest na cienkiej kapitalizacji to w konsekwencji wystąpią transakcje finansowe pomiędzy podmiotami powiązanymi. Należy zauważyć, że respektowanie zasad ceny rynkowej w realizacji polityki cen transferowych powoduje unikanie niekorzystnego utrzymywania przedsiębiorstw nierentownych w grupie, które zawsze odbywa się kosztem przedsiębiorstw o lepszej kondycji lub kosztem wierzycieli. Określenie przedmiotu transakcji Analiza funkcji w grupie kapitałowej oraz dookreślenie jaka transakcja jest wymagana pozwala na dookreślenie przedmiotu transakcji. Pomimo, że wydaje się być rzeczą banalną określenie przedmiotu transakcji okazuje się w praktyce, 5 / 7

6 że bywa to bardzo trudne w szczególności w zakresie usług oraz transferu wartości niematerialnych i prawnych. Prawidłowe określenie przedmiotu transakcji pozwala na zastosowanie w wielu przypadkach odpowiedniej metody kalkulacji. W przypadku gdy przedmiot transakcji nie jest odpowiednio określony trudno mówić o porównywalności transakcji. Realizacja polityki cen transferowych Spójność podejmowanych decyzji Istotnym problemem praktycznym jest decyzyjność w zakresie transakcji z podmiotami powiązanymi. W rzeczywistości gospodarczej transakcje takie dokonywane są często ad hoc gdzie podstawą transakcji jest bieżąca pojedyncza decyzja w tym zakresie. Powoduje to w konsekwencji brak jednolitości zasad na jakich dokonywane są często bardzo podobne lub wręcz identyczne transakcje. W konsekwencji niezwykle często występują znaczne utrudnienia w obronie takich transakcji w sporze z organami skarbowymi lub wręcz wykluczenie możliwości realnej obrony. Aby transakcje z podmiotami powiązanymi były bezpieczne to znaczy rodziły jedynie naturalne, akceptowalne ryzyko gospodarcze, a nie powodowały zwiększenia ryzyka podatkowego spółki muszą ramach polityki cen transferowych wyznaczyć bezpieczne przedziały zawierania takich transakcji. Przykładem może być schemat udzielania pożyczki i wyznaczania oprocentowania opartego na przedziałach wartości odpowiednich wskaźników finansowych pożyczkobiorcy, a brak zabezpieczeń powodowałby dalszy wzrost oprocentowania czyli ceny transakcji. Takie podejście powoduje, że w całej grupie przykładowe pożyczki byłyby zawierane według określonego wzorca. Wzorzec ten musi wynikać z polityki cen transferowych gdzie byłby odpowiednio uzasadniony. W efekcie nawet po kilku latach bez większego problemu możemy odpowiedzieć na pytanie, dlaczego cena transakcji wyniosła X i podać jej uzasadnienie jako metodę kalkulacji w dokumentacji podatkowej. Baza informacyjna schemat obiegu dokumentów W związku z faktem, że transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi dokonywane są przez różne podmioty należy w ramach polityki cen transferowych określić schemat obiegu dokumentów. Jest to niezbędne, aby zapewnić dostępność odpowiednich dokumentów oraz aby zapewnić przepływ informacji. Jednocześnie muszą zostać wyznaczone osoby odpowiedzialne z realizację polityki cen transferowych. Narzędzia realizacji polityki cen transferowych Wielość informacji oraz często ich rozproszenie powoduje, że do skutecznej realizacji polityki cen transferowych niezbędne staje się użycie zaawansowanych narzędzi informatycznych w postaci odpowiedniego oprogramowania. Szeroki zakres merytoryczny i przedmiotowy realizowanych transakcji, a także ich ilość powoduje, że tradycyjne metody archiwizacji danych ich obróbki i sporządzenia dokumentacji podatkowych są nieefektywne i nie dają możliwości odpowiednio szybkiego monitorowania oraz zarządzania transakcjami z podmiotami powiązanymi. Problem zarządzania cenami transferowymi w przypadku grupy składającej się z 2 spółek jest stosunkowo prosty. Grupa 5 spółek, gdzie każda spółka dokonuje z każdą spółką grupy tylko jednej transakcji ma w efekcie 10 transakcji i odpowiednio konieczność 6 / 7

7 sporządzenia 20 dokumentacji podatkowych (dokumentacja dla każdej ze stron transakcji). Jeżeli dokonuje 2 różnych transakcji z każdą spółką otrzymujemy 40 dokumentacji podatkowych i jeżeli pomnożymy tę liczbę przez 6 lat otrzymujemy liczbę 240 dokumentacji podatkowych. Przepisy dają nam możliwość przedłożenia dokumentacji w terminie 7 dni od momentu wezwania przez organy skarbowe. Jeżeli otrzymamy wezwanie przedstawienia dokumentacji podatkowych nawet z jednego roku oznacza to, że w 7 dni musimy sporządzić i przedstawić 40 dokumentacji podatkowych. W przypadku stosowania specjalistycznego oprogramowania i systematycznego gromadzenia w nim informacji sporządzenie dowolnej liczby dokumentacji podatkowych wymaga tyle czasu ile ich wydruk. W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie ręcznej w systemie na wezwanie 7 dni może nie wystarczyć na zebranie informacji. Autor: Dariusz Sarnowski biegły rewident, Wspólnik w Grupie SWGK (dawniej HLB Sarnowski & Wiśniewski Sp. z o.o.) 7 / 7