ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W ŚRODZIE WLKP.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia wewnętrznego nr 5/2010 Starosty Średzkiego z dnia 16 czerwca 2010r. ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W ŚRODZIE WLKP. ROZDZIAŁ I Postanowienia ogélne Ñ Zasady określają : a) cele i zadania kontroli zarządczej, b) system kontroli zarządczej. 2. Postanowienia niniejszych zasad mają zastosowanie do wewnętrznych komürek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. zwanego dalej Starostwem lub jednostką. 3. Zakres zadań oraz struktura organizacyjna wewnętrznych komürek organizacyjnych Starostwa określona jest w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. Ñ 2. Ilekroć jest mowa o: 1. wewnętrznej komérce organizacyjnej oznacza to : a) Wydział Organizacyjno Prawny, b) Wydział Promocji i Rozwoju Powiatu, c) Wydział Polityki Społecznej, d) Wydział FinansÇw i Budżetu, e) Wydział Środowiska, f) Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa Obywateli, g) Wydział Administracji Architektoniczno Budowlanej, h) Wydział Gospodarki Nieruchomościami, i) Wydział Geodezji i Kartografii, j) Wydział Edukacji, Kultury i Sportu, k) Wydział Komunikacji i Transportu, l) samodzielne stanowisko ds. kontroli, m) Powiatowego Rzecznika KonsumentÇw. 2. osobach pełniących funkcje kierownicze oznacza to kierownikçw, zastępcçw kierownikçw wydziałçw oraz Skarbnika i Sekretarza Powiatu, 3. Staroście oznacza to Starostę Średzkiego.

2 ROZDZIAŁ II Cele i zadania kontroli zarządczej Ä Kontrola zarządcza zwana dalej kontrolą stanowi ogñł działań podejmowanych w Starostwie dla zapewnienia realizacji celñw i zadań w sposñb zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli jest zapewnienie w szczegñlności : a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; b) skuteczności i efektywności działania; c) wiarygodności sprawozdań; d) ochrony zasobñw; e) przestrzegania i promowania zasad etycznych postępowania; f) efektywności i skuteczności przepływu informacji; g) zarządzania ryzykiem. Ä Istotą wspñlną czynności kontrolnych jest szczegñłowe zbadanie stanu faktycznego i porñwnanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenia odchyleń od tej normy. 2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriñw, do ktñrych zalicza się : a) poprawność organizacyjną komñrki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celñw (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunkñw działania, a także doboru środkñw w celu wykonania założonych zadań), b) legalność czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi, c) gospodarność ocena kontrolowanych zjawisk, procesñw gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, ktñre umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach ( w danych warunkach) optymalnych efektñw, d) celowość zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesñw jednostki, realizuje przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym, e) rzetelność zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. ROZDZIAŁ III System i standardy kontroli zarządczej Ä 5. System kontroli w Starostwie jest to zintegrowany zbiñr elementñw i czynności kontrolnych obejmujący : 1. samokontrolę, 2. kontrolę funkcjonalną, 3. kontrolę instytucjonalną.

3 Ä Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Starostwie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracownikñw w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszych zasad. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązkñw służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany : a) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, b) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach. 4. Przełożony, ktñry został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości. Ä 7. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracownikñw zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesñw wynikających z zakresñw czynności, bądź ktñrzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisñw. Ä 8. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez : a) pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kontroli, na podstawie rocznego planu kontroli zatwierdzonego przez Starostę, b) kierownikñw wydziałñw w zakresie właściwości kompetencyjnej w ramach działań poszczegñlnych wydziałñw, c) zespoły kontrolne powołane na podstawie zarządzeń Starosty Średzkiego lub odrębnymi uchwałami Zarządu Powiatu Średzkiego. Ä 9. Kontrola powinna być : a) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszymi zasadami, dokładnie odpowiadająca założonym celom, b) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń pokontrolnych, c) efektywna to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiągnięcie założonych celñw. Ä Zakres kontroli obejmuje wszystkie zdarzenia związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środkñw publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. 2. Elementem kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, ktñra obejmuje: a) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatkñw, b) badanie i porñwnanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesñw pobierania i gromadzenia środkñw publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatkñw ze środkñw publicznych,

4 udzielania zamüwień publicznych oraz zwrotu środküw publicznych, c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesüw, o ktürych mowa w pkt. b. Ñ 11. Podstawowe funkcje kontroli to : 1. sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane : a) w sposüb celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad : - uzyskiwania najlepszych efektüw z danych nakładüw; - optymalnego doboru metod i środküw służących osiągnięciu założonych celüw; b) w sposüb umożliwiający terminową realizację zadań; c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2. porüwnanie stopnia realizacji kontrolowanych zadań z przyjętymi założeniami, 3. ocenianie prawidłowości pracy, 4. wydawanie zaleceń i wniosküw pokontrolnych. Ñ 12. Kontrola składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementüw : 1. środowiska wewnętrznego, 2. zarządzania ryzykiem, 3. mechanizmüw kontroli, 4. informacji i komunikacji, 5. monitorowania i oceny kontroli. Ñ Właściwe środowisko wewnętrzne w Starostwie jest fundamentem dla pozostałych elementüw kontroli. 2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w : a) przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce, b) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowniküw, c) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki, d) praktyki identyfikacji zadań wrażliwych, e) właściwym powierzeniu obowiązküw. 3. Pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. 4. Proces zatrudniania prowadzony winien być w sposüb, ktüry zapewnia wybür najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. NabÜr nowych pracowniküw powinien być oparty o jasno sformułowane kryteria w tym dotyczące poziomu wiedzy i doświadczenia. W Starostwie powinien istnieć system lub praktyka przeszkolenia nowych pracowniküw w podstawowym zakresie odpowiadającym powierzonym im obowiązkom przed rozpoczęciem przez nich pracy. Ponadto należy zapewnić rozwüj kompetencji zawodowych pracowniküw Starostwa i osüb zarządzających. Ñ 14. Struktura organizacyjna Starostwa powinna być dostosowana do celüw i zadań, ktüre aktualnie stoją przed jednostką do zrealizowania. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczegülnych komürek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowniküw powinien być określony w formie pisemnej w sposüb przejrzysty i spüjny. Aktualny zakres obowiązküw, uprawnień i odpowiedzialności powinien być

5 określony dla każdego pracownika w sposüb precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Ñ W przypadku delegowania uprawnień poszczegülnym pracownikom ich zakres należy precyzyjnie określić. 2. Przyjęcie tych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. Ñ Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celüw jednostki. 2. W ramach zarządzania ryzykiem należy : a) określać cele i zadania jednostki, b) monitorować i oceniać realizację zadań, c) dokonywać identyfikacji ryzyka, d) analizować ryzyko, e) określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze. 3. W Starostwie sporządza się roczny plan realizacji zadań i celüw zwany dalej planem. 4. Roczny plan Starostwa sporządza się po uchwaleniu planu finansowego na podstawie przekazanych Sekretarzowi, w terminie do 31 stycznia każdego roku, propozycji wydziałüw według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych zasad. 5. W planach nie zamieszcza się zadań, ktñre zgodnie z zakresem czynności są wykonywane na bieżąco przez pracownikñw, względnie mają charakter powtarzalny. 6. Po przeanalizowaniu przedstawionych propozycji planu Starosta do 10 lutego każdego roku zatwierdza plan. 7. Roczny plan jest aktualizowany po każdej zmianie planu finansowego, mającej wpływ na zakres realizowanych zadań oraz po każdej zmianie dotyczącej realizowanych zadań, bądź wprowadzeniu nowego zadania. 8. Roczny plan jednostki aktualizowany jest stosownie do modyfikacji zakresu zadań Starostwa wynikających ze zmian stanu prawnego i innych przyczyn. 9. Propozycję aktualizacji planu kierownicy wydziałñw zobowiązani są przekazać Sekretarzowi w formie pisemnej. 10. Aktualizacji rocznego planu dokonuje Starosta w formie pisemnej. 11. Kierownicy wydziałñw zapoznają pracownikñw wydziału z przyjętym planem oraz jego aktualizacjami. 12. Kierownicy wydziałñw odpowiadają za realizację zadań i celñw wydziałñw, ktñrymi kierują. 13. W przypadku realizacji jednego zadania przez kilka wydziałñw Starosta może wyznaczyć koordynatora realizacji zadania. 14. Kierownicy wydziałñw prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą wyznaczonych w planie miernikñw. 15. W przypadku zagrożenia wykonania zadania Starostwa, kierownik wydziału w terminie odwrotnym informuje o tym fakcie na piśmie Starostę. Informacja winna zawierać nazwę zadania, poziom osiągniętych miernikñw w odniesieniu do poziomu zakładanego oraz przyczyny nieosiągnięcia zamierzonych wartości docelowych, a także propozycje działań zaradczych według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszych zasad. Starosta po otrzymaniu informacji określa akceptowany poziom ryzyka oraz rodzaj reakcji w stosunku do tego ryzyka, a także określa działania, ktñre należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka do akceptowanego poziomu.

6 16. Sekretarz sporządza syntetyczną informację o wykonaniu planu realizacji zadań i celñw Starostwa za rok poprzedni do 28 lutego roku następnego. Podstawę sporządzenia informacji stanowi sprawozdanie wydziałñw składane Sekretarzowi do 31 stycznia każdego roku według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszych zasad. Ä 17. W Starostwie wprowadza się następujące mechanizmy kontroli : a) dokumentowanie systemu kontroli, b) nadzñr nad wykonywaniem zadań, c) ciągłość działalności jednostki, d) ochrona zasobñw jednostki, e) mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, f) mechanizmy kontroli dotyczące systemñw informatycznych. Ä Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązkñw, uprawnień i odpowiedzialności pracownikñw i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli. 2. Dokumentacja powinna być spñjna i dostępna dla wszystkich osñb, dla ktñrych jest niezbędna. Ä W Starostwie prowadzi się nadzñr nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. NadzÑr sprawowany jest przez Starostę oraz kierownikñw wydziałñw i obejmuje w szczegñlności jasne komunikowanie obowiązkñw, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracownikñw, systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wynikñw pracy w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. Ä 20. Celem odpowiednich mechanizmñw kontroli ma być utrzymanie w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności Starostwa w szczegñlności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochrona zasobñw finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiągnięcie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystanie wynikñw analizy ryzyka. Ä Dostęp do zasobñw jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Starosta powierza wyznaczonym pracownikom odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobñw jednostki. 2. Jednostka winna posiadać odpowiednie mechanizmy zabezpieczające newralgiczne miejsca np. serwery, kancelarie tajne, magazyny, archiwa (ograniczyć uprawnienia do wchodzenia do zabezpieczonych pomieszczeń, systemy alarmowe, systemy przeciwpożarowe itp.). Ä Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych zapewniać winny : a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

7 b) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez osoby do tego upoważnione, c) podział kluczowych obowiązkñw, d) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. 2. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub innego zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. 3. Osoby upoważnieni zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. PoszczegÑlne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracownikñw do tego upoważnionych. Operacje gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji. 4. Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy rñżnych pracownikñw, z uwzględnieniem obowiązkñw i odpowiedzialności głñwnego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa. 5. GłÑwny księgowy Starostwa jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentñw dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Ä 23. Starostwo winno posiadać mechanizmy kontroli dotyczące systemñw informatycznych. Ä 24. Właściwa informacja i komunikacja w Starostwie odbywa się poprzez zapewnienie wszystkim pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązküw. Ñ Starosta odpowiedzialny jest za monitorowanie i ocenę kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli mogą być zobowiązane także inne osoby pełniące funkcje kierownicze. 2. ŹrÜdłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli przez Starostę powinny być w szczegülności wyniki: monitorowania oraz przeprowadzonych audytüw i kontroli. Ñ 26. Zasady organizacji kontroli zarządczej i jej przeprowadzania w Starostwie uregulowane są w odrębnym Zarządzeniu Starosty. ROZDZIAŁ IV Przepisy przejściowe Ñ Roczny plan realizacji zadań i celüw Starostwa na 2010r., o ktürym mowa w Ñ 16 ust. 3, zostanie sporządzony nie püźniej niż do 31 lipca 2010r. na podstawie przekazanych Sekretarzowi, w terminie do 15 lipca 2010r. propozycji wydziałüw według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych zasad. 2. Starosta po dokonaniu analizy planu na 2010r. dokona jego zatwierdzenia w terminie do 15 sierpnia 2010r.

8 Załącznik nr 1 do zasad kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. (nazwa komñrki organizacyjnej Starostwa) Plan realizacji zadań i celéw w roku... Lp. Zadanie (opis zadania i opis celu) Nazwa x) Miernik z tego: rok rok rok... xx)... xx)... xx) Wartość docelowa zakładana Odpowiedzialna komñrka organizacyjna Uwagi (data i podpis kierownika komñrki organizacyjnej) x) jako nazwę miernika należy rozumieć np.: koszt, wartość, ilość, termin realizacji xx) w przypadku zadania wieloletniego należy określić planowane wartości na poszczegülne lata realizacji

9 Załącznik nr 2 do zasad kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. (nazwa komñrki organizacyjnej Starostwa) Informacja o zagrożeniu wykonania zadania na dzień... Lp. Zadanie (opis zadania i opis celu) Nazwa x) Miernik Wartość Docelowa Rzeczywista (zakładana) Przyczyny nieosiągnięcia zamierzonych wartości Propozycje działań zaradczych Uwagi (data i podpis kierownika komñrki organizacyjnej) x) jako nazwę miernika należy rozumieć np.: koszt, wartość, ilość, termin realizacji

10 Załącznik nr 3 do zasad kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. (nazwa komñrki organizacyjnej Starostwa) Sprawozdanie z realizacji zadań i celéw w roku... Lp. Zadanie (opis zadania i opis celu) Nazwa x) Miernik Wartość Docelowa Rzeczywista (zakładana) Przyczyny nieosiągnięcia zamierzonych wartości Uwagi (data i podpis kierownika komñrki organizacyjnej) x) jako nazwę miernika należy rozumieć np.: koszt, wartość, ilość, termin realizacji