DZIAŁ HR: PARTNER W BIZNESIE CZY TYLKO ADMINISTRACJA?

Transkrypt

1

2 DZIAŁ HR: PARTNER W BIZNESIE CZY TYLKO ADMINISTRACJA? PREZENTACJA WYNIKÓW BADANIA ZREALIZOWANEGO NA ZLECENIE ENXOO OPERATORA SYSTEMU SKILO WARSZAWA, 28 MAJA 2014 r

3 Metodologia badania Czas realizacji badania: Miejsce realizacji: Próba: 5 15 maja 2014 Badanie ogólnopolskie Losowo-celowa Operat losowania: Wielkość próby: Jednostka badania: Technika badawcza: Baza teleadresowa jednostek będąca powszechnie uznanym spisem zawierającym niezbędne punkty teleadresowe i spełniające następujące metodologicznie konieczne warunki: aktualności, kompletności, wyłączności i dostępności. N= specjalistów HR i 500 menadżerów Badanie zrealizowane metodą telefonicznych standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo(cati). Badanie na zlecenie operatora systemu Skilo zrealizował Instytut Badań Rynkowych i Społecznych Homo Homini

4 Metodologia badania charakterystyka próby WIELKOŚĆ ZATRUDNIENIA W FIRMIE RODZAJ FIRMY RODZAJ DZIAŁALNOŚCI 14% 7% 14% finanse 4% 9% telekomunikacja logistka 4% 5% 21% informatyka 5% 65% 70% budownictwo produkcja 10% 13% Międzynarodowa korporacja handel 15% Spółka Skarbu Państwa Firma prywatna usługi 43% Spółka świadcząca usługi publiczne Badanie na zlecenie operatora systemu Skilo zrealizował Instytut Badań Rynkowych i Społecznych Homo Homini

5 OPINIE MENADŻERÓW

6 Menadżerowie pozytywnie oceniają wsparcie HR w procesie rekrutacji JAK DŁUGO ZAJMUJE DZIAŁOWI HR DOKONANIE PRESELEKCJI KANDYDATÓW I DOSTARCZENIE MENADŻEROWI PROPOZYCJI? 20% do tygodnia do miesiąca 7% 8% nie wiem/trudno powiedzieć 33% 32% do dwóch tygodni ponad miesiąc W 20 proc. firm wstępna selekcja kandydatów przez dział HR trwa do miesiąca W ocenie menadżerów preselekcja kandydatów do pracy dokonywana w działach HR jest efektywna i szybka: ¾ menadżerów dobrze ocenia efektywność preselekcji aplikacji kandydatów. Tylko 2 proc. badanych oceniło wsparcie HR w tym zakresie źle. W niemal co trzeciej badanej firmie (33 proc.) preselekcja kandydatów zajmuje HR nie dłużej niż tydzień. W sumie w 65 proc. badanych przedsiębiorstw trwa to nie dłużej niż dwa tygodnie. Jednocześnie co piąty menadżer deklarował, że proces ten zajmuje nawet do miesiąca. Zdecydowana większość menadżerów jest zadowolona z takiego tempa rekrutacji. Aż 84 proc. badanych oceniło, że zaplanowany przez dział HR proces rekrutacyjny pozwala na dostarczenie na czas odpowiedniego kandydata. Zaledwie 9 proc. badanych miało przeciwne zdanie.

7 Dział HR jest dla menadżera podstawowym źródłem informacji o zespole Z JAKICH ŹRÓDEŁ CZERPIE PAN / PANI INFORMACJE NA TEMAT SWOJEGO ZESPOŁU? % 52% 32% 25% 39% 34% 1% 2% 20 proc. menadżerów nie korzysta z żadnego systemu informatycznego przy uzyskiwaniu informacji o zespole 20% 42% 38% kontakt z działem HR własne notatki system informatyczny wcale często bardzo często trudno powiedzieć 0% Menadżerowie polegają na dziale HR i systemach informatycznych aby uzyskać informacje o swoim zespole: Ok 84 proc. badanych, aby uzyskać informacje dotyczące ich zespołu korzysta najczęściej z pomocy działu HR. Ok. 73 proc. badanych wykorzystuje w mniejszym lub większym stopniu informacje zgromadzone we własnych notatkach. Jednocześnie. co czwarty w ogóle nie polega na takim źródle.

8 HR jest dla menadżerów ważnym partnerem w procesie budowania zespołu JAK OCENIA PAN/PANI EFEKTYWNOŚĆ DZIAŁU HR WE WSPIERANIU ROZWOJU ZAWODOWEGO PRACOWNIKÓW PANI//PANA ZESPOŁU? 24% 5% 1% 2% 13% CZY DZIAŁ HR JEST PARTNEREM W OKREŚLANIU STRATEGII BUDOWANIA PANI/PANA ZESPOŁU? 14% 8% W ocenie menadżerów działy HR są istotnym wsparciem w procesach budowania i rozwoju ich zespołów: Prawie 80 proc. badanych menadżerów twierdzi, że dział HR jest dla nich partnerem w określaniu strategii budowania zespołu. Przeciwnego zdania jest jedynie 14 proc. respondentów. bardzo dobrze ani dobrze, ani źle bardzo źle 55% dobrze źle trudno powiedzieć Menadżerowie podczas budowania zespołu opierają się głównie na wsparciu działu HR tak nie 78% nie wiem/trudno powiedzieć Ponad 2/3 badanych dobrze lub bardzo dobrze oceniła efektywność działania swojego działu HR w zakresie wspierania rozwoju zawodowego pracowników ich zespołu. Tylko 3 proc. przyznało swoim partnerom w HR ocenę złą lub bardzo złą.

9 Podstawowe informacje o pracowniku nie są ciągle dostępne od ręki JAK SZYBKO UZYSKUJE PANI/PAN Z DZIAŁU HR INFORMACJE DOTYCZĄCE PRACOWNIKÓW? 41% tego samego dnia 36% 11% Działy HR reagują szybko na zapotrzebowanie menadżerów tego samego dnia na drugi dzień do 3 dni powyżej 3 dni nie wiem, trudno powiedzieć 5% 7% na drugi dzień do 3 dni powyżej 3 dni nie wiem, trudno powiedzieć W wielu firmach podstawowe informacje o pracownikach (dni urlopowe, wynagrodzenia, przebieg kariery) nie są dostępne od ręki: Ponad połowa (52 proc.) działów HR potrzebuje co najmniej jednego dnia roboczego na przygotowanie takich danych dla menadżera. W ok. 16 proc. badanych firm kluczowe informacje o pracowniku są dostępne po min. 3 dniach (w tym 5 proc. badanych musi czekać dłużej niż 3 dni).

10 Integracja procesów i danych zespołów kluczem do efektywności JAKIE ZMIANY ZWIĘKSZYŁYBY EFEKTYWNOŚĆ ZARZĄDZANIA PANI/PANA ZESPOŁEM? 28% 54% 15% 3% zmiany organizacyjne 22% 44% 33% 24% 31% 41% Menadżerowie wskazują na zalety posiadania jednego systemu informatycznego 1% podniesienie kwalifikacji i kompetencji 4% wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów najmniejszy wpływ średni wpływ największy wpływ trudno powiedzieć Zintegrowanie procesów i danych to według menadżerów sposób na bardziej efektywne zarządzanie zespołem: Zdaniem menadżerów wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów byłoby czynnikiem mającym potencjalnie największy wpływ na zwiększenie efektywności zarządzania ich zespołem (41 proc. wskazań) Większość badanych zarządzających jest jednocześnie zdania, że jakiekolwiek zmiany organizacyjne będą miały na to średni wpływ.

11 OPINIE SPECJALISTÓW HR

12 W większości firm funkcjonuje kilka różnych systemów jednocześnie Z ILU SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH ŁĄCZNIE KORZYSTA PAN/PANI W SWOJEJ PRACY? 10% 2% 5% Zdecydowana większość specjalistów HR korzysta w swojej pracy z systemów informatycznych: 18% 32% Najwięcej 33 proc. wykorzystuje w pracy 2 lub 3 systemy informatyczne. Prawie tyle samo, 32 proc., pracuje na 1 systemie. 33% Wcale nie korzystam z systemów informatycznych 1 Od 2 do 3 Od 4 do 5 Więcej niż 5 Ciężko powiedzieć 28 proc. korzysta z więcej niż 3 systemów informatycznych.. Ponad połowa specjalistów HR pracuje jednocześnie na więcej niż 2 systemach informatycznych

13 Specjaliści HR najwięcej czasu przeznaczają na rozliczanie premii i wynagrodzeń 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 30% KTÓRE Z PONIŻSZYCH CZYNNOŚCI SĄ DLA PANA/PANI NAJBARDZIEJ CZASOCHŁONNE? 51% 19% Organizacja i przebieg procesrekrutacji 45% 46% 9% 31% 27% 42% 15% 48% 37% 38% Planowanie i organizacjaszkoleń Rozliczenia systemówpremiowych i wynagrodzeń Przygotowywanie różnego rodzaju raportów Budżetowanie wcale niezbyt czasochłonne bardzo czasochłonne 52% 33% 34% 29% 14% Oceny pracowników Najwięcej czasu specjalistom HR pochłania rozliczanie premii i wynagrodzeń oraz przygotowywanie raportów: Najwięcej - 42 proc. - uważa, że rozliczanie premii i wynagrodzeń jest bardzo czasochłonne. W opinii 37 proc. bardzo wiele czasu zajmuje przygotowywanie raportów. Najmniej czasu specjalistom HR pochłania proces oceny pracowników 52 proc. ankietowanych ta czynność nie zajmuje wiele czasu.. Najmniej czasu specjalistom HR zajmuje obsługa procesu oceny pracowników oraz planowanie i organizacja szkoleń

14 Raporty to zmora HR, zajmują dużo czasu i wymagają pozyskiwania danych z wielu źródeł JAK DUŻO RAPORTÓW RÓŻNEGO RODZAJU GENERUJE PAN/PANI MIESIĘCZNIE DLA KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ, BĄDŹ MENADŻERÓW W FIRMIE? 13% 5% 15% KTÓRY Z PRZYGOTOWYWANYCH PRZEZ PANA/PANIĄ RAPORTÓW JEST NAJBARDZIEJ CZASOCHŁONNY? 10% 4% Z ILU RÓŻNYCH ŹRÓDEŁ POZYSKIWANIA DANYCH KORZYSTA PAN/PANI PRZY GENEROWANIU RAPORTÓW HR? 7% 1% 14% 12% 32% 9% 27% 40% 15% Nie generuję raportów Do 5 Od 5 do 10 Od 10 do 20 Powyżej 20 Raport wynagrodzeń Inny 27% Raport budżetowy Raport o stanie zatrudnienia 69% 1 2 Od 3 do 5 Powyżej 5 Nie wiem/trudno powiedzieć Raport zrealizowanych szkoleń Trudno powiedzieć Najwięcej czasu specjalistów HR pochłania przygotowywanie raportów, przy realizacji tego zadania muszą korzystać z wielu źródeł

15 Excel to wciąż główne narzędzie pracy HR Z KTÓREGO NARZĘDZIA KORZYSTA PAN/PANI NAJCZĘŚCIEJ PODCZAS SWOJEJ PRACY? 19% 7% 5% 36% Excel jest wciąż najczęściej wykorzystywanym narzędziem przez HRowców, ale coraz większą popularność zdobywają przeznaczone do zarządzania kadrami systemy informatyczne: 33 proc. wykorzystuje w pracy głównie system informatyczny do zarządzania kadrami. 36 proc. korzysta z arkusza kalkulacyjnego Excel. 33% Arkusze kalkulacyjne System informatyczny do zarządzania kadrami Poczta elektroniczna Edytory tekstowe Nie wiem/trudno powiedzieć Dla 19 proc. najczęściej wykorzystywanym narzędziem jest poczta elektroniczna.. Większość zadań specjaliści HR wciąż wykonują za pomocą prostych narzędzie biurowych, jak arkusz kalkulacyjny, poczta mailowa i edytory tekstu

16 Co zabiera specjalistom HR najwięcej czasu? WEDŁUG PANA/PANI OCENY WIĘCEJ CZASU W PRACY POŚWIĘCA PAN/PANI NA: 23% 7% 70% Czynności administracyjne: generowanie raportów,uzupełnianie danych, wniosków o urlop etc. Czynności strategiczne: motywowanie pracowników, ustalanieich ścieżki rozwoju, planowanie szkoleń Nie wiem/ trudno powiedzieć Większość specjalistów HR przeznacza więcej czasu na czynności administracyjne niż na strategiczne: 70 proc. poświęca swój czas w pracy głównie na generowanie raportów, uzupełnianie danych, wniosków o urlop, etc. 23 proc. więcej czasu poświęca czynnościom strategicznym, takim jak: motywowanie pracowników, ustalanie ścieżek rozwojów, szkolenia.. Mimo, że menadżerowie najbardziej liczą na wsparcie w zakresie strategicznego planowania, specjaliści HR większość czasu poświęcają na czynności administracyjne

17 Co mogłoby usprawnić pracę i w jakich obszarach? PROSZĘ POWIEDZIEĆ JAKI WPŁYW NA EFEKTYWNOŚĆ WYKONYWANEJ PRACY MIAŁYBY ZMIANY W NASTĘPUJĄCYCH OBSZARACH: 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 33% 39% 24% Zmiany organizacyjne Najmniejszy wpływ Największy wpływ 4% 23% 44% 30% 3% Podniesienie kwalifikacji i kompetencji Średni wpływ Trudno powiedzieć 21% 40% 32% 7% Wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów Według specjalistów HR, prace ich działów można usprawnić na szereg sposobów: Ok 24 proc. badanych uważa, że zmiany organizacyjne miałyby największy wpływ na efektywność wykonywanej pracy. 30 proc. uważa, że najbardziej potrzebne jest podniesienie kwalifikacji i kompetencji zespołu. Zdaniem 32 proc. kluczowe byłoby wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów.. Zintegrowany system IT oraz podnoszenie kwalifikacji to główne oczekiwania specjalistów HR

18 PODSUMOWANIE

19 Kluczowe wnioski z badania MENADŻEROWIE Blisko trzy czwarte menadżerów w firmach dobrze ocenia wsparcie działu HR przy procesie rekrutacji. Działy HR szybko (do dwóch tygodni) dokonują odpowiedniej preselekcji kandydatów do rekrutacji. 84 proc. menadżerów pozytywnie ocenia sposób prowadzenia i efekty procesu rekrutacji w ich firmach. Dwie trzecie menadżerów dobrze ocenia efektywność wsparcia swojego działu HR w procesie rozwoju zawodowego pracowników ich zespołu. Dla 78 proc. z nich dział HR jest partnerem przy określaniu strategii budowania zespołu. W opinii menadżerów działy HR w ich firmie szybko dostarczają im niezbędnych informacji (według 77 proc. tego samego dnia lub na drugi dzień). SPECJALIŚCI HR Siedmiu na dziesięciu specjalistów od HR wskazuje, że najwięcej czasu w ich pracy pochłaniają im różnego rodzaju czynności administracyjne. Tylko co czwarty więcej czasu spędza na realizacji zadań strategicznych. 61 proc. specjalistów HR korzysta w pracy z przynajmniej dwóch systemów informatycznych Blisko połowa specjalistów HR (45 proc.) każdego miesiąca generuje powyżej 5 różnego rodzaju raportów, z których najbardziej czasochłonny to ten z wynagrodzeń (31 proc. wskazań) oraz budżetowy (27 proc.). Do przygotowania raportów potrzebne są dane z więcej niż 3 różnych źródeł. Specjaliści HR w swojej pracy wykorzystują zwykłe arkusze kalkulacyjne (Excel) 36 proc. oraz pocztę elektroniczną 19 proc. Jedna trzecia wspiera się systemami IT. Blisko połowa badanych specjalistów HR wskazuje na potrzebę korzystania z jednego systemu IT, który usprawni i zautomatyzuje ich pracę. Według nich, to pozwoliłoby zwiększyć efektywność pracy. Menadżerowie w firmach uważają, że wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania talentami może mieć kluczowy wpływ na zwiększenie efektywności firmy (40 proc. wskazań). Podobną opinie formułuje jedna trzecia specjalistów HR.

20 SKILO NOWA JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA TALENTAMI

21 Czym jest Skilo? Stworzony przez firmę Enxoo system Skilo to narzędzie do kompleksowego zarządzania talentami w średnich i dużych firmach. W odróżnieniu od innych systemów Skilo wymusza integrację dotychczas rozproszonych danych i narzędzi HR. Wprowadza nową jakość w zarządzaniu efektywnością procesów rekrutacji i rozwoju talentów. Umieszczenie wszystkich procesów HR w jednym, przejrzystym systemie daje specjalistom/menadżerom łatwy i szybki dostęp do informacji, raportów i analiz danych. Konsolidując dostępne dane Skilo zapewnia efektywne wykorzystanie informacji zarządczej. Dostarcza pełnej wiedzy na temat procesów zachodzących w firmie i wspiera je zgodnie z przyjętą strategią biznesową. Skilo pomaga w precyzyjnym określeniu ścieżki rozwoju zawodowego. Motywuje pracowników i zwiększa efektywność kapitału ludzkiego w firmie. Dostarcza menadżerom kompletnych informacji na temat ich zespołu i pozwala na zdiagnozowanie luk kompetencyjnych. kompleksowa, elastyczna i zintegrowana platforma dla pracownika, menedżera i specjalisty HR wspomaga ciągły wzrost efektywności firmy ułatwia rekrutację, rozwój i utrzymanie talentów to rozwiązanie społecznościowe i mobilne Skilo został opracowany przez firmę Enxoo na podstawie wiedzy praktyków HR i ich wieloletniego doświadczenia z pracy w różnych organizacjach.

22 Jak to działa? Rekrutuj Talenty Skilo to kompleksowe zarządzanie procesem rekrutacji, od etapu tworzenia wakatu, poprzez publikowanie ogłoszeń, tworzenie zleceń rekrutacyjnych do partnerów czy rejestrowanie wpływających aplikacji. System nie tylko umożliwia sprawne przeprowadzenie całego procesu, ale przede wszystkim rejestruje wyniki przeprowadzanych rozmów, wydatnie wspomagając proces decyzyjny. Rozwijaj Talenty Dzięki Skilo można precyzyjnie określić ścieżki rozwoju zawodowego zespołu. To pomoże motywować pracowników i zwiększy ich efektywność w pracy. Skilo pomoże identyfikować talenty, tworząc dla nich indywidualne programy rozwojowe i szkoleniowe. Dostarcza też menadżerom kompletnych informacji na temat ich zespołu. Utrzymaj Talenty Skilo ułatwia motywowanie pracowników oraz usprawnia komunikację w organizacji. Dostarcza pracownikom kompleksowej wiedzy na temat ich zatrudnienia, programu rozwoju czy szkoleń. Pozwala na zarządzanie wartościowaniem stanowisk oraz katalogiem benefitów. Czyni proces ocen pracowników przejrzystym. Poprzez wprowadzenie elementów grywalizacji stymuluje zaangażowanie zespołu w rozwój firmy. Skilo został opracowany przez firmę Enxoo na podstawie wiedzy praktyków HR i ich wieloletniego doświadczenia z pracy w różnych organizacjach.

23 Jak wygląda Skilo? Skilo został opracowany przez firmę Enxoo na podstawie wiedzy praktyków HR i ich wieloletniego doświadczenia z pracy w różnych organizacjach.

24 Dlaczego Skilo? Porządkuje procesy Integruje procesy HR rekrutację, ocenę, zarządzanie talentami w jednej, przejrzystej aplikacji dostępnej przez przeglądarkę oraz na urządzeniach mobilnych. Zwiększa efektywność zarządzania talentami W Skilo każdy pracownik wie jakie są jego krótko i długoterminowe cele. A dzięki intuicyjnemu systemowi ocen w formie real time, w każdym momencie można sprawdzić jak je realizuje. Poprawia jakość informacji Ułatwia przygotowanie informacji i poprawia ich jakość. Menadżerowie mają pełną wiedzę na temat pracowników ich potencjału, tego jakie realizują cele i jak są oceniani. Wzmacnia motywowanie pracowników Wykorzystuje kreatywne mechanizmy grywalizacji promujące innowacyjność, pracę zespołową i współdzielenie wiedzy. Dostępny mobilnie Jest dostępne na urządzeniach mobilnych z poziomu przeglądarki oraz poprzez aplikację mobilną. Wystarczy się zalogować. Elastyczny Z łatwością dostosuje się do indywidualnych wymagań Twojej firmy. Ponieważ działa w chmurze, jego wdrożenie nie wymaga nakładów inwestycyjnych Skilo został opracowany przez firmę Enxoo na podstawie wiedzy praktyków HR i ich wieloletniego doświadczenia z pracy w różnych organizacjach.