BILANS POTRZEB. Ośrodek Informatyki Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Rysunek 0.

Transkrypt

1 BILANS POTRZEB Rysunek 0.1 Ekran logowania Ośrodek Informatyki Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego

2 1. Rejestracja. Aby zarejestrować się do systemu (utworzyć uŝytkownika w systemie), naleŝy na stronie głównej kliknąć w przycisk Rejestracja (Rysunek 0.1 Ekran logowania). Pojawi się następujący formularz (poniŝszy przykład został uzupełniony pokazowymi, fikcyjnymi danymi): Rysunek 1.1 Przykładowe dane wprowadzone do formularza rejestracyjnego. W formularzu rejestracji wypełniamy kolejno pola zgodnie z ich opisem: UŜytkownik do wyboru powiatowy lub gminny w zaleŝności od przynaleŝności pracownika socjalnego, Login naleŝy podać wymyśloną przez siebie nazwę uŝytkownika, która będzie uŝywana przy kaŝdym logowaniu, Hasło wymyślone hasło musi zawierać co najmniej sześć znaków, Powtórz hasło wymagane jest bezbłędne powtórzenie wpisanego powyŝej hasła, Imię imię osoby rejestrującej się w systemie, 2

3 Nazwisko nazwisko osoby rejestrującej się w systemie, Powiat powiat do którego naleŝy rejestrujący się pracownik socjalny, Gmina jeśli wybrano uŝytkownika gminnego naleŝy wybrać odpowiednią gminę. Jeśli uŝytkownik jest powiatowy opcja jest niedostępna (jak widać na Rysunku 1.1), kontaktowy adres , na który wysyłane będą ewentualne powiadomienia od administratorów, Telefon kontaktowy numer telefonu kontaktowego (akceptowane są tylko numery składające się z 9 lub 10 cyfr). Po prawidłowym wypełnieniu formularza i wybraniu przycisku Wyślij zostanie wyświetlona stosowna informacja: Rejestracja przebiegła pomyślnie! Proszę czekać na aktywację konta. Powiadomienie o aktywacji zostanie wysłane na podany adres . Nastąpi równieŝ powrót do ekranu logowania, co obrazuje Rysunek 1.2. Zgodnie z powyŝszym zapisem naleŝy czekać aŝ administrator systemu (pracownik ROPS Poznań) aktywuje nowo zarejestrowanego uŝytkownika. Jest to procedura zabezpieczająca program przed niepoŝądanymi, anonimowymi próbami z sieci Internet. Po otrzymaniu stosownej wiadomości moŝna logować się uŝywając podanego podczas rejestracji loginu i hasła. Rysunek 1.2 3

4 2. Logowanie do systemu. Jeśli pracownik obsługujący Bilans potrzeb otrzymał drogą mailową informację o aktywacji konta: Temat maila: Bilans potrzeb - aktywacja konta. Treść maila: Konto [nazwa_uŝytkownika] zostało zaktywowane. Od tej chwili moŝna rozpocząć pracę z programem. Wystarczy wpisać w formularzu logowania (Rysunek 0.1 Ekran logowania) wymyślony podczas rejestracji login oraz hasło i kliknąć przycisk Zaloguj. Rysunek Praca z Bilansem potrzeb. Funkcjonalność dostępna po zalogowaniu zaleŝy od tego, czy pracownik zarejestrował się jako uŝytkownik powiatowy, czy jako uŝytkownik gminny. W Rozdziałach 4.2 i 4.3 zostaną osobno opisane opcje zarówno dla powiatu jak i gminy. Zasadniczo interfejs programu składa się z dwóch części: panelu górnego zawierającego menu główne, aktualny podgląd dla:, informacje o uŝytkowniku oraz panelu głównego, w którym wyświetlane są opcje związane z funkcjonalnością. Obrazuje to Rysunek 3.1 (Interfejs programu). 4

5 Rysunek 3.1 Interfejs programu 3.1 Menu Aktualny podgląd dla. W Aktualnym podglądzie dla widoczne są następujące opcje podglądu: Powiat powiat w obrębie którego dokonywany jest podgląd, a takŝe edycja bilansów. Zazwyczaj jest to powiat przynaleŝny aktualnie zalogowanemu uŝytkownikowi, wyjątkiem jest administrator mający moŝliwość dowolnego wyboru powiatu, Gmina podobnie jak powiat. Z reguły jest przypisana do uŝytkownika. Wyjątkiem są pracownicy powiatowi mogący podglądać bilanse ze wszystkich gmin naleŝących do ich powiatu, oraz administrator moŝliwy podgląd kaŝdego powiatu i gminy. Wybór gmin przypisanych do danego powiatu ilustruje poniŝszy Rysunek 3.2. Opcja jest dostępna jedynie dla uŝytkowników powiatowych!, 5

6 Rysunek 3.2 Wybór gmin przypisanych do powiatu kępińskiego Z roku rok z którego mają być wyświetlane bilanse. 3.2 Menu główne. Do wyboru są następujące przyciski: BILANSE DLA POWIATU zawiera formularze, w które naleŝy wprowadzić dane aby wykonać interesujący nas bilans powiatowy, BILANSE DLA GMINY zawiera formularze, w które naleŝy wprowadzić dane aby wykonać interesujący nas bilans gminny, RAPORTY DLA POWIATU w oparciu o dane wprowadzone w bilanse dla powiatu generowane są raporty z bilansami (gotowe bilanse w formacie Excela 2007 oraz moŝliwością podglądu przez przeglądarkę), RAPORTY DLA GMINY w oparciu o dane wprowadzone w bilanse dla gminy generowane są raporty z bilansami, PANEL UśYTKOWNIKA słuŝy do podglądu i edycji listy placówek oraz organizacji działających na terenie gminy/powiatu uŝytkownika, WYLOGUJ kończy pracę z programem. Szczegółowe omówienie wymienionych przycisków znajduje się w późniejszej części dokumentacji. BILANSE DLA POWIATU, RAPORTY DLA POWIATU oraz BILANSE DLA GMINY i RAPORTY DLA GMINY przedstawiono odpowiednio w podrozdziałach 4.1 Funkcjonalność dla powiatu i 4.2 Funkcjonalność dla gminy. PANEL UśYTKOWNIKA spełnia jednakowe funkcje niezaleŝnie od przynaleŝności do gminy lub powiatu i został omówiony w Rozdziale 4.1 Panel uŝytkownika. 6

7 3.3 Informacje o uŝytkowniku. Informacje o uŝytkowniku zawierają wiadomości dotyczące uŝywanego konta uŝytkownika: uŝytkownik wyświetlana jest nazwa zalogowanego uŝytkownika (tzw. login), ostatnie logowanie data ostatniego logowania do systemu, powiat powiat do którego przynaleŝy uŝytkownik, gmina gmina do której przynaleŝy uŝytkownik (dla pracownika powiatowego widoczny jest symbol --- informujący o braku przynaleŝności do określonej gminy obrazuje to m.in. Rysunek 3.1). 4. Funkcjonalność Bilansu potrzeb. 4.1 Panel uŝytkownika. Po kliknięciu przyciska PANEL UśYTKOWNIKA w panelu głównym widoczne będzie następujące menu: Rysunek 4.1 Panel uŝytkownika Zawierające do wyboru dwa przyciski: LISTA PLACÓWEK oraz LISTA ORGANIZACJI. Po wybraniu LISTA PLACÓWEK pojawi się lista wprowadzonych przez uŝytkownika placówek działających w przynaleŝnym do uŝytkownika powiecie/gminie wraz z przyciskiem Dodaj placówkę. 7

8 4.1.1 LISTA PLACÓWEK. Po kliknięciu Dodaj placówkę w panelu głównym ukaŝe się formularz umoŝliwiający wprowadzenie do systemu nowej placówki funkcjonującej na terenie powiatu/gminy. Ilustruje to poniŝszy Rysunek 4.2: Rysunek 4.2 Formularz dodający placówkę 8

9 Kolejne pola w powyŝszym formularzu: Powiat wypełniony automatycznie w oparciu o przynaleŝność uŝytkownika, Gmina jeśli uŝytkownik powiatowy pole jest niedostępne (tak jak na Rysunku 4.2), w przypadku uŝytkownika gminnego wypełniane jest automatycznie w oparciu o przynaleŝność uŝytkownika do konkretnej gminy, Rodzaj placówki moŝliwe rodzaje placówek: o Ośrodki Wsparcia w przypadku wyboru Ośrodka Wsparcia pojawi się dodatkowe pole formularza z rozwijanymi opcjami: Środowiskowy Dom Samopomocy, Inny Ośrodek Wsparcia, Ośrodek Wsparcia, o Dzienne Placówki Opiekuńczo-Wychowawcze w przypadku wyboru Dziennej Placówki Opiekuńczo-Wychowawczej pojawi się dodatkowe pole formularza z rozwijanymi opcjami: Placówka Interwencyjna, Placówka Rodzinna, Placówka Socjalizacyjna, Placówka Wielofunkcyjna, o Mieszkania Chronione, o Domy Pomocy Społecznej, o Dom Dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w CiąŜy, o Ośrodek Interwencji Kryzysowej, o Jednostka Specjalistycznego Poradnictwa, o Ośrodek Adopcyjno-Opiekuńczy Nazwa placówki wymagane jest podanie nazwy placówki, Nazwa podmiotu prowadzącego naleŝy podać podmiot prowadzący daną placówkę, Ulica ulica na której znajduje się placówka, Nr domu nr domu placówki, Nr mieszkania nr mieszkania placówki (jeśli nie ma - zostawić pusty), Miasto miejscowość, w której znajduje się wprowadzana placówka, Kod pocztowy kod pocztowy przynaleŝny danej placówce. Przyciskiem zapisz zatwierdzamy wprowadzone dane i od tego momentu placówka będzie widoczna w systemie. 9

10 4.1.2 LISTA ORGANIZACJI. Analogicznie jak w przypadku placówek, po kliknięciu w LISTA ORGANIZACJI wyświetlana jest lista aktualnie wprowadzonych organizacji działających na obszarze powiatu/gminy, do której przynaleŝy uŝytkownik. śeby wprowadzić nową organizację naleŝy kliknąć w przycisk Dodaj organizację, w panelu głównym pojawi się następujący formularz: Rysunek 4.3 Formularz dodający organizację Przeznaczenie pól formularza jest takie samo jak w przypadku placówki. Jedyną istotną róŝnicą jest to, Ŝe w polu Ulica naleŝy podać nazwę ulicy, nr domu i ewentualny nr mieszkania organizacji. Zatwierdzenie następuje poprzez kliknięcie przycisku Zatwierdź. Od tego momentu organizacja będzie widoczna w systemie. 10

11 4.2 Funkcjonalność dla powiatu. Za całą funkcjonalność dedykowaną dla powiatu (uŝytkownika powiatowego) odpowiedzialne są przyciski Menu Głównego z panelu górnego: BILANSE DLA POWIATU oraz RAPORTY DLA POWIATU. W BILANSE DLA POWIATU znajdują się wszystkie przygotowywane przez powiat bilanse: Zadania realizowane przez powiat pomoc udzielona uchodźcom, Udzielone świadczenia, zadania własne realizowane przez Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie - Rodziny Zastępcze, Zadania własne realizowane przez PCPR pomoc mająca na celu Ŝyciowe usamodzielnienie i integrację ze środowiskiem dla opuszczających, Bilans potrzeb na rok 2009 w zakresie prowadzenia i utrzymania Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie. Rysunek 4.4 Bilanse dla powiatu Po wybraniu powyŝszych bilansów wyświetlone zostaną stosowne formularze do wprowadzania danych. Są one na tyle jasno opisane w samym programie, Ŝe nie wymagają dodatkowego komentarza w dokumentacji. Jedynie w przypadku Zadań własnych realizowanych przez PCPR pomoc mająca na celu Ŝyciowe usamodzielnienie i integrację ze środowiskiem dla opuszczających warto nadmienić, Ŝe bilans podzielony został na następujące części: 11

12 Rodziny zastępcze, Placówki Opiekuńczo-Wychowawcze Typu Rodzinnego i Socjalnego, Specjalne Ośrodki Szkolno-Wychowawcze i MłodzieŜowe Ośrodki Wychowawcze oraz MłodzieŜowe Ośrodki Socjoterapii, DPS dla Dzieci i MłodzieŜy Niepełnosprawnej Intelektualnie, Domy Dla Matek z Małymi Dziećmi i Kobiet w CiąŜy oraz Schroniska dla Nieletnich, Zakłady Poprawcze i Zakłady Karne. KaŜda z części wypełniana jest oddzielnie po wybraniu stosownej pozycji z rozwijanej listy i kliknięciu Dodaj. Wyświetlony zostaje formularz do którego wprowadzić naleŝy odpowiednie dane. Bilanse dla placówek i organizacji zostały podzielone na dwie kategorie (osobno dla placówek i organizacji). Podobieństwa, w kwestii technicznego przygotowania bilansu w oparciu o omawiany program, między organizacjami i placówkami są tak duŝe, Ŝe opis będzie traktował jednocześnie o obu typach. Zatem podział: LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [Bilanse do uzupełnienie] lista placówek/organizacji, których bilanse nie zostały uzupełnione. Po ich uzupełnieniu pozycje znajdujące się na tej liście przechodzą na listę omówioną poniŝej, LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [Bilanse uzupełnione] lista placówek/organizacji, dla których zostały uzupełnione bilanse. Rysunek 4.5 Listy placówek/organizacji Uzupełnienie bilansu dla placówki/organizacji następuje po kliknięciu w LISTA PLACÓWEK/ORGNIZACJI [bilanse do uzupełnienia] i przy wybranej placówce/organizacji 12

13 kliknięciu przycisku Edytuj. Edycja uzupełnionych wcześniej bilansów odbywa się poprzez LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [bilanse uzupełnione] przycisk edytuj. UWAGA!!! śeby móc uzupełniać bilans dla placówki/organizacji najpierw trzeba ją dodać do systemu (Rozdział 4.1 Panel UŜytkownika). W przeciwnym wypadku LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [Bilanse do uzupełnienia] (podobnie jak [Bilanse uzupełnione]) będzie pusta! RóŜnice między przyciskami Zapisz Dane i Zatwierdź Dane. Zapisz Dane zapisuje dane wprowadzone w pola formularza danego bilansu. W ten sposób po ponownym logowaniu do systemu i wybraniu uzupełnionego (i ZAPISANEGO) bilansu wszystkie pola w formularzu będą wypełnione wprowadzonymi wcześniej danymi. Ponadto będzie istniała moŝliwość ich edycji. Zatwierdź Dane blokuje dane do edycji i przesyła maila do administratora ROPS Poznań z informacją, Ŝe uŝytkownik ostatecznie wypełnił bilans. Zawsze po uzupełnieniu formularza naleŝy zapisać dane (dopiero po zapisaniu zatwierdzić)! Nie są one weryfikowane (choć mogą być podglądane) przez administratora ROPS Poznań oraz mogą być zmieniane aŝ do momentu ich zatwierdzenia. Dzięki temu nigdy nie zajdzie potrzeba powtórnego uzupełniania od początku tego samego formularza. Podgląd i drukowanie raportów sporządzonych na podstawie wypełnionych wcześniej bilansów odbywa się po kliknięciu w przycisk RAPORTY DLA POWIATU. Rysunek 4.6 Lista raportów 13

14 Klikając podgląd wyświetla się w przeglądarce raport wypełniony danymi z wykonanego bilansu. Eksport do xls eksportuje dane do formatu obsługiwanego przez Microsoft Excel UŜytkownik powiatowy ma dostęp (po wybraniu gminy znajdującej się w jego powiecie) do podglądu bilansów i raportów gminnych, jednak nie moŝe ich edytować. 4.3 Funkcjonalność dla gminy. Za funkcjonalność dedykowaną dla powiatu (uŝytkownika gminnego) odpowiedzialne są przyciski Menu Głównego z panelu górnego: BILANSE DLA GMINY oraz RAPORTY DLA GMINY. W BILANSE DLA GMINY znajdują się wszystkie przygotowywane przez gminę bilanse: Zadania własne gmin, o Część pierwsza, o Część druga, Zadania zlecone gminom, Bilans potrzeb na rok 2009 w zakresie prowadzenia i utrzymania ośrodka pomocy społecznej. Rysunek 4.7 Bilanse dla gminy 1 W przypadku posiadania wcześniejszej wersji Excel a 2007 naleŝy pobrać z Internetu pakiet zgodności 14

15 Po wybraniu powyŝszych bilansów wyświetlone zostaną stosowne formularze do wprowadzania danych. Są one na tyle jasno opisane w samym programie, Ŝe nie wymagają dodatkowego komentarza w dokumentacji. Bilanse dla placówek i organizacji zostały podzielone na dwie kategorie (osobno dla placówek i organizacji). Podobieństwa, w kwestii technicznego przygotowania bilansu w oparciu o omawiany program, między organizacjami i placówkami są tak duŝe, Ŝe opis będzie traktował jednocześnie o obu typach. Zatem podział: LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [Bilanse do uzupełnienie] lista placówek/organizacji których bilanse nie zostały uzupełnione. Po ich uzupełnieniu pozycje znajdujące się na tej liście przechodzą na listę omówioną poniŝej, LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [Bilanse uzupełnione] lista placówek/organizacji dla których zostały uzupełnione bilanse. Rysunek 4.8 Listy placówek/organizacji Uzupełnienie bilansu dla placówki/organizacji następuje po kliknięciu w LISTA PLACÓWEK/ORGNIZACJI [bilanse do uzupełnienia] i przy wybranej placówce/organizacji kliknięciu przycisku Edytuj. Edycja uzupełnionych wcześniej bilansów odbywa się poprzez LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [bilanse uzupełnione] przycisk edytuj. UWAGA!!! śeby móc uzupełniać bilans dla placówki/organizacji najpierw trzeba ją dodać do systemu (Rozdział 4.1 Panel UŜytkownika). W przeciwnym wypadku LISTA PLACÓWEK/ORGANIZACJI [Bilanse do uzupełnienia] (podobnie jak [Bilanse uzupełnione]) będzie pusta! 15

16 RóŜnice między przyciskami Zapisz Dane i Zatwierdź Dane. Zapisz Dane zapisuje dane wprowadzone w pola formularza danego bilansu. W ten sposób po ponownym logowaniu do systemu i wybraniu uzupełnionego (i ZAPISANEGO) bilansu wszystkie pola w formularzu będą wypełnione wprowadzonymi wcześniej danymi. Ponadto będzie istniała moŝliwość ich edycji, Zatwierdź Dane blokuje dane do edycji i przesyła maila do administratora ROPS Poznań z informacją, Ŝe uŝytkownik ostatecznie wypełnił bilans. Zawsze po uzupełnieniu formularza naleŝy zapisać dane (dopiero po zapisaniu zatwierdzić)! Nie są one weryfikowane (choć mogą być podglądane) przez administratora ROPS Poznań oraz mogą być zmieniane aŝ do momentu ich zatwierdzenia. Dzięki temu nigdy nie zajdzie potrzeba powtórnego uzupełniania od początku tego samego formularza. Podgląd i drukowanie raportów sporządzonych na podstawie wypełnionych wcześniej bilansów odbywa się po kliknięciu w przycisk RAPORTY DLA GMINY. Rysunek 4.9 Raporty dla gminy Klikając podgląd wyświetla się w przeglądarce raport wypełniony danymi z wykonanego bilansu. Eksport do xls eksportuje dane do formatu obsługiwanego przez Microsoft Excel UŜytkownik gminny ma dostęp do podglądu bilansów i raportów z powiatu, do którego przynaleŝy jego gmina, jednak nie moŝe ich edytować. 2 W przypadku posiadania wcześniejszej wersji Excel a 2007 naleŝy pobrać z Internetu pakiet zgodności 16