Protokół z kontroli doraźnej przeprowadzonej

Transkrypt

1 Protokół z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej przy ul. Grodzkiej 3 w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia stałego do przeprowadzania kontroli Nr 1/2005, wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, pracownik Wydziału Audytu i Kontroli inspektor Ewa Juralewicz przeprowadziła w dniu 20 grudnia 2007 r. doraźną kontrolę finansową w w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej przy ul. Grodzkiej 3 w Słupsku. Przedmiotem kontroli jest: Rozliczenie dotacji celowej na programy/zadania z zakresu kultury objęte mecenatem państwa w ramach Programu Operacyjnego MECENAT 2007 pn. Tworzenie i wdrażanie systemów informatycznych w sferze kultury / Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą na rozwój społeczeństwa informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim, otrzymanej na podstawie Porozumienia Nr 2029/DSK/JST z dnia 11 maja 2007 r,. zawartego w Warszawie pomiędzy Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Urzędem Miejskim w Słupsku. Do realizacji w/w programu instytucja kultury zobowiązała się na podstawie Porozumienia Nr 1 dnia 02 lipca 2007 r. zawartego pomiędzy Prezydentem Miasta Słupska Maciejem Kobylińskim a Miejską Biblioteką Publiczną w Słupsku. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała: Pani Elżbieta Olszewska główna księgowa, 1. Informacje ogólne Jednostka kontrolowana : Miejska Biblioteka Publiczna w Słupsku Siedziba : Słupsk, ul. Grodzka 3 Organ prowadzący: Powiat Grodzki Słupsk Forma organizacyjna: samorządowa instytucja kultury

2 Wpis do rejestru instytucji kultury Urzędu Miejskiego w Słupsku jednostka uzyskała w dniu 01 listopada 1992 r. r. - pod poz. 4/92. Nr REGON: Nr NIP: Dyrektorem instytucji jest Pan Tadeusz Matyjaszek Obowiązki głównej księgowej pełni Pani Elżbieta Olszewska. Kontrolę wewnętrzną w ramach uprawnień i kompetencji sprawują dyrektor i główny księgowy. Na realizację działalności statutowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Słupsku przyznano środki finansowe: wg uchwały budżetowej ,00 zł. wg planu po zmianach ,00 zł. II. Rozliczenie dotacji celowej W dniu 04 kwietnia 2007 r. wnioskodawca - Gmina Miasto Słupsk, Powiat Grodzki Słupsk, Urząd Miejski w Słupsku - złożył w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego wniosek o dotację na realizację zadania wykonywanego w ramach programów realizowanych przez instytucje filmowe i instytucje kultury pn. Tworzenie i wdrażanie systemów informatycznych w sferze kultury - w ramach Programu Operacyjnego MECENAT Tytuł zadania: Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą na rozwój społeczeństwa informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim. W wyniku akceptacji wniosku w dniu 11 maja 2007 r. zostało zawarte Porozumienie Nr 2029/DSK/JST pomiędzy Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Prezydentem Miasta Słupska, na podstawie którego jednostka samorządu terytorialnego zobowiązała się do realizacji zadania: Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą na rozwój społeczeństwa informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim. Do wykonania zadania zobowiązano instytucję kultury Miejską Bibliotekę Publiczną im. M. Dąbrowskiej. Na sfinansowanie realizacji programu Minister udzielił dotacji w trybie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie zakresu zadań objętych mecenatem państwa wykonywanych przez samorządowe instytucje filmowe i instytucje kultury oraz udzielania dotacji na te zadania (Dz.U. Nr 74, poz. 646 z późn. zm.) 2

3 w wysokości ,00 zł.(w rozdziale Biblioteki, par Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące realizowane przez powiat na podstawie porozumień z organami administracji rządowej). W dniu 02 lipca 2007 r. zostało zawarte Porozumienie pomiędzy Prezydentem Miasta Słupska Maciejem Kobylińskim a Miejską Biblioteką Publiczną w Słupsku, przy ul. Grodzkiej 3 w sprawie dotacji celowej na programy/zadania z zakresu kultury objęte mecenatem państwa w ramach Programu Operacyjnego MECENAT 2007, na podstawie którego Prezydent zobowiązał się do przekazania instytucji dotacji celowej na wykonanie zadania w wysokości ,00, a instytucja kultury zobowiązana został do realizacji w/w programu w terminie do 30 listopada 2007 r. Pismem Nr D /07 z dnia 30 listopada 2007 r. dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Słupsku zwrócił się do Zastępcy Prezydenta Miasta Słupska o przesunięcie terminu realizacji programu na dzień 15 grudnia 2007 r. w związku z przeciągnięciem się procedur przetargowych. Termin uzgodniono z osobą prowadzącą sprawę w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego Panem Antonim Filonem. W dniu 30 listopada 2007 r. wystosowano do Departamentu Ekonomicznego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie pismo Nr KiS.IV /07 w sprawie przesunięcia terminu realizacji zadania. Pismem Nr DE/W-III/P.2029/2007/AF z dnia 05 grudnia 2007 r. Zastępca Dyrektora Departamentu Ekonomicznego Teresa Borowiec potwierdziła wyrażenie zgody na zaproponowane zmiany bez konieczności sporządzania aneksu do Porozumienia Nr 2029/DSK/JST z dnia 11 maja 2007 r. Ustalono kosztorys finansowy programu: całkowity koszt programu ,00 zł. w tym: środki z dotacji ,00 zł. środki własne instytucji realizującej zadanie ,00 zł. Środki finansowe z dotacji w kwocie ,00 zł. instytucja otrzymała w dniu 11 lipca 2007 r., po wprowadzeniu zmian w budżecie uchwałą Nr XII/143/07 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 27 czerwca 2007 r. 3

4 W ramach porozumienia wydatkowano na: 1. Wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi ,45 w tym z dotacji ,00 2. Materiały i energia 3.499,61 w tym z dotacji - 3. Zakup sprzętu i wyposażenia ,52 w tym z dotacji ,00 4. Usługi obce ,85 w tym z dotacji - 5. Zakupy i prace o charakterze inwestycyjnym ,88 w tym z dotacji - Łącznie wydatkowano ,31 w tym z dotacji ,00 Wynagrodzenia osobowe dla pracowników MBP w Słupsku z tytułu wykonywania czynności w związku z realizacją zadań wynikających z w/w projektu wypłacane były w poszczególnych miesiącach określonym przez dyrektora jednostki współczynnikiem czasu pracy, jaki pracownik w przybliżeniu przeznaczył na realizację projektu. W realizacji projektu udział wzięło 27 pracowników instytucji. Wykaz czynności wykonywanych podczas realizacji projektu stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Ponadto poddano kontroli dowody księgowe dotyczące pozostałych wydatków poniesionych na realizację zadania w ramach Programu Operacyjnego Mecenat 2007 r. : Zakup sprzętu i wyposażenia nie będącego środkami trwałymi: Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata Z/VII/57 Fa 5/07/2007 z dnia wyst. przez Instytut Edukacji Komputerowej Kołobrzeg za zestawy komputerowe ADS S1 z oprogramowaniem (8 szt.), czytniki kodów kreskowych (8 szt.), D-Link DI-524, kartę sieciową ,00 WB r. Z/IX/120 Fa 7/07/2007 z dnia r. wyst. przez Instytut ,00 WB 199 4

5 Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata Edukacji Komputerowej Kołobrzeg za zestawy komputerowe ADS S1 z oprogramowaniem + monitor HYUNDAI B70D (17 szt.) Z/XI/180 Fa 11/62 z dnia r. wyst. przez PrintKom.PI M.Rosiński Rotmanka za program NORTON 360PL (9 szt.) Z/XI/107 Fa 311/07/FVS z dnia r. wyst. przez RYNEK 13 Sp. Jawna Wrocław za program Office Proffesional Plus 2007 (20 szt) Z/XI/167 Fa 353/11/2007 z dnia r. wyst. przez Reset Sp. z o.o. Motycz za za drukarki HP (10 szt.) i program Symantec Norton Z/X/32 Z/XI/11 Fa 36/10/2007 z dnia r. wyst. przez SYSTEMY D. Krętkowski Słupsk za serwery wydruku (3 szt.) Fa Nr 02434/07 z dnia wyst. przez Office MK M Krętkowski Słupsk za zasilacze awaryjne APC (8 szt.) Z/VIII/82 Fa 00746/08/07 z dnia r. wyst. przez Altrarex P.Sobótka M. Janczak Warszawa za drukarki termotransferowe (3 szt.) Z/VIII/48 Fa 048/08/2007/F z dnia r. wyst. przez Bi Com Sp. z o.o. Słupsk za projektor MP 721 Razem , r ,50 WB r ,20 WB r ,88 WB r ,95 WB r ,00 WB r ,99 WB r ,00 WB r. Zużycie energii Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata Z/IX/3 Fa /00008/0071/1F/1 z dnia r. Filia Nr 6 Z/IX/4 Fa /00007/0071/1F/1 z dnia r. Filia Nr 11 Z/IX/5 Fa /00006/0071/1F/1 z dnia r. Filia Nr 7 Z/IX/6 Fa /00005/0071/1F/1 z dnia r. Filia Nr 1 Z/IX/7 Fa /00004/0071/1F/1 z dnia r. Filia Nr 5 173,45 WB ,29 WB ,21 WB ,38 WB ,08 WB 184 Z/IX/121 Fa 06429/03484/C12A/09/2007/SZARO z dnia 2.341,31 WB 205 5

6 Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata r. ul. Grodzka r. Z/IX/122 Fa 06429/03484/C12A/09/2007/SZARO z dnia r. Filia Nr 8 Z/IX/123 Fa 06429/03480/C12A/09/2007/SZARO z dnia r. Filia Nr 1 Razem 3.499,61 403,09 WB r. 141,80 WB r. Usługi obce Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata Z/IX/3 Z/XI/158 Z/XI/44 Z/XI/174 Z/XI/175 Z/XI/173 Z/XI/172 Z/XI/134 Z/XI/133 Fa /00008/0071/1F/1 z dnia r. Filia Nr 6 Fa 34/2007 z dnia wyst. przez Zakład Inst. Elektrycznego i Pomiarów Elektrycznych J. Gosiewski Słupsk za konfigurację internetu (umowa Nr 15/2007 z dnia ) Fa 00028/2007 z dnia wyst. przez PHU PBIT Batruch za instalację serwera (umowa Nr 14/2007 z dnia r.) Fa 00034/2007 z dnia r. wyst. przez PHU PBIT Batruch za konfigurację mirroringu, archiwizacji (umowa Nr 14/2007 z dnia r.) Fa 00032/2007 z dnia r. wyst. przez PHU PBIT Batruch za za zaprojektowanie sieci komputerowej na filiach (umowa Nr 14/2007 z dnia r.) Fa 00033/2007 z dnia r. wyst. przez PHU PBIT Batruch za konfigurację sieci VPN urządzeń DSL i zabezpieczenie sieci (umowa Nr 14/2007 z dnia r., aneks z dnia r., Protokół odbioru prac) Fa 99/2007 z dnia wyst. przez Usługi Informatyczne Comsoft Słupsk za konfigurację nowego serwera (umowa Nr 134/2007 z dnia r.) Fa 97/2007 z dnia wyst. przez Usługi Informatyczne Comsoft Słupsk za konfigurację elementów sieci komputerowej (umowa Nr 134/2007 z dnia r.) Fa 98/2007 z dnia wyst. przez Usługi Informatyczne Comsoft Słupsk za konfigurację nowego serwera (umowa Nr 134/2007 z dnia r.) 173,45 WB ,13 WB ,00 WB r ,00 WB r ,29 WB r ,00 WB ,00 WB r ,90 WB r ,33 WB r. Z/XI/40 Fa FGD /011/07 z dnia wyst. przez TPSA 254,00 WB 228 6

7 Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata za zmianę ISDN na linię analogową r. Z/XII/144 Fa 045/11/2007/F z dnia r. wyst. przez BiCom Słupsk za przygotowanie dokumentacji informatycznej Razem ,85 896,70 WB r. Zakupy i prace o charakterze inwestycyjnym Nr ewid. Dokument Wartość Zapłata Z/XI/130 Z/XII/2 Z/XII/62 Z/XII/63 Z/XII/64 Fa 1899/2007 z dnia r. wyst. przez FAST Sp. z o.o. Łódź za serwer (umowa Nr 10/2007 z dnia r., Protokół zdawczo odbiorczy z dnia r.) Fa 02705/07 z dnia r. wyst. przez Office MK M.Krętkowski Słupsk za program Document Express Enterprise (umowa Nr 12/2007 z dnia r.) Fa 02770/07 z dnia r. wyst. przez Office MK M.Krętkowski Słupsk za zasilacz awaryjny (umowa Nr 16/2007 z dnia r.) Fa 02792/07 z dnia r. wyst. przez Office MK M.Krętkowski Słupsk za skaner NICON (umowa Nr 17/2007 z dnia r.) Fa 02793/07 z dnia r. wyst. przez Office MK M.Krętkowski Słupsk za komputer multimedialny Celsius (umowa Nr 17/2007 z dnia r.) Razem , ,00 WB r ,40 WB ,00 WB ,64 WB ,84 WB 243 Zgodnie z paragrafem 2 porozumienia na zakupionym sprzęcie umieszczono zapis: Zrealizowano przy pomocy finansowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Porozumienie dopuszcza możliwość przesunięć środków finansowych między poszczególnymi pozycjami wymienionymi w kosztorysie programu do 20% wartości poszczególnych pozycji kosztorysu. Proporcje te zostały zachowane. W wyniku kontroli stwierdzono, że dotacja została wykorzystana na cele wskazane w porozumieniu. W/w faktury zostały opisane i zatwierdzone do wypłaty przez główną księgową i dyrektora jednostki. Koszty udokumentowano prawidłowo. 7

8 Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół został sporządzony w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden po odczytaniu pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Słupsk, dnia 28 grudnia 2007 r. 8