ZARZĄDZENIE NR 386/2014 SZEFA OBRONY CYWILNEJ WOJEWÓDZTWA WOJEWODY ŁÓDZKIEGO z dnia 17 listopada 2014 r

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 386/2014 SZEFA OBRONY CYWILNEJ WOJEWÓDZTWA WOJEWODY ŁÓDZKIEGO z dnia 17 listopada 2014 r w sprawie ustalenia Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej Na podstawie art. 17 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz. 461, poz. 1101, poz. 1407, poz. 1445, z 2013 r. poz. 852, poz. 1355, z 2014 r. poz. 619, poz.773, poz.1198) oraz 3 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. Nr 96, poz. 850)w związku z art. 26 i 27 ustawy z 9 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, poz.613, z 2014 r. poz. 768, poz.1100) zarządza się co następuje: 1. Ustala się Instrukcję przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej, stanowiących o własność Skarbu Państwa, a pozostających w zarządzie Wojewody Łódzkiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Szef Obrony Cywilnej Województwa Wojewoda Łódzki Jolanta Chełmińska

2 Załącznik do Zarządzenia Nr /2014 Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego z dnia 2014 r. w sprawie ustalenia Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu,materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej 1 Instrukcja ma na celu określenie zasad i trybu postępowania przy ustalaniu rzeczywistych stanów składników majątkowych sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej, stanowiącego własność Skarbu Państwa, a pozostającego w zarządzie Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego. 2 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) Dyrektorze Wydziału należy przez to rozumieć Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, jego zastępcę albo osobę upoważnioną; 2) GK należy przez to rozumieć Głównego Księgowego jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki organizacyjnej biorącej w użyczenie sprzęt i wyposażenie niezbędne do realizacji zadań OC a podczas jego nieobecności zastępcę Głównego Księgowego lub osobę upoważnioną; 3) GKU należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, a podczas jego nieobecności jego zastępcę lub osobę upoważnioną; 4) inwentaryzacja na ostatni dzień roku budżetowego - należy przez to rozumieć określenie dnia, na który przeprowadza się inwentaryzację zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jest to ostatni dzień roku kalendarzowego, na który ustala się stan aktywów i pasywów i jest to dzień bilansowy. Termin dzień, na który

3 przeprowadza się inwentaryzację jest terminem różnym od terminu okres w którym przeprowadza się czynności inwentaryzacyjne; 5) majątku OC należy przez to rozumieć sprzęt, materiały i wyposażenie Obrony Cywilnej, stanowiący własność Skarbu Państwa, a pozostający w zarządzie Wojewody Łódzkiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa znajdujący się w Urzędzie (w tym w: Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC i Wojewódzkim Magazynie OC z siedzibą w Piotrkowie Tryb.) oraz w powiatowych i gminnych magazynach OC, a także w innych jednostkach na rzecz których przekazany został sprzęt, materiały i wyposażenie OC niezbędne do realizacji zadań OC; 6) Urzędzie należy przez to rozumieć Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi. 3 Instrukcja przeprowadzenia inwentaryzacji majątku OC reguluje zasady przeprowadzenia inwentaryzacji na terenie województwa łódzkiego w: Urzędzie (w tym w: Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC i Wojewódzkim Magazynie OC z siedzibą w Piotrkowie Tryb.), powiatowych i gminnych magazynach OC oraz w innych jednostkach na rzecz których powierzony został do użytkowania sprzęt, materiały i wyposażenie OC niezbędne do realizacji zadań OC. 4 Celem inwentaryzacji, o której mowa w 3 jest wykonanie ogółu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu ilościowego i jakościowego majątku OC, na oznaczony dzień i na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych; 2) rozliczenie osób odpowiedzialnych oraz osób materialnie odpowiedzialnych za gospodarowanie majątkiem OC; 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku OC; 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem OC.

4 5 Celem ustalenia rzeczywistego stan majątku OC na oznaczony dzień oraz ustalenia i wyjaśnienia ewentualnych różnic pomiędzy stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i doprowadzenia stanu księgowego do stanu zgodności ze stanem faktycznym, dopuszcza się następujące sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji: 1) drogą spisu z natury, który służy do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku OC, porównania go ze stanem księgowym objętych inwentaryzacją składników; 2) drogą uzyskania od jednostek, którym powierzono majątek OC, potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych Urzędu stanu aktywów OC oraz wyjaśnień i rozliczeń ewentualnych różnic; 3) drogą porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku OC, który służy do ustalenia rzeczywistego stanu tych składników, a w szczególności wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych o utrudnionym dostępie oraz pozostałych składników, w przypadku których nie był możliwy spis z natury albo potwierdzenie sald. Ustalenie stanu majątku prowadzi się poprzez weryfikację danych wynikających z dokumentów źródłowych i wtórnych (zestawień) mających odzwierciedlenie w ewidencji analitycznej. Wzór protokołu weryfikacji stanowi Załącznik Nr 1 do zarządzenia. 6 Inwentaryzacją, o której mowa w 5 pkt 1 obejmuje się, będące własnością Skarbu Państwa: 1) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz maszyny; 2) wojskowy sprzęt techniczny znajdujący się na wyposażeniu formacji obrony cywilnej oraz gromadzony dla zapewnienia ochrony indywidualnej stanów osobowych na stanowiskach kierowania, załóg zakładów pracy oraz ludności; 3) sprzęt specjalistyczny nie zainstalowany, przeznaczony do modernizacji systemów alarmowych i budowli ochronnych (syreny, centrale alarmowe, urządzenia włączające, kable, urządzenia filtrowentylacyjne, filtropochłaniacze, klapy wywiewne, drzwi schronowe itp.);

5 4) inne sprzęty stanowiące majątek obrony cywilnej; znajdujące się w Urzędzie oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych jednostkach, o których mowa w 3, na rzecz których powierzone zostały do przechowania lub używania. 7 Inwentaryzacja majątku OC może być przeprowadzana: 1) ze względu na zakres: a) metodą pełną obejmującą jednoczesny spis całości sprzętu i materiałów OC na wskazanym obszarze objętym inwentaryzacją, według stanu na dzień, na który przypada termin inwentaryzacji, b) metodą wyrywkową obejmującą wybrane składniki majątku OC; 2) ze względu na powtarzalność: a) metodą systematyczną powtarzającą się w określonych odstępach czasu, b) metodą doraźną prowadzoną w razie potrzeby, np. na skutek zmiany magazyniera, osoby odpowiedzialnej materialnie za majątek OC, pożaru, powodzi, poważniejszych uszkodzeń pomieszczeń magazynowych, kradzieży, kontroli gospodarki sprzętem obrony cywilnej. 8 Inwentaryzacja majątku OC poprzez spis z natury może być prowadzona: 1) metodą ręczną - stanowiącą identyfikację poszczególnych elementów majątku OC poprzez ich ręczne przeliczenie przez zespół spisowy; 2) za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektronicznystanowiącą identyfikację poszczególnych środków trwałych OC metodą automatyczną wykorzystującą znakowanie i odczyt m.in. za pomocą kodów kreskowych. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z ewidencją środków trwałych OC w Urzędzie. 9

6 Szefowie Obrony Cywilnej Powiatów i Gmin oraz Kierownicy innych jednostek realizujących zadania OC zobligowani są ustawowo do inwentaryzacji droga spisu z natury składników majątku OC powierzonego na ich rzecz oraz zobowiązani są do powiadomienia Szefa Obrony Cywilnej Województwa o wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji. 10 Decyzję o zarządzeniu inwentaryzacji podejmują odpowiednio: 1) Szef Obrony Cywilnej Województwa samodzielnie lub na polecenie Szefa Obrony Cywilnej Kraju, w zakresie majątku OC stanowiącego mienie Skarbu Państwa, a pozostającego w jego zarządzie; 2) Szefowie Obrony Cywilnej Powiatów, Gmin oraz Kierownicy jednostek realizujących zadania OC samodzielnie lub na polecenie Szefa Obrony Cywilnej Województwa, w zakresie majątku OC powierzonego na ich rzecz Terminy i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego sprzętu, materiałów i wyposażenia OC znajdującego się w Urzędzie, Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC oraz w Wojewódzkim Magazynie OC: ustala Dyrektor Wydziału, a zatwierdza Wojewoda Łódzki -Szef Obrony Cywilnej Województwa; 2. Terminy i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację na ostatni dzień roku obrotowego: 1) rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia saldaprzychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, z zastrzeżeniem iż stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym; 2) przeprowadza się raz w ciągu 2 lat, drogą spisu z natury sprzętu, materiałów i wyposażenia OC znajdującego się w Wojewódzkim Magazynie OC. Gdzie raz w ciągu 2 lat, oznacza zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego

7 w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup aktywów objętych inwentaryzacją droga spisu z natury;z zastrzeżeniem iż w roku, w którym nie przeprowadza się spisu z natury inwentaryzację przeprowadza się drogą potwierdzenia prawidłowości sald; 3) przeprowadza się raz w ciągu 4 lat drogą spisu z natury obejmując środki trwałe własne i obce; 4) przeprowadza się raz w ciągu 4 lat drogą spisu z natury sprzętu, materiałów i wyposażenia OC powierzonego na rzecz Szefów Obrony Cywilnej Powiatów i Gmin oraz Kierowników jednostek realizujących zadania OC ; z zastrzeżeniem iż w roku, w którym nie przeprowadza się spisu z natury inwentaryzację przeprowadza się drogą potwierdzenia prawidłowości sald; 5) przeprowadza się drogą weryfikacji wartości i porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi w zakresie wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz pozostałych składników majątku OC, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe Terminy i częstotliwość inwentaryzacji powierzonego do użytkowania sprzętu, materiałów i wyposażenia OC ustalają odpowiednio Szefowie Obrony Cywilnej Powiatów i Gmin oraz Kierownicy jednostek realizujących zadania OC, 2. Po ustaleniu terminów i częstotliwości inwentaryzacji, o których mowa w ust. 1 Szefowie Obrony Cywilnej Powiatów i Gmin oraz Kierownicy jednostek realizujących zadania OC, przesyłają ww. informację do Dyrektora Wydziału; 3. Szef Obrony Cywilnej Województwa w zakresie inwentaryzacji drogą spisu z natury, o której mowa w 11 ust. 2 pkt 4 może zarządzić wspólny termin na jej przeprowadzenie w skali całego województwa 13

8 Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej osobie odpowiedzialnej lub zespołowi osób współodpowiedzialnych objęte zostały spisem z natury w jednym terminie Komisja Inwentaryzacyjna powołana przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego przeprowadza inwentaryzację sprzętu, materiałów i wyposażenia OC znajdującego się w Urzędzie; 2. Komisja Inwentaryzacyjna powołana przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego koordynuje i prowadzi inwentaryzację sprzętu, materiałów i wyposażenia OC, o której mowa w 12 ust. 3 współdziałając z komisjami inwentaryzacyjnymi/zespołami spisowymi powołanymi odpowiednio przez Szefów Obrony Cywilnej Powiatów/Gmin/Kierowników jednostek realizujących zadania OC. 15 W celu przeprowadzenia inwentaryzacji sprzętu i wyposażenia OC, o której mowa w 10 pkt 2: 1) właściwi Szefowie Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/Kierownicy jednostek organizacyjnych realizujących zadania OC powołują odpowiednio co najmniej trzyosobowe komisje inwentaryzacyjne oraz wyznaczają spośród jej członków przewodniczących; 2) Wojewoda Łódzki Szef Obrony Cywilnej Województwa może do składu komisji inwentaryzacyjnej delegować dodatkowo pracowników Urzędu. 16 W zarządzeniu dotyczącym przeprowadzenia inwentaryzacji, o której mowa w 10 należy przede wszystkim określić: 1) imienny skład komisji; 2) przedmiot inwentaryzacji;

9 3) okres inwentaryzacji: czas jej rozpoczęcia i zakończenia oraz termin przedstawienia protokołu. 17 W skład Komisji Inwentaryzacyjnej, o której mowa w 14 nie mogą wchodzić: 1) GKU; 2) pracownicy prowadzący ewidencję składników majątkowych objętych spisem; 3) pracownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za spisywane składniki majątkowe, w zakresie spisu majątku, za który przyjęli odpowiedzialność; 4) inne osoby, które nie zapewniają prawidłowego i bezstronnego dokonywania spisu, tj. w szczególności pracownicy nie posiadający odpowiednich kwalifikacji zawodowych, pracownicy będący krewnymi lub powinowatymi osób odpowiedzialnych w rozumieniu przepisów art oraz art ustawy z dnia 26 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2012 r. poz. 788 z późn. zm.) lub pozostające z tymi osobami w takich stosunkach, które mogą budzić wątpliwości co do ich bezstronności. 18 Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, o której mowa w 14 należy: 1) nadzór nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji; 2) sporządzenie podziału sprzętu i wyposażenia OC na pola spisowe odpowiadające granicom jednostek; 3) powołanie zespołu lub zespołów spisowych (w przypadku kiedy inwentaryzacja majątku OC odbywa się w wielu polach spisowych lub ilość składników majątku OC poddanych spisowi wymaga takiej organizacji spisu); 4) wydanie pisemnego polecenia przeprowadzenia spisu we wskazanym polu spisowym, zgodnie z kartą obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 1, w załączniku Nr 3 do zarządzenia; 5) zapoznanie wszystkich osób biorących udział w pracach Komisji oraz zespołów spisowych z treścią niniejszej Instrukcji;

10 6) przeprowadzenie szkolenia dla pracowników uczestniczących w spisie z natury przed rozpoczęciem inwentaryzacji; 7) oznaczenie arkuszy spisu z natury i przydzielenie ich zespołowi spisowemu po uprzednim zaewidencjonowaniu w książce druków ścisłego zarachowania; 8) zabezpieczenie urządzeń ewidencji ilościowo wartościowej, zabezpieczenie ewidencji magazynowej w sposób uniemożliwiający zespołowi spisowemu korzystanie z niej w czasie inwentaryzacji (zebranie oświadczeń o przekazaniu dowodów przychodu i rozchodu od osób materialnie odpowiedzialnych oraz sporządzenie protokołu zabezpieczenia urządzeń ewidencji inwentaryzowanych składników wzór Nr 1 oświadczenia i wzór Nr 2 protokołu stanowi załącznik Nr 2 do zarządzenia i przekazanie ich do GKU); 9) dopilnowanie terminowej realizacji harmonogramu prac inwentaryzacyjnych, a w przypadku istotnych odchyleń zawiadomienie niezwłocznie na piśmie; 10)zawiadomienie właściwego Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/Kierownika jednostki organizacyjnej o której mowa w 3 odpowiedzialnego za gospodarowanie majątkiem OC o stwierdzonych podczas spisu nieprawidłowościach z zakresu gospodarowania środkami trwałymi i innymi składnikami majątkowymi OC; 11) przyjmowanie od zespołu spisowego arkuszy spisowych i sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji, 12) podjęcie decyzji, o dodatkowym spisie tej części składników, które na podstawie otrzymanych informacji nie zostały spisane; 13)przekazanie GK kompletnych i sprawdzonych arkuszy spisowych w celu dokonania uzgodnienia sporządzonej wyceny i ustalenia procedur postępowania w przypadku stwierdzenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych; 14) weryfikacja zestawień różnic inwentaryzacyjnych w celu ustalenia przyczyn ich powstania oraz przygotowanie, w formie protokołu, wniosków dotyczących właściwego rozliczenia niedoborów i nadwyżek; 15) opracowanie sprawozdania z przygotowania, przebiegu i rozliczenia prac inwentaryzacyjnych. 19 Do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej, o której mowa w 14 należy:

11 1) przegląd pól spisowych przed inwentaryzacją dla stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji; 2) przygotowanie projektu harmonogramu inwentaryzacji; 3) organizacja spisów z natury oraz nadzór i kontrola nad ich przebiegiem; 4) dokonanie wyceny spisanych składników majątku oraz stwierdzonych nadwyżek składników przy uwzględnieniu stopnia ich przydatności i dotychczasowego zużycia; 5) dokonanie weryfikacji różnic w trybie ustalenia przyczyn ich powstania; 6) przygotowanie wniosków o uznanie niedoborów i szkód za zawinione lub niezawinione; 7) sformułowanie wniosków w zakresie dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek. 20 W związku z przeprowadzaniem inwentaryzacji odpowiednio wojewódzkiego, powiatowych i gminnych magazynów OC, magazynierzy: 1) przed rozpoczęciem inwentaryzacji podpisują oświadczenie, że wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe zostały przekazane odpowiednio do Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (dotyczy Wojewódzkiego Magazynu OC), lub do GK (dotyczy odpowiednio powiatowych/gminnych magazynów OC), wszystkie materiały przyjęte fizycznie przez magazyn, zostały przyjęte formalnie, a wydane fizycznie z magazynu zostały rozchodowane; 2) w czasie inwentaryzacji w uzasadnionych przypadkach (awaryjnych), przyjmują do magazynu lub wydają materiały z magazynu, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W takim przypadku dokument przyjęcia lub wydania musi zostać dodatkowo parafowany przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej; 3) czynnie uczestniczą w pracach Komisji Inwentaryzacyjnej i podpisują arkusze spisu z natury jako osoby materialnie odpowiedzialne; 4) jako osoby materialnie odpowiedzialne pokrywają niedobory uznane za zawinione, a wynikające z przeprowadzonej inwentaryzacji. 21

12 Realizacja czynności inwentaryzacyjnych majątku OC odbywa się etapowo: 1) etap I obejmuje przygotowanie do inwentaryzacji; 2) etap II poświęcony jest dokonaniu spisów z natury i weryfikacji stanów księgowych; 3) etap III obejmuje wycenę ustalonych w wyniku inwentaryzacji stanów majątku i wyjaśnienie przyczyn powstania oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. 22 Etap I przygotowanie do inwentaryzacji. 1) Czynności wykonywane w I etapie służą odpowiedniemu przygotowaniu inwentaryzacji. Obejmują one między innymi: a) wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji i powołaniu Komisji Inwentaryzacyjnej; b) powołanie zespołu spisowego; c) opracowanie harmonogramu prac inwentaryzacyjnych; d) dokonanie likwidacji składników zniszczonych i uzupełnienie dokumentów dotyczących zdjęcia z ewidencji składników majątku wycofanego z użytkowania; e) przygotowanie pól spisowych oraz znajdujących się w nich składników do inwentaryzacji, między innymi poprzez zweryfikowanie stanu środków trwałych i wyposażenia wpisanych na wywieszkach; f) uzgodnienie ewidencji ilościowej oraz wartościowej sprzętu i wyposażenia OC; g) przygotowanie sprzętu, materiałów i wyposażenia znajdującego się w magazynie, posegregowanie i ułożenie materiałów w sposób ułatwiający ich liczenie lub mierzenie. 2) W skład zespołu spisowego nie mogą wchodzić osoby wymienione w 17 niniejszej Instrukcji. 3) Do obowiązków zespołów spisowych należy w szczególności: a) zapoznanie się z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi trybu oraz zasad przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu i wyposażenia OC; b) uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;

13 c)pobranie za pokwitowaniem odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych; d) przeprowadzenie spisu inwentaryzacyjnego w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych; e) przyjmowanie od osób prowadzących ewidencję ilościowo- wartościową OC oświadczeń wstępnych i końcowych, zgodnie ze wzorami nr 2 i 3 określonymi w karcie obiegu dokumentu nr 1, w załączniku Nr 3 do zarządzenia; f) informowanie Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej o wszelkich nieprawidłowościach i przeszkodach mogących mieć negatywny wpływ na jakość, rzetelność i terminowość przeprowadzanego spisu; g) niezwłoczne przekazanie Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej materiałów z przeprowadzonego spisu oraz sporządzenie sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zgodnie ze wzorem nr 4 określonym w karcie obiegu dokumentu nr Etap II dokonywanie spisów z natury oraz ustalenie stanu majątku. 1) Etap II ma zapewnić wykonanie czynności związanych z technicznym przeprowadzeniem inwentaryzacji przez zespoły spisowe oraz ustalenie stanu majątku. 2) Dokonywanie spisów z natury odbywa się metodą ręczną lub za pomocą narzędzi informatycznych; 3) Osoba odpowiedzialna za ewidencję druków ścisłego zarachowania wydaje arkusze spisowe przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej w ilościach niezbędnych do przeprowadzenia spisu, a po jego zakończeniu zobowiązana jest do prawidłowego rozliczenia wszystkich wydanych druków. 4) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej wydaje członkom zespołów spisowych arkusze spisu z natury zawierające co najmniej: a) numer arkusza spisowego; b) pieczęć jednostki; c) określenie rodzaju i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji; d) określenie pola spisowego;

14 e) oznaczenie uniemożliwiające zamianę arkusza w postaci parafy Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 5) Osoba odpowiedzialna materialnie powinna być obecna przy dokonywaniu spisu. W przypadku jej nieobecności, osobę zastępującą wyznacza kierownik jednostki. 6) Przed przystąpieniem do spisu z natury rzeczowych składników majątkowych, zespół spisowy pobiera od osób prowadzących ewidencję ilościowo wartościową majątku OC oświadczenie wstępne (karta obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 2, w załączniku Nr 3 do zarządzenia), a następnie przekazuje je Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 7) Z chwilą rozpoczęcia spisu zabronione jest przyjmowanie, wydawanie lub przemieszczanie spisywanych składników majątkowych. W przypadku konieczności przyjęcia, wydania lub przemieszczenia składników, może się to odbyć wyłącznie za pisemną zgodą Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 8) Składniki majątkowe przyjęte w trakcie spisu, zespół spisowy magazynuje w odrębnym miejscu, oznaczając je w widoczny sposób. 9) Na dowodach przyjęcia lub wydania składników majątkowych w trakcie spisu, zespół spisowy zamieszcza adnotację przed spisem lub po spisie w zależności od tego, czy składniki spisywane zostały wpisane do arkusza spisowego, a następnie przekazuje ją do parafowania Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 10)Zespoły spisowe dokonują spisu z natury drogą przeliczania inwentaryzowanych składników majątku. 11) W trakcie spisu zespół spisowy może dokonywać oceny przydatności inwentaryzowanego składnika. Informację o składnikach majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych lub o wartości obniżonej, Komisja Inwentaryzacyjna przekazuje właściwemu Szefowi Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy / Kierownikowi jednostki organizacyjnej. 12) Szef Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/Kierownik jednostki organizacyjnej podejmuje decyzję, w trybie określonym w odrębnym Zarządzeniu Wojewody Łódzkiego, o ewentualnym zgłoszeniu składników majątkowych OC, o których mowa w pkt 11, do Komisji ds. oceny przydatności do dalszego użytkowania sprzętu, wyposażenia i materiałów OC.

15 13) W inwentaryzacji majątku OC, w arkuszach spisowych należy posługiwać się, w miarę możliwości nazwami stosowanymi w ewidencji majątku OC, dla ułatwienia rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 14) Przy wypełnianiu arkuszy spisu należy stosować następujące zasady: a) arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach; b) na arkuszu spisowym winny być wypełnione wszystkie kolumny arkusza dotyczące liczby porządkowej, numeru inwentarzowego/ numeru indeksu OC, nazwy przedmiotu, jednostki miary oraz ilości spisywanych składników; c) zapisy powinny być dokonane w sposób staranny, trwały i czytelny; d) zapisy, przy przeprowadzaniu inwentaryzacji metodą ręczną, należy dokonać atramentem, długopisem lub pismem maszynowym; e) niedopuszczalne jest pozostawienie niewypełnionych wierszy; f) niedopuszczalne jest zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie, bądź usuwanie w inny sposób dokonanych zapisów; g) poprawianie błędnego zapisu może być dokonane przez skreślenie nieprawidłowej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowo w taki sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać; h) obok zapisu poprawionego w sposób określony w pkt 14 g), członkowie zespołu spisowego oraz osoba obecna przy spisie, muszą zamieścić swoje podpisy wraz z wpisaniem daty dokonania poprawki; i)zapisy muszą być dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym w ciągłości liczby porządkowej; j) zapisy winny być kompletne, co oznacza, że wszystkie spisane składniki powinny być ujęte w arkuszach spisu na dzień, na który sporządza się inwentaryzację, niezależnie od daty, w której wypełnia się formularze spisowe; k) wpisu należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku oraz w sposób umożliwiający osobie prowadzącej ewidencję ilościowo- wartościową majątku OC sprawdzenie prawidłowości tego spisu. 15) Arkusze spisowe powinny być zakończone klauzulą spis zakończono na poz.... oraz podpisane przez wszystkich członków zespołu spisowego oraz inne osoby obecne przy spisie, a także oznaczone datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia spisu.

16 16) W przypadku konieczności anulowania arkusza, powinien być on przekreślony przekątnie i oznaczony w poprzek druku, napisem anulowano, a następnie dołączony do zapisanych arkuszy, zachowując numer bieżący. 17) Po zakończeniu spisu zespół spisowy odbiera od osoby prowadzącej ewidencję ilościowo wartościową majątku OC oświadczenie końcowe zawierające stwierdzenie o wniesieniu lub braku uwag do przeprowadzonego spisu (karta obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 3, w załączniku Nr 3 do zarządzenia). 18) Jeżeli przyczyną odmowy podpisania oświadczenia jest zastrzeżenie co do prawidłowości ustalonych stanów, zespół spisowy dokonuje ponownego przeliczenia zakwestionowanej pozycji. Po stwierdzeniu ewentualnej pomyłki na arkuszu spisowym zostaje dokonana odpowiednia poprawka, zgodnie z zasadami wypełniania arkusza. 19) W przypadku odmowy złożenia podpisu na oświadczeniu, zespół spisowy sporządza protokół, na którym osoba prowadząca ewidencję ilościowo- wartościową majątku OC wpisuje uzasadnienie odmowy. Protokół taki można sporządzić na odwrotnej stronie oświadczenia. 20) Zespół spisowy obowiązany jest sprawdzić, czy wszystkie arkusze spisu z natury zostały podpisane przez osoby uczestniczące w spisie. 21) Wypełnione arkusze spisowe zespół spisowy przekazuje przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. Równocześnie z arkuszami spisowymi zespół składa sprawozdanie z przeprowadzonego spisu (karta obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 4, w załączniku Nr 3 do zarządzenia). 24 Etap III wycena ustalonych w wyniku inwentaryzacji stanów majątku oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. 1) Czynności dotyczące wyceny spisów i sporządzenie zestawień różnic inwentaryzacyjnych: a) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej, po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności,

17 nadzoruje prace Komisji Inwentaryzacyjnej w zakresie skontrolowania zgromadzonej dokumentacji pod względem formalnym i rachunkowym; b) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej nadzoruje w porozumieniu z osobą prowadzącą ewidencję ilościowo wartościową majątku OC prace Komisji Inwentaryzacyjnej w zakresie dokonywania czynności dotyczących wyceny spisanych składników majątku; c) wycena dokonywana jest przez przemnożenie spisanych w arkuszach ilości przez stosowaną w księgowości cenę ewidencyjną; d) po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników ustala się różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanów spisu z natury z ilościowo -wartościowymi stanami ewidencyjnymi w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w Łodzi; e) jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, powstaje niedobór, a w sytuacji odwrotnej nadwyżka; f) w przypadku stwierdzenia różnic ilościowo wartościowych, Komisja Inwentaryzacyjna dokonująca wyceny sporządza zestawienie różnic inwentaryzacyjnych; g) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych niedoborów powinno zawierać co najmniej: nazwę przedmiotu, numer inwentarzowy, numer indeksu OC, ilość i wartość wynikająca z ewidencji; h)zestawienie różnic inwentaryzacyjnych nadwyżek powinno zawierać co najmniej: nazwę przedmiotu, numer inwentarzowy, jeżeli występuje, numer indeksu OC, ilość stwierdzoną podczas spisu, powiązanie z arkuszem spisowym, w którym został ujęty.

18 2) Czynności dotyczące weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych: a) wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic inwentaryzacyjnych Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej uzgadnia z GKU w zakresie zgodności z ewidencją syntetyczną; b) w celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej zarządza przeprowadzenie postępowania weryfikacyjnego; c) w trakcie prac weryfikacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osób odpowiedzialnych za gospodarowanie i magazynowanie sprzętu oraz osoby prowadzącej ewidencję ilościowo- wartościową majątku OC złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. Zaakceptowane przez Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/ Kierownika jednostki organizacyjnej wyjaśnienie należy niezwłocznie złożyć Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej; d) protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych spisanych składników majątku OC w przypadku kiedy dotyczy sprzętu powierzonego na rzecz jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek realizujących zadania OC podlega zatwierdzeniu odpowiednio przez Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/ Kierownika jednostki realizującej zadania OC, jeżeli dotyczy majątku znajdującego się w dyspozycji Wydziału podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Wydziału, a następnie zwrócony zostaje do Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej Urzędu. 3) Na podstawie otrzymanych protokołów, o których mowa w 24 pkt 2 d) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej Urzędu, sporządza protokół, w którym Komisja Inwentaryzacyjna Urzędu przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych majątku OC. 4) Podpisany przez Dyrektora Wydziału, zaparafowany przez radcę prawnego (po zweryfikowaniu pod względem formalno prawnym), zaparafowany przez GKU (po zweryfikowaniu pod względem formalno - rachunkowym) protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez Wojewodę Łódzkiego - Szefa Obrony Cywilnej Województwa. 5) Rozliczenie spisu inwentaryzacyjnego:

19 a) ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji; b) rozliczone różnice inwentaryzacyjne zatwierdzone przez Wojewodę Łódzkiego stanowią podstawę do: zaksięgowania, rozliczenia różnic, urealnienia stanów ewidencyjnych; dokonania kompensat niedoborów z nadwyżkami; windykacji należności z tytułu niedoborów i szkód uznanych za zawinione. 25 Postanowienia końcowe: 1) arkusze spisu z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, arkusze rozliczenia różnic, protokoły i sprawozdania dotyczące przeprowadzonej inwentaryzacji majątku OC w danym terminie, trwale zszyte i umieszczone w teczkach, powinny być przechowywane w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego przez okres 5 lat, licząc od następnego roku kalendarzowego; 2) sprawy nieuregulowane niniejszą Instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących zarządzeń Wojewody Łódzkiego; 3) w sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji stosuje się przepisy wynikające z ustawy o rachunkowości.

20 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr.../2014 Szefa Obrony Cywilnej Województwa - Wojewody Łódzkiego z dnia... Protokół weryfikacji Zespół weryfikacyjny w składzie: w dniu... zweryfikował salda kont: i stwierdził, że na dzień... salda kont: są prawidłowe. Po dokonaniu następującej korekty księgowej:... zweryfikowane na dzień r. salda są następujące: Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego: Główny Księgowy Urzędu Dyrektor Wydziału Zatwierdzam: Szef Obrony Cywilnej Województwa Wojewoda Łódzki...

21 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr.../2014 Szefa Obrony Cywilnej Województwa - Wojewody Łódzkiego z dnia... WZÓR Nr 1... (miejscowość, data) Oświadczenie o przekazaniu dowodów przychodu i rozchodu Ja... oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za mienie (imię i nazwisko) powierzone z obowiązkiem rozliczenia się, przechowywane w pomieszczeniach magazynowych... (adres) stanowiące mienie Skarbu Państwa, a pozostające w zarządzie Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały zabezpieczone i przekazane do Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, a w szczególności dotyczące przychodów i rozchodów następujących składników majątkowych: środków trwałych:... materiałów:... oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte w ewidencji ilościowej. Ostatni dowód przychodu... Ostatni dowód rozchodu... Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) WZÓR Nr 2... (miejscowość, data) Protokół zabezpieczenia urządzeń ewidencji inwentaryzowanych składników Sporządzony dnia... przy udziale: 1. Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi... (imię i nazwisko) 2. Przedstawiciela/li komisji inwentaryzacyjnej... (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) 3. Osoby zajmującej się sprawami ds. gospodarowania, ewidencji i rozliczeń sprzętu OC, lub w razie jej nieobecności osoby wyznaczonej na jej zastępstwo... (imię i nazwisko) Obecni stwierdzają, że urządzenia ewidencji ilościowo wartościowej inwentaryzowanych składników obejmujące: zostały zabezpieczone (sporządzona została kopia ewidencji ilościowo wartościowej, która umieszczona została na elektronicznym nośniku danych) w sposób uniemożliwiający dokonywanie zmian w ewidencji w czasie spisu. Sporządzony zapis elektroniczny ewidencji ilościowo wartościowej przekazany został do Głównego Księgowego ŁUW w Łodzi. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w trakcie trwania inwentaryzacji, w uzgodnieniu z Głównym Księgowym Urzędu i Dyrektorem Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego decyzją Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej mogą być przeprowadzane operacje przyjęcia i wydania składników majątku OC Dyrektor Wydziału... Główny Księgowy Urzędu... Obecni

22 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr.../2014 Szefa Obrony Cywilnej Województwa - Wojewody Łódzkiego z dnia... KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1 Nazwa dowodu symbol: WYKAZ DOKUMENTÓW DO PRZEPROWADZENIA INWENTARYZACJI Podstawa wystawienia dowodu: Zarządzenie.Nr... dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji Instrukcja obiegu dowodu: Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej Liczba egzemplarzy Czas załatwienia wg potrzeb w terminie spisu Opis Wykaz dokumentów niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji: 1. Polecenie przeprowadzenia spisu - Wzór nr Oświadczenie wstępne osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg inwentarzowych Wzór nr Oświadczenie końcowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg inwentarzowych Wzór nr Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu. przeprowadzenia spisu z natury Wzór nr Sprawozdanie z kontroli spisu z natury Wzór nr Arkusz spisu z natury.

23 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr1 POLECENIE PRZEPROWADZENIA SPISU W POLU SPISOWYM NR przez zespół spisowy w składzie: w polu spisowym... w okresie od.do.. dodatkowe polecenia..... data podpis Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej

24 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 2.. imię i nazwisko OŚWIADCZENIE WSTĘPNE Oświadczam niniejszym jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji ilościowo wartościowej majątku OC, że wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym nazwa/miejsce położenia składniki majątku, objęte spisem z natury zostały ujęte w prowadzonej przez mnie ewidencji ilościowo wartościowej oraz, że sporządzona w dniu... elektroniczna kopia tej ewidencji przekazana została do księgowości. Stany prowadzonej przeze mnie ewidencji zostały uzgodnione z ewidencją księgową w zakresie: środków trwałych na dzień pozostałych środków trwałych na dzień Pole spisowe przygotowałem/łam/ do inwentaryzacji zgodnie ustaleniami zarządzenia wewnętrznego i narady szkoleniowej. Oświadczam jednocześnie, że nie wnoszę zastrzeżeń do składu osobowego zespołu spisowego. data podpis

25 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 3.. imię i nazwisko OŚWIADCZENIE KOŃCOWE Oświadczam niniejszym, że do spisów z natury składników majątkowych, które zostały dokonane w mojej obecności: nie wnoszę zastrzeżeń co do kompletności spisów i pracy zespołu spisowego. Wszystkie składniki powierzone mojej pieczy zostały objęte spisem, wnoszę zastrzeżenia Rejon/ pole spisowe nazwa... Miejsce położenia.. data podpis osoby prowadzącej ewidencję

26 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 4 SPRAWOZDANIE zespołu spisowego dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym.. dokonanego w okresie. Skład zespołu spisowego: I. Rozliczenie pobranych arkuszy spisowych: A/ pobrano w dniu.arkuszy od numeru.. do numeru.. B/ wykorzystano arkuszy o numerach. C/ zwraca się arkusze czyste... o numerach. D/ zwraca się arkusze anulowane i zniszczone. o numerach. II. Uwagi do przygotowania inwentaryzacji... III. IV. Uwagi do przebiegu inwentaryzacji... Składniki zniszczone, uszkodzone, nieprzydatne.. V. Inne uwagi.. VI. Wnioski i spostrzeżenia. DATA PODPISY OSÓB PODPISY CZŁONKÓW PROWADZĄCYCH EWIDENCJĘI ZESPOŁU SPISOWEGO

27 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 5 Pieczęć jednostki SPRAWOZDANIE z kontroli spisu z natury Z polecenia Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w dniu o godz... przeprowadzono kontrolę spisu z natury przeprowadzanego w w okresie (nazwa Wydziału/Biura) Kontrolą objęto niżej wymienione pozycje spisu: Lp. Data spisu Nr poz. spisu Nazwa składnika majątku wynikająca z arkusza spisowego Ilość ustalona w wyniku kontroli Różnica Inne ustalenia Podpis przewodniczącego Komisji. Podpis kontrolujących Wnioski......